Методические аспекты обучения сотрудников ОУ ФМС по НСО

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

I. Теоретические основы обучения персонала 5

1.1 Понятие методов обучения 5

1.2 Значение и принципы выбора метода обучения персонала 8

1.3 Виды методов обучения 9

II. Программа семинара для сотрудников ОУ ФМС по НСО в Советском районе «Паспорта нового поколения для гражданина РФ» 17

РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ 17

1.1 Цели и задачи семинара 17

1.2 Требования к уровню освоения семинара 17

1.3 Виды и формы контроля 18

1.4 Виды активных методов и форм обучения 18

РАЗДЕЛ 2. СОДЕРЖАНИЕ СЕМИНАРА 19

2.1 Тематический план семинара с распределением часов по темам и видам работ 19

2.2 Содержание отдельных тем 19

РАЗДЕЛ 3. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЕМИНАРА 20

3.1 Список вопросов для подготовки к собеседованию 20

3.2 Список рекомендуемой литературы 20

III. План-конспект занятия по теме «Автоматизация рабочего процесса по принятию заявлений на выдачу заграничных паспортов с помощью новых технологий» 21

1. НАЧАЛО РАБОТЫ ОПЕРАТОРА 21

1.1 Список сокращений, используемых в работе на семинаре 21

2. ПРОГРАММА АРМ «ПРИЁМ ЗАЯВЛЕНИЙ» 23

2.1 Вход в программу АРМ и основное окно программы 23

2.2 Работа со списком анкет 24

3. РАБОТА С АНКЕТОЙ ЗАЯВИТЕЛЯ 26

3.1 Создание новой анкеты 26

3.2 Редактирование анкеты 29

3.3 Задача «Сканирование анкеты» 30

3.5 Операции с анкетой Заявителя 33

3.6 Формирование анкеты 37

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 44

ВВЕДЕНИЕ

В связи с резкой активизацией мероприятий по борьбе с международным терроризмом и незаконной миграцией, проводимых мировым сообществом, возникли настоятельные требования по совершенствованию системы национальной безопасности в пограничной сфере, в сфере борьбы с нелегальной миграцией, криминальными и террористическими проявлениями, повышению эффективности противодействия незаконному проникновению на территорию Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства. Кроме того, для обеспечения взаимного признания заграничных документов нового поколения, появилась необходимость изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового образца на основе использования технологий автоматизированной биометрической идентификации личности.

Несмотря на наличие эксплуатационной документации на программно-технический комплекс ОУ ФМС, описания его составных частей и отдельных элементов (паспорта и формуляры на технические средства, и программные обеспечения), нет документа и материалов, в которых с единых позиций освещались бы вопросы приема заявлений на выдачу заграничных паспортов нового поколения и по которым имелась бы возможность осуществлять подготовку кадров для ОУ ФМС.

В прошлом году начали принимать заявки по Интернету - это должно в значительной степени сэкономить время и силы на оформление загранпаспортов. Гражданин РФ сможет заполнить электронную анкету на портале государственных услуг. Если она заполнена правильно, то анкета поступает в ФМС, далее в электронном виде она направляется в территориальный отдел ФМС, и затем на проверку и согласование в ФСБ и МВД. Заявителю предстоит ожидать в электронной очереди сообщения о необходимости придти в территориальный отдел ФМС, чтобы предъявить заверенные подлинники документов и сфотографироваться. Второй визит в миграционную службу необходим будет, чтобы получить паспорт на руки. Но даже эти изменения требуют подготовки кадров в ОУ ФМС.

Настоящая курсовая работа позволяет осуществить подготовку специалистов по приему заявлений на выдачу заграничных паспортов нового поколения с единой точки зрения, что дает возможность проводить обучение кадров ОУ ФМС по всем фазам изготовления, выдачи и контроля паспортов с биометрическими параметрами.

I. Теоретические основы обучения персонала

1.1 Понятие методов обучения

Обучение персонала -- это развитие профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников с учетом целей соответствующих подразделений, которые в свою очередь определяются стратегией компании. Благополучная, стабильная организация думает о своем будущем, готова вкладывать в него деньги.

В зависимости от целей и возможностей конкретной организации обучение может быть узкоспециальным (профессиональным) и корпоративным, проходить в форме лекций, семинаров, тренингов. Сейчас модным стало дистанционное обучение через Интернет: обучаемые выполняют задания и проходят тестирование на сайте обучающей организации, после чего получают по почте официальный документ о квалификации. Организовать учебный процесс можно по-разному: привлечь специалистов и менеджеров фирмы, пригласить внешних преподавателей, тренеров, экспертов. Компании обычно используют смешанные формы обучения, а крупные организации создают собственные учебные центры и корпоративные университеты.

Методы обучения персонала - способы, при которых достигается овладение знаниями, умениями, навыками обучающихся.

Профессиональное обучение - процесс формирования у сотрудников организации специфических профессиональных навыков посредством специальных методов обучения.

Активные методы обучения включают в себя любые способы, приемы, инструменты разработки, проведения и совершенствования процесса обучения чему-либо, которые отвечают следующим требованиям:

Приоритет характеристик, запросов, особенностей обучающихся в разработке и организации процесса обучения

Сотрудничество обучающихся и преподавателя (в данном смысле - инструктора, координатора обучения) в планировании и реализации всех этапов процесса обучения (от определения учебных целей до оценки степени их достижения).

Активное, творческое, инициативное участие обучающихся в процессе получения необходимого им результата обучения.

Максимальная приближенность результатов обучения к сфере практической деятельности обучающихся; пригодность результатов к практическому внедрению, развитию и совершенствованию после окончания обучения

Развитие - наряду со специфическими изучаемыми навыками - приемов эффективного обучения

Таким образом, применение системы активных методов обучения, разработанной и совершенствуемой в зависимости от особенностей конкретных учебных ситуаций, целевых аудиторий является одним из ключевых элементов в реализации идеи непрерывного обучения, правления накоплением и развитием навыков и знаний индивидов для активной же (само) реализации.

