Обзор отечественной литературы 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. История развития служб документации в России

1.1 Происхождение делопроизводства в России

1.2 Становление и развитие документоведения в России

1.3 Внедрение научной организации управленческого труда в систему делопроизводства

2. Обзор отечественной литературы 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства

2.1 Развитие делопроизводства в 1920-1930 гг.

2.2 Историография делопроизводственных документов 1920-1930 гг.

2.3 Литература 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства

Заключение

Используемые источники и литература

Введение

Актуальность данной курсовой работы определяет тот факт, что, делопроизводственные документы являются объектом изучения многих научных дисциплин: документоведения, истории организации делопроизводства, архивоведения, археографии, источниковедения, вспомогательных исторических дисциплин. Угол зрения на делопроизводственную документацию в каждой из них определяется теми функциями, которые свойственны документам на различных стадиях их существования. Решая свои специфические задачи, каждая из этих дисциплин вносит определенный вклад в разработку источниковедческих аспектов изучения делопроизводственной документа «В подавляющем большинстве источники не создаются специально как таковые, писал М.А. Варшавчик: «Лишь когда они попадают в поле специального исторического изучения, возникает феномен исторического источника, свойственный исключительно историческому познанию (везде, где оно применяется). Но чтобы быть понятым в этом вторичном качестве, источник должен быть изучен в своей служебной субстанции» Варшавчик М.А. О предмете и основных принципах марксистско-ленинской методологии исторического источниковедения. // Актуальные проблемы источниковедения истории СССР, специальных исторических дисциплин и их преподавание в вузах. Тезисы докл. III Всесоюз. конф. Новороссийск. ? М., 1979. ? С. 14..

Документоведением определяются принципы формирования внешней и внутренней формы документов в соответствии с их назначением и управленческими функциями, принципы взаимодействия документов и их систем в управленческих процессах, тенденции их развития. Системы делопроизводственной документации образуют определенные комплексы документов, выполняющие общую функцию.

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех - будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.

Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является все тот же документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации - важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.

Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, - “филькину грамоту”.

Самое внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства - вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений - судебных разбирательств.

Что касаемо литературы по вопросу делопроизводства, то в настоящее время, ее количество огромно и разнообразно. Чего не скажешь об отечественной литературе 20-30 гг. XX века. Ведь в те года происходило только зарождение, становление делопроизводства, с годами претерпевшего различные направления рационализации и дошедшего до нас в таком виде, в котором мы видим его на сегодняшний день.

Объектом исследования выступает система делопроизводства, предметом - отечественная литература по вопросам делопроизводства 1920-1930 гг.

Целью курсовой работы - исследовать обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в 1920-1930 гг.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- Осветить историю происхождения делопроизводства, становление и развитие документоведения в России;

- Провести историографию делопроизводственных документов периода 1920-1930 годов;

- Провести обзор отечественной литературы 1920-1930 годов по вопросу делопроизводства.

В процессе написания курсовой работы была использована литература авторов: П.М. Керженцева, Б.И. Кремера, К.Г. Митяева, М.А. Варшавчика, В.Д. Банасюкевича и других.

Курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения и библиографического списка. Общий объем работы 36 стр. Библиографический список включает 24 источника.

1. История развития служб документации в России

1.1 Происхождение делопроизводства в России

документоведение управленческий делопроизводство литература

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: ТюмГУ, 2005. ? С. 110..

Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и так далее)

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - “выписать”, а после исполнения - “вклеить в столб” (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а, читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - “черное письмо” - составлял подьячий “средней руки”, дьяк “чернил” его, то есть, писал начисто Коссов И.А. Из истории секретного делопроизводства ВЦИК РСФСР (начало 1920 гг.). - 2003. - №2. - С. 101-103.. Беловик сверяли с черновиком, “старый” подьячий “справлял” переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. “Справленные” документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов.

Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего “средней руки”, составляющего “черное письмо”, через исправление самим дьяком к чистовому варианту.

Указы, жалованные грамоты, акты - это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства.

Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой.

Памяти, грамоты, отписки - входящие и исходящие документы в приказах. Приказ приказу писал памяти, из приказа в приказные избы писались грамоты, а из приказных изб в вышестоящие инстанции писались отписки. Видимо, не случайно в настоящее время это название стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Простые люди обращались в различные инстанции с челобитными и прошениями. Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов используют вместо уставного и полууставного шрифтов скоропись - вид письма, где буквы соединяются одна с другой.

Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово “волокита”. Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов; их хранение; контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. царем-реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития. // Вопросы архивоведения. ? 1964. ? С. 54.. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копиисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”. В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г., были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов.

- От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления;

- от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания;

- местные губернские власти имели право рассылать указы от имени “Его Императорского Величества”;

- министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы.

В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались “отношениями”, “сообщениями” и “официальными письмами”. Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали Емышева Е.М. Регламентация переписки правительственных и земских учреждений XIX века. 2001. №2..

Указом “Общее учреждение министерств” предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введение, с изложением дела; обоснование со ссылками на законодательство и “соображение и заключение” с выводами - распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: ”...чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах”. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах Емышева Е.М. Регламентация переписки правительственных и земских учреждений XIX века. 2001. №2..

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, не терпящие времени, решение которых было связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, обычные и текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин. Широкое развитие получила стенография.

Итак, в период с 1811 по 1918 гг. включительно, исполнительное делопроизводство есть организация работы с документами в министерствах.

При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

- организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;

- вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);

- практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). ? 2002. ? №2. ? С. 86-88..

1.2 Становление и развитие документоведения в России

Возникновение документоведения в России было связано с так называемым "практическим" документоведением, то есть, с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), то есть, ещё в ХVI-XVII столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Однако уже с начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В XIX веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах Н. Варадинова и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В. Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на:

а) теоретическое;

б) практическое.

Он впервые ввёл в оборот и сам термин "теоретическое делопроизводство". В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой "науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел", а также изучающую "наружные" и "внутренние свойства" деловых бумаг. Практическое же делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству. Т. 1. ? 1857. ? С. 322.".

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И. Рихтера, увидевших свет в начале XX столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации "делопроизводства и делохранения казённых железных дорог".

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В. Верховского, С.Н. Голубова, Н.В. Русинова).

Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: "Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива". Коссов И.А. Из истории секретного делопроизводства ВЦИК РСФСР (начало 1920 гг.). ? 2003. ? №2. ? С. 101-103.

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты.

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса "Общее делопроизводство" первоначально в рамках учебной дисциплины "Теория и практика архивного дела", а с 1942 года был введён самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР". В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.

1.3 Внедрение научной организации управленческого труда в систему делопроизводства

Возникновение и развитие научной управленческой организации труда в нашей стране неразрывно связано с именем В.И. Ленина. Уже в первые годы Советской власти В.И. Ленин уделял большое внимание научной организации труда и неустанно подчеркивал ее значение для строительства нового социалистического общества. «Во всякой социалистической революции, после того как решена задача завоевания власти пролетариатом.- писал В.И. Ленин Ленин В.И. Первоначальный вариант статьи "Очередные задачи Советской власти", Полн. собр. соч., 5 изд., т. 36. - М., 1968. ? С. 81. в статье „Очередные задачи Советской власти" -.... выдвигается необходимо па первый план коренная задача создания высшего, чем капитализм, общественного уклада, именно: повышение производительности труда, а в связи с этим (и для этого) его высшая организация» Ленин В.И. Полное собрание сочинений, т. 36, ? С. 187.. Считая организацию труда на научной основе самым главным, коренным и злободневным вопросом всей общественной жизни, В.И. Ленин разработал применительно к социалистическим условиям основы научной организации труда.

В.И. Ленин четко сформулировал различие между капиталистической и социалистической организацией труда, которое вытекает из принципиальной разницы в самой сути того и другого социального строя. Хотя в капиталистических условиях в организации труда и используются многие достижения науки, однако при капитализме стать подлинно научной она не может. Основное противоречие капитализма - между общественным характером производства и частным способом присвоения - проявляется, в частности, в том, что прогрессивные процессы, обусловленные быстрым развитием науки и техники, нередко приводят к отрицательным социальным последствиям. Капиталисты, совершенствуя организацию труда в целях увеличения своих прибылей, все более усиливают эксплуатацию трудящихся.

Указывая на систему Тейлора как образец капиталистической рационализации труда, В.И. Ленин раскрыл две ее стороны - «громадный прогресс пауки» и злейшую форму «порабощения и выжимания добавочного количества труда, силы, крови и нервов меньшинством имущих классов из трудящихся...» Ленин В.И. Полное собрание сочинений, т. 36 ? С. 140. Именно этим объясняется то, что рационализация трудового процесса на капиталистических предприятиях часто встречает сопротивление со стороны трудящихся.

