Рекомендации по совершенствованию рабочего места менеджера по туризму

1.4.2 Специализированное программное обеспечение

2. Современные телекоммуникации - как перспективные направления совершенствования рабочего места менеджера туризма

Введение

Информатизация - одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация, знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

Необходимо понимать, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях.

В современном информационном обществе повышается значениеинформации, как товара. Это является следствием общего ростаинформационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому - увеличение вклада информационного сектора в создание национального богатства.

Основной целью данной работы, является выявление направлений совершенствования рабочего места менеджера по туризму.

Тема этой работы является актуальной, так как от оптимизированного оснащения рабочего места менеджера по туризму современным компьютерно - программным комплексом, зависит эффективность работы туристского предприятия.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

1. Выявить роль информационных технологий в туристской деятельности;

2. Исследовать составляющие аппаратного обеспечения рабочего места менеджера по туризму;

3. Провести обзор стандартного и специализированного программного обеспечения;

4. Выявить возможности использования современных телекоммуникаций в туристской деятельности, как перспективные направления информационно-компьютерного обеспечения рабочего места менеджера по туризма;

5. Разработать рекомендации по совершенствованию рабочего места менеджера по туризму.

Информатизация экономики - это превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения. Происходит это на базе компьютеризации и телекоммуникаций, обеспечивающих принципиально новые возможности экономического развития, многократного роста производительности труда, решения социальных и экономических проблем, становления нового типа экономических отношений.

Очередной революционный этап информатизации общества связан с необыкновенным ростом использования глобальных компьютерных сетей.

Всемирная компьютерная сеть Internet развивается столь стремительно, что ежегодно число ее подписчиков и объем информационных ресурсов практически удваиваются. Не остается в стороне от этого бума и туристический бизнес.

Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов - весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации.

1. Характеристика рабочего места менеджера по туризму

1.1 Роль информации в туристской деятельности

Главный ресурс, производимый и потребляемый современными предприятиями разного профиля и масштаба, и важный фактор повышения производительности и конкурентоспособности - это информация. Ее объем и требования к быстроте и точности ее обработки стремительно растут. Обработанная информация является не только инструментом для принятия правильных решений, но интеллектуальным капиталом, приносящим реальную прибыль.

Основу туристской индустрии составляют фирмы туроператоры (туристская организация, занимающаяся комплектацией туров) и турагенты (физическое или юридическое лицо, выступающее посредником по продаже сформированных туроператором туров) занимающиеся туристскими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы, по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия культуры, торговли и др.).

Туризм - информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристской индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Общее информационное пространство турфирмы, как и любого предприятия, формируется в основном из информации, представленной в электронном и бумажном виде. В этой информации можно выделить три основных документопотока:

1. Документопоток информации, входящей в организацию из внешней среды (телефонные звонки, сообщения электронной почты, факсимильная информация, письма, договоры, контракты, газеты и журналы, рекламные объявления и т. д.). Видов информации очень много, но они естественным образом подразделяются на три основные группы:

*голосовая информация (звонки);

*электронная информация (электронная почта, факсы, запросы к базам данных);

*печатная информация, как правило, на бумаге (письма, реклама, договоры).

2.Документопоток внутренней информации, передаваемой из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции начальства, требующие ответа письма, запросы к базам данных и ответы на них, отчеты, прогнозы, электронная и факсимильная информация для удаленных отделений фирмы и т. д.). Основных информационных групп здесь две:

*электронная информация (электронная почта, сообщения, получаемые на факс-модемные платы, запросы к базам данных и ответы на них);

*печатная информация, как правило, на бумаге (приказы, отчеты, служебные записки и т. д.).

3. Документопоток исходящей информации (ответы на входящие письма, факсы, договоры, контракты, сообщения электронной почты, запросы к базам данных, прогнозы).

Устройство туристской отрасли очень похоже на организацию любой другой экономической сферы деятельности.

Однако выделяется одна особенность - связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристской отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристских услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

Услуги (например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля комплексные туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые в свою очередь не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные - от турпоставщиков турагентам.

Можно выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это разнообразная и интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это комплексная услуга, как с точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец это - информационно насыщенная услуга. Поэтому туризм как международный, так и внутренний, сфера растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не турагентами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими в комплексе. Более того, использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из выше изложенного становится ясно, что в туристской индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе - здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.

Кроме того, отдельные компоненты туристской отрасли тесно взаимосвязаны друг с другом - ведь многие турпроизводители вертикально или горизонтально вовлечены в деятельность друг друга. Все это позволяет рассматривать туризм как высокоинтегрированную услугу, что делает его еще более восприимчивым для применения информационных технологий в организации и управлении.

