Розділ 1. Порядок складання і ведення кадрових документів

звільнення трудовий відпустка кадровий документування

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253[11]:

№ П-1 (наказ про прийом на роботу; додаток 2);

№ П-5 (наказ про переведення на іншу роботу; додаток 3);

№ П-6 (наказ про надання відпустки);

№ П-7 (список № про надання відпустки);

№ П-8 (наказ про припинення трудового договору; додаток 4).

Типові форми будуть додаватися при розгляді конкретних наказів по видах.

На підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4 (додаток 1). Накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо[33].

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

1. Повне найменування підприємства, установи, організації, фірми, назву виду документа -- наказ;

2. Дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

3. Місце складання чи видання (м. Трускавець);

4. Номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

5. Заголовок до тексту;

6. Текст;

7. Підстава;

8. Підпис керівника;

9. На зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники відділу кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Накази по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі -- посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.

Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації наказів, що має такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки).

У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо[35].

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом(додаток 1).

Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.

У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Накази по особовому складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

1.2 Підготовка й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості[19].

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо)[33]. (Типова форма № П-1 додаток 2). Наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі № П-2 робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П-2 пишеться копія наказу(додаток 2).

Для того щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний[23]:

1)роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

2)ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

3)визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

4)проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, -- також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачене законодавством (ст. 25 КЗпП України).

Накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника з урахуванням вимог і рекомендацій, викладених у розділі "Загальні положення" цієї глави.

У розпорядчій частині наказу вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (виробнича потреба, для заміни відсутнього, у зв'язку з простоєм тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання наказу. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки № П-2 і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці № П-2.

Слід також пам'ятати, що переведення працівника (крім виробничої необхідності, простою і заміни відсутнього строком до одного місяця) допускається тільки за його письмовою згодою[35].

Типова форма № П-5(додаток 3).

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (причини вказані у ст. 40 і 41 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет) з урахуванням рекомендацій.

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

1) за підстав, викладених у законі;

2) за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про звільнення складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України) та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко. Далі -- підстава видання наказу. Типова форма № П-8 наведена в додатку 4.

Складаючи наказ про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.1996. В особовій картці № П-2 у рядку: "Дата і причина звільнення" пишеться дата і причина звільнення, і працівник обов'язково ставить свій підпис.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків штатно-посадової книги у зв'язку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗпП України, Постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 15.03.94 № 170)[2](додаток 4).

Контракт обов'язково укладається в писемній формі, яка затверджена наказом Міністерства праці України від 15.04.94 № 23 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1992 р. № 84/293)[10,35].

Форма контракту наведена в додатку 5.

Працівник, який приймається на роботу за контрактом, власноручно заповнює два примірники договору і підписує їх. Після підписання керівником один примірник з підписом керівника і печаткою видається працівнику. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті.

Він є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

Крім того, слід зазначити, що контракт укладається тільки в тому разі, коли працівник належить до категорії працівників, що, згідно із законодавством, працюють за контрактом (постанова Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 6 листопада 1992 року)[3].

У липні 1998 р. Конституційний Суд України вирішив: контрактна форма трудового договору не може впроваджуватись нормативними актами центральних і місцевих органів місцевого самоврядування, а також колективними договорами й угодами та іншими локальними нормативними актами.

Специфічним є також прийняття на роботу на матеріально відповідальні посади.

Згідно зі ст. 134 і 135 КЗпП України, крім обов'язкових документів, між працівником і підприємством, установою, організацією укладається письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей[23].

Договір про матеріальну відповідальність -- це документ, за яким одна сторона -- матеріально відповідальна особа -- бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона -- підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності, -- зобов'язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці й виробничу обстановку, що забезпечують схоронність зданих на зберігання матеріальних цінностей.

Укладання договору про майнову відповідальність забезпечує відшкодування матеріально відповідальними особами вартості заподіяної шкоди. Договори про майнову відповідальність мають бути підписані при призначенні матеріально відповідальних осіб на роботу.

