Система документооборота в ОАО "Сбербанк России"

1 января 2001 года в Сбербанке России произведена реорганизация, в результате которой 79 региональных банков Сбербанка России реорганизованы в 17 территориальных, путём объединения.

4 июня 2010 года решением акционеров банка полное официальное наименование банка было сокращено до "Сбербанк России ОАО". 29 июля 2010 года Банк России согласовал редакцию устава с новым названием.

В сентябре 2010 года фирменное наименование банка изменилось на Открытое акционерное общество "Сбербанк России" (сокращенно ОАО "Сбербанк России"). На английском языке фирменное наименование изменилось на Sberbank of Russia (сокращенно Sberbank).

В июне 2011 года стало известно о создании Сбербанком и французским банком BNP Paribas совместного банка, который, работая под торговой маркой Cetelem, будет заниматься розничным кредитованием в магазинах.

Сбербанк России является крупнейшим банком Российской Федерации и СНГ. Его активы составляют четверть банковской системы страны, а доля в банковском капитале находится на уровне 30%. По данным журнала The Banker (1 июля 2011 г.), Сбербанк занимал 38 место по размеру основного капитала (капитала 1-го уровня) среди крупнейших банков мира.

Основанный в 1841 г. Сбербанк России сегодня - современный универсальный банк, который удовлетворяет потребности различных групп клиентов в широком спектре банковских услуг. Сбербанк занимает крупнейшую долю на рынке вкладов и является основным кредитором российской экономики. По состоянию на 1 июня 2011 г., доля Сбербанка России на рынке частных вкладов составляла 50,5%, а его кредитный портфель соответствовал более 30% всех выданных в стране займов.

Сбербанк России обладает уникальной филиальной сетью и в настоящее время в нее входят 18 территориальных банков и более 19 050 подразделений по всей стране. Дочерние банки Сбербанка России работают в Казахстане, на Украине и в Белоруссии. Сбербанк нацелен занять 5% долю на рынке банковских услуг этих стран. В соответствии с новой стратегией, Сбербанк России планирует расширить свое международное присутствие, выйдя на рынки Китая и Индии. В целом планируется увеличить долю чистой прибыли, полученной за пределами России, до 5% к 2014 г.

Рассматривая международный вектор как важнейшую составляющую стратегии своего развития, Сбербанк России осуществляет казначейские операции на международном рынке и операции торгового финансирования, поддерживает корреспондентские отношения с более чем 220 ведущими банками мира и участвует в деятельности ряда авторитетных международных организаций, представляющих интересы мирового банковского сообщества. Активная позиция и международный авторитет позволяют Сбербанку России наиболее полно удовлетворять внешнеэкономические запросы своих клиентов, привлекать на выгодных условиях ресурсы с мировых финансовых рынков и соответствовать лучшей практике, принятой в международном банковском сообществе.

Акции Сбербанка России котируются на российских биржевых площадках ММВБ и РТС с 1996 г. В марте 2007 г. Банк разместил дополнительный выпуск обыкновенных акций, в результате чего, уставный капитал увеличился на 12%, и было привлечено 230,2 млрд. рублей. Средний дневной объем торгов акциями Сбербанка составляет 40% объема торгов на ММВБ.

Учредитель и основной акционер Банка -- Центральный банк Российской Федерации (Банк России). По состоянию на 8 мая 2009 г., ему принадлежит 60,25 % голосующих акций и 57,58% в уставном капитале Банка. Остальными акционерами Сбербанка России являются более 273 тысяч юридических и физических лиц. Высокая доля иностранных инвесторов в структуре капитала Сбербанка России (более 24%) свидетельствует о его инвестиционной привлекательности.

Надежность и безупречная репутация Сбербанка России подтверждаются высокими рейтингами ведущих рейтинговых агентств. Агентством Fitch Ratings Сбербанку России присвоен долгосрочный рейтинг дефолта в иностранной валюте "BBB", агентством Moody's Investors Service - долгосрочный рейтинг депозитов в иностранной валюте "Baa1". Кроме того, агентство Moody's присвоило Банку наивысший рейтинг по национальной шкале.

В октябре 2008 г. Сбербанком была принята новая стратегия развития на период до 2014 г., в рамках которой Банк нацелен на дальнейшее развитие своих конкурентных преимуществ и создание новых областей роста. Совершенствование системы управления рисками, оптимизация расходов и реализация инициатив, направленных на повышение эффективности деятельности, позволят Сбербанку России доказать свою устойчивость в текущих условиях нестабильности на глобальных финансовых рынках, сохранить лидерство в российской финансовой системе и стать одной из лучших мировых кредитных организаций.