Проблема наличия адекватно квалифицированных, гибких, способных к самообучению и саморазвитию, эффективному планированию образовательных и карьерных путей кадров - прежде всего в области управления - является одной из ключевых в обеспечении успеха развития предприятия.

В современных условиях быстрого устаревания профессиональных навыков способность организации постоянно повышать квалификацию своих сотрудников является одним из важнейших факторов успеха.

Причины необходимости обучения персонала предприятия заключаются в следующих тезисах.

Повышение квалификации. Вооруженный новыми знаниями сотрудник может генерировать новые идеи и легко справится со многими проблемами.

Мотивация. Получая дополнительные знания за счет компании, работник чувствует заботу руководства о своей персоне. Понимая, что в него вкладывают деньги, он начинает стремиться к максимальной производительности на своем рабочем месте.

Специфика профессии. Сотрудники медицинских учреждений, программисты, бухгалтеры и ряд других специалистов по статусу обязаны идти в ногу с прогрессом в своей области. Иначе они потеряют квалификацию.

Соответствие стандартам. В некоторых случаях, например, для прохождения сертификации международной системы качества, предприятие должно включать в свою структуру, наряду с другими обязательными условиями, и постоянно действующую систему обучения персонала.

Международное сотрудничество. Наличие определенного количества дипломов и сертификатов у сотрудников может иметь существенное значение в некоторых видах бизнеса (например, ИТ). Это является обязательным условием для получения статуса партнера (а вместе с ним и ряда преимуществ) крупной международной корпорации.

Отсутствие специалистов. Зачастую необходимость обучения работников фирмы обусловлена отсутствием на рынке уже готовых специалистов. Тут уж без переквалификации никак не обойтись. Осваивая новое для России производство, а значит и технологии, компания берет на себя задачу подготовки кадров.

Стратегия компании. В некоторых фирмах обучение персонала входит в производственную стратегию -- там стремятся воспитывать свои управленческие кадры с «нуля».

1.2 Значение и принципы выбора метода обучения персонала

К принципам выбора метода обучения персонала чаще всего относят: объективность, надежность, достоверность, доступность, а также принцип соответствия общей кадровой политике организации.

Принцип объективности требует, чтобы профессиональное обучение персонала проводилось вне зависимости от чьего-то мнения или отдельных суждений.

Принцип надежности предполагает работу системы обучения вне зависимости от влияния ситуативных факторов (настроения, погоды, прошлых успехов и неудач).

Принцип достоверности определяет, насколько успешно человек на практике применяет знания и навыки, полученные в процессе обучения.

Принцип доступности провозглашает, что процесс обучения и критерии оценки должны быть доступны и понятны как обучающим, так и самим обучаемым. Кроме этого, актуальна задача разработки такой системы обучения, которая позволила бы решить проблему регулярного обучения вновь поступающих сотрудников и передачи им накопленных в компании знаний, опыта и культуры.

Решением проблемы профессионального обучения персонала занимаются отделы профессионального обучения компаний. Крупные организации на Западе затрачивают на эти цели до 10% фонда заработной платы. Эти средства рассматриваются не как досадные дополнительные расходы, а как инвестиции, которые в будущем сулят немалую прибыль.

В современной быстро меняющейся рыночной среде компании могут добиться успеха только в том случае, если им удастся поднять методы своей работы на качественно новый уровень. Компания вынуждена работать гибко, создавая новые системы отношений как с партнерами по бизнесу, так и со своими сотрудниками, вырабатывать адекватные происходящим изменениям стратегии, пересматривать приоритеты в развитии организации.

Поскольку важными характеристиками культуры компании являются уровень образования персонала, его профессионализм и умение работать в команде, то профессиональная подготовка и переподготовка персонала приобретает стратегическое значение. Обучение персонала в таких условиях становится одним из главных ключей к успеху, поскольку позволяет переходить к профессиональным технологиям, в том числе и в области управления. Процесс модернизации знаний и навыков должен носить постоянный характер, вот почему перед руководством компании встает задача создания обучающейся организации, умеющей использовать, полученный в процессе своей деятельности опыт, в целях корректировки методов работы для решения реальных проблем компании.

1.3 Виды методов обучения

Критерии деления методов на группы

Цели обучения образуют основу для создания детальной учебной программы, само содержание которой зависит от количества и вида учебных целей. Выяснение целей обучения дает возможность ответить на следующие вопросы: когда и в течение какого периода проводится обучение? Каков наиболее подходящий метод обучения? Кто может предложить наиболее оптимальное содержание курсов и, таким образом, обеспечить обучение? Где его лучше проводить? При этом не следует забывать о личностных характеристиках сотрудника, которого предполагается обучать.

Таким образом, хорошее обучение требует индивидуального подхода к потребностям каждого сотрудника. Любой метод имеет свои преимущества и недостатки. Приемы и методы обучения, используемые для выпускников школ и институтов, могут быть совершенно непригодны для людей пожилого возраста. Например, многие руководящие работники, сами поощряющие инициативу выбора наиболее подходящего метода обучения, обнаруживают, что им самим очень трудно избавиться от сложившихся стереотипов. Они действительно искренне верят, что обучение может происходить только на основе прослушивания лекций специалистов. И это будет происходить до тех пор, пока кто-то не откроет им глаза на то, что существуют намного более разнообразные и эффективные подходы к обучению.

К выбору метода обучения нужно подходить дифференцированно -- обучающие программы отличаются и по уровню сложности, и по стоимости, и по времени прохождения, и по длительности воздействия.

Виды обучения: подготовка новых работников, переподготовка, повышение квалификации, развитие компетенции. Формы обучения: групповое и индивидуальное обучение. По длительности можно выделить долгосрочное и краткосрочное обучение.

Методы обучения делятся на традиционные и активные.

К традиционным относятся лекции, семинары и учебные видеофильмы. Эти методы являются преобладающими при передаче и закреплении знаний. Несмотря на то, что традиционные методы преобладают и сегодня, они имеют ряд недостатков: не позволяют учитывать разный уровень знаний, не предполагают обратной связи, демонстрирующей степень усвоения материала.