Обов'язкові реквізити цих договорів: назва документа (заголовок); місце і дата укладення договору; назви сторін -- посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які укладають і підписують договір; зобов'язання матеріально відповідальної особи; зобов'язання підприємства або організації; термін дії договору; адреси сторін; підписи осіб, що укладають договір; печатка підприємства або організації.

Договір про майнову відповідальність складають у двох примірниках, перший з яких зберігається у відділі кадрів підприємства або установи в особовій справі матеріально відповідальної особи, а другий передається працівникові, який підписав договір. Заповнює обидва примірники працівник у відділі кадрів, а не головний бухгалтер. Спочатку керівник повинен підписати договір, а потім уже заяву про прийняття на роботу.

У наказі про прийняття на роботу на посаду з матеріальною відповідальністю обов'язковим реквізитом повинно бути, наприклад: касиром з 21.05.1998 з повною матеріальною відповідальністю. У підставі, крім заяви, також треба вказувати договір.

1.3 Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

У Конституції України в ст. 45 записано: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві, в установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року[31].

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників. Графік складання наведений в додатку 6.

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації з додержанням вимог частини шостої ст. 79 КЗпП України та в інших випадках, передбачених законодавством.

На підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника на підприємстві, в установі, організації видається наказ або розпорядження по формі № П-6(додаток 7).

Форма № П-6 застосовується для оформлення щорічної відпустки та інших видів відпустки, що надаються працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів та графіків відпусток.

У наказі слід вказати прізвище, ім'я, по батькові, посаду працівника (або місце роботи), вид, дату початку та строк відпустки, а також робочий рік, за який надається щорічна відпустка. Наказ видається у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується керівником підприємства, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

На підприємствах з невеликою кількістю працівників застосовується наказ про надання відпустки за простішою формою, але з використанням реквізитів форми № П-6. Наприклад:

1. Надати:

1.1. Сидоренко Галині Миколаївні

листоноші третього класу щорічну відпустку на 24 календарні дні з 01.02.2002 по 24.02.2002 за робочий рік з 22.06.2001 по 21.06.2001. Підстава: заява Сидоренко Г. М.

1.2. Кривенко Марії Іванівні

інспектору відділу кадрів частину щорічної відпустки на 14 календарних днів з 18.01.2002 по 31.01.2002 за робочий рік з 05.08.2001 по 04.08.2002.

Підстава: заява Кривенко М. І.

1.3. Ломейку Андрію Борисовичу

старшому викладачу кафедри економіки та управління виробництвом додаткову відпустку без оплати на 15 календарних днів з 05.04.2002 по 19.04.2002 за робочий рік з 10.11.2000р. по 09.11.2001р.

Підстава: заява Ломейка А. Б.

На підставі наказу про надання відпустки працівник відділу кадрів робить запис в особовій картці працівника по формі № П-2 у розділі "Відпустки" про вид відпустки, за який період, початок відпустки і її закінчення, про підставу до наказу(таблиця 1.1). Наприклад:

IV. Відпустки

Таблиця 1.1

На деяких підприємствах, враховуючи специфіку умов праці, працівникам надається відпустка групами або більшості одночасно. У такому разі відпустки для групи працівників доцільно оформити за списком наказом про надання відпустки по формі № П-7.

Для оперативного контролю за наданням відпусток за робочий рік і їх обліку у відділі кадрів ведеться журнал обліку відпусток по формі, таблиця 1.2:

Таблиця 1.2

1.4 Підготовка та оформлення наказів про заохочення і стягнення

Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі № П-2(додаток 8).

Типова форма № П-2 затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 №277[12].

Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності.

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу -- по прізвищах працівників за алфавітом.

На сумісників, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров'я. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12 і 13 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можливими змінами[35].

Особова картка заповнюється в такій послідовності:

1. Загальні відомості.

