Проблемы документационного обеспечения управления в современных условиях

Деятельность отдела, а также содержание работников отдела
финансируются за счет средств бюджета города Омска в установленном
порядке.

Должностные инструкции работников отдела обеспечения - это основные организационные документы, регламентирующие разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащие основой для устранения дублирования в выполнении отдельных операции.

Рассмотрим общие положения должностной инструкции заведующего архивом, делопроизводителя отдела обеспечения деятельности Администрации ЛАО.

Заведующий архивом, делопроизводитель отдела обеспечения
деятельности Администрации ЛАО (далее - заведующий архивом, делопроизводитель) осуществляет свою деятельность в соответствии с настоящими функциональными обязанностями, Положением об отделе обеспечения деятельности администрации округа.

Заведующий архивом, делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации Ленинского административного округа города Омска.

Заведующий архивом, делопроизводитель работает под руководством начальника отдела обеспечения деятельности администрации.

Инструкция по делопроизводству администрации Ленинского административного округа города Омска - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами.

Настоящая инструкция по делопроизводству в Администрации ЛАО города Омска (далее по тексту - инструкция) разработана с учетом рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 8 ноября 2005 г. №536 и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в целях совершенствования документационного обеспечения управления, технологии работы и осуществления контроля исполнения документов.

Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в администрации города.

Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление делами администрации города.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей инструкцией, обязательны для работников всех структурных подразделений.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. В случае утраты служебных документов работники, структурных подразделений немедленно докладывают об этом руководителю структурного подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил, порядок работы с документами и обращениями юридических лиц в аппарате администрации города в целом возлагается на управляющего делами администрации города, а в структурных подразделениях - на их руководителей.

Делопроизводство в администрации города осуществляется сектором по работе со служебной документацией общего отдела управления делами в структурных подразделениях - работником, определяемым руководителем. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

Таким образом, изучив нормативно-правовую базу можно сказать, что она достаточна для обеспечения работы с документами в Администрации ЛАО. Но для того, чтобы облегчить процесс обучения новых необходимо разработать и внедрить Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям и Альбом форм документов организации.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям (далее - Табель) - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач документационного обеспечения управления, решаемых компанией [15]. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:

- обследование документации выбранного участка;

- отбор форм документов для включения в Табель;

- определение формы и структуры Табеля;

- согласование и утверждение Табеля.

После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Работники службы отдела обеспечения должны будут поддерживать Табель в рабочем состоянии, т. е. своевременно вносить в него необходимые согласованные вменения: внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Целесообразно создавать Табель в 2-х видах:

- на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в отделе обеспечения;

- в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель [15].

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:

- назначение документа, информация, которую он должен нести;

- оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований ГОСТов);

- унифицированный текст документа.

Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word. Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организацию.

Табель и Альбом форм документов могут оптимизировать работу с документами.

На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная, смешанная.

В Администрации ЛАО централизованная форма организации работы с документами. Это форма, при которой все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (отдела обеспечения). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. В этом случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников отдела обеспечения, эффективно использовать оргтехнику. Однако есть и недостатки: такая форма организации работы с документами будет эффективна, если объем документооборота не превышает 10 тыс. документов в год, а в Администрации ЛАО этот объем составляет 48 154 документа в год. В связи с этим работники отдела обеспечения подвергаются большой нагрузке, что впоследствии может повлиять на качество исполнения должностных обязанностей.

Для решения данной проблемы необходимо пересмотреть форму организации работы с документами.

Возможно, выбрать другую форму, например, смешанную. Эта форма является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации (отдела обеспечения) и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство [17]. При этом часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) будут выполняться отделом обеспечения, а каждое структурное подразделение будет вести работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения.

Рассмотрим порядок обработки документов в отделе обеспечения деятельности администрации Ленинского административного округа города Омска.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько документопотоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток - это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при слови, что у этих данных общий источник и общий источник, и общий приемник.