При активных методах обучения большое внимание уделяется именно практической основе передаваемых слушателям знаний, навыков и умений. В настоящее время распространены: тренинги, программированное обучение, групповые обсуждения, деловые и ролевые игры, кейсы.

Разделить методы обучения однозначно на активные и неактивные непросто. Некоторые из них являются переходными к практическим занятиям и самостоятельной работе. Бесспорно, к активным методам обучения можно отнести разбор конкретных ситуаций, занятия-дискуссии по проблемам предприятия, а также учебно-практические конференции по обмену опытом. Разновидностями активных методов обучения со специальными возможностями формирования и развития социально-психологических качеств являются ролевой разбор конкретной ситуации (инсценировка) и методы социально-психологического тренинга.

Также методы обучения персонала можно разделить на две группы:

обучение на рабочем месте: метод усложняющихся заданий, смена рабочего места, направленное приобретение опыта, производственный инструктаж, метод делегирования ответственности и другие методы;

обучение вне рабочего места: чтение лекций, проведение деловых игр, разбор конкретных производственных ситуаций, проведение конференций и семинаров, формирование групп по обмену опытом, создание кружков качества и другие методы.

Названные методы обучения не исключают друг друга, так как обучение в стенах организации может вестись с отрывом или без отрыва от работы. Кроме того, они могут дополнять друг друга, так как обучение в процессе работы часто совмещается с обучением в других организациях или учебных заведениях.

Обучение на рабочем месте отличается своей практической направленностью, непосредственной связью с производственными функциями сотрудника, предоставляет, как правило, значительные возможности для повторения и закрепления вновь изученного. Метод обучения на рабочем месте включает в себя следующие методы.

Методы обучения вне рабочего места дают учащемуся возможность абстрагироваться от сегодняшней ситуации на рабочем месте и выйти за рамки традиционного поведения. Такое обучение способствует формированию принципиально новых поведенческих и профессиональных компетенций. Метод бучения вне рабочего места включает следующие методы.

Традиционные методы обучения персонала

Лекция является традиционным и одним из самых древних методов профессионального обучения. Лекция является непревзойденным средством изложения большого объема учебного материала в короткий срок, позволяет развить множество новых идей в течение одного занятия, сделать необходимые акценты. Ограниченность лекций как средства профессионального обучения связана с тем, что слушатели являются пассивными участниками происходящего. В результате практически отсутствует обратная связь, инструктор не контролирует степень усвояемости материала и не может внести коррективы в ход обучения. Лекции позволяют преподавателю за короткое время передать большой объем информации и ответить на дополнительные вопросы. Современные лекции отличаются от тех, которые раньше читали в институтах. Сейчас чаще обращаются к интерактивному общению -- проводят групповые дискуссии по рассматриваемой проблеме, предлагают решить практические задачи. Используют много наглядных пособий, таких как слайды, раздаточные материалы с основным содержанием курса и заданиями, актуальные статьи по теме.

Семинары предполагают большую активность участников и используются для совместного обсуждения проблемы, выработки общих решений или поиска новых идей. Наиболее известны и популярны семинары, посвященные развитию корпоративной культуры, стратегические сессии, мозговой штурм. Например, с приглашенными экспертами можно обсудить конкретные проблемы, возникающие в компаниях -- проблемы сбора долгов, оптимизации документооборота, управленческого учета.

Самостоятельное обучение является наиболее простым видом
обучения - для него не требуется ни инструктор, ни специальное помещение, ни определенное время - обучающийся учится там, тогда и так как ему удобно. Организации могут извлечь значительную пользу из самообучения при условии разработки и предоставления сотрудникам эффективных вспомогательных средств - аудио и видеокассет, учебников, задачников, обучающих компьютерных программ.

Активные методы обучения персонала

Инструктаж представляет собой разъяснение и демонстрацию приемов работы непосредственно на рабочем месте и может проводиться как сотрудником, давно выполняющим данные функции, так и специально подготовленным инструктором. Инструктаж, как правило, ограничен во времени, ориентированным на освоение конкретных операций или процедур, входящих в круг профессиональных обязанностей обучающегося.

Ротация представляет собой метод самостоятельного обучения, при котором сотрудник временно перемещается на другую должность с целью приобретения новых навыков. Ротация широко применяется предприятиями, требующими от работников поливалентной квалификации, т.е. владения несколькими профессиями. Помимо чисто обучающего эффекта ротация оказывает положительное влияние на мотивацию сотрудника, помогает преодолевать стресс, вызываемый однообразными производственными функциями, расширяет социальные контакты на рабочем месте.

Наставничество является традиционным методом обучения, особенно распространенным там, где практический опыт играет исключительную роль в подготовке специалистов. Данный метод требует особой подготовки и склада характера от наставника, которым практически невозможно стать по распоряжению сверху.

Рассмотрение практических ситуаций (кейсов) позволяет в определенной мере преодолеть этот недостаток. Данный метод предполагает анализ и групповое обсуждение гипотетических или реальных ситуаций, которые могут быть представлены в виде описания, видеофильма и т.д. В основе рассмотрения практических ситуаций лежит дискуссия, обсуждение, в котором обучающиеся играют активную роль, а инструктор направляет и контролирует их работу.

Деловые игры представляют собой метод обучения, наиболее близкий к реальной профессиональной деятельности обучающихся. Преимущество деловых игр состоит в том, что являясь моделью реальной организации, они одновременно дают возможность значительно сократить операционный цикл и, тем самым, продемонстрировать участникам, к каким конечным результатам приведут их решения и действия. В условиях деловых игр создаются исключительно благоприятные возможности включения участников творчески и эмоционально в отношения, подобные действительным отношениям в производстве. В игре происходят быстрое пополнение знаний, дополнение их до необходимого минимума, практическое освоение навыков проведения расчетов и принятия решений в условиях реального взаимодействия с партнерами.

