Теоретические основы закона информированности-упорядоченности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

информированность упорядоченность передовой

Введение

1. Теоретические основы закона информированности-упорядоченности

1.1 Понятия «зависимость», «закон», «закономерность»

1.2 Сущность закона информированности-упорядоченности

1.3 Следствие из закона информированности-упорядоченности

2. Анализ применения закона информированности-упорядоченности на примере ОАО ТД «Вита-Люкс»

2.1 Общая характеристика ОАО ТД «Вита-Люкс»

2.2 Анализ экономического состояния деятельности предприятия

2.3 Анализ деятельности структурных подразделений предприятия

2.4 Анализ кадровой службы по управлению персоналом на предприятии

2.5 Анализ применения современных информационных технологий на предприятии

3. Проблемы в применении закона информированности-упорядоченности и пути их решения на предприятии ОАО ТД «Вита-Люкс»

3.1 Проблемы в применении закона информированности-упорядоченности на предприятии ОАО ТД «Вита-Люкс»

3.1.1 Неэффективная организация работы по повышению квалификации работников предприятия

3.1.2 Неэффективная рекламная деятельность предприятия

3.2 Решения по устранению существующих проблем в применении закона информированности-упорядоченности

Заключение

Список литературы



Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что изучение организаций и их поведения стало главной задачей исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область - теорию организации.

Законы играют решающую роль в теории организации, поскольку они образуют фундамент этой дисциплины, способствуют переходу от эмпирического к логическому методу познания, позволяют использовать в процессах управления конкретными организациями научно обоснованные методы предсказания дальнейшего развития событий.

Любая организация функционирует на основе действия многих законов. Это многообразие законов, как и любая система, в составе выделяют две группы: 1 группа - основные (ведущие, основополагающие) законы; 2 группа - законы второго уровня (они в определённой степени выполняют второстепенную роль, т.е. их действия создают условия для всестороннего проявления основных законов).

Закон информативности-упорядоченности, рассмотренной в данной курсовой работе, относится к законам второго уровня. Конкретным объектом действия этого закона является информация. Информация выполняет осень важную роль в функционировании любой организации. Часто управляемые процессы называют информационными процессами, т.е. и организация и управление имеет дело с информацией, и в современных условиях информационные ресурсы - это товар высокой стоимости.

Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Таким образом, видно, что закон информативности-упорядоченности имеет очень важное значение в организации работы предприятий, это и помогает в достаточной степени раскрыть всю суть этой работы.

Целью данной работы является изучение закона информированности-упорядоченности и его применения в практической деятельности на примере ОАО ТД «Вита-Люкс».

Задачами данной курсовой работы являются:

рассмотреть теоретические аспекты закона информированности-упорядоченности;

изучить практическое применение закона информированности-упорядоченности в деятельности ОАО ТД «Вита-Люкс»;

выявить проблемы и пути совершенствования действия закона информированности и упорядоченности в ОАО ТД «Вита-Люкс».

Объектом исследования является торговое предприятие ОАО ТД «Вита-Люкс».

Предметом исследования являются практическое применение закона информированности-упорядоченности в деятельности предприятия ОАО ТД «Вита-Люкс».



1. Теоретические основы закона информированности-упорядоченности

1.1 Понятия «зависимость», «закон», «закономерность»

Зависимость - это связь между переменными входа и выхода. Зависимости могут быть:

объективными и субъективными. Объективные зависимости формируются независимо от сознания и воли людей. Субъективные - формируются людьми для реализации их целей;

кратковременными и долговременными. К кратковременным относится, например, зависимость подбора кадров от личных качеств нового руководителя. К долговременным - зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию;

моральными и аморальными. Моральные связаны с соблюдением норм поведения человека, а аморальные - с обычаями и традициями, так или иначе нарушающими права человека. Из категории «зависимость» вытекает понятие закона.

Закон - это зависимость, которая зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах и т. д.) и является общепризнанной нормой для большой группы людей и организаций, получила признание и поддержку авторитетных ученых. Между категориями «закон» и «закономерность» существует взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности служат очередной ступенью познания новых зависимостей и законов.

Развитие и функционирование сложных систем подчиняются ряду закономерностей. К ним можно отнести: закономерности целостности, интегративности, коммуникативности и иерархичности. Таким образом, закономерность является частью закона. С позиций управления закон или закономерность можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения.

