Система управління матеріально-технічними ресурсами підприємства

Тепер про матеріальне заохочення, методи контролю і зв'язку цього процесу з якістю обліку матеріалів. З нашої точки зору буде найбільш вірним, якщо премія буде залежати від кількості скомплектованих по замовленнях умовних видаткових елементів, відображених по програмі. Один умовний видатковий елемент це, по суті, одиниця дешевого матеріалу (наприклад, болт або гвинт) який укомплектований по партії. Певна кількість умовних видаткових елементів може відображати міру трудомісткості при роботі з яким-небудь матеріалом, а також його важливість. Умовні видаткові елементи можуть бути в автоматичному режимі нараховані програмою в процесі автосписания матеріалів, по будь-якій партії. Із програмної точки зору тут нічого особливого немає, адже якщо є 20 замків й 20 ключів, по яких був раніше прихід, у тих й інших є загальний еквівалент, це гроші. Так і тут можна виразити кожен списаний в автоматичному режимі матеріал в умовних видаткових елементах, а потім взяти суму за матеріалами. Кількість нарахованих видаткових елементів може залежати від кількості списаних одиниць, будь-якого матеріалу, а також від останньої вартості однієї одиниці даного матеріалу (вартість одиниці не завжди відображає трудомісткість при роботі з ним, однак цей програмний алгоритм простіше всього реалізується). При цьому можна користуватися перекладною таблицею залежності числа умовних видаткових елементів від вартості останньої покупки однієї одиниці даного матеріалу. Крім того, при нарахуванні даних бонусів треба враховувати той факт, що робота з комп'ютером, а також оформлення документації вимагає значних трудозатрат, тому певну їх кількість необхідно нараховувати за кожну автосписану партію. Премія розраховується виходячи з кількості скомплектованих і зарахованих програмою умовних видаткових елементів. Доцільно щоб середньоденний заробіток комірника рівнявся комплектації 5000-10000 умовних видаткових елементів (приблизно така трудомісткість роботи комплектовщика, що займається тільки комплектацією). Далі буде показано приклад розрахунку премії.

Таблиця № 2.2 Приклад перекладної таблиці

Якщо в системі використається подібна перекладна таблиця, то при автосписуванні по одній партії 20 болтів ціною 0.1 грн. за штуку й 5 замків ціною 15 грн. в актив комірника зарахується=20х1+5х5+15=60 умовних видаткових елементів.

Маючи на меті поліпшення якості обліку матеріальних цінностей треба створити функцію, відповідно до якої якщо програма не змогла автосписати скомплектовані матеріали або списала їх частково, то умовні видаткові елементи по партії в актив співробітників складу не зараховуються, тому що цей факт свідчить про неякісне ведення обліку товарно-матеріального цінностей співробітниками складу.

Даний метод матеріального стимулювання не передбачає постійного контролю.

Підставою для видачі премії може служити програмний звіт, якщо його дані збіжаться з даними журналу, у якому повинні розписуватися матеріально відповідальні особи, що одержують матеріали.

Співробітник складу може повністю позбавитися премії, якщо у випадку перевірки не зміг пред'явити комплектації, по яких є відмітка в програмі про те, що вони зроблені, але ще немає відмітки про те, що їх передали у виробництво.

Недоліками даної методики є додаткові витрати праці, пов'язані з оформленням документації та роботі із програмою, крім того, сам по собі документообіг не є безкоштовним.

2.3.2 Висновки до підрозділу

Узагальнюючи всі дані підрозділу, у якому описувалися можливі методи матеріальної стимуляції співробітників складу, можна виділити всі економічні погрози які можуть негативно вплинути на фінансовий результат діяльності підприємства.

Таблиця № 2.3 Загрози пов'язані з неякісним виконанням своїх обов'язків співробітниками складу

У наступній таблиці будуть наведені короткі характеристики запропонованих систем мотивації.