В отличие от конкретной ситуации, где воспроизводится момент производственной обстановки, в деловой игре обстановка выражается в динамике, процесс производства - в развитии. Воспроизвести производство в динамике и включить в него участников - две сложные проблемы использования игрового метода, которые заключаются в том, чтобы достаточно точно передать характеристики и условия производства, а также, помимо технологических параметров и экономических факторов, социально-психологические факторы. В этой связи привлекательна идея использовать в деловой игре в качестве модели реальное производство. Таким образом, мы видим, что игровые методы обучения не имеют четкой границы с методами практического освоения.

Тренинг - это активная форма обучения с использованием практических упражнений. Тренинги призваны развивать определенные управленческие и коммерческие навыки -- управление исполнением, планирование, делегирование, мотивирование, тайм-менеджмент, эффективные продажи, переговоры, презентацию. Благодаря тренингам можно повысить личную эффективность сотрудников -- развить ориентацию на результат, способность управления конфликтами, коммуникативные навыки, лидерство. На тренингах более 70 процентов времени посвящено деловым играм и их анализу, закреплению наиболее эффективных стратегий поведения в типичных деловых ситуациях. Эффективность усвоения новой информации на тренингах гораздо выше, чем на лекциях и семинарах, так как здесь не только приобретаются знания теоретического характера, но в различных ролевых играх и учебных ситуациях вырабатываются практические умения и навыки. Повышению действенности тренингов способствует применение видеоаппаратуры, когда участники могут анализировать видеозапись деловых игр.

Большинство перечисленных выше методов могут быть скомбинированы между собой. К сочетанию этих двух методов можно отнести брифинги, программируемое обучение, лекции, обучение с помощью компьютера, практические занятия, дистанционное обучение и т.п.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. И главным критерием при выборе того или иного метода является его эффективность для достижения целей обучения каждого конкретного работника.

В таблице 1 перечислены основные преимущества и недостатки способов предоставления обучения. Большая часть из них подтверждается опытом многих организаций (Таблица 1).

Таблица 1. Преимущества и недостатки различных методов обучения.

Обучение на рабочем месте	Обучение вне рабочего места
1	2
+ Содержание курсов и время их проведения могут быть приспособлены к потребностям организации.	Вряд ли точно соответствует потребностям организации Доступность и частота обычно установлены внешней организацией
Участники встречаются только с работниками єтой же организации	+ Участники могут обмениваться информацией, делиться проблемами и опытом их решения с работниками других организаций
+/- Участники могут быть отозваны простым уведомлением в связи с производственной необходимостью решить возникшие на работе проблемы	+/- Участники не могут быть отозваны простым уведомлением о том, что им необходимо решить возникшие на работе проблемы.
+ Могут использоваться реальное технологическое оборудование, имеющееся в Вашей организации, а также процедуры и/или методы выполнения работ	+ Может использоваться дорогостоящее учебное оборудование, которое, возможно, окажется недоступным в стенах Вашей организации.
- Участники могут чаще отрываться от обучения простым уведомлением, чем в случае, если оплачены внешние курсы с использованием безвозвратной формы оплаты.	- Если участники были отозваны с курсов, оплата может быть и не возвращена.
+ Может быть экономически выгодным, если имеются достаточное количество работников с одинаковыми потребностями в обучении, необходимые средства, преподаватели, которые смогут провести обучение на предприятии	+ Может быть более экономически выгодным, если вы имеете небольшое количество работников с одинаковыми потребностями в обучении. + Квалифицированный обучающий персонал может быть доступен вне стен организации, а не внутри Вашей организации.
- Участники могут неохотно обсуждать некоторые вопросы открыто и честно в среде своих коллег или в присутствии руководителя.	+ В сравнительно безопасной нейтральной обстановке участники могут более охотно обсуждать какие-то вопросы.
+ Переходить от обучения на учебных примерах к непосредственному выполнению работы легче, если учебный материал непосредственно связан с работой.	- Могут возникнуть проблемы при переходе от обучения (на примере учебных ситуаций) к непосредственному выполнению реальной работы

Условные обозначения: + преимущества; - недостатки

Хотя развитие техники в перспективе будет оказывать все большее влияние на процессы обучения, оно вряд ли сможет полностью исключить личные контакты человека с человеком. Это еще раз подчеркивает важность роли руководства в процессе подготовки персонала.

II. Программа семинара для сотрудников ОУ ФМС по НСО в Советском районе «Паспорта нового поколения для гражданина Российской Федерации»

РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ

1.1 Цели и задачи семинара

Семинар «Паспорта нового поколения для гражданина Российской Федерации» предназначен для работников ОУ ФМС по НСО в Советском районе. Основной целью освоения семинара является:

дать представление об изменениях в структуре и оформлении паспортов нового поколения;

дать представление о функциях и задачах, возникающих при приеме заявлений на выдачу заграничных паспортов нового поколения в ОУ ФМС по НСО в Советском районе.

Для достижения поставленной цели выделяются задачи семинара:

дать характеристику паспортам первого типа (нового поколения с чипом на 5 лет);

дать характеристику паспортам второго типа (нового поколения с чипом на 10 лет);

получение знаний о появляющихся новых видах автоматизации деятельности оперативного состава ОУ ФМС в процессе его повседневной работы.

1.2 Требования к уровню освоения семинара

По окончании семинара слушатель должен:

иметь представление о работе с паспортами нового поколения;

знать формы работы с персоналом;

уметь использовать программно-технические средства при повседневной деятельности оперативного состава.

1.3 Виды и формы контроля

Текущий контроль. В течение семинара выполняется контрольная работа. Выполнение указанных видов работ является обязательным для всех слушателей.

Итоговый контроль. Для контроля усвоения курса предусмотрено собеседование.

1.4 Виды активных методов и форм обучения

Формы - лекции, практические аудиторные задания, семинарские занятия, текущая работа по выполнению разных видов заданий.

Методы - деловые игры, рефераты, дискуссии. Дидактические игры, решение ситуационных задач.