п. 1 -- прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Петренко Іван Сидорович;

п. 2 -- рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1950. 08.20;

п. З -- місце народження (найменування населеного пункту вказується в називному відмінку, району й області -- в родовому): село Дударків Бориспільського району Київської області;

п. 4 -- освіта:

а) зазначається:

· повна вища (для осіб, які закінчили навчальні заклади 3-го чи 4-го рівнів акредитації);

· неповна вища освіта, базова вища освіта (для осіб, які закінчили технікум, коледж, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади);

· середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

· базова середня (для осіб, які закінчили 8-9 класи);

· початкова (для осіб, які закінчили 3-4 класи);

б) заповнюється повне найменування і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (інститут, академія, консерваторія, університет): Львівський медичний інститут, 1958 р.;

в) повне найменування і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище № 5, м. Київ, 1986 р.;

г) форма навчання (денна, вечірня, заочна) -- підкреслюється необхідне.

Працівники, які закінчили п'ятий чи шостий клас середньої школи, відносяться до осіб з початковою освітою, а ті, хто не закінчив повний курс навчання у школі, -- до осіб з неповною середньою.

Працівників, які навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах, але не закінчили їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади.

Незакінчена вища освіта записується у випадку, коли працівник залишив навчання після закінчення не менш як трьох курсів вузу або продовжує навчання в ньому;

п. 5 -- спеціальність за дипломом (свідоцтво) -- заповнюють лише на спеціалістів з вищою освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі (посвідченні, свідоцтві) про закінчення вищого навчального закладу;

п. 6 -- кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) (ті, що закінчили вищий навчальний заклад, технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет) -- заповнюють повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу: Інженер-механік ЯО № 13730 від 20.06.1994.

Далі записується дата заповнення особової картки фахівцем по кадрах чи відповідальною особою з оформлення прийняття працівника на роботу;

п. 7 -- загальний стаж роботи -- записується з початку трудової діяльності, підрахувавши його згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.98 № 1658[5];

п. 8 -- записується безперервний стаж роботи;

п. 9 -- останнє місце роботи, посада -- записується повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював і яку посаду обіймав;

п. 10 -- із трудової книжки записуються дата і причина звільнення з підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював: 10.08.90 ст. 38 КЗпП України, за власним бажанням;

п. 11 -- записується родинний стан і перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням дати народження: Заміжня. Чоловік -- Бойко Іван Васильович, 1965 р.;

п. 12, 13 -- записуються серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі, домашня адреса і номер телефону. Дані паспорта і адреса записуються із паспорта олівцем[29].

Після заповнення фахівцем відділу кадрів усіх пунктів першого розділу в особовій картці працівник, який приймається на роботу, ставить особистий підпис.

2. Відомості про військовий облік -- заповнюється на військовозобов'язаних на підставі даних військового квитка і відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних, яку фахівець з кадрів одержує в районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства, установи, організації.

Вказані дані фахівець з кадрів щороку звіряє в райвійськкоматах за місцем проживання працівника.

3.Призначення і переведення -- відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийняття, переведення чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її власника під розписку в колонці "Підпис власника трудової книжки". В колонці "Дата" ставиться дата, коли працівник приступив до роботи. Ця дата відлічується як початок робочого року щорічної відпустки.

У колонці "Назва структурного підрозділу" коротко записується назва підрозділу: навчально-методичний відділ.

У колонці "Назва професії, посади" записується найменування посади згідно зі штатним розписом: методист першої категорії.

У колонці "Розряд" (оклад) записуються прописом розряд, категорія, посадовий оклад: шостий, 130 грн.

У колонці "Підстава" записуються номер і дата наказу про прийняття працівника на роботу: наказ № 10-к від 10.06.1990.

У колонці "Підпис власника трудової книжки" ставиться особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір. Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.

4. Відпустки -- ведеться облік щорічник і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У колонці "Вид відпустки" пишеться вид відпустки: щорічна, без збереження заробітної плати тощо.

У колонці "За який період" пишеться робочий рік, за який надається щорічна і додаткові відпустки. Робочий рік, згідно зі ст. 6 Закону України, "Про відпустки" відлічується з дня укладення трудового договору: 10.02.1997- 09.02.1998 р. [14].

