Информационные системы в организациях
Типы информационных систем. Оценка эффективности информационных ресурсов. Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной информационной системы. Внешняя среда и информационно-управляющие системы. Менеджер в глобальном информационном поле.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 31.08.2013 |
| Размер файла | 74,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное агентство морского и речного транспорта
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ ВОДНЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Кафедра антикризисного управления предприятием и персоналом
по дисциплине
«теория управления»
на тему
«Информационные системы в организациях»
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
Содержание
Введение
Глава 1. Основные положения теории информационных систем
1.1 Понятие информации
1.2 Информация как ресурс. Особенности информационных ресурсов
1.3 Понятие информационной системы. Основные типы информационных систем
1.4 История развития автоматизированных информационных систем
1.5 Оценка эффективности информационных ресурсов
1.6 Требования к информационной системе
Глава 2. Информационно-управляющие системы в менеджменте
2.1 Необходимость в формальной информационной системе
2.2 Цели и задачи информационно-управляющей системы
2.3 Управленческая внутрифирменная информационная система
2.3.1 Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной информационной системы
2.4 Компьютерные системы информационного менеджмента
2.4.1 Системы совершения сделок и операций
2.4.2 Управленческие информационные системы
2.4.3 Системы поддержки решений
2.4.4 Системы базирующиеся на знаниях и экспертные системы
2.5 Проектирование информационно-управляющих систем
2.5.1 Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность
2.5.2 Внешняя среда и информационно-управляющие системы
2.5.3 Жизненный цикл развития системы
Глава 3. Принятие управленческих решений с информационных позиций
3.1 Уровни информационного обеспечения менеджмента
3.2 Менеджер в глобальном информационном поле
3.3 Внешнее управление предприятием
3.4 Информационный потенциал
3.5 Технология принятия управленческого решения
3.6 Команда менеджеров
3.7 Информационный потенциал команды менеджеров
3.8 Технология принятия управленческого решения командой менеджеров
Заключение
Литература
Приложения
Введение
В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.
Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.
В наше время для решения задач управления и организации работы предприятия не обойтись без помощи компьютерной техники и построенной на ее основе современной автоматизированной информационной системы.
В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.
Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.
Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение.
Цель данной работы - показать преимущества использования информационных технологий в процессе принятия важных управленческих решений.
Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.
Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема представляется очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в работе.
В первой главе данной работы рассматриваются основные положения теории информационных систем. Описываются такие фундаментальные понятия теории информационных систем, как информация, информационный ресурс, информационная система и т д. Определяются основные требования предъявляемые к современной автоматизированной информационно-управляющей системе.
Во второй главе подробно рассматриваются различные типы информационных систем используемых в менеджменте и в управлении. Описываются общие принципы проектирования и внедрения автоматизированных управленческих систем.
Третья глава посвящена роли и значению информации и информационных систем в процессе принятия важных управленческих и информационных решений. Рассматривается роль менеджера в глобальном информационном поле, информационный потенциал менеджера и его значение для успешного функционирования предприятия.
Глава 1. Основные положения теории информационных систем
1.1 Понятие информации
В последнее время возросла роль информации, используемой на предприятиях, в различных организациях. Можно сказать, что она является одним из ресурсов, используемых в деятельности предприятия и одним из важнейших средств достижения целей любого вида деятельности.
Информация - (от лат. Informatio - разъяснение, изложение) первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом ; с середины 20-го века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. [3, с. 234]
Таким образом, информацию можно определить, как сведения, передаваемые от источника к получателю. В законе об информации дается следующее определение: “иформация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления”. См. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-Ф3 “Об информации, информатизации и защите информации”.
Необходимо обратить внимание на то, что понятие “информация” тождественно понятиям “сведения”, “данные”, “познания”, “знания”.Однако понятия “сведения” и “данные” входят в более общее понятие - “знание”. Следовательно, понятие “информация” может быть определено как общий объем накопленных человечеством знаний.
При рассмотрении информации, как правило, используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.
При оценке объема информации используют качетвенные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.
Достоверность информации -- это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна.
Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.
Насыщенность информации -- это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации.
Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.
Внедрение техники и современных вычислительных систем в область обработки привело к повышению производительности и качества создаваемой информации.
Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие при этом необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.
1.2 Информация как ресурс. Особенности информационных ресурсов
Информация является одним из ресурсов организационной системы. Однако несмотря на широкое использование понятия «информационный ресурс», в настоящее время отсутствует его общепринятое определение. Ресурсами, как известно, называют элементы экомического потенциала, которыми располагает общество и которые, при необходимости, могут быть использованы для достижения конкретных целей хозяйственного и социального развития. [6, с. 47]
Таким образом, информация рассматривается как один из видов ресурсов наряду с рабочей силой, материалами, оборудованием, энергией и т.д.
А.П. Веревченко, В.В. Гончаров дают следующее определение информационным ресурсам: “Информационные ресурсы - это вся накопленная информация об окружающей нас действительности, которая зафиксирована на материальных носителях или в любой другой форме, обеспечивающей передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения любых задач(научных, производственных, управленческих и др.)”. [4, с. 47]
Однако информационные ресурсы отличаются по своим свойствам от ресурсов в традиционном понимании (материальных, энергетических, технологических).
Основным отличием информационных ресурсов от традиционных видов ресурсов (материальных, энергетических, технологических) является потенциальная эффективность. Потенциальная эффективность минеральных ресурсов, сырья уменьшается по мере их использования. В случае возобновляемых ресурсов их потенциальная эффективность может восстанавливаться, но для этого требуется определенный (часто значительный) период. Потенциальная эффективность искусственно создаваемых технических средств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их сроком службы, и исчезает после списания станка или другого технического средства. Иначе обстоит дело с информационными ресурсами: их потенциальная эффективность не исчезает после не только однократного, но и многократного использования одной и той же информации (уменьшение эффективности может быть связано только с устареванием информации).
Более того, принципиальной особенностью информации является ее тиражируемость. При тиражировании информационных ресурсов в отличие от материальных ресурсов не затрачивается умственный труд, а труд, потраченный на размножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь при оценке эффективности использования информации.
Таким образом, если учесть тиражируемость и многократность использования интеллектуального ресурса можно сказать, что информация обладает огромной эффективностью.
Но следует отметить, что эффективность использования информации может быть различной. При оценке эффективности использования информации следует иметь в виду еще одну ее принципиальную особенность: информация становится информацией только в случае, когда есть источник. переносчик (в т. ч. передатчик, носитель) и приемник (потребитель), который должен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать.
Иными словами, создаваемые информационные массивы только тогда становятся действительно информацией, а соответственно и информационными ресурсами, когда они "находят" своего пользователя, которому представляется информация именно в то время, когда она ему нужна для принятия конструкторских, технологических или управленческих решений.
1.3 Понятие информационной системы. Основные типы информационных систем
Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица должны постоянно иметь свежую и достоверную информацию. Возникает необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими для их наиболее четко слаженного взаимодействия.
В наше время для решения задач управления и организации работы предприятия не обойтись без помощи компьютерной техники и построенной на ее основе современной автоматизированной информационной системы.
В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации.
В.П. Захаров определяет автоматизированную информационную систему, как совокупность технических, программно-алгоритмических и языковых средств, а также специально организованной информации, создаваемую для регулярного выполнения определенных информационных процессов. [7, с. 9]
А.В. Хорошилов, С.Н. Селетков под информационной системой понимают организационно-упорядоченную совокупность документов и информационных технологий с использованием средств вычислительной техники, реализующих информационные процессы. [15, с. 10]
На уровень информационных систем влияет два фактора:
1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии ;
2. люди и существующая в организации культура.
Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет завесить первый. Как правило, усложнение информационных систем растет пропорционально росту культуры и увеличению размера организации.
Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.
Общая схема информационных систем:
Входные данные -> Обработка -> Конечная информация
В разряд ИС входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.
Информационные системы можно разделить на две группы: системы информационного обеспечения в рамках автоматизированных систем специального назначения и системы, имеющие самостоятельное целевое “информационное” назначение и область применения. Примерами первых являются системы управления (АСУ, АСУП, АСУТП), системы научных исследований (АСНИ), системы проектирования (САПР), системы принятия решений и многие другие. Информационными системами, имеющими самостоятельное назначение, являются информационно-поисковые системы.