Документопотоки по отношению к управленческому объекту делятся на:

- входящий документопоток;

- исходящий документопоток;

- внутренний документопоток.

Прием всей входящей корреспонденции и ее последующая обработка в Администрации ЛАО осуществляется централизованно отделом обеспечения, где предварительно рассматривает все поступившие документы (Приложение 1).

Заканчивается первичная обработка распределением документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая в Администрацию ЛАО, обрабатывается сотрудниками отдела обеспечения. Они, рассмотрев всю поступившую корреспонденцию, регистрируют и передают на рассмотрение начальнику Администрации ЛАО, который изучает документы и определяет исполнителей. Главный специалист делает пометку в журнале регистрации документов - кому отправлен документ, вписывает резолюцию и отдает на исполнение в тот же день под роспись (если несколько исполнителей, то документ размножается).

Организация движения входящих документов в Администрации ЛАО имеет определенную структуру (Приложение 1).

Подавляющее большинство документов поступает и обрабатывается централизованно в отделе обеспечения. Только факсограммы могут поступать сразу в структурные подразделения, но не во всех структурных подразделениях имеются факсимильные аппараты. При данной организации работы с входящими документами происходит не пропорциональная загрузка специалистов.

Работа с отправляемыми документами в Администрации ЛАО состоит из следующих операций:

- составление проекта документа;

- согласование, визирование;

- подписание, утверждение;

- регистрация, отправка.

Проект отправляемого документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет специалистами отдела обеспечения, он вносит изменения и дополнения в подписываемый документ, если это необходимо, и возвращает его на доработку исполнителю, если документ оформлен правильно, исполнитель присваивает ему регистрационный номер и дату в «Журнале регистрации исходящих документов».

Отправляемые документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, оставляемых в одном экземпляре. Секретарь отдает исходящий документ на подпись главе администрации или его заместителям. Первый экземпляр подписанного документа возвращается в отдел обеспечения для отправки, второй экземпляр письма подшивается в дело со всеми приложениями.

К отправляемому документу исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. В отделе обеспечения его регистрируют в «Журнале учета рассылки документов».

После упаковки документов в конверт, на заказную переписку заполняется уведомление. Если в один день отправляется несколько документов, то составляется реестр отправки. Курьер отправляет конверты в почтовое отделение.

Внутренние документы Администрации ЛАО используются для работы организации, обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач. К внутренним документам относятся: организационно-правовые и организационно-распорядительные.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации Администрации ЛАО - это протоколы, акты, плановые и отчетные документы, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), приказы по личному составу (о приеме на работу, переводах, увольнении, поощрениях, премировании, аттестации, длительных командировках), документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справка, докладные записки, трудовые книжки, характеристики, трудовые договоры и т.д.).

Внутренние документы, как правило, издаются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника снимается копия или оформляется выписка из документа. Заверенные копии и выписки доставляются всем заинтересованным лицам и подразделениям через внутреннюю рассылку или через разносную книгу.

Вышеуказанные операции с документами требуют огромных временных затрат, что не позволяет считать документооборот оптимальным. Решить эту проблему можно с помощью локальной сети.

При условии введения локальной сети можно оптимизировать и работу по регистрации документов.

Показатели документопотока в Администрации ЛАО приведены в таблице (Приложение 2). Из таблицы видно, что объем документооборота в Администрации достаточно большой. Все эти документы подлежат регистрации. Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства.

Цели регистрации:

- учет документов;

- контроль за их исполнением;

- справочная работа по документам.

Регистрацией документов в Администрации ЛАО занимается секретарь-машинистка. Форма регистрации - журнальная. Эта форма имеет главный недостатков: невозможность вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просмотреть все записи в журнале, что крайне не удобно.

При исследовании организации документооборота Администрации ЛАО, были выявлены недостатки:

- устаревшая форма регистрации документов

- невозможность вести сроковый контроль за исполнением документов

- трудности в поиске документов

Для устранения данных недостатков необходимо заменить журнальную форму регистрации документов на автоматизированную.