У колонці "Дата" пишеться початок і кінець відпустки: 12.09.1998-04.10.1998 р.

У колонці "Підстава" пишеться дата і номер наказу про надання відпустки: наказ № 12-к від 10.09.1998.

Окремо в особовій картці по формі № П-2 виділені пункти:

"Додаткові відомості" -- у рядку записуються зміни, які відносяться до першого і другого розділів картки, зміни прізвища, підвищення кваліфікації тощо: Прізвище Петренко змінено на Сидоренко на підставі наказу № 201-к від 10.03.1998.

У рядку "Трудову книжку отримав" вказується дата, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.

Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповідають номерам запису в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них. Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки у відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У разі повторного прийняття особи на роботу на підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою[23].

На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім особової картки по формі № П-2, ведеться особова картка по формі № П-4. Типова форма № П-4 затверджена наказом Мінстату України від 09.10.1995 № 253[11]. Заповнюється і ведеться працівником кадрової служби по тому ж принципу і вимогах, що й типова форма № П-2.

2.3 Оформлення та ведення особової картки по формі № П-2ДС

Особові картки (форма № П-2ДС) заповнюють усі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України "Про державну службу".

Питання, пов'язані з порядком ведення особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються чинним законодавством та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

До особової картки заносяться:

І. Загальні відомості

Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документів.

Прізвище: теперішнє, дівоче -- в дужках, якщо таке існує; ім'я та по батькові.

Громадянство України: число (дд) -- двозначне число, місяць (мм) -- назва, рік (рррр) -- чотиризначне число.

Місце народження: країна, область, район, місто (село).

Дата народження: число (дд), місяць (мм), рік (рррр).

Освіта: вища, середня:

назва навчального закладу (на момент закінчення) та його місцезнаходження;

(рррр) дата вступу і закінчення навчального закладу; спеціальність: заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

кваліфікація: заповнюється відповідно до запису в дипломі (свідоцтві);

диплом (свідоцтво): номер і дата його видачі (дд, мм, рррр). Якщо державний службовець навчається у навчальному закладі, то заповнюються тільки графи: назва навчального закладу та його місцезнаходження, рік вступу, спеціальність, як було вказано вище.

Науковий ступінь, вчене звання: заповнюється відповідно до запису в дипломі, (рррр) рік присвоєння, номер диплома, (дд, мм, рррр) дата його видачі.

Якими мовами володієте і в якій мірі: читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт.

Сімейний стан: члени сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі-- записується відповідно до запису у паспорті.

Домашня адреса: телефон, місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира, особистий підпис.

Дата прийняття Присяги державного службовця: число -- двозначне, місяць -- назва, рік -- чотиризначне число.

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число -- двозначне, місяць -- назва, рік -- чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення до резерву;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (ст. 15 Закону України "Про державну службу").

Загальний стаж роботи: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

Безперервний стаж роботи: вказується приведена дата, яка визначається згідно з постановою Ради Міністрів СРСР від 13 квітня 1973 року № 252, відповідно до записів у трудовій книжці[6].

Стаж державної служби: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державного службовця, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 року № 283, відповідно до запису у трудовій книжці. 2-VIII -- заповнюється відповідно до вимог таблиць[4].

Записи повинні здійснюватись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України)[33].

Записи вносяться відповідно до наказу (розпорядження), із зазначенням дати його видачі (дд, мм, рррр).

Записи дат виконуються арабськими цифрами, число (дд), місяць (мм) -- двозначні числа, рік (рррр) -- чотиризначне число, розділені крапкою, крім окремо зазначених.

II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдержслужби, на підставі якого продовжено термін перебування на державній службі.

III. Просування по службі в державному органі

При кожній заміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

IV. Відпустки

Запис здійснюється по запропонованій формі, що відповідає чинному законодавству.

V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до ст. 14 Закону України "Про державну службу".

У графі 1 "Причина" -- причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" -- дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця усунено від службових обов'язків і призначено службове розслідування відповідно до ст. 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки усунення (термін від до, на який усунуто), результати розслідування.