РАЗДЕЛ 2. СОДЕРЖАНИЕ СЕМИНАРА

2.1 Тематический план семинара с распределением часов по темам и видам работ

Таблица 2 - Тематическое планирование

Наименование тем	Лекции, часов	Практические занятия, часов	Всего по теме, ч.
1. Паспорт первого типа (нового поколения с чипом на 5 лет)	4	2	6
2. Паспорт второго типа (нового поколения с чипом на 10 лет)	4	2	6
3. Автоматизация рабочего процесса по принятию заявлений на выдачу заграничных паспортов с помощью новых технологий	10	2	12
Итого:	18	6	24

2.2 Содержание отдельных тем

1) Тема 1. Паспорт первого типа (нового поколения с чипом на 5 лет):

В данной теме так же дается описание документа, раскрываются его структура, условия получения и стоимость, освещаются введенные изменения и причины их возникновения.

2) Тема 2. Паспорт второго типа (нового поколения с чипом на 10 лет):

В теме тем же образом дается описание документа, раскрываются его структура, условия получения и стоимость, освещаются введенные изменения и причины их возникновения.

3) Тема 3. Автоматизация рабочего процесса по принятию заявлений на выдачу заграничных паспортов с помощью новых технологий:

В данной теме дается описание нововведений в области автоматизации рабочего процесса по оформлению документов в специально разработанной программе, а так же этапы работы с программным обеспечением.

РАЗДЕЛ 3. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЕМИНАРА

3.1 Список вопросов для подготовки к собеседованию

Чем отличается паспорт второго типа от первого?

Какие типы анкет для оформления загранпаспорта используются в ОУ ФМС России?

Какой фазой изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения является прием заявления?

Что является основным параметром паспорта нового поколения?

К каким средствам относится смарт-карта с электронно-цифровая подпись оператора? Какое количество типов анкет используется в ОУ ФМС?

Чем отличается детская анкета от взрослой?

Какая задача является главной для оператора, работающего на автоматизированном рабочем месте приема заявлений, для изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения?

В какой последовательности осуществляется первичная регистрация?

Чем определяется готовность рабочего места к работе?

Как осуществить запуск АРМ, если оператор входит в систему впервые?

Из каких частей состоит главное окно системы?

3.2 Список рекомендуемой литературы

Приказ № 26 от 03.02.2010 г. «Об утверждении административного регламента ФМС по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина РФ, удостоверяющих личность за пределами РФ».

III. План-конспект занятия по теме «Автоматизация рабочего процесса по принятию заявлений на выдачу заграничных паспортов с помощью новых технологий»

Тема. Автоматизация рабочего процесса по принятию заявлений на выдачу заграничных паспортов с помощью новых технологий.

Целевая аудитория: сотрудники ОУ ФМС.

Цели.

Обучающая. Изучить типы мотивации.

Воспитательная. Воспитать мотивационные навыки.

Развивающая. Формировать навыки по работе в команде, умению слушать.

Тип занятия: объяснение нового материала.

Методы: лекция, беседа

Ход занятия.

1. Организационный момент

Проверка присутствующих и готовности к занятию, объявление темы занятия, сообщение цели.

2. Основная часть

Материал для объяснения.

1. НАЧАЛО РАБОТЫ ОПЕРАТОРА

1.1 Список сокращений, используемых в работе на семинаре

В Таблице 3 приведены основные сокращения, используемые в работы при изучении программного обеспечения рабочего места сотрудника ОУ ФМС:

Таблица 3 - Список сокращений.

Сокращение	Описание
ICAO	Международная организация гражданской авиации (International Civil Aviation Organization)
АРМ	автоматизированное рабочее место
АС	автоматизированная система
БД	база данных
БРС	бездисковая рабочая станция
ГС ПВДНП	Государственная система изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения
КРБИ	кабина регистрации биометрической информации
ККР ПБД	Компактный комплекс регистрации персональных биометрических данных
ЛВС	локальная вычислительная сеть
ОУ	Отделение Управления
ПК	программный комплекс
ПО	программное обеспечение
ПТК	программно-технический комплекс
ПЭВМ	персональная электронно-вычислительная машина
РМ	рабочее место
СКЗИ	система криптографической защиты информации
УП	учебное пособие
ФМС	Федеральная миграционная служба
ФЦОД	федеральный центр обработки данных
ЦБД	центральная база данных
ЦП	центр Персонализации
ЭЦП	электронно-цифровая подпись

2. ПРОГРАММА АРМ «ПРИЁМ ЗАЯВЛЕНИЙ»

2.1 Вход в программу АРМ и основное окно программы

Для входа в программу АРМ зарегистрированного пользователя, необходимо ввести ПИН-КОД вставленной в считыватель смарт-карты, настоящего УП. Со смарт-карты считывается имя пользователя и его пароль. При правильно введенном ПИН-КОДе на экране монитора БРС отобразится основное окно АРМ оператора. Основное окно АРМ оператора.

Главное меню состоит из пунктов: «Система», «АРМ», «Задачи» и «Справка».

Пункт «Система» главного меню состоит из одного подпункта - «Выход».

Пункт «АРМ» главного меню состоит из перечня АРМ, которые могут выполняться на данном РМ. Как правило, это меню состоит из одного пункта, например, АРМ «Прием заявлений». Если пользователю, например, присвоена функциональная роль, позволяющая запускать два АРМ с данного физического РМ, то данное меню будет состоять из двух пунктов. При выборе АРМ загружается перечень задач, которые выполняются на данном РМ.

Пункт «Задачи» главного меню содержит перечень задач, которые доступны на соответствующем АРМ для конкретного пользователя. Это меню состоит из пунктов «Закрыть все» и «Список анкет». При выборе пункта «Закрыть все» закрываются все открытые задачи. При выборе пункта «Список анкет» появляется задача, доступная для конкретного пользователя и для соответствующего АРМ. При этом в области отображения задач отображается графический интерфейс пользователя для открытой задачи.

