Штатная численность. Номенклатура дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Сочинский государственный университет

Экономический факультет

Кафедра менеджмента

Контрольная работа

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

На тему: Штатная численность. Номенклатура дел

1. Штатная численность

1. «Описание процесса разработки штатной численности для АРЭС ОАО «КЭ» СЭС»

Штатная численность формируется в зависимости от типа образования и должна обеспечивать безусловное выполнение обязательного объема задач, определяемых пунктом 2.2. положения об Адлерском РЭС № ПСП 00104604 - СО - ИСМ - 217 - 001 - 2011 от 18.8.2011:

2.2. Задачи АРЭС:

2.2.1. Поддержание оборудования и сооружений распределительных сетей в закрепленной зоне обслуживания в состоянии, удовлетворяющем требованиям действующих норм и правил.

2.2.2.Обеспечение экономической эффективности ремонтно-эксплуатационного обслуживания распределительных сетей 10-6/0,4кВ и ПС 110кВ.

2.2.3 Проведение качественного ремонта и технического обслуживания электроустановок и объектов электрических сетей.

2.2.4. Развитие, техническое перевооружение и реконструкция распределительных электрических сетей.

2.2.5. Внедрение новых технологий, передовых методов организации труда.

2.2.6. Систематический контроль организации эксплуатации оборудования, зданий и сооружений.

2.2.7. Регламентный контроль состояния оборудования, зданий и сооружений, а также периодического технического освидетельствования данных объектов.

2.2.8. Контроль соблюдения графиков, нормативных сроков проведения капитальных и средних ремонтов, контроль качества их проведения.

2.2.9. Представление отчетов о результатах проверок в службу производственного контроля и охраны труда и другие технические службы по направлениям, для обобщения, сопоставления и анализа информации.

На основании указанных задач и в соответствии с действующей системой управления на предприятии производится расчет штатной численности сотрудников на основе норм времени на 2012 год.

Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы сотрудником или группой сотрудников соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях.

В норму времени включается:

- время подготовки к проведению мероприятия.

- время проведения мероприятия.

- время обработки итогов проведения мероприятия.

Отсюда:

Н = Тобщ. / Фр.вр.

где Н - нормативная численность сотрудников АРЭС

Тобщ. - общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (1 год) (чел./дн.)

Фр.вр. - фонд рабочего времени на планируемый период (1 год) (дн.)

Тобщ. = К * (Нв.р. * О1 + Нв.р.2 * О2 + …………..)

К - коэффициент, учитывающий объем работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер.

К = 1 + % ненорм. работ

Нв. п - норма времени на данный вид работ (чел./дн.)

О п - объем данного вида работ

Штатная численность работников рассчитывается на основе норм по труду с учетом плановых невыходов, устанавливаемых по данным бухгалтерского учета:

Ш = Н * Кн

Ш - штатная численность сотрудников

Н - нормативная численность

Кн - плановый коэффициент невыходов (отпуск, временная нетрудоспособность, учебный отпуск, повышение квалификации и т.д.), определяемых как:

Кн = 1 + %невыходов /100

Исходя из данных производственно календаря за 2012 год, имеется 249 рабочих дней в году, что составляет 1986 рабочих часов.

Имея объем работы для каждой из бригад и лимит времени, а так же зная какое количество времени необходимо затратить на тот или иной вид деятельности, можем подсчитать какое количество человек бригады необходимо для того, чтобы выполнить весь объем работы, намеченный на год.

