Система документооборота в ОАО "Сбербанк России"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1 Понятие электронный документооборот

1.2 Системы, используемые в электронном документообороте

1.3 Перспективы развития систем электронного документооборота

1.4 Организация документооборота в банке

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО "Сбербанк России"

2.1 Сфера деятельности и организационная структура

2.2 Финансовый анализ деятельности ОАО "Сбербанк России

2.3 Описание системы электронного документооборота ОАО "Сбербанк России"

2.4 Разработка рекомендаций для совершенствования системы электронного документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота. Помимо традиционно растущего спроса со стороны крупных предприятий, все больше число российских компаний сектора малого и среднего бизнеса задумываются о переходе к "безбумажным технологиям". Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом. Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что, при принятии решения о внедрении системы электронного документооборота, организациями движут, как правило, три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане - не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом "О персональных данных" (№152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ОАО "Сбербанк России".

Предмет исследования - система электронного документооборота ОАО "Сбербанк России".

Цель работы - анализ системы документооборота в ОАО "Сбербанк России" для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

Для реализации поставленной цели сформулированы следующие задачи:

-изучить теоретические аспекты понятия документооборот в банке;

-ознакомиться с наиболее распространенными системами электронного документооборота в России;

- выявить перспективы развития системы электронного документооборота в России;

-проанализировать систему электронного документооборота в ОАО "Сбербанк России";

- разработать рекомендации по совершенствованию использования информационных технологий в документообороте ОАО "Сбербанк России";

В соответствии с поставленными задачами излагается материал дипломного исследования.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, формулируются цель и задачи работы.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты понятия системы электронного документооборота.

Во второй главе дается краткая характеристика банка, основные показатели его деятельности, описывается используемая система электронного документооборота и разрабатываются рекомендации по её совершенствованию.

В заключении сформулированы основные результаты и выводы по работе.

При написании выпускной работы источниками информации послужили учредительные документы, бухгалтерские балансы, годовые отчеты, документы внутреннего учета и отчетности банка, а также материал исследований специалистов в области информационных технологий.

Практическая значимость работы заключается в том, что применение на практике рекомендаций, разработанных в ходе анализа использования информационных технологий в документообороте ОАО "Сбербанк России" позволяет оптимизировать процесс документооборота.

Положения, выносимые на защиту:

1. Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

2. В настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.

3. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа.

4. Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

ГЛАВА 1. ТЕОРТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТОРННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1 Понятие электронный документооборот

Электронный обмен данными в настоящее время очень распространен и с ним сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, а также электронная почта - всё это далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых возможен обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства, позволяющие поддерживать эффективное обеспечение управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение таких классов как, "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". [2, с.31]. Такие системы представляют собой целые программные комплексы, применимые для решения ряда задач в том числе их можно использовать и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации, начиная с момента его создания или получения и заканчивая моментом отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело, должно быть обеспечено осуществление следующих функций:

- во-первых, регистрация входящих в организацию документов, а также исходящих из организации документов и внутренних документов;

- во-вторых, учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;

- в-третьих, централизованный контроль полного исполнения документов;

- в-четвертых, списание документов в дело;

- ведение информационно-справочной работы;

- и в завершении, формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что позволяет качественно изменить организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению данных документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов все эти данные вносятся в систему. При этом система позволяет автоматически отслеживать наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и о наступлении этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.[5, с. 17]

Значительно видоизменяется и сам процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями всех согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, которое затрачивается на передачу проектов в бумажном виде.[24, с. 70]

Система электронного документооборота содержит текущий электронный архив, который позволяет решить проблемы оперативного доступа к информации и имеет возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность того, что информация будет утеряна и, тем самым, повышает оперативность всей работы за счет того, что время, необходимое для поиска нужного документа сокращается. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, можно делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива также избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, в связи с тем, что по запросу в любой момент времени может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения, понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе электронного документооборота лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, помимо совершенствования информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота играет его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. [13, с.62].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, это некоторая информация, а во-вторых, это сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать кому-либо. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, которая содержится в документе. Возможно, что для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, которая содержится в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть состоит непосредственно из содержания, вторая представляет собой вспомогательную информацию, которая даст возможность устанавливать его подлинность. К ней можно отнести реквизиты типа исходящего номера, а также подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и информации о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления определенного документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, но известном заранее количестве экземпляров. Например, можно указать, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр будет являться копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы подлинности.[12, c.6]

В ряде случаев оказывается существенно важно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, которая была выпущена в документарной форме, совсем не равносильна продаже копии ее сертификата, даже если данная копия будет нотариально заверенной.