В социалистическом обществе, где отсутствует эксплуатация человека человеком и целью производства является наиболее полное удовлетворение постоянно растущих материальных и культурных потребностей человека, создаются благоприятные условии для планомерного совершенствования организации труда на подлинно научной основе. К максимальному использованию этих условий и призывал В.И. Ленин. Он требовал, чтобы партийные и хозяйственные руководители повели трудящихся по пути создания новой организации труда, соединяющей последнее слово пауки и техники с коллективным трудом сознательных работников, строящих крупное социалистическое производство. В этом В.И. Ленин видел источник силы и залог неизбежной полной победы коммунизма.

Для внедрения научной организации труда В.И. Ленин считал нужным использовать достижения буржуазной науки и практики, и в частности всего прогрессивного, что имелось в системе Тейлора. Но при том он требовал не механически перенимать все ценное в этой области, а призывал соединить «эту систему с сокращением рабочего времени, с использованием новых приемов производства и организации труда без всякого вреда для рабочей силы трудящегося населения».

В.И. Ленин был не только теоретиком и пропагандистом научной организации труда, но и активнейшим организатором этой работы, считая внедрение научной организации труда в народном хозяйстве важнейшей государственной задачей. В статье «От разрушения векового уклада к творчеству нового» он писал: «Строить новую дисциплину труда, строить новые формы общественной связи между людьми, строить новые формы и приемы привлечения людей к труду, это - работа многих лет и десятилетий. Это - благодарнейшая и благороднейшая работа» Ленин В.И. Полное собрание сочинений, т. 36. ? С. 141..

Огромное значение придавал В.И. Ленин всемерному развитию научных исследований в области организации труда. Несмотря на то, что Советское государство испытывало большие хозяйственные трудности, по настоянию В.И. Ленина на эти исследования были выделены средства. Очень важно отметить, что В.И. Ленин считал необходимым привлечение к работе по совершенствованию организации труда широких масс трудящихся, поскольку в социалистических условиях они кровно заинтересованы в этом.

Указания В.И. Ленина в области научной организации труда последовательно претворялись в жизнь.

2. Обзор отечественной литературы 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства

2.1 Развитие делопроизводства в 1920-1930 гг.

Произошедший крутой поворот в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Массовые политические репрессии, прошедшие по научным и управленческим кадрам, привели к свертыванию исследований в области документоведения.

Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и тому подобное).

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников Красавин А.С. Формирование системы документации по кадрам в 1917-1930 гг. ? 2001. ? №1. ? С. 97-101.. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и так далее).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в 1926 году, внес большой вклад в управленческий труд. Его сотрудники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела" Кузнецова Т.В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. ? 2002. ? №2. ? С. 75-83.. Здесь был подготовлен проект "Общих правил документации и документооборота", в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации Райхцаум А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20?30-х гг. XX века. ? 2001 ? №1. ? С. 90-93..

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта.

Научная работа института выполнялась в кабинетах, лабораториях и конструкторском бюро. Практическая работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество "Оргстрой", которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало научно-исследовательскую работу института. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом.

2.2 Историография делопроизводственных документов 1920-1930 гг.

Состояние делопроизводственной документации советских учреждений было в центре внимания не только практиков, но и научной общественности. На 1 Всероссийской конференции архивных деятелей, проходившей в Москве осенью 1921 года, отмечались плохое состояние делопроизводства как источника формирования архивных фондов советских учреждений и необходимость срочного вмешательства Главархива. В противном случае, говорилось в докладе А.С. Николаева, современные архивы не станут материалом, имеющим для историков огромное значение Архивное дело. ? 1923. ? №1. ? С. ПО..

Использование делопроизводственной документации в этот период осуществлялось, главным образом, в практических целях. В 1918-1921 гг. ВСНХ были подготовлены и изданы три выпуска «Сборника декретов и постановлений по народному хозяйству», в которые вошли документы организационно-распорядительного характера: положения об отделах и главках, инструкции, постановления Президиума. До настоящего времени это наиболее полное систематизированное издание документов ВСНХ. В информационных целях активно публиковались в многочисленных ведомственных изданиях и отдельными брошюрами отчеты, обзоры, инструкции, материалы различных совещаний и съездов См.: например: Программа деятельности главков и центров. ? М., 1919.; Нефтяная промышленность России за три года Советской власти. ? М.. 1920..

