Штатная численность. Номенклатура дел

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по ...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтеров, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. В качестве регистрационной формы, используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года или) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Индексы назначаются в номенклатуре дел предприятия в разделе кадрового делопроизводства. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например:

- № 28/к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации),

- № 12/км - о командировании,

- № 45/о - об отпуске,

- № 32/п - о поощрениях.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

Размещено на Allbest.ru