2.2 Работа со списком анкет

Вызов окна программы для работы со списком анкет осуществляется следующим образом: в главном меню надо выбрать пункт «Задачи», в раскрывшемся подменю - подпункт «Список анкет», в котором по умолчанию отображается «Список анкет» со статусом ЧЕРНОВИК.

Окно работы со списком анкет состоит из трех областей:

в верхней части расположены функциональные кнопки;

в середине окна расположен список анкет;

в нижней части окна расположен фильтр для списка анкет, в котором находится список доступных состояний анкеты для фильтрации списка анкет.

Следует заметить, что прежде чем заняться созданием новой анкеты необходимо удостовериться в отсутствии у Заявителя ранее выданного загранпаспорта, уже заведенной или сформированной анкеты. Для этого осуществляется просмотр списка анкет.

Чтобы сократить время поиска и уменьшить количество отображаемых в списке анкет, в части «Фильтр анкет» по умолчанию устанавливается режим отбора анкет с датой присвоения статуса ЧЕРНОВИК.

Для обновления списка анкет нужно нажать кнопку «Обновить» в верхней части окна. Для просмотра анкет определенного состояния (ЧЕРНОВИК, СФОРМИРОВАНА) нужно выбрать соответствующее состояние (статус) анкеты.

Для того чтобы воспользоваться режимами фильтрации, необходимо очистить поля фильтрации, нажав кнопку «Отключить все поля фильтра».

Для того чтобы вызвать весь список анкет необходимо нажать кнопку «Фильтровать». На экран будет выведен список всех имеющихся в БД анкет по алфавиту.

Порядок действий оператора для фильтрации списка по имени:

активировать поле «Имя», нажав левой кнопкой мыши на белый квадратик рядом с названием фильтра;

ввести интересующее имя в поле фильтра;

нажать кнопку «Фильтровать» для отображения результатов поиска.

Для того чтобы произвести поиск анкет по дате рождения, необходимо очистить фильтр, нажав кнопку «Отключить все поля фильтра», затем вывести на экран весь список анкет, нажав кнопку «Фильтровать».

После очистки фильтра необходимо активировать то поле, по которому будет производиться дальнейший поиск (например «Дата рождения»).

Далее необходимо ввести интервал дат рождения, интересующий оператора (с… и по…).

Порядок проведения фильтрации списка по другим параметрам осуществляется аналогично приведенным выше.

3. РАБОТА С АНКЕТОЙ ЗАЯВИТЕЛЯ

3.1 Создание новой анкеты

Исходной экранной формой для создания новой анкеты является окно программы, которое вызывается последовательным выбором: пункта «Задачи» главного меню, подпункта «Список анкет» или является результатом вызова списка анкет с указанием даты присвоения анкете статуса ЧЕРНОВИК.

Окно состоит из трех областей:

в верхней части расположены функциональные кнопки;

в середине окна будет отображаться список анкет с указанием текущей даты регистрации анкеты;

в нижней части окна расположен фильтр для поиска ранее созданной анкеты, в котором находится список доступных состояний анкеты (СФОРМИРОВАНА, ЧЕРНОВИК).

Следует отметить, что затемнение кнопок означает, что кнопки в данный момент не активны, и при нажатии на них никакие команды выполняться не будут.

Для создания новой анкеты нужно нажать кнопку «Создать анкету» в верхней части окна. После нажатия кнопки «Создать анкету» вызывается диалоговое окно для выбора типа создаваемой анкеты, в котором по умолчанию отмечен тип «Взрослая анкета». В системе могут быть использованы следующие типы анкет:

взрослая анкета;

детская анкета;

анкета старого типа.

Взрослая анкета - анкета для взрослого человека с указанием трудовой деятельности.

Детская анкета - анкета для ребенка, с указанием данных о законном представителе.

Анкета старого типа - анкета с указанием списка детей.

Новая анкета считается созданной, если заполнены все обязательные поля, получено фотоизображение Заявителя, электронный прототип его подписи, а также анкета сохранена в БД.

После нажатия кнопки «Создать» в диалоговом окне «Выбор типа анкеты», будет открыта задача «Редактирование анкеты».

Открывшееся окно редактирования анкеты содержит следующие основные области:

в верхней части расположены графические кнопки;

в левой части окна расположены группы, отвечающие за отображение различных частей анкеты. Для разных типов анкеты указанные группы будут отличаться;

в правой части окна расположены подокна, в которых отображаются поля для заполнения анкеты;

в нижней части окна расположены две навигационные кнопки «Предыдущая анкета» и «Следующая анкета», для перехода между анкетами, находящимися в отфильтрованном списке.

В группе «Основные сведения» оператор должен заполнить личные данные Заявителя, указать дату и место его рождения, а также заполнить поля, в которых должна содержаться информация о документе, удостоверяющем личность Заявителя.

Следующий этап создания анкеты заключается в предоставлении Заявителем дополнительных сведений о себе. Для перехода в группу «Дополнительные сведения» необходимо левой кнопкой мыши выбрать соответствующий пункт в разделе «Группы».

Следующая группа сведений, которые необходимо предоставить Заявителю для оформления заграничного паспорта - это сведения о трудовой деятельности. Переход к полям для заполнения сведений о трудовой деятельности осуществляется одиночным нажатием левой кнопки мыши на соответствующее название в разделе «Группы».

Заполнение полей ввода в группах «Дополнительные сведения» и «Трудовая деятельность» ведется установленным порядком с клавиатуры.

Для того чтобы добавить информацию в список «Выписка из трудовой книжки за последние 10 лет (включая учебу и военную службу)», необходимо ввести данные в поля «Месяц и год поступления», «Месяц и год увольнения», «Должность и место работы» и «Местонахождение организации», а затем нажать кнопку «Добавить».

Для удаления информации из списка «Выписка из трудовой книжки за последние 10 лет (включая учебу и военную службу)», необходимо выделить соответствующую строку и нажать кнопку «Удалить».

Для сохранения созданной анкеты необходимо нажать графическую кнопку «Сохранить» в верхней части окна. На экране появится сообщение об успешном сохранении анкеты. После нажатия кнопки «ОК» в информационном окне, оператор должен выйти из режима редактирования анкеты. Выход из режима редактирования анкеты осуществляется следующим образом:

правой кнопкой мыши надо щелкнуть на вкладке «Редактирование анкеты»; в появившейся строке контекстного меню левой кнопкой мыши выбрать «Закрыть открытую вкладку».

После выхода из режима редактирования, в появившемся списке черновых анкет отобразится созданная анкета.

Для удаления анкеты (данная операция применима только к анкетам, находящимся в состоянии «ЧЕРНОВИК») следует выделить соответствующую анкету в списке анкет и нажать на кнопку «Удалить анкету» в верхней части окна.

3.2 Редактирование анкеты

Редактирование анкеты начинается с вызова списка анкет, его просмотра и поиска нужной анкеты. Затем найденная анкета выбирается в списке нажатием левой кнопки мыши.

Окно состоит из трех областей:

в верхней части расположены функциональные кнопки;

в середине окна будет отображаться список анкет;

в нижней части окна расположен фильтр для списка анкет, в котором находится список доступных состояний анкеты для фильтрации списка анкет (СФОРМИРОВАНА, ЧЕРНОВИК).

Для открытия анкеты следует нажать графическую кнопку «Открыть анкету».

Для того чтобы изменить отчество в анкете, необходимо очистить соответствующее поле ввода в разделе «Основные сведения». В очищенное поле оператор должен ввести верное отчество. В том случае, если необходимо исправить ошибку в написании слова (например, изменить букву в отчестве Заявителя), поле ввода можно полностью не очищать, а выделить и удалить только неверную букву. Корректировка остальных полей анкеты, в том числе и в группах «Дополнительные сведения» и «Трудовая деятельность» осуществляется аналогично.

Для отмены внесенных изменений в анкету до момента последнего сохранения, необходимо нажать кнопку «Отменить все изменения». Данная операция отменяет все изменения полей анкеты. Следует отметить, что вернуть внесенные изменения, которые были удалены с помощью кнопки «Отменить все изменения», невозможно.

После внесения всех изменений необходимо сохранить анкету. Для этого оператор должен нажать графическую кнопку «Сохранить», после чего на экране появится сообщение об успешном сохранении анкеты.

После нажатия кнопки «ОК» в информационном окне и выхода из режима редактирования, на экране отобразится список черновых анкет. В откорректированной анкете Заявителя из этого списка будет указано новое отчество.

Удалить анкету можно, только если она находится в статусе «ЧЕРНОВИК». Для этого в списке черновых анкет надо выделить соответствующую анкету и нажать графическую кнопку «Удалить». Анкета будет удалена из списка и из БД. Также анкету можно удалить при выполнении задачи «Редактирование анкеты» нажав кнопку «Удалить». При этом задача «Редактирование анкеты» будет закрыта. Для удаления анкеты в статусе «СФОРМИРОВАНА» ее сначала необходимо вернуть на редактирование в АРМ «Прием заявлений» и затем удалить из списка черновых анкет.

3.3 Задача «Сканирование анкеты»

Для автоматического заполнения полей анкеты путем оптического сканирования и распознавания анкеты Заявителя, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

Создать новую анкету. Тип создаваемой анкеты не важен - после успешного распознавания отсканированной анкеты ее тип будет изменен автоматически;

Убедиться, что сканер анкет включен (горит зеленый индикатор);

Вставить анкету Заявителя в верхний лоток (податчик) сканера лицевой стороной от себя и фотографией (местом для фотографии) вниз;

Нажать графическую кнопку «Сканировать анкету».

После нажатия кнопки «Сканировать анкету», на экране появится диалоговое окно «Сканирование» и начнется процесс сканирования.

Сканирование анкеты осуществляется в режиме «Редактирование анкеты».

В нижней части окна «Сканирование» расположены следующие кнопки:

«Сканировать» - повторное сканирование анкеты;

«ОК» - управление процессом сканирования;

«Отмена» - прерывание сканирования анкеты Заявителя.

После удачного сканирования и распознавания анкеты, на экране появится изображение страниц анкеты Заявителя. Данное окно состоит из двух основных блоков:

Данные анкеты - в ней отобразится отсканированная анкета;

Подпись - в ней отобразится отсканированная подпись Заявителя.

Если распознавание анкеты завершилось удачно, то в окне станет доступна кнопка «ОК». Блоки «Данные анкеты» и «Подпись» активируются переключателем . Если область не активирована, то данные из нее в анкету заполняться не будут.

В нижней части окна отобразится изображение отсканированной подписи Заявителя, возврат в предыдущее диалоговое окно из окна «Сканирование анкеты» осуществляется нажатием кнопки «Отмена».

Если качество подписи удовлетворительное (графическое изображение подписи не касается границ выделенного прямоугольника и не имеет явных дефектов сканирования), то необходимо завершить режим сканирования.

Если качество подписи неудовлетворительное, необходимо произвести повторное сканирование анкеты Заявителя нажатием кнопки «Сканировать».

Для завершения процесса сканирования и перехода в режим редактирования анкеты, для проверки распознанных данных, следует нажать кнопку «ОК».

Подпись Заявителя, так же как и его фотография, будет нанесена на страницу паспорта в центре Персонализации (ЦП). Если анкета заполнялась вручную, или сканируемая анкета Заявителя была без подписи, то необходимо отдельно отсканировать подпись Заявителя. Это возможно сделать или с помощью специального бланка, содержащего только одно поле для росписи, или, распечатав анкету, попросить Заявителя расписаться в специальном поле и просканировать распечатанную анкету.

Для сканирования подписи Заявителя необходимо выполнить следующие действия:

Открыть электронную анкету Заявителя в режиме редактирования;

Для сканирования специального бланка с подписью - установить этот бланк в верхний лоток сканера лицевой стороной от себя и «шапкой» вниз;

Для сканирования распечатанной анкеты Заявителя с подписью - вставить анкету Заявителя в верхний податчик сканера лицевой стороной от себя и фотографией вниз;

Нажать графическую кнопку «Сканировать анкету»;

После сканирования и успешного распознавания, нажать кнопку «ОК» в окне «Сканирование анкеты»;

В случае появления вопроса о замене данных анкеты, ответить «Нет»;

В случае появления вопроса о замене подписи Заявителя, ответить «Да».

После удачного сканирования и распознавания подписи Заявителя нажмите кнопку «ОК».

Заполнение полей «Фамилия (лат.)» и «Имя (лат.)» происходит автоматически, при изменении полей «Фамилия» и «Имя». Также данные, содержащиеся в полях «Фамилия (лат.)» и «Имя (лат.)», можно редактировать вручную. Сохраненные изменения будут отображаться при просмотре страницы паспорта.

При необходимости заменить отредактированные значения фамилии и имени в латинской транскрипции на значения по умолчанию, следует внести изменения в поле «Фамилия» или «Имя». После этого поля «Фамилия (лат.)» и «Имя (лат.)» будут вновь заполнены автоматически по правилам транслитерации.

После окончания процесса сканирования, необходимо проверить правильность заполнения полей анкеты.

Сравнивая заполненные экранные формы в результате сканирования анкеты с содержанием анкеты, оператор должен убедиться в правильности заполнения полей. При наличии ошибок следует повторно отсканировать анкету, либо внести исправления вручную и сохранить анкету.

паспорт визовый заграничный документ персонал

3.4 Операции с анкетой Заявителя

В процессе изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения, с анкетой Заявителя приходится осуществлять различные операции.

Предусмотрены следующие операции с анкетой Заявителя:

просмотр внешнего вида страницы паспорта;

просмотр содержимого чипа паспорта;

печать анкеты;

впечатывание фотографии в анкету Заявителя;

обновление данных анкеты;

сохранение анкеты;

отмена внесенных изменений;

редактирование сохраненной ранее анкеты;

удаление анкеты.

Исходным окном программы для проведения операций с анкетой Заявителя является главное окно АРМ «Прием заявлений» с открытой вкладкой «Редактирование анкеты».

Выбор окна программы для проведения операций с анкетой Заявителя осуществляется следующим образом:

в пункте главного меню «Задачи» следует выбрать подпункт «Список анкет»;

в открывшейся вкладке «Список анкет» найти соответствующую анкету;

для открытия анкеты следует нажать графическую кнопку «Открыть анкету».

Окно состоит из четырех областей:

в верхней части расположены функциональные кнопки;

в левой части окна расположено навигационное дерево, состоящее из групп данных (Анкета, Паспорт);

в правой части окна отображается бланк анкеты Заявителя;

в нижней правой части окна расположены кнопки для навигации между анкетами, имеющимися в БД.

Просмотр внешнего вида страницы паспорта следует произвести после того, как все поля анкеты заполнены и Заявитель сфотографирован. Для этого нужно выбрать группу «Страница паспорта» во вкладке «Редактирование анкеты». В правой части окна отобразится страница паспорта.

На поля, переносимые из анкеты на страницу паспорта, существуют следующие ограничения по количеству символов:

Поле «Фамилия» ограничено на ввод 34 символами, «Фамилия (лат.)» ограничено на ввод 36 символами;

Сумма длины полей «Имя» и «Отчество» ограничена 40 символами - это ограничение проверяется при вводе данных в любое из этих полей, и если сумма символов превышает указанную длину, то дальнейший ввод становится невозможным. Поле «Имя (лат.)» ограничено на ввод 42 символами;

Сумма длины полей «Регион рождения» и латинский эквивалент поля «Страна» ограничена 39 символами - это ограничение проверяется при вводе региона рождения, или при смене страны, и если сумма символов превышает указанную длину, то будет выведено соответствующее предупреждение.

Если указанные ограничения полей соблюдаются, то вне зависимости от отображения содержимого этих полей в разделе «Страница паспорта» (например: выход за пределы полей), при печати паспорта все введенные данные будут изображены корректно.

После того, как все поля анкеты заполнены, и Заявитель сфотографирован, можно посмотреть данные, которые будут записаны в чип паспорта. Для этого нужно выбрать группу «Содержимое чипа» во вкладке «Редактирование анкеты». В правой части окна отобразится содержимое чипа.

Поле «Действителен до …» будет заполнено после принятия решения о выдаче паспорта, а поле «Номер …» появится после персонализации паспорта в ЦП.

При необходимости распечатки анкеты, Заявитель должен выполнить следующие действия:

убедиться, что включен индикатор на принтере (в меню принтера отображается готовность к работе);

нажать кнопку «Напечатать».

На экране отобразится окно предварительного просмотра.

Для вывода на принтер отображаемой анкеты необходимо нажать графическую кнопку «Печать», расположенную в верхнем левом углу окна.

Если электронная анкета содержит фотографию Заявителя, то она будет напечатана в анкете.

Отсканированная подпись Заявителя на печать не выводится.

Если необходимо впечатать полученную из КРБИ фотографию Заявителя в анкету Заявителя, то оператор должен выполнить следующие действия:

убедиться, что включен индикатор на принтере (в меню принтера отображается готовность к работе);

вставить анкету Заявителя в нижний податчик бумаги лицевой стороной вниз, фотографией к себе, или в верхний податчик бумаги лицевой стороной от себя, фотографией вверх (при этом необходимо выбрать значение «Tray1» в пункте «Лоток подачи бумаги» в окне «Настройка печати»);

нажать кнопку «Впечатать фотографию»;

в открывшемся окне предварительного просмотра нажать кнопку «Напечатать», расположенную в верхнем левом углу окна.

Если в анкету с момента последнего сохранения более не вносились изменения, то графическая кнопка «Обновить» будет доступной. Обновление необходимо для того, чтобы отображение данных в полях анкеты было актуальным на текущий момент времени - например, если открытая анкета была отредактирована с другой БРС, то перед ее редактированием с текущей БРС следует нажать графическую кнопку «Обновить», а затем вносить изменения.