Нормативно-методическая и организационно-распорядительная документация Управления по делам архивов Республики Башкортостан

- организует хранение документов Архивного фонда Республики Башкортостан и других архивных документов.

- ведет учет документов Архивного фонда Республики Башкортостан и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

- организует использование документов Архивного фонда Республики Башкортостан и других архивных документов.

- решает вопросы о передаче в пределах Республики Башкортостан документов Архивного фонда Республики Башкортостан и других архивных документов из одних архивных учреждений в другие архивные учреждения, а также из одних учреждений, организаций и предприятий в другие.

- проводит анализ состояния архивного дела в Республике Башкортостан.

- ведет статистический учет деятельности архивных учреждений.

- организует экспертизу научной и практической ценности документов.

- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и служб делопроизводства республиканских органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий.

- содействует совершенствованию деятельности служб делопроизводства учреждений, организаций и предприятий на основе внедрения государственных стандартов по делопроизводству и унифицированных систем документации.

- контролирует соблюдение архивными учреждениями порядка использования архивных документов, согласовывает порядок использования документов в ведомственных архивах.

- определяет и утверждает номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивными учреждениями юридическим и физическим лицам.

- разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения по проекту бюджета Республики Башкортостан в отношении расходов на содержание Управления и находящихся в его ведении центральных государственных архивов республики, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований, выполняет функции главного распорядителя средств бюджета Республики Башкортостан.

- организует работу по гражданской обороне и мобилизационной подготовке архивных учреждений.

- организует выявление и приобретение (получение) архивных документов, в том числе находящихся за рубежом.

- организует внедрение в архивных учреждениях современных систем и методов хранения, реставрации, консервации, использования и охраны документов.

-. изучает, обобщает и распространяет опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений, проводит конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

- организует взаимодействие с международными организациями по вопросам архивного дела.

- координирует научно-исследовательскую и методическую работу архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

- решает в пределах своей компетенции кадровые вопросы в сфере деятельности архивных учреждений, участвует в организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников архивных учреждений.

- рассматривает обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию Управления; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в находящихся в ведении Управления архивных учреждениях.

- осуществляет контроль за бухгалтерским и статистическим учетом и отчетностью в находящихся в ведении Управления архивных учреждениях, проводит ревизии (проверки) их финансово-хозяйственной деятельности.

- осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления.

- осуществляет бюджетные полномочия главного администратора и администратора доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.

- выполняет иные функции, предусмотренные законодательством, в пределах полномочий Управления.

Управление по делам архивов при Правительстве РБ за годы своего существования стало крупным научным и управленческим центром не только по архивному делу, но и по делопроизводству и документоведению Асфандиярова, И.Г. Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела. Учебно-методическое пособие/ И.Г. Асфандиярова, Ф.В. Даминдарова. - Уфа: РИО БАГСУ, 2003 г. - 49 с..

Управление в пределах своей компетенции имеет право:

- вносить на рассмотрение Президента Республики Башкортостан и Правительства Республики Башкортостан предложения о развитии архивного дела.

- принимать в необходимых случаях совместные с другими республиканскими органами исполнительной власти решения.

- осуществлять контроль в пределах своей компетенции за исполнением законодательства в сфере архивного дела.

- отменять акты, изданные находящимися в ведении Управления архивными учреждениями, или приостанавливать их действие в случае несоответствия их законодательству.

- решать в пределах своей компетенции вопросы, относящиеся к сфере деятельности архивов.

- запрашивать и получать от республиканских органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий информацию и материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

управление архивный документ башкортостан

- по согласованию с органами местного самоуправления запрашивать и получать от них сведения о состоянии и развитии архивного дела.

- заслушивать информацию должностных лиц республиканских органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий по вопросам архивного дела.

- разрабатывать методические материалы и рекомендации по вопросам архивного дела.

- проверять работу ведомственных архивов, организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий.

- посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы республиканских органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий.

- составлять в установленном порядке протоколы об административных правонарушениях в сфере архивного дела.

- делегировать архивным учреждениям свои полномочия по осуществлению организационно-методического руководства, а также контролю за исполнением нормативных правовых актов в области архивного дела.

- вносить в установленном порядке предложения о создании, реорганизации и ликвидации архивных учреждений.

- создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с законодательством.

- согласовывать разрабатываемые республиканскими органами исполнительной власти, учреждениями, организациями и предприятиями инструкции по делопроизводству и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

- Представлять в установленном порядке работников архивных учреждений к государственным наградам.