Таким образом, можно выделить следующие функции документа:

- фиксация некоторой содержательной информации;

- фиксация лица, который подписал документ;

- фиксация условий, при которых документ был составлен;

- доказательство в судебном разбирательстве;

- функция оригинала, которая обеспечивает его уникальность.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа, это информационная и доказательственная (т. е. возможность использовать документ в качестве допустимого доказательства). Главная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти две функции в том, что именно бумага была на протяжении многих столетий и, остается таким и по настоящий день, наиболее распространенный материальный носитель, который используется для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация меняется, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно возрастают. Как было отмечено ранее, системы безбумажного документооборота, в настоящее время, получают все более широкое распространение в самых разных областях деятельности. В связи с этим, достаточно большое значение приобретает определение правового статуса электронного документа - обозначение четких границ и областей, где возможно и допустимо его применение. [10, с. 8]

Документ представляет собой письменный акт установленной или общепринятой формы, который составлен определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для возможности изложения сведений о фактах, либо удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Требования к документу, которые вытекают из приведенного выше определения, можно разделить на три группы. Первая группа отражает информационную функцию документа: то есть, документом может быть не любая информация которая зафиксирована на бумажном носителе, а только сведения, носящие определенный характер.

Вторая группа, это требования к форме. Они представляют собой требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить печати и подписи определенного лица, персональные данные об определенном лице которое издавало документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с определенными защитными знаками и т. п.). Третья группа - компетентность источника документа. Она позволяет связать первые две, но в то же время придает юридическую значимость документу. Документ, который был издан некомпетентным органом, либо подписан не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не является подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (такие как, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (а именно, наличие печати организации, собственноручной подписи лица либо специальный тип бумаги) совершенно неприемлемы для электронных документов вследствие их специфической природы компьютерных носителей информации. [12, с.61]

Именно физические характеристики электронных документов долгое время оставались объектом для критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось такое утверждение что, то что написано на бумаге достаточно трудно удалить и оно может остаться навечно, а данные на компьютерных носителях можно легко уничтожить, и в связи с этим, они недолговечны. Однако, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применять специальные меры, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности, таких как периодическое копирование, их надежность становится не ниже, чем у традиционных. Кроме этого, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения данной информации, которые могут исчисляться годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. [11, с.97].

Еще одним аргументом, приводимым в пользу бумажного документа, служит то, что он осязаем, то есть любой может физически проверить наличие документа и каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент заключается в том, что бумажный документ почти невозможно изменить, а в электронный документ можно легко внести поправки, и в дальнейшем будет очень доказать сам факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, скорее всего, не меньшую историю, чем история письменности, однако это не снимает всей проблемы идентификации электронных документов.

Решить данную проблему удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом выше изложенного, электронный документ можно определить как набор данных, которые записаны в читаемом на компьютере виде, и для которых выполнено такое условие, как существование признанной участниками электронного документооборота или утвержденной компетентным органом процедуры, которая позволяет однозначно преобразовать все эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть полностью подтверждено всеми участниками системы электронного документооборота посредством традиционного, то есть письменного документа, либо такая процедура должна быть сaнкционировaнa уполномоченным государственным органом. [4, с.42].

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования можно объяснить тем, что в обратном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого в дальнейшем тоже можно оспорить.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

1.2 Системы, используемые в электронном документообороте

Рассмотрим основные программные системы автоматизации делопроизводства, а именно:

1. Программа Docs Open.

Данная программа предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Она осуществляет свою работу на базе сервер-клиент. В качестве основной базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны в первую очередь на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Все документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту их хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, которые хранятся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа и к ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является её возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open, по мимо этого, обладает развитыми средствами защиты документов. Система может самостоятельно определять права доступа к карточке документа и к самому отдельному документу. Недостатками системы являются существенная чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2. Documentum.

Представляет собой систему управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, а также прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, который интегрирован в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum позволяет решать традиционные задачи управления документами и знаниями, а также включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, помещать ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

3. StaffWare.

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, которая работает по технологии "клиент-сервер".

Основными особенностями данной программы являются:

- поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

- динамическое управление и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

- использование различных платформ.

StaffWare позволяет довольно простым и доступным способом маршрутизировать документопоток и полностью контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, которые поддерживают автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, который позволяет наглядно отражать маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор можно использовать для организации архива документов с целью быстрого поиска.

4. Lan Docs.

Lan Docs - это разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов, которая предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создания корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать все процедуры документирования и работы с документами, внедрить основные современные методы организации делопроизводственной деятельности, а также создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, осуществляет их рассылку исполнителям, а также производит контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, и разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре "клиент-сервер" на базе основных промышленных СУБД, в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, которые обеспечивают все возможности удаленного доступа к данным системы через сеть Internet,а также на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

5. Босс- Референт.

