На запитання, якими мовами володієте, відповідають таким чином: читаю й перекладаю зі словником; читаю й можу розмовляти; володію вільно.

Учений ступінь, учене звання записують так: кандидат філологічних наук, доцент. У разі відсутності такого робиться запис "не маю".

Відповідь на запитання про наукові праці та винаходи слід записувати так: маю 5 наукових праць та 3 зареєстровані винаходи в галузі будівництва (список додається) або наукових праць та винаходів не маю.

Виконувана робота з початку трудової діяльності відображається відповідно до записів у трудовій книжці. Зазначаються також період навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військова служба й робота за сумісництвом. Підприємства, установи, організації слід іменувати так, як вони називалися на період роботи чи навчання особи, яка заповнює листок, наприклад, технік інституту "Київдіпротранс", м. Київ[10].

Якщо початок трудової діяльності збігається з моментом вступу до вищих чи середніх навчальних закладів, слід писати так:

студент -- для вищих навчальних закладів, курсант -- для військових училищ тощо. Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: рядовий військової частини № 10834; командир роти військової частини № 21213, м. Олександрія, Одеський військовий округ.

Державні нагороди (вказується назва нагороди й час її одержання, наприклад, Зірка "За мужність", 11.11.94).

Відношення до військового обов'язку та військове звання (записуються так: військовозобов'язаний, старший лейтенант. Склад -- командний (адміністративний, технічний тощо), рід військ -- сухопутні).

Родинний стан на момент заповнення особового листка (перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням віку).

Домашня адреса (записується згідно з діючим адміністративним поділом із зазначенням поштового індексу, найменування населеного пункту, району, області, вулиці, номерів будинку, квартири, телефону).

Паспорт (вказуються серія, номер, коли й ким виданий). Проставляючи дату заповнення листка, вказують: число, місяць (словом), рік. Особистий підпис ставиться розбірливо.

2.4.2 Порядок складання автобіографії

Одним із документів особової справи, що містить інформацію про особовий склад підприємства, установи, організації, є автобіографія.

Автобіографія -- це документ, у якому особа, яка його складала, подає опис свого життя та діяльності за довільною формою[31].

Пишеться цей документ від руки на стандартному аркуші формату А4(додаток 10).

Основна вимога до такого документа -- вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

В автобіографії, як правило, вказують:

1. Прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

2. Дата, місце народження;

3. Відомості про навчання;

4. Відомості про трудову діяльність;

5. Сімейний стан і склад сім'ї;

6. Нагороди і заохочення;

7. Домашня адреса та номер телефону;

8. Дата і особистий підпис.

Відображаючи трудову діяльність, не слід обмежуватися лише переліком посад. Необхідно пояснити причини переходу від однієї роботи до іншої. У разі перерви у трудовій діяльності потрібно вказати її причину.

Усі дані подаються у хронологічному порядку, що допомагає скласти уявлення про життєвий шлях та ділову кваліфікацію особи.

Усі дати пишуться за таким зразком: 10 липня 1950 року; у лютому 1980 року, впродовж 1981/84 навчального року тощо.

Дата написання пишеться ліворуч під текстом, підпис особи -- праворуч.

Автобіографія

Автобіографія складається у довільній формі власноручно. Обов'язково висвітлити в описовій формі рік та місце народження, в якій сім'ї, в яких навчальних закладах навчались, яку освіту та спеціальність одержали. Коли, де і на якій посаді працювали, з яких причин переходили з посади на посаду. Короткі відомості про ваших рідних (батько, мати, брати, сестри, чоловік, жінка, діти). Чи перебували ви під судом та слідством, де, коли, за що? Навички роботи на комп'ютері, машинопис, стенографія, права водія, володіння мовами. Якими іншими спеціальностями володієте.

Особисті захоплення. Домашня адреса, телефон.

Розділ 3. Оформлення, ведення та облік трудових книжок, як одне із загальних питань кадрового документування

3.1 Загальні положення

Трудова книжка -- це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час[7,8].

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню[35].

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники тощо) трудові книжки не ведуться. їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (ст. 24 КЗпП України).

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України й інших військових формувань усіх видів, звільнені зі збройних сил колишнього Союзу РСР і збройних сил держав -- учасниць СНД, пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані пред'явити довідку про звільнення. На підставі цих документів виписується трудова книжка.