При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.

Регистрация в автоматизированной форме позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- организовать децентрализовано регистрации документов, в структурных подразделениях, объединив сведения в единую базу данных;

- организовать информационно-справочную работу;

- обеспечить компактное хранение больших массивов информации;

- вести многоаспектную справочную работу по документам организации;

- сократить трудоемкость регистрации и свести к минимуму количество ошибок;

- организовать контроль исполнения документов.

Необходимо, чтобы в каждом структурном подразделении Администрации ЛАО велась регистрация со своего ПК, результаты которой ежегодно должны переноситься на дискеты и включаться в единую базу данных базу данных организации. При этом должна параллельно оформляться регистрационная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй отправляется в справочную картотеку, которая является, по сути, страховым справочным фондом.

Одним из важных факторов, влияющих на эффективность работы отдела обеспечения, является степень технической оснащенности. Современное оборудование и программные средства составляют информационное обеспечение управленческой деятельности.

Информационное обеспечение управленческой деятельности является важным элементом в документационном обеспечении управления.

В современных условиях информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется с помощью автоматизированных систем управления.

Автоматизированная система управления - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Одной из таких систем, является электронная система документооборота. Переход на электронную систему документооборота - это длительный и многоплановый процесс. Внедрение должно происходить по следующим этапам:

- поиск информационного продукта, системы электронного документооборота;

- внедрение и освоение информационной системы;

- устранение проблем использования [24].

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере.

На российском рынке системы электронную систему документооборота достаточно широко. Ведущая роль принадлежит следующим системам:

- «Дело-96» (компания «Электронные офисные системы»);

- «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция» (НТЦ ИРМ).

- «1С - Документооборот»

- «Делопроизводство»

Выбирая АСУД, следует исходить из того, насколько те или иные элементы автоматизированной системы обеспечат эффективное управление предприятием. Это позволит существенно повысить качество и эффективность документационного обеспечения управления на всех уровнях управления.

В Администрации ЛАО не внедрена электронная система документооборота. Процессы регистрации входящих и исходящих документов производятся вручную. Нет электронной почты: документы поступают в организацию по почте или по факсу. Есть сетевая связь между некоторыми компьютерами в различных отделах. Не все сотрудники Администрации ЛАО являются уверенными пользователями ПК.

Все эти недостатки затрудняют процесс документирования.

Для того чтобы устранить эти недостатки необходимо разработать программу по внедрению системы электронного документооборота в Администрации ЛАО. Основными направлениями данной программы должны стать:

- техническое оснащение в соответствии с современными требованиями Администрации ЛАО;

- обучение сотрудников работе с системой электронного документооборота;

- создание единой базы данных на основе локальной сети;

- подбор оптимальной для Администрации ЛАО системы электронного документооборота.

Реализация такой программы приведет к:

- обеспечению повышения оперативности и качества работы с документами;

- упорядочению документооборота;

- снижению трудозатрат на рутинные операции;

- обеспечению повышения качества документов, создаваемых в организации;

- исключению дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

- обеспечению автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, или оформления в дело;

- своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;

- сокращению сроков прохождения и исполнения документации;

- обеспечению централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме.

В настоящее время система документационного обеспечения управления не будет эффективно функционировать без квалифицированных кадров.

Для того чтобы сотрудники эффективно работали, необходимо организовать повышение квалификации. В Администрации ЛАО такая возможность предоставляется работникам. Повышение квалификации происходит 1 раз в 3 года. Кроме этого работники систематически проходят профессиональную переподготовку.

Администрация ЛАО сотрудничает с высшими учебными заведениями, такими как: Омский государственный университет имени Достоевского, Омский государственный технический университет, Омская государственная гуманитарная академия. Эти вузы предлагают различные программы по переподготовке и повышению квалификации работников службы документационного обеспечения управления, тематические семинары.

