Главная Коллекция "Otherreferats" Менеджмент и трудовые отношения Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

Знакомство с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения как основная цель дисциплины "Документационное обеспечение управления". Требования и организационно-методические указания по изучению. Содержание разделов и тем.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид методичка
Язык русский
Дата добавления 03.06.2013
Размер файла 79,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Негосударственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

"Санкт-Петербургский университет управления и экономики"

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра социологии и управления персоналом

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

учебной дисциплины

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Санкт-Петербург 2007

Учебно-методический комплекс рекомендован к изданию кафедрой социологии и управления персоналом.

Протокол от 10 октября 2007 г. № 2

Учебно-методический комплекс одобрен методической комиссией факультета социального управления.

Протокол от 25 октября 2007 г. № 2.

Маргулян Я.А.

Документационное обеспечение управления. Учебно-методический комплекс. - СПб.: СПбУУиЭ, 2007. - 52 с.

Учебно-методический комплекс включает основные требования и организационно-методические указания по изучению дисциплины "Документационное обеспечение управления". Учебно-методический комплекс написан на основании требований Государственного стандарта высшего профессионального образования к содержанию и уровню подготовки выпускников по данной дисциплине. Основная задача УМК - способствовать формированию у студентов знаний в данной области, навыков практического использования этих знаний в профессиональной деятельности.

Содержание

  • I. Целевая установка и организационно-методические указания
  • 1.1 Цели и задачи обучения по дисциплине
  • II. Содержание разделов и тем дисциплины
  • Тема 1. Предмет и задачи курса "Организация и технология ДОУ"
  • Тема 2. История возникновения и развития делопроизводства в России
  • Тема 3. Документационное обеспечение - основа технологии управления
  • Тема 4. Организации делопроизводства и его нормативно-методическая база
  • Тема 5. Организация документооборота
  • Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
  • Тема 7. Контроль за сроками исполнения документов
  • Тема 8. Организация и порядок формирования дел
  • Тема 9. Номенклатура дел
  • Тема 10. Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности
  • Тема 11. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
  • Тема 12. Перечни документов со сроками хранения
  • Тема 13. Подготовка и передача дел в архив организации
  • Тема 14. Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
  • Тема 15. Направления совершенствования ДОУ
  • III. Распределение учебного времени по разделам, темам и видам учебных занятий
  • IV. Перечень практических занятий
  • V. Перечень тем курсовых работ
  • VI. Учебно-методическое обеспечение дисциплины
  • 6.1 Методические рекомендации по проведению практических занятий
  • Практическое занятие № 1
  • Практическое занятие №2
  • Практическое занятие №3
  • Практическое занятие №4
  • Практическое занятие №5
  • Практическое занятие №6
  • Практическое занятие №7
  • Практическое занятие №8
  • Практическое занятие №9
  • 6.2 Список тестов для оценки качества подготовки
  • 6.3 Вопросы для контроля уровня знаний

I. Целевая установка и организационно-методические указания

1.1 Цели и задачи обучения по дисциплине

Основной целью дисциплины "Документационное обеспечение управления" является формирование и развитие у студентов системы знаний о национальном делопроизводстве в различные исторические периоды, знакомство с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования в объеме, необходимом для работы в органах местного самоуправления и в бизнесе.

Задачи дисциплины:

ознакомить студентов с историей и организацией делопроизводства в учреждениях дореволюционной, советской и современной России;

дать представление о развитии делопроизводства на современном этапе реформирования российского общества; осветить место делопроизводства в процессах управления;

научить студентов правилам составления документов системы организационно-распорядительной документации, применяемой в управлении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

дать знания о порядке организации документооборота предприятия или учреждения.

В результате изучения дисциплины студент должен:

иметь представление:

о теоретических основах технологии организации службы информационно-документационного обеспечения управления;

организации работы с документами и документированием в различные исторические периоды развития страны;

современной организации делопроизводства в России, требованиях международного стандарта;

использовании современных компьютерных технологий в организации делопроизводства;

специфике организации делопроизводства в государственных и негосударственных организациях и учреждениях.

Знать:

тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды;

принципы организации и задачи служб документационного обеспечения;

нормативно-методические документы, регламентирующие ДОУ;

рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах ДОУ;

преемственность в работе делопроизводственных служб и архивов;

взаимосвязь и взаимозависимость управления, делопроизводства и архивов.

