Организация защищенного делопроизводства

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве -- 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены в нем на 2 группы. К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень, к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для негосударственных предприятий и организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций, хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов".

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности ; их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить ; их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров , (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты , предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким ; исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. -- "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (см. рис. 22);

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Рис. 23. Заверительный лист

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу) (см. рис. 42).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

- в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д;

- в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

000 "Марвол"

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК

От 00.00.98 №

ОПИСЬ № 1

00.00.98 за ___1995 ________ год

В опись включено _________________________ дел с № ____ по №__________

(цифрами, прописью)

Референт Подпись И.О. Фамилия

Итоговую запись к разделу описи за ______________ года заверяю

Председатель ЭК Подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

Подпись И.О. Фамилия

00.00.98

Рис. 24. Опись дел постоянного срока хранения

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт (см. рис. 43). В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела".

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Компания "Аэростар" УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор

10.01.98 № 5 Подпись И.О. Фамилия

о выделении документов к 10.01.98

уничтожению М.П.

На основании "Перечня документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". М.. 1989 г. отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого ___________________________ дел за _______________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел за _________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК Подпись И.О. Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О. Фамилия

Рис. 25. Акт о выделении документов к уничтожению

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями на основе договоров, в которых оговариваются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государственные и муниципальные архивы. В соответствии со статьей 5 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 07.07.93 № 5341--1 архивы коммерческих организаций, принадлежащие им на праве собственности, могут быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ. В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда РФ коммерческие организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.

Размещено на Allbest.ru