- управление может наделяться иными правами в пределах предоставленных ему полномочий.

В Положении определена следующая организация деятельности управления:

- Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Башкортостан по представлению Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан.

- Начальник Управления имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Правительством Республики Башкортостан по согласованию с Президентом Республики Башкортостан.

Согласно Положению начальник Управления:

- осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;

- утверждает структуру и штатное расписание аппарата Управления в пределах установленной предельной численности работников и фонда оплаты труда;

- утверждает положение о материальном стимулировании работников Управления;

- утверждает смету расходов на содержание аппарата Управления;

- распределяет обязанности и устанавливает степень ответственности заместителей начальника Управления, работников аппарата Управления, руководителей архивных учреждений, находящихся в ведении Управления;

- утверждает должностные регламенты работников аппарата Управления, а также положения об архивных учреждениях, находящихся в ведении Управления;

- согласовывает структуру, штатные расписания и сметы расходов на содержание аппаратов архивных учреждений, находящихся в ведении Управления;

- назначает и освобождает от должности работников аппарата Управления;

- организует контроль и проверку исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Башкортостан по вопросам архивного дела;

- представляет Управление во взаимоотношениях с федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, республиканскими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и международными организациями;

- назначает на должность и освобождает от должности руководителей находящихся в ведении Управления архивных учреждений, проводит аттестацию руководителей, заключает, изменяет и расторгает с ними трудовые договоры;

- применяет к руководителям подведомственных Управлению архивных учреждений меры поощрения и дисциплинарного взыскания;

- действует без доверенности от имени Управления, представляет его интересы в органах государственной власти Республики Башкортостан, в судебных органах, органах местного самоуправления и организациях;

- осуществляет другие полномочия в соответствии с законодательством Сборник законов, нормативный правовых и методических документов в области документационного обеспечения управления и архивного дела / Сост. Асфандиярова, И.Г. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 153 с..

В Положении определено, что для согласования решения важнейших задач в сфере архивного дела в Управлении образуется:

Коллегия в составе начальника Управления (председатель коллегии), его заместителей, входящих в состав коллегии по должности, а также других лиц, в том числе руководителей архивных учреждений. Состав и численность коллегии утверждаются Президентом Республики Башкортостан по представлению Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан. Решения коллегии реализуются приказами Управления.

Экспертно-проверочная комиссия. Положение об экспертно-проверочной комиссии и ее состав утверждаются начальником Управления. Экспертно-проверочная комиссия рассматривает вопросы, связанные с отбором документов на архивное хранение, экспертизой ценности документов, а также определением источников комплектования архивных учреждений и состава документов Архивного фонда Республики Башкортостан.

Научный совет. Положение о научном совете и его состав утверждаются начальником Управления. Научный совет рассматривает вопросы издательской и научно-исследовательской работы архивных учреждений.

Управление может создавать иные совещательные органы, в том числе с участием государственных и муниципальных архивных учреждений, для решения задач развития архивного дела.

В структуре Управления создаются отделы и секторы.

Согласно Положению права, обязанности и ответственность работников аппарата Управления определяются законодательством о государственной гражданской службе, труде, республиканских органах исполнительной власти, иными нормативными правовыми актами, а также должностными регламентами.

Управление по вопросам, относящимся к его компетенции, издает постановления, приказы, инструкции.

Нормативные правовые акты Управления, затрагивающие права и законные интересы граждан или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации и официальному опубликованию.

Нормативные правовые акты Управления, принимаемые им в пределах своей компетенции, действуют на всей территории Республики Башкортостан и обязательны для исполнения.

Реорганизация и ликвидация Управления осуществляются Президентом Республики Башкортостан Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие.2-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство РДЛ, 2006, - 408 с..

2.3 Организация работы коллегии Управления по делам архивов РБ

В соответствии с Положением об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, утвержденным Указом Президента Республики Башкортостан от 4 сентября 2010 № УП-524 "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан" в Управлении по делам архивов РБ образуется коллегия в составе начальника (председателя коллегии), его заместителей (по должности), работников аппарата Управления по делам архивов РБ, руководителей государственных казенных учреждений Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан и Центральный архив общественных объединений Республики Башкортостан, а также руководящих работников других органов исполнительной власти Республики Башкортостан, общественных объединений, деятелей науки и культуры. Коллегия является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает вопросы, связанные с осуществлением Управлением по делам архивов РБ своих полномочий, а также руководства подведомственными ему архивных учреждений, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов аппарата Управления по делам архивов РБ и руководителей подведомственных архивных учреждений.