Уметь применять:

методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;

порядок подготовки проектов документов системы ОРД;

методику контроля за сроками исполнения и хранения документов, порядок документооборота;

методику составления классификационных справочников (номенклатуры дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения) и направления их использования.

Иметь опыт (навык):

творческого использования исторического опыта организации делопроизводства для решения практических задач в настоящее время;

составления проектов организационно-распорядительных документов;

организации документооборота на предприятии или учреждении, использования при решении этих задач современных аппаратных и программных средств;

применения приобретенных знаний в документоведении и документационном обеспечении управления.

Курс "Документационное обеспечение управления" является дисциплиной общепрофессионального блока государственного стандарта обучения и непосредственно связан с дисциплинами: "История делопроизводства в России", "Технические средства управления", "Документоведение", "Информационное обеспечение управления", "Архивоведение", "Делопроизводство в кадровой службе".

документационное обеспечение управление тема

II. Содержание разделов и тем дисциплины

Предмет, задачи, содержание, методика изучения дисциплины "Организация и технология документационного обеспечения управления", ее роль в подготовке специалистов, связь с другими учебными дисциплинами. Учебная, методическая и нормативно-справочная литература. Требования по конспектированию лекций, подготовке к практическим занятиям и зачету.

Тема 1. Предмет и задачи курса "Организация и технология ДОУ"

Терминология и категориальный аппарат курса, эволюция терминов, их развитие и современное состояние. Взаимосвязь и взаимозависимость управления, делопроизводства и архивов. Периодизация основных этапов развития делопроизводства. Предмет и задачи курса.

Значение делопроизводства для эффективной работы управленческого аппарата. Роль делопроизводства учреждений в создании документной базы изучения истории и современного состояния российского государства, преемственность в работе делопроизводственной службы. Задачи улучшения качества документирования управленческой деятельности в связи с последующим использованием управленческих документов как исторических источников.

Место курса среди других научных дисциплин. Источники и литература курса. Литература. Справочные и периодические издания.

Основные направления и методы совершенствования делопроизводства в условиях перехода страны к рыночным отношениям. Подготовка, переподготовка кадров и повышение их квалификации.

Тема 2. История возникновения и развития делопроизводства в России

Государственные учреждения России в XVI-XVII вв. Состав должностных лиц (служилых людей) и их должностные обязанности в сфере делопроизводства. Принцип принятия управленческих решений. Организация делопроизводства в учреждениях XVI-XVII вв., его особенности. Влияние норм обычного права на организацию делопроизводства. Законодательные акты (Судебники, Соборное уложение), отражение в них вопросов делопроизводства. Столбцовая и книжная (тетрадная) техника делопроизводства.

Административные реформы Петра 1. Высшие, центральные и местные органы управления периода абсолютной монархии. Их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников. Принцип принятия управленческих решений. Генеральный регламент. Его значение и роль в регламентации делопроизводства в коллегиях. Табель о рангах.

Губернская реформа 1775 г. Регламентация организации делопроизводства в местных учреждениях России. Порядок рассмотрения и решения вопросов управления в местных учреждениях XVIII в.

Документирование деятельности учреждений России XIX в.: виды документов, особенности формуляра, введение бланков. Сношения (переписка) учреждений, просительские документы, акты.

Становление государственного делопроизводства в первые годы советской власти (1917-1919 гг.). Движение за научную организацию управленческого труда (НОУТ) в 1920-е гг. Первая Всероссийская конференция по научной организации труда (НОТ). Деятельность научно-исследовательских институтов по изучению и внедрению НОТ в делопроизводство учреждений.

Государственное делопроизводство в 1950-1960-е гг. Попытки партийных правительственных органов, направленные на рационализацию делопроизводства. Решение правительства о разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Государственное делопроизводство в 1970-1990-е гг. Нормативно-методическое регулирование организации делопроизводства. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) на современном этапе.

Тема 3. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства.

Автоматизированные технологии обработки документов и их влияние на систему делопроизводства конкретной организации.

Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию делопроизводства.

Взаимосвязь делопроизводства с организацией ведомственного и государственного хранения документов.

Тема 4. Организации делопроизводства и его нормативно-методическая база

Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства). Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

Принципы управления информационными потоками - стандартизация и унификация. Основная задача и функции делопроизводственной службы (службы ДОУ). Структура документационной службы и его организационные формы. Системы документации. Состав системы организационно-распорядительной документации.