В настоящее время, Банк осуществляет следующие операции:

- привлекает денежные средства физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

- размещает указанные выше привлеченные средства от своего имени и за свой счет;

- открывает и ведет банковские счета физических и юридических лиц, осуществляет расчеты по поручению клиентов, в том числе банков-корреспондентов;

- инкассирует денежные средства, векселя, платежные и расчетные документы и осуществляет кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- покупает и продает иностранную валюту в наличной и безналичной формах;

- привлекает во вклады и размещает драгоценные металлы;

- выдает банковские гарантии;

- осуществляет переводы денежных средств по поручениям физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Банк помимо перечисленных выше банковских операций осуществляет следующие сделки:

- выдает поручительства за третьих лиц, предусматривающие исполнение обязательств в денежной форме;

- приобретает права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

- осуществляет доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

- осуществляет операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- предоставляет в аренду физическим и юридическим лицам специальные помещения или находящиеся в них сейфы для хранения документов и ценностей;

- осуществляет лизинговые операции;

- оказывает брокерские, консультационные и информационные услуги.

Банк вправе осуществлять иные сделки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банк вправе осуществлять обслуживание экспортно-импортных операций клиентов с применением различных финансовых инструментов, принятых в международной банковской практике.

Банк осуществляет валютный контроль за операциями клиентов - физических и юридических лиц.

Банк вправе эмитировать и обслуживать пластиковые карточки международных и российских платежных систем.

Все перечисленные банковские операции и сделки осуществляются в рублях и в иностранной валюте.

Банк вправе осуществлять выпуск, покупку, продажу, учет, хранение и иные операции с ценными бумагами, выполняющими функции платежного документа, с ценными бумагами, подтверждающими привлечение денежных средств во вклады и на банковские счета, с иными ценными бумагами, а также вправе осуществлять доверительное управление указанными ценными бумагами по договору с юридическими и физическими лицами.

Банк имеет право осуществлять профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг в соответствии с федеральными законами.

В пределах своей компетенции Банк обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную тайну.

ОАО "Сбербанк России" является классическим универсальным банком, оказывающим широкий спектр услуг, как для частных лиц, так и для корпоративных клиентов.

Далее рассмотрим организационную структуру ОАО "Сбербанк России".

Управление Сбербанком России основывается на принципе корпоративности в соответствии с Кодексом корпоративного управления, утвержденным годовым Общим собранием акционеров Банка в июне 2002 года. Все органы управления Банком формируются на основании Устава Сбербанка России и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Органы управления Сбербанка:

Общее собрание акционеров -- высший руководящий орган Сбербанка России. На Общем собрании акционеров принимаются решения по основным вопросам деятельности Банка.

Наблюдательный совет Банка состоит из 17 директоров, среди которых 6 представителей Банка России, 2 представителя Правительства Российской Федерации, 2 представителя Сбербанка России и 7 независимых директоров.

Правление Банка состоит из 14 членов. Возглавляет Правление Банка Президент, Председатель Правления Банка.

Филиалы Банка (территориальные банки, отделения) не наделены правами юридических лиц и действуют на основании Положений, утверждаемых Правлением Банка, имеют печать с изображением эмблемы Банка со своим наименованием, а также другие печати и штампы, имеют баланс, который входит в баланс Банка.

Изменения в Устав, связанные с открытием, закрытием филиалов и изменением их статуса, вносятся по решению Наблюдательного совета Банка не реже 1 раза в год.

Филиалы Банка (территориальные банки) возглавляются Председателями, назначаемыми Президентом, Председателем Правления Банка, филиалы (отделения) - управляющими, назначаемыми по установленной номенклатуре.

Прием на работу и увольнение работников филиалов, заключение с ними трудовых договоров (контрактов) осуществляется руководителем филиала по установленной номенклатуре.

Внутренние структурные подразделения (операционные кассы вне кассового узла, обменные пункты и дополнительные офисы) территориального банка открываются, закрываются, переподчиняются по решению правления территориального банка; внутренние структурные подразделения отделения - по решению правления территориального банка, в организационном подчинении которого находится отделение; внутренние структурные подразделения отделения в городе Москве -- по приказу Президента, Председателя Правления Банка в порядке, установленном Банком и Банком России.