Корпоративная система, которая поддерживает управление бизнес процессами, российские стандарты делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, а также отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена в первую очередь для работы всех сотрудников организации. Обладает достаточной функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве базы данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

6. Система Lotus Notes.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер которая служит для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, а также совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные преимущеста системы Lotus Notes:

1) единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации;

2) гибкость при обработке сложных документов, которые содержат данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы;

3) среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп;

4) развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях;

5) применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;

6) открытость, которая заключается в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7) масштабируемость, то есть возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8) полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей, таких как, среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки, которая необходима для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

7. Евфрат-Документооборот.

Евфрат - программа для для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), которые стремятся организовать свою работу эффективно с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и всей организации в целом, а также наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании и организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат- это в первую очередь, решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов, начиная от текстовых, электронных таблиц, графических изображений и заканчивая аудио и видео. Система позволяет вносить новые документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности системы:

- показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;

- печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;

- совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.;

- новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников;

- предварительный просмотр файлов перед внесением их в систему;

- мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;

- слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, которые происходят с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;

- загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы, которые могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. [44, c.84]

Таким образом, в настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.

1.3 Перспективы развития систем электронного документооборота

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловливается особенностями российского законодательства, которое требует четкое документальное подтверждение всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, при этом существенно повышая роль и значение электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться примерно на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (будь это текст, графическое изображение, аудио- или видеозапись). [27, c.82]

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, можно перевести в электронные архивы. В результате этого высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, а также повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей и снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Однако, процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают информационные системы только с веб - клиентом. Такой подход на первый взгляд содержит в себе множество преимуществ перед настольными клиентами, ведь веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии электронного документооборота должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. Корпоративные информационные порталы является еще одной технологией консолидации информационных систем.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны. Если бы крупная организация начинала процесс автоматизации с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор системы электронного документооборота, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, которая способна полностью удовлетворить все потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Пик развития электронного документооборота приходится на 2005-2006 год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению систем электронного документооборота, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, а также интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию систем электронного документооборота с ERP, CRM и HR-системами.

В системы электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируются не только делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В целом в России отмечают постепенный и стабильный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию своих внутренних корпоративных порталов. Возрастает интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые на сегодняшний день, можно только с помощью таких платформ.[34, c. 132]

Если рассматривать компании с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний ("Ланит", "ЭОС", "АйТи", "Интертраст). Однако, в целом по России ситуация по управлению документооборотом оставляет желать лучшего достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться в среднем на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение систем электронного документооборота.

В большинстве случаев, недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота связывают с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. Всё это замедляет развитие систем электронного документооборота в России.[12, c.56]

Таким образом, роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. В настоящее время Российские компании всё чаще прибегают к использованию информационных технологий в документообороте фирмы.

1.4 Организация документооборота в банке

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые самим банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, а также обратное движение данного документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.

В более узком смысле, под документооборотом или точнее под внутри банковским документооборотом понимается последовательное продвижение документов в банке по всем инстанциям их проверки, обработки, оформления и бухгалтерского учета. [42, c.32]

Правильная организация документооборота имеет большое значение, ведь она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций.

Четкая организация документооборота, сокращение его продолжительности имеют большое значение в решении задачи ускорения оборачиваемости оборотных средств обслуживаемых предприятий и организаций. Поэтому все вопросы дальнейшего совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.

Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков устанавливается определенный порядок организации документооборота и рабочего дня учетно-операционного аппарата. Рабочий день учетно-операционных работников устанавливается таким образом, чтобы не задерживать продвижение документов в процессе их приема, обработки, оформления, учета, отправки другим учреждениям банков.

Порядок прохождения документов внутри учреждения банка определяется рядом ключевых моментов. В частности, содержанием выполняемых операций, организационной структурой учетно-операционного аппарата, его квалифицированностью, степенью механизации учетной работы и т.д. Применение вычислительной техники ускоряет и улучшает качество обработки банковской информации. Использование компьютерной сети банка дает возможности значительно сократить регистры бухгалтерского учета, освободить операционных работников от выполнения целого ряда работ. Например, от выполнения операции по отчислению средств доходов республиканского бюджета в местные бюджеты и т.д. Меньшая загруженность учетно-операционного аппарата дает ему возможность более качественно и быстро выполнять работу.