Нормативные документы по организации службы ДОУ: общегосударственные, конкретной организации. Положение о службе ДОУ и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и исполнителями. Инструкция по ДОУ - основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ. Типовая и индивидуальная инструкции. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.

Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест. Порядок хранения печатей, бланков и правила пользования ими.

Государственная система ДОУ ГОСТ 6.38-90 "Система ОРД. Требования к составлению документов". Основные положения стандарта. Формуляр, реквизит, порядок размещения, требования к исполнению. Унифицированные формы. Бланки и шаблоны. Международный стандарт служебного письма - реквизиты и порядок исполнения. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами.

Тема 5. Организация документооборота

Понятие "документооборот". Принципы и правила организации документооборота, их реализация в действующих государственных и нормативных документах.

Структура и характеристика документопотоков. Этапы прохождения документов в организации. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Тенденции роста документооборота и пути его сокращения.

Организация документооборота в условиях применения новейших информационных технологий. "Безбумажное" делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота.

Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Понятие "регистрация документов". Значение регистрации документов для управленческой деятельности. Принципы и правила регистрации и индексирования документов. Состав регистрируемых и нерегистрируемых документов. Регистрационные формы. Технология их ведения.

Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.

Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. Организация регистрации документов и поиска информации в условиях применения новейших информационных технологий.

Тема 7. Контроль за сроками исполнения документов

Контроль исполнения документов. Его значение в управленческой деятельности. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

Основные принципы организации контроля исполнения документов. Взаимосвязь регистрации документов и контроля за их исполнением. Категории контролируемых документов. Сроки исполнения документов.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов. Обобщение, анализ и использование информации об исполнении документов в условиях применения традиционных и автоматизированных технологий ДОУ.

Тема 8. Организация и порядок формирования дел

Формирование дел. Значение правильного формирования документов в дела для их последующего использования и хранения. Основные правила формирования дел. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.

Формирование дел в организациях различных уровней управления. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Особенности систематизации отдельных видов документов в первичные комплексы. Особенности систематизации документов внутри дел.

Тема 9. Номенклатура дел

Определение номенклатуры дел, ее назначение. Виды номенклатур дел, их особенности. Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатур дел.

Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатур дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы, составление заголовков дел, их систематизация, проставление сроков хранения дел. Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел. Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

Тема 10. Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности

Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях. Учет выдачи дел во временное пользование. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

Тема 11. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов.

Принципы и критерии ценности документов. Этапы проведения экспертизы. Создание центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) Их состав, права и функции, организация работы и документирование деятельности. Положение о ЦЭК и ЭК. Взаимосвязь ЦЭК и ЭК с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивных органов.

Порядок проведения экспертизы ценности документов, оформление результатов ее проведения.

Тема 12. Перечни документов со сроками хранения

Перечни документов со сроками хранения. Понятие, назначение и виды перечней в качестве основных источников по изучению состава и содержания документов, установления сроков хранения и обеспечению единства оперативного хранения и архива. Типовые и ведомственные перечни. Использование перечней для установления сроков хранения документов при составлении номенклатур дел, экспертизе ценности документов, разработке классификаторов. Методика разработки ведомственных перечней дел.

Тема 13. Подготовка и передача дел в архив организации

Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.

Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Правила частичного оформления дел. Определение описи дел.

Составление описей. Виды описей. Систематизация заголовков в описях. Порядок сдачи дел в архив структурными подразделениями в учреждения. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

Тема 14. Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

Предложения, заявления и жалобы граждан, их роль и значение в условиях демократизации общества. Законодательные и нормативные акты, регламентирующие работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Значение "Типового положения о ведении делопроизводства но предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и на предприятиях". Основные задачи делопроизводственной службы в организации работы с обращениями граждан. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан. Технология обработки документов, сроки исполнения требования к содержанию ответных документов, особенности формирования и сроки хранения дел. Анализ и использование данных о тематике обращения граждан. Организация приема посетителей.

Тема 15. Направления совершенствования ДОУ

Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.

Проблемы совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях. Изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.

III. Распределение учебного времени по разделам, темам и видам учебных занятий

Очная форма обучения, срок обучения - 5 лет

Наименование темы

Распределение часов

Всего

Аудиторная работа

Самост.

работа

лекции

Практика

Семи-наров

Форма обучения - очно-заочная, срок обучения - 6 лет

Наименование темы

Распределение часов

Всего

Аудиторная работа

Самост.

работа

лекции

Практика

Семинаров

Форма обучения - заочная, срок обучения - 6 лет

Наименование темы

Распределение часов

Всего

Аудиторная работа

Самост.