Коллегия работает по утвержденному плану, который составляется на полугодие. Предложения к плану представляются специалистами аппарата Управления по делам архивов РБ к 5 июня и 5 декабря секретарю коллегии, который осуществляет их свод. Одновременно с проектом плана секретарь коллегии представляет членам коллегии для рассмотрения информацию о выполнении плана работы за истекшее полугодие Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова,. - М.: Наука; Флинта, 2009. - 296 с..

Внесение изменений в утвержденный план работы коллегии производится по указанию председателя коллегии на основании докладной записки специалиста аппарата Управления по делам архивов РБ, ответственного за подготовку вопроса, согласованной с заместителем начальника Управления по делам архивов РБ.

Заседания коллегии проводятся, как правило, один раз в два месяца. Днем заседания является пятница последней недели месяца.

При необходимости проводятся внеочередные, расширенные и выездные заседания, а также совместные заседания с коллегиями других органов исполнительной власти Республики Башкортостан, территориальными органами и организациями федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления.

На рассмотрение коллегии вносятся проекты нормативных правовых актов, отнесенных к сфере ведения Управления по делам архивов РБ; вопросы исполнения поручений и постановлений Президента Республики Башкортостан и Правительства Республики Башкортостан; вопросы, предусмотренные планом работы Управления по делам архивов РБ, внесенные по инициативе работников аппарата Управления по делам архивов РБ, комиссий и советов, действующих при нем, подведомственных архивных учреждений.

Заседания коллегии проводятся под председательством начальника Управления по делам архивов РБ (в отсутствие начальника - его заместителем). Заседания проводятся при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Освобождение членов коллегии от участия в заседании допускается с разрешения председателя (или его заместителя) Асфандиярова, И.Г. Правовые основы организации архивного дела России. Учебное пособие. - Уфа: БАГСУ, 2008. - 100 с..

Состав коллегии, его изменения утверждаются распоряжением Президента Республики Башкортостан.

Коллегия принимает свои решения большинством голосов. Решения коллегии проводятся в жизнь приказами начальника Управления по делам архивов РБ. В случае разногласий между председателем коллегии и ее членами начальник Управления по делам архивов РБ проводит в жизнь свое решение, докладывая о возникших разногласиях Правительству Республики Башкортостан. Члены коллегии, в свою очередь, могут сообщить свое мнение в Правительство Республики Башкортостан.

Для осуществления специализированной профессиональной экспертизы проектов документов и материалов к ним по важнейшим вопросам коллегия привлекает в качестве экспертов специалистов - историков, правоведов, экономистов и др. Назначение экспертов производится решением коллегии.

Для обеспечения гласности работы коллегии информация о принятых решениях размещается на сайте Управления по делам архивов РБ.

а) Подготовка и проведение заседаний коллегий

Подготовка вопросов для рассмотрения коллегией осуществляется членами коллегии, работниками аппарата Управления по делам архивов РБ и подведомственных архивных учреждений. В подготовке вопросов могут участвовать комиссии, действующие при Управлении по делам архивов РБ. Ответственность за подготовку вопросов для обсуждения несут заместитель начальника Управления по делам архивов РБ, работники аппарата Управления по делам архивов РБ и руководители подведомственных архивных учреждений.

Секретарь коллегии не позднее, чем за 8 дней до заседания представляет председателю коллегии на утверждение повестку дня заседания; не позднее, чем за 4 дня до проведения заседания - рассылает членам коллегии проекты решений и материалы к ним, а также обеспечивает рассылку указанных документов и приглашает членов коллегии и других приглашенных на заседание коллегии.

Кроме членов коллегии на заседания приглашаются работники аппарата Управления по делам архивов РБ, руководители структурных подразделений подведомственных Управлению по делам архивов РБ архивных учреждений, представители заинтересованных органов государственной власти Республики Башкортостан, территориальных органов и организаций федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций Асфандиярова, И.Г., Даминдарова Ф.В. Правовое регулирование и нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела. Учебно-методическое пособие/ И.Г. Асфандиярова, Ф.В. Даминдарова. - Уфа: РИО БАГСУ, 2003 г. - 49 с..

Для рассмотрения отдельных вопросов приглашаются специалисты подведомственных архивных учреждений, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов, представители заинтересованных органов государственной власти Республики Башкортостан, территориальных органов и организаций федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, представителей отраслевого профсоюза работников госучреждений и др.

