Управление рабочим временем руководителя
Причины потерь и рационализация использования рабочего времени руководителя, проектные предложения по усовершенствованию его использования. Анализ организационной структуры. Теоретические аспекты управленческого труда, методы его совершенствования.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.05.2012 |
| Размер файла | 215,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
10А
445
8,2%
445
100,0%
0
0,0%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов
11А
555
10,3%
450
81,1%
105
18,9%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)
12А
90
1,7%
90
100,0%
0
0,0%
Прием посетителей по деловым вопросам
13А
365
6,8%
300
82,2%
65
17,8%
Служебные разъезды (дорога)
14А
565
10,5%
450
79,6%
115
20,4%
Участие в прочих совещаниях
15А
250
4,6%
250
100,0%
0
0,0%
Проведение обучения
16А
80
1,5%
60
75,0%
20
25,0%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников
17А
30
0,6%
30
100,0%
0
0,0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов
18А
280
5,2%
250
89,3%
30
10,7%
Обход рабочих мест
19А
15
0,3%
15
100,0%
0
0,0%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам
20А
265
4,9%
200
75,5%
65
24,5%
Общественная работа
21А
60
1,1%
60
100,0%
0
0,0%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
22А
60
1,1%
50
83,3%
10
16,7%
Наведение порядка на рабочем месте
23А
60
1,1%
60
100,0%
0
0,0%
Итого:
5400
100%
4600
85,2%
800
14,8%
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
1. Участие в прочих совещаниях
2. Контроль за заказами (просмотр заявок)
3. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
3. Пути совершенствования управления рабочим временем руководителя ООО «ПрофРешение»
3.1 Мероприятия по устранению «помех» рабочего времени
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
ь получение срочных заданий, что приводит к спонтанному изменению планов
ь избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
ь нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
ь большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
медлительность в действиях;
отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 23 «Факторы помех».
Таблица 23 Факторы помех
|
Виды помех, занятий |
Продолжительность, мин. |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
|
|
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов, общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований, подготовка отчетов, различных планов, анализ кредиторской задолженности, прием посетителей по деловым вопросам, проведение обучения) |
295 |
v ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов v отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня v отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы v игнорирование нормативов режимов труда и отдыха |
v выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); v ведение предварительного планирования рабочего дня; v ведение дневника рабочего времени v изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации |
|
|
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. |
185 |
v нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ v ориентация на проблему v сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными) v неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы v недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники |
v реалистичное планирование затрат рабочего времени v ориентация на имеющиеся возможности v делегирование полномочий v проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест v закупка дополнительных единиц оргтехники |
|
|
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. |
205 |
v отсутствие планирования v перенесение важных дел на более поздний срок v стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными v отсутствие самодисциплины v прерывание работы телефонными звонками |
v ставить цели и стремится к их достижению v расстановка приоритетов работ v самодисциплина v формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации) |
|
|
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды) |
115 |
v неверный расчет затрат времени на служебные разъезды v сбои в работе общественного транспорта |
v использование служебного транспорта |
3.2 Проектные предложения по усовершенствованию использования рабочего времени руководителя ООО «ПрофРешение»
Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.
В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.
Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.
Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
§ Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
§ Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
§ Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
§ ориентироваться на долгосрочные цели
§ научиться расставлять приоритеты работ
§ Повысить самодисциплину.
Используя данные таблицы 23, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 24:
Таблица 24. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
|
Раздел плана мероприятий |
Мероприятия по улучшению использования рабочего времени |
Меры по улучшению нужны |
Вид контроля |
||
|
Немедленно (какие) |
В течение года (какие) |
||||
|
Планирование рабочего времени |
Составление плана в письменной форме Последовательное планирование рабочего дня Использование метода «Альпы» Использование дневника рабочего времени Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными Улучшить техническое оснащение рабочих мест Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями) |
Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся |
Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов Овладение различными методиками планирования Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники |
Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания) |
|
|
2. Факторы помех |
Бумажная работа Телефон вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству Помехи в работе общественного транспорта Личные разговоры с сотрудниками Личные разговоры по телефону Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п. |
Проведение структуризации необходимой работы. Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы. Организация дилегирования части работ Организация временного служебного транспорта Улучшение самодисциплины |
Улучшение (автоматизация) системы документооборота Организация постоянного служебного транспорта |
Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания) |
Заключение
В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда руководителя Общества с ограниченной ответственностью «ПрофРешение и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.
Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени руководителя учреждения.
Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя, чью деятельность я анализировала, имеет определенные, достаточно серьезные недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.
Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам.
Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.
В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план организационно-технических мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени (см. таблицу 24). Основным моментом в совершенствовании организации управленческого труда является то, что ни один метод не принесёт сам по себе полного эффекта, наибольший эффект рационализации будет достигнут при выполнении всем мер и условий в системе.
Список литературы
Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2003
Бычин В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов/ Под ред. Ю.Г. Одегова - М.: Издательство “Экзамен”, 2003.
Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вузов. - М.: Издательство НОРМА, 2003.
Гурков И., Авраамова Е. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых условиях // Вопросы экономики. - 2005. - № 6.
Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.
Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 2005
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -М.: Экономика, 2002.
Кунц Н., Доннел С. /Системный и ситуационный анализ управленческих функций. - М., 2003.
Машков Р.В. Стратегии реструктуризации предприятий в условиях кризисной ситуации // Проблемы теории и практики управления. - 2001. - № 3.
Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.
Пономарев Я. / Введение в административный и экономический менеджмент. - СПб., 2005.
Попазова О.А. Экономика труда: Учебное пособие. - СПб.: Издательство “Вектор”, 2005.
Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 2001.
Старобинский Э. /Передача полномочий - один из важнейших принципов менеджмента, 2000 - №4.
Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.
Экономика предприятия: Тесты, задачи, ситуации: Учеб. Пособие для вузов/ Под ред.В.А. Швандара - 3-е изд, перераб. и доп.М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.
Стратегия и тактика управления фирмой / Под ред.А.П. Градова и Б.И. Кузина. - СПб.: Специальная литература, 2006.
Материалы сайта www. improvement. ru
Материалы сайта www. top-manager. ru
Материалы сайта www. e-xecutive. ru
Приложение 1
Таблица 1 Классификатор затрат рабочего времени руководителя
|
Перечень элементов затрат |
Шифр затрат |
|
|
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам |
1А |
|
|
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) |
2А |
|
|
Телефонные разговоры с партнерами |
3А |
|
|
Другие деловые телефонные разговоры |
4А |
|
|
Переговоры с менеджерами фирм - поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) |
5А |
|
|
Разбор конфликтов с клиентами |
6А |
|
|
Просмотр заявок-требований |
7А |
|
|
Нерегламентированные перерывы |
8А |
|
|
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) |
9А |
|
|
Контроль за заказами (просмотр заявок) |
10А |
|
|
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов |
11А |
|
|
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) |
12А |
|
|
Прием посетителей по деловым вопросам |
13А |
|
|
Служебные разъезды (дорога) |
14А |
|
|
Участие в других совещаниях |
15А |
|
|
Проведение учебной работы с персоналом |
16А |
|
|
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников |
17А |
|
|
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов |
18А |
|
|
Обход рабочих мест |
19А |
|
|
Посещение различных учреждений по деловым вопросам |
20А |
|
|
Общественная работа |
21А |
|
|
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ |
22А |
|
|
Наведение порядка на рабочем месте |
23А |
Приложение 2
Таблица 2 Оценка отклонений использования рабочего времени от плана 1 неделя
|
Другие деловые телефонные разговоры |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
17% |
|
|
Переговоры с менеджерами фирм - поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
38% |
|
|
Просмотр заявок-требований |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
14% |
|
|
Контроль за заказами (просмотр заявок) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
47% |
|
|
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
46% |
|
|
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
67% |
|
|
Прием посетителей по деловым вопросам |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
42% |
|
|
Служебные разъезды (дорога) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
76% |
|
|
Участие в прочих совещаниях |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
66% |
|
|
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
26% |
Приложение 3
Таблица 3 Оценка отклонений использования рабочего времени от плана 2 неделя
|
Телефонные разговоры с партнерами |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
17% |
|
|
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
82% |
|
|
Прием посетителей по деловым вопросам |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
17% |
|
|
Служебные разъезды (дорога) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
81% |
|
|
Участие в прочих совещаниях |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
39% |
|
|
Проведение обучения |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
40% |
|
|
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
31% |
Приложение 4
Таблица 4 Оценка отклонений использования рабочего времени от плана общее
|
Другие деловые телефонные разговоры |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
12% |
|
|
Просмотр заявок-требований |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
14% |
|
|
Контроль за заказами (просмотр заявок) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
19% |
|
|
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
73% |
|
|
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
33% |
|
|
Прием посетителей по деловым вопросам |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
32% |
|
|
Служебные разъезды (дорога) |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
79% |
|
|
Участие в прочих совещаниях |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
56% |
|
|
Проведение обучения |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
25% |
|
|
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов |
-фактическое время выполнения превысило плановое на |
29% |
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".
курсовая работа [63,5 K], добавлен 13.12.2012Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа [41,0 K], добавлен 26.07.2010Time-менеджмент как мероприятия, направленные на повышение эффективности использования рабочего времени руководителя. Анализ данного показателя на предприятии ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ", направления его оптимизации и повышения практической продуктивности.
дипломная работа [233,4 K], добавлен 17.05.2011Специфика и методы совершенствования деятельности руководителя, а так же условий управленческого труда. Практическое планирование совершенствования труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "МегаТэкс". Циклограмма рабочего дня.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 03.02.2009Оценка проблем, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по улучшению его рационального использования.
курсовая работа [71,4 K], добавлен 29.06.2016Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.
дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.
курсовая работа [49,1 K], добавлен 14.07.2010Задачи исследования системы менеджмента на предприятии: повышение производительности труда, снижение затрат на продукцию. Методы исследования процессов управления. Значение фактора времени в самоорганизации. Изучение использования времени руководителя.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 09.11.2014Для каждого работающего правилами внутреннего трудового распорядка устанавливается режим использования рабочего времени. Начало и конец рабочего дня, перерывы в работе, рациональное использование времени работы. Универсальная мера количества труда.
реферат [40,4 K], добавлен 20.12.2008