работа

лекции

практика

семинаров

IV. Перечень практических занятий

Номер темы

Наименование темы

Кол-во

часов

1.

История возникновения и развития делопроизводства в России

2.

Организация делопроизводства и его нормативно-методическая база

3.

Организация документооборота

4.

Контроль над сроками исполнения документов

5.

Организация и порядок формирования дел

6.

Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности"

7.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

8.

Подготовка и передача дел в архив организации

9.

Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

V. Перечень тем курсовых работ

История возникновения и становления делопроизводства в России.

Основные этапы развития делопроизводства в дореволюционной России и их характеристика.

Становление и развитие государственного делопроизводства в советское время.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства в настоящее время.

Opганизация документооборота в современных учреждениях.

Характеристика нормативных документов по организации службы ДОУ (на примере конкретной организации, учреждения).

Новейшие информационные технологии в делопроизводстве.

Структура документационной службы и его организационные формы.

Структура, характеристика и этапы прохождения документопотоков.

Организация документооборота в условиях применения новейших информационных технологий.

Принципы и правила регистрации и индексирования документов.

Контроль исполнения документов и его значение в управленческой деятельности.

Автоматизированные системы контроля за исполнением.

Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатур дел.

Порядок оформления, согласования, утверждения и внедрения номенклатур дел.

Основные правила формировании и хранения документов в структурных подразделениях.

Опыт организации работы с документами за рубежом.

Порядок проведения экспертизы ценности документов, оформление результатов ее проведения.

Оформление дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Предложения, заявления и жалобы граждан, их роль и значение я условиях демократизации общества.

VI. Учебно-методическое обеспечение дисциплины

Литература:

Обязательные источники

Конституция (основной закон) СССР. М., 1936.

Конституция (основной закон) СССР. М.: Политиздат, 1986. Конституция (основной затон) РФ. М, 1994.

Гражданский кодекс Российской Федерации. 4.1,2, Федеральный закон "Об информации, информатизация и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

Закон об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. // Отеч. Архивы. 1993. № 5.

Положение о Федеральной архивной службе России от 28 декабря 1998 г. № 1562.

Судебник! 550 г. Судебники 16-! 7 вв. / Под ред.В.Д. Грекова. М.; Л.,! 982.

Соборное уложение 1649 г.М., 1964.

Генеральный регламент. 1720 г. // Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1. Т.6. №35 34.

Учреждение для управления губерний Всероссийской империи.! 755 г. // Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1. Т. 20. № 14392.

Общее учреждение министерств 1811 г. // Т. 31. № 24686.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. М.: Росархив, 1995.

ГОСТ Р 1.5-92.1 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. М.; Изд-во стандартов, 1992.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Иэд-во стандартов, 1997.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, 1991.

Общероссийский классификатор управленческой документации. М.: Изд-во стандартов, 1994.

Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. М.: Росархив, 1997.

Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

Дополнительные источники:

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 35.

Указ Президента Российской Федерации "Об основах государственной политики в сфере информатизации" от 20 января 1994 г. № 170.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы но документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 года. № 72) / ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. М., 1995.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152) / ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. М., 1993.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов): Справ, пособие. М.: ВПИИДАД, 1996.

Обязательная литература:

Быкова Т.А., Емышева Е.М. Мосягипи O. K. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. - метод, пособие. М., 1996.

Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. пособие. М.: РГГУ, 1993.79 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗAO "Бизнес-школа Интел-Синтез" 1999., 320 с.

Кузнецова Т.В., Мосягина О. И, Овчинникова Н.Н. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями к жалобами граждан. М.: РГГУ, 1992. 73с.

Организация работы с документами: Учеб, М.: Инфра-М. 1998.,

Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Г 6.30-97. М., Научная книга, 1998., 88 с.

Составление и оформление служебных документов.: Практ. пособие для коммерческих общественных организации и государственных структур. 2-е изд. / Под. ред. проф. ТВ. Кузнецовой. М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1999. 224с.

Дополнительная литература:

Андреева В.И. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСГов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. М., 1996.

Архив фирмы (негосударственные организации): Метод. пособие и примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М" 1998.32 с.

Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Практ. рекомендации: Подготовка и работа с документами. Создание и ведение баз данных. Взаимодействие программа Microsoft Office. Электронная почта. Защита информации. 2-е изд., доп. М.: ПРИОР, 1997.