Вызовы иногородним приглашенным готовит секретарь коллегии за 5 дней до начала заседания коллегии.

Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний коллегии проводится по специальному плану.

Регистрация участников расширенных (или выездных) заседаний, обобщение критических замечаний и предложений выступающих, возлагается на специалиста, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения.

В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается следующий регламент:

доклад - до 20 минут

содоклад - до 10 минут

выступления - до 5 минут

справки - до 2 минут.

Вопрос об изменении регламента коллегии решается членами коллегии в каждом конкретном случае Сборник законов, нормативный правовых и методических документов в области документационного обеспечения управления и архивного дела / Сост. Асфандиярова, И.Г. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 153 с..

Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, ответственные работники аппарата Управления по делам архивов РБ, уполномоченные представители заинтересованных органов государственной власти Республики Башкортостан, федеральных органов государственной власти и учреждений, органов местного самоуправления; содокладчиками - должностные лица, возглавлявшие работу по подготовке материалов обсуждаемого вопроса.

Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю коллегии за 10 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с разрешения председателя коллегии.

Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки или отпала необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, до утверждения повестки дня заседания докладывает об этом председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии.

В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок приглашения сторонних участников заседания определяются председателем коллегии.

б) Порядок предоставления материалов для рассмотрения

Проекты решений коллегии должны содержать в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко, ясно сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей, указание на кого возлагается контроль за исполнением решения, и, как правило, не превышать 4 страниц машинописного текста.

Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы (иметь визы) со всеми заинтересованными ведомствами. Конкретные замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до внесения решения на обсуждение, должны быть рассмотрены заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, с участием всех заинтересованных представителей. Окончательное решение по не устраненным разногласиям принимает коллегия Сборник законов, нормативный правовых и методических документов в области документационного обеспечения управления и архивного дела / Сост. Асфандиярова, И.Г. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 111 с..

Проекты решений по наиболее важным вопросам, относящимся к сфере ведения Управления по делам архивов РБ, обсуждаются в аппарате Управления по делам архивов РБ и коллективах подведомственных архивных учреждений.

Для проектов решений, принимаемых во исполнение документов вышестоящих органов в констатирующей части следует указывать название, автора, дату, номер и заголовок к тексту каждого документа.

Для отдельных проектов решений констатирующая часть в решении может отсутствовать.

На проектах решений, содержащих правовые нормы, необходима виза главного юрисконсульта Управления по делам архивов РБ.

К проекту решения коллегии прилагаются:

- справка специалиста, ответственного за подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений коллегии (приказов) по данному вопросу, оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий. Для обеспечения всестороннего освещения вопроса, справки могут готовиться несколькими структурными подразделениями.

После заседания справка может быть разослана в качестве официального документа коллегии вместе с решением по данному вопросу.

Объем справки не должен, как правило, превышать 6 страниц машинописного текста;

- особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту решения;

- список (с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности) докладчиков, содокладчиков по данному вопросу;

- к проектам решений об утверждении нормативных документов - проекты самих документов и перечень не принятых разработчиками замечаний рецензентов;

- к проектам решений по кадровым вопросам - документы, послужившие основанием для принятия решений (справки - объективки, представления, ходатайства, докладные записки и др.);

- список (с указанием места работы, должности, фамилии, имени, отчества) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.

После согласования с председателем коллегии списка приглашенных и назначения времени обсуждения вопроса, специалист, вносящий проект документов для рассмотрения, организует оповещение и встречу приглашенных на заседание.

в) Документирование деятельности коллегии

Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме: слушали - выступили - решили с записью основного содержания и решений по каждому вопросу.

Совместные заседания коллегии оформляются протоколом в количестве экземпляров по числу участвующих коллегий. Результаты обсуждения фиксируются в виде совместных решений коллегий.

Решения, принятые между заседаниями коллегии (в опросном порядке), доводятся до сведения членов коллегии на очередном заседании и включаются в протокол этого заседания (прилагаются к протоколу).

Решения коллегии по каждому пункту повестки дня включаются непосредственно в текст протокола или прилагаются в виде отдельных приложений с записью в тексте протокола: "Решили: (решение прилагается к протоколу)".

Если число присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) не превышает 20-ти, фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список присутствующих составляется отдельно и прилагается к протоколу.

Протокол должен быть подписан председателем коллегии или его заместителем, а также секретарем коллегии не позднее 10 дней после заседания.

