Управління інформаційними зв’язками

Залежність невизначеності прогнозу від кількості вхідної інформації, тобто функція Едост=f(I) може бути представлена гіпотетичною залежністю, зображеної на мал.5.2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. Гіпотетична залежність невизначеності прогнозу від кількості вихідної інформації

Реальна невизначеність прогнозу Едост знаходиться в інтервалі

ЕполЕостЭдостгран > 0,

де Епол означає відсутність прогнозної інформації, тобто Епол - ентропія області визначення параметрів майбутнього стану об'єкта. Едостгран - залишкова невизначеність прогнозу, що не може бути дозволена ніякими об'єктивними методами.

Iпор - мінімальна (гранична) кількість необхідної вихідної інформації. Якщо кількість вихідної інформації менше Iпор, ніяких суджень про майбутнє об'єкта зробити не можна;

Iгран - максимальна кількість інформації, що може бути використана, якщо його подальше збільшення не зменшує невизначеність прогнозу.

У реальних дослідженнях залишкова невизначеність прогнозу Едост завжди вище граничного значення Едостгран. Вона залежить від багатьох факторів, у тому числі і від застосовуваного методу прогнозування. Кожному методу необхідні свій зміст і кількість інформації, і кожному з них відповідає і своя залежність Едост=f(I). Ця залежність відбиває загальну властивість, що полягає в тому, що збільшення кількості інформації впливає на зменшення невизначеності на первісному етапі його нагромадження, потім цей ефект зменшується, а після досягнення Iгран зникає зовсім.

Передбачувана і припустима вартість інформації

Ефективність інформації оцінюється співвідношенням витрат на її збір або придбання у інших організацій і ефекту, отриманого за рахунок прийняття більш якісних рішень, а отже, росту результатів (оборотів, прибутку, підвищення рентабельності).

Вибір визначеного методу повинен здійснюватися на основі порівняння витрат і переваг кожного методу. Звичайно, існує визначений зв'язок: точність сприяє зниженню витрат, зв'язаних з неточними даними (наприклад, як наслідок затоварення). Для того щоб підготувати рішення з високим ступенем точності, потрібно велика кількість ресурсів, у тому числі і часі. Наприклад, з одного боку, ми маємо ретельно пророблену і дорогу економетричну модель, що, як ми сподіваємося, знизить погрішності. З іншого боку, ми можемо скористатися уявним висновком експерта.

Передбачувана вартість точної інформації - різниця між очікуваними результатами в умовах визначеності й очікуваним прибутком в умовах невизначеності, тобто ризику.

На рисунку показана залежність економічного результату від кількості і якості інформації при прийнятті рішень.

За допомогою такого аналізу можна одержати відповідь на питання про те, скільки коштів фірма повинна вкладати в одержання інформації. Відповідь така: необхідно розширювати збір інформації доти, поки максимальні збитки від неточності прийнятого рішення не зрівняються з граничною вартістю підготовки точної інформації.

Рис. Залежність результату від точності інформації

Інформаційні системи в організації

Важливим моментом управління інформацією в організації є одержання інформації в необхідних формах, наприклад, на екран дисплея користувача, у мережні структури для колективного використання, у виді «твердої копії» - документа, на проекційний екран і т.д. Передача інформації кінцевому користувачеві також є важливим елементом раціонального використання інформаційної системи. Не завжди ясно, як і яка інформація, що видається системою дійсно застосовується користувачами і дає позитивний ефект.

Інформаційні системи - комплексні системи програмно-апаратних засобів, що здійснюють збір, передачу, нагромадження, збереження, надання і використання інформації усередині організації.

Технічні засоби управління інформаційними ресурсами організації розділяють на:

Комп'ютерну техніку (сервера, комп'ютери, модеми, маршрутизатори)

Комунікаційну техніку (телефони, факс-апарати, системи відеоконференцій, мобільний зв'язок, радіозв'язок, супутниковий зв'язок)

Організаційну техніку (копіри, принтери).

Оцінка вартості інформаційних систем організації є невід'ємною частиною розрахунку вартості одиниці інформації в даній організації. Для визначення сукупної вартості ІС організації аналізуються структура витрат для кожного типу фондів (сервер, принтер, клієнт-станція, лінії зв'язку, ПЗ, і т.д.)

Витрати при цьому поділяються на прямі і непрямі:

Прямі витрати:

на апаратуру

на програмне забезпечення

на адміністрування

на сервісну підтримку

на розробку нових видів, форм інформації (документів, баз даних)

на оплату комунікаційних мереж (телефонні рахунки, доступ в Інтернет).

Непрямі витрати:

пов'язані з кінцевими користувачами (недовикористання ресурсів)

простої (планові, ремонтні, оперативні).

До інформаційної системи організації пред'являються певні вимоги:

Функціональна повнота системи (звіт, аналіз, відповідність стандартам інформації, велика кількість параметрів).

Локалізація інформаційної системи (функціональна і лінгвістична адаптація під місцеве законодавство, одиниці виміру, інтерфейс національною мовою).

Система надійно захищена (парольна система, багаторівнева система захисту даних, програмно-апаратні засоби шифрування даних).

Реалізація видаленого доступу і роботи в мережах.

Наявність інструментальних засобів адаптації і супроводження системи (зміна структури системи, складу баз даних, інтерфейсу користувача, робочого місця, генератор форм, звітів, запитів).

Забезпечення обміну даними (з іншими програмами, інформаційними системи і т.д.)

Можливість консолідації інформації (на рівнях ієрархії організації, на рівні окремих задач, по різних періодах).

Наявність засобів аналізу стану системи в процесі експлуатації (аналіз архітектури, алгоритмів, кількості інформації, виконаних операцій, робота станцій).

Тема 6. Сутність комунікації, її роль у системі управління компанією

Необхідність використання поняття «комунікація» для характеристики інформаційних процесів у системі керування і їхнього рівня впливу на ефективність діяльності компанії пояснюється особливостями сучасного етапу розвитку ринкових відносин, що розширюють сферу застосування комунікацій.

Комунікацію розглядають як одну з основних базових складових діяльності компанії; вона служить засобом включення компанії в зовнішнє середовище і виступає інтегруючим механізмом, що поєднує функції і методи керування, сприяє формуванню і прийняттю оптимальних управлінських рішень, що забезпечує загальну ефективність керування. Близько 80% робочого часу керівники витрачають на комунікації.

Комунікації визначаються як процес повідомлення між пунктами призначення, а засіб зв'язку як комунікаційні канали. З цього погляду доцільно говорити про те, як здійснюється процес комунікації, а саме: про технологію комунікацій, що охоплює методи і способи підготовки, нагромадження, обробки, передачі і використання інформації, а також про створення інформаційно - комунікаційної системи і її практичного застосування.

В економічній літературі поняття «комунікація», загалом, визначається як обмін інформацією між людьми. Для керування компанією, визначення сутності комунікації необхідно уточнити.

Комунікація - це обмін повідомленнями, у результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить їх до відома співробітників.

Комунікація в системі організаційного керування - це інформаційні зв'язки між працівниками виробництва і керування; засіб, за допомогою якого в єдине ціле поєднується організаційна діяльність, відбуваються зміни в системі керування, а інформація здобуває ефективність для реалізації цілей компанії.

На сучасному етапі розвитку внутрішньофірмової організаційної взаємодії доцільно розглядати комунікації з погляду системи, а також як один з фундаментальних процесів керування. Основою для такого підходу є судження про те, що компанії необхідно розглядати як інформаційну систему, комплексну структуру комунікацій і сукупність взаємин між працівниками, а також їхніми групами безпосередньо усередині компанії і через технічні засоби зв'язку.

Найважливішим елементом, матеріальним змістом і продуктом системи комунікацій є інформація. Відомо, що інформація, у сучасному суспільстві розглядається як стратегічний ресурс, що сприяє економії всіх існуючих видів ресурсів, а процес інформатизації (у загальному значенні - це процес насичення системи керування інформацією), як фактор, що забезпечує прискорення виробничих процесів, підвищення продуктивності праці, що створює реальну можливість для виявлення інноваційних пропозицій.

Розглядаючи глобально проблеми інформатизації економіки і суспільства в цілому, необхідно відзначити, що незважаючи на визначені труднощі, впровадження інформаційних систем і технологій, ефект по їхній реалізації очевидний. У країнах з розвинутою ринковою інфраструктурою давно оцінили важливість фактора інформації в економіці, а створення ефективних комунікаційних мереж є принциповою задачею, базовою умовою подальшого розвитку керованого об'єкту. У соціальному аспекті на рівні компанії комунікація виконує інформаційну, командну, інтеграційну і переконуючу роль.

Усередині компанії визначальним процесом є ієрархічний розподіл повноважень між працівниками, що формує визначення потреби в комунікаціях, спільність і двобічність інтересів співробітників, особливості правил комунікацій.

Кожна компанія, що функціонує як відкрита система, повинна одержувати адекватну інформацію до і після прийняття рішень, тому вимагає якісного інформаційного забезпечення й ефективних комунікацій. При здійсненні основних управлінських функцій - планування, мотивації, контролю, координації - комунікація виступає як інтегруючий фактор: використовуючи потоки інформації, вона направляє повідомлення від однієї ланки до іншої, відповідно до цілям компанії. Фактично, система обробки інформації виступає об'єднуючою функцією для всіх підсистем чи підрозділів компанії. Саме тому створення і використання якісно функціонуючої системи комунікацій є першочерговою задачею менеджера.

Схематично комунікаційні зв'язки в системі керування компанією можна представити у вигляді (рис. 3.1).

Діяльність компанії забезпечується необхідними потоками інформації і прийняттям раціональних рішень, а система комунікацій представляється головним елементом, на основі якої базується структура компанії. Для успішного виконання планів, вирішальним моментом є правильне розуміння працівниками цілей компанії. У свою чергу систему комунікацій можна розглядати, головним чином, як джерело інформації для прийняття рішень.

Комунікаційна політика компанії повинна бути організована таким чином, щоб управлінська інформація забезпечувала спостереження за ходом виробництва, за реалізацією продукції, за послугами, маркетингом і фінансовою діяльністю; здійснювався контроль людських, матеріальних і грошових ресурсів для корегування рішень і своєчасної підготовки використання ресурсів.

Основна вимога до системи інформації: при мінімальних даних досить повно характеризувати стан контрольованих системою керування компанією процесів.

Крім цього до комунікаційної системи пред'являються наступні вимоги:

Забезпечувати стійкість компанії при заданих стратегічних і оперативних рішеннях.

Забезпечувати роботу компанії в умовах невизначеності зовнішнього середовища.

Забезпечувати своєчасну оцінку зовнішнього середовища для створення умов ефективного функціонування компанії.

Забезпечувати підготовку до можливих змін компанії.

Забезпечувати адаптацію компанії до зовнішнього середовища.

У керуванні компанією можна виділити три основні аспекти порушення комунікацій:

технологічний - порушена технологія передачі символів інформації;

семантичний - порушене сприйняття переданої інформації (зв'язано з проблемою кодування і декодування);

аспект ефективності - відношення прибутку від інформації до витрат на її одержання.

Щоб вчасно орієнтуватися і визначати причини неефективних комунікацій, менеджерам необхідно володіти знаннями про різноманіття видів комунікацій, їх технології.

Класифікація комунікацій компанії

Комунікації це не тільки обмін інформацією, її змістом, а і різні форми зв'язку між людьми, що спрямовані на досягнення цілей компанії. У цьому контексті доцільно розглянути існуючі види і технологію комунікацій, сутність цих процесів у досягненні конкретних цілей керування компанією. Це обумовлено тим, що класифікаційні ознаки комунікацій лежать в основі структури керування компанією, делегування повноважень, відносин людей і інше.

Усе різноманіття форм комунікацій можна систематизувати користаючись визначеними класифікаційними ознаками (по видах і технології). Згідно з рис. 2 види комунікацій можна розділити:

По характеру взаємодії.

По терміну дії.

По сфері діяльності.

По типу зв'язку.

По організаційній ознаці.

По кількості учасників.

По терміну дії комунікацій підрозділяються на епізодичні, котрі виникають для рішення одиничних задач, у випадку виникнення форс-мажорних обставин і регулярні (інакше робочі, плановані, ділові), ціль яких - підтримка постійних ділових відносин.

За сферою діяльності розрізняють виробничі, науково-дослідні, невиробничі зв'язки. Така класифікація обумовлена особливостями виробничого процесу і технологією виробництва.

Ціль організаційного принципу класифікації - зв'язати в єдине ціле канали зв'язку з організаційною структурою, коли потоки інформації підлеглі принципам координації і контролю, представляється можливим планування і розподіл існуючих каналів.

По кількості учасників можна виділити однобічні (коли існує тільки канал прямого зв'язку; наприклад, наказ керівника не підлягає оскарженню і дискусії, а вимагає негайного виконання), двосторонні (з елементами зворотного зв'язку; широко представлені в компаніях, побудованих по принципах демократичності, спільності зусиль і діалогу) і багатобічні комунікації (виникають при рішенні екстрених ситуацій, коли необхідно достатня розмаїтість пропозицій за рішенням проблеми).

Більш докладно класифікація представлена на рис.3.2.

Потоки інформації усередині компанії підрозділяються по напрямку і по суб'єктах. По напрямку виділяють: горизонтальні, вертикальні (по зростаючій, по спадаючій) і перехресні (діагональні) комунікації. Дана класифікація лежить в основі організаційної взаємодії в компанії, є інтегруючим механізмом, завдяки якому реалізується процес керування. Вертикальні комунікації є первинними в організаційній структурі; вони визначають умови підпорядкованості працівників, посадові обов'язки, принципи делегування повноважень і т.д. Однак для координації й інтеграції організаційних функцій необхідні комунікації горизонтального повідомлення. Перехресні (діагональні) потоки інформації широко представлені в тих компаніях, де заохочується ініціатива і діє налагоджений мотиваційний механізм, де не існує бюрократичних перешкод на шляху доступу до інформації. Досягнення цілей компанії - головний критерій оцінки доцільності використання перехресних каналів.

Подальша класифікація проводиться на основі її технології. Технологія комунікацій - цілеспрямована сукупність інформаційних процесів, що активно використовує засоби оргтехніки, системи обробки і способи доступу до інформації, поєднує системи зв'язку з комунікативними якостями людини.

Технологія комунікацій включає форму фіксації повідомлення, канал зв'язку, яким дана інформація передана, форму і метод передачі. Повідомлення можна фіксувати у виді записки, протоколу, розпорядження, указу, магнітних носіїв і ін.

Фіксування інформації - найпотужніший засіб компанії і функціонування підприємницької діяльності. Фінансові системи кредитування, контракти з клієнтами, податкові декларації, платіжні доручення завжди матеріалізуються у вигляді документів строгої звітності і викликають у партнера довіру, а значить бажання до співробітництва. У той же час цьому способу комунікацій характерні великі витрати часу на передачу інформації, труднощі відображення всіх деталей подій, відповідальність сторін за обмін, що відбувся, інформацією.

Не фіксованим повідомленням характерна: швидкість передачі, великий обсяг переданих даних (що не завжди ефективно, тому що обсяг інформації, яка плутає, також збільшується), конфіденційність і порівняно невеликі витрати на передачу повідомлень. З іншого боку, використання не фіксуючих повідомлень обмежено в зв'язку з ризиком одержання неперевіреної інформації, а притягти до відповідальності відправника вкрай складно. Тому джерела поширення даного виду комунікацій бажано перевіряти і контролювати.

Для того щоб якісно охарактеризувати сучасну систему комунікацій компанії не досить розглянути її види і технологію. Не менш важливим елементом комунікаційного процесу є сама інформація - той економічний ресурс компанії, заради якого і створюється складна система інформаційного забезпечення.

З усіх видів інформації, приведених на рис. 3.3, пояснення вимагають релевантна, бюрократична й інформація, що плутає.

Під релевантною інформацією розуміється повна і достатня інформація, що відноситься до конкретного питання і яку використовують для рішення тієї чи іншої проблеми.

Інформація, що плутає - це інформація, яку взяли до відома, але яка не має відношення до конкретного питання, ускладнює прийняття управлінських рішень.

Бюрократична інформація - це інформація, що циркулює на підприємстві, але не береться до уваги і не має відношення до рішення конкретних організаційних проблем. Інформація, що плутає і бюрократична інформація є інформаційним шумом, що, виникаючи в каналах комунікаційного процесу, може ускладнювати одержання дійсно значимої для процесу прийняття рішень інформації. З іншого боку, які дані вважати релевантними, залежить від того, якими знаннями про природу поставлених проблем володіє керівник і яких теорій дотримується. Якщо керівник погано орієнтується в області, де він працює, йому знадобиться більша кількість інформації.

Для того, щоб керуюча система якісно виконувала свої функції і не «потонула» в інформаційному шумі, застосовується комплексний підхід до використання потоків інформації різними рівнями керування:

обмеження первинних інформаційних потоків, що надходять на верхні рівні керування;

розвиток горизонтальних і перехресних потоків інформації;

посилення інтенсивності вертикальних інформаційних потоків по зростаючій.

На рис.3.3 приведені відомі критерії інформаційної ефективності. Оцінка отриманих повідомлень за даними критеріям дозволить робити селекцію інформації, знизить рівень інформаційного шуму і підвищить відсоток входу релевантної інформації в систему керування, попередить орган керування про можливі інформаційні перевантаження, підвищить загальну ефективність системи комунікацій.

Комунікаційна мережа компанії - це об'єднання певним чином працівників, що беруть участь у комунікаційному процесі за допомогою потоків інформації чи сигналів.

Сигнал - це перетворена в символи інформація, одержувана на етапі передачі.

При аналізі мережі комунікацій розглядаються не працівники, а комунікативні відносини між ними. Створена керівництвом комунікаційна мережа, представлена нами в загальному виді як класифікація системи комунікацій, утворить реальну організаційну структуру компанії. У залежності від того, як побудовані мережі комунікацій, діяльність функціональних підрозділів і організація зовнішньої політики компанії може відрізнятися визначеним ступенем ефективності.

Тема 7. Керування комунікаційними процесами

Основною метою комунікаційних процесів є забезпечення адекватного сприйняття споживачем інформації, що служить предметом обміну, а також ефективне використання технології передачі повідомлень. Для того, щоб краще зрозуміти процес обміну інформації, критерії його ефективності, форми зв'язку, необхідно мати представлення про стадії процесу комунікацій.

Основними базовими елементами комунікаційного процесу є: відправник, повідомлення (інформація), інформаційний канал, одержувач. Перетворення припускає кодування й адаптацію інформації до особливостей комунікаційних каналів. Носієм є деяка енергія, що змушує переміщатися сигнал по каналах зв'язку. При цьому на кожнім етапі процесу, його елементи піддаються перешкодам (що виникають у підсистемі «відправник» і «одержувач») і шуму (який перекручує інформацію під час її руху по каналах зв'язку). Для нейтралізації даного роду перешкод на всіх стадіях процесу вводять елементи захисту.

При аналізі інформаційної системи необхідно враховувати те, що між структурою, функцією й інформацією не існує однозначної відповідності. Будь-яка функція може виконуватися цілим класом структур при наявності різної інформації.

У цьому випадку аналіз може вирішувати дві задачі:

визначення можливих потоків інформації по даних функціях системи керування;

визначення функцій по заданій вхідній і вихідній інформації.

Синтез інформаційної системи включає усунення дублювання в потоках інформації, зведення до мінімуму обсягів первинної інформації, а також раціоналізацію потоків інформації, орієнтовану на конкретні функції елементів структури системи керування.

Процес синтезу інформаційної схеми складається з наступних етапів:

1. Вивчення існуючих потоків інформації.

2. Побудова функціональної схеми системи керування.

3. Аналіз структури і функцій керування.

4. Побудова структурної схеми для функціональної схеми створюваної системи керування.

5. Визначення раціональних потоків інформації.

6. Побудова схеми потоків інформації зі структури системи керування.

Через інформаційний відділ компанії в структуру надходить в основному інформація про зовнішнє середовище; внутрішнє середовище саме робить інформацію, переміщуючи її по рівнях керування.

На першому рівні здійснюється збір первинних даних, виявлення і реєстрація зведень, що характеризують об'єкт чи процес.

На другому рівні виробляється угруповання й узагальнення первинних даних з метою одержання укрупнених показників. Результати обробки надаються у виді зведень, звітів, документів, у яких міститься інформація, необхідна для виконання функцій контролю, аналізу, планування і керування.

Третій рівень забезпечує виділення інформації, необхідної для рішення стратегічних і складних тактичних задач керування.

Особливість системи керування в тім, що вищий її рівень вирішує стратегічні задачі, зв'язані з перерозподілом ресурсів у великих масштабах. Рішення тактичних задач, цей рівень може тільки контролювати. На нижчому рівні зважуються задачі тактичного характеру при наявності детальної інформації про стан об'єкту. Кадрові й інформаційні ресурси не дозволяють вирішувати довгострокові задачі.

Ця особливість системи керування не завжди відбивається в інформаційній системі. Часто потоки інформації, що йдуть від нижчих рівнів до вищих, представляють ті самі зведення, що лише сумуються й узагальнюються в міру просування до верхніх рівнів. Тому збільшується дублювання і знижується коефіцієнт використання інформації. Разом з тим інформацію по мірі її руху до верхнього рівня необхідно агрегувати, інтегрувати і стискати. При русі інформації "униз" елементи системи керування генерують додаткову інформацію, причому іноді у великих обсягах.

Ступінь інтеграції і навпаки ступінь генерації (розмноження) характеризується коефіцієнтом в, що дорівнює

в =Йвих/ Йвх, (1)

де Йвих - обсяг інформації, що виходить з елемента системи;

Йвх - обсяг інформації, що входить в елемент системи.

Обсяги можуть бути обмірювані числом документів, показників чи трудомісткістю обробки. При русі інформації нагору звичайно в < 1, а вниз - в > 1. При русі інформації відбувається зміна семантичної її цінності. Семантика звичайно враховує доцільність, цінність, корисність чи істотність інформації. Корисність інформації, яка використовується в системі керування, оцінюється по тому ефекту, який вона робить на результат керування.

Якщо додаткова інформація не змінить імовірності досягнення мети, то вона називається дезінформацією і виміряється негативною кількістю інформації. При цьому треба враховувати істотність самої події, істотність часу здійснення події й одержання інформації про нього, а також істотність місця, адреси й інших характеристик реалізації функції керування.

Інформація про яку-небудь подію, отримана занадто пізно, не має ніяку цінність, оскільки змінити вже нічого не можна. Тому в оперативному керуванні необхідно максимально скорочувати тривалість передачі й обробки інформації.

Відносна цінність інформаційних потоків і відносна важливість розв'язуваних задач може розглядатися тільки в ієрархії структурі системи керування. Як своєрідний фільтр інформаційних потоків може служити дерево цілей і критеріїв, що дасть можливість визначити чи має дане повідомлення відношення до розв'язуваної задачі й установити рівень ієрархії, до якого відноситься розв'язувана задача.

Стиском інформації називається скорочення її обсягів до деякої припустимої межі, яку не відчуває споживач у процесі керування. Стиск зводиться до фільтрації інформації і виділенню з її істотних зведень, що дійсно необхідні споживачам інформації. Зміст процесу стиску інформації складається у вивченні статистичних і інших її властивостей, оцінці на підставі цього обміну циркулюючої інформації і прояві її матеріально таким чином, щоб довжина повідомлень дорівнювала створеному обсягу інформації. При цьому стиск здійснюється до деякої припустимої межі, якої не відчуває споживач у процесі підготовки і прийнятті управлінських рішень.

Передумовою для стиску інформації є наступне. Символи повідомлень не рівновірогідні, що звичайно спостерігається в дійсності. У зв'язку з цим повідомлення визначеної довжини L має ентропію (кількість інформації), що приходиться на один символ Н1 < Нmах. Це означає, що при використовуваній ентропії Н1 можна було б одержати таку ж кількість зведень при меншій довжині повідомлень, чим у випадку рівновірогідних всіх цих повідомлень. Величина, на яку подовжується повідомлення, являє собою надмірність у порівнянні з мінімальною довжиною повідомлень, потрібною для передачі даної інформації.

Надмірність інформації визначають коефіцієнтом надмірності:

R=1-H1/Hmax,(2)

і усувають кодуванням, тобто однозначним перетворенням однієї послідовності символів в іншу послідовність.

Нехай деяке повідомлення складається з n символів і має імовірність появи р. При перекодуванні цього повідомлення в нове повідомлення, що має m символів, коефіцієнт стиску буде дорівнює m/n.

Способи стиску інформації можна класифікувати в такий спосіб:

По виду елементу, на якому здійснюється стиск: посимвольне, послівне, по словосполученнях і фразам, по тексту.

По характеру операцій стиску: нерівномірне кодування символів, укорочення символу, абревіатури, усунення символів, уніфікація повідомлень по джерелу і споживачу, більш щільне упакування, анотування, індексація, реферування, опис.

По характеру взаємозв'язку елементів інформації: статистичне кодування, різне кодування, апертурний стиск, стиск з обліком вірогідних властивостей повідомлень, комбінаторний стиск, раціоналізація форм документів, скорочення довжини потоків інформації.

Під вірогідністю інформації розуміють ступінь адекватності відображення нею реальних ситуацій чи процесів. Вірогідність інформації залежить від наявності в ній помилок, що спотворюють дійсні параметри, фактори і показники. Чим більше помилок, тим менш достовірною вважається інформація.

У керуючих системах інформація рухається від джерела до споживача, перетерплюючи різного роду перетворення. При передачі, збереженні чи обробці дискретної послідовності поява перекручування хоча б в одному символі веде до того, що послідовність вважається перекрученою. Тому що поява перекручувань носить статистичний характер, то якість передачі дискретної послідовності можна характеризувати імовірністю появи в ній перекручених символів. Ця імовірність виражається відношенням числа перекручених символів (n) у досить тривалій послідовності до числа символів цієї послідовності (Q), тобто

P= lim n/Q (3)

Тоді імовірність появи неспотвореного повідомлення чи вірогідність інформації визначається співвідношенням

D = 1 - Р (4)

Якщо інформація представляє безупинну послідовність, то для характеристики її перекручування використовується величина, що є функцією відхилення неспотвореної функції часу f (t) від перекрученої. Позначимо її fп (t). Звичайно як величину відхилення вибирається найбільша величина абсолютного значення різниці цих двох функцій на усьому відрізку часу.

E = [f (t) - f і (t) ] (5)

Якщо величина не перевішує деякого граничного значення, то інформація представлена функцією fп (t), вважається неспотвореною. Якщо ж перевішує Е, вважається, що інформація представлена fп (t) перекручена.

Перекручування інформації відбувається через перешкоди. Перешкодою називають сторонній подразник, що діє в системі керування, що перешкоджає правильній передачі, збереженню, перетворенню і представленню інформації.

Оцінка вірогідності інформації сприяє виявленню вузьких місць в інформаційній системі і конкретних винуватих у помилках, що дозволить підвищити ефективність інформаційної системи. Система інформації в кінцевому рахунку повинна забезпечувати необхідною інформацією в необхідний термін і в зручній для використання формі всі елементи організаційної структури, а також створювати необхідний механізм контролю і регулювання.

Найважливішим напрямком діяльності інформаційного відділу є проектування разом з апаратом керування інформаційних потоків компанії. Однак важливо уточнити, що мова йде не про моделювання системи комунікацій компанії, а про моделювання рішення окремих її задач.

Будь-яка компанія настільки неповторна в проектуванні інформаційних систем, наскільки різні цілі і задачі функціонування, що існують матеріальні й інформаційні ресурси, стилі керування і кваліфікація апарата керування. Комбінація зазначених факторів і формує систему інформаційного забезпечення, визначає хід її подальшого розвитку. Оцінка необхідності змін у системі інформаційного забезпечення кожним працівником сприяє комунікаційній інтегрованості, кращому розумінню цілей і задач компанії і, як наслідок, єдності в прийнятті рішень.

Створення функціонального підрозділу відповідального за проектування, формування і розвиток системи комунікацій, адаптацію до змін зовнішнього середовища дозволяє якісним образом поліпшувати процес прийняття управлінських рішень.

Результати поточної діяльності компанії на одну третину залежать від впливу зовнішніх факторів і на дві третини - від внутрішніх. Ці фактори формують компанію як систему, у рамках якої комунікаційні процеси забезпечують взаємозв'язок і взаємодії елементів.

Інформація необхідна для обліку нових тенденцій і об'єктивних вимог науково-технічного прогресу, своєчасного реагування на несприятливі процеси, що спостерігаються в економічному, політичному і соціальному житті суспільства. Тому зміна одного фактору чи, тим більш, декількох жадає від менеджерів прийняття управлінських рішень, які забезпечать збереження особливостей системи.

Зовнішнє середовище діяльності компанії в ринкових умовах ніколи не залишається стабільним, постійним чи незмінним; воно увесь час змінюється. Мінливість зовнішнього середовища - його постійний стан, а його сталість у плині деякого часу розглядається як тимчасовий стан.

Взаємодія компанії з зовнішнім середовищем здійснюється за допомогою реалізації у зовнішнім оточенні функцій діяльності компанії, під якими розуміється здійснення діяльності по виробництву й обмінним операціям між компанією й іншими елементами ринкового середовища.

Взаємодія системи керування компаній України з зовнішнім середовищем на сучасному етапі можна охарактеризувати як складне і невизначене, що обумовлено рядом причин, до числа основних з який варто віднести складність і невизначеність самого зовнішнього середовища, відсутність цілісної системи діагностики її стану, відсутність чіткого представлення в більшості компаній про їх сильні і слабкі сторони. Для зовнішньої інформації характерні приблизність, неточність, уривчастість, суперечливість; по своїй природі така інформація носить вірогідний характер.

Внутрішня інформація виникає в самій системі керування і відбиває в різні часові інтервали розвиток об'єкта керування, його фінансово-господарське положення і директивні заходи, проведені у випадку відхилень від установлених параметрів.

Таким чином, компанія має власний інформаційний простір (рис.3), який можна визначити як сукупність повідомлень, що надходить у систему керування з зовнішнього і внутрішнього середовища.

Зміни в зовнішніх відносинах компанії впливають на внутрішні організаційні комунікації. Коли нестабільність умов функціонування, які пов'язані з відсутністю гарантій у питаннях постачання і збуту, були усвідомлені керівництвом компанії не тільки як тимчасовий фактор, а як невід'ємний атрибут ринкової економіки, виникла необхідність пошуку такої структури керування, що могла б забезпечувати гнучке реагування компанії на зміни в зовнішнім середовищі. Для забезпечення конкурентноздатності, керівництво повинне реагувати на нововведення шляхом перетворення структури компанії в більш ефективну у своїй сфері діяльності. Таким чином, комунікаційні процеси сприяють своєчасному реагуванню на фактори зовнішнього середовища й інформуванню системи внутрішнього керування компанії. Крім того, програмне забезпечення дозволяє організувати моніторинг безупинного систематичного спостереження й аналізу факторів.

Існує економіко-математична модель, що описує вплив факторів на кінцевий результат, а саме: на прибуток. У загальному виді вплив усіх n-ендогенних і k-екзогенних факторів на кінцевий результат П можна представити у виді лінійної регресії:

П = ? kiѓi(бi) + ? гjшj(вj),(6)

i=1 j=1

де k1, k2, … kn і г1, г2, … гn - вагомі коефіцієнти;

i = 1,2…n;j=1,2…k;

П - зміна кінцевого параметра від впливу внутрішніх факторів ;

ѓi(бi) … ѓn(бn) - функції впливу кожного ендогенного фактора бi;

шj(вj)…шj(вj)- функції впливу кожного екзогенного фактора вj;

Слід зазначити, що вирішальною повинна бути не кількість факторів, а їх практична значимість, тобто їхня питома вага, оскільки при їхньому збільшенні математичні розрахунки ускладнюються. Таким чином, фактори, що мають незначний вплив, на практиці використовувати недоцільно, критерієм оптимальності їхньої кількості є нерівність: (n,k) врахованих ? (n,k) істотних.

Використовуючи рівняння регресії, знання факторів впливу дозволяє проводити автоматизовані розрахунки і, таким чином, прогнозувати ефективність прийнятих управлінських рішень.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.4 Інформаційний простір компанії

Чисельність апарата керування, кваліфікація кадрів, застосовувана система логістики, структура комунікацій, технологія інформаційного забезпечення, устаткування, вірогідність і вартість отриманої інформації - це фактори, що впливають на витратну частину при розробці (прийнятті) управлінського рішення. Їх визначають для кожної компанії по-різному, оскільки умови і специфіка функціонування неоднакові. Фактори зовнішнього середовища взаємозалежні, і для різних компаній їх вплив може бути різним. Для забезпечення досягнення поставлених цілей компанії варто розвивати ефективність комунікацій і вчасно реагувати й адаптуватися до змін зовнішнього оточення, більш функціонально використовувати сучасні технології комунікацій, зокрема приймати управлінські рішення, використовуючи різні комп'ютерні методи і моделі.

Напрямку удосконалювання системи комунікацій у керуванні.

До вивчення напрямків удосконалювання системи комунікацій потрібно підходити комплексно, використовуючи системний принцип. Виявивши напрямки раціоналізації комунікацій, але не визначивши програмно-цільового зв'язку, говорити про удосконалювання всього комплексу комунікацій безрезультатно і не перспективно.

Принципи ефективної комунікації:

- принцип ясності - повідомлення має ясність, якщо воно виражено такою мовою і передане так, що може бути зрозуміло одержувачем.

- принцип цілісності - орієнтується на кінцеві цілі управлінських повідомлень. Ціль управлінських повідомлень - сприяти встановленню розуміння в процесі співробітництва, спрямованого на досягнення цілей компанії.

- принцип стратегічного використання неформальної організації. Найбільш ефективна комунікація буває тоді, коли використовують неформальну організацію на додаток до каналів комунікації формальної організації.

Комплекс заходів, взаємодія яких здатна якісним образом поліпшити комунікаційні характеристики компанії може бути описана так:

розробка зовнішньої комунікаційної стратегії;

розробка внутрішньої комунікаційної стратегії;

організація ефективного комунікаційного процесу;

напрямку використання класифікації комунікацій і інформації;

комунікаційна грамотність працівників;

організаційна гнучкість структури керування.

Розподіл системи заходів щодо напрямків вкрай умовно, оскільки всі перераховані заходи можна було б представити у виді єдиного комплексу - комунікаційної стратегії. Однак, для виявлення основних напрямків і вказівки їх значимості, ми уявили комунікаційну стратегію як взаємодію її елементів.

Керівники компанії повинні чітко представляти потреби у фінансових, інформаційних, матеріальних, трудових і інтелектуальних ресурсах, джерелах їх одержання, а також вміти оптимально розрахувати ефективність їх використання, що досягається інструментами економічної стратегії компанії. Її складовою частиною є комунікаційна стратегія компанії, що припускає вибір, облік і взаємний зв'язок напрямків і методів обробки інформації, необхідних для досягнення головної мети.

Комунікаційну стратегію компанії часто зводять до планування маркетингових комунікацій на споживчому ринку, однак її призначення набагато ширше: у керуванні компанією вона має два напрямки - зовнішній і внутрішній.

Зовнішня комунікаційна стратегія. Визначальним аспектом зовнішньої комунікаційної стратегії є здатність адаптації компанії до змін зовнішнього середовища. Ціль кожного виду адаптації компанії до визначених впливів зовнішнього середовища визначається метою вищого порядку - забезпечення ефективної діяльності компанії, що може бути досягнуто, у тому числі і відповідністю стану внутрішніх систем компанії стану зовнішнього середовища; однак при цьому мета кожного виду адаптації залишається автономною. Цілям кожного виду адаптації відповідають різні потреби в інформації і, отже, різні бази для спостереження. Правильне визначення цілей на кожнім рівні дозволяє визначати потреби в інформації і, одночасно, бази для спостереження. Інформація, необхідна для забезпечення процесу адаптації, повинна носити стратегічний характер, оскільки саме в цьому випадку можна забезпечити характер адаптації, що випереджає.

Внутрішня стратегія комунікацій. Внутрішня стратегія комунікацій зв'язана з розробкою і пропагандою філософії компанії, формуванням системи цінностей і стилю поводження, корпоративної культури, мотивації діяльності працівників компанії. Формування останньої ми виділили як окремий напрямок удосконалювання комунікацій, оскільки це одна з найважливіших управлінських цілей сучасного компанії і може бути досягнута тільки за умови кваліфікованої розробки структури і процесів комунікацій між працівниками.

Важливо при аналізі системи комунікацій компанії оцінити потенціал працівника: його відношення до інформації, до каналів зв'язку, до виконання обов'язків і повноважень, стиль керування і взагалі, комунікаційну грамотність.

Для оцінки людського потенціалу, його здібностей різноманітно і якісно використовувати методи керування комунікаційними процесами, необхідно проводити тестування працівників компанії. Питання плануються фахівцями таким чином, щоб підрахувавши бали, було б нескладно визначити характер перешкод, що заважають працівнику проводити обмін інформацією, а значить і приймати рішення. Тести, опитування, анкети й особисті бесіди керівництва з працівниками можуть бути спрямовані на рішення багатьох комунікаційних проблем, але ціль їхнього застосування повинна зводиться до головного: аналізу фактичної системи комунікацій компанії і створенню системи заходів щодо усунення відхилень від бажаних характеристик.

До цілей внутрішньої комунікації компанії варто також віднести розробку нововведень, організаційних змін, організаційної гнучкості структури керування і використанні методології комунікацій компанії.

Для удосконалювання системи комунікацій необхідно враховувати величину і кількість структурних ланок на кожному ієрархічному рівні керування, ступінь формального регламентування організаційних зв'язків. Тим самим забезпечуються можливості для раціонального розподілу повноважень, відповідальності й істотного скорочення обсягу інформації, що циркулює в системі керування.

Для забезпечення більш ефективних комунікацій, кількість рівнів в організаційній структурі повинне бути мінімальним. Бажано, щоб структурні підрозділи компанії реорганізовувалися переважно усередині організаційних рівнів керування. Це необхідно для забезпечення найбільш коротких шляхів проходження інформації і необхідної швидкості у прийнятті управлінських рішень. Тобто, реорганізація системи керування повинна відбуватися з урахуванням розширення горизонтальних комунікацій для того, щоб досягти інтеграції підрозділів на одному організаційному рівні.

При діагностиці системи комунікацій важливо знати причини неефективних комунікацій. На практиці існуючі форми комунікацій створені без чітких цілей, тому вони не зовсім раціональні. Для рішення проблеми готовності комунікації необхідно використовувати логіку, усвідомити мету, передумови, визначити варіанти, вибрати повідомлення, вибрати засоби комунікації і того, хто повинний передавати повідомлення.

Причинами, що заважають комунікації, є:

1. Погане формулювання повідомлень - розпливчастість даних, відсутність послідовності і т.д.

2. Помилкова інтерпретація повідомлень. Часто буває недостатньо передати інформацію, її варто супроводити роз'ясненнями, що були б зрозумілі споживачу інформації.

3. Втрати при збереженні і передачі інформації. Практика показує, що послідовна передача повідомлень зменшує їхню точність.

4. Неуважність і відсутність бажання читати повідомлення.

5. Невизначеність у тлумаченні повідомлення. Ясність для керівника звертається неясністю у підлеглого, що викликає відстрочку виконання чи неправильне виконання.

6. Адаптація чи період переходу до реалізації повідомлень. Повідомлення впливають на людей по-різному і потрібен час для повного осмислювання повідомлень.

7. Недовіра до автора повідомлень. При недостатньо продуманих, нелогічних рішеннях повідомленнях, які часто скасовуються чи змінюються.

8. Передчасна оцінка повідомлень, упередженість в оцінці. Замість того, щоб зберегти нейтральну позицію під час обміну думками, слухач вже прийняв своє рішення.

9. Замовчування інформації.

При діагностиці системи комунікацій рекомендується також удосконалювати інформаційні потоки, використовуючи наступний перелік характеристик:

- термінологія при формуванні схем інформаційних потоків повинна бути єдиної.

- щоб не було незамінних працівників апарата керування, варто уніфікувати й описувати процедуру підготовки і проходження документів.

- всяке управлінське рішення повинне прийматися з мінімальними витратами засобів.

- виконавець повинний бути зацікавлений у якісному і своєчасному виконанні рішення.

- контроль виконання повинний бути подвійним, роботу контролерів також треба стимулювати і контролювати. Однотипні, постійно повторювані рішення повинні контролюватися не в процесі виконання, а за результатами з покладанням максимальної відповідальності на виконавця.

- той, хто готує рішення і той, хто виконує повинні бути досить про нього інформовані.

- виконання рішення варто доручати працівникам, що мають реальну можливість виконати його у встановлений час.

- при підготовці і виконанні рішення співробітникам у більшій мірі варто взаємодіяти по горизонтальних рівнях керування, вищестоящих керівників інформувати тільки про результати.

- варто не забувати, що статистична інформація за тривалий період важливіше, ніж щохвилинне зведення.

- первинні документи повинні готуватися в мінімальній кількості екземплярів, передаватися в порядку підзвітності і зберігатися в архівах чи у кінцевих контрольних підрозділах.

- документи варто конструювати таким чином, щоб, детально не вчитуючись, можна було виносити оцінні судження типу: добре, погано, краще, гірше і т.д.

- діяльність виконавців не слід детально регламентувати, необхідно залишати їм можливість знаходити раціональні шляхи в компанії своєї роботи.

- скорочення довжини потоків документованої інформації здійснюється двома шляхами: встановленням і змістом мінімально необхідного, але достатньої кількості документів для управлінської діяльності і підвищенням оперативності документообігу.

Для реалізації зазначених заходів необхідно:

використовувати в управлінській діяльності раціональні графіки руху інформації;

2) робити упорядкування документів відповідно до номенклатури справ;

3) погоджувати форми і зміст документів, що направляються в дві і більш адреси використання;

4) визначати порядок розгляду документів;

5) вчасно тиражувати документи відповідно до кількості споживачів;

6) раціонально використовувати час з урахуванням попередньої підготовки документа.

Сучасний розвиток економічних відносин у керуванні компанією вимагає організації комунікаційних процесів на якісно новому рівні. Комунікації є засобом включення компанії в зовнішнє середовище і є інтегруючим механізмом, що з'єднує функції і методи керування, сприяє розробці і прийняттю управлінських рішень, забезпечуючи загальну ефективність керування. Основна мета комунікаційної стратегії - внутрішня інтеграція і зовнішня адаптація в умовах постійного узгодження з цілями функціонування.

Аналіз інформаційних систем об'єктів керування дозволяє виявити порушення основних принципів інформаційного забезпечення процесу керування компанією.

Тема 8. Сутність та зміст управління комунікаціями

Управління інформаційним зв'язком, або комунікаціями, в проектах включає дії, необхідні для забезпечення своєчасного отримання, збору, поширення, зберігання і кінцевого розміщення проектної інформації. Воно забезпечує дуже важливі зв'язки між людьми для обміну ідеями та різного роду інформацією, що в кінцевому підсумку необхідно дня успішного завершення проекту. Будь-яка особа, залучена до роботи в рамках проекту, повинна бути готовою до пересилання та прийому інформації на «мові» проекту по встановлених каналах, повинна розуміти, як ці комунікації впливають на проект в цілому.

Управління комунікаціями проекту повинно бути націлене на групову взаємодію в рамках управління проектом і включає:

1. інформацію проекту, тобто зібрані, оброблені і розподілені дані, що включають як вихідні дані, так і ті, які одержані в результаті прямих розрахунків, аналітичної обробки, эксперных оцінок і ін.;

2. засоби обробки інформації, тобто інформаційні технологии, що базуються на сучасних програмних продуктах;

3. засоби комунікації, що базуються на сучасних засобах зв'язку, орієнтовані на забезпечення своєчасного збору, генерації, розподілу і збереження і передачі необхідної проектної информації;

4. документування робіт - збір, обробка та збереження документації по проекту.

Всі учасники інформаційної системи проекту, а також їхні вимоги до документації й системи повинні бути ідентифіковані до початку розробки інформаційної системи проекту.

Учасники інформаційного обміну в проекті:

замовник/ споживач;

інвестор;виконавець;

керівник проекту;

консультанты;

контрольні органи;

громадські організації та приватні особи.

Рис. 1. Схема інформаційного обміну в організації

Інформаційний зв'язок у проекті є широким поняттям і включає обширні знання, що не відносяться до напряму проектного оточення. Наприклад:

Моделі «відправник-одержувач» -- цикли зворотного зв'язку, комунікаційні бар'єри і т. ін.

Вибір засобів комунікації - коли інформувати необхідно в письмовій формі, а коли в усній, коли можна написати неформальну записку, а коли треба скласти офіційний звіт і т. ін.

Стиль написання - активний або пасивний, побудова речення, добір слів і т. ін.

Засоби комунікації - в основному мова, проектування візуальних засобів подання інформації І т. ін.

Техніку управління нарадами - підготовка порядку денного, розгляд конфліктів і т. ін.

Документи проекту, їхня форма, класифікація, вимоги до них

Документом є носій письмової чи графічної інформації. Він є основним первинним елементом комунікаційної системи проекту.

Документація може бути класифікована в такий спосіб:

* установча (устав та інші установчі документи);

* інвестиційна (бізнес-плани, обґрунтування інвестицій, техніко-економічні обґрунтування й ін.);

* проектно-конструкторська (креслення, специфікації й ін.);

* проектно-кошторисна (проекти організації робіт, кошториси й ін.);

* нормативно-технічна (стандарти, норми, правила й ін.);

* документація по якості;

* технологічно-робоча (інструкції, технологічні карти й ін.);

* організаційно-розпорядницька:

а) організаційна (організаційна структура, матриці відповідальності, положення про підрозділи, про менеджера проекту, правила внутрішнього розпорядку й ін.);

б) розпорядницька (накази, розпорядження, указівки, інструкції й ін.);

* інформаційно-довідкова (протоколи, акти, листи, довідки й ін.);

* планова (плани проекту, календарні графіки, сітьові графіки, гістограми, таблиці й ін.), у тому числі прогнозна;

* звітна (баланси проекту й підприємств-учасників, звіти про витрати й ін.);

* облікова (плани рахунків, головна книга й інші регістри бухгалтерського чи управлінського обліку й ін.);

* розрахунково-платіжна (розрахункові відомості, чекові книжки, платіжні доручення й ін.);

* контрактна (договір про наміри, договори (контракти), акти прийому-здачі, протоколи узгодження ціни й ін.);

* транспортна (накладні, маршрутні листи, й ін.);

* документація стратегічного характеру (стратегічні цілі проекту, концепція проекту, політика в сфері якості, кадрів й ін.);

* документація загального характеру.

Планування інформаційного зв'язку

Планування інформаційного зв'язку включає визначення інформаційних і комунікаційних потреб зацікавлених осіб: хто в якій інформації має потребу, коли вона їм знадобиться і як вона до них надходитиме. Усі проекти потребують передачі проектної інформації, але інформаційні потреби і методи поширення широко варіюються. Визначення потреб зацікавлених осіб в інформації і відповідних способів задоволення їх є важливим чинником успішного виконання проекту.

У більшості проектів значна частина планування комунікацій виконується в самих ранніх фазах проекту. Проте, результати цього процесу повинні регулярно переглядатися і коригуватися в разі необхідності, щоб гарантувати безперервне їх застосування.