Вельбрехт В. Общие основы делопроизводства с приложением основных форм. СПб., 1994. 120с.

6.1 Методические рекомендации по проведению практических занятий

Практическое занятие № 1

"История возникновения и развития делопроизводства в России"

Основные вопросы:

Делопроизводство в учреждениях русского государства XVI - XVII вв.

Делопроизводство в учреждениях России XVIII в.

Документирование деятельности учреждений России XIX-начала XX в.

Становление и развитие делопроизводство в советское время.

Совершенствование делопроизводства в условиях перехода страны к рыночным отношениям.

Документационное обеспечение управления на современном этапе.

Тематика докладов и рефератов:

Государственные учреждения России в XVI - XVII в. в. и организация делопроизводства в них.

Центральные и местные органы управления России XVIII в. и регламентация делопроизводства в них.

Особенности делопроизводства в учреждениях России XIX-начала XX в.

Становление государственного делопроизводства в первые годы советской власти.

Научная организация труда в делопроизводстве учреждений России.

Государственное делопроизводство в 1950-1960-е годах.

Государственное делопроизводство в 1970-1990-е годах.

Организация делопроизводства в нашей стране в условиях перехода к рыночным отношениям.

Литература:

Варадинов Н.В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. Т1, 2, СПб, 1993;

Вельбрехт В. Общие основы русского делопроизводства с приложением основных форм, СПб, 1994;

Воскрсенский Н.А. Законодательные акты Петра I. Т1, М., Л., 1975;

Генеральный регламент 1720г. ПСЗ Российской империи Собрание первое. Т.5. №3636;

Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России и ее роль в формировании абсолютизма.М., Наука, 1987г.;

Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России.3-е изд. М, 1983;

Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М, РГГУ, 1993;

Князьков С.Е., Шмидт С.О. Документы и делопроизводство правительственных учреждений России XVI - XVII веков. М., МГИАИ, 1985;

Общее губернаторское учреждение 1775 г. Свод законов Российской империи. Часть 2. СПб, 1842;

Соборное уложение 1649 г. Под. ред. М.Н. Тихомирова, В.П. Елифанова.М., 1964;

Судебник 1550 г. Судебник XV-XVII веков. Под. Ред.В.Д. Грекова, Л. 1952;

Шмидт С.О. О дъяченстве в России середины XVI века. Проблемы общественно-политической истории России славянских стран.М., 1963.

Методические указания:

Первый вопрос:
Изучить законодательные акты (Судебник, Сборное уложение) и отразить следующие вопросы: состав должностных лиц, их должностные обязанности; порядок подачи, рассмотрения и исполнения челобитных; введение регистрационных форм для "судных дел"; ответственность за подделку документов и недобросовестное отношение к должностным обязанностям.
Проанализировать приказную систему делопроизводства, отметить особенности документирования. Ознакомиться с делом поместного приказа по челобитной Якова Шетилова, рассмотреть особенности расположения документов в деле; последовательность рассмотрения и решения данного вопроса. Дать характеристику столбцовой форме делопроизводства как лексики документирования и формирования дел.
Второй вопрос:
Руководствуясь главным законодательным документом, Генеральным регламентом 1720 года, охарактеризовать организацию делопроизводства в коллегиях. Рассмотреть вопросы о структуре коллегий; должностных обязанностях канцелярских служащих; порядок получения, регистрации и рассмотрения документов в коллегиях; сроках исполнения документов о хранении дел в коллегиях.
Изучить "Общее губернаторское учреждение 1775 года". Охарактеризовать следующие вопросы: структуру канцелярии; технику работы с документами; контроль за исполнением документов; организацию хранения документов.
Изучить схему исполнения документов в местных учреждениях. Отметить особенности состава делопроизводственных операций. Проанализировать дела, сформированные в местных учреждениях. Изучить порядок рассмотрения и решения вопросов управления в местных учреждениях XVIII века.
Третий вопрос:
Изучить "Общее учреждение министерств" 1811 года и акцентировать внимание на основных требованиях к организации делопроизводства в центральных учреждениях XIX века. Перечислить должностные обязанности канцелярских чиновников. Проанализировать формирование дел в учреждениях XIX века, затронув следующие вопросы: структуру делопроизводственной службы; организация документооборота, поступление документов, их движение и исполнение в канцелярии министра; оформление дел.
Изучить "Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 года, заострив внимание на основных положениях рационализации делопроизводства. Рассмотреть следующие вопросы: регламентация применяемых видов документов; упорядочение правил составления и оформления документов; механизм делопроизводства; организация оперативного и архивного хранения документов.
Проанализировать схему организации делопроизводства в канцелярии попечителя московского учебного округа, отметить элементы механизированной обработки документов и унификации текста документа; оформление бланков; способы составления проекта документа. Отметить направления и способы рационализации делопроизводства в учреждениях XIX - начала XX веков.
Четвертый вопрос: Анализируя историю развития делопроизводства в советское время необходимо акцентировать внимание на изменение политической ситуации в стране. В первые годы Советской власти государственное делопроизводство претерпело ряд существенных изменений, которые и следовало отметить при рассмотрении данного вопроса.
Изучить материалы "Первой Всероссийской конференции по научной организации труда" и организацию деятельности научно-исследовательских институтов по изучению внедрению НОТ в делопроизводство учреждений.
Изучить особенности государственного делопроизводства в 50-60-х годах XX века, решения партийно-правительственных органов об упорядочении делопроизводства и разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Остановиться на вопросе нормативно-методического регулирования организации делопроизводства в 70-90-х годах XХ века. Заострить внимание на Единой государственной системе делопроизводства и государственных стандартах и на организационно-распорядительную документацию (ОРД).
Пятый вопрос: Изучить особенности делопроизводства в нашей стране в связи с известными социально-экономическими и политическими преобразованиями. Рассмотреть возможность организации делопроизводства с точки зрения рыночных отношений. Отметить тенденции совершенствования делопроизводства в переходный период.
Шестой вопрос: Оценить современное состояние делопроизводства. Ввести понятие документационное обеспечение управления. Обозначить факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях; аспекты ДОУ. Изучить взаимосвязь характера управления и принципов применения управленческих решений на организацию и технологию документационного обеспечения управления. Рассмотреть вопрос об организации ведомственного "государственного хранения документов".
Доказать, что документационное обеспечение - основа организации и технологии управления.
Затронуть вопрос о научно-обоснованных принципах и методах совершенствования документационного обеспечения управления.