При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника її вартість.

У разі неправильного початкового заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування бланків внаслідок недбалого їх зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством. Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості[33].

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

3.2 Заповнення трудової книжки

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; дата заповнення, підписи власника книжки і відповідальної особи за видачу книжки; про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про видачу вкладиша; про нагородження і заохочення; про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди; про призначення пенсії.

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону[27].

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення -- у день звільнення, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи ведуться арабськими цифрами (число і місяць -- двозначними), акуратно, кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Печаткою завіряються записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма № П-2), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

За необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускаються.

Якщо необхідно, наприклад, змінити запис відомостей про роботу, після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису у графі 3 пишеться: "запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)", а у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки[31].

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним, звільнений..." і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, у подальшому визнаного недійсним, на прохання працівника йому видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, які завіряються печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата зарахування на роботу.

У графі 3 пишеться: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, у трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування: наказ (розпорядження), його дата і номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особових справах зазначених осіб як документи суворої звітності.

Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв'язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу у студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться на підприємстві, де вони будуть працювати[35].

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі записи:

а)про час служби у Збройних силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування. Із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

б)про час навчання у професійних навчально-виховних закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

в)про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і роботу у студентських таборах, виробничу практику та виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених раніше;

г)про роботу як членів колгоспу у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

ґ) про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. є ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення"), у тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

д) безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення. Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

При відновленні в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу З розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 зазначеного розділу трудової книжки робиться запис: "Безперервний стаж роботи зберігається".

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий:

у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка найменування підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

3.3 Оформлення вкладиша до трудової книжки

У тому разі коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом "Виданий вкладиш" і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитись інший штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

За необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи зразків, встановлених 1938 і 1974 рр.).

Вкладиш виписується за заявою працівника і за його власний рахунок.

Працівник відділу кадрів після оплати працівником вартості вкладиша отримує в бухгалтерії чистий бланк вкладиша, розписавшись у книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них[27].

Після заповнення і вшивання у трудову книжку дані про вкладиш заносяться у книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відповідно до граф цієї книги і власник ставить свій підпис, посвідчуючи тим самим, що вкладиш прийнятий у відділ кадрів на зберігання.

3.4 Оформлення і видача дубліката трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у графу 3 розділу "Відомості про роботу" спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами[33].

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 -- найменування підприємства, де працювала людина, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку її було прийнято.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 -- причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо документи не містять зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата видачі та номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Якщо трудова книжка і вкладиш до неї стали непридатними (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

3.5 Облік та зберігання трудових книжок

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а)книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27. 10. 95 № 277 по типовій формі № П-9, таблиця 3.1.

Таблиця 3.1

б)книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 № 277 по типовій формі №П-10[12].

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства[35].

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення, прийняття та звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії, номера, видані працівникам знову.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особовій картці та в книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою (додаток 11).

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них з доданням прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 27.10.95 № 277[12]. Форма акта додається в додатку 11.

У випадках коли офісами стають особисті помешкання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступному для рідних, дітей та злодіїв місці. Відповідальність за своєчасне й правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання й видачу несе керівник підприємства або спеціально уповноважена особа, призначена наказом керівника.

Книги та вкладиші до них зберігаються у сейфі, доступ до якого має право тільки відповідальна особа.

Зберігати книжки з іншими документами і матеріальними цінностями не можна. У приміщенні, де зберігаються трудові книжки, знаходяться тільки працівники кадрової служби.

3.6 Заповнення та видача трудової книжки у разі звільнення

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: "Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України".

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України".

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий (додаток 12) номер запису; у графі 3 вказується причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис -- наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 р., який є останнім днем його роботи на цьому підприємстві. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 -- дата звільнення (10.10.93), у графі 3 вказується: "Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України", у графі 4 зазначаються дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: "Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу в таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: "Звільнений за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України" і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України[27].

При призначенні пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці у розділі "Відомості про призначення пенсії" органами соціального захисту населення ставиться штамп "Пенсію призначено". У трудових книжках зразка 1938 р. зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

Звільняючи працівника, всі записи про роботу і нагороди, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та місце підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням[23].