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII. Зарахування до кадрового резерву

Заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року № 853, відновлюється щороку [9].

Графа 1 "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" -- назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв. Якщо державний службовець зарахований до кадрового резерву в тій самій установі (організації), де він працює, записується: у цьому органі.

VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з "Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та відповідно до записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:

у рядку "Група обліку" -- пункт 24 військового квитка;

у рядку "Категорії"-- пункт 23 військового квитка;

у рядку "Склад" -- пункт 25 військового квитка;

у рядку "Військове звання" -- пункт 20 військового квитка;

у рядку "Військово-облікова спеціальність" -- пункт 26 військового квитка;

у рядку "Придатність до військової служби" вказується: "стройовий", якщо в розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби:

"нестройовий по гр. ст. наказу МО р. № ", якщо в

розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ міністра оборони України;

"непридатний зі зняттям з обліку по гр. ст. наказу МО р.

№", якщо про це є відповідний запис у розділі IX військового квитка;

у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) ради народних депутатів, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;

у рядку "Перебуває на спецобліку № " олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів, офіцерів запасу заповнюються у такому самому порядку, але з такими відмінностями:

рядок "Група обліку" не заповнюється;

у рядку "Категорія обліку" -- пункт 8 військового квитка офіцера запасу;

у рядку "Склад" -- пункт 7 військового квитка офіцера запасу;

4)у рядку "Військово-облікова спеціальність № " -- пункт 6

військового квитка офіцера запасу;

5)рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, -- пункт 20 військового квитка офіцера запасу.

Додаткові відомості:

а) відомості, відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працюю за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6)до якої категорії пільговиків відноситься, наприклад: чи є ліквідатором аварії на ЧАЕС, офіцер запасу -- пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата видачі (дд, мм, рррр) та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або ст. 30 Закону України "Про державну службу". Особова картка по формі № П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343[13].

2.4 Оформлення та ведення особових справ

Особова справа -- це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління[27].

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім -- усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі(додаток 9).

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі, котрий записується і в алфавітну книгу особових справ.

До особової справи входять такі документи:

1)додаток до особового листка з обліку кадрів;

2)особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4x6 см;

3)автобіографія;

4)копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5)перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи кванти);

6)різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7)документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8)копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них;

9)матеріали проведення атестацій; 10) внутрішній опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний; усі вони підшиваються[23].

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у "кишеньці" на зворотному боці її обкладинки.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи (форма додається). Заголовок повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, -- усе в називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) і закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти в тверду обкладинку й переплести.

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання та звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів два роки, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання -- 75 років.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, у крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більш ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена[35].

Щоб запобігти втрати особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце.

Якщо особова справа відправляється поштою, то вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства однієї системи.

2.4.1 Заповнення особового листка з обліку кадрів

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо[11].

Начальник відділу кадрів (інспектор чи фахівець) обов'язково звіряє правильність записів у особовому листку з документами. При цьому особлива увага приділяється правильності запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).

Послідовність заповнення особового листка:

Прізвище, ім'я, по батькові (пишеться без скорочень, наприклад: Шевченко Андрій Петрович.

Стать (записується словами: чоловіча, жіноча.

Рік, число й місяць народження (записується таким чином: 1950, 25 серпня.

Місце народження (вказується повна назва населеного пункту, району, області: селище Іванівка Підволочиського району Тернопільської області).

Освіта (записується так: вища, неповна вища, середня, неповна середня, початкова залежно від наявності документа про освіту).Найменування навчального закладу вказуються так, як він називався на період його закінчення. Наприклад: Харківський автомобільно-дорожній інститут. У випадку входження слова "імені" до найменування навчального закладу необхідно писати, наприклад, ім. Т. Г. Шевченка. Записується повне найменування факультету чи відділення, наприклад, дорожньо-будівельний; менеджменту; права. Рік вступу, закінчення або вибуття записується так: 1991,1995. Записують повну назву спеціальності та вказують номер диплома, наприклад, інженер-будівельник, Ц-9/1111 з відзнакою.