Для обеспечения ритмичности работы в учреждениях банков устанавливается график документооборота. В нём указывается время прохождения документов по всем участкам их обработки и оформления. Графики утверждаются руководителями учреждений.

Для обеспечения равномерного поступления денежно-расчетных документов от предприятий и организаций учреждений банка составляется график обслуживания клиентуры. Как видно из названия, в этих графиках указываются часы обслуживания конкретных клиентов (прием документов, выяснение отдельных вопросов и т.д.).

Документы принимаются от предприятий и организаций соответствующими ответственными исполнителями или специальными работниками /доверенными лицами, имеющими большой опыт работы, или через специальные ящики (или через новую дистанционную электронную систему "клиент-банк"). Эти ящики устанавливаются в учреждении банка в удобном для клиентов месте. Документы сдаются в пакетах. На пакетах указываются данные, необходимые для передачи их по назначению, номера расчетных счетов предприятий и организаций, операционных групп, которым документы должны быть переданы, абонентских ящиков, через которые клиентам выдается выписка из их лицевых счетов и другие документы. Документы не должны долго задерживаться в ящиках. Их вынимают не реже одного раза в час. Затем они передаются операционным работникам.

Применение традиционных специальных ящиков или папок дает банкам возможность принимать документы в течение всего рабочего дня. Работникам операционного отдела документы непосредственно можно сдать только в первой половине дня, т.е. в часы, когда учреждение банка работает с клиентурой. В настоящее время вместо традиционных ящиков используются специальные папки с документами, которые хранятся у ответственных исполнителей и также гарантируют соблюдение банковской тайны. [6, с.72].

Часть документов поступает через предприятия связи к работникам экспедиции. После разборки документы передаются соответствующим работникам операционного отдела для обработки и совершения счетных записей. Работники экспедиции не должны задерживать документацию, поэтому свой рабочий день они начинают до начала операционного дня.

Денежно-расчетные документы, поступившие в учреждение банка в течение операционного дня, в этот же день обрабатываются, а оформляемые ими операции отражаются по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам. Если же документы поступили после окончания операционного дня, то они проводятся по счетам на следующий день.

Порядок прохождения документов внутри банка по отдельным инстанциям их обработки и учета устанавливается с соблюдением основных правил документооборота. Приходные кассовые документы поступают к соответствующему операционному работнику. После проверки и оформления они внутренним порядком передаются в кассу. После приема кассой вносимых клиентом наличных денег операция отражается в учете.

Денежные чеки, которыми оформляется выдача клиентам наличных денег, сначала поступают к ответственным исполнителям, которые определяют возможность списания сумм со счетов хозорганов. Так как по этим операциям должен осуществляться дополнительный контроль, то чеки внутренним порядком передаются контролеру: проверив правильность оформления, он передает его кассиру для выдачи наличных денег. Кассовый журнал после сверки с кассиром суммы оплаченных чеков передается для отражения в учете.

Расчетные документы по безналичным перечислениям, например, платежные поручения, сначала направляются операционному работнику, ведущему счет плательщика, для оформления оплаты и списания суммы платежа с его счета. Затем -- ведущему счет поставщика для зачисления на счет последнего.

Оплата денежно-расчетных документов с расчетных счетов клиентов производится за счет имеющихся на них средств к началу дня и текущих поступлений на эти счета в течение операционного дня. Оплата документов со счетов предприятий и организаций в настоящее время осуществляется в календарной очередности поступления документов в учреждение банка. Однако, в первую очередь, предприятие должно рассчитаться с бюджетом, т.е. перечислить необходимые налоги и другие виды платежей в бюджет.

Порядок прохождения документов внутри банка зависит, как уже указывалось, также от содержания выполняемой операции. Поэтому особенности документооборота по отдельным операциям будут рассматриваться в последующих темах курса при изучении порядка обработки, контроля и учета соответствующих операций.

Часть документов сначала поступает к работникам кредитного отдела и финансирования и кредитования капитальных вложений, затем в операционный отдел. Для того чтобы оформляемые ими операции могли быть получены работниками операционного отдела не позднее установленного времени.

Документы по иногородним операциям должны быть как можно быстрее отправлены другим учреждениям банков. Для этого они должны своевременно поступить от клиентов и быть обработаны учреждением банка. Установлен следующий порядок: расчетные документы, сданные предприятиями и организациями в банк не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня, обязательно в тот же день должны быть проверены, обработаны и отправлены в соответствующие учреждения банка; документы, поступившие на инкассо в течение двух последних часов рабочего дня могут быть отправлены в банк плательщика на другой день. [2, с. 80].