В начале 20-х годов выходят в свет первые сборники документов неоперативного назначения, содержавшие протоколы коллегиальных органов советских и профессиональных организаций Протоколы Закавказских революционных советских организаций. Т. 1. ? Тифлис, 1920; Петроградский Совет рабочих и солдатских депутатов: Протоколы заседаний исполнительного комитета и бюро ЦК. ? М.; Л., 1925 и др..

Осмысление методологии изучения источников советской эпохи и, в частности, делопроизводственной документации, началось в ходе решения прикладных задач и по мере количественного накопления источников этого вида. Отправной точкой этого процесса явилась переоценка положений так называемого буржуазного источниковедения с классовых позиций. Была подвергнута критике существовавшая в источниковедении оценка «деловых бумаг» как неподлежащего никакому сомнению материального остатка. По мнению И.Л. Маяковского, в основе такой оценки лежали «абсолютизация государственной власти в буржуазном обществе, наделение некой мистической силой документов, от нее исходящих» Маяковский И.Л. Архив, библиотека, музей // Архивное дело. ? 1926. ? №5-6. ? С. 51..

Критикуя «буржуазную» историографию за узкое понимание происхождения источника в отрыве от социально-экономических условий его породивших, М.Н. Покровский признавал заслуги историков-немарксистов в собирании и накоплении фактического материала, установлении подлинности, определении даты и места возникновения конкретных документов: «...Борясь с буржуазными идеологами, не забывайте, что и старые историки, и европейские историки, и наши буржуазные историки обладают техникой, которую сразу проглотить нельзя, которой нужно выучиться». Покровский М.Н. Историческая наука и борьба классов. / Историографические очерки, критические статьи и за метки. Вып. II. ? М.; Л., 1933. ? С. 304.

В середине 20-х годов была начата разработка приемов научного издания делопроизводственной документации как составной части корпуса документов по истории Октября. Некоторые итоги этой работы освещались на страницах журнала «Архивное дело». Отмечая неизученность видовых особенностей документов, с которыми в данный момент работает историк - археограф, С.Н. Валк указывал на общность проблем, вставших в этой связи, как перед археографией, так и перед источниковедением. В качестве основной особенности официального документа С.Н. Валк называл его участие в «делопроизводственном движении», в процессе которого каждый документ получает входящий или исходящий номер. Указание номера в заголовке документа позволяет, по мнению С.Н. Валка, отойти от существующей практики и опустить при публикации бланковый текст официального документа Валк С.Н. О приемах издания историко-революционных документов. // Архивное дело. ? 1925. ? №3-4. ? С. 76, 77..

Значительное внимание к делопроизводственным документам проявляется в 30-е годы. Как и в предыдущий период, освоение этого вида источников было подчинено решению практических задач, прежде всего в ходе выполнения грандиозной программы публикации документов в серии «История фабрик и заводов». Другой не менее крупной задачей являлась выработка критериев систематизации и оценки информационных возможностей делопроизводственной документации, поступавшей в составе фондов советских предприятий и учреждений на хранение в государственные архивы. Научная работа, проводившаяся архивистами, была нацелена также и на разработку методики выявления и использования архивных документов для «ИФЗ». Осуществление этих задач предопределило разработку источниковедческих подходов к изучению делопроизводственных источников советского периода и сравнительный анализ их с документацией царских учреждений. Угол зрения определялся уже иной, чем десятилетие тому назад, атмосферой в обществе, в среде научной интеллигенции. Научные критерии в изучении истории, как и ученые, применявшие их, были отброшены под натиском партийного и классового подхода. Так, выступая на заседании, посвященном открытию Института истории при Комакадемии 18 ноября 1929 г., М.Н. Покровский заявил: «...в области истории, науки марксистской по преимуществу, науки ленинской по преимуществу, дореволюционные оценки, подходы и методы абсолютно никуда не годятся» Покровский М.Н. Указ. соч. ? С. 353..

