Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция № 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИЩЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения и поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах, а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, утверждается Указом Президента РФ 17 марта 1994 г. №552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная.

Последнюю составляют архивные фонды и архивные объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организациях.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Рассмотрим организационно-распорядительную документацию (ОРД), которая применяется при исполнении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играет особую роль среди всех других систем управленческой документации.

В состав ОРД входят:

организационные документы:

- устав;

- структура и штатная численность аппарата управления;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о персонале;

- положение о структурном подразделении предприятия;

- должностная инструкция;

распорядительные документы:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- инструкция;

информационно-справочные документы:

- протокол;

- акт;

- письмо;

- докладная и объяснительная записки;

- справка;

- телеграмма;

- телефонограмма и др.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ

Важным шагом по пути улучшения документооборота явилась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также классификацию и индексацию документальных материалов на основе применения современной техники. Цель ЕГСД - довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки и защиты служебной информации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

- документирование;

- труд;

- механизацию делопроизводственных процессов.

Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.

Большую помощь в вопросах документирования оказали государственные стандарты на управленческую документацию. Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е. введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами.

ОCНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из следующих моментов: документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

Документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

- организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные - от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения - на срочные и несрочные документы;

по срокам хранения - постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

По степени подлинности документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа);

на подлинники (документ в окончательной редакции);

на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычислительных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования защищаемой информации.

Содержание проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:

1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.

2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.

3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и находящимся в пей массивам данных.

4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.

5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушения ее физической целостности), а с другой - возможность несанкционированного использования информации (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.

2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.

3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).

4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.

5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.

Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных - это защита данных от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.

2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность - это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциальность - это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предоставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.

Организационные формы защищенного делопроизводства

Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по делопроизводству. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.)

Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;

III категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;

IV категория - до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

Должностной состав и обязанности работников делопроизводства

Единой номенклатурой должностей служащих определен следующий состав работников делопроизводства:

Начальник канцелярии

Заместитель начальника канцелярии

Помощник руководителя учреждения

Секретарь коллегии

Методист

Заведующий архивом

Заведующий экспедицией

Редактор

Корректор

Инспектор

Секретарь - стенографистка

Делопроизводитель

Секретарь

Стенографистка

Машинистка

Экспедитор

Курьер

Должностные обязанности работников делопроизводства даны в Квалификационном справочнике должностей служащих, в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.

Общие требования к условиям труда работников делопроизводства

Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда .К числу основных факторов относятся: размещение помещений; освещение помещений и рабочих мест; микроклимат; шум; окраска помещений; режим работы (труда и отдыха); создание необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; повышение общей культуры труда.

В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления. Установить 5-минутные перерывы после каждого часа работы (для машинисток через каждые 45 минут) для проветривания помещений.

Основные требования к оборудованию рабочих мест

В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место - зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего. Расположение орудий труда на рабочей поверхности стола должно быть таким, чтобы очередная рабочая операция начиналась в том месте, где закончилась предыдущая. На столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности, картотеки, журналы, дела и т.п.

В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуется, располагаются на верхних полках или в верхних ящиках; все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже (например, машинистка в верхнем ящике стола размещает бланки и чистую бумагу, ниже - копировальную бумагу, затем - конверты и в самом низу - ленты пишущей машины, предметы ухода за машиной и др.). Правый верхний ящик письменного стола всегда отводится для наиболее часто употребляемых принадлежностей - карандашей, ручек, резинок, скрепок и т.д. Телефон должен стоять на столе или специальной подставке слева так, чтобы телефонную трубку можно было держать в левой руке, а в правой - ручку для записи необходимой информации. Дополнительная мебель расставляется так, чтобы в любой момент можно было достать предметы не вставая.

Образцовый порядок на рабочем месте - залог высокой производительности труда.

Наиболее удобна мебель следующих габаритов: высота крышки стола над уровнем пола - 71 см, для машинистки - 65-68 см.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей, штампов, денег и бланков строгой отчетности. Сейф всегда должен быть закрытым. Открывается только тогда, когда из него берут или кладут необходимый предмет. В сейфе не должно быть ничего лишнего тем более личных вещей сотрудников. Закончив работу, сотрудник должен опечатать сейф.

Ответственность за хранение документов, находящихся на исполнении, возлагается на служащих-исполнителей. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих подразделениях учреждения. Ответственность за хранение документов несут секретари. Хранение документов вне папок, на столах или в незакрытых ящиках столов строго запрещается.

Ключи от столов, шкафов, сейфов хранятся в местах, установленных руководителем учреждения, или структурных подразделениях.