1.2 Применение информационных технологий в туристской деятельности

1.2.1 Характеристика информационных технологий

Информационная технология - это представленное в проектной форме (т.е.в формализованном виде пригодном для практического использования) концентрированное выражение научных знаний, сведений и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся информационный процесс. При этом достигается экономия затрат труда, энергии или материальных ресурсов, необходимых для реализации данного процесса.

В качестве общего критерия эффективности любых видов технологий можно использовать экономию социального времени, которая достигается в результате их практического использования. Эффективность этого критерия особенно хорошо проявляется на примере информационных технологий. Какие же виды информационных технологий представляются с точки зрения этого критерия наиболее перспективными сегодня и в ближайшем будущем? Необходимость, экономии социального времени ориентирует наше внимание, в первую очередь, на технологии, связанные с наиболее массовыми информационными процессами, оптимизация которых, как представляется, и должна дать наибольшую экономию социального времени именно благодаря их широкому и многократному использованию.

Анализируя роль и значение информационных технологий для современного этапа развития общества, можно сделать вполне обоснованные выводы о том, что эта роль является стратегически важной, а значение этих технологий в ближайшем будущем будет быстро возрастать. Именно этим технологиям принадлежит сегодня определяющая роль в области технологического развития государства. Аргументами для этих выводов является ряд уникальных свойств информационных технологий, которые и выдвигают их на приоритетное место по отношению к производственным и социальным технологиям.

В числе отличительных свойств информационных технологий, имеющих стратегическое значение для развития общества, представляется целесообразным выделить следующие наиболее важные:

1. Информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития. Опыт показывает, что активизация, распространение и эффективное использование информационных ресурсов (научных знаний, открытий, изобретений, технологий, передового опыта) позволяют получить существенную экономию других видов ресурсов: сырья, энергии, полезных ископаемых, материалов и оборудования, людских ресурсов, социального времени.

2. Информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в жизнедеятельности человеческого общества. Общеизвестно, что развитие цивилизации происходит в направлении становления информационного общества, в котором объектами и результатами труда большинства занятого населения становятся уже не материальные ценности, а главным образом, информация и научные знания. В настоящее время в большинстве развитых стран большая часть занятого населения в своей деятельности в той или иной мере связана с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации и поэтому вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационные технологии.

3. Информационные процессы являются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. Поэтому очень часто и информационные технологии выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий.

Информационные технологии сегодня играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации. Эти средства быстро ассимилируются культурой нашего общества, так как они не только создают большие удобства, но снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового сообщества, расширением внутренних и международных экономических и культурных связей, миграцией населения и его все более динамичным перемещением по планете. В дополнение ставшим уже традиционными средствам связи (телефон, телеграф радио и телевидение) в социальной сфере все более широко используются системы электронных телекоммуникаций, электронная почта, факсимильная передача информации и другие виды связи.

1.2.2 Сетевые информационные технологии

Сетевые информационные технологии представляют co6ой актуальное и перспективное направление развития информационных технологий.

Их цель - не только обеспечение обмена информацией между отдельными пользователями информационно - вычислительных систем, но также и создание для них возможности кооперативного использования распределенных информационных ресурсов общества, получения справочной, документальной и другой информации из различного рода специализированных информационных фондов.

В последнее время центральной темой публикаций не только компьютерной прессы, но и массовых изданий, стала сеть Internet, приковав к себе внимание специалистов по информационным технологиям, бизнесменов, рядовых пользователей и всего цивилизованного мира.

Датой рождения глобальной компьютерной сети Internet принято считать 1983 год.

Прототипом Internet стала компьютерная сеть министерства обороны США ARPAnet, вначале доступная только для узкого круга специалистов. Настоящий бум Internet пришелся на начало 90-х годов, когда появились специальные навигационные программы типа Mosaic, позволяющие владельцам обыкновенных компьютеров бродить по сети с помощью только одной «мыши».

На самом деле Internet - это не одна компьютерная сеть, а десятки тысяч локальных и глобальных национальных сетей, соединенных между собой. Среди российских компьютерных сетей к Internet подключены Relcom, Glasnet, lasnet и многие другие.

Internet не является частной компанией и даже не имеет своего президента. Направления развития Internet определяет «Общество Internet» (Internet Society), организация во главе с Советом старейшин, состоящая из специалистов, работающих на общественных началах.

В настоящее время у Internet свыше 40 миллионов подписчиков в более чем 100 странах мира на всех семи континентах. О популярности Internet говорит хотя бы тот факт, что число подписчиков сети удваивается каждые 10 месяцев. Обмен информацией через сеть ежегодно возрастает почти в 10 раз. Каждую секунду по сети передается свыше 4000 электронных сообщений.

Все информационные технологии Internet можно условно разделить на системы информационного обеспечения и системы информационного обмена.

Системы информационного обмена Internet принято делить на системы индивидуальных и коллективных коммуникаций, а внутри этого разделения вводится классификация на системы интерактивного и отложенного доступа.