Практическое занятие №2

"Организация делопроизводства и его нормативно-методическая база".

Основные вопросы:

Служба документационного обеспечения управления: требования нормативных документов к организации, структуре и функции.

Особенность организации службы делопроизводства в "Российском Морском Регистре Судоходства".

Организационная структура делопроизводственной службы в "Российском Морском Регистре Судоходства".

Должностные инструкции работников службы делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства".

Задачи руководства "Российского Морского Регистра Судоходства" по усовершенствованию службы делопроизводства.

Тематика докладов и рефератов.

Система документации. Система организационно - распорядительной документации в конкретном учреждении.

Нормативные документы и методические инструкции по организации службы документационного обеспечения управления: общегосударственные и конкретного учреждения

Служба документационного обеспечения управления конкретного предприятия: взаимосвязь структурных подразделений, организация труда, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

Регламентация деятельности службы делопроизводства: унификация и стандартизация управленческих решений.

Литература:

Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М-2000г.

ГОСТ Р 6.38. - 98.97 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распределительной документации. Требование к оформлению документов. М - 1998 г.

ГОСТ 6.01.1 - 87 Единая система классификации и кодирования технико - экономической информации. М-1987 г.

Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

Общероссийский классификатор управленческой документации. М-1994г.

Собрание законодательств Российской Федерации. 1994-1997 г.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М-2000 г.

Тарифно-квалификационнные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М-1999г.

Материалы по службе ДОУ "Российского Морского Регистра Судоходства"

Методические рекомендации

Первый вопрос:

Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства. Проанализировать основные положения Единой Государственной системы делопроизводства. Обратить особое внимание на статус службы, ее функции, правовую базу. Отметить усовершенствование требованиям к задачам службы делопроизводства. Перечислить нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства.

Второй вопрос:

Изучить материал по деятельности службы делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства" и выявить особенности организации этой службы. Ответить на вопрос: "Есть ли несоответствие организации делопроизводства службы требованиям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименовании структурных элементов, их составу?" Объяснить это несоответствие.

Третий вопрос:

Подготовить схему организационной структуры службы делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства". Для каждого структурного подразделения зафиксировать вид подчиненности. Обосновать взаимосвязь названия подразделения с выполняемой им функцией. Объяснить определенное количество структурных подразделений в данной организации.