документооборот защищенный приказ архивный

Лекция № 2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15-гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа. Расположение наиболее используемых реквизитов документа приведено на рис. 1.



Рис. 1

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:

ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР "ОРИОН"

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования закрытое или открытое акционерное общество:

ЗАО "ПИЛОТ"

ОАО "РЕАЛ"

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

000 "СИГМА"

"SIGMA"Lid

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО"АКСОНТ"

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

ЗАО "КРОКУС"

07. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернет, номер и дату лицензии и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например: ПРИКАЗ, АКТ, и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 11.03.98

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 19 сентября 1998 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

- дела по номенклатуре;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей;

- наименований видов документов и т. п.

Например:

№1-3/115 (1-номер структурного подразделения,

3 - номер дела по номенклатуре,

115-порядковый номер документа)

№ ОМ-3/115 (ОМ -отдел маркетинга,

3 - номер дела,

115- порядковый номер документа)

№115/ЮЛ-3 (115-порядковый номер документа,

ЮЛ - Юрий Лужков,

3 - номер дела).

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921, где

01-20-105 - номер, присваиваемый Центробанком,

11921- номер, присваиваемый ГТК РФ.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №__ от____

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Например, на бланках ЗАО "Московская школа секретарей" место составления -"Москва" - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит.

13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна

Экз. №2

14. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО "Вист"

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

Смирновой А.И.

или

Генеральному директору

компании "Луч"

г-ну Рощину В.Б.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций иди подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, фамилия и инициалы;

- почтовый адрес.

- Например:

ОАО "Профит"

Начальнику департамента кадров

Рогову А.В.

113209, Москва

ул. Полянка, 17

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО

"Эра" Г-ну Рудневу И.В.

127408, Москва

ул. Остоженка, 14

стр. 2, офис 5

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой "Правилами почтовых отправлений РФ".

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

P. Lunin

32-17 Ordinka

Moscow119215

Russia

Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО

"Развитие"

г-ну Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков (см. рис. 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

15. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Гранд"

Подпись А.В. Дашков 02.09.98

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол Совета директоров

от 21.09.98 №4

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора ЗАО "Экос"

от 03.09.98 №21

16. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения;

- подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.98.

или

Соловьеву А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.98.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например:

в письме о сроках поставки продукции

в приказе об увольнении Иванова И.И.

в положении об отделе маркетинга

чего (кого)?

Например:

акт списания продукции

протокол общего собрания акционеров

правила техники безопасности

должностная секретаря-референта инструкция.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".

19. Текст документа является основным элементом любого документа. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй -выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая - решение, распоряжение, просьбу, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных "Кодекс".

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

В соответствии с постановлением правительства Москвы

от 21.02.98 №240-П

"О введении новых тарифов... "

В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

и в совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа, например:

"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества входит...", "комиссия установила:...".

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.).

20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: и Приложение:

1. Контракт от 20.07.98 №21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.98 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО "Эра"

от 01.04.98. №12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: гарантийное письмо ОАО "Луч" от 09.09.98 №3-2/155

и приложение к нему, всего на 4 л.

21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор ОАО "Луч" Подпись О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "подпись" не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: ;

Генеральный директор Подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер Подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

Подпись Л.И. Петров Подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

завода "Энергия" социальной защиты

Подпись И.П. Трушин Подпись И.С. Силаев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись А. С. Долохов

Члены комиссия Подпись Л.И. Антонова

Подпись О.Р. Грошев

Подпись А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись О.И. Трофимов

03.04.98

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления АКБ

“Империал” от 03.04.98 № 5

23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визирующего, например:.

Юрисконсульт

Подпись Н.И. Власов

06.06.98

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись И.О. Громов 1 01.07.98

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита "Подпись".

24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

25. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа полтиннику. Отметка содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова

8 09.09.98

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись".

26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов 3249587

или

Устинов Николай Петрович

3249587

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.98 №1297

Подпись 06.04.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. №00001

Дата 08.01.98

29. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код лица, вводившего документ, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации (дату, количество экземпляров количество листов документа и т. п.).

Например:

DOCN /RASP/200498.DOC

Такая отметка необходима для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по Имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Отметку располагают в границах нижнего поля документа.

Лекция № 3 Технология работы с документами. Организация документооборота на предприятии

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес Отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Службы ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания Или поступления документа путем проставления на нем индекса даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего Использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

- индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17,

где 218- порядковый регистрационный номер;

08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ М 28, протокол М 3, акт М 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что дозволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

При ведении карточной системы регистрации документов службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового Календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

автор (корреспондент);

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих документов);