Разработка организационной структуры ООО "Trust Service"

В какой мере должен быть стандартизирован труд на каждой должности?

Какие требования к навыкам и знаниям предъявляет каждая должностная позиция?

По какому принципу следует группировать должностные позиции в малые и более крупные организационные единицы?

Каким должен быть размер организационной единицы? Сколько работников должно быть в подчинении у одного менеджера?

В какой мере может быть стандартизирован выпуск каждой должности, каждого подразделения?

Какие механизмы облегчают взаимное согласование между должностными позициями и подразделениями?

В какой мере менеджер линейного подразделения может делегировать права принятия решений вниз по цепочке полномочий?

Как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока в ходе бизнес-процессов?

Каковы границы взаимодействия с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?

Каковы основные сильные и слабые стороны отдельных процессов организации?

Каковы причины отставания компании в организационной работе? Чему можно научиться у других компаний?

Какие мероприятия должны быть проведены, учитывая результаты сравнения организационной работы компании с другими, более преуспевающими компаниями того же уровня?

Как можно использовать результаты данного этапа при проектировании организации?

Как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников?

Проблемы, с которыми я столкнулась при строительстве организационной структуры:

Возможность рассогласования между структурой цели и структурой организации.

Может получиться так, что какой-то элемент структуры останется без цели или будет выполнять цели других подразделений, что значительно навредит функционированию организации. И наоборот организационные единицы могут быть перегружены подцелями, что замедлит и ухудшит процесс достижения главной цели.

Возможность структурных скачкообразных изменений в организации как реакции на возникшую проблему.

Это может произойти, если не правильно распределить функции и объем полномочий для каждого элемента.

Неудовлетворенность работой и разделением труда, шаблонная работа.

Без правильного расчета времени на выполнение заданий, без составлений правил и алгоритмов, реакцией работников на выполнение монотонных работ могут стать прогулы, саботажи, текучесть кадров.

Неудовлетворенность условиями труда и неблагоприятный микроклимат организации.

Зависит от уровня образования персонала, их социально-психологических характеристик, ценностей руководителя организации и работников.

Межнациональные барьеры.

Возможность возникновения трудностей при коммуникациях, различий в менталитете, поведении, ценностях. Замедляет и затрудняет движение информации по линиям связи в организации.

Противоречия при коммуникациях (системные, производственные, личностные). Конфликты.

Зависит от разного уровня развития сотрудников. Не правильное установление связей и полномочий также будет причиной перемещения коммуникаций по иерархии организации.

Не сбалансированность между корпоративными ценностями и ценностями внешней среды.

Очень повлияет на отношения с деловыми партнерами, компаниями-поставщиками, сотрудниками организаций, важных для деятельности Trust Service. А также с клиентами и заказчиками. Может привести к замедлению, нарушению бизнес-процессов организации.

Возможность определенных элементов структуры (агенты сервисного отдела, шоферы) находиться в простое, без дела.

Перегрузка высшего руководства. Дисбаланс стратегических и оперативных вопросов.

Главный руководитель может с головой уйти в операционные проблемы, упустив из виду стратегические соображения. С другой стороны, он может так увлечься стратегическими возможностями, что повседневные операции останутся без его внимания, что в итоге отразится на всей организации.

Отсутствие ориентации на перспективу.

Будущее развитие предприятия требует со стороны менеджера организации всё большего внимания стратегическим задачам. Он должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу.

Разногласия по организационным вопросам.

Может нарушить функциональность и согласованность элементов организации.

Увеличение разнообразия.

Расширение ассортимента предлагаемых услуг, выход на разнообразные рынки, дополнительное освоение новых процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до структурных изменений.

Рост масштаба деятельности.

В условиях стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера организации появляется необходимость к росту масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в структуре, но если основная структура остаётся без изменений, то от этого ухудшается функционирование компании.

Изменение технологии управления.

Научные достижения в области управления оказывают большое влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений.

Таковы основные и первичные проблемы, с которыми организация столкнется при строительстве организационной структуры.