№ п/п	Полномочия АРЭС	Периодичность проведения мероприятий / объем работы	Количество бригад, выполняющих работу	Количество человеко-дней, необходимых для проведения мероприятия	Штатная численность
1.	Техническое освидетельствование электросетевых объектов (ВЛ 0,4/6/10кВ)	Ежегодно / 548км. линий в год	1	548км. линий 1км. линий - 7-9 часов раб. времени 548 * 9 = 4932 часа раб времени в год понадобится затратить на выполнение данной работы по норме
2.	Капитальный ремонт энергообъектов (ВЛ 0,4/6/10кВ)	Не более 30км. линий в год	1	30км. линий 1км. линий - 40 часов 30 * 40 = 1200 часов
3.	Ремонт производимый хозспособом/ за счет заказчика (ВЛ 0,4/6/10кВ)	По мере поступления / ~ 40км. линий в год	1	40км. линий 1км. линий - 36 часов 40 * 36 = 1440 часов
4.	Техническое обслуживание (ВЛ 0,4/6/10кВ)	1 раз в 2 года / 274км. линий в год	1	274км. линий 1км. линий - 5 часов 274 * 5 = 1370 часов
5.	Осмотры энергообъектов электромонтерами (ВЛ 0,4/6/10кВ)	348км. в год	1	348км. линий 1км. линий - 2 часа 348 * 2 = 690 часов
6.	Осмотры энергообъектов ИТР (ВЛ 0,4/6/10кВ)	Выборочно / ~ 130км. линий в год	1	130км. линий 1км. линий - 3 часа 130 * 3 = 390 часов
7.	Сверка схем (ВЛ 0,4/6/10кВ)	~ 180км. в год	1	180км. линий 1км. линий - 2 часа 180 * 2 = 360 часов
					Итого: 10382 часов в год необходимо для полного выполнения объемов работ. Исходя из имеющегося лимита часов работы в году на одного человека получим: 10382 / 1986 = 5,227 чел.
8.	Техническое освидетельствование электросетевых объектов (ТП)	~ 37 ТП в год	1	37 ТП в год 1ТП - 40 часов 37 * 40 = 1480 часов
9.	Капитальный ремонт энергообъектов (ТП)	~ 2 ТП в год	1	2 ТП в год 1ТП - 196 часов 2 * 196 = 392 часа
10.	Ремонт производимый хозспособом/ за счет заказчика (ТП)	~ 4 ТП в год	1	4 ТП в год 1ТП - 170 часов 4 * 170 = 680 часов
11.	Техническое обслуживание (ТП)	1 раз в 2 года / 263 ТП в году	1	263 ТП в год 1ТП - 30 часов 263 * 30 = 7890 часов
12.	Осмотры энергообъектов электромонтерами (ТП)	1 раз в 2-3 года / ~ 200 ТП в год	1	200 ТП в год 1ТП - 8 часов 200 * 8 = 1600 часов
13.	Осмотры энергообъектов ИТР (ТП-РП-ПС)	Выборочно ТП; 12 РП и 5 ПС / ~ 107 ТП + 12 РП + 5 ПС в год	1	107 ТП + 12 РП + 5 ПС в год 1ТП - 10 часов 1 РП - 40 часов 1 ПС - 80 часов 107 * 10 = 1070 часов 12 * 40 = 480 часов 5 * 80 = 400 часов Всего: 1950 часов рабочего времени персонала ИТР (если учесть, что лимит часов в год составляет 1986 часов, то для выполнения указанной работы требуется 1 сотрудник ИТР)
					Итого: 12042 часа рабочего времени электромонтеров в год необходимо для полного выполнения объемов работ. Исходя из чего получим: 12042 / 1986 = 6,063 чел.
14.	Техническое освидетельствование электросетевых объектов (КЛ 0,4/10кВ)	Ежегодно / 486км. КЛ в год	1	486км. КЛ 1км. КЛ - 8 часов 486 * 8 = 3888 часов в год
15.	Капитальный ремонт энергообъектов (КЛ 0,4/10кВ)	Не более 20км КЛ в год	1	20км. КЛ 1км. КЛ - 5 часов 20 * 5 = 100 часов
16.	Ремонт производимый хозспособом/ за счет заказчика (КЛ 0,4/10кВ)	~ 40км. КЛ в год	1	40км. КЛ 1км. КЛ - 5 часов 40 * 5 = 200 часов
17.	Техническое обслуживание (КЛ 0,4/10кВ)	1 раз в 2 года / 243км. КЛ в году	1	243км. КЛ 1км. КЛ - 2 часов 243 * 2 = 486 часов
18.	Осмотры энергообъектов электромонтерами (КЛ 0,4/10кВ)	Ежегодно / 486км. КЛ в год	1	486км. КЛ 1км. КЛ - 5 часов 486 * 5 = 2430 часов
19.	Осмотры энергообъектов ИТР (КЛ 0,4/10кВ)	Выборочно / ~ 70км. КЛ в год	1	70км. КЛ 1км. КЛ - 7 часов 70 * 7 = 490 часов
20.	Периодические испытания (КЛ 0,4/10кВ)	1 раз в 5 лет / 98км. КЛ в год	1	98км. КЛ 1км. КЛ - 5 часов 98 * 5 = 490 часов
					Итого: 8084 часов в год. Отсюда: 8084 / 1986 = 4,07 чел.
21.	Оперативные переключения	Постоянно	1 бр. = 1 д.диспетчер + 2 электромонтера ОВБ		Для непрерывной работы 24 часа в сутках на предприятии используется режим рабочего времени «день - ночь» (раб. смена с 08:00 утра до 20:00 вечера 1-х суток; с 20:00 вечера до 08:00 утра 2-х суток). При таком режиме для работы достаточно 4 человек - диспетчеров и электромонтеров из расчета 2 эл. монтера на 1 диспетчера = 8 человек.