Таблиця № 2.4 Основні характеристики запропонованих систем мотивації

2.4 Визначення критеріїв ефективності оперативної роботи співробітників матеріально - технічного забезпечення

2.4.1 Роль відділу матеріально - технічного забезпечення

Зневажати процесом вибору постачальника, веденням переговорів, недбало ставиться до організації транспортування й інших обов'язків це недозволена розкіш. Але треба завжди пам'ятати, що дана робота не така й проста, а будь-яку роботу виконують люди, і далеко не кожна людина буде намагатися зробити, щось складне без явного зиску для себе. Навіщо витрачати час на пошук постачальника, що продасть потрібний матеріал по більш низькій ціні, псувати нерви, торгуючись, якщо можна відкрити перше зустрічне в газеті оголошення, і подзвонивши по ньому, не запитуючи ціни, замовити досить матеріалу, щоб потім із цього приводу цілий рік не напружуватися, адже витрачаються не власні гроші.

2.4.2 Критерії ефективності роботи постачання і суть системи матеріального стимулювання праці

На відміну від більшості працівників, діяльність працівників матеріально-технічного забезпечення не підлягає чіткій регламентації. Загальна ефективність цього відділу залежить не від якості виконання кожного конкретного обов'язку, а залежить від комплексного виконанням всіх обов'язків, і полягає в мінімізації відносних витрат підприємства як прямих так і непрямих. Так і винагорода працівникам цього відділу повинна даватися не за виконання за загальний результат.

У даній роботі запропоновано методику, що буде як визначати критерії ефективності роботи постачання так і стимулювати співробітників відділу матеріально-технічного до поліпшення якості роботи по всіх основних напрямках у комплексі за винятком одного. Дуже складно вписати в загальну систему оцінки ефективності роботи відділу постачання й описати окремо чітко виражену систему мотивації, яка б стимулювала відділ постачання до пошуку більше вигідних цінових пропозицій, хоча цей аспект є одним з найважливіших у роботі даного відділу. Складність розробки та застосування системи мотивації, спрямованої на пошук більше вигідних цінових пропозицій, обумовлена необхідністю аналізу й головне пошуку великого об'єму інформації. У першу чергу пошуку інформації, яка пов'язана зі зміною індексу цін по кожному окремому виду продукції, з огляду на той факт, що абсолютна більшість матеріалів займають зовсім не велику питому вагу в загальному обсязі закупівель така робота може зайняти левину частку витрат які виникають при роботі з подібними матеріалами. Проте, відсутність чітких меж при визначенні ефективності роботи відділу на даному напрямку не означає, що не можна на ньому досягти успіху. Використовуючи можливості інформаційних систем можна організувати ефективний моніторинг, пов'язаний з відстеженням зміни рівня закупівельних цін. Виділивши інформацію з матеріалів, ціна на які найбільше підвищилася або впала в порівнянні з попередніми закупівлями, загальний питомий обсяг витрат на придбання яких виріс або впав, або матеріали динаміка закупівельних цін яких дуже часто мінялася, можна приймати правильні рішення по заохоченню або покаранню співробітників відділу постачання. Підсумовуючи усе вище сказане можна зробити висновок, що для досягнення істотних результатів на даному напрямку досить мати ефективну систему контролю над діями співробітників постачання й уміння правильного прийняття рішень при наявності більшості необхідних інформацій. Тепер можна почати опис системи оцінки ефективності роботи відділу постачання і похідної від неї - системи мотивації.