Законы имеют механизм действия и механизм использования. Механизм действия представляет собой формирование зависимости выходных параметров от входных; определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования - это набор правил и норм для работника, реализующего механизм действия, с указанием перечня его прав и ответственности. Выявление законов и закономерностей развития организационных систем может идти за счет, как анализа большого количества конкретных систем, так и переноса закономерностей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем.

Чаще всего специалисты выделяют две категории законов: законы природы, в том числе природы человеческого общества, и законы, сформулированные людьми. Законы природы объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, сформулированные людьми, переменчивы, непоследовательны и противоречивы. Поэтому принято считать, что законы организации - это объективные законы, а законы для организаций - законы субъективные. Частные (специфические) законы изучаются отдельными естественными науками (физикой, химией, биологией и др.) или науками об обществе (историей, социологией, экономикой и др.).

Кроме писаных законов, определяющих жизнь в обществе, существуют сотни неписаных, неформальных законов, представляющих собой нормы поведения, традиции и привычки. Применительно к организации закон - это «необходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая их упорядоченное изменение».

Законы организации состоят из общего и особенного. Общая часть имеет механизм действия независимо от географического положения, сферы деятельности организации. Особенное - это часть закона, не меняющая его сути и отражающая особенности организаций как социальной системы. Законы организации позволяют адекватно оценивать происходящие события и анализировать опыт [1,с 29-30].

1.2 Сущность закона информированности-упорядоченности

«Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)». Для успешной реализации закона руководители должны:

формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

повышать квалификацию своих сотрудников;

внедрять передовые информационные технологии.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Следовательно, любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

собственно информацию;

средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы;

применяемую технологию;

организацию документооборота;

персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью - обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:

по содержанию: экономическая, производственная, правовая и т.д.

по назначению: для одной цели, для нескольких целей, для одного человека, для нескольких людей и т.д.

по характеру закрепления информации: фиксируемая, не фиксируемая, на бумажных носителях, на электронных носителях;

по времени: оперативная, текущая.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д.

Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации -- это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта) [5, с.191].

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

информационная избыточность -- повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации -- это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

Достоверность зависит от следующих факторов:

организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности). Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

нулевой -- информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) -- ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) -- имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена.

В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50--80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации -- возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;

конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);

публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).

Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время. Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность ее использования.

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться сравнением вариантов используемых уровней характеристик информации. Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом.

К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п. Для того чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность -- это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) -- коэффициентов пропорциональности.

Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Результат стихийного действия закона. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация, скорее всего, будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

1.3 Следствие из закона информированности-упорядоченности

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации». Существует естественное максимальное стремление человека и компании приобрести больше информации абсолютно достоверное, сверхвысокой ценности, да и еще секретной. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению информации цифрами, таблицами, графиками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность». Хорошо скоординированные каналы для продвижения информации в организации практически гарантируют поступление к работникам и работодателям необходимой им информации и снижение ее неопределенности. Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии 5, с. 204.

Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания мы считаем высшим уровнем обработки данных: если информация -- это обработанные данные, то знания -- это обработанная информация. Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных тех, в том числе автоматизированных рабочих мест. Высокая степень происходящих во внешней среде требует ускорения обучения и усвоения знаний в большем объеме, как для индивидов, так и для организаций. Знания нужны организациям для развития ключевых компетенций, которые характеризовались бы длительным существованием и, одновременно, гибкостью. С точки зрения ресурсного подхода конкурентные преимущества организации определяются не только положением на рынке, но и состоянием дел в самой компании, а, точнее, обеспеченностью некоторой комбинацией критически важных ресурсов.

Ресурсы должны создавать ценность для покупателей, быть оригинальными по сравнению с конкурентами, трудно заменяемыми и трудно имитируемыми [5, с. 79]. Знания следует считать одним из наиболее ценных ресурсов современной компании, а трудность его имитации при соответствующей защите способствует повышению конкурентных преимуществ.

Организация должна стремиться к получению знаний не только о своей внешней среде, но и внутренней. «Внутренние» знания позволяют лучше понять, какие виды деятельности могут стать ключевыми компетенциями, следовательно, в чем заключается конкурентное преимущество компании.

Еще одно необходимое требование к процессу приобретения знаний организацией заключается в том, что их следует приобретать быстрее, чем конкуренты. Получается, конкурентоспособная организация должна быть «обучающейся» (“learning” organization). Обучающаяся организация -- это организация, которая создает условия для постоянного обучения и совершенствования мастерства всех своих работников, и в результате сама также находится в процессе постоянного самосовершенствования.

