Проблемы документационного обеспечения управления в современных условиях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области среднего профессионального образования «Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 080504 Государственное и муниципальное управление

Дипломная работа

ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

Группа ГМ-42п

Шнайдер Юлия Сергеевна

Руководитель: Дзирко Т.Г.

Рецензент: Борисенко О.А.,

заместитель начальника отдела организационно-

технического обеспечения Главного управления

лесного хозяйства Омской области

Омск 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Теоретические основы документационного обеспечения управления

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

1.2 Основы информационного обеспечения управленческой деятельности

1.3 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

2 Пути совершенствования документационного обеспечения управления на современном этапе

3 Анализ документационного обеспечения управления в администрации Ленинского административного округа г. Омска

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Согласно проекту федерального закона «О документационном обеспечении управления» делопроизводство - это документационное обеспечение управленческой деятельности с использованием различных информационных технологий, на основе правил, регламентов, инструкций, стандартов.

Сегодня эффективность труда руководителей, управление производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Зачастую руководителем служб делопроизводства становится человек слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Не редко руководители организации в целях уменьшения затрат на переобучения сотрудников отправляет их на дешевые курсы, где они обучаются по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

В связи с вышесказанным можно сделать вывод, что в современном документационном обеспечении управления любой организации имеются проблемы. Актуальность выбранной темы заключается в том, что для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. 

Целью дипломной работы является выявление основных проблем документационного обеспечения управления и предложение путей их решения.

В связи с целью поставлены следующие задачи:

- дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;

- изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления;

- дать краткую характеристику информационного обеспечения управления;

- выделить основные проблемы в сфере документационного обеспечения управления;

- выявить пути совершенствования документационного обеспечения управления на современном этапе;

- проанализировать организацию управления документооборотом администрации Ленинского административного округа г. Омска и выявить основные проблемы;

- предложить пути решения проблем, существующих в администрации Ленинского административного округа г. Омска;

Практическая значимость исследования заключается в разработке решений основных проблем документационного обеспечения управления для конкретной организации.

Предмет исследования - документационное обеспечение управления. Объект исследования - проблемы, возникающие в процессе совершенствования документационного обеспечения управления.

Дипломная работа состоит из трех глав.

Первая глава посвящена изучению теоретических аспектов документационного обеспечения управления; раскрываются основные понятия: делопроизводство, документационное обеспечение управления; определяется значение документационного обеспечения в управлении. Информация является предметом труда управленческих работников и результат их труда - управленческое решение, принятое на основе собранной и переработанной информации. В связи с этим рассматриваются информационные основы документационного обеспечения управления:

- понятие информации;

- основные требования к ней;

- понятие информационного обеспечения управленческой деятельности;

- задачи информационного обеспечения управления.

В третьем параграфе рассмотрен состав нормативно-методической базы документационного обеспечения управления, основные государственные стандарты на документацию, унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы документационного обеспечения управления и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Во второй главе анализируются пути совершенствования документационного обеспечения управления на современном этапе; проводится анализ современного состояния документационного обеспечения управления органов управления РФ. Выделяются основные проблемы документационного обеспечения управления, такие как: несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией, несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления, отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации. В третьей главе анализируется состояние документационного обеспечения управления в администрации Ленинского административного округа г. Омска. Выявляются проблемы и предлагаются пути их решения.

В процессе проведения исследования были использованы следующие методы исследования: анализ научной и периодической литературы, систематизация и обобщение полученной информации.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные понятия

Впервые термин «делопроизводство» появился в устной речи предположительно в XVII веке, в рамках приказного делопроизводства, и означал процесс решения дела, «дело производить», т.е. решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.

Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [15].

Современное делопроизводство включает 2 процесса:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов - документирование;

- организацию работы с документами, т. е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Документирование в аппарате управления может осуществляться как на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, магнитные, оптические, лазерные диски, дискеты, кинопленка и др.).

В современных организациях в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Под документооборотом в стандарте понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления» [17].

В технологию работы с документами входит несколько стадий:

- прием и первичная обработка документов;

- их предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Дадим расшифровку этих понятий. Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

В последние десятилетия параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «Документационное обеспечение управления» [15]. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.

В процессе перехода от делопроизводства к документационному обеспечению управления усиливается информационная составляющая. Документационное обеспечение управления улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

С 1995 г. в России впервые начали обсуждаться проблемы управления документацией - качественно нового понятия в документоведении.

Управление документацией - это полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла движения документов (от возникновения документов - до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации [28].

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

- общероссийские унифицированные формы;

- отраслевые унифицированные формы;

- унифицированные формы документов предприятия.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в нашей стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после их использования в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Для организации работы с документами на предприятии должно быть самостоятельная организационно-обособленная служба.

Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат. Все эти отделы можно условно называть службой делопроизводства или службой документационного обеспечения управления.

Служба документационного обеспечения управления как самостоятельное структурное подразделение возглавляется начальником службы, который подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел или в отдел кадров является грубой ошибкой.

Основными задачами службы документационное обеспечение управления является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований.

На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационное обеспечение управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением).

Таким образом, весь процесс управления построен на оперативной работе с документами, в которых фиксируется информация. Поэтому документационное обеспечение управления любой организации рассматривается, сегодня, как важнейшая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль исполнения и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности предприятия.

1.2 Основы информационного обеспечения управленческой деятельности

Понятие информации одно из наиболее популярных и широко используемых понятий наших дней в различных отраслях науки и практики. Вначале под информацией (от лат. informatio - разъяснение, изложение) понимали сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом, а также сам процесс передачи и получения этих сведений [16].

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержится следующее определение: «информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В самом общем виде информацию в системах управления можно представить как сообщения, знания, сведения о различных лицах, предметах, фактах, событиях, процессах, которые поступают от внешнего или внутреннего источника к приемнику. Информация об объекте управления поступает к субъекту управления, соответствующим образом перерабатывается, доводится до конкретных исполнителей в виде управленческого решения и затем хранится.

В настоящее время большое внимание уделяется работе с информацией, внедрению современных средств оргтехники, совершенствованию документирования и документооборота.

К информации в системе управления предъявляются следующие требования:

- достоверность - информация должна быть без ошибок и должна объективно отражать процессы производства, быть адекватной им;

- своевременность, оперативность - необходимо, чтобы информация поступала в управляющую подсистему в сроки, обеспечивающие своевременное принятие управленческих решений;

- достаточность, полнота - потребности управления в информации должны удовлетворяться в целях обеспечения оптимального режима функционирования управляемых процессов;

- краткость - информация должна представляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко;

- экономичность - затраты на сбор, обработку, передачу и хранение информации должны быть минимальными.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, то есть в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью [14].

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключения дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и её эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

1.3 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Как самостоятельная отрасль деятельности документационное обеспечение управления имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовывать создание и работу с управленческими документами.

Деятельность организации, в том числе работа с управленческими документами, должна быть основана на нормативной базе, включающей:

- Конституцию Российской Федерации;

- федеральные конституционные законы;

- федеральные законы;

- указы и распоряжения Президента РФ;

- постановления и распоряжения Правительства РФ;

- законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация;

- нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- государственные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами.

В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации» [1].

Таким образом, определяется важная для документирования в процессе нормотворчества иерархия законодательства Российской Федерации.

Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.

Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам.

Статья 115. Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Таким образом, в Конституции РФ видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.

Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов право собственности на отдельные документы и массивы документов; создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения; правовой порядок в области защиты информации.

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещения работника в организации, а также расторжением трудового договора.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушений в сфере документирования.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) устанавливает:

- термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;

- право собственности на отдельные документы и массивы документов;

- создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;

- правовой порядок в области защиты информации.

Проект Федерального закона РФ «О документационном обеспечении управления» в настоящее время пока находится в стадии разработки. Отсутствие в настоящее время основополагающего законодательного акта по вопросам делопроизводства аналогично законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности, является одной из главных проблем в области нормативного регулирования работы с документами.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» №5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22.08.2004 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др.