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами. Обидва тексти засвідчуються окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою за їх письмовою вимогою.

У трудовій книжці померлого в графі 3 розділу "Відомості про роботу" записується: "Роботу припинено у зв'язку зі смертю", далі заповнюється графа 4 -- зазначаються дата і номер наказу про виключення померлого зі списків штатного розпису.

Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Як було зазначено, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати трудову книжку в день звільнення, а працівник зобов'язаний розписатись у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них у графі 13 -- "Розписка працівника в отриманні трудової книжки".

Працівник також розписується і ставить дату отримання в особовій картці працівника (типова форма № П-2) на зворотному боці в рядку "Трудову книжку отримав".

Висновки

Підводячи підсумки даної роботи можна зробити наступні висновки.

1. До розпорядчих документів по кадровому документуванню належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

2. Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо). Наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі № П-2 робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис.

3. До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом підприємства, установи, організації. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про заохочення".

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один із таких засобів стягнення:

1) догана;

2) звільнення.

4. Управлінська діяльність кадрового документування знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.

Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Тому документування повинно бути правильно складено як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.

5. Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт. Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі № П-2. Типова форма № П-2 затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 №277.

Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності. Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу -- по прізвищах працівників за алфавітом.

6. Особові картки (форма № П-2ДС) заповнюють усі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України "Про державну службу". Питання, пов'язані з порядком ведення особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються чинним законодавством та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).

7. Особова справа -- це сукупність документів, які містять найповніші відомості, про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо; оформляються вони після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім -- усі основні документи, які з'являються упродовж трудової діяльності працівника в установі.

8. Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо. Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.

Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо.

9. Одним із документів особової справи, що містить інформацію про особовий склад підприємства, установи, організації, є автобіографія.

Автобіографія -- це документ, у якому особа, яка його складала, подає опис свого життя та діяльності за довільною формою. Пишеться цей документ від руки на стандартному аркуші формату А4.

Основна вимога до такого документа -- вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

10. Трудова книжка -- це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.

Підсумовуючи сказаного я все більше переконуюся в тому, що документаційне забезпечення управління -- важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення спеціального діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від кадрового документування.

Список використаних джерел

Нормативна:

1. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153// ВВР- 2002.№ 3 .

2. Постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 15.03.94 № 170// ВВР - 2004.№ 4

3. Постанова Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 6 листопада 1992 р.//Право України - 2002.№ 6.

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 3 травня 1994 року № 283// ВВР 2005.№ 2.

5. Постанова Кабінету Міністрів України від 19.10.98№ 1658//ВВР-2003.;

6. Постанова Ради Міністрів СРСР від 13 квітня 1973 року № 252. //Право - 2005.№5

7. Постанова Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 № 301.//Право України - 2000. № 4

8. Наказом від від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників".

9. Постанова Кабінету Міністрів України від 19 грудня 1994 року № 853

10. Наказ Міністерства праці України від 15.04.94 № 23(зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1992 р. № 84/293)// ВВР - 2004 .

11. Наказ Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253// ВВР -2005.

12. Наказ Мінстату України від 27.10.95 №277.//Право України - 2003.№2

13. Наказ Мінстату України від 26.12.95 № 343.Право України - 2003.№2

14. Закон України "Про відпустки" ст. 10 і ст. 79 КЗпП України.

15. Закон України "Про державну службу".

16. Конституція України від 28 червня 1996 року.

Основна:

17. Бондарева Т.М. Секретарское дело. -- М.: Высш. шк., 1995.

18. Бурнашова Г.А. Делопроизводство. -- М.: Высш. шк., 1989.

19. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. -- М.: Изд-во стандартов, 1990.

20. Воробьев Л.И., Щёкин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. -- К.: ВЗУУП, 1990.

21. Головач А.С. Оформление документов. --К.; Донецк: Высш. шк., 1983.

22. Демидова А.К., Смирнов Е.А. Коммерческая корреспонденция. -- М.: Русский язык, 1985.

23. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. -- К.: Либидь, 1998.

24. Коваль А.П. Ділове листування. -- К.: Либидь, 1992.

25. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

26. Мурашко М.І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій -- К., 1994.

27. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. -- М.: ИНФРА-М, 1998.