Наиболее известная концепция «обучающейся организации» П. Сенге основана на пяти основных дисциплинах или «умениях»: совершенствование личности, интеллектуальные модели, общее видение (миссия), групповое обучение и системное мышление. В настоящее время на первое место выходит более продвинутая концепция -- концепция «мыслящей» организации 5, с. 21.

Дж. Г. Стоунхауз (G.H. Stonehouse) определяет мыслящую организацию (intelligent organization) как организацию, «которая обучается и управляет знаниями по-умному»5, с. 22-23. Преимущество мыслящей организации перед обучающейся заключается в процессе управления знаниями, их создании и преобразовании.

Мыслящая организация основана на способности мыслить и обучаться. Способность мыслить включает в себя сбор данных и информации, способность рассуждать, быстроту понимания. С точки зрения организации, способность к мышлению зависит от способности получать информацию, манипулировать ей, анализировать и делать выводы, рассуждать и учиться, а также генерировать новые знания. Способность мыслить и знания организации постоянно развиваются, причем скорость развития зависит от способности организации учиться. Обучение является длительным и непрерывным, а также активным и сознательным процессом. Сознательность данного процесса позволяет увеличивать его скорость. Организационное обучение и организационные знания основаны на индивидуальных знаниях, на что указывают японские исследователи А. Нонака и Г. Такеучи (I. Nonaka & H. Takeuchi), а также американские М. Кроссан, Г. Лейн и Р. Уайт (M. Crossan, H. Lane, R. White), которые анализировали взаимодействие индивидуального и коллективного обучения 5, с.6].

Индивидуальные знания могут быть явными и неявными (тайными). Организационные знания появляются в тот момент, когда индивидуальные знания формализованы и хранятся в надлежащем формате. Такие знания уже распространяются внутри организации и, с ограничениями, во внешней среде.

Организационные знания - открытое для доступа всех сотрудников организации собрание принципов, фактов, навыков и правил, которые определяют принятие решений, поведение и процедуры в организации. При этом специфические знания, в отличие от знаний общего характера - наиболее вероятный источник конкурентных преимуществ и основа для построения ключевых компетенций. Такая характеристика как совместное использование знаний в организации имеет особое значение, так как в этом плане знания имеют существенное отличие от других активов компании: при их совместном использовании знания растут, причем, как правило, по экспоненте.

Менеджмент знаний включает в себя ряд связанных друг с другом процессов: генерирование знаний - как часть процессов индивидуального и организационного обучения; формализация знаний - развитие принципов, правил и процедур; хранение знаний, включая выбор подходящего технического средства хранения, которое позволяло бы совместное использование знаний; распространение знаний - совместное использование знаний внутри организации, а также ограничение распространения знаний за пределы организации; координация и контроль знаний - обеспечение согласованности и надлежащего использования знаний. Эффективность менеджмента знаний и процессов обучения в конкретной организации зависят от ее организационной структуры, культуры и инфраструктуры (сети коммуникаций). Менеджеры должны создать такое окружение, в котором знания бы создавались, хранились, распространялись, координировались, а также ценились в качестве источника ключевых компетенций.

Время от времени знания устаревают и должны, по возможности плавно, заменяться новыми. Необходимость замены обусловлена изменением обстоятельств, например, потребностей покупателей, технологии. Устаревшие знания не должны определять принятие решений в новых условиях. В этой связи следует согласиться со швейцарским ученым К.Д. Экком в том, что все неудачи и осложнения оцениваются, прежде всего, как «помехи или результат ошибок, а не как повод или указание на необходимость индивидуального или коллективного обучения». Итогом невнимания к обучению является предпочтение менеджментом и работниками рутинных процедур и снижение инновационного потенциала компании 5, с. 12.



2. Анализ применения закона информированности-упорядоченности на примере ОАО ТД «Вита-Люкс»

2.1 Общая характеристика ОАО ТД «Вита-Люкс»

Открытое Акционерное Общество Торговый Дом «Вита-Люкс», именуемое в дальнейшем «Общество» - это самостоятельная организация, образованная в результате вкладов частных лиц. Оно зарегистрировано 31 августа 2003 года и действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах», иными нормативными актами Российской Федерации.