Если проект решения требует доработки по результатам рассмотрения вопроса, доработку решения осуществляет в 5-дневный или иной установленный коллегией срок лицо, ответственное за подготовку вопроса к обсуждению.

Если решение коллегии оформляется отдельным приложением к протоколу, оно визируется специалистом, ответственным за подготовку вопроса к обсуждению, заместителем начальника Управления по делам архивов РБ, после чего подписывается председателем и секретарем коллегии.

Тиражирование оформленных протоколов заседания коллегии и материалов к ним осуществляет в соответствии с расчетом их рассылки секретарь коллегии Сборник законов, нормативный правовых и методических документов в области документационного обеспечения управления и архивного дела / Сост. Асфандиярова, И.Г. - Уфа: БАГСУ, 2007. - 75 с..

Рассылку протоколов заседаний коллегии и, при необходимости, материалов к ним осуществляет специалист Управления по делам архивов РБ, ответственный за документационное обеспечение управления согласно утвержденному расчету рассылки.

С согласия руководства секретарь коллегии формирует, оформляет и хранит у себя дела с оформленными протоколами заседаний коллегии, приложениями и материалами к ним до передачи их на постоянное хранение в государственное казенное учреждение Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан.

г) Организация контроля исполнения решений коллегии

Контроль и организационная работа по выполнению решений коллегии возлагается на заместителей начальника Управления по делам архивов РБ, специалистов, ответственных за выполнение принятых решений.

Контроль исполнения принятых решений, поручений коллегии осуществляет секретарь коллегии, который систематически информирует членов коллегии о ходе их выполнения.

Снятие решений с контроля производится председателем коллегии после представления исполнителями справок о выполнении, а в необходимых случаях после рассмотрения итогов выполнения на коллегии.

Решения коллегии, принятые во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Республики Башкортостан, снимаются с контроля решением коллегии.

Снятие решения с контроля не означает прекращения его действия.

Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения принимаемых решений периодически вносятся на обсуждение коллегии.

2.4 Общая характеристика должностного регламента Управления по делам архивов РБ

Служебное поведение государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан определен Кодексом, представляющим собой свод общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения, которыми должны руководствоваться государственные гражданские служащие Республики Башкортостан, замещающие должности государственной гражданской Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ).

Целью Кодекса является установление этических норм и правил служебного поведения государственных служащих для достойного выполнения ими профессиональной деятельности, а также содействие укреплению авторитета государственных служащих, доверия граждан к Управлению по делам архивов РБ, в котором государственный служащий осуществляет свою профессиональную деятельность, а также обеспечение единых норм поведения государственных служащих.

Кодекс служит основой для формирования должной морали в сфере государственной службы, уважительного отношения к государственной службе в общественном сознании, а также выступает как институт общественного сознания и нравственности государственных служащих, их самоконтроля.

Кодекс призван повысить эффективность выполнения государственными служащими своих должностных обязанностей. Знание и соблюдение государственными служащими Управления по делам архивов РБ положений Кодекса является одним из критериев оценки качества их профессиональной деятельности и служебного поведения.

Согласно Кодексу гражданин Российской Федерации, поступающий на государственную гражданскую службу Республики Башкортостан (далее - государственная служба) в Управление по делам архивов РБ, обязан ознакомиться с положениями Кодекса под роспись и соблюдать их в процессе своей профессиональной деятельности.

Каждый государственный гражданский служащий Республики Башкортостан, замещающий должность государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов РБ (далее - государственный служащий) должен принимать все необходимые меры для соблюдения положений Кодекса, а каждый гражданин Российской Федерации вправе ожидать от государственного служащего поведения в отношениях с ним в соответствии с положениями Кодекса.

Согласно Кодексу основные принципы служебного поведения государственных служащих являются основой поведения граждан Российской Федерации в связи с нахождением их на государственной службе.

Государственные служащие, сознавая ответственность перед государством, обществом и гражданами, призваны:

а) исполнять свои должностные обязанности добросовестно и на высоком профессиональном уровне в целях обеспечения эффективной работы соответствующих государственных органов;

б) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности как государственных органов, так и государственных служащих;

в) осуществлять профессиональную деятельность в соответствии со своими должностными регламентами;

г) не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям, быть независимыми от влияния отдельных граждан, профессиональных или социальных групп и организаций;

д) исключать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению своих должностных обязанностей;

е) уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений;

ж) соблюдать установленные федеральными законами ограничения и запреты, исполнять обязанности, связанные с прохождением государственной службы;