Стремительный рост числа пользователей сети начался после появления нового сервиса - Всемирной Паутины (WWW, W3, World Wide Web) - распределенной гипертекстовой системы для доступа к различной информации, расположенной по всему миру.

Всемирная компьютерная сеть Internet развивается столь стремительно, что ежегодно число ее подписчиков и объем информационных ресурсов практически удваиваются. Не остается в стороне от этого бума и туристический бизнес. Только в 1996 году в Internet появились тысячи самостоятельных разделов турагентств, гостиниц, авиакомпаний, десятки систем бронирования туристических услуг. Поэтому агентствам вряд ли стоит игнорировать Internet в своей работе. Тем более Internet нельзя рассматривать только как конкурента в бизнесе, сеть может оказать неоценимую информационную помощь и добавить к традиционным новый канал реализации туристических услуг - электронный.

Внутри самого офиса предприятия может существовать своя сеть, которая получила название локальная. Локальная сеть - это сеть, обеспечивающая передачу данных между абонентами одного офиса (одной территориально компактно расположенной организации).

Построение локальной вычислительной сети организации

Вполне разумным моментом для начала построения локальной компьютерной сети является момент покупки второго компьютера. Хотя в пользу построения сети на коаксиальном кабеле вполне можно найти некоторые экономические обоснования. Но вполне реальная разница в надежности и масштабируемости сетей на витой паре и коаксиальном кабеле заставляет однозначно рекомендовать для начала автоматизации любой фирмы (т.е. любого масштаба) только витую пару. Коаксиальный кабель может рассматриваться только для модернизации уже существующих сетей или в специальных случаях (из-за проблем с совместимостью или при предельных для стандарта расстояниях). Цены на 100 Mbit сетевые платы практически сравнялись с ценами на 10 Mbit платы. Концентраторы и коммутаторы стоят подороже, но при развертывании крупной сети это оправдывает затраты на их закупку. Так что если сеть ставится заново (например, новый офис) и планируется не маленькой, то выбор, скорее всего, за двухстандартным оборудованием - 10/100 Mbit. Кстати, важно и то, что платы на 10/100, как показывает практика, несколько более надежны и просты в установке. Рекомендовать покупать чисто 100 Mbit концентраторы нельзя, так как в сети может найтись старый компьютер, или ноутбук, или принт-сервер, понимающий только 10 Mbit. Дополнительные затраты на стойки для размещения оборудования, короба для прокладки кабелей, коммутационные панели и настенные розетки обязательно окупятся надежностью работы сети. Ведь выход из строя сети - это не погасший экран монитора на одном из компьютеров. Это полный паралич офисной работы, отказ печати, почты, недоступность файлов и всех остальных компьютерных удобств. При работе в сети проблема надежности оборудования не может рассматриваться отдельно от проблемы надежного электропитания. Выбирать поставщика электроэнергии пока еще не стало общим правилом. Это можно делать только при новом строительстве или подборе нового помещения. Как правило, приходится довольствоваться тем, что есть, а улучшать ситуацию- при помощи бесперебойных источников электропитания.

Технология «клиент-сервер»

Системы, применяемые в туристском бизнесе, относятся к классу информационно-управляющих систем (ИУС). Основой любой ИУС является база данных - структурированное хранилище информации, необходимой для правильного функционирования системы. При построении таких систем применяется технология «клиент-сервер». В основе этой технологии лежит идея разделить ключевые функции по обработке информации между программой-приложением (клиентом) и программой управления базой данных- сервером баз данных.

Эта технология хороша тем, что между базой данных и клиентом становиться посредник - SQL - сервер. Что же такое SQL-сервер?

Начиная с 80-х гг. разрабатывается специальный язык управления базами данных - Structured Query Language (язык структурированных запросов), который в настоящее время имеет статус международного стандарта. Сегодня SQL-сервер - это программа, которая способна получать от программ-клиентов запросы, сформулированные на этом языке, и результаты их исполнения отправлять обратно клиенту.

Взаимодействие сервера БД и приложения-клиента происходит следующим образом: клиент формирует SQL-запрос и отсылает его серверу. Сервер, приняв запрос, выполняет его и результат возвращает клиенту. В клиентском приложении в основном осуществляется интерпретация полученных от сервера данных, реализация интерфейса с пользователем и ввод данных, а также реализация части бизнес-правил.