Федеральным законом от 10 января 2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» №1807-1 от 25 октября 1991 (в редакции от 11.1.2002) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» №184-ФЗ от 27 декабря 2002 (в редакции от 01.05.2007). В законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. Стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Одним из основных нормативных документов является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Документ утвержден приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. №33, а затем дополнен Главархивом СССР в 1991 году. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. №536 устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России №65-ст от 3 марта 2003 г.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общероссийские классификаторы - нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов в межведомственном обмене информацией. Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие Приказом Ростехрегулирования от 27.03.2007 №48-ст.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (ред. решения Росархива от 27.10.2003). Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности

Основные правила работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г. - это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенных в Государственную систему документационного обеспечения управления. Их можно разделить на две части.

1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

- нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях;

- должностные инструкции;

- регламент работы коллегиального органа;

- регламент деятельности руководства;

- табель форм управленческих документов;

- альбом унифицированных форм документов;

- номенклатура дел организации;

- классификаторы структурных подразделений;

- ведение справочной работы по документам и др.

2. Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной технологии:

- нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве;

- составление «Списка документов с указанием сроков хранения и др.

Таким образом, документационное обеспечение управления регулируется нормативными актами разного уровня.

К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация и др. В их структуре видна четкая иерархия. Работа с документами в любой организации должна быть основана только на этих нормативно правовых актах и не противоречить им.

2 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблем документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.

В связи с коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. При проведении в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ исследований состояния документационного обеспечения органов управления РФ были выявлены следующие проблемы:

- несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом;

- несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией;

- отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации;

- несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;

- недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления [24].

Из этих проблемы можно выделить три основные, характерные для документационного обеспечения всех сфер управления:

- несовершенство нормативно-правовых актов

- проблема совершенствования кадрового обеспечения управления документацией

- проблема автоматизации документооборота

Рассмотрим, что делается в настоящее время для устранения этих проблем.

Основополагающую роль в решении проблемы, связанной с несовершенством нормативно-правовых актов, должен сыграть Закон Российской Федерации «О документационном обеспечении управления». Этот закон в настоящее время находится в стадии разработки. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. 

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего, это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых систем, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования российских и международных классификаторов информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации. 

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-2003. «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Большое значение имеет также последующая разработка и ведение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Для того чтобы документационное обеспечение управления сделать более совершенным, необходимо решить ещё одну проблему. Это проблема совершенствования кадрового обеспечения процесса делопроизводства. В настоящее время она является наиболее важной, по тому, что без квалифицированных кадров процесс внедрения новых правовых актов будет не эффективен.

В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов и программ. Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов [26].

Хотелось бы остановиться на проблемах, затрудняющих повышение эффективности документационного обеспечения в органах муниципального управления.

Прежде всего, следует констатировать, что на сегодняшний день организация документооборота в органах местного самоуправления осуществляется в рамках традиционных технологий, то есть, основным носителем информации остается бумажный носитель. Кроме того, необходимо провести предварительную работу по дифференциации документированной информации и определить, какая может быть переведена на электронный документооборот, а какая должна быть сохранена на бумажной основе. Представляется, что подлинники документов, являющихся нормативными актами органов государственной власти, должны оформляться именно на бумажном носителе. В пользу этого говорят, по крайней мере, два факта. Первое - нормативный документ вступает в действие только после его опубликования в официальных изданиях, а они, в свою очередь, имеют бумажную основу. Поэтому логично и сам подлинник создавать на бумажном носителе. Второе - данная категория документов имеет постоянный срок хранения. Бумажный носитель продемонстрировал свою долговечность и это уже исторический факт.

При помощи компьютерных технологий в исполнительных органах, как правило, выполняются технические процессы: оформление документов, учет и регистрация документов, контроль за исполнением документов.

При определении объема документооборота обычно используются два показателя: количество входящих и исходящих документов. Причем, по-прежнему более предпочтительной является журнальная форма.

Что касается отражения в общем объеме документооборота потока внутренних документов, то его в основном представляют правовые акты органов местного самоуправления или распорядительные документы руководителей. Остальные виды документов - протоколы (постоянно действующих комиссий, коллегий), акты, договоры, информационно-справочные документы (служебные записки, справки и т. д.) остаются неучтенными в общем объеме документооборота. Основная причина отсутствия объективного отражения объема документооборота. Следует помнить, что объем документооборота должен оказывать влияние на определение количественного состава службы документационного обеспечения управления, решение вопроса о приобретении соответствующей оргтехники. Кроме того, необходимо проводить сравнительный анализ документооборота текущего и предыдущего периода, используя его результаты в качестве одного из критериев при определении эффективности деятельности как органа исполнительной власти в целом, так и его структурных подразделений. Последнее представляется особенно важным, однако подобная аналитическая работа в органах местного самоуправления практически отсутствует.