28. Паламар Л.М., Кащвець Г.М. Мова ділових паперів. -- К.: Либидь, 1993.

29. Палеха Ю.I. Документаційне забезпечення управління.-К.:МАУП, 1997.

30. ПасториЛ. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С.С. Курбатовой. -- Обнинск: Титул, 1995.

31. Потелло Н.Я. Українська мова i ділове мовлення. -- К.: МАУП, 1996.

32. Плотникова А.В. Деловая переписка с зарубежным партнером. --К.: МП "Мира", 1992.

33. Рожнов В.С. Загальне i кадрове діловодство. -- К.: ТКК "Персонал", 1996.

34. Секретарь-референт Т.В. Кузнецова, Г.А. Андреева и др. -- М.: АО "Бизнес-школа", 1995.

35. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -- М.: ПРИОР, 1998.

Додатки

Додаток 1 (герб)

Міністерство промислової політики України

Інститут підготовки кадрів ПРОМИСЛОВОСТІ України

НАКАЗ № 87- к " " 2002 р. м. Київ

1. Прийняти:

1.1 Мельникова Андрія Леонідовича

начальником відділу кадрів управлінського персоналу з 30.07.02 з посадовим окладом 300 грн. щомісячно.

Підстава: заява Мельникова А. Л.

2. Перевести:

2.1 Конончук Олену Миколаївну

провідного бухгалтера управлінського персоналу з 01.08.02 головним бухгалтером управлінського персоналу з посадовим окладом 250 грн щомісячно.

Підстава: заява Конончук О. М.

3. Звільнити:

3.1 Тодорівську Любов Федорівну

методиста першої категорії навчально-методичного відділу 03.08.02 за власним бажанням згідно зі ст. 38 КЗпП України. Відпустку використала по 20.06.02.

Підстава: заява Тодорівської Л. Ф.

4. Надати:

4.1 Кресало Тетяні Валентинівні

методисту першої категорії навчально-методичного відділу щорічну відпустку на 28 календарних днів з 01.08.02 р. по 29.08.02 за робочий рік з 20.10.01 по 19.10.02.

Підстава: заява Кресало Т.В.

Ректор (підпис) І.П. Палій

Погоджено:

Завідуюча навчально-методичним відділом (Н.В. Корінюк)

Головний бухгалтер (Т.С. Семенюк)

Інспектор по кадрах (В.В. Білик)

Додаток 2

Додаток 3

Додаток 4

Додаток 5

Типова форма контракту з працівником

Місто " " 200_ р.

Підприємство, установа, організація (громадянин ______________________________________________________________________________________________________________

(повна назва підприємства, установи, організації або прізвище, ім'я, по батькові громадянина-підприємця) в особі власника або уповноваженого ним органу___________________ ______________________________________________________________________

(посада) (прізвище, ім'я, по батькові)

іменований далі Роботодавець, з одного боку, та громадянин _______________________________________________________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

іменований далі Працівник, з другого боку, уклали цей контракт про таке: Працівник

(прізвище, ім'я, по батькові)

приймається (наймається) на роботу

(найменування підрозділу підприємства, установи, організації (цех, відділ, лабораторія тощо))

За професією (посадою)

(повне найменування професії, посади)

Кваліфікацією

(розряд, кваліфікаційна категорія) Працівнику (не) встановлюється строк випробування__________________ _______________

(непотрібне викреслити; тривалість строку випробування)

Загальні положення

Цей контракт є строковим трудовим договором. На підставі контракту виникають трудові відносини між працівником і підприємством, установою, організацією та громадянином, які з боку останнього реалізуються роботодавцем.

Терміном "сторони" в цьому контракті позначаються роботодавець і працівник.

Обов'язки сторін

За цим контрактом працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим контрактом, а роботодавець зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством, колективним договором і угодою сторін.

Працівник зобов'язується виконати роботу (зазначаються основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання: за обсягом виробництва (робіт), якістю продукції, що випускається (якістю обслуговування), рівня виконання норм та нормованих завдань, дотримання правил з охорони праці, строків її виконання тощо):

Роботодавець зобов'язується організувати роботу працівника, забезпечити безпечні умови праці, обладнати робоче місце відповідно до вимог нормативних актів про охорону праці (зазначаються конкретні заходи щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, підготовки та підвищення кваліфікації працівника та забезпечення інших умов праці тощо):

Обов'язок роботодавця щодо забезпечення умов роботи на робочому місці із зазначенням достовірних характеристик, компенсацій і пільг працівнику за роботу в небезпечних і шкідливих умовах:

Робочий час

Працівник зобов'язується виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку.