Органами управления Сберегательного банка РФ являются: Общее собрание акционеров, Совет банка и Совет директоров банка.

Высший орган управления Сбербанка РФ - Общее годовое собрание акционеров; проводится один раз в год.

Общее собрание акционеров решает следующие вопросы: утверждение годового отчета, рассматривает отчет ревизионной комиссии, отчет руководства, порядок распределения прибыли и ее использования (размер и порядок выплаты дивидендов), план развития на следующий год, определяет стратегию развития банка, избирает Совет банка.

Совет банка - высший орган управления в период между общими собраниями акционеров. Совет директоров банка утверждается Советом банка по представлению Президента Совета банка, который состоит из первого и четырех вице-президентов и 15 членов Совета директоров банка. Совет директоров - исполнительный орган банка.

Основные вопросы, решаемые Советом директоров - корректировка стратегии развития банка, контроль за деятельностью исполнительных органов.

Следующим органом управления банка является Правление. В системе Сберегательного банка формируется на уровне головного и территориальных банков и возглавляется Председателем банка. В состав Правления входят, кроме Председателя, его заместители, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений (директора основных управлений). В компетенцию Правления входят вопросы кредитной политики, текущего руководства банком, формирования активов и пассивов.

Еще одним органом управления является Кредитный комитет, формируемый на уровне территориальных банков. В его состав входит Председатель банка, главный бухгалтер, руководители подразделений, имеющих непосредственное отношение к процессу кредитования. Кредитный комитет решает вопросы выдачи кредитов в соответствии с кредитной политикой банка.

Ревизионная комиссия также является органом управления банка, формируется из числа акционеров и занимается вопросами проверки годовой отчетности.

2.2 Финансовый анализ деятельности ОАО "Сбербанк России"

Основные итоги деятельности ОАО "Сбербанк России" за 2010 и 2011 гг представлены в таблице 1.

Таблица 2.1 Основные итоги деятельности ОАО "Сбербанк России.

Показатель	2011 (млрд.руб)	2010 (млрд.руб)	Изменение
Чистая прибыль	315,9	181,6	74,0%
Совокупный доход	309,0	206,6	49,6%
Активы	10834,9	8628,5	25,6%
Чистые кредиты клиентам	7719,7	5489,4	40,6%
Средства клиентов	7932,1	6651,1	19,3%
Собственные средства	1268,0	987,2	28,4%

Увеличение чистой прибыли за 2011 год привело к росту показателей рентабельности. Диаграмма рентабельности активов и собственных средств представлена на рисунке 2.1.



Рис. 2.1. Рентабельность за 2010 - 2011 гг.

Исходя из данных диаграммы видно, что рентабельность активов в четвертом квартале 2011 снизилась. Это обусловлено снижением чистой прибыли и существенного роста активов. Рассмотрим структуру и динамику операционных доходов до создания резервов под обесценение кредитного портфеля, представленную на рисунке 2.2

Рис. 2.2. Операционные расходы до создания резервов под обесценение кредитного портфеля

Рост операционных доходов до создания резервов под обесценение кредитного портфеля за 2011 год по сравнению с 2010 годом составил 14,3%. Основными компонентами операционного дохода остаются чистые процентные и комиссионные доходы с долей более 94,5%. Чистые процентные доходы за 2011 год выросли на 17,1% по сравнению с 2010 годом, что связано с увеличением объемов работающих активов и ростом доли наиболее доходных активов, преимущественно кредитов. Чистая процентная маржа росла в течении 2011 года и в четвертом квартале составила 6,7%, что наглядно видно из рисунка 2.3.

Рис.2.3. Динамика чистых процентных доходов, чистого процентного спрэда и процентной маржи

Стоимость заемных средств сократилась с 4,1% в четвертом квартале 2010 года до 3,5% в четвертом квартале 2011 года. Рассмотрим динамику и структуру активов за 2009-2011 года, представленную на рисунке 2.4.

Рис.2.4. Динамика и структура активов

За 2011 год совокупные активы выросли на 25,6%. Доля кредитного портфеля в активах за 2011 год выросла с 64% до 71% за счет сокращения доли ценных бумаг. По состоянию на 31.12.2011 годя работающих активов составила 92,4% от общих активов компании.

