Нормативно-методическая и организационно-распорядительная документация Управления по делам архивов Республики Башкортостан

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Организационно-правовая и нормативно-методическая основа делопроизводства

1.1 Общая нормативно-правовая регламентация делопроизводства

1.2 Организационно-распорядительная документация: общая характеристика

2. Организационно-методическая основа деятельности Управления по делам архивов Республики Башкортостан

2.1 Управление по делам архивов РБ: историческая справка

2.2 Организация деятельности и правовой статус и организация деятельности Управления по делам архивов РБ

2.3 Организация работы коллегии Управления по делам архивов РБ

2.4 Общая характеристика должностного регламента Управления по делам архивов РБ

2.5 Организация взаимодействия Управления по делам архивов РБ с архивными учреждениями, находящимися в ведении Управления по делам архивов РБ

3. Организационно-распорядительная основа деятельности Управления по делам архивов РБ

3.1 Организационно-распорядительная деятельность Управления по делам архивов РБ

3.2 Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов, вносимых Управлением по делам архивов РБ в Правительство Республики Башкортостан

3.3 Организация работы со служебными документами в Управлении по делам архивов РБ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность дипломной работы определяется тем, что управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Оформление организационно - распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

В Республике Башкортостан государственную политику в области архивного дела разрабатывает и реализует в пределах предоставленных ему полномочий Управление по делам архивов Республики Башкортостан, которое организует хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: государственных архивов Республики Башкортостан, государственных музеев и библиотек Республики Башкортостан, органов государственной власти и иных государственных органов Республики Башкортостан, государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятии и государственные учреждения РБ. Подведомственными Управлению по делам архивов РБ являются два центральных государственных архива: Центральный исторический архив РБ, Центральный архив общественных объединений РБ Положение об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (в ред. Указа Президента РБ от 03.02.2012 N УП-35.

В соответствии с действующим законодательством Управление по делам архивов РБ также координирует методическое обеспечение по организации документов в делопроизводстве республиканских органов государственной власти, ведомственных организациях и учреждениях, а также в органах местного самоуправления.

В Республике Башкортостан в настоящее время действует 62 муниципальных архива, из которых 61 - является структурными подразделениями администраций муниципальных районов и городских округов и один муниципальный архив имеет статус муниципального учреждения (в Стерлитамакском районе). Муниципальные архивы осуществляют постоянное хранение документов муниципальных учреждений, а также ряда государственных учреждений, находящихся на территориях данных муниципальных образований.

В процессе повседневной работы с документами (документированной информацией) должностные лица и структурные подразделения организации любой формы собственности руководствуются не только действующим законодательством, но и методическими документами. Тем самым создаются условия для организации рационального документооборота, создания эффективных информационно-поисковых систем по документам и т.д.

Вопросы правового регулирования документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архивного дела рассматриваются на многочисленных совещаниях и научно-практических конференциях. Их эффективное решение в современный период должно основываться на комплексном подходе. И поэтому необходимо отметить не только качество нормативно-правовой базы в области делопроизводства и архивного дела федерального уровня, своевременность ее разработки, но и разработку нормативно-правовой базы регионального уровня.

В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения Положение об архивной службе Республики Башкортостан (уст. Приказом Началника Управления по делам архивов Республики Башкортостан № 31 от 30 ноября 2010 года).

Все вышесказанное подчеркивает актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Цель выпускной квалификационной работы - характеристика нормативно-методической и организационно-распорядительной документации Управления по делам архивов Республики Башкортостан

Для реализации выше поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

ь Определить правовой статус Управления по делам архивов РБ: задачи и основные функции;

ь Охарактеризовать организационно-правовую документацию Управления по делам архивов Республики Башкортостан;

ь Определить основные процедуры управления делопроизводством в Управлении по делам архивов РБ;

Объект исследования работы является организационно-правовая и распорядительная документация Управления по делам архивов РБ.

Предмет исследования - организация методической и организационно-распорядительной документации Управления по делам архивов РБ.

Методологической основой для написания дипломной работы послужили: нормативно - законодательные материалы, учебные пособия, статьи периодических журналов.

В работе были также представлены материалы глобальной сети Интернет, официальный сайт архивов Башкирии и справочно-правовых систем "КонсультантПлюс" и "Гарант".

Структура дипломной работы построена в соответствии с логикой исследования и представлена введением, тремя главами, заключением
и приложениями.

Практическая значимость результатов исследования заключается в возможности использования их при подготовке к семинарам, научно-практическим конференциям, лекциям, то есть в учебном процессе при подготовки специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения.