В результате создания документов на компьютере в исполнительных органах сохраняются копии внутренних и исходящих документов, которые при смешанной форме ведения делопроизводства сохраняются в структурных подразделениях. При их объединении в единую базу данных выпадает поток входящих документов, представленных исключительно документами на бумажной основе. Поэтому актуальным на сегодняшний день является создание копий входящих документов путем сканирования.

Маршрут движения поступивших документов не всегда является прямоточным, и, прежде чем тот или иной документ поступит к непосредственному исполнителю, он проделывает длительный путь сверху вниз, зачастую не всегда оправданный. В этом прослеживается специфика сегодняшнего дня, поскольку исполнительную ветвь власти возглавляет глава администрации, мэр города, несущий и всю полноту ответственности за ее действия. Отсюда стремление «быть в курсе всех вопросов, за которые отвечаешь один», боязнь оказаться «вне событий» влечет за собой отказ от процедуры предварительного рассмотрения документов [24]. Поскольку в этом случае руководитель службы документационного обеспечения управления или помощник руководителя, т.е. тот специалист, который осуществляет предварительное рассмотрение, будет владеть большим объемом информации, чем сам руководитель.

Основной целью предварительного рассмотрения является отбор документов, относящихся к исключительно компетенции руководителя. В силу того, что в исполнительных органах зачастую отсутствует четкое разграничение вопросов компетенции между главой администрации и его заместителями, заместителями и руководителями структурных подразделений, работники службы документационного обеспечения управления, осуществляющие процедуру предварительного рассмотрения, не всегда могут принять правильное решение по определению наиболее короткого маршрута движения документа.

Кроме того, со стороны заместителей глав администрации, а также руководителей структурных подразделений высказываются возражения относительно направления им документов непосредственно из службы документационного обеспечения управления. К исполнению документов, по их мнению, они должны приступить только после личного указания на то руководителя, выраженного в форме резолюции.

В результате отсутствия в ряде исполнительных органов оптимального маршрута движения входящих документов на документах оформляются одна и более резолюций, а срок их исполнения в подавляющем большинстве инструкций по делопроизводству определен в один месяц, с учетом их прохождения по всем инстанциям.

С переходом на электронный документооборот многие проблемы, имеющие место при традиционной форме организации работы с документами, будут решены. В частности, речь обычно идет о сокращении внутреннего документопотока. Однако представляется, что эта проблема должна быть решена не только технически, но и с учетом определенного психологического фактора. Суть вопроса заключается в том, что при всех преимуществах смешанной формы ведения делопроизводства, которая применяется во многих исполнительных органах, при отсутствии электронных технологий она имеет существенный недостаток - в организации отсутствует единая база данных. В условиях традиционной работы с документами в исполнительных органах выработалась следующая практика обмена информацией между структурными подразделениями, когда по инициативе одного из структурных подразделений готовится письменный запрос о необходимости получения какой-либо информации, находящейся в ведении другого подразделения. Запрос оформляется за подписью руководителя данного структурного подразделения и передается по назначению. В свою очередь, подразделение, получившее письменный запрос, передает его на рассмотрение своему руководителю, который и принимает соответствующее решение. Ответ на запрос также оформляется в письменной форме и подписывается руководителем.

Внутри исполнительного органа осуществляется переписка между его структурными подразделениями, ведение которой требует определенных трудозатрат со стороны сотрудников того и другого подразделения, а также их руководителей, находящихся зачастую буквально на соседних этажах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией, характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты автоматизированной системы управления данными (далее - АСУД) появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.

Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

Для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Во-первых, что надо узнать при выборе АСУД - это специализированная система или система общего назначения. То есть, разработана ли система специально для документационного обеспечения управления или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения задачи документационного обеспечения управления. Во-вторых, большое значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

От того, на сколько правильно подобрана автоматизированная система управления данными будут зависеть результаты после её внедрения.