з) соблюдать беспристрастность, исключающую возможность влияния на их профессиональную деятельность решений политических партий и общественных объединений;

и) соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения;

к) проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и должностными лицами;

л) проявлять терпимость и уважение к обычаям и традициям народов Российской Федерации и других государств, учитывать культурные и иные особенности различных этнических, социальных групп и конфессий, способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;

м) воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в добросовестном исполнении ими своих должностных обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету Управления по делам архивов РБ;

н) принимать предусмотренные законодательством Российской Федерации меры по недопущению возникновения конфликта интересов и урегулированию возникших случаев конфликта интересов;

о) не использовать служебное положение для оказания влияния на деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих, а также граждан при решении вопросов личного характера;

п) воздерживаться от публичных высказываний, суждений и оценок, в том числе в средствах массовой информации, в отношении деятельности Управления по делам архивов РБ, государственных органов, органов местного самоуправления, их руководителей, если это не входит в их должностные обязанности;

р) соблюдать установленные в Управлении по делам архивов РБ правила предоставления служебной информации;

с) уважительно относиться к деятельности представителей средств массовой информации по информированию общества о работе Управления по делам архивов РБ, а также оказывать содействие в получении достоверной информации в установленном порядке;

т) воздерживаться в публичных выступлениях, в том числе в средствах массовой информации, от обозначения стоимости в иностранной валюте (условных денежных единицах) на территории Российской Федерации товаров, работ, услуг и иных объектов гражданских прав, - сумм сделок между резидентами Российской Федерации, показателей бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, размеров государственных и муниципальных заимствований, государственного и муниципального долга, за исключением случаев, когда это необходимо для точной передачи сведений либо предусмотрено законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, обычаями делового оборота;

у) постоянно стремиться к обеспечению как можно более эффективного распоряжения ресурсами, находящимися в сфере их ответственности.

В Кодексе определено, что государственные служащие обязаны соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Конституцию Республики Башкортостан, законы Республики Башкортостан и иные нормативные правовые акты Республики Башкортостан Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., Росархив, 2009.

Государственные служащие в своей деятельности не должны допускать нарушение законов и иных нормативных правовых актов исходя из политической, экономической целесообразности либо по иным мотивам.

Государственные служащие обязаны противодействовать проявлениям коррупции и предпринимать меры по ее профилактике в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Государственные служащие при исполнении должностных обязанностей не должны допускать личную заинтересованность, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

При назначении на должность государственной службы и исполнении должностных обязанностей в Управлении по делам архивов РБ государственный служащий обязан заявить о наличии или возможности наличия у него личной заинтересованности, которая влияет или может повлиять на надлежащее исполнение им должностных обязанностей.

Государственные служащие, включенные в перечень, утвержденный приказом Управлением по делам архивов РБ от 22 июня 2011 года № 66, обязаны представлять представителю нанимателя сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

Государственные служащие обязаны уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры Российской Федерации или другие государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

Уведомление о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений, за исключением случаев, когда по данным фактам проведена или проводится проверка, является должностной обязанностью государственных служащих Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению / С.Ю. Кабашов, И.Г.Асфандиярова. - Уфа, Дизайнполиграфсервис, 2008. - 120 с..

Государственным служащим запрещается получать в связи с исполнением ими должностных обязанностей вознаграждения от физических и юридических лиц (подарки, денежное вознаграждение, ссуды, услуги, оплату развлечений, отдыха, транспортных расходов и иные вознаграждения), за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей (подпункт 3 пункта 1 статьи 575 Гражданского кодекса Российской Федерации). Подарки, полученные государственными служащими в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями, признаются собственностью Республики Башкортостан и передаются ими по акту в Управление по делам архивов РБ, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

Государственные служащие могут обрабатывать и передавать служебную информацию при соблюдении действующих в Управлении по делам архивов РБ норм и требований, принятых в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственные служащие обязаны принимать соответствующие меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности информации, за несанкционированное разглашение которой они несут ответственность или (и) которая стала им известна в связи с исполнением должностных обязанностей Асфандиярова, И.Г. Архивоведение: учебно-методический комплекс. - Уфа: БАГСУ, 2008. -56 с..