Якщо погодиться з тим, що методика визначення оптимального розміру замовлення (EOQ) є у своїй основі вірною та розмір замовлення кожного матеріалу значною мірою залежить від співвідношення величин статей витрат які підприємство несе внаслідок роботи з ним (і які можна визначити), то з'являється можливість зробити додатковий висновок. Якщо можливо знайти кожну окрему складову витрат які виникають внаслідок роботи з матеріалом, то можна знайти загальну величину витрат які виникають при роботі з кожним окремим матеріалом. Можна здогадатися, що загальна сума витрат пов'язаних з роботою по всіх матеріалах дорівнює загальним логістичним витратам підприємства, чим ефективніше ведеться робота з кожним окремим матеріалом тим меншими є питомі логістичні витрати й ефективніше ведеться робота на даному напрямку. Знання відносної величини витрат які підприємство несе при роботі з кожним матеріалом (або внаслідок його відсутності) може дозволити визначити рівень ефективності роботи з ним. За основу або опорну точку при визначенні ефективності роботи з кожним окремим матеріалом можна прийняти вартість роботи з одиницею будь-якого матеріалу або коефіцієнт який можна розрахувати як частку загальних витрат пов'язаних із забезпеченням процесу роботи з ним за певний період часу на витрати пов'язані із придбанням даного матеріалу. Однак треба пам'ятати, що для кожного окремого матеріалу і особливо для кожної окремої категорії матеріалів існує своя опорна точка, для кожного матеріалу існує свій критерій ефективності роботи з ним. Це пояснюється тим, що всі матеріали дуже розрізняються по параметрах, які впливають на вартість роботи з ними, а саме: габаритами (впливає на характер транспортування й вантажопереробки), строками зберігання (впливає на швидкість товарообігу, а як слідство і рівень складських залишків, розмір поставок і частоту поставок), характером виробництва і розподілу (впливає на час попередження замовлення) і багатьма іншими параметрами. Крім цього питомі витрати на роботу з однією фізичною одиницею якої-небудь продукції можуть варіюватися залежно від кількості використовуваних фізичних одиниць матеріалів. Чим більше одиниць певного матеріалу використаються організацією тим меншими є витрати пов'язані із забезпеченням робіт з кожної окремої одиниці даного матеріалу. Таку залежність можна виразити функцією:

(2.1)

де n - кількість одиниць матеріалу придбаного за певний за період;

х - величина, що відображає залежність зниження величини витрат при роботі з одиницею матеріалу від кількості використовуваних матеріалів, при цьому величина даної функції завжди повинна бути менше 1, бажано в межах 0.9-0.97;

На наступному малюнку буде показаний приклад графічної залежності.

Так як пошуку відносної величини витрат за допомогою можливостей інформаційних систем, які підприємство несе при роботі з кожним матеріалом будуть присвячені наступні розділи, то в цьому розділі будемо виходити з того, що такі витрати вже визначені й залишається тільки використати можливості які дає їхнє знання.

Рис 2.1. Питомі витрати на одиницю залежно від кількості використовуваних одиниць певного матеріалу

Знання витрат, пов'язаних з роботою по будь-якому матеріалу, а також знання величини матеріалів, придбаної за істотний період часу (від трьох місяців до року) може дозволити визначити коефіцієнт ефективності роботи відділу постачання по забезпеченню підприємства необхідним матеріалом. На підставі статистики зміни даного показника можна прийняти рішення про встановлення величини коефіцієнта для кожного матеріалу, і в тому випадку якщо реальна величина даного коефіцієнта за обраний проміжок часу (від трьох місяців до року) виявиться менше встановленого (з урахуванням виправлення на коефіцієнт, що враховує величину зміни кількості споживання), то можна вважати, що постачання спрацювало ефективніше й заслуговує певну винагороду). Однаковим або дуже схожим по своїх характеристиках матеріалам можуть даватися однакові коефіцієнти. Величину винагороди можна розрахувати, використовуючи формулу:

У н.г. = r в. в. ЧУ з.л. iЧ(кп.i-кр.i); (2.2)

де r в. в.-- відсоток, що йде на виплату премії від отриманого економічного ефекту;

У з.л. i-- величина змінних логістичних витрат по і-му матеріалу за певний період часу (тих витрат на величину яких впливає якість роботи відділу постачання);

кр.i-- коефіцієнт реальної ефективності роботи по і-му матеріалу;

Використовуючи подібну формулу, розрахувати розмір премії не складно, куди складніше знайти всі величини, що раніше згадані . Ціль написання даного розділу зводиться до пошуку алгоритмів, а також умов, які необхідно виконати або реалізувати для того, щоб була можливість знайти необхідні показники.