Составляющие организационной структуры взаимозависимы: изменения каждой из них (числа элементов и уровней, числа и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, постановка новой организационной задачи (например, работа с новым сегментом клиентов, расширение рекламной деятельности, освоение нового туристического региона) предполагает решение ряда вопросов: необходимо ли формировать новый отдел для ее решения; кто будет его руководителем; какой будет численность персонала отдела; какие функции он будет выполнять, кому подчиняться и какое место будет занимать в иерархической структуре; каковы будут его взаимоотношения с другими подразделениями организации. Увеличение числа элементов и уровней в структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений, следствием чего нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации. То есть при любых новых задачах, идеях, изменениях организация будет переживать ряд проблем. Самое главное обеспечить устойчивость и гибкость структуры к быстро меняющимся условиям окружающей среды.

Способы их предупреждения и коррекции

Разрабатываемая стратегия должна быть направлена на максимальное использование предоставляемых возможностей и максимально возможную защиту от угроз. Поэтому необходимо предвидеть проблемы и уметь их предупреждать.

Разработка мер организационного сопровождения стратегических планов развития организации.

Уменьшает возможность появления и накопления дисфункций, но не устраняет возможности появления проблем, что ставит ситуативные задачи их выявления и решения.

Повышение качества целеполагания и сочетания различных типов структур управления.

Например, для выполнения какого-нибудь задания можно использовать матричную структуру организации, которая позволит быстро и с наименьшими затратами достичь определенной цели. Это также способствует улучшению коммуникаций и микроклимата в коллективе.

Постоянное сочетание горизонтальных и вертикальных связей.

Развивает механизмы множественности власти и принятия решений на местах, в группах, что способствует раскрытию творческого потенциала работников.

Разработка проектов сопровождения планов организации с учетом возможностей и угроз внешнего окружения.

Помогает добиться устойчивости к изменениям внешней среды, благодаря проанализированным данным.

Перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в формах организации.

Позволяет улучшить и систематизировать работу элементов структуры.

Системный подход к формированию структуры.

Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной; выявить и взаимоувязать приминительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали упрвления - от менеджера организации до работников нижнего уровня; исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления; обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

Построение моделей индивидуальных работ.

Облегчит выполнение заданий для сотрудников организации.

Укрепление технологических операций, чередование работ и их эффективное планирование.

Позволит предоставлять услуги на высшем уровне, так как четко спланированная деятельность будет выполнена в строго ограниченное планом время, что позволит сэкономить на ресурсах.

Использование матричной структуры управления (по решению конкретной задачи, проекта, процесса)

Характеризуется высоким уровнем грамотности принимаемых решений, высокой оперативностью исполнения, кратковременностью.

Использование эффективных технологий информационного обмена.

Позволит информации быть всегда четкой, полной и достоверной. Ускорит бизнес-процессы.

Повышение уровня организационной культуры.

Организация корпоративных мероприятии. Совместное проведение досуга. Развитие общей культуры компании путем совместного времяпрепровождения.

Культивирование неформального общения, создания атмосферы доброжелательности и доверия.

Организация праздников. Проведение тренингов.

Использование социально-психологических методов управления.

Воздействие на коллектив через социально-психологические интересы. Ввод мотивационных факторов.

Подавление интересов одной из конфликтующих сторон или достижение взаимных уступок.

Использование методов предупреждения и разрешения конфликтов.

Преодоления межнациональных барьеров.

Необходимо вести изучение и сближение культур разных народов. Общие фирменные мероприятия необходимо планировать с учетом национального состава и традиций.

Движение персонала по вертикали и горизонтали.

Увеличит функциональность персонала, что пригодиться в трудных ситуациях изменения среды.

Вырабатывания правила поведения с партнерами.

Способствует выработки имиджа компании.

Отработка плана действий в экстремальный ситуациях.

Способствует снижению рисков при изменении окружающей среды, так как персонал будет готов и знать как действовать в таких ситуациях.

Любой стратегический план требует корректировки. Поведение менеджера при обсуждении путей корректировки можно выразить так:

- быть гибким; сохранять список предложений открытым как можно дольше;

- задавать как можно больше вопросов авторам предложений;

- получать возможно полную информацию от специалистов;

- поддерживать субординацию участвующих в обсуждении;

- стремится узнать реакцию возможно большего числа людей по затронутой проблеме.

3. Практические рекомендации по совершенствованию организационной структуры (план)

Изменения в организации необходимы, поскольку они являются залогом развития организации, а следовательно, высокой ее эффективности.