Рис. 3 Взаимодействие между приложением-клиентом и SQL-сервером

Преимущества архитектуры "клиент-сервер":

*большинство вычислительных процессов происходит на сервере; таким образом снижаются требования к вычислительным мощностям компьютера клиента;

*снижается сетевой трафик за счет посылки сервером клиенту только тех данных, которые он запрашивал;

*упрощается наращивание вычислительных мощностей в условиях развития программного обеспечения и возрастания объемов обрабатываемых данных;

*БД на сервере представляет собой, как правило, единый файл, в котором содержатся таблицы БД, ограничения целостности и другие компоненты БД. Взломать такую БД, даже при наличии умысла, тяжело; значительно увеличивается защищенность БД от ввода неправильных значений, поскольку сервер БД проводит автоматическую проверку соответствия вводимых значений наложенным ограничениям и автоматически выполняет необходимые бизнес-правила; кроме того, сервер отслеживает уровни доступа для каждого пользователя и блокирует осуществление попыток выполнения неразрешенных для пользователя действий, например, изменения или просмотр таблиц; все это позволяет говорить о значительно более высоком уровне обеспечения безопасности БД и ссылочной и смысловой целостности информации;

*сервер реализует управление транзакциями и предотвращает попытки одновременного изменения одних и тех же данных; различные уровни изоляции транзакций позволяют определить поведение сервера при возникновении ситуаций одновременного изменения данных;

*безопасность системы возрастает за счет переноса большей части бизнес-правил на сервер; падает удельный вес противоречащих друг другу бизнес-правил в клиентских приложениях, выполняющих разные действия над БД; определить такие противоречивые бизнес-правила в приложениях клиента все еще можно, однако намного труднее их выполнить ввиду автоматического отслеживания сервером БД правильности данных.

Для реализации архитектуры применяют так называемые "промышленные" («удаленные») СУБД, такие как Borland InterBase, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS SQL Server.

1.3 Аппаратное обеспечение рабочего места менеджера туризма

Стандартное аппаратное обеспечение рабочего места менеджера по туризму, комплектуется элементами компьютерной и орг. техники, например:

· компьютера;

· принтера;

· сканера;

· телефона.

Общее число компьютеров зависит от числа сотрудников. Тот, кто имеет свой рабочий стол в качестве рабочего мета, вполне может быть оснащен компьютером. Офисная машина для менеджера туристической фирмы, бухгалтера, кассира, руководителя, безусловно, типичный офисный компьютер. В состав, которого входят: корпус, материнская плата, процессор, оперативная память, винчестер, CD-ROM, дисковод, видео-карта, звуковая карта, клавиатура, мышь, монитор и аудио-колонки.

В ряде случаев оснастить офис техникой целиком от одного известного производителя может оказаться весьма выгодно. Реально нет необходимости в офисном компьютере иметь многое из того, без чего домашний слабо мыслится, однако есть совершенно необходимые свойства, без которых работа менеджера становится затруднительной.

Выбор комплектующих стоит ограничить несколькими следующими установленными характеристиками.

Винчестер - для офисной машины вполне можно остановиться на Fujitsu или IBM на 7200 оборотов при минимально возможной для современного нового винчестера емкости - порядка 20 гигабайт.

С видео и звуком проблем выбора из-за интегрированной материнской платы нет.

Корпус можно взять самый недорогой, но в одной-двух машинах офиса должна быть возможность установки дополнительного трехдюймового устройства.

Память. Желательно память иметь не менее 256 Мб.

Процессор. Самый минимальный процессор, т.е. Celeron с минимальной частотой (800 - 1000).

Монитор. Принципиальное требование - разрешение 800 на 600 - сегодня уже нельзя характеризовать словами "чрезмерное", "разорительное", даже "большое". По-другому работать сегодня нельзя. На сегодняшний день 14" мониторы, просто устарели. Выбор - между недорогими моделями мониторов 15" и 17". Немаловажно и то, что фирмы-производители, плавно смещая акценты в сторону 17" моделей, начинают забывать о качестве пятнадцатидюймовых.

Принтер - устройство вывода информации на печать. Они подразделяются о способу печати на матричные, струйные и лазерные. При выборе принтера стоит обращать внимание на качество и скорость печати, а также на стоимость расходных материалов. Как правило, предпочтение отдают лазерным принтерам. Но если туристское предприятие планирует выпуск собственных цветных брошюр в небольшом количестве, то желательно приобрести струйный принтер.

Сканер - устройство, позволяющее вводить в компьютер образы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий или другой графической информации. Наиболее распространенными являются планшетные сканеры. Наряду с ними используются рулонные и проекционные сканеры. Основной характеристикой сканера является максимальная разрешающая способность и разрядность цвета.

Применение аппаратного обеспечения в работе менеджера туризма, позволяет ему более четко и быстро исполнять свои повседневные обязанности, обеспечивая контроль над большим объемом информации, повышая при этом скоординированность действий при работе с клиентами и партнерами. Так же аппаратное обеспечение последних лет отличается своим эргономичным внешним видом, что немаловажно для общего имиджа туристского предприятия.

1.4 Программное обеспечение рабочего места менеджера туризма

Менеджер, пользующийся персональным компьютером - пользователь, который должен: