Управління інформаційними зв’язками

Планування інформаційного зв'язку часто тісно зв'язане з організаційним плануванням, оскільки організаційна структура проекту значно впливає на комунікаційні вимоги проекту.

Рис.. Логічна схема планування інформаційного зв'язку

Етапи планування інформаційного зв'язку проекту (при проектному підході)

1 Вимоги до комунікацій.

Вимоги до комунікацій - це загальна кількість інформаційних потреб зацікавлених осіб проекту. Вимоги визначаються типом і обсягом необхідної інформації в поєднанні з її цінністю. Ресурси проекту повинні витрачатися на передачу тільки такої інформації, яка сприятиме успіху, а відсутність останньої може призвести до невдачі. Для визначення проектних вимог до комунікацій необхідна інформація з таких питань:

* Проектна організація та взаємні обов'язки зацікавлених осіб.* Напрямки діяльності, відділи та спеціальності, що включені до проекту.* Логічне рішення про те, який штат необхідний для виконання проекту і його розстановка.

* Зовнішні інформаційні зв'язки (наприклад, із засобами масової Інформації).

2 Технологія передачі інформації. Прийоми та способи, що використовуються для інформаційного зв'язку між елементами проекту, можуть істотно варіюватися: від коротких звітів до розширених засідань, від простих документів до швидко доступних календарних планів і баз даних. Чинники технології передачі інформації, які можуть впливати на виконання проекту:

* Невідкладна потреба в інформації - успіх виконання проекту залежить від того, наскільки часто виправлена інформація доступна на момент запиту - Чи задовільні звіти, що їх регулярно пишуть?

* Доступність технології - чи вистачає систем, які вже діють, або може будуть потрібними якісь зміни?

* Очікуваний персонал -- чи відповідають пропоновані комунікаційні системи досвіду і знанням учасників проекту, або може буде потрібним подальше навчання останніх?

* Тривалість проекту - чи необхідно міняти діючу технологію на новітню перед завершенням проекту?

3 Обмеження. Обмеження - це чинники, що обмежуватимуть вибір команди менеджерів проекту. Наприклад, якщо закуповуватимуться важливі ресурси для проекту, то можна буде ретельніше розглянути відстежування проектної інформації за контрактом.

Якщо проект виконується за контрактом, існують певні контрактні умови, які впливають на планування комунікацій.

4 Допущення. Допущення - це чинники, що для цілей планування розглядаються як істинні, реальні або визначені. Допущення звичайно привносять певну міру ризику. Вони можуть бути визначені тут або можуть бути результатом ідентифікації ризику.

Методи та засоби для планування інформаційного зв'язку

1 Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби в інформації різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані, для того щоб розробити методичний і логічний огляд потреб в інформації і джерел для задоволення останніх (зацікавлені особи проекту). Аналіз передбачає також розгляд придатних для даного проекту методів і технологій, завдяки яким надходитиме необхідна Інформація. Слід уникати зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.

2. Результати планування інформаційного зв'язку.

План управління комунікаціями. План управління комунікаціями - це документ, в якому відображені:

* Структура збору і зберігання - детальне описання того, які методи використовуватимуться для збору і зберігання різних типів інформації. Процедури повинні також передбачати збір І поширення вже відкоригованого попереднього матеріалу.

* Структура поширення - детальне описання того, кому адресована інформація (звіти про стани, дані, календарний план, технічна документація тощо) і які методи при цьому будуть використані (письмові звіти, наради і т.ін.). Ця структура має поєднуватися з відповідальністю і звітністю, описаною в організаційному графіку проекту.

* Описання поширюваної Інформації, включаючи обсяг, зміст, рівень деталізації та використовувані угоди-визначення.

* Виробничі календарні плани, в яких інформується, коли який зв'язок здійснюватиметься.

* Методи доступу до інформації, що йтиме запланованими каналами.

* Метод коригування й удосконалення плану управління інформаційним зв'язком на тлі просування та розвитку проекту.

План управління комунікаціями може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту.

Ін.. є додатковим елементом загального плану проекту.

Тема 9. Сутність і види управлінських документів

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.):



Рис. 7.1 Схема класифікації управлінських документів

Системи документації в управлінні, процеси документування

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Документ -- це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Управлінський документ -- це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

Документаційне забезпечення -- це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.

Документування -- це процес створення документів.

Документація -- це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

У підприємствах використовують такі види документації:

1) нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

2) проектна -- документи, які використовують при проектуванні підприємства -- будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

3) конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

4) виробнича (технологічна) -- технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську та ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.

Бланк -- це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків -- для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит -- елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

* Державний герб України;

* емблема підприємства; зображення нагород;

* код підприємства, установи;

* код документа;

* назва міністерства або відомства; назва підприємства;

назва структурного підрозділу;

* індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номери факсу, телефону, рахунку у банку;

* назва виду документа;

* дата;

* індекс;

* посилання на індекс і дату документа, що надходить;

* місце складання або видання;

* гриф обмеження доступу до документа;

* адресат;

* гриф затвердження;

* резолюція; заголовок до тексту;

* позначення про контроль;

* текст;

* позначення про наявність додатку;

* підпис;

* гриф погодження;

* візи;

* печатка;

* позначення про завірення копій;

* прізвище виконавця і номер його телефону;

* позначення про виконання документа і направлення його у справу;

* позначення про перенесення даних на машинний носій;

* позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття «реквізити документа» і «реквізити підприємства». Реквізити підприємства --- дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити підприємства можуть бути відображені на бланку.

Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні документу.

Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит «назва посади», використовують у підприємствах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

У документі доцільно:

* розглядати мінімум питань (як правило, одне);

* в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

* додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, підкреслюючи причин-но-наслідкові зв'язки між його частинами;

* конкретизувати необхідні положення, не перевантажуючи текст подробицями;

* уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

* розподіляти текст на частини і нумерувати їх;

використовувати форму викладу від третьої особи однини («об' єднання не заперечує») або від першої особи множини («просимо», «направляємо», «не заперечуємо»).

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини («прошу направити», «вважаю за доцільне», «вважаю за необхідне звернути увагу»).

У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпорядженнях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах, що приймають колегіальні органи управління (постановах, рішеннях), текст викладають від третьої особи однини («рада вирішила»).

Трафаретний текст повинен бути у вигляді речень або частин речень, винесених на бланк (постійна інформація) і пропусків, які заповнюють змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.

Трафаретизації підлягають тексти наказів, довідок, листів, актів, заяв, положень, подання та інших документів. Насамперед доцільно трафаретизувати тексти тих документів, які найчастіше використовують в управлінській діяльності.

У різних підприємствах можна трафаретизувати 30-40 % створюваної документації. Трафаретні тексти вводять у дію наказом керівника підприємства або включають в інструкцію з діловодства. Вони використовуються на підприємствах, у сфері матеріально-технічного забезпечення при листуванні, оформленні довідок, договорів та ін.

Управлінський документ підписує і затверджує керівник підприємства або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

У підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа -- керівник підприємства (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Порядок підписання документів встановлюють наказом керівника підприємства, інструкцією з діловодства або стандартом підприємства.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Документи, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові

зобов'язання з іншими підприємствами, підписує керівник підприємства і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох підприємств -- керівники усіх підприємств.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів -- голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Документи, що затверджуються, (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, яка відповідальна за їх підготовку і складання.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або підприємств.

Виділяють дві форми погодження документів:

* внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами підприємства);

* зовнішнє (з іншими підприємствами).

Внутрішнє погодження проекту документа здійснюється у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами і, в разі потреби, з громадськими організаціями; з працівниками, відповідальними за розв'язання функціональних питань (головні, старші спеціалісти та ін.); з фінансовими підрозділами або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника підприємства.

Зовнішнє погодження залежно від змісту документа здійснюється з:

* підпорядкованими і непідпорядкованими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акту, або коли зміст документу торкається їх безпосередніх інтересів;

* організаціями, що проводять дослідження у галузі, якої стосується зміст документу;

* органами, що здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) з певної галузі (санітарний, протипожежний та ін.);

* вищими органами загальної або галузевої компетенції -- у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Зовнішнє погодження оформлюють грифом, довідкою, протоколом погодження або обговорення проекту документа, який затверджується керівництвом підприємства або рішенням колегіального органу.