Четвертый вопрос:

На основании Положения о службе делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства"разработать структуру текста и состав разделов должностной инструкции. Согласовать должностные обязанности сотрудников с основными задачами и функциями службы. Обозначить иерархию должностей и взаимодействие работников различных структурных подразделений службы ДОУ.

Пятый вопрос:

Изучить задачи руководства "Российского Морского Регистра Судоходства" по усовершенствованию организации делопроизводственной службы. Обратить внимание на наличие автоматизированных рабочих мест, информатизацию базы данных, оптимальные сроки прохождения документов, стимулирование труда работников службы ДОУ и организацию их отдыха. Отметить Ваши пожелания по усовершенствованию службы делопроизводства в данной организации.

Практическое занятие №3

"Организация документооборота"

Основные вопросы:

Нормативные требования к организации документооборота в учреждениях.

Организация документооборота в "Российском Морском Регистре Судоходства" (РМРС)

Структура и характеристика документопотоков в РМРС.

Объем документооборота в РМРС

Тематика докладов и рефератов:

Принцип документооборота и правила организации его в конкретном учреждении.

Документопотоки: этапы прохождения документов в организации.

Объем документооборота как критерий для выбора организационной формы делопроизводства учреждения.

Документирование и документооборот - две составляющие делопроизводства.

Литература:

Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М-2000г.

Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М-2000 г.

Материалы по службе делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства".

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Дать определение понятия "документооборот". Изучить основные положения Единой государственной системы делопроизводства; общие требования к службам документационного обеспечение Государственной системы ДОУ; типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Оценить степень регламентации в нормативных документах общих принципов организации документооборота, правила прохождения документов, методики подсчета документооборота.

Второй вопрос:

Изучить особенности документооборота "РМРС". Ответить на вопрос: Есть ли несоответствие организации документооборота в РМРС требованиям нормативных документов? Перечислить правила учета документооборота в этой организации.

Третий вопрос:

Дать определение понятия "документооборот". Перечислить типы документов. Изучить схемы движения документов в "Российском Морском Регистре Судоходства" и составить оперограммы движения документов. Схема движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения. Схема движения исходящих документов должна отразить перемещение документов от момента подготовки их проектов до отправки из учреждения. Схема движения внутренних документов - от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело.

Четвертый вопрос:

Изучить методику расчета объема документооборота. Подсчитать объем документооборота "Российского Морского Регистра Судоходства", изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов этой организации.

Практическое занятие №4

"Контроль над сроками исполнения документов"

Основные вопросы:

Значение контроля исполнения документов в управленческой деятельности учреждения.

Особенности осуществления контроля исполнения документа по существу решения вопроса в "Российском Морском Регистре Судоходства".

Особенности организации срокового контроля исполнения документов в РМРС.

Этапы процесса контроля исполнения документов в "Российском Морском Регистре Судоходства".

Тематика докладов и рефератов:

Система регистрации документов и технология контроля исполнения документов на примере конкретного учреждения.

Сроковый контроль: определение, функции, задачи, ожидаемые результаты. Проведение срокового контроля в конкретной организации.

Организация операций контроля как основа информации о ходе исполнения документа.

Анализ исполнительской дисциплины как критерий оценки демократизации управленческого процесса.

Литература:

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М-1997 г.

Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

Организация работы с документами. Учебник. Ред В.А. Кудрявцев и др. М-1998

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - Российские вести" 1993 г., №159, 14 августа

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить особенности контроля исполнения документов как составной части функции контроля в управлении. Перечислить функции, выполняемые документационной службой в процессе контроля исполнения документа. Изучить методические указания по проведению контроля исполнения документов в учреждениях.

Второй вопрос:

Изучить материал службы делопроизводства "Российского Морского Регистра Судоходства" по организации контроля исполнения документа по существу того или иного вопроса. Отметить особенности затронутых вопросов и решения их соответствующих подразделений.

Особо уделить внимание ответственности контролируемого лица за правильное и своевременное принятие решений.

Третий вопрос:

Перечислить задачи системы срокового контроля исполнения документов "Российском Морском Регистре Судоходства". Отметить использование различных видов контроля за сроками исполнения задания на данном предприятии и распределение ответственности руководителей и специалистов подразделений за осуществления этого контроля.

Четвертый вопрос:

Изучить этапы процесса контроля исполнения документов в "Российском Морском Регистре Судоходства". Отметить операции, входящие в этап ведения контроля исполнения документа. Проанализировать процесс снятия документа с контроля (на примере приказа). Проследить особенности проведения анализа исполнительской дисциплины в РМРС.