Исходя из вышеизложенного, рассчитаем необходимую численность персонала для каждой из бригад АРЭС. Коэффициент невыходов на предприятии составляет 0,4, рассчитан как время отсутствия на количество календарных дней:

Дн = 28дн. (отпуск) + 7дн. (отпуск за свой счет) + 2*25дн. (уч. отпуск) + 14дн (больничный) / 249 = 0,4

Кн = 1 + 0,4 = 1,4

Штатная численность бригады ВЛ:

6чел * 1,4 = 8,64чел.

9 сотрудников электромонтеров + 1 мастер + 1 руководитель работ (по норме) = 11 сотрудников

Штатная численность бригады ТП-РП:

7чел * 1,4 = 10,08чел.

11 сотрудников электромонтеров + 1 мастер + 1 руководитель работ (по норме) + 1 сотрудник ИТР = 14 сотрудников

Штатная численность бригады КЛ:

5чел * 1,4 = 7,02чел.

8 сотрудников электромонтеров + 1 мастер + 1 руководитель работ (по норме) = 10 сотрудников

Штатная численность бригады ОВБ:

4 диспетчера + 8 электромонтеров + 1 старший диспетчер (руководитель) = 13 сотрудников.

Коэффициент невыходов для бригады ОВБ не рассчитывается, т.к. при отсутствии кого-либо из сотрудников его заменяет старший диспетчер.

В структуре Адлерского РЭС сохраняется руководитель предприятия - начальник АРЭС и главный инженер АРЭС, а так же ответственный за документооборот/помощник руководителя - техник по документации.

Номенклатура дел -- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Процесс организации работы по составлению примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел.

Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению.

Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.

При разработке номенклатуры дел для АРЭС ОАО «КЭ» СЭС руководствовались Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации». Глава 4 «Хранение и учет архивных документов».

На бланке номенклатуры дел отмечается для какой структуры она разработана и кем утверждена, когда. В нашем случае утверждает номенклатура дел - директор Сочинских электрических сетей.

Номенклатура имеет индекс подразделения, согласно утвержденному на 01.01.2012 перечню «Коды служб и отделов», начинающемуся, для удобства пользования, с номера 100.

Номенклатура дел разрабатывается сроком на 1 календарный год, затем изменяется или утверждается вновь.

Бланк номенклатуры дел имеет вид таблицы, в которой указаны наименования столбцов как: 1. «Индексы дел»; 2. «Заголовки дел»; 3. «Количество томов»; 4. «Срок хранения»; 5. «Примечание».

Индекс дела начинается с индекса подразделения и через тире пишется двухзначный порядковый номер дела по номенклатуре. Например: АРЭС имеет индекс 217, первое дело «Приказы, распоряжения и указания ОАО «Кубаньэнерго»» будет иметь индекс 217-01.

Заголовки дел, оно же пишется в названии дела, разрабатываются согласно полномочий АРЭС в Сочинских электросетях.

Столбец количество томов разработан в связи с наполняемостью дел, отсюда все дела имеются в количестве 1 тома, кроме приказов, распоряжений и указаний ОАО «Кубаньэнерго» и приказов, распоряжений и указаний Сочинских электросетей.

Столбец «Срок хранения» заполняется согласно ЭПК и федеральному закону «Об архивном деле в РФ».

Подписывается номенклатура составившим техником по документации и начальником АРЭС.

Согласовывается с архивариусом и начальником канцелярии.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится на месте, второй у начальника канцелярии.

Номенклатура дел хранится три года, после замены новой.

Зная полномочия Адлерских районных электросетей и особенности внутреннего делопроизводства, а так же на основе действующей номенклатуры дел и номенклатуры дел за предыдущий год, была предложена номенклатура, состоящая из 25 дел и 27 томов.

Номенклатура состоит из: том № 01 - приказы, распоряжения и указания ОАО «Кубаньэнерго».

Том № 02 - приказы, указания и распоряжения Сочинских электрических сетей. Такое разделения на внутренние документы и документы аппарата управления производится нарочно, для удобства пользования. Но в отличие от действующей номенклатура дел за 2012 год, все распорядительные документы, а именно: приказы, распоряжения и указания предлагается объединить, опять для удобства пользования.

В отдельный том № 03 выделены приказы и сообщения о несчастных случаях. Это имеет большое значение, так как на основании приказов о несчастных случаях необходимо проводить инструктажи, заполнять журналы, а так же с ними должен быть ознакомлен каждый сотрудник.

В отдельное дело № 04 выделены приказы по вопросам техники безопасности, охраны труда, пожарной безопасности. Эти приказы имеют на своем основании акты проведения дней пожарной безопасности, охраны труда и т.д., для удобства их предложено выделить в отдельное дело, однако, предлагается объединить приказы по вопросам пожарной безопасности и охраны труда, т.к. они имеют общее направление деятельности.

Отдельным делом считаются письма сторонних организаций и письма по жалобам населения по вопросам электроснабжения. В номенклатуре обозначены как: дело № 07 «Входящие письма сторонних организаций» и дело № 08 «Входящие письма по жалобам населения по вопросам электроснабжения». Учитывая особенности и большой объем входящих писем, предлагается не объединять указанные дела в папки «Переписка со сторонними организациями» и «Переписка по жалобам населения по вопросам электроснабжения», т.к. многие из жалоб или писем не требуют ответа.

Соответственно вышеизложенному, ответы на жалобы и/или письма можно объединить в один том - дело № 09 «Исходящие письма и ответы на жалобы населения по вопросам электроснабжения».

Служебные записки Сочинских электросетей и служебные записки Адлерского РЭС - дела № 10 и № 11 разделены между собой по тому же принципу, что и письма на входящие и исходящие документы.

В отдельное дело № 12 предложено выделить работу с персоналом. При этом дело «График отпусков работников», из-за частой надобности, можно так же, отделить от «Работы с персоналом». Таким же образом от дела «Работа с персоналом» отделены дела № !4 «Контрольные листки по инструктажу ТБ» и № 15 «Графики и протоколы проверки знаний». Далее предлагается объединить дело № 217-20 «График проверки знаний» и дело № 217-21 «Протоколы проверки знаний», исходя из опыта работы и для удобства пользования и поиска нужной информации.

Из действующей номенклатура дел предложено исключить дело № 217-26 «Переписка по актам расследования», так как при работе в нем нет необходимости.

В остальном действующая на 2012 год номенклатура составлена соответственно и может быть не изменена, дела исходят из полномочий АРЭС и необходимы в работе.

2. Коллективный договор

Раздел 1. Общие положения

1. Общие положения.

1.1. Настоящий коллективный договор заключен в открытом акционерном обществе энергетики и электрификации Кубани (ОАО «Кубаньэнерго») на основании Трудового кодекса Российской Федерации, Отраслевого тарифного соглашения по энергетике Российской Федерации на 2009-2012 годы и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, между работодателем и работниками, состоящими с ним в трудовых отношениях, в лице их представителей:

- представитель работодателя - заместитель генерального директора «ОАО МРСК ЮГА» - генеральный директор ОАО «Кубаньэнерго», действующий на основании доверенности от №;

- представитель работников - Краснодарская краевая территориальная организация Общественного объединения «Всероссийский электропрофсоюз» (ККТО «Электропрофсоюз») в лице председателя ККТО, действующей на основании Устава общественного объединения «Всероссийский Электропрофсоюз» и Постановления Президиума ККТО от 16.10.2008 (протокол №26) и от 29.10.2008 (протокол №27).

1.2. Договор является правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в Обществе и устанавливающим, в том числе, права и обязанности сторон социального партнерства Общества, а именно: Работодателя, Работников и Полномочного представителя Работников.

1.3. Целями Договора являются:

- развитие договорных отношений между сторонами социального партнерства Организации;

согласование интересов сторон социального партнерства Общества при регулировании социально-трудовых отношений;

реализация социально-экономических прав и гарантий Работников и Работодателя, предусмотренных трудовым законодательством, ОТС и Соглашениями;

- повышение производительности труда, эффективности производства, конкурентоспособности Общества;

- соблюдение трудовой и производственной дисциплины, требований по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии.

1.4. Нормы Договора распространяются на всех Работников и обязательны для исполнения сторонами социального партнерства Общества.

1.5. Договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение трех лет с даты подписания.

1.6. Трудовые договоры, заключаемые с Работниками, не могут содержать условий, ухудшающих положение Работников по сравнению с условиями, установленными настоящим Договором.

Раздел 2. Рабочее время и время отдыха

2.1. Рабочее время и его использование.

2.1.1. В соответствии с действующим законодательством для Работников Организации устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).

2.1.2. Для отдельных Работников Организации с учетом специфики их трудовой деятельности и по соглашению сторон может устанавливаться режим гибкого рабочего времени, что должно быть отражено в трудовом договоре.

2.1.3. Время для приемки смены персоналом, работающим на оборудовании, эксплуатируемом в безостановочном режиме, включается в рабочее время и составляет 15 минут.

2.1.4. Должностные лица обязаны организовать учет явки на работу и ухода с работы, а также использование обеденного перерыва. Около места учета должны быть часы, правильно указывающие время.

2.1.5. Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

2.1.6. При совпадении выходного и нерабочего праздничного дня, выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с приказом Общества (филиала (структурного подразделения).

2.1.7. День энергетика ежегодно отмечается в Обществе 22 декабря, является профессиональным праздником без объявления его нерабочим днем.

2.1.8. Сверхурочная работа - работа, производимая Работником по инициативе Должностного лица, за пределами установленной для Работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия Работника в следующих случаях:

- при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для Работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества Работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у Работодателя, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;

- при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа Работников.

- для продолжения работы при неявке сменяющего Работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях Должностное лицо обязано немедленно принять меры по замене сменщика другим Работником.

Привлечение Должностным лицом Работника к сверхурочной работе без его согласия допускается в следующих случаях:

- при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

- при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи и т.д.;

- при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

2.2. Время отдыха.

2.2.1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается Должностным лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, с учетом необходимости обеспечения нормального хода работы Общества, и благоприятных условий для отдыха Работников и фиксируется в графике отпусков.

2.2.2. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется Работникам продолжительностью 28 календарных дней.

2.2.3. Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между Работником и Должностным лицом может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

2.2.4. Работник имеет право на кратковременный отпуск без сохранения заработной платы (ст.128 Трудового кодекса РФ) по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, который оформляется приказом (распоряжением), продолжительность которого определяется по соглашению сторон между Работником и Должностным лицом.

2.2.5. График отпусков утверждается Должностными лицами на каждый календарный год с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года и доводится до сведения всех работающих.

2.2.6. Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.

Раздел 3. Оплата труда.

3.1. В целях координации действий по вопросам оплаты труда Общество применяет ОТС, использует утвержденные Объединением РаЭЛ и ВЭП 14.12.2005 «Рекомендации о едином порядке оплаты труда по тарифным ставкам (должностным окладам) работников электроэнергетики», с учетом изменений и дополнений от 10.04.2008 (далее - Рекомендации).

3.2. Заработная плата каждого Работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда (в соответствии со ст.132 ТК РФ).