Государственные служащие, наделенные организационно-распорядительными полномочиями по отношению к другим государственным служащим:

а) должны быть для подчиненных образцом профессионализма, безупречной репутации, способствовать формированию в Управлении по делам архивов РБ благоприятного для эффективной работы морально-психологического климата;

б) должны принимать меры к тому, чтобы подчиненные не допускали коррупционно-опасного поведения, своим личным поведением подавать пример честности, беспристрастности и справедливости;

в) призваны принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов;

г) призваны принимать меры по предупреждению коррупции;

д) призваны не допускать случаев принуждения подчиненных к участию в деятельности политических партий и общественных объединений;

е) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за действия или бездействие подчиненных, нарушающих принципы этики и правила служебного поведения, если они не приняли меры по недопущению таких действий или бездействия.

Согласно кодексу в служебном поведении государственным служащим необходимо исходить из конституционных положений о том, что человек, его права и свободы являются высшей ценностью и каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести, достоинства, своего доброго имени.

В служебном поведении государственные служащие должны воздерживаться от:

а) любого вида высказываний и действий дискриминационного характера по признакам пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений;

б) грубости, проявлений пренебрежительного тона, заносчивости, предвзятых замечаний, предъявления неправомерных, незаслуженных обвинений;

в) угроз, оскорбительных выражений или реплик, действий, препятствующих нормальному общению или провоцирующих противоправное поведение.

Государственные служащие призваны способствовать своим служебным поведением установлению в коллективе деловых взаимоотношений и конструктивного сотрудничества друг с другом.

Государственные служащие должны быть вежливыми, доброжелательными, корректными, внимательными и проявлять терпимость в общении с гражданами и коллегами.

Внешний вид государственных служащих при исполнении ими должностных обязанностей в зависимости от условий службы и формата служебного мероприятия должны способствовать уважению граждан к государственным органам, соответствовать общепринятому деловому стилю, который отличают официальность, сдержанность, традиционность, аккуратность.

Нарушение государственными служащими положений Кодекса подлежит моральному осуждению на заседании комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных служащих и урегулированию конфликта интересов, образованной в Управлении по делам архивов РБ в соответствии с приказом Управления по делам архивов РБ от 14 января 2010 года № 2, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, нарушение положений Кодекса влечет применение к государственным служащим мер уголовной, административной, гражданско-правовой и дисциплинарной ответственности.

Соблюдение государственными служащими положений Кодекса учитывается при проведении аттестаций, формировании кадрового резерва для выдвижения на вышестоящие должности, а также при наложении дисциплинарных взысканий Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Республики Башкортостан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (утвержден приказом Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 6 сентября 2011 г. №  91).

2.5 Организация взаимодействия Управления по делам архивов РБ с архивными учреждениями, находящимися в ведении Управления по делам архивов РБ

Управление по делам архивов РБ при осуществлении взаимодействия с подведомственными архивными учреждениями:

а) организует работу подведомственных архивных учреждений по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке;

б) оказывает подведомственным архивным учреждениям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления по делам архивов РБ, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению;

в) координирует участие подведомственных архивных учреждений в реализации бюджетных (федеральных, республиканских и ведомственных) целевых программ;

г) дает поручения подведомственным архивным учреждениям и контролирует их исполнение;

д) информирует подведомственные архивные учреждений о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности;

е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления по делам архивов РБ;

ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных архивных учреждений;

з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных архивных учреждений к работе совещательных органов Управления по делам архивов РБ;

и) проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных архивных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных архивных учреждений и их должностных лиц;

к) контролирует соблюдение законодательства Российской Федерации и Республики Башкортостан подведомственными архивными учреждениями.

Согласно соответствующему регламенту начальник Управления по делам архивов РБ:

а) утверждает уставы подведомственных архивных учреждений;

б) устанавливает предельную штатную численность и фонд оплаты труда работников архивных учреждений, находящихся в ведении Управления по делам архивов РБ;

в) согласовывает структуры и штатные расписания подведомственных архивных учреждений;

г) утверждает систему (формы, показатели и сроки представления) планово-отчетной документации;

д) в отношении руководителей подведомственных архивных учреждений принимает решения:

- о заключении, изменении, расторжении в установленном законодательством порядке трудовых договоров;

- о премировании, установлении надбавок к должностным окладам и об оказании материальной помощи;

- о разрешении командировок, очередных отпусков и отпусков без сохранения содержания;

е) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников подведомственных архивных учреждений к присвоению ведомственных почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации и Республики Башкортостан;

ж) осуществляет иные полномочия, предусмотренные Положением об Управлении по делам архивов РБ и настоящим Регламентом.

Отдельные обязанности и полномочия по обеспечению взаимодействия с подведомственными архивными учреждениями могут быть поручены начальником Управления по делам архивов РБ его заместителям.