Портфель кредитов клиентам за 2011 год увеличился на 35,4% в связи с ростом объема кредитования как физических лиц, так и корпоративных клиентов. Рост портфеля кредитования корпоративных клиентов за 2011 год составил 1 704,4 млрд.руб или 35%. Рост портфеля кредитов физическим лицам за 2011 год составил 485,8млрд.руб. или 36,8%. Коммерческое кредитование корпоративных клиентов, а также потребительские и прочие ссуды физическим лицам росли более высокими темпами в 2011 году, что можно наглядно увидеть из рисунка 2.5.

Рис. 2.5. Структура портфеля кредитов.

Отраслевая структура кредитного портфеля достаточно диверсифицирована: доля самой крупной отрасли составляет 19,8% от совокупного кредитного портфеля. Что касается валютной структуры кредитного портфеля, преобладающей валютой является рубли и за 2011 год валютная структура кредитного портфеля практически не изменилась. Диаграмма структуры кредитного портфеля представлена на рисунке 2.6.

Рис.2.6. Структура кредитного портфеля.

Что касается структуры кредитов по срокам погашения, то, как видно из рисунка 6, в структуре кредитного портфеля произошло увеличение доли долгосрочных кредитов (свыше 3 лет).

Рассмотрим динамику и структуру обязательств Основной ресурсной базой ОАО "Сбербанк России" остаются депозиты физических лиц, доля которых в общих обязательствах составляет 60%. Средства корпоративных клиентов, а также средства банков в динамике за три года росли опережающими темпами в течение 2011 года, доля средств физических лиц в течение 2011 года сократилась. Эти данные представлены на рисунке 2.7.



Рис. 2.7. Структура обязательств за 2009-2011 гг

Таким образом, ОАО "Сбербанк России" продолжает показывать значительные темпа роста кредитования, в результате чего в 2011г. кредитный портфель до вычета резерва под обесценение увеличился на 35,4%. Рост кредитования был достаточно сбалансированным, так что корпоративный кредитный портфель вырос за год на 35%, а розничный на 36,8%.

Депозиты клиентов выросли за 2011г. на 19,3%, при этом объем вкладов физических лиц увеличился на 18,4, а объем средств корпоративных клиентов на 21,4%.

Чистая прибыль за 2011 год составила 315,9 млрд.руб., что на 74,0% превышает прибыль за 2010 год в размере 181,6 млрд.руб. Доходы в 2011г. росли главным образом за счет основной банковской деятельности: чистый операционный доход и чистый комиссионный доход составили за 2011 год 94,5% всего операционного дохода до вычета резерва под обесценение кредитного портфеля.

Чистая процентная маржа в течении 2011 была на уровне 2010 года и составила 6,4%.

ОАО "Сбербанк России" демонстрирует высокие результаты деятельности - рентабельность собственных средств за 2011 год составила 28,0%, отношение операционных расходов к операционным доходам составило 46,9%.

2.3 Описание электронного документооборота ОАО "Сбербанк России"

В настоящее время в Сбербанке России внедряется система электронного офисного документооборота (СЭОДО). Поскольку Сбербанк является самым крупным банком России и СНГ, то можно смело заявлять о том, что это крупнейшее внедрение системы электронного документооборота в банковской сфере России.

К концу 2012 года, когда проект будет закончен, в системе будут работать более 30 тысяч сотрудников. Внедрение СЭОДО осуществляется в Центральном аппарате и во всех 17 территориальных банках - от Санкт-Петербурга до Хабаровска, что влечет за собой огромный объем информации, проходящей через систему. Суммарный документооборот только Центрального аппарата составляет более миллиона офисных документов в год. С учетом документооборота внутри территориальных банков и межфилиального обмена эта цифра возрастает на порядок.

После детального анализа рынка систем электронного документооборота, как российских, так и зарубежных, конкурсная комиссия Сбербанка выбрала платформу DocsVision, которую доверила для внедрения компании Digital Design. Основными критериями выбора были наличие в решении расширенных функций контроля поручений, быстрого поиска документов и поручений, наличие возможности выполнять согласование, подписание/утверждение проектов документов с мобильных устройств, а также возможности масштабирования решения.

Внедряемая СЭОДО обеспечивает комплексную автоматизацию, прозрачность и качество процессов офисного документооборота, снижение трудозатрат на работу с документами. В системе будут обрабатываться входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, включая служебные записки, приказы, распоряжения, договоры и т.д. Одна из важных функций системы - контроль исполнения поручений. Система автоматизирует как внутренний документооборот в территориальных банках и Центральном аппарате, так и сквозные процессы документооборота между Центральным аппаратом и территориальными банками. Банковские документы останутся, разумеется, в ведении АБС.