От уровня квалификации будет зависеть эффективность всех мер по совершенствованию документационного обеспечения управления, принимаемых в Администрации ЛАО.

Построенная с учетом особенностей Администрации ЛАО и хорошо отлаженная система документационного обеспечения управления позволит:

- улучшить качество принимаемых управленческих решений.

- повысить эффективность управления бизнес-процессами, обеспечив так называемую «управленческую прозрачность».

- подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства.

- снизить затраты и накладные расходы в работе с документами.

- повысить корпоративную культуру персонала в работе с документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает 2 процесса:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов - документирование;

- организацию работы с документами, т. е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

Документирование - это процесс создания и оформления документа.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

В технологию работы с документами входит несколько стадий:

- прием и первичная обработка документов;

- их предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

В последние десятилетия параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «Документационное обеспечение управления». Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень.

В процессе перехода от делопроизводства к документационному обеспечению управления усиливается информационная составляющая. Документационное обеспечение управления улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Весь процесс управления построен на оперативной работе с документами, в которых фиксируется информация. Поэтому документационное обеспечение управления любой организации рассматривается, сегодня, как важнейшая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль исполнения и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности предприятия.

В настоящее время большое внимание уделяется работе с информацией, внедрению современных средств оргтехники, совершенствованию документирования и документооборота.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, то есть в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключения дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации;

- постоянное обновление данных.

Информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и её эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Как самостоятельная отрасль деятельности документационное обеспечение управления имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовывать создание и работу с управленческими документами.

Деятельность организации, в том числе работа с управленческими документами, должна быть основана на нормативной базе, включающей:

- Конституцию Российской Федерации;

- федеральные конституционные законы;

- федеральные законы;

- указы и распоряжения Президента РФ;

- постановления и распоряжения Правительства РФ;

- законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация;

- нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- государственные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами.

Документационное обеспечение управления регулируется нормативными актами разного уровня. В их структуре видна четкая иерархия. Работа с документами в любой организации должна быть основана только на этих нормативно правовых актах и не противоречить им.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблем документационного обеспечения управления

Выделяют три проблемы, характерные для документационного обеспечения всех сфер управления:

- Несовершенство нормативно-правовых актов. Оно выражается в несоответствии нормативной базы, обеспечивающей процесс организации делопроизводства, требованиям современных информационно-коммуникационных технологий. А так же в рекомендательном характере данной базы.

Проблема автоматизации документооборота. Суть проблемы в том, что во многих организациях не внедрена система автоматизированного документооборота.

Проблема совершенствования кадрового обеспечения управления документацией. Она заключается в несоответствии образовательных программ повышения квалификации работников служб документационного обеспечения управления и архива современным условиям.

Для того чтобы устранить указанные проблемы документационного обеспечения управления необходимо:

- разработать и внедрить новые нормативно-правовые акты, соответствующие требованиям современных информационно-коммуникационных технологий;

- придать более высокий юридический статус уже существующим нормативным актам;

- разработать и реализовать систему контроля за их исполнением;

- внедрить комплексную автоматизацию процессов документационного обеспечения управления;

- разработать единые государственные программы повышения квалификации работников служб документационного обеспечения управления и архива.

Работу с документами в любой организации ведёт специализированное структурное подразделение - служба документационного обеспечения управления. В администрации Ленинского административного округа г. Омска (далее - Администрация ЛАО) этот отдел носит название Отдел обеспечения деятельности администрации.

Эффективность деятельности отдела обеспечения зависти от: нормативно-правового обеспечения, организации работы с документами, степени оснащенности отдела и квалификации работников делопроизводства.