1. Организационно-правовая и нормативно-методическая основа делопроизводства

1.1 Общая нормативно-правовая регламентация делопроизводства

Рассмотрение правовых основ делопроизводства учреждения представляется целесообразным начать с краткой характеристики законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, в соответствии с которыми осуществляется общая регламентация делопроизводства. На основе актов и документов, относящихся к упомянутым категориям, учреждения разрабатывают локальные акты, а также внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, уточняющие порядок осуществления деятельности по обеспечению потребностей в документированной информации с учетом конкретных условий функционирования предприятий (организаций, учреждений) и особенностей управления ими.

Итак, в настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов:

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (1993 г., с изм. 1999-2002 гг.);

- Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы";

- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.);

- Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г., с изм. и доп. 1999-2002 гг.);

- Основные правила работы архивов организаций (2002 г.);

- Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.);

- Методические рекомендации ВНИИДАД ФАА РФ "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (2007 г.);

- Методические рекомендации ВНИИДАД ФАА РФ "Ведение делопроизводства в организации" (2008 г.).

В этом перечне не представлен законодательный акт, регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, однако, что на протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности". Предполагается, что с принятием данного закона будут окончательно сформированы правовые условия для документационного обеспечения управленческой деятельности органов власти всех уровней, а также юридических и физических лиц.

Рассмотрим приведенные акты и документы более подробно.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 15 лет назад, в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Примечательно, что наряду с базовыми требованиями к документированию и управлению документами ГСДОУ содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность, - службам (отделам, группам и пр.) О системе государственной службы Российской Федерации: Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ (в ред. от 06.07.2006 № 105 - ФЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2003. - № 22. - Ст. 2063..

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения разделены на три группы - общие, относящиеся к оформлению документов и относящиеся к архивам (архивному делу). Отметим, что отдельные характеристики, содержащиеся в документе, нуждаются в актуализации. Кроме того, в государственном стандарте отсутствуют характеристики некоторых терминов, вошедших в делопроизводство и архивное дело в течение последних лет.

Государственный стандарт ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа), включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93 (см. далее), при этом его требования носят рекомендательный характер.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях (в организациях, учреждениях) с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних организационно-распорядительных документов (инструкций по делопроизводству (ДОУ).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению на предприятиях (в организациях, учреждениях). Классификатор предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации, сокращения количества применяемых форм документов (в том числе посредством исключения из обращения неунифицированных форм и случаев дублирования документированной информации) в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. С практической точки зрения для делопроизводства предприятия наиболее важное значение имеют унифицированные формы документов в составе упоминавшейся ранее УСОРД (класс 0200000) Отметим также, что содержание классификатора систематически обновляется.

Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы" направлены на предотвращение неблагоприятного влияния на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. Требования документа распространяются как на общие условия и организацию работы с ПЭВМ, так и на сами ПЭВМ, а также периферийные устройства в составе вычислительных комплексов (принтеры, сканеры, клавиатура, модемы внешние, электрические компьютерные сетевые устройства, устройства хранения информации, блоки бесперебойного питания и пр.) на базе ПЭВМ, включая устройства отображения информации (видеодисплейные терминалы (ВДТ) всех типов). Кроме того, в соответствующих разделах указанных санитарных норм и правил конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест. Перечисленные требования должны надлежащим образом учитываться при внедрении в делопроизводство компьютерных технологий и их последующем использовании Регламент Управления по делам архивов РБ (от 10.08.2011 г.).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах (отделах, группах и пр.) делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава работников соответствующих структурных подразделений. Кроме того, в документе содержатся общие требования к организации труда работников. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в приложении - примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности (например, не делопроизводителя, а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями.

Основные правила работы архивов организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива.

Методические рекомендации "Унификация текстов управленческих документов" предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов Асфандиярова, И.Г. Архивоведение: учебно-методический комплекс. - Уфа: БАГСУ, 2008. -73 с..

Методические рекомендации "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.

Методические рекомендации "Ведение делопроизводства в организации" предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий (организаций, учреждений). На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству (ДОУ), других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства (ДОУ) предприятия (организации, учреждения).

Отметим в заключение, что представленный в рамках данного раздела перечень актов и документов является примерным.

1.2 Организационно-распорядительная документация: общая характеристика

Деятельность всех учреждений фиксируется в различных видах документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения Асфандиярова, И.Г. Законодательство субъектов Российской Федерации об архивных фондах и архивах: теория и практика. (Монография) - Уфа: Изд-во БГПУ, 2006. - 220 с..

Рассматриваемое нами ниже Управление по делам архивов РБ является структурным подразделением органа исполнительной власти и поэтому действует на основе организационно-правового документа - Положения.