Показателем уровня источниковедческих знаний и подходов к изучению делопроизводственных источников в 30-е годы является еще одна статья, помещенная в этом же номере журнала «Ленинградский архивист» Третьяков И., Лавров Н., Суслова Е. О работе в архивах Ленинграда по истории заводов. // Там же. С. 71-94.. На основе практической работы с архивными документами для «ИФЗ» рядовые исследователи-авторы статьи приходят к выводам о необходимости изучения полностью всех исторических источников, начиная анализ с обобщающих документов. Но в сознании нового поколения историков уже утвердилась догма, что гарантом истины является «правильное партийное чутье», а научный авторитет ученого зависит в первую очередь от его социального происхождения. Не случайно, в статье отсутствуют критерии «объективность» и «историчность». Отражением идеологизации духовной жизни общества явился и двойственный подход к оценке достоверности информации документации дореволюционного периода и советского. Если по отношению к первой требование критического анализа содержания всегда подчеркивалось, то по отношению ко второй достоверность информации признавалась заведомо бесспорной, а всякие попытки анализа объявлялись крамолой.

Таким образом, главным объектом источниковедческого изучения в 20-30-е годы являлись протокольные комплексы центральных органов советского государства, общественных и кооперативных организаций. Разработана методика их анализа с учетом конкретно-исторической обстановки, решены вопросы достоверности и репрезентативности. Предприняты исследования и других разновидностей делопроизводственной документации, раскрывающей различные этапы советской истории. Но, несмотря на широкое использование делопроизводственных источников в исторических исследованиях, они еще не стали объектом источниковедческого изучения в общем плане. До настоящего времени не создано обобщающих трудов, исследующих характерные черты делопроизводственной документации как вида, направления развития ее и входящих в нее разновидностей. Нет и исследований о крупных тематических комплексах делопроизводственной документации, методике их изучения и публикации.

2.3 Литература 1920-1930 гг. по вопросам делопроизводства

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок, направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги «Время», в дальнейшем переименованной в Лигу «НОТ» - 1924 г.). П.М. Керженцев сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Корицкий Э.Б У истоков НОТ. Забытые дискуссии и нереализованные идеи. / Под ред. А.К., П.М. Керженцев, Н.А. Витке, Е.Ф. Розмирович, О.А. Ерманский, И.М. Бурдянский. - СПб., 1999. ? С. 120. Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли - «производственная трактовка» управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы:

- рационализацию структур;

- совершенствование документирования исполнения, планирования и учета;

- рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций.

ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других видов документов.

Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.

Впервые вводится понятие «офисная мебель», рекомендуемая для конторских помещений.

В начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время труда».

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: фундаментальные теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). Сборник законодательных актов по делопроизводству 1917-1970 гг.: Учеб. пособие. - М., 1973. ? С. 57.

Большими тиражами выходила научно-техническая литература, в том числе и по делопроизводству. Учеными и специалистами была развернута острая, но сохраняющая этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 году рационализаторы-практики получили в институте более 200 различных консультаций. Особой популярностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые институтом с целью повышения квалификации и обмена опытом.

В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 году издан проект "Общих правил документации и документооборота", который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Предполагалось ввести "Общие правила…" в качестве типовых и единых для всех организаций и учреждений.

Во введении указывалось, на что необходимо обращать внимание при работе с документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто должен это делать. "Общие правила …" содержали следующие разделы:

- "Организация документации и документооборота";

- "Организация секретариата"; "Обязанности конторско-секретарского персонала";

- "Организация приема корреспонденции";

- "Прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции";

- "Разноска корреспонденции в учреждении";

- "Организация отправки корреспонденции".

Данные "Общие правила …" также содержали многочисленные образцы учетно-регистрационных форм, табличек, штемпелей и т.п. Петров С.Г. Документы делопроизводства Политбюро ЦК РКП(б) как источник по истории Русской церкви (1921-1925 гг.) - Изд.: Российская политическая энциклопедия, 2004. ? С. 244..

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что содержание материала в проекте данного документа было изложено в последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям. Проект "Общих правил …" можно считать результатом широкомасштабной научно-практической деятельности по рационализации техники управления рассматриваемого периода. Но этому проекту не суждено было реализоваться, уже к моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль. Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в апреле 1932 года.

Значительное сокращение масштабов централизованной научно-исследовательской деятельности в области управления и делопроизводства, в связи с ликвидацией института, не означает что в 1930-е гг. развитие в этой сфере прекратилось. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила.

В последующие годы, вплоть до 1960-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).