В Центральном аппарате СЭОДО заменит две предыдущие системы регистрации документов - "Делопроизводство" и "Документ". Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в Сбербанке, в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи. Это позволяет Сбербанку уже сейчас заменить некоторые виды бумажных документов на электронные, а в перспективе - полностью перейти на безбумажный электронный документооборот.

Действия пользователей в системе организованы при помощи специальных автоматизированных рабочих мест - АРМ. Эти приложения были созданы с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. В настоящее время в СЭОДО используются АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.

АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в online, так и в offline режиме. Главной "изюминкой" проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad. Сейчас с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления Сбербанка. В будущем планируется расширение масштабов использования АРМ руководителя.

Внедрение СЭОДО в Сбербанке еще не закончено, и подводить окончательные итоги рано. Однако предварительные результаты видны уже сейчас. Благодаря централизованному хранению документов в электронном виде ощутимо уменьшилось время, затрачиваемое сотрудниками банка на их поиск. Время доведения документа до конечного исполнителя сократилось в несколько раз, а наличие прозрачной системы контроля исполнительской дисциплины и отчетности о ходе исполнения позволило значительно снизить количество невыполненных поручений. Только по этим показателям можно уже с уверенностью сказать, что проект успешен.

Волго-Вятский банк Сбербанка России внедряет безбумажную технологию работы с корпоративными клиентами с использованием автоматизированной системы "Клиент-Сбербанк". Теперь организациям, заключившим соответствующее соглашение, платежные документы на зачисление и списание средств, поступившие по системе "Клиент-Сбербанк", не дублируются на бумажных носителях. Первыми на безбумажную технологию перешли клиенты Сормовского отделения Сбербанка в Нижнем Новгороде. На полный электронный документооборот было переведено более половины юридических лиц, обслуживающихся в отделении, в том числе крупное предприятие ОАО "Завод „Красное Сормово"", которое ежемесячно проводит до 1 тыс. платежных документов.

Помимо экономии трудозатрат сотрудников банка и расходных материалов, переход не безбумажную технологию позволяет клиентам существенно сэкономить на обслуживании счета, которое обойдется на 25% дешевле, чем при использовании бумажных документов.

Помимо этого, Западно-Сибирский банк ОАО "Сбербанк России" и Тюменская областная нотариальная палата заключили Договор об организации электронного документооборота при предоставлении информации по запросам нотариусов. Подписи под документом поставили заместитель председателя Западно-Сибирского банка Сбербанка России и президент Тюменской областной нотариальной палаты.

Предметом договора является организация работы по электронному документообороту при предоставлении Банком ответов на запросы нотариусов по вкладам (счетам) умерших владельцев вкладов (счетов), открытым в филиалах Банка, расположенных на территории г. Тюмени и юга Тюменской области.

В соответствии с условиями договора Нотариальная палата будет осуществлять формирование и передачу в Банк Электронного Запроса, заверенного ЭЦП сотрудника Нотариальной палаты. Банк на основании полученного Электронного Запроса предоставляет Нотариальной палате информацию в виде Электронного Ответа на запрос, заверенного ЭЦП сотрудника Банка.

Теперь документооборот между банком и нотариальной палатой будет осуществляться в электронном виде, что существенно ускорит процесс обработки запросов о наличии счетов и завещательных распоряжений умерших вкладчиков, позволит обеспечить быструю доставку документов независимо от удаленности территорий.

25 марта 2011 года в Тюмени было подписано соглашение между УФНС России по Тюменской области и Сбербанком России об электронном взаимодействии. Переход на электронный обмен между УФНС России по Тюменской области и Западно - Сибирским банком Сбербанка России в первые же дни показал результаты. Уже за первый день было направлено в Сбербанк 21 запрос и почти мгновенно получено 15 ответов. Оперативное получение сведений в разы повышает уровень проводимых налоговыми органами контрольных мероприятий. Только в прошлом, 2011 году, количество запросов от УФНС России по Тюменской области в адрес Сбербанка достигло 40 тысяч. В ответ приходит не меньшее количество документов: это и выписки по расчетным счетам, уведомления об открытии и закрытии счетов, о приостановлении банковских операций (в случае с должниками) и так далее. Заключенное соглашение остановило поток курсирующей туда-сюда бумаги - все операции проводятся с помощью компьютерной техники и специальных программ, что, позволяет и налоговикам, и налогоплательщикам выиграть с разных точек зрения. Речь идет об экономии времени (до сих пор все документы направлялись в Банк почтой, обратно они возвращались тем же путем), ну и, соответственно, материальных средств - все - таки услуги по пересылке документов стоят денег.