Положение -- это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция -- это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (утвержден приказом Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 6 сентября 2011 г. №  91).

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений -- издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций -- приказы, инструкции, указания; кооперативные организации -- решения; общественные организации -- постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения*. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение --- акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание -- распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов Регламент Управления по делам архивов РБ (от 10.08.2011 г.).

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ -- правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, -- достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение Асфандиярова, И.Г. Правовые основы организации архивного дела России. Учебное пособие. - Уфа: БАГСУ, 2008. - 100 с..

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») -- в решении, «предлагаю» -- в распоряжении, «приказываю» -- в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет, «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной, Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими раз-; личных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например, «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется Асфандиярова, И.Г. Правовые основы организации архивного дела в Республике Башкортостан. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 84 с. .

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...») Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) -- созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации*. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии**.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения) Асфандиярова, И.Г., Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела. Учебно-методическое пособие. - Уфа: РИО БАГСУ, 2003 г. - 49 с..

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

2. Организационно-правовая документация Управления по делам архивов Республики Башкортостан

2.1 Управление по делам архивов РБ: историческая справка

Накопление Архивного фонда Республики Башкортостан, бесценного кладезя социальной памяти народа, началось на рубеже ХIX-XX веков. В Башкирии сбором, систематизацией и организацией хранения архивных документов с конца ХIX в. занимались губернские и уездные учреждения, Оренбургское и Уфимское ученые архивные комиссии, музеи, Уфимское епархиальное управление, Оренбургское магометанское духовное собрание, губернское и уездные дворянские собрания и другие организации.

11 августа 1919 г. был образован Уфимский губернский архив как отделение Главархива РСФСР. В 1920 г. в г. Стерлитамак, по инициативе Ахметзаки Ахметшаховича Валидова (Ахмет Заки Валиди), был создан архив БАССР. С образованием Большой Башкирии происходит объединение в 1922 г. двух этих архивов в Центральный архив БАССР при БашЦИКе.

В 1925 г. были образованы кантонные архивы при кантисполкомах, в 1930 г. - районные и городские государственные архивы. В 1929 г. на базе архива Башкирского отделения Истпарта создан Партийный архив Башкирского областного комитета ВКП(б)-КПСС Асфандиярова, И.Г., Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Словарь-справочник. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 220 с..

Множество документов ХVI-XVIII вв., связанных с историей Башкортостана, хранится в Российском государственном архиве древних актов, Российском государственном военно-историческом архиве (г. Москва) и Российском государственном историческом архиве (г. С.-Петербург); документы ХIХ-ХХ вв. - в Центральном государственном историческом архиве РБ, Центральном государственном архиве общественных объединений РБ, в государственном архиве Оренбургской области (г.Оренбург), в Государственном архиве Российской Федерации (г.Москва), Российском государственном военном архиве (г.Москва), Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (г.Москва), Центре хранения современной документации (г.Москва), Центральном архиве Министерства обороны РФ (г.Подольск), Российском государственном архиве кинофотодокументов (г.Красногорск Московской области), в государственных архивах Курганской (г.Курган), Пермской (г.Пермь), Самарской (г.Самара), Свердловской (г.Екатеринбург), Челябинской (г.Челябинск) и других областей, в Национальном архиве Республики Татарстан и др.

Материалы по истории региональной печати собраны в Книжной палате (Архив печати). Основная часть документов научных, учреждений и организаций, рукописное наследие деятелей науки и искусства Башкортостана находятся в Научной библиотеке УНЦ РАН и Научном архиве УНЦ РАН (в т.ч. личные фонды Ш.Бабича, Х.Л. Давлетшиной, Г. Сокроя, А.М. Тагирова, М.И. Уметбаева, Р.Ф. Фахретдинова, А.И. Харисова и др.), в фонде арабографических рукописей и старопечатных книг ИИЯЛ УНЦ РАН (М. Акмуллы и др.), а также в музеях и библиотеках, ведомственных архивах.

Управление деятельностью архивов Башкортостана осуществляется на основании федеральных и республиканских законов и других нормативных правовых актов. В соответствии с декретами СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной Советской Республике" и от 31 марта 1919 г. "О губернских архивных фондах" при отделах народного образования исполнительных комитетов советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов Оренбургской губернии и Уфимской губернии (1919) были созданы архивные отделения, возглавлявшиеся уполномоченными Главного управления архивным делом при Наркомате просвещения РСФСР. В Малой Башкирии архив находился в ведении Наркомата просвещения Автономной Советской Башкирской Республики, в 1921 при нём было образовано Центральное управление архивным делом. С 1922 г. архивным делом в республике руководило Центральное архивное управление при Башкирском центральном исполнительном комитете; с 1939 г. - архивный отдел МВД (до 1946 г. - НКВД) БАССР; с 1961 г. - архивный отдел, с 1969 г. - Архивное управление при Совете Министров БАССР, с 1991 г. - Комитет по делам архивов при КМ РБ; с 1995 г. - Государственный комитет РБ по делам архивов; с 1998 г. - Управление по делам архивов при Правительстве РБ Журнал «Архивы Башкортостана» № 1. - Уфа: «Информреклама», 2007.- 168 с..