Гриф погодження складається із слова «ПОГОДЖЕНО», назви посадової особи (включаючи назву підприємства), з якою документ погоджують, особистого підпису, його розшифрування і дати.

Внутрішнє погодження проекту документа -- це його візування.

Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі потреби зазначають також посаду особи, що візує документ.

Організація діловодства у підприємстві

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством -- створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства

1) централізована: застосовується у великих підприємствах з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;

2) децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах підприємства, якщо вони територіально роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;

3) змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне їх зберігання, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої -- економічно недоцільне.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є:

1) прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

2) виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

3) додержання принципу паралельності --- в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок їх опрацювання і на цій основі -- доцільний порядок роботи з документами. Принципова схема документообігу у підприємстві наведена на рис. 9.2.



Рис. 9.2 Схема документообігу у підприємстві

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у підприємствах:

1. Стандартизація -- встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на усіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.

2. Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, у ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета -- спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки. Приклади анкет -- лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ;

б) трафарет -- спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти;

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію -- заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп'ютерній обробці і зберіганні інформації.

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу сприяє зростання професійного рівня діловодного персоналу, навчання усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з документами.

Робота з документами, що надходять у підприємство

Вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами такі фактори, як: розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи документів:

* що надходять (вхідні);

* внутрішні;

* що відправляються (вихідні).

Порядок складання і узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вихідних документів і включає ті ж операції. Для останніх додається операція «Відправлення документів адресатові» після їхньої реєстрації.

Реєстрація може проводитися для усіх видів документів. Робота з виконання і контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні і, як виключення, вихідні документи.

Раціональний спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство, є таким: секретар отримує пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції.

Блок-схема роботи з вхідними документами наведена на рис. 9.3.

Так, первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів.

Попередній розгляд вхідних документів проводиться секретарем-референтом з метою розподілу на документи, що реєструються і документи, що не реєструються.

Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівникові. Керівникові повинні передаватися найбільш важливі і термінові з документів, що надійшли (практика свідчить, що їх кількість становить 10-20 % загальної кількості документів, які надходять). Інші можуть бути передані заступникові керівника, у структурний підрозділ або відразу виконавцям. Окрім власне читання, опрацювання текстів включає такі дії: маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).



Рис. 9.3 Блок-схема роботи з вхідними документами

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий -- третій день після її надходження. В цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення невиконаних у строк документів.

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше, ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім виконавцю.

Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У кожній інстанції до розгляду документа залучають нового працівника; звідси нове читання документа, його обмірковування, написання резолюцій та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції супроводжується кількома діловодними операціями -- передавання, реєстрація та ін. Такий порядок розгляду документів призводить до повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-10 осіб ознайомлюються зі змістом документа ще до початку фактичного його виконання, що не технологічно і не ефективно. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розгляду одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його «знизу вгору» для підпису.

З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

* розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

* визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

* перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

* визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу:

* вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління -- від документів, виконання яких не входить до його функцій;

* скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

* підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

* зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема;

* поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

* об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

* підвищити технологічність обробки документів;

* проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її.

Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях працівників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.

Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.

Після реєстрації документи передаються керівнику для розгляду і прийняття рішення.

При роботі з текстовими матеріалами для того, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому менеджер має звернути увагу на: назву, передмову та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.

Керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни. Ці вказівки повинні бути оформлені у виді резолюції на самому документі. Резолюція може з'явитися підставою для того, щоб взяти документ на контроль.

Оформлюючи адресат резолюції, менеджер повинен дотримуватися таких вимог: треба прагнути до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням дати одержання.

У процесі попереднього розгляду може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

При розгляді документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них -- не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління -- зменшення кількості рівнів і ланок управління.