Место нахождения Общества: Россия, 652600, г. Белово, ул. Пролетарская 9. Общество является юридическим лицом по законодательству РФ. Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

ОАО ТД «Вита-Люкс» действует на основании устава открытого акционерного общества. Общество имеет самостоятельный баланс, круглую печать с указанием полного наименования, угловой штамп, свой бланк, банковские счета ОАО ТД «Вита-Люкс», осуществляет владение, пользование и распоряжение своим имуществом в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Общество «Вита-Люкс» имеет право самостоятельного ведения экспортных и импортных операций на внешнем рынке, необходимых для его хозяйственной деятельности. Основной целью создания Общества является получение прибыли. Организация осуществляет следующие виды деятельности:

- оптовая и розничная торговля хозтоварами, канцелярией и бытовой химией;

- коммерческо-посреднические услуги;

- торгово-закупочная деятельность;

- оказание различного рода услуг населению и другие виды деятельности, не противоречащие законодательству РФ, после внесения в «Устав».

Основные цели и задачи формулируются высшим руководством предприятия. Можно выделить следующие приоритетные для предприятия цели:

Занять конкурентоспособное положение на рынке;

Иметь высокий объем продаж, соответственно повышать прибыльность предприятия;

Обеспечить работникам предприятия стабильную заработную плату, условия роста, интересную и безопасную работу;

Обеспечить покупателям высокое качество товаров, доступные, а также гарантии в работе и обслуживании.

Согласно ГОСТ Р 51773-2001 «Розничная торговля. Классификация предприятий» данный магазин по типу относится к универсаму (супермаркету), который реализует непродовольственные товары индивидуального и частого спроса методом самообслуживания. По специализации данное предприятие является специализированным, т.е. реализует широкий ассортимент непродовольственных товаров.

Площадь магазина составляет 827,1 кв. м. По особенностям устройства это специально оборудованное отдельно стоящее двухэтажное здание, предназначенное для продажи товаров и оказания услуг, обладает достаточным количеством помещений для нормального функционирования торгово-технологического процесса.

В 2006 году была произведена реконструкция магазина. За два месяца магазин преобразился в современное торговое предприятие. Торговая площадь была расширена за счет занятого раньше подсобными помещениями второго этажа. В магазине используются прогрессивные методы обслуживания, такие как, что позволяет расширить ассортимент и увеличить товарооборот магазина.

Все секции укомплектованы системой по защите товаров от краж, что позволило разместить в одной секции большее количество товара. Увеличение площадей позволило расширить ассортимент. На добавленной площади второго этажа теперь продают строительные материалы.

В данном магазине оказывают основные и дополнительные услуги. Основная - реализация различных групп товаров в магазине. Дополнительные - информационно-консультационные (предоставление информации о товарах и их изготовителях, консультации специалистов о товарах, проведение рекламных презентаций товаров); оказание помощи покупателю в совершении покупки (прием и исполнение заказов на товар, упаковка купленных в магазине товаров.); создание удобств покупателям (гарантированное хранение купленных товаров, прием и хранение вещей покупателей) и т.д.

Месторасположение магазина удачное, т.к. находится вблизи остановки и нового жилого комплекса. Режим работы ТД «Вита-Люкс»: с 9:00 ч. до 21:00 ч. без перерыва на обед и выходных.

У предприятия есть филиал, расположенный в г. Новосибирске. По организационно правовой форме ТД «Вита-Люкс» является открытым акционерным обществом (ОАО). Количество акционеров - 223, в том числе 2 юридических и 221 физических лица. По состоянию на 01.01.2008 г. размещено акций:

- Администрация г. Белово - 69,35%;

- Фонд государственного имущества - 1,1%;

- физические лица - 29,55%.

Данное Акционерное Общество относится к типу Открытого Акционерного Общества, и оно вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции и осуществлять их свободную продажу с учетом требований Федерального закона № 208-ФЗ и иных правовых актов Российской Федерации.

Руководитель филиала и руководитель представительства назначаются Обществом и действуют на основании доверенности, выданной Обществом. Филиал и представительство осуществляют деятельность от имени Общества. Ответственность за деятельность филиала и представительства несет Общество.

На здании ТД «Вита-Люкс» имеется большая красочная вывеска с наименованием предприятия. Вывеска, на которой указаны режим работы, организационно-правовая форма, юридический адрес вывешена у входа в магазин. В торговом зале имеются вывески с наименованием отделов, при помощи которых покупатели легко ориентируются в магазине.