При изучении документационного обеспечения управления в администрации Ленинского административного округа города Омска были выявлены следующие проблемы:

- нерациональная форма организации работы с документами;

- устаревшая форма регистрации документов;

- неэффективная организация контроля за сроками исполнения документов;

- большие временные затраты при поиске документов;

- отсутствие автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Для решения проблем сложившихся в документационном обеспечении управления в администрации Ленинского административного округа необходимо:

- оптимизировать систему работы с документами;

- заменить журнальную форму регистрации на автоматизированную;

- на основе Общегосударственной программы внедрения электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи разработать план мероприятий по внедрению системы электронного документооборота в Администрации ЛАО.

Построенная с учетом особенностей Администрации ЛАО и хорошо отлаженная система документационного обеспечения управления позволит:

- улучшить качество принимаемых управленческих решений.

- повысить эффективность управления бизнес-процессами, обеспечив так называемую «управленческую прозрачность».

- подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства.

- снизить затраты и накладные расходы в работе с документами.

- повысить корпоративную культуру персонала в работе с документами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12.12.1993.

2. Гражданский Кодекс Российской федерации: принят Государственной Думой 21.10.1994 №51-ФЗ.

3. Трудовой Кодекс Российской федерации: принят Государственной Думой 21.12.2001 №197-ФЗ.

4. Уголовный Кодекс Российской федерации: принят Государственной Думой 24.05.1996 №63-ФЗ.

5. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации»: принят Государственной Думой 25.10.1991 №1807-1.

6. Федеральный закон «О техническом регулировании»: принят Государственной Думой 15.12.2002 №184-ФЗ.

7. Закон РФ «О государственной тайне»: принят Государственной Думой 21.07.1993 №5485-1.

8. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»: принят Государственной Думой 13.12.2001 №1-ФЗ.

9. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: принят Государственной Думой 08.07.2006 №149-ФЗ.

10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

11. Приказ «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»: утверждено Минкультуры РФ 08.11.2005 №536.

12. Изменение 38/2007 ОКУД Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93: принято и введено в действие Приказом Ростехрегулирования от 27.03.2007 №48-ст.

13. Постановление Мэра города Омска «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации г. Омска»: 30.09.2004 №430.

14. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. 2-е изд. перераб. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. - 384 с.

15. Ватолина М.В. Организация работы с документами: серия «Высшее образование». - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. - 320 с.

16. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые образовательные правила: практ. пособие. - М.: Омега-Л, 2007. - 239 с.

17. Комышев А.А. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002. - 224 с.

18. Крылова Н.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2007. - 240 с.

19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. - М.: Издательскйи центр «Март», 2004. - 288 с.

20. Пшенко А.В. Документационного обеспечения управления (делопроизводство): Учеб. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - 256 с.

21. Рогожин М.Ю. Документационного обеспечения управления: учеб.-практ. пособие. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005. - 384 с.

22. Румынина Л.А. Документационного обеспечения управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образование. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 224 с.

23. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа: учебно-практическое пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 396 с.

24. Ермолаева А.В. К вопросу регламентации информационно-документационного обеспечения в системе органов исполнительной власти // Делопроизводство №1 2009. - С.8-13.

25. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство №4 2007. - С.48-52.

26. Кузнецова Т.В. Подготовка кадров и повышение квалификации работников службы документационного обеспечения управления на современном этапе // Делопроизводство №2, 2005. - С.65-70.

27. Сокова А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов // Делопроизводство №2, 2004. - С.4-10.

28. Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи // Делопроизводство №4 2007. - С.45-53.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рисунок - Движение документов поступающих в администрацию Ленинского административного округа города Омска

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Таблица - Показатели документопотока в администрации Ленинского административного округа города Омска за период с 01.01.2008 по 31.12.2008 гг.

Показатели документопотока
1. Количество исходящих служебных документов	9430
2. Количество исходящих служебных документов, фактически направленных по назначению (с учетом прилагаемых указателей рассылки)	13202
3. Количество обращений граждан	2256
4. Объем переписки связанной с рассмотрением обращений граждан (ответы заявителям, запросы в организации)	3384
5. Общий объем документооборота	48154

Размещено на Allbest.ru