Робота з вихідними документами

Обробка вихідних документів складається з операцій, наведених на рис. 9.4.

Рис. 9.4 Блок-схема роботи з вихідними документами

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність оформлення перевіряється секретарем. Вихідні документи оформлюються в двох екземплярах.

Підготовлений проект вихідного документа представляється на підпис керівникові. Керівник вправі внести зміни і доповнення в документ, що підписується, або повернути його на доопрацювання виконавцеві.

Після підписання керівником двох екземплярів вихідний документ передається секретареві для реєстрації.

Рис.2. Оперограма підготовки та видання розпорядження

Наказ - це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок, вищестоящих органів влади.

Можна виділити наступні групи наказів (табл.5).

Таблиця 5 Види наказів

Група наказів	Зміст, мета
Наказ з особового складу	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагородження та накладання стягнень.
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності) а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають всередині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищестоящих органів управління	Видається при створенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ.

Довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається у відповідь на запит або на вказівку вище стоячої організації чи службової особи. Довідка, яка направляється за межі установи, оформлюється на бланку і містить такі реквізити: назву виду документа, адресат, дату, місце укладання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішня довідка оформлюється на внутрішньому бланку або на чистих аркушах. Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть бути таблиці, до неї можуть бути приєднані додатки. Оформляється службова довідка на загальному бланку установи або на аркуші паперу з реквізитами.

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для усного (публічного) виголошення та обговорення. Текст доповіді складається з трьох логічних елементів: вступу, доведення і висновків.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вище стоячої організації.

У формі доповідних записок оформляються результати роботи, що проведена з метою фактичної перевірки виконання вказівок вище стоящих органів та посадових осіб. Текст записки, як правило, складається з двох частин, де викладаються факти, що стали підставою для складання доповідної записки, а також висновки та пропозиції. Доповідні записки, що йдуть від імені організації підписуються керівниками організації, а від приватних осіб - авторами записки. Реквізитами доповідних записок є: найменування організації та її підпорядкованість. Дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, перелік додатків, підпис.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою), складаються довільно.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи - різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення - листи, в яких адресатові пропонують прийняти участь в певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи - листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення - листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження - листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей, тощо.

Листи-нагадування - листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи - листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бухгалтер.

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і службовий лист.

Протокол - це один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких - об'єктивний опис якоїсь події.

управління інформаційний зв'язок комунікація

Тема 10. Конфіденційний документообіг

Можна дати визначення конфіденційного документообігу як руху конфіденційних документів з моменту їх обліку до відправлення, підшивки в справу або переведення на облік виділеного зберігання надійшли і виданих документів і відправлення, знищення або передачі на архівне зберігання документів виділеного зберігання.

Метою і відкритої, і конфіденційного документообігу є забезпечення виконання і використання документів.

У процесі руху документів потрібно створювати умови для збереження документів, бо їх втрата виключає можливість виконання та використання. Разом з тим важливою відмінною рисою і особливістю конфіденційного документообігу є необхідність захисту документів від несанкціонованого доступу до них з метою запобігання витоку конфіденційної інформації.

Тому організація конфіденційного документообігу повинна будуватися на основі наступних принципів:

* дозвільної системи доступу до конфіденційних документів;

* забезпечення користувачів усіма необхідними їм в силу службових обов'язків конфіденційними документами, але тільки тими, які дійсно необхідні для виконання конкретних видів роботи;

* виключення несанкціонованого доступу до конфіденційних документів;

* цілеспрямованого регулювання процесів руху конфіденційних документів;

* виключення інстанцій проходження конфіденційних документів і дій з ними, не обумовлених характером і порядком виконання документів;

* фіксованого передачі конфіденційних документів;

* забезпечення своєчасного і якісного виконання конфіденційних документів;

* персональної і обов'язкової відповідальності за видачу неправомірних дозволів на ознайомлення з конфіденційними документами і на їх відправлення.

Дозвільна система доступу до конфіденційних документів.

Дозвільна система доступу до конфіденційних документів являє собою сукупність встановлених керівництвом підприємства нормативних положень, що забезпечують обгрунтований і правомірний доступ користувачів до необхідного їм для виконання службових обов'язків обсягом конфіденційних документів.

Системою повинно бути визначено, хто з керівників підприємства і структурних підрозділів, кому з користувачів і з якими категоріями конфіденційних документів може давати дозвіл на ознайомлення (роботу), а також порядок оформлення таких дозволів в залежності від виду обліку або категорій документів. При цьому право давати дозвіл на ознайомлення і право працювати з конфіденційними документами може бути надано тільки особам, які мають допуск до комерційної таємниці.

При встановленні дозвільної системи доступу до конфіденційних документів необхідно враховувати наступні вимоги:

* відповідний керівник може давати дозвіл на ознайомлення з конфіденційними документами, які входять у сферу його діяльності, тільки підлеглим особам і тільки за службової необхідності;

* дозвіл на ознайомлення оформляється письмово;

* при необхідності ознайомлення користувача тільки з частиною конфіденційного документа в дозволі на ознайомлення повинні бути вказані розділи, пункти або сторінки, з якими можна знайомити користувача.

Дозвільна система повинна передбачати і порядок доступу до конфіденційних документів осіб, які не працюють на даному підприємстві (при виконанні спільних робіт тощо). При цьому слід мати на увазі, що співробітники органів державної влади, інших державних органів та органів місцевого самоврядування мають право на доступ до комерційної таємниці в межах компетенції, визначеної для цих органів законодавством, тому підприємства, які мають комерційною таємницею, зобов'язані не тільки знайомити співробітників таких органів з конфіденційними документами, але й надавати документи у розпорядження органів у випадках, встановлених законодавством. Відповідно до законодавства названі органи зобов'язані забезпечити охорону отриманих ними документів від розголошення та неправомірного використання посадовими особами та іншими службовцями цих органів, які ознайомилися з документами у зв'язку з виконанням службових обов'язків. За розголошення або неправомірне використання міститься в документах конфіденційної інформації дані органи несуть перед власником документів цивільно-правову відповідальність.

Тема 11. Інформаційні технології підтримки документообігу

Вирішення ключових управлінських задач та суцільна комп'ютеризація зумовили створення, як для малих, так і для великих організацій, в якій би галузі виробництва вони не працювали, високопродуктивних програмних засобів для систематизації та ефективного використання своїх інформаційних ресурсів.

В нових економічних і ринкових умовах головне завдання будь-якої організації - чи то органу державної влади, а чи приватної фірми, полягає в ефективній реалізації управлінських функцій, що й зумовлює доцільність вирішення питань автоматизації саме стосовно управлінської і організаційно-розпорядчої діяльності. У зазначених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні технології (ІТ), які забезпечують підвищення рівня підготовки та ефективності прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних комп'ютерів, зокрема мережі Internet, спрямовані на втілення нового стилю організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт-споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього.

Для вирішення ключових управлінських задач і оцінки їх якості з точки зору досягнення кінцевого результату, про що засвідчує досвід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу, застосовуються підходи ділового менеджменту, які базуються на трьох складових (три “Е”): результативність (Effectiveness), ефективність (Efficiency) та економічність (Economy). Технології ділового менеджменту як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи, матричні методи управління, використання системного аналізу даних, покладені в основу інформаційних технологій як засобів автоматизації базових процесів управління - діловодства та документообігу, і визначають новий стиль управлінської діяльності.

В Україні повільно, але починають розуміти важливість комплексного підходу до проблем автоматизації підприємств і організацій, усвідомлюючи, що ефективність автоматизації залежить, перш за все, від того, наскільки повно і всебічно охопила вона всі сфери виробничої діяльності. Саме тому в останні роки в області ІТ значно зросла роль систем керування документами (СКД), які є важливою складовою частиною систем управління підприємством, характерною стала ідея побудови корпоративних інформаційних систем (КІС). При цьому поняття корпоративності передбачає наявність досить значної територіальної розпорошеності інформаційної системи.

Інформаційна система - це система, яка проводить збір, обробку, зберігання та вироблення інформації людьми з використанням автоматичних процесорів, тобто здійснює інформаційну підтримку, як виробничої, так і управлінської, діяльності сучасних підприємств та організацій.

Термін “інформаційна система” відноситься до класу програмних продуктів, що полегшують або “автоматизують” основні процеси людської діяльності. Характеристика інформаційних систем підтримки управлінської діяльності неможлива без розгляду основних процесів, що її супроводжують та істотно впливають на оперативність і якість керування, а саме - аналіз, підготовку й ухвалення рішень, виконання рішень, облік і контроль прийнятих рішень.

Протягом останніх років в області ІТ відмічено кілька основних тенденцій, що і визначили напрямок їхнього розвитку. Однією з них є зростання ролі СКД, тому що саме вони є важливою складовою частиною системи управління корпорацією, державною установою або відомством, підприємством або іншим об'єктом автоматизації (ОА).

Інша тенденція прослідковується в суцільній комп'ютеризації найрізноманітніших сфер людської діяльності, що дозволяє швидко і точно обробити великі інформаційні об'єми, а саме застосування комп'ютерів каталізує значне збільшення обсягів інформації на ОА. Виникає необхідність створення високопродуктивних програмних комплексів для систематизації й ефективного використання інформаційних запасів будь-якої організації.

Все це обумовило підвищення вимог до СКД і їх корінне перетворення на якісно новому рівні. СКД повинні характеризуватися прекрасною масштабністю і надійністю, безпрецедентною відкритістю (можливістю настроювати і модифікувати як логіку роботи, так і інтерфейс системи), легкістю адміністрування і високою продуктивностю.

І, нарешті, третьою тенденцією є поширення мереж на основі технологій Internet/intranet і побудова гетерогенних мережевих комплексів, що потребують від прикладного програмного забезпечення (ПЗ) уміння працювати (або співіснувати з іншим програмним забезпеченням) у різноманітних операційних середовищах і на різних системах керування базами даних (СКБД). Звідси і вимога - гарне перенесення СКД і підтримка всіх раніше перерахованих платформ.

Інформаційні технології - оптимізація менеджменту.

Інформаційні технології - це насамперед висока швидкість передачі й обробки інформації, а також практично необмежені за обсягом та одночасно компактні сховища даних.

Особливості ІТ дозволяють розглядати їх як ще один засіб підвищення ефективності управління будь-якою структурою. Найбільший інтерес становлять два аспекти ІТ, а саме:

1) ІТ як інструмент скорочення витрат;

2) ІТ як інструмент оптимізації діяльності менеджерів.

Всім відомо, що багато задач, виконувані людиною, машина може виконати набагато швидше і з меншою кількістю помилок. Крім того, витрати на машини істотно менше витрат на персонал. Все це говорить про те, що в деяких випадках використовувати комп'ютери поряд з іншими елементами ІТ набагато ефективніше, ніж "живу" працю, що і намагаються використовувати компанії в конкурентній боротьбі.

Що стосується ІТ, як інструмента оптимізації менеджменту, то висока швидкість передачі й обробки даних роблять ІТ незамінним інструментом у цій області - саме в управлінні оперативність і слушність прийнятих рішень багато в чому залежать від і повноти інформації про стан компанії і зовнішнього середовища та швидкості її обробки.

Максимальна швидкість обміну й обробки інформації в контурі керування досягається тільки при використанні ІТ. Проникнення ІТ у всі служби, підрозділи і відділи компанії - маркетинг, розробка, постачання, виробництво, збут і фінанси - дозволяє менеджеру в режимі реального часу збирати інформацію про роботу всієї організації і бачити її як єдиний функціонуючий організм.

На підставі отриманого "зрізу" стану компанії і використовуючи засоби аналізу - невід'ємну частину ІТ - менеджер може моментально оцінити поточний стан справ і прорахувати альтернативи подальшого розвитку ситуації, у залежності від прийняття того чи іншого управлінського рішення. Враховуючи власний досвід та результати розрахунків ІТ-системи, менеджер вибирає найбільш правильне рішення і будує плани, адекватні прогнозам майбутнього. Крім того, автоматизація діяльності менеджерів служить засобом скорочення і здешевлення апарату управління, що також знижує витрати, а значить відповідає умові конкурентоздатності.

Основні впливу на еволюцію ІС фактори. Сьогодення, для якого характерне швидке зростання інформаційних аспектів управління підприємством, установою чи організацією незалежно від форм їх власності, заставляє керівників усвідомлювати важливість побудови КІС як необхідного інструментарію успішного управління бізнесом, а також державною установою чи організацією в сучасних умовах. При виборі перспективного програмного забезпечення (ПЗ) для побудови ІС необхідно чітко уявляти всі аспекти розвитку основних методологій і технологій розробки.

На розвиток ІС як сукупності спеціалізованого ПЗ і обчислювальної апаратної платформи, на якій власне інстальоване і настроєне ПЗ, суттєво впливають три найбільш вагомих фактори:

розвиток методик управління підприємством;

розвиток загальних можливостей і продуктивності комп'ютерних систем;

розвиток підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС.

Розвиток методик управління підприємством. Рівень конкуренції, що постійно зростає, змушує керівників компаній шукати нові методи збереження своєї присутності на ринку та утримання рентабельності своєї діяльності. До таких методів відносяться диверсифікація, децентралізація, управління якістю і т.д. Сучасна ІС повинна відповідати всім нововведенням в теорії та практиці менеджменту. Без сумніву, це найголовніший фактор, так як побудова передової в технічному розумінні системи, яка не відповідає вимогам по функціональності, не має смислу.

Розвиток загальних можливостей і продуктивності комп'ютерних систем. Прогрес в галузі зростання потужності і продуктивності комп'ютерних систем, розвиток мережних технологій і систем передачі даних, широкі можливості інтеграції комп'ютерної техніки з найрізноманітнішим обладнанням дозволяє постійно нарощувати продуктивність ІС і їх функціональність.

Розвиток підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС. Паралельно з розвитком “заліза” протягом останніх десяти років відбувається постійний пошук нових більш зручних і універсальних методів програмно-технологічної реалізації ІС. По-перше, змінюється загальний підхід до програмування: з початку 90-х років об'єктно-орієнтоване програмування фактично витіснило модульне, зараз безперервно вдосконалюються методи побудови об'єктних моделей. По-друге, у зв'язку з розвитком мережних технологій, локальні системи поступаються місцем клієнт-серверним реалізаціям. Поява мереж Internet надала можливість працювати з віддаленими підрозділами, відкрила широкі перспективи електронної комерції. Виявилось, що використання Internet-технологій в інтрамережах підприємства також надає очевидні переваги.

Властивості ІС. Задачею, актуальною сьогодні для багатьох прикладних областей (розподілені структури державного управління, підприємства нафтогазового комплексу, торгові об'єднання й ін.), є побудова ІС. Вимоги бізнесу, відповідно до яких виникла потреба в таких структурах, диктують основні властивості цих систем.

Основні критерії оцінки ІС:

безпека - інформація повинна бути захищена як під час збереження в системі, так і в момент обміну між користувачами різних рівнів організації. Можливість несанкціонованого доступу (НСД) повинна бути виключена. Всі операції повинні бути зареєстровані і всякі порушення системи безпеки повинні бути виявлені і виправлені;

надійність - ІС повинна бути надійна (як апаратна частина, так і ПЗ). Інформація клієнта повинна бути точною, доступною і надаватися негайно. У випадку поломки системи інформація повинна бути відновлена, а поломка повинна бути усунута;

продуктивність - надання клієнту "живої" інформації повинно мати вирішальне значення. Крім того, повинна бути можливість пакетної обробки інформації, наприклад, при підведенні щоденного балансу в банківській системі;

адаптованість - оскільки більшість ОА у даний час знаходяться на високому рівні динаміки свого розвитку, то існуючі системи підлягають модифікуванню, розширенню, а найчастіше і повній переробці. Тому ІС повинні мати у своєму складі відповідні мобільні методичні й інструментальні засоби, що підтримують динаміку розвитку ОА і його навколишнього середовища;