Создавая организацию с нуля, можно только предполагать и прогнозировать ее действия. Требуется достаточно времени, чтобы планируемые цели, задачи, функции, структура, разделение труда, сотрудники сели на свои места и адаптировались к окружающей среде. Поэтому план по совершенствованию организационной структуры в первую очередь будет включать пересмотр, анализ и дополнения направленные на ее внутренние переменные, определяющие ее цели, структуру, технологию и человеческие ресурсы.

Изменения в целях - периодический анализ и корректировка целей в соответствии с изменениями внешней и внутренней среды организации.

Структурные изменения - изменения в системе распределения полномочий и ответственности.

Изменения в технологии и задачах - преобразование процесса и графика выполнения работ.

Изменения в людях - расширение возможностей и модификация поведения работников. Подготовка к межличностному или групповому общению, мотивации руководящего состава, повышение квалификации, внедрение программ, направленных на повышение удовлетворенности работой и качества трудовой жизни. Регулярное проведение тренингов.

Улучшение работы сотрудников - нахождение наилучшего способа выполнения задания, определение стандартного времени его выполнения.

Достигнув стабильности и порядка, инициативности рабочих в деятельности организации, можно обратиться к такому подходу совершенствования организационной структуры:

описание действующей структуры;

ее оценка, с выявлением недостатков (проблем);

разработка мероприятий по решению выявленных проблем.

Главные действия по совершенствованию организационной структуры организации:

Повышение профессионализма в управлении.

Применение современных технологий управления.

Основные действия менеджера организации:

-оставаться на высоте того, что происходит, и искать пути лучших действий (контролировать ситуацию);

-продвигать культуру, при которой действия компании по реализации стратегии становятся более энергичными;

- поддерживать функционирование организации в изменившихся условиях, готовиться не упустить новые возможности;

- продвигать этические нормы в практику компании;

- предпринимать корректирующие действия по выполнению стратегии.

Заключение

Построение правильной организационной структуры является главной задачей любой организации. От рационального состава подразделений органов управления, их связи между собой и взаимодействия с производственными подразделениями в значительной степени зависит эффективность работы предприятия в целом.

Правильная организационная структура - один из ключевых факторов успеха любого бизнеса. И наоборот, отсутствие четкого распределения зон ответственности и конкретных функций между сотрудниками, как правило, делает бессмысленными любые усилия по развитию бизнеса.

В курсовой работе изложены теоретические основы и практические аспекты построения организационной структуры компании «Trust Service» в сфере недвижимости, проведен анализ внешней и внутренней среды организации, выделены возможности и угрозы, сильные и слабые стороны, охарактеризована структура управления, разработана корпоративная культура, проанализированы проблемы и трудности.

В реальных условиях невозможно предвидеть абсолютно все. Можно лишь прогнозировать с определенной степенью вероятности. Поэтому приходится смириться с тем, что создать раз и навсегда идеальную организационную структуру невозможно. Скорее, задачу надо формулировать как создание гибкой жизнеспособной структуры, отвечающей сегодняшним реальным и прогнозируемым будущим условиям.

Список использованной литературы

1. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник - 6-е изд., перераб. И доп. - М. ИНФРА, 2008.

2. Минцберг Г. Структура в кулаке. - СПб, Питер, 2004.

3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

4. Гольдштейн Г.Я. Стратегический менеджмент: Учебное пособие. 2-е изд - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

5. Мескон М., Альберт М, Хедоури Ф. Основы менеджмента. /Пер. с англ. - М: Дело ЛТД, 2000. .

6. Дойл П.Г. Основы менеджмента: - стратегия и тактика. - СПб.: Питер. 1999.

7. Уткин Э. А. Управление фирмой. - М.: Акалис, 1996.

8. Виханский О.С. Стратегическое управление. - М., 1995.

9. Осипов Ю.М. и группа авторов. Основы предпринимательского дела.- М., 1992.

10. К. Боумэн. Основы стратегического менеджмента - М., 1997.

11. П.В. Забелин, Н.К. Моисеева. Основы стратегического управления. Учебное пособие. - М., 1998

12. М.М. Максимцева, А.В. Игнатьевой Менеджмент. Уч. для вузов./под ред. - М.: Банки и Биржи, ЮНИТИ, 1998.

13. Панцуркина Т.К. Организационная культура.//ЭКО. - 1989. - №11.

14. Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Менеджмент организации. - М., 1995.

Размещено на Allbest.ru