В.П. Захаров дает следующее определение информационно-поисковой системы: ”Информационно-поисковая система(ИПС) - это упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, предназначенных для хранения и поиска информации - текстов(документов) или данных (фактов).” [7, с. 9]
Следует отметить, что любые определенным образом организованные хранилища информации могут выступать в качестве информационно-поисковой системы.
1.4 История развития автоматизированных информационных систем
В истории создания автоматизированных информационных систем относительно независимо развивались два направления:
1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как автоматизированных систем управления (АСУ);
2. разработка автоматизированных систем научно-технической информации (АСНТИ).
Работы по их созданию начались практически одновременно в 60-е гг. Первое направление - разработка АИС и АСУ - было инициировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этим проблемами организационного управления (рост количества информации, трудности с её обработкой «вручную»).
Зарубежная практика шла по пути разработки отдельных программных процедур, например, для бухгалтерии, учета материальных ценностей, и основные работы проводились в направлении исследования и совершенствования возможностей вычислительной техники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональную организацию информационных массивов, удобный для пользователя интерфейс, наращивание памяти ЭВМ.
В нашей стране проблема обеспечения информацией управленческих работников была поставлена сразу системно. Была разработана классификация АСУ, в которой, прежде всего, выделялись АСУ разных уровней системы управления - для уровня предприятий и организаций, отраслевые, республиканские и региональные и общегосударственная автоматизированная система Аналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг. научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (или интегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты) - АСУ объединения, АСУ предприятий и организаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексов цехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялись на АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологической подготовки производства, АСУ организацией производства.
Работы по созданию централизованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи с преобразованиями 1990-91 гг. Однако, при переходе к рыночной экономике, к правовому государству возрастает роль еще одного важного вида информации - нормативно-правовой и нормативно-методической, регламентирующей деятельность предприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращении организационно-распорядительной документации (текущих приказов и распоряжений, ревизующих командно-административные методы управления).
В дальнейшем, по мере развития предприятий и их АСУ, особенно в условиях предоставления большей самостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческих функций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов, также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой, стратифицированной. Разделение АСУ на функциональную и обеспечивающую части, а последней - на информационное обеспечение, техническое, организационное, программное и другие виды обеспечения - позволило привлечь для уточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такой подход к организации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы и ускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выбору структуры отдельных видов обеспечения. Однако, если разрабатывать отдельные проекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача их согласования, взаимоувязки принятых структур этих видов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому на определенном этапе развития работ по созданию АСУ был даже сформулирован специальный принцип - единства информационного обеспечения, технического и программного, как основных видов обеспечения.
В настоящее время существует огромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимости при создании на предприятии автоматизированной системы заниматься самостоятельной разработкой программного обеспечения.
1.5 Оценка эффективности информационных ресурсов
При многообразии видов и форм информационных ресурсов остро встает проблема их сопоставления и определения эффективности использования. Увеличение объемов производства и технологий, усложнение управления быстро развивающимися регионами, производственными системами, непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков. В этих условиях стало необходимым оценивать затраты на информационные ресурсы, определять их вклад в эффективность функционирования производственных, образовательных и других систем. В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения.
измерения. Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории научно-технической информации введены меры релевантности и пертинентности . Под релевантностью понимается соответствие выдачи запросу ; под пертинентностью - соответствие выдачи потребностям пользователя. На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими количественными характеристиками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основе документов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п.
Для решения частных задач рассмотренные способы оценки информации дают вполне удовлетворительные результаты. Однако, как отмечает И.Н. Герчикова, “... в случае оценки всей совокупности информационных ресурсов желательно иметь возможность сравнивать различные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопоставимые оценки полезности различных информационных ресурсов для производственной или иной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечение более рационально”. [5, с. 120]
1.6 Требования к информационной системе
Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:
Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.
В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.
Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.
Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.
Глава 2. Информационно-управляющие системы в менеджменте
2.1 Необходимость в формальной информационной системе
Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.
Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно кажется. Например, как пишут
Поппель Г, Голдстайн Б, если рассмотреть среднего размера сеть из 20 магазинов розничной торговли с ежегодным объемом продажи в 10 млн. долл. То такая фирма может иметь 300 служащих, работающих на основе почасовых ставок с несколькими различными уровнями заработной платы. После каждой рабочей недели администрация должна определить заработок каждого служащего, основываясь на данных об отработанном времени, количестве выписанных чеков и вычесть правильную сумму налога. Фирма может иметь дело с сотнями различных поставщиков и отрабатывать тысячи заказов в год. Текущие инвентарные ведомости могут содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того, ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Имеется кроме этого информация о внешней среде предприятия: это законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов и т.д. Таким образом, администрация даже такой относительно небольшой фирмы должна перерабатывать более миллиона единиц информации в год. Поток же информации в действительно большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и оборотными фондами в тысячи миллионов долларов уже является непостижимым. [13, с. 78]
Необходимо подчеркнуть, что множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. Как правило, здесь не возникает особых проблем. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя Среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными.
Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом и состоит цель информационно-управляющей системы, сокращенно ИУС.
2.2 Цели и задачи информационно-управляющей системы
Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. [14, с. 13]
ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.
Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.
Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем.
2.3 Управленческая внутрифирменная информационная система
Для современных организаций характерна высокоэффективная внутренняя система информации, основанная на использовании новейших технологических средств.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. [5, с. 120]
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), соб9ственно информации. Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов. [10, с. 80]
Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.
Повышение эффективности информационных систем, согласно И.Н. Герчиковой, “...достигается путем сквозного их построения и совместного употребления, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное и полное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков”. [5, с. 80]
Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям сведений, необходимых для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации -- проведение соответствующих административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.
Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важными факторами повышения эффективности производства.
В 80-е годы был осуществлен переход от отдельных управленческих информационных систем к единой внутренней системе сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошли серьезные изменения в сфере обработки информации, направленные на обеспечение ее основной цели: удовлетворение потребностей руководителей на всех уровнях внутрихозяйственного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.
В настоящее время в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, обработка знаний, реализация интеллектуальной деятельности.
2.3.1 Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной информационной системы
Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации:
* определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
* выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
* определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
* разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
* проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
* автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
* обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
* автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
Важными задачами ВСИ являются:
* координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
* определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
* определение основных направлений развития технологии обработки информации.
Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
* определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
* определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
* централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
* определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
* обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
* разработка программных средств, прикладных программ.
2.4 Компьютерные системы информационного менеджмента
Компьютерные системы информационного менеджмента состоят из людей, компьютеров и их технологического обеспечения; программ, которые приводят компьютеры в действие; данных; процедур для управления системами ввода и вывода. Вместе эти компоненты создают систему информационного менеджмента, которая дает возможность людям использовать информацию для поддержки операций, контроля и планирования в организации. Рассмотрим более подробно четыре основных типа систем информационного менеджмента: система совершения сделок и операций, управленческие информационные системы, системы поддержки решений и системы, базирующиеся на знаниях.
2.4.1 Системы совершения сделок и операций
Ежедневные операции генерируют много данных и системы совершения сделок и операций делают необходимой базовую обработку этих данных в организациях. Несмотря на то, что такие системы не оказывают большой помощи в принятии операционных, плановых или контрольных решений, они преобразуют постоянно увеличивающуюся массу необходимых операций и сделок в управляемую задачу.
Как правило, системы совершения сделок и операций ведут общий бухгалтерский учет, счета к оплате, счета к получению, платежные ведомости, текущую инвентаризацию и т. д.
Системы совершения сделок и операций построены на стандартной модели, схема которой приведена на рис. 2.1. [12, с. 386]
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис 2.1.
Стандартная модель совершения сделок и операций
Когда совершается операция или сделка, она должна быть зафиксирована и подготовлена к обработке. Фиксация операции и ее подготовка к обработке составляют первую часть модели.
Вторая часть модели состоит в утверждении сделки или операции. Суть процесса утверждения заключается в проверке ошибок в отдельных сделках, таких как пропуск данных и превышение разрешенной цены. Посредством утверждения также проверяются определенные аспекты групп сделок или операций. Процесс утверждения позволяет убедиться, что по всем сделкам или операциям в таких группах произведены платежи.
Третья часть модели состоит в регистрации и записи сделки или операции. Здесь сделка или операция используется, чтобы привести в порядок соответствующие записи и учетные документы.