Таким образом, для того чтобы устранить проблемы документационного обеспечения управления необходимо:

- разработать и внедрить новые нормативно-правовые акты;

- придать более высокий юридический статус уже существующим нормативным актам;

- усилить контроль за их исполнением;

- автоматизировать процессы документационного обеспечения управления;

- разработать единые государственные программы повышение квалификации работников служб документационного обеспечения управления и архива.

документационный обеспечение управление

3 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ЛЕНИНСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА

Работу с документами в любой организации ведёт специализированное структурное подразделение - служба документационного обеспечения управления. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, отдел обеспечения, канцелярия. В администрации Ленинского административного округа г. Омска (далее - Администрация ЛАО) этот отдел носит название Отдел обеспечения деятельности администрации.

Эффективность деятельности отдела обеспечения зависти от: нормативно-правового обеспечения, организации работы с документами, степени оснащенности отдела и квалификации работников делопроизводства.

Для удачной работы и благоприятных перспектив развития отдела обеспечения деятельности Администрации ЛАО необходима нормативная регламентация.

В регламентации деятельности отдела обеспечения значительную роль играет Устав администрации ЛАО - правовой акт, определяющих порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи, порядок работы. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплекс документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Структура, функции, задачи отдела закрепляются в инструкции по делопроизводству администрации Ленинского административного округа города Омска.

Постановление Мэра города Омска №260п «О правилах подготовки проектов правовых актов города Омска». Настоящие Правила определяют требования к составлению и оформлению проектов постановлений и распоряжений Мэра города Омска.

Положения разделов II-VI, XIII, XIV настоящих Правил также применяются при составлении и оформлении проектов распорядительных документов структурных подразделений администрации города Омска.

Настоящие Правила направлены на обеспечение деятельности структурных подразделений администрации города Омска по подготовке проектов.

В данных правилах устанавливаются нормы к названию проекта, его содержанию, структуре, а так же требования к изложению текста проекта, технические требования к оформлению, особенности подготовки проектов правовых актов, особенности внесения изменений и дополнений в правовые акты.

Положение об отделе обеспечения деятельности администрации Ленинского административного округа - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в отделе обеспечения.

Согласно этому Положению отдел обеспечения деятельности администрации Ленинского административного округа города Омска (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Ленинского административного округа города Омска и в своей деятельности подчинен управляющему делами.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской
Федерации, законодательством Российской Федерации и Омской области, постановлениями Правительства Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, Уставом города Омска, Решениями и Постановлениями Омского городского Совета, постановлениями и распоряжениями Администрации города Омска, нормативными правовыми актами администрации Ленинского административного округа города Омска, Инструкцией по делопроизводству в администрации Ленинского административного округа города Омска, Правилами внутреннего трудового распорядка и настоящим Положением.

Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и
освобождаемый от должности распоряжением главы администрации Ленинского административного округа города Омска.

В структуру отдела входят следующие должности муниципальной
службы:

- начальник отдела - 1 единица;

- консультант - 1 единица;

- главный специалист - 3 единицы;

- ведущий специалист - 2 единицы;

- специалист 1-й категории -2 единицы;

- лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации:

- заведующий архивом, делопроизводитель - 1 единица;

- оператор электронно-вычислительных машин по набору и художественному оформлению текстов - 2 единицы;

- секретарь-машинистка - 1 единица;

- охранник - 4 единицы;

- уборщик служебных помещений 2-го разряда - 6,5 единиц;

- плотник 3-го разряда - 1 единица;

- слесарь-сантехник 4-го разряда - 0,5 единицы;

- дворник - 1 единица;

- гардеробщик - 1 единица.

Отдел при осуществлении своих полномочий взаимодействует с
Правительством Омской области, Законодательным Собранием Омской области, Омским городским Советом, Администрацией города Омска и структурными подразделениями Администрации города Омска, предприятиями, организациями различных форм собственности, гражданами, отделами и секторами администрации Ленинского административного округа города Омска по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

Работники отдела, замещающие должности муниципальной службы
согласно Реестру должностей муниципальной службы в Омской области и
Перечню должностей муниципальной службы города Омска, являются
муниципальными служащими.