Начальник Управления по делам архивов РБ и его заместители не вправе ограничивать установленные законодательством и соответствующими уставами полномочия подведомственных архивных учреждений Положение об отделе по организации архивного дела и внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ).

3. Организационно-распорядительная основа деятельности Управления по делам архивов РБ

3.1 Организационно-распорядительная деятельность Управления по делам архивов РБ

В Управление по делам архивов РБ издаются приказы по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и командировкам.

Проекты приказов по основной деятельности готовят работники аппарата Управления по делам архивов РБ по направлениям их деятельности.

Проекты приказов по личному составу, по отпускам и командировкам готовит ведущий документовед, ответственный за оформление документации по кадрам.

Подготовка и оформление проектов приказов по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и командировкам осуществляются на специальных бланках в порядке, определенном соответствующим Регламентом.

В резолюции к документу, рассмотренному начальником Управления по делам архивов РБ или его заместителем, которая содержит поручение, указываются:

а) исполнитель или исполнители;

б) дата выполнения поручения;

в) дополнительные указания по выполнению поручения (определяемые, при необходимости, автором резолюции).

Если в поручении предусматривается несколько исполнителей, определяется ответственный (головной) исполнитель, который в резолюции указывается первым.

Специалист, являющийся основным исполнителем поручения, устанавливает сроки представления предложений для исполнителей и несет ответственность за качественное и своевременное его исполнение.

Поручение начальника Управления по делам архивов РБ и его заместителей по предложениям и вопросам, поставленным в документе, может быть оформлено в виде резолюции "Согласен". Указанная резолюция адресуется должностному лицу, представившему документ.

Резолюция начальника Управления по делам архивов РБ и его заместителей оформляется рукописным способом на лицевой части первого листа документа или на специальном отдельном листе, предназначенном для резолюций и скрепляемом вместе с самим документом Положение об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан (в ред. Указа Президента РБ от 03.02.2012 N УП-35).

Содержание резолюций, состав исполнителей и сроки исполнения вносятся ведущим документоведом, ответственным за регистрацию и учет документов, в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или журнал регистрации документов, после чего соответствующие документы передаются под роспись на исполнение работникам аппарата Управления по делам архивов РБ или подведомственные Управлению по делам архивов РБ архивные учреждения.

С целью организации исполнения документов (далее - контрольные документы), начальником Управления по делам архивов РБ или его заместителями даются поручения работникам аппарата Управления по делам архивов РБ или подведомственным архивным учреждениям.

Поручения начальника Управления по делам архивов РБ, его заместителей оформляются в виде:

а) приказов начальника Управления по делам архивов РБ или исполняющего его обязанности заместителя;

б) резолюций к рассмотренным документам.

Доведение поручений до исполнителей и контроль сроков их исполнения осуществляется ведущим документоведом, ответственным за обработку поступающей и отправляемой корреспонденции Управления по делам архивов РБ.

Контрольные документы доводятся до исполнителей не позднее, чем на следующий рабочий день после подписания приказа или резолюции. Срочные и оперативные поручения доводятся до исполнителей в день подписания приказа или резолюции.

Исполнение поручений вышестоящих органов, ответственным исполнителем которых определено Управление по делам архивов РБ, организуется начальником Управления по делам архивов РБ или по его указанию, заместителем начальника Управления по делам архивов РБ.

Организация исполнения поручения, поступившего от Администрации Президента Республики Башкортостан, Государственного собрания - Курултая Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан, Федерального архивного агентства, ответственным исполнителем которого определено Управление по делам архивов РБ, включает:

а) определение последовательности этапов исполнения поручения;

б) определение порядка и сроков подготовки, согласования документов (материалов), представляемых во исполнение поручения или в связи с исполнением поручения в вышестоящий орган.

Управление по делам архивов РБ, являющийся ответственным исполнителем поручения, в целях исполнения этого поручения может образовывать рабочие группы, в состав которых, по согласованию, входят уполномоченные представители органов исполнительной власти Республики Башкортостан - соисполнители поручения, а также представители других заинтересованных органов и организаций Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие.2-е изд. перераб. и доп. - М.: Издательство РДЛ, 2006, - 408 с..

Если при подготовке материалов, связанных с исполнением поручения, ответственным исполнителем которого является Управление по делам архивов РБ, имеются разногласия соисполнителей, Управление по делам архивов РБ в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей органов - соисполнителей поручения или их заместителей либо уполномоченных руководителями органов - соисполнителей руководителей структурных подразделений этих органов.