Архивный фонд Республики Башкортостан является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Архивное дело в республике регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-фз "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 г. № 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан". В систему архивной службы РБ, кроме Управления по делам архивов при Правительстве РБ входит ЦГИА РБ, ЦГАОО РБ, ГУ "Архивист". В республике функционирует 62 муниципальных архива и более 4 тысяч ведомственных и отраслевых архивов.

Состав Архивного фонда Республики Башкортостан на 01.01.2008 г. На постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах республики находится 3705628 ед.хр., в том числе:

- 2443579 единиц хранения управленческой документации,

- 1090198 ед.хр. по личному составу,

- 98573 ед.хр. фотодокументов,

- 16381 ед.хр. документов личного происхождения,

- 56897 ед.хр. научно-технической документации.

Особо ценных документов в Республике Башкортостан - 64890 ед.хр.

На основе архивной информации выдаются тысячи архивных справок, пишутся научные диссертации, книги и статьи. С 2001 по 2007 гг. Управлением по делам архивов при Правительстве РБ совместно с АН РБ, ИИЯЛ УНЦ РАН, ЦЭИ УНЦ РАН, БГУ, БГПУ, Башкирским республиканским отделением Российского общества историков-архивистов и др. учреждениями проведено 7 межрегиональных научно-практических конференции "Археография Южного Урала". Изданы сборники докладов и сообщений этих конференций.

Руководители республиканской архивной службы в разные годы были: Б.А. Гинзбург (1919-20), Р.Х. Еникеев (1920-1922), И.П.Кондратьев (1922-1924), В.Д. Галанов (1924-1925), С.В.Андреев (1925-1928), Н.А. Земляков (1928-1941), М.А. Мосягин (1941-1942), Н.М. Никифоров (1943-1946), П.Б. Скрипин (1947-1954), Ф.И. Шайхинуров (1955-1957), К.А. Нургалеев (1958-1982), Д.К. Узбеков (1982-1998). В настоящее время (с 1998г.) руководителем Управления по делам архивов РБ является А.А. Хисматуллин.

2.2 Организация деятельности и правовой статус Управления по делам архивов РБ

Управление по делам архивов Республики Башкортостан далее - Управление), образованное Указом Президента Республики Башкортостан от от 4 сентября 2010 г. N УП-524, является республиканским органом исполнительной власти, реализующим в пределах своей компетенции исполнительные, контрольные и разрешительные функции в сфере архивного дела. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, законами Республики Башкортостан и иными нормативными правовыми актами Республики Башкортостан, а также Положением об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан Асфандиярова, И.Г. Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела. Учебное пособие. / И.Г. Асфандиярова, С.Ю. Кабашов. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 106 с..

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, республиканскими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

В ведении Управления находятся Центральный государственный архив общественных объединений Республики Башкортостан и Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан. По решению Правительства Республики Башкортостан к ведению Управления могут быть отнесены иные архивные учреждения.

Управление является юридическим лицом, имеет счета, открываемые в соответствии с законодательством, печать с изображением Государственного герба Республики Башкортостан и со своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы и бланки.

Согласно Положению основными задачами Управления являются:

- проведение единой государственной политики в сфере архивного дела.

- функциональное регулирование и межотраслевая координация архивного дела в Республике Башкортостан и анализ его состояния.

- организация хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Республики Башкортостан и других архивных документов.

- управление архивными учреждениями, обеспечение их деятельности.

- контроль в пределах своей компетенции за исполнением законодательства в сфере архивного дела.

в Положении определены следующие функции Управления по делам архивов РБ:

- управление в пределах предоставленных ему полномочий выполняет следующие функции:

- осуществляет управление и регулирование в сфере архивного дела.

- разрабатывает предложения и реализует основные направления деятельности в сфере архивного дела.

- разрабатывает и вносит в Правительство Республики Башкортостан проекты нормативных правовых актов, республиканских программ по вопросам архивного дела, предложения по участию в федеральных целевых программах.

- заключает договоры и соглашения в пределах своей компетенции.

- организует взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, республиканскими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления в сфере архивного дела.

- определяет учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Башкортостан, и виды таких документов, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на хранение в архивные учреждения.