И наконец, системы совершения сделок и операций включают отчетность.
Отчетность подтверждает зарегистрированный результат или выявляет другую сделку или операцию, которая должна иметь место.
Следует отметить, что системы совершения сделок и операций это самый старый тип ИС. Впервые они появились в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах крупных корпораций. Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систем. Но эти системы все еще не потеряли своей актуальности и являются важными стратегическими инструментами.
2.4.2 Управленческие информационные системы
Управленческая информационная система (УИС), как было рассмотрено выше (см. Г 2, п. 2.3) является интегрированной отчетной системой, специально предназначенной для помощи менеджерам в планировании, осуществлении и контроле деятельности организации. Она подготовляет отчеты на основе данных, полученных из многих систем совершения операций.
УИС обычно предназначается для концентрации отобранных данных из систем совершения сделок и операций и внешних источников, чтобы сделать эти данные более подходящими для информационных менеджеров.
Обычно УИС обрабатывают данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные системы совершения сделок и операций, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.
Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров. [9, с. 214]
Необходимо подчеркнуть, что, несмотря на то, что УИС не могут манипулировать данными, ценность их как инструмента планирования и ведения статистического учета очень высока.
2.4.3 Системы поддержки решений
Многие проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры, не не ожидаются и не продумываются, поэтому управленческие информационные системы не подходят для решения таких проблем. В силу этого, системы поддержки решений остается важной частью управленческого процесса.
А.П. Веревченко, В.В. Горчаков определяют системы принятия решений, как “...компьютерные системы, которые помогают принятию решений, связанных с неструктурированными проблемами, путем взаимодействия с данными и аналитическими моделями”. [4, с. 470]
СПР(Системы поддержки решений) - это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений. Эти системы, в отличии от двух рассмотренных выше , не всегда поддерживают текущую работу. Чаще всего они создаются для решения какого-то определенного круга вопросов. Потребность в СПР возникает не регулярно, что также отличает ее от финанасовых и управленческих систем. В своей работе, СПР создает сложные модели, на основе которых генерируются возможные решения проблемы.
Необходимо отметить, что СПР помогают принимающим решения, а не заменяют их. Они предназначены для помощи в решении проблем, у которых нет предопределенных решений и которые предъявляют высокие требования к лицам, принимающим такие решения. СПР расширяют возможности принимающего решение в манипулировании данными при поиске решений.
Системы поддержки решений позволяют выявить различные подходы к решению проблемы. В качестве примера программ системы поддержки принятия решений можно привести различные электронные таблиццы (например Excell), системы управления базами данных, текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д.
С того времени, когда были изобретены компьютеры, некоторые исследователи искали пути, которые бы привели к замене принимающего решения человека компьютером. В результате развития этого направления образовались системы, базирующиеся на знаниях.
2.4.4 Системы базирующиеся на знаниях и экспертные системы
Экспертными системами называют системы, базирующиеся на знаниях.
Они имитируют поведение эксперта (специалиста) в какой-либо предметной области и способны генерировать новую информацию в этой области и давать разумные советы исследователям.
В идеале задача систем, базирующихся на знаниях, состоит в том, чтобы заменить принимающего решение человека, но в действительности реальные возможности экспертных систем не позволяют решить эту задачу. Они могут взять на себя лишь часть работы принимающего решение, но не могут полностью заменить его.
В настоящее время системы, базирующиеся на знаниях, являются мощными, но ограниченными инструментами, которые предназначены для контрольных, распределительных и направляющих решений.
Необходимо подчеркнуть, что информационные системы далеко не всегда сразу пригодны для использования и менеджеры часто должны создавать информационные системы, в которых они нуждаются.
2.5 Проектирование информационно-управляющих систем
Цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.
При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.
2.5.1 Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность
Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.
1. Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.
2. Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.
3. Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.
Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.
Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.
Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.
Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать, сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также, сколько материала использовано и ушло в отходы.
Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта.
2.5.2 Внешняя среда и информационно-управляющие системы
Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими.
Можно выделить четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие - это встречи с одним или несколькими людьми, в течении которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.
Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако, так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.