Создание СЭОДО идет поэтапно. Внедрение в Центральном аппарате началось в августе 2010 года, затем постепенно ее стали внедрять в территориальных банках. На сегодняшний день в Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию. К ней подключено более 8 тысяч пользователей, ею обрабатывается более го тысяч документов в день. В промышленную эксплуатацию также введены СЭОДО в Северо-Западном, Московском, Среднерусском, Поволжском, Уральском и Юго-Западном банках. До конца 2012 года к ним присоединятся оставшиеся 12 территориальных банков. Таким образом, весь проект по созданию крупнейшей российской системы электронного документооборота в банковском секторе на несколько десятков тысяч пользователей будет реализован менее чем за три года.

В качестве системы документооборота в ОАО "Сбербанк" используется Microsoft Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота.

2.4 Разработка рекомендаций для совершенствования системы электронного документооборота ОАО "Сбербанк России" и их экономическое обоснование

На основе анализа общих требований, выдвигаемых руководством банка к системе управления документооборотом и процессами, выделим основные требования для системы электронного документооборота.

Во - первых, система должна быть масштабируемой и обеспечивать стабильную работу с удаленными офисами. Она должна иметь простой интерфейс, для того чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Система электронного документооборота, используемая в Сбербанке является интуитивно понятной и не вызывает у сотрудников никаких серьезных сложностей в работе.

Немаловажна скорость обработки данных, то есть открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту и по отдельным документам. Сотрудники должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных, что немало важно.

Также необходимо обеспечить интеграцию системы документооборота с внутренними банковскими системами или их частями, например с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов. Выполнение этого требования будет означать, что система документооборота является и учетной системой с соответствующими возможностями.

Необходимо также ввести разграничение прав доступа к документам системы, в целях обеспечения должного уровня безопасности. Достаточно серьезное внимание следует уделить разделенному хранению данных в системе и разграничению прав доступа.

Кроме всего вышесказанного, необходимо добавить в существующую систему документооборота возможность применения электронной подписи, то есть специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего в дальнейшем идентифицировать владельца сертификата ключа, а также по мимо этого, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Объем бумажного документооборота в Сбербанке возрастает с каждым днем. Расходы на бумажный документооборот и хранение архивов включаются в стоимость банковских продуктов, что приводит к их удорожанию для потребителя. Меры по снижению административной нагрузки на кредитные организации предусмотрены в Стратегии развития банковского сектора Российской Федерации на период до 2015 года. Одной из них является оптимизация отчетности кредитных организаций и создание условий для перехода к представлению информации преимущественно на электронных носителях. Бизнес - процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью. Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, а именно входящий, внутренний и исходящий потоки.

В особую группу специализированного банковского документооборота необходимо выделить документы и процессы, которые связаны с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес-кредитование), заключение договоров по депозитам, а также расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги. Для примера рассмотрим процесс подачи заявки на пластиковую карту. Изобразим в нотации Cross Functional Flowchart схему данного процесса, рисунок 2.8.

Рис. 2.8. Схема процесса подачи заявки на пластиковую карту

Как видно из схемы, в данный процесс можно сократить излишний документооборот отчасти автоматизировав его. Рассматривая ситуацию, когда клиент, при заполнении анкеты на карту совершил какую-либо ошибку, видно, что данный процесс затягивается еще на кое-какой промежуток времени, до тех пор пока ошибки в бумажной анкете не будут исправлены. Для оптимизации данного процесса путем сокращения излишнего документооборота предлагается отменить лишние операции, не брать от клиента заполненную на бумажном носителе анкету, а сразу заносить все данные в программу. Вместо копирования документов клиента предлагается их сканирование, с целью сокращения расхода бумаги, а также бумажных документов, находящихся в ежедневном обороте.

Новая модель процесса представлена ниже, на рисунке 2.9.