У входа располагается доска «Информация для потребителей», на ней указано:

ФЗ «О защите прав потребителей»

Книга отзывов и предложений

Выдержки из Постановления № 55 «Правила продажи отдельных видов товаров»

Лицензия на право торговли

При покупке товаров, покупатель имеет право потребовать:

Сертификат соответствия

Декларацию о соответствии

Копии, имеющие юридическую силу

Товарно-сопроводительные документы

На товары в магазине оформлены ценники. В них указано:

Наименование товара

Производитель товара

Цена за единицу

Печать организации

Подпись администратора

Документом, на основании которого осуществляется договор купли-продажи, между магазином и покупателем, является ценник, поэтому ценники в магазине оформляют четко и правильно. Каждый ценник находится около указанного в нем товаре.

Общий ассортиментный перечень продукции ОАО ТД «Вита-Люкс» представлен четырьмя укрупненными группами товаров:

1. Стройматериалы

2. Бытовая химия

3. Канцтовары

4. Прочие хозтовары

К поставщикам ОАО ТД «Вита-Люкс» относятся ведущие производители строительных и отделочных материалов: ОАО «Русские краски», «ТЕКС», «СКИМ», «ЗапСибЦемент», «Комбинат Волна», «Лакра», «Эмпилс», «Керамин», «Гипсополимер», а также многие другие производители отделочных и стройматериалов.

К поставщикам бытовой химии относятся фирмы, как российских производителей: «Невская Косметика», «Аист», «Красная Линия», «Чиртон», «Русалочка», «Семья и Комфорт», «Фабрика Свобода», «АМС Медиа», «Колгейт-Палмолив», «Нэфис Косметикс», «Компания Арнест»; так и зарубежных производителей: «Шварцкопф &Хенкель», «L'Oreal», «Garnier», «SC Johnson», «Procter&Gamble», «Johnson&Johnson» и т.д.

К поставщикам, поставляющим канцелярские товары для ОАО ТД «Вита-Люкс», относятся следующие компании: «Pilot», «Альбрас», «Санкт-Петербургская бумажная фабрика Гознака», «Гамма», «Канцбург», «Стамм», «Канцфайл» «Hopax», «Conte», «Ксерокс Евразия» (Xerox) и т.д.

Для улучшенного понимания запросов покупателей; покупательной способности населения; интереса, проявляемого к продукции фирмы, в деятельности предприятия используется такой инструмент, как анкета покупателя. Анкетирование проводится среди клиентов компании, информация обрабатывается, систематизируется и в дальнейшем используется в процессе принятия различных управленческих решений и выработке стратегии фирмы.

Постоянное взаимодействие с поставщиками обусловлено следующими факторами:

- предоставление отсрочки платежа и бесплатная доставка;

- использование оптимальных скидок;

- многообразие ассортимента товаров и т.д.

Для того, чтобы выяснить как применяется закон информированности-упорядоченности в ОАО ТД «Вита-Люкс» необходимо владеть информацией не только о товаре организации, её поставщиках и прямых конкурентах, но и об экономическом состоянии организации, о работе структурных подразделений организации и их взаимосвязи между собой, о работе кадровой службы по управлению персоналом и о состоянии трудовых ресурсов, о состоянии современных информационных технологий, применяемых в ОАО ТД «Вита-Люкс».

На основании всей этой информации, можно будет выявить существующие недостатки в применении закона информированности-упорядоченности на данном предприятии и разработать мероприятия по устранению этих проблем. Для этого необходимо провести соответствующие виды экономических и управленческих анализов на предприятии.

2.2 Анализ экономического состояния деятельности предприятия

В условиях конкуренции и стремления предприятий к максимизации прибыли, анализ экономического состояния деятельности является неотъемлемой функцией управления. Этот аспект управления фирмой становится наиболее значимым в настоящее время, так как практика функционирования рынка показывает, что без анализа экономического состояния деятельности, предприятие не может эффективно функционировать. Он является эффективным инструментом воздействия на экономическую жизнь фирмы, позволяет контролировать текущую ситуацию, определять перспективы развития.

Поэтому, для успешного функционирования, ОАО ТД «Вита-Люкс» должно владеть информацией о его экономическом состоянии, использовать данную информацию для последующего планирования и эффективного использования и распределения средств организации.

Предлагается провести анализ деятельности предприятия на основе данных таблицы 1. Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ОАО ТД «Вита-Люкс» за 2009-2011 гг.

Таблица 1. Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ОАО ТД «Вита-Люкс» за 2009-2011 гг.