Практическое занятие №5

"Организация и порядок формирования дел"

Основные вопросы:

Дело как совокупность документов, сформированных по отдельному вопросу или участнику деятельности. Основные правила формирования дел.

Формирование дел в организациях различных уровней управления. Пример формирования дела в Российском Морском Регистре Судоходства".

Систематизация документов. Группировка документов в дела на примере Российского Морского Регистра Судоходства".

Значение правильного оформления документов в деле для дальнейшего его использования или хранения.

Тематика докладов и рефератов:

Основные требования к оформлению дел. Использование нормативно-методической базы.

Задачи делопроизводственной службы и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в организации (на примере конкретной организации)

Принцип систематизации документов внутри дел (на примере конкретной организации)

Правила формирования различных категорий документов в дела (на примере конкретной организации)

Литература:

ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения: технические условия. М-1984 г.

ГОСТ Р 5141 - 98. Делопроизводство и архивные дело: термины и определения. М - 1998 г.

Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения и его значение для организации документов управления. Учебное пособие. М - 1984 г.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 2-ое издание, переработанное и дополненное. М-1998 г.

Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

Основные правила работы ведомственных архивов. М-1986 г.

Материалы по службе делопроизводства "Российского Морского Судоходства".

Методические рекомендации.

Первый вопрос:

Изучить основные нормативные документы по формированию дел. Отметить, кем и как формируются документы в деле, как оформляется обложка дела. Проанализировать порядок оформления дел для дальнейшего использования и для сдачи в архив.

Второй вопрос:

Изучить особенности формирования дел в организациях различных уровней. Изучив материалы по службе делопроизводства в "Российском морском Регистре Судоходства", показать все этапы формирования конкретного дела. Отметить правильность и качественность оформления дела делопроизводственной службой этой организации. Обратить внимание на особенность формирования этого конкретного дела в РМРС.

Третий вопрос:

Изучить материалы службы делопроизводства "Российского морского Регистра Судоходства", систематизировать все документы. Выделить основные признаки группировки документов в деле. Отметить особенности систематизации документов и группировки их в деле в РМРС.

Четвертый вопрос:

Изучить особенности оформления документов в деле в "Российском морском Регистре Судоходства" и отметить значение их правильного оформления для дальнейшего использования или хранения. Обратить внимание на использование современных технических и методических средств для оформления документов в деле в этой организации.

Практическое занятие №6

"Организация ведомственного хранения документов и обеспечение их сохранности"

Основные вопросы:

Хранение документов в структурных подразделениях "Российского морского Регистра Судоходства". Степень ответственности сотрудника за сохранность документа.

Организация справочной работы в подразделениях РМРС.

Порядок выдачи документов для временного пользования в РМРС.

Особенности сохранения различных типов документов в РМРС.

Темы докладов и рефератов:

Особенности хранения документов в различных подразделениях организации (на конкретном примере).

Организация работы службы делопроизводства по обеспечению сохранности документов предприятия (с использованием конкретного примера).

Систематизация документов при хранении в организациях различного типа.

Литература:

ГОСТ Р 5141-98. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения. М., Госстандарт России, 1998.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 2-е изд., М., 2000.

Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. М., 1995.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Российские вести. 1998. № 159 - 14 августа.

Методические рекомендации

Первый вопрос:

Изучить организацию работы по хранению документов в "Российском морском Регистре Судоходства", учитывая юридические документы по этому вопросу. Отметить недостатки в организации этой работы. Проанализировать степень ответственности должностного лица за выполнение своих обязанностей. Привести пример организации работы по хранению документов одного из подразделений "Российского морского Регистра Судоходства".

Второй вопрос:

Изучить организацию справочной работы подразделений "Российского морского Регистра Судоходства". Отметить степень оснащенности техническими и информационными средствами. Проанализировать недостатки работы информационно-справочной службы в РМРС.

Третий вопрос:

Изучить порядок создания документов во временное пользование в "Российском морском Регистре Судоходства", учитывая типовые инструкции министерства и данной организации. Проанализировать статистику востребованности различных типов документов в РМРС, сроки выдачи и возврата документов.

Четвертый вопрос:

Рассмотреть вопрос о возможностях хранения документов в "Российском морском Регистре Судоходства". Отметить ответственность должностных лиц за сохранность документа, соответствие реального хранения документов нормативно-закрепленному, способы хранения различных типов документов.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены