В последние десятилетия изучение организаций и их поведения стало главной задачей исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область - теорию организации. Косвенным путем вклад в теорию организации внесли специалисты, работающие в таких отдаленных областях знаний, как биология, математика, психология животных, логика и философия. Непосредственно способствовали созданию теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальной психологии человека, политическим наукам и истории. Кроме того, способствовали ее развитию дисциплины, связанные с областью предпринимательской деятельности: общая теория делового руководства, теория человеческих отношений, исследование операций и наука управления, а также промышленная социология. Все возрастающий интерес, проявляемый специалистами по общественным наукам к исследованию предприятия, свидетельствует о значении социальных и культурных норм в развитии организации. Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организация - это:

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3. Объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Однако все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации - это 1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща) и 3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Одной из важных структур организации является социальная организация. Ее можно определить так: "Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении”.

Человеческие (социальные) организации имеют многообразные формы: военные организации, предпринимательские и политические организации, добровольные ассоциации и другие формы организации общественной деятельности.

Во взаимоотношениях людей внутри организации существует иерархия (гр. священная власть) - принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, состоящий в упорядочении взаимодействий между уровнями в порядке от высшего к низшему.

Каждый из двух или более уровней выступает как управляющий по отношению ко всем нижележащим и как управляемый, подчиненный по отношению к вышележащим. В иерархически построенной системе каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественно осуществляются функции согласования, интеграции. Иерархия в организации систем необходима в связи с тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. На нижних уровнях используется конкретная, охватывающая лишь отдельные стороны функционирования системы, информация, а на более высокие уровни поступает обобщенная информация, характеризующая условия существования всей системы, и принимаются решения, относящиеся к системе в целом.

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо сначала определить, что такое система.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Машины, компьютеры, телевизоры - все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

Управление рассматривается как особая система, включающая в себя:

субъект и объект управления

собственно процесс управления

обратную связь между объектом и субъектом.

Система как целостность приобретает новые свойства, новые качественные характеристики, не содержащиеся в отдельности в образующих элементах - эффект целостности, ради которой и создаются системы.

По уровню иерархии системы классифицируются на:

Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), люди (самосознание, мышление, нетривиальное поведение), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы. некоторые общие свойства систем:

1. Каждая система имеет определенную структуру, обусловленную формой пространственно-временных связей или взаимодействий между элементами системы. Систему можно назвать организованной, если ее существование либо необходимо для поддержания некоторой функциональной (выполняющей заданную работу) структуры, либо, напротив, зависит от деятельности такой структуры.

2. Согласно принципу необходимого разнообразия, система не может состоять из элементов, лишенных индивидуальности, идентичных. Нижний предел разнообразия - не менее двух элементов ("протон и электрон", "болт и гайка", "он и она"), верхний - бесконечность. Разнообразие отличается от числа разновидностей элементов. Неодинаковость частей системы определяет ее гетерогенность.

3. Свойства системы невозможно постичь лишь на основании свойств ее частей. Решающее значение имеет именно взаимодействие между элементами. По отдельным деталям машины перед сборкой нельзя судить о ее действии. Совместный эффект от воздействия двух или более различных факторов почти всегда отличается от суммы их раздельных эффектов. Степень несводимости свойств системы к сумме свойств отдельных элементов, из которых она состоит, - особое качество целостности, определяет эмерджентность системы, или синергию ее элементов.

4. Выделение системы делит ее мир на две части - саму систему и ее среду. По характеру связей, в частности - по возможности обмена веществом и энергией со средой, в принципе мыслимы: изолированные системы (обмен невозможен); замкнутые системы (невозможен обмен веществом); открытые системы (возможен обмен и веществом, и энергией). В природе существуют и в теории организации рассматриваются только открытые системы. Системы, между внутренними элементами которых и элементами среды осуществляются переносы вещества, энергии и информации, носят название динамических систем.

5. Преобладание внутренних взаимодействий в системе над внешними и лабильность системы по отношению к внешним воздействиям определяют ее способность к самосохранению, благодаря качествам выносливости и устойчивости - постоянству экономической системы поддерживается непрерывно выполняемой ею внешней циклической работой ("принцип велосипеда"). Для этого необходимы проток и преобразование энергии в системе. Вероятность достижения главной цели системы - самосохранения (в том числе и путем самовоспроизведения) - определяется как ее потенциальная эффективность.

6. Действие системы во времени называют ее поведением. Вызванное внешним фактором изменение поведения обозначают как реакцию системы, а качественное изменение реакции системы, связанное с изменениями структуры и направленное на стабилизацию поведения, - как ее приспособление, или адаптация. Закрепление адаптивных изменений структуры и связей системы во времени, при котором ее потенциальная эффективность увеличивается, рассматривается как развитие или эволюция системы. Возникновение и существование всех материальных систем в природе обусловлено эволюцией. Динамические системы эволюционируют в сторону усложнения организации и образования подсистем. При этом усиливаются такие эмерджентные свойства (качества) системы, как управляемость и самоорганизация.

7. Важной особенностью эволюции систем являются неравномерность, отсутствие монотонности. Периоды постепенного накопления незначительных изменений иногда прерываются резкими качественными скачками, существенно меняющими свойства системы. Обычно они связаны с так называемыми точками бифуркации - раздвоением, расщеплением прежнего пути эволюции. От выбора того или иного продолжения пути в точке бифуркации очень многое зависит, вплоть до появления и процветания нового мира вещей, организмов, социумов или, наоборот, гибели системы.

8. Любая реальная система может быть представлена в виде некоторого материального подобия или знакового образа, то есть соответственно аналоговой или знаковой моделью системы. Моделирование неизбежно сопровождается некоторым упрощением и формализацией взаимосвязей в системе. Эта формализация может быть осуществлена в виде логических (причинно-следственных) и/или математических (функциональных) отношений.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы - знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Для закрытых систем характерна детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организации, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится е последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Рис.1. представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Входы Преобразования Выходы

Рис.1. Организация как открытая система

миссия оргструктура административная власть

Рис.2. Процесс управления с точки зрения открытой системы.

Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

1) Начнём с проблемы определения размеров и границ организации. Применительно к организациям экономическим (предприятиям, фирмам, корпорациям и проч.) данная проблема сводится фактически к определению размеров производства и сбыта продукции. Это обуславливается тем, что любой капитал в организованной форме последовательно проходит или три известные стадии движения, если он связан с производством, или две, если этот капитал оперирует только в сфере обращения, или одну, если это денежный капитал, предоставляемый в ссуду.

Схематично это выглядит следующим образом:

Д - Т (с. п., р. с.).П. Т' - Д',

где первая фаза связана с приобретением необходимых факторов производства (средств производства и рабочей силы), вторая фаза - непосредственно производство, где происходит возрастание стоимости, третья - реализация товара.

Д - Т - Д',

где первая фаза связана с приобретением товаров у производителей оптом торговым капиталистом, а вторая - с его реализацией непосредственным потребителям.

Д - Д',

где денежный капитал предоставляет деньги в ссуду другому экономическому субъекту. Здесь отсутствует объем производства как таковой, но имеется параметр, фактически очень близкий ему. Это - общая величина денег, отдаваемая в ссуду.

Общий алгоритм решения подобного рода задачи для всех организованных форм капитала сводится к соотношению результата деятельности и затрат с ней связанных. Размер и граница организации будут связаны с максимизацией превышения результата над затратами (максимизацией прибыли от деятельности).

В экономической теории существуют два подхода к решению данной проблемы (один исторически предшествует другому). Первый - на основе неоклассических постулатов, когда задача определения размеров и границ фирмы связана с использованием аппарата производственной функции. В наиболее простой интерпретации объем производства, когда прибыль, получаемая фирмой, является максимальной, определяется при условии равенства предельных издержек и предельного дохода. Это означает, что фирма оптимальным способом использует имеющиеся у нее ресурсы, при условии бесплатности рыночных трансакций.

Второй подход дает возможность определить искомый объем производства с учетом транзакционных издержек при не бесплатности рыночных сделок (трансакций). Здесь аппарат производственной функции заменяется сопоставлением специфических издержек, которыми являются отмеченные выше транзакционные издержки. Их учет позволяет определиться с включением (исключением) в состав организации (фирмы, предприятия) той или иной конкретной деятельности, например, собственного производства комплектующих или их закупки, создания собственной сбытовой сети или работы с оптовым торговцем и проч.

Для организованного капитала, занятого профессионально сбытом продукции, доведением ее до конечного потребителя (торговая фирма, торговое предприятие), оба отмеченных подхода также правильны. В первом случае объем сбыта, при котором получается максимальная торговая прибыль, соответствует ситуации, когда предельные торговые издержки равны предельному торговому доходу (при условии бесплатности рыночных трансакций).

Во втором случае такой объем сбыта определяется посредством соотношения транзакционных издержек, когда торговец может установить, сбыт какой продукции и в каком объеме следует сделать частью собственной организации, а какой - исключить из структуры организации.

Для денежного капиталиста решение проблемы размеров и границ организации также лежит в русле двух отмеченных выше подходов, так как при рассмотрении данного вопроса денежный капиталист, как и всякий другой, соотносит результат и затраты, при необходимости превышения первого над вторым.

В рамках первого (неоклассического) подхода определяется величина денег, которые могут быть отданы в ссуду для получения максимума прибыли. При этом происходит соотнесение предельных издержек, связанных с выдачей денег в ссуду, с предельным доходом, который можно получить, предоставляя данные деньги в ссуду (решается задача оптимизации распределения ресурсов предприятия фактически при помощи аппарата, близкого к аппарату производственной функции, при условии бесплатности рыночных трансакций).

Второй подход (на основе транзакционных издержек) также дает возможность решения задачи определения границ и размеров организации. Денежный капиталист при условии не бесплатности рыночных трансакций определяет, какой вид деятельности сделать частью структуры организации, а какой - исключить.

2) Следующая задача теории организации - определение способа упорядочивания элементов организации.

Как мне представляется, это возможно только при помощи исследования внутренней структуры организации. В результате его проведения обозначились три различных подхода к решению отмеченной проблемы.

Первый связан с выделением линейной, функциональной, линейно-функциональной, дивизиональной, матричной структур организации. В работе подробно будут сопоставлены линейно-функциональная и дивизиональная структуры фирмы. Это связано, прежде всего, с тем, что данные структуры наиболее широко используются на современных предприятиях (в фирмах).

При всей своей распространенности данный подход страдает односторонностью и не учитывает важнейшие для менеджмента отношения: собственности, контроля и управления. Это противоречие снимается при рассмотрении другой классификации внутрифирменного упорядочивания элементов, делящей структуру организации на унитарную (У), холдинговую (Х) и мультидивизиональную (М) структуры. Самостоятельное значение имеет третий подход к решению проблемы определения способа упорядочивания элементов организации - сетизация, отказ от вертикальных структур организации, переход к плоским структурам Мильнер Б.З., Евенко Л.И., Рапопорт В.С. Системный подход к организации управления. - М.: Экономика, 1983.

3) Третий вопрос, который должна решать теория организации, - это определение элементарной единицы ("атома”) организации.

В экономических организациях (фирмах, предприятиях) выделяют два вида таких структурных единиц. Первый - технологическая единица на основе разделения труда на некоторые элементарные составляющие с закреплением трудовых заданий за определенными работниками (или группами работников). При этом возникают хорошо известные структурные единицы в виде отделов, служб, цехов, участков и т.д. Для их успешного функционирования особенно необходимой становится координация деятельности, которая даже может выделиться в специальную функцию менеджмента.

Второй вид структурной единицы организации - это бизнес-процесс, представляющий собой экономическую единицу, когда бизнес компании делится на некоторые составляющие, имеющие своего конечного потребителя как внутри фирмы, так и вовне. В результате появляются новые структурные единицы - процессные (процессные команды, группы и проч.)

4) Последним (четвертым) вопросом, решаемым теорией организации, является определение способа адаптации организаций к изменениям, прежде всего внешней среды.

Здесь выделяют два момента, имеющих не только содержательную, но и историческую стороны. До недавнего времени одним из незыблемых постулатов теории организации и менеджмента был постулат о жесткости структуры организации. В результате изменений во внешней среде организации (фирмы, предприятия) происходило только изменение функций и зон ответственности подразделений компаний. Незыблемость внутрифирменной структуры в рамках какого-то временного интервала сочеталась с известной гибкостью внутреннего содержания структурных подразделений.

В настоящее время в этом вопросе происходит кардинальное переосмысление самого постулата жесткости. На смену жестким структурам приходят гибкие. При изменении параметров внешней среды фирма изменяет саму структуру компании. Элементом приспособления к изменениям становится не внутреннее содержание жестких структур подразделений, а сами подразделения.

1.2 Подходы к управлению организацией