Показатели	2009	2010	2011	Изменение
				2011 к 2009	2011 к 2010
				абсолютное (+), (-)	в %	абсолютное (+),(-)	в %
1. Товарооборот тыс. руб.	70394,00	76559,00	90807,00	20413,00	129,00	14248,00	118,61
2. Себестоимость, тыс. руб.	47620,00	50191,00	59034,00	11414,00	123,97	8843,00	117,62
3. Валовая прибыль (ВП), тыс. руб.	22774,00	26368,00	31773,00	8999,00	139,51	5405,00	120,50
4. Уровень ВП к товарообороту, %	32,35	34,44	34,99	2,64	108,15	0,55	101,59
5. Среднесписочная численность работников предприятия, чел.	117,00	111,00	108,00	-9,00	92,31	-3,00	97,30
6. Производительность труда, тыс. руб./чел.	601,66	689,72	840,81	239,15	139,75	151,08	121,91
7. Фонд заработной платы, тыс. руб.	6446,00	9588,00	10046,00	3600,00	155,85	458,00	104,78
8. Среднемесячная з/плата 1 работника, тыс. руб.	4,59	7,20	7,75	3,16	168,84	0,55	107,69
9. Среднегодовая стоимость ОПФ, тыс. руб.	6805,50	13859,00	20565,00	13759,50	302,18	6706,00	148,39
10. Издержки обращения, тыс. руб.	12134,00	18031,00	17198,00	5064,00	141,73	-833,00	95,38
11. Прибыль от продаж, тыс. руб.	10640,00	8337,00	14575,00	3935,00	136,98	6238,00	174,82
12. Уровень прибыли продаж к товарообороту, %	15,11	10,89	16,05	0,94	106,19	5,16	147,39
13. Уровень прибыли от продаж к Валовой прибыли, %	46,72	31,62	45,87	-0,85	98,19	14,25	145,08
14. Уровень прибыли от продаж к себестоимости, %	22,34	16,61	24,69	2,35	110,50	8,08	148,64
20. Фондоотдача, тыс. руб.	10,34	5,52	4,42	-5,93	42,69	-1,11	79,93
21. Фондоемкость, тыс. руб.	0,10	0,18	0,23	0,13	234,25	0,05	125,10

За 2009 г. размер прибыли от продаж составляет 10640,00 тыс. руб. В 2010 и 2011 годах размер прибыли оставался положительным, но в 2010 году она уменьшилась по сравнению с 2009 годом и составляла 8337,00 тыс. руб. Однако необходимо отметить, что в 2011 году размер прибыли от продаж значительно вырос по сравнению с 2010 годом на 6238,00 тыс. руб. и составлял 14575,00 тыс. руб. Это происходило как за счет роста прибыли от реализации товаров так и от доходов, полученных от прочей операционной деятельности.

На основании сделанного анализа, рассматривая основные экономические показатели эффективности хозяйственной деятельности торгового предприятия, можно сделать вывод, что предприятие работает рентабельно, у него достаточно высокий торговый потенциал, а, значит, оно остается конкурентоспособным и может приносить финансовую прибыль.



2.3 Анализ деятельности структурных подразделений предприятия

В ОАО ТД «Вита-Люкс» на конец 2010 года насчитывалось 108 человек, из которых 40% - люди с высшим образованием, 58% - с средне-специальным, два высших образования имеют люди, занимающие должности наивысшего звена - 2%. В ОАО ТД «Вита-Люкс» принята повременно-премиальная заработная плата. Работникам также предоставляется пакет социального и медицинского страхования и система отчислений в пенсионный фонд. Предоставляется оплачиваемый отпуск и имеется система оплаты кратковременной нетрудоспособности.

Единоличным исполнительным органом является директор, который руководит текущей финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Единоличный исполнительный орган (директор):

1) без доверенности действует от имени «Общества», в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

2) выдает доверенности на право представительства от имени «Общества», в том числе доверенности с правом передоверия;

3) издает приказы о назначении на должности работников «Общества», об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

4) осуществляет иные полномочия по руководству деятельностью «Общества».

Имущество Общества составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в денежном выражении в балансе Общества. Общество самостоятельно формирует свою структуру, штатное расписание, определяет формы, систему и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников с учетом действующего законодательства.

Режим труда и отдыха работников, их социальное страхование и обеспечение, вопросы отпуска и иные вопросы труда регулируются действующим законодательством и правилами внутреннего трудового распорядка. При этом «Общество» принимает меры к улучшению и повышению уровня социальной защищенности своих работников, имея в виду решение ряда вопросов (продолжительность отпуска, рабочего дня и недели, оплаты командировочных расходов, выплаты дополнительных пособий при уходе в отпуск и т.п.) в сторону улучшения в отношении официально действующих.