3.3. Выплаты заработной платы производятся в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях) в соответствии со ст.131 Трудового кодекса РФ. Работодатель вправе определять способ выдачи заработной платы: через кассу или банкомат. Выдача заработной платы через банкомат производится на основании заявления Работника.

3.4. При выплате заработной платы Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого Работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца (ст.136 ТК РФ) в сроки:

- аванс - до 25 числа текущего месяца;

- окончательный расчет - до 15 числа месяца, следующего за отчетным. номенклатура дело штатный численность

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне.

Раздел 4. Охрана труда.

4.1. Работодатель обязуется обеспечить безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда на каждом рабочем месте и объекте работ, включая бесплатное предоставление Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, сертифицированной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, а также смывающих и (или) обеззараживающих средств в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

4.2. При заключении трудового договора Работники должны быть ознакомлены Работодателем с условиями труда на рабочем месте, информацией о риске повреждения здоровья и о полагающихся им средствах индивидуальной защиты и компенсациях.

4.3. Работодатель обеспечивает периодическое проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией организации работ по охране труда, а при превышении предельно допустимых нормативов вредных и (или) опасных условий труда - не реже одного раза в пять лет проведение соответствующих мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда.

4.4. Запрещается привлечение или допуск Работников, в том числе с их согласия, к работе, которая по медицинским заключениям противопоказана им по состоянию здоровья.

4.5. Работники в соответствии с установленным ст.213 Трудового кодекса РФ порядком проходят медицинские осмотры (обследования):

- при поступлении на работу - предварительные;

- в течение трудовой деятельности - периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные);

- внеочередные - в соответствии с медицинскими рекомендациями.

При осуществлении деятельности, связанной с источниками повышенной опасности, а также при работе в условиях повышенной опасности, Работники проходят обязательное психиатрическое обследование не реже 1 раза в пять лет в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

4.6. Работникам, потерявшим трудоспособность в связи с увечьем или профессиональным заболеванием, в соответствии с медицинскими рекомендациями предоставляется возможность профессионального обучения (переобучения).

4.7. Работодатель обеспечивает обязательное социальное страхование Работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

4.8. Работодатель обеспечивает обучение уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда в соответствии с утвержденным графиком.

Раздел 5. Заключительные положения

5.1. В течение семи дней со дня подписания Договора Работодатель направляет Договор в соответствующий орган по труду на уведомительную регистрацию.

5.2. В течение 15 дней с момента уведомительной регистрации Договора в соответствующем органе по труду Работодатель совместно с Полномочным представителем Работников обеспечивает информирование Работников о содержании заключенного Договора.

5.3. В период действия Договора все споры и разногласия между Сторонами социального партнерства Общества в приоритетном порядке разрешаются путем переговоров и консультаций, а при не достижении согласия - в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.4. Ни одна из Сторон, заключивших Договор, не может в течение установленного срока его действия в одностороннем порядке прекратить выполнение принятых на себя обязательств.

5.5. Разработка проектов коллективных договоров, соглашений (проектов изменений коллективных договоров, соглашений), заключение коллективных договоров, соглашений (внесения изменений в коллективные договоры, соглашения) осуществляется полномочными представителями Работников и Работодателя.

5.6. Контроль за выполнением Договора осуществляют обе Стороны, подписавшие Договор.

5.7. В случае внесения изменений в законодательство Российской Федерации, нормы Договора, содержащие ссылки на статьи закона, применяются в редакции действующего законодательства Российской Федерации.

Приложение 1. Документирование трудовых отношений

Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации”.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”.

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров”, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) - документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) - 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости - анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил - военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 - дата (число, месяц, год), графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

Приложение 2. Издание приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку и т.п.), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе, или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовым кодексом РФ предусмотрена письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия - трудовой контракт. Он должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй хранится у работника.

Докладные записки, акты, служебные письма, являющиеся в конкретных случаях основанием для издания приказов по личному составу, оформляются по общим для этих видов документов правилам. Другие документы-основания (например, свидетельство о браке или документ о полученном образовании) имеют установленную соответствующими органами форму.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола "ПРИКАЗЫВАЮ", как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.