2.5.3 Жизненный цикл развития системы
Жизненный цикл информационной системы это период создания и использования ИС начиная с момента возникновения потребности в ИС и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.
2.5.3.1 Стадии жизненного цикла информационной системы
1. предпроектное обследование
1) сбор материалов для проектирования, при этом выделяют формулирование требований, с изучения объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта ИС.
2) анализ материалов и разработка документации, обязательно дается технико экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС.
2. Проектирование
1) предварительное проектирование
· выбор проектных решений по аспектам разработки ИС
· описание реальных компонент ИС
· оформление и утверждение технического проекта
2) детальное проектирование
· выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ
· корректировка структур БД
· создание документации на доставку и установку программных продуктов
· выбор комплекса технических средств с документацией на ее установку
3) разработка техно-рабочего проекта ИС.
4) разработка методологии реализации функций управления с помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления.
3. Разработка ИС
1) получение и установка технических и программных средств
2) тестирование и доводка программного комплекса
3) разработка инструкций по эксплуатации программно-технических средств
4. Ввод ИС в эксплуатацию
1) ввод технических средств
2) ввод программных средств
3) обучение и сертификация персонала
4) опытная эксплуатация
5) сдача и подписание актов приемки-сдачи работ
5. Эксплуатация ИС
1) повседневная эксплуатация
2) общее сопровождение всего проекта
2.5.3.2 Этапы проектирования информационно-управляющих систем
Процесс проектирования ИУС можно разделить на пять этапов.
Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.
Анализ информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.
Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами ИУС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом “направляет” процесс создания ИУС.
Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.
Проектирование и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап - это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать ИУС в соответствии с изменениями ситуации. Нужно допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.
Подобные документы
Иерархия использования логистических информационных систем, их виды, функции и принципы построения. Управление информационной системой с обратной связью в логистической системе. Анализ продаж и информационных логистических систем на предприятиях России.
контрольная работа [117,5 K], добавлен 02.03.2010Современное состояние и тенденции развития информационных технологий. Использование информационных технологий в управлении организацией. Эволюция информационных систем. Корпоративные информационные системы, внедрение и сопровождение на производстве.
курс лекций [71,6 K], добавлен 28.08.2011Принципы построения логистических информационных систем на базе ЭВМ. Компьютерные технологии логистического управления. Разновидности штриховых кодов. Оценка экономической эффективности информационных потоков в рамках предприятия. Расчет валовой прибыли.
курсовая работа [131,8 K], добавлен 26.05.2016Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ. Автоматизированные системы управления. Информационные потоки. Схемы вертикальной и горизонтальной систем информации. Принцип приемлемости системы для пользователя, поэтапного создания системы.
контрольная работа [461,1 K], добавлен 25.03.2009Понятие и принципы функционирования корпорации, методы и роль управления в них. Классификация и разновидности используемых информационных систем, преимущества и недостатки применения каждой из них. Сущность, структура корпоративных информационных систем.
презентация [112,9 K], добавлен 27.04.2013Понятие корпоративной информационной системы, ее базовые компоненты, требования к функциональному, программному и аппаратному обеспечению. Классификация и типы, условия выбора корпоративных информационных систем. Анализ корпоративной системы предприятия.
курсовая работа [469,4 K], добавлен 12.03.2013Понятие и сущность логистической системы, основные цели, задачи и функции ее деятельности на предприятии. Классификация и виды информационных логистических систем, анализ их эффективности и предложения по совершенствованию на исследуемом предприятии.
курсовая работа [557,6 K], добавлен 20.05.2014Стратегия как набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. Понятие стратегических информационных систем. Проблемы стратегического управления в области информационных систем. Стратегические информационные системы корпоративного типа.
контрольная работа [54,2 K], добавлен 10.03.2011Характеристика информационных технологий, как инструмента формирования управленческих решений. Исследование информационной системы, технических и программных ресурсов типографии "Мистер Принт". Описание коммуникаций и информационных потоков организации.
курсовая работа [109,7 K], добавлен 10.01.2011Понятие и структура информационных логистических систем: функции, принципы, уровни, критерии соответствия требованиям. Интерактивные (диалоговые) процедуры поддержки принятия управленческих решений, координация материальных и информационных потоков.
контрольная работа [43,8 K], добавлен 09.11.2011