Структура управления предприятием строилась по принципу соответствия экономического, человеческого (взаимоотношение между людьми) факторов. Данной структуре управления свойственно: стабильность (способность сохранять равновесие при действиях внутренних и внешних факторов), динамичность и взаимосвязанность (воздействие на одно звено вызывает соответствующее изменение в другом).

Организационная структура управления предприятием ОАО ТД «Вита-Люкс» (рисунок 1) является структурой линейного типа (линейно-функциональная).

Данную систему управления выбрали в результате следующих факторов:

- средний размер организации;

- обеспечение надежных коммуникаций и исключение дублирования отдельных функций



Рисунок 1. Организационная структура ОАО ТД «Вита-Люкс»

Высшее руководство в лице директора осуществляет функции администрирования: целеполагание, разработка стратегии предприятия, планирование работы (т.е. определяет задачи своим исполнителям), по вертикали вниз распределяет функции среди линейных структурных подразделений, мотивирование к работе, координация работы, оценка результатов работы линейных подразделений, контроль за работой (текущий и выходной) и обратная связь (при необходимости цели корректируются).

Коммерческий директор возглавляет три отдела супермаркета:

1. Отдел маркетинга и рекламы

Отдел закупки и сбыта

Отдел продаж

Отдел маркетинга и рекламы занимается разработкой рекомендаций по формированию производственно - сбытовой политики предприятия на основе проводимых исследований внутренней и внешней среды в сфере рынка, таким образом координирует деятельность структурных подразделений предприятия по обеспечению ее реализации. Отдел возглавляет Руководитель, подчиняющийся непосредственно коммерческому директору. В состав отдела входят маркетологи и менеджеры по рекламе.

Основными задачами Отдела маркетинга и рекламы являются: изучение рынка товаров, которые реализует предприятие. Также предприятие проводит мониторинг конкурентной среды и позиций предприятия на рынке; изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к товару предприятия; усиление и усовершенствование рекламной политики предприятия.

Для эффективного достижения целей и решения своих задач Отдел маркетинга осуществляет следующие функции:

- разработка плана маркетинга и его реализация. Осуществление контроля реализации стратегии и тактики маркетинга и полученных результатов;

- организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка непродовольственных товаров и его участников, состояния спроса и предложений;

- сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;

- изучение деловой активности конкурентов, их доли и позиций на рынке;

- изучение и анализ соответствия предложений предприятия на целевых рынках: по качеству, ассортименту и цене, качеству и количеству совершаемых сделок, соотношение объемов выпуска и продаж и прочее;

- определение каналов распределения и улучшение комплекса потребительских свойств строительных материалов, бытовой химии, канцелярии и других сопутствующих товаров;

- разработка долгосрочных и текущих планов предприятия в целом и отдельных направлений деятельности (товарных групп), координация деятельности структурных подразделений по их реализации;

- участие в акциях и т.д.

Отдел закупки и сбыта возглавляет Руководитель, в подчинении у которого находятся ведущие менеджеры. В обязанности отдела закупок и сбыта входят следующие задачи:

1. Анализ спецификации товара и точное и однозначное ее представление:

- унификация товаров (строительных и других), которая поступает от разных поставщиков и имеет различные, отличающиеся наименования;

- разработка и утверждение стандартов, облегчающих сравнение товаров и услуг между собой;

- документальное оформление запроса на поставку требующихся товаров (разного рода стройматериалов, бытовой химии, канцелярских товаров и т.д.).

2. Выбор поставщика, который состоит из трех этапов:

- определение списка потенциальных партнеров;

- составление списка поставщиков, удовлетворяющих требованиям заказчика;

- выбор надежного поставщика для размещения заказа.

Основная цель на данном этапе - выбор компетентного поставщика, который обладает потенциалом для развития долгосрочных партнерских отношений. При выборе используются:

- методики выбора поставщика;

- разные способы оценки поставщиков;

- положения о проведении всех видов конкурсных тендеров (открытого, отборочного, закрытого);

- технологии ведения переговоров;

- схемы анализа и оценки функциональных циклов и результатов выполненных закупок (в том числе используются схемы более выгодных транспортных путей).

3. Подготовка и размещение заказов на закупку. В зависимости от того, какой вид товара заказан, предприятие выбирает поставщика и размещает у него заказ. Закупка осуществляется на основании разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров, открытого контракта, а также соглашений о долгосрочных партнерских отношениях.

4. Анализ заказов.