Рис. 2.9. Новая модель процесса

Таким образом, даже незначительные на первый взгляд изменения в элементарном банковском процессе приём документов на пластиковую карту с помощью использования информационных технологий, позволяют сократить расходы на бумагу, уменьшить бумажный документооборот, сократить время на выполнение данного процесса тем самым делая его более эффективным при наименьших затратах.

В качестве еще одной рекомендации, разработанной в результате анализа использования информационных технологий в документообороте ОАО "Сбербанк" можно выделить - хранение документов операционного дня в электронном виде. Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD). Данные операционного дня должны автоматически выгружаться из автоматизированной банковской системы, преобразовываться, собираться в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходить процедуру согласования с подтверждением электронной цифровой подписи. По данным из автоматизированной банковской системы необходимо создавать опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдавать поручения ответственному сотруднику на запись материального носителя.

Необходимо оптимизировать хранение документов и исключить риски утери клиентских досье. Менеджеры после продаж банковских продуктов должны регистрировать сделки в автоматизированной банковской системе. Каждый документ при печати из данной системы должен сопровождаться уникальным штрих - кодом. Данные о проведенных сделках должны автоматически выгружаться в систему с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения. Факт упаковки и отправки должен также фиксироваться в системе. По прибытии в центры хранения пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки - в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. При этом, каждый объект имеет свой уникальный идентификатор - штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.

Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.

Безусловно, что никакую информационную систему невозможно совершенствовать без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае объектом автоматизации выступает процесс прохождения документов через сотрудников банка. Отсутствующее или некачественное описание документооборота в компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к тому, что система электронного документооборота не будет учитывать все особенности движения документов.

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: от документов и от процессов. Отчасти оптимизировав документооборот в процессе приема заявки на пластиковую карту, мы использовали подход "от процессов". Рассмотрим другой подход.

Описание "от документов" исторически наиболее распространено и широко используется в банках. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: во-первых, разработка проекта документа, затем согласование документа, его доработка и отправка (или сдача в архив). Причем стадии "согласование документа" и "доработка документа" могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем.

Рассмотрим на примере блок схему движения документа при формировании приказа о переводе сотрудника из одного подразделения в другое. (рисунок 2.10)

Рис. 2.10. Схема движения документа

Плюсы такого подхода - минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкость понимания формализованных схем движения документа сотрудниками компании. Помимо этого, в качестве средства формализации документооборота можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, такого рода: "выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно" или "может начать выполняться только одна из следующих функций".

Основной недостаток применения этой нотации заключается в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции. Кроме того, практика, к сожалению, показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, слишком сложна для сотрудников предприятия. Пример формализации с использованием данной нотации представлен на рисунке 2.14

Рис. 2.14. Использование нотации IDEF3 при формализации документооборота.

Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

Таким образом, автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Документы - это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (такой, как "1С", "Галактика"), работа с конструкторско-технологической документацией - в PLM-системе ("Лоцман:PLM", T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не укладываются ни в одну из существующих информационных систем. Это могут быть внутренние отчеты, организационно - распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае движение документов можно автоматизировать только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow. Использование информационных технологий в документообороте позволяет совершенствовать систему документооборота.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день ни для кого не секрет, что успеха в своей деятельности определенная фирма может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри неё будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. В настоящее время уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной работы являлся анализ системы документооборота в ОАО "Сбербанк России" для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

В результате исследования были изучены изучить теоретические аспекты понятия документооборота, а также рассмотрены основные системы электронного документооборота в России.

Были выявлены перспективы развития системы электронного документооборота в России.

Во второй главе удалось оценить финансовое состояние деятельности ОАО "Сбербанк России", а также провести анализ системы электронного документооборота. В ходе анализа было выявлено, что в ОАО "Сбербанк России" отсутствует четкая формализация процессов документооборота. Были разработаны рекомендации по совершенствованию использования информационных технологий в документообороте ОАО "Сбербанк России", составлены схемы формализованных процессов движения документов с использованием нотации IDEF3, а также Cross Functional Flowchart.

Необходимо отметить, что полученные в результате дипломной работы рекомендации, могут в дальнейшем быть использованы как основа для последующих комплексных мероприятий совершенствования системы электронного документооборота. Таким образом, предложенная работа носит прикладной характер, что обуславливает ее применение на практике.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

электронный документооборот нотация flowchart

1. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства Российской федерации. - 2002. - №2. - Ст. 127.

2. Александров С. Электронный документооборот / С. Александров // УРФО. - 2008. - № 3/4. - С. 9-25.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. - 2009. - №1. - С. 79-83.

4. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы/ В.И. Андреев. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007. - 501 с.

5. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы / В.И. Андреева - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2009. - 191 с.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008. - 192 с.

7. Аликеева А.М. Теоретические аспекты понятия документооборот / А. М.Аликеева // Экономика и жизнь. - 2009. - № 6. - С. 17-41.

8. Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2010.-- №2. - С. 46 - 48.

9. Банк В.Р. Информационные системы в экономике / В.Р. Банк, В.С. Зверев. - Москва, ООО Изд. Экономист, 2005. - 455 c.

10. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации/ В.П. Барановский. - М.: Экмос, 2005. - 129 с.

11. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В.Баронов - М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.

12. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот/ А.А. Белов. - М.: Книжный Мир, 2004. - 234 с.

13. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2009. - №2. - С.27-33.

14. Бурганова Л. А. Теория управления/ Л.А. Бурганова.- М.: ИНФРА-М

15. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений/ Т.А. Быкова // Секретарское дело

16. Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2000. -№2. - С.16-20.

17. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело

18. Герчикова И. Н. Менеджмент/ Изд. 3-е, перераб. и доп. М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 2007. - 501 c.

19. Глухов В. В. Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие / Санкт-Петербургский Государственный технический университет. СПб.: Специальная литература, 2008. - 237 c.

20. Доронина Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2009. - №2. - С. 39-43.

21. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В Жеребенкова. - М. Изд.: Вершина, 2005. - 384 с.

22. Карминский А.М. Информатизация бизнеса/ А.М. Карминский , П.В. Нестеров. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 416 с.

23. Картавый М. А., Нехамкин А. Н. Методологические принципы формирования российского менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. - № 3. - С.11 - 29.

24. Кибанова А. Я. Делопроизводство в банке/ А.Я. Кибанова. - М.

25. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 4-e изд / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 312 с.

26. Красавин, А. С. Делопроизводство в банке : Практ.пособие / А. С. Красавин. - : ИНФРА-М, 2009. - 190с.

27. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 361с.

28. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. №3, с. 5-19

29. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008. -818 с.

30. Ларин М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // - М.: "Научная книга", 2008. - 110 с

31. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. - 2009. - 272 с.

32. Мартьянова А.Е. Базы данных и знаний. Ч. I.: учебно-методич. пособие для студентов специальности 350800 "Документоведение и документационное обеспечение управления" / А.Е. Мартьянова. - Астрахань

33. Остелло М.М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс / М.М. Остелло // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С. 49.

34. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота / Д.В.Пашков // Документооборот и Делопроизводство. -2004. -№ 5. - С. 10-19.

35. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов / Т. В. Печникова, А.В. Печникова. - М.: ЭМОС, 2009

36. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей "Тандем": "Экмос". - 2010. - 208 с.

37. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. -М: РИА "Стандарты и качество"

38. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте /Д.А.Романов, Т.Н.Ильина,; под ред. А.Ю. Логинова . - М.: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

39. Румынина Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. - М.: "Издательство Мастерство", 2009. - 220 с.

40. Саблин В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. - 2008. - №5. - С.6.

41. Сафронов Н. А. Экономика организации (предприятия)/ Сафонова

42. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - URL: http://studentam.net/content/view/537/62 (дата обращения: 09.04.2012).

43. Смолкин А. М. Менеджмент: Основы организации. / А. М. Смолкин. -- М.: ИНФРА-М, 2010. - 653 c.

44. Титаренко М. В. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ М.В.Титаренко. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 258 с.

45. Филенко Е.Н. Развитие понятия "документ" с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// - Делопроизводство. - 2009.

46. Черемных С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии / С.В. Черемных, И.О. Семенов. - М: Финансы и статистика, 2007. - 192 с.

47. Шафер Д.Ф. Управление программными проектами / Д.Ф. Шафер, Р.Т. Фатрелл. - М.: Вильям, 2003. - 1125 с.

48. Шафрин Ю.С. Информационные технологии/ Ю.С.Шафрин. - М.; Лаборатория базовых знаний, 2000. - 146 с.

49. Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности. Учебник для ссузов /В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкель. - М.: Высшая школа, 2000. - 198 с.

50. Официальный сайт ОАО "Сбербанк России" http://sbrf.ru/tyumen/ru/

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Размещено на Allbest.ru