Особливості режиму робочого часу (неповний робочий день, неповний робочий тиждень, погодинна робота тощо):

(вказати необхідне)

Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника

8. За виконання обов'язків, передбачених цим контрактом, працівнику встановлюється: посадовий оклад (тарифна ставка, відрядна розцінка) у розмірі на місяць,

або у розмірі_____за 1 годину роботи; ___ _______________________надбавка (доплата та інші виплати)

(вказати види доплат, надбавок тощо)

у розмірі (у процентах до тарифної ставки посадового окладу).

9. У разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок йому встановлюється компенсація___________________________________________

(вказати вид, розмір)

10. Працівнику надається щорічна оплачувана відпустка тривалістю: основна днів, додаткова днів. До щорічної відпустки виплачується матеріальна допомога у розмірі

11. Додаткові пільги, гарантії, компенсації:

(за необхідності вказати, які з них надаються за рахунок коштів роботодавця)

Відповідальність сторін, вирішення спорів

У випадку невиконання чи неналежного виконання обов'язків, передбачених цим контрактом, сторони несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства та цього контракту.

Спори між сторонами вирішуються в порядку, встановленому чинним законодавством.

14 Інші умови

(за необхідності вказати інші умови, передбачені Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 року № 170)

Зміни, припинення та розірвання контракту

Зміни та доповнення до цього контракту вносяться тільки за угодою сторін, складеною у писемній формі.

Цей контракт припиняється:

а) після закінчення строку дії контракту;

б) за згодою сторін;

в) з ініціативи роботодавця до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (ст. 40, 41 КЗпП України) та цим контрактом;

г) з ініціативи працівника до закінчення строку дії контракту у випадках, передбачених законодавством (ст. 38, 39 КЗпП України) та цим контрактом.

д) з інших підстав, передбачених законодавством.

17. Додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством:

1.

2.

3.

При розірванні контракту з підстав, не передбачених чинним законодавством, звільнення провадиться за п. 8 ст. 36 КЗпП України.

У разі дострокового припинення контракту з незалежних від працівників причин, у тому числі розірвання контракту працівником -- з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених цим контрактом, або роботодавцем -- з підстав, не передбачених чинним законодавством та цим контрактом, встановлюються відповідно додаткові гарантії та (або) компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові:

При достроковому розірванні контракту у разі невиконання або неналежного виконання сторонами зобов'язань, передбачених контрактом, він розривається з попередженням відповідної сторони за два тижні.

За два місяці до закінчення строку чинності контракту він може бути за згодою сторін продовжений або укладений на новий строк.

Термін дії та інші умови контракту

Строк дії контракту з по . Контракт набуває чинності з моменту його підписання сторонами або

Сторони можуть передбачити у контракті випадки конфіденційності умов цього контракту або окремих його частин:

Конфіденційність контракту не поширюється на умови, врегульовані чинним законодавством, та щодо органів, які здійснюють контроль за їх додержанням.

23. Умови цього контракту можуть бути змінені тільки за згодою сторін у писемній формі.

24. Цей контракт укладений у двох примірниках, які зберігаються у кожної зі сторін і мають однакову юридичну силу.

Додатки до контракту:

(вказується перелік додатків, якщо вони є)

25. Інші умови, пов'язані зі специфікою праці:

Адреси сторін

26. Відомості про роботодавця:

Повна назва підприємства, установи, організації або прізвище, ім'я, по батькові громадянина-підприємця)

Адреса

Розрахунковий рахунок №

(№ свідоцтва про реєстрацію громадянина-підприємця)

27. Відомості про працівника:

Домашня адреса:

Домашній телефон:

Службовий телефон:

Паспорт: серія №

Виданий " " 20 р. ___________________(вказати орган, що видав паспорт) Підстава для пільг з оподаткування та інших пільг____________________________________________

(вказати відомості про кількість дітей, утриманців, інші підстави)