На этой стадии отдел закупки и сбыта следит за выполнением ожидаемого заказа, корректируя при необходимости количество и сроки поставок в рамках условий договора и в соответствии с изменениями графика производства. В ходе переговоров оценивается заинтересованность поставщика в выборе данного предприятии, как в рынке сбыта. Также оценивается гибкость принятия решений, организационная культура предприятия-поставщика и т. д., для дальнейшего развития взаимоотношений с потенциальными партнерами.

5. Контроль выполнения заказов.

Признаком выполнения заказа является поставка товара на предприятие определенного качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, приходные накладные, акты приемки по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа. Разгрузка и загрузка товара выполняется персоналом в рабочее время. Отгрузка товара на филиалы осуществляется по установленному графику. Поэтому комплектация заявок для филиалов является приоритетной задачей отдела закупок и сбыта.

Менеджер по закупкам определяет порядок и структуру контроля качества товара и оговаривает их в условиях контракта, своевременно и объективно информирует отдел, как о результатах выполнения поставки (количество и качество), так и о дополнительных аспектах (отклонение от срока поставки, соответствие ассортименту, качество сопроводительной документации, поведение представителей поставщика при оформлении коммерческих актов).

На основе накопленной информации проводится анализ качества поставки, эффективности процесса закупки и сбыта, а также взаимодействия с поставщиками. Своевременный анализ информации по результатам поставки позволяет также выявить на ранней стадии потенциальные неликвиды. Комплексное выполнение всех этих действий позволяет отделу значительно усовершенствовать свою работу, выявить или предотвратить непроизводительные затраты и существенно повысить, таким образом, прибыльность предприятия.

Отдел продаж возглавляет Управляющий, которому подчиняются менеджеры по продажам и товароведы. Главной обязанностью управляющего отделом продаж является руководство, контроль и координация работ по продаже товаров.

На управляющего продажами возложены обязанности, связанные с разработкой должностных инструкций для каждого работника, составлением плана продаж и проведением мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж. Управляющий продажами осуществляет организацию обучения работающих и оказывает им всевозможную помощь в осуществлении их текущей деятельности.

Менеджеры по продажам и товароведы отдела продаж оформляют заказы потребителей, осуществляют контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров, ведут систематическое наблюдение за состоянием товарных запасов на предприятии. Все работники этого отдела обладают такими качествами, как компетентность и вежливость.

Обслуживание покупателей осуществляется качественно и оперативно. Ориентация на интересы потребителя способствует повышению объёмов продаж, привлечению новых клиентов и установлению с ними более тесных деловых контактов.

Жалобы потребителей, связанные с неудовлетворительным качеством товара, условиями транспортировки, отгрузки и т. д., предприятие устраняет в минимально сжатые сроки. Работа с жалобами потребителей является одной из наиболее трудных задач, решаемых работниками отдела продаж. Простое правило, действующее при рассмотрении жалоб, состоит в том, что все претензии, связанные с состоянием товара до его передачи потребителю, решаются в пользу последнего. Претензии, возникающие после доставки товара потребителю, подвергаются специальному исследованию и анализу.

Кроме описания работы вышеперечисленных отделов, кратко охарактеризуем перечень обязанностей, которые выполняют нижеперечисленные отделы. Это - отдел корпоративных клиентов, бухгалтерия, отдел кадров.

Отдел корпоративных клиентов работает по заключенным договорам с клиентами-оптовиками. Директор следит и контролирует работу отдела. Работники выполняют ежедневную оперативную работу, связанную с приемом заказов от корпоративных клиентов. Большую часть таких клиентов составляют юридические лица, это мелкие частные предприниматели и т.д. Отдел корпоративных клиентов работает с данными клиентами по заявкам. По телефону принимается заказ на конкретные товары, которые поставляются заказчику в обговоренный срок. Заказы в основном принимаются в больших объемах.

Бухгалтерию возглавляет Главный бухгалтер. Отдел выполняет плановую и текущую работу по учету и движению товарно-материальных ценностей и т.д.

Отдел кадров возглавляет Начальник. Начальнику подчиняются ведущие специалисты отдела кадров.

На основании изученного материала, можно сделать вывод о том, что данная система управления в ОАО ТД «Вита-Люкс» обеспечивает высокий уровень контроля в организации. Также в организации между структурными подразделениями компании существует налаженная система взаимодействия и обмена информацией.



2.4 Анализ кадровой службы по управлению персоналом на предприятии

Проведением анализа и контроля трудовых ресурсов занимается отдел кадров организации. Как было сказано выше, отдел кадров возглавляет Начальник, которому подчиняются ведущие специалисты.

Основные задачи отдела кадров:

1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.