Большие возможности для ускорения документооборота и повышения качества обработки информации создает её прямой ввод в компьютерную сеть. Внедрение этого метода передачи информации предъявляет высокие требования к её качеству. В 1995 году в учреждениях банков республики была введена так называемая электронная почта. Она внесла существенные изменения в организацию документооборота по банковским операциям и, прежде всего, по безналичным расчетам. Теперь, например, при расчетах платёжными поручениями плательщику достаточно представить в банк 2 экземпляра вместо 4-х. В результате достигается, с одной стороны, сокращение количества документов, проходящих через банк, а с другой стороны, ускоряется зачисление средств на счета клиентов.

Таким образом, можно сделать вывод, что вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и на сегодняшний день все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Деятельность банка напрямую связана с документооборотом и от того на сколько эффективно в нём будет построена система документооборота зависит и эффективность функционирования всего банка.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО "Сбербанк России"

2.1 Сфера деятельности и организационная структура ОАО "Сбербанк России"

Для начала рассмотрим краткую историю создания ОАО "Сбербанк России".

30 октября 1841 года, Указам Императора Николая 1 положено начало истории сберегательного дела в России. Первые Сберегательные кассы были открыты в 1862 году при Московской и Санкт-Петербургской сохранных казнах. Двадцать лет спустя наряду с двумя столичными насчитывалось уже 146 губернских касс. В 1862 году, когда все сберкассы были переданы в ведение учреждённого в 1860 году Госбанка России, общая сумма вкладов на 140 тысячах сберегательных книжек составляла 11,5 млн. руб.

Важнейшей предпосылкой для ускоренного развития сберегательного дела в России явилась денежная реформа, проходившая в 1895-1897 годах, под руководством министра финансов России С.Ю.Витте. Введение твёрдой, свободно конвертируемой валюты, а также успешное развитие российской экономики способствовали росту сбережений населения и соответствующему расширению сети сберкасс. К 1900 году их насчитывалось 5415 с общим объёмом вкладов 660 млн. руб.

В рамках денежной реформы была построена вся кредитно-финансовая система России, в том числе и сберегательные учреждения. Согласно принятому в 1895 году Уставу сберегательных касс они стали именоваться государственными, что подчёркивало их немаловажное значение для государства и его ответственность за помещаемые в них средства. Указанные средства направлялись на финансирование железнодорожного строительства, регулирование фондового рынка, а также прочие государственные нужды. Однако огосударствление сберегательного дела имело и отрицательные последствия, ведь значительная часть народных сбережений шла на поддержание приходившего в упадок помещичьего землевладения и военных нужд. Расходуя свободные средства населения на внутренние займы, правительство отвлекало их от инвестиций в те отрасли экономики, где они могли бы сыграть более эффективную, созидательную роль.

В 1948 году был принят новый Устав сберкасс, который внёс существенные изменения в их деятельность. Расширились функции сберкасс, они стали осуществлять безналичные расчёты, перечислять заработную плату работникам на из счета.

В 1963 году сберкассы были переданы в введение Госбанка, сбережения населения с вкладов стали направляться на пополнение его кредитных ресурсов.

В 1987 году на базе государственных трудовых сберегательных касс создан специализированный Банк трудовых сбережений и кредитования населения - Сбербанк СССР, который обслуживал и юридические лица. В составе Сбербанка СССР было образовано 15 республиканских банков, в том числе Российский республиканский банк.

Принятым в июле 1990 года Постановлением Верховного Совета РСФСР Российский республиканский банк Сбербанка СССР объявлен собственностью РСФСР. В декабре 1990 года он был преобразован в акционерный коммерческий банк, юридически учреждённый на общем собрании акционеров 22 марта 1991 года. Вскоре Сбербанк России зарегистрировал свой Устав в Центральном Банке Российской Федерации и впервые провёл эмиссию акций.

Со времени акционирования Сбербанк России прошел динамичный путь преобразования из системы государственных сберкасс в коммерческий банк универсального типа.

Взвешенная экономическая политика, направленная на повышение доходности и снижение рисков, позволила существенно увеличить потенциал Сбербанка России.

В 1996 году была принята Концепция развития Сбербанка России до 2000 года, нацеленная на его трансформацию в универсальный коммерческий банк посредством расширения обслуживания корпоративных клиентов при сохранении специализации и лидерства на рынке розничных услуг.

Впервые в 1999 году он привлёк крупнейший для российских банков синдицированный кредит западных банков, причём на наиболее выгодных для России условиях. Банку был присвоен официальный рейтинг международного рейтингового агентства Fitch IBCA. Сбербанк России - единственный из коммерческих банков России, вошедших в число 200 крупнейших кредитных институтов мира, в первую сотню европейских банков и ставший членом Всемирного института сберегательных касс. Ему был предоставлен статус наблюдателя в Европейской группе сберегательных банков (ЕГСБ).