2.4.3 Обмеження пов'язані із застосуванням запропонованої моделі пошуку критеріїв ефективності роботи співробітників матеріально - технічного забезпечення

Визначення точних параметрів ефективності роботи постачання для впровадження систем мотивації і контролю не представляється можливим без виконання деяких умов, крім цього дану модель можливо застосувати не у всіх випадках. Спочатку виділимо матеріали в роботі, з якими застосована дана методика. Необхідно нагадати, що запропонована система розглядається на прикладі промислового підприємства й тому не розглядається можливість використовувати куплені матеріали для перепродажу. Матеріали, що використовуються в інших цілях можна розбити по групах: 1) матеріали, які використовуються тільки у виробничих цілях; 2) матеріали, які використовуються як у виробничих цілях, так і для забезпечення працівників підприємства допоміжними виробничими матеріалами або матеріалами, що забезпечують роботу виробництва (до таких, в основному, відноситься тара, пакувальні матеріали, клейові стрічки, кріплення, електропроводку); 3) інструмент й оснащення (використовуються тільки у виробничих цілях, однак не входять у дерево об'єкту вироблених виробів й їхня потреба в необхідній їх кількості дуже складно точно оцінити); 4) допоміжні виробничі матеріали (матеріали без яких виробничий процес у принципі є можливим, однак їх відсутність негативно впливає на продуктивність праці, до таких можна відносити спец одяг); 5) матеріали, що забезпечують роботу підприємства (використовуються, як правило, адміністративним персоналом); 6) інші матеріали (не представляють ніякої практичної цінності, однак з тих або інших причин закуповуються підприємством, наприклад подарунки до свят). Із всіх використовуваних матеріалів запропонована методика застосовна лише до тих матеріалів, які відносяться до перших двох перерахованих вище категорій і частково до третьої, тобто до тих матеріалів, потреба в яких піддається нормуванню. Це пояснюється тим, що робота з вище перерахованими категоріями є куди більше складною, чим з матеріалами інших категорій, тому що при роботі із цими категоріями прорахунки в роботі позв'язані виникненням дефіциту не ведуть до важких наслідків. Непристосована дана методика також до тих матеріалів, загальна вартість споживання яких за значний проміжок часу не значна, а також тих, при доставці яких доводитися користуватися інтермодальними перевезеннями (використати кілька видів транспорту). Після того, як визначене коло матеріалів, до яких можна повною мірою застосувати запропоновану методику, необхідно виконати певні умови й установити обмеження до застосування методики. Невипадкове поліпшення результатів при роботі з обраними категоріями матеріалів можливо тільки в тому випадку, якщо є можливість організації ефективного планування роботи з ними, а це не можливо без досягнення хоча б приблизного збігу нормативних показників у споживанні матеріалів і їхнього реального споживання. Крім можливостей по поліпшенню рівня планування знання реальних нормативів у споживанні матеріалів надає ще дуже багато можливостей. Тому по кожному обраному для моніторингу в інформаційній системі матеріалу протягом тривалого періоду часу реальні показники споживання повинні бути близькими до нормативних показників.

2.4.4 Визначення категорій витрат на величину яких впливає якість роботи відділу матеріально-технічного постачання

Витрати, які підприємство несе при роботі з усіма матеріалами взагалі або з кожним матеріалом окремо, містять у собі багато складових статей витрат, кожна з яких визначається по своєму. У роботі будуть розглянуті основні складові частини логістичних витрат, і при цьому тільки ті, на величину яких впливає якість роботи відділу матеріально-технічного постачання.

Підприємство несе прямі й непрямі збитки, пов'язані зі зберіганням запасів, не перераховуючи поки всі можливі види витрат треба відзначити, що при роботі із запасами треба прагнути до зменшення вартості товарних запасів, що знаходяться на складах та прискоренню їхньої оборотності. Зменшити величину товарних запасів легко, але при цьому можуть виникнути ускладнення на виробництві, тому що через неоперативне реагування на виниклі потреби в матеріалах (матеріалів у потрібний момент може не виявитися на складі) може сповільнитися швидкість процесу виготовлення, внаслідок чого відбудеться зрив строків договорів, а також зниження продуктивності праці. Саме собою зрозуміло, що в цьому випадку підприємство понесе істотні прямі й непрямі збитки, тому відділу постачання необхідно попереджати виникнення можливих дефіцитів. Зменшення товарних запасів і тим більше виникнення «палаючих» потреб у матеріалах у значній мірі впливає на продуктивність та інтенсивність використання автотранспортних засобів. Якщо доставку роблять інші підприємства, то підприємство несе додаткові витрати пов'язані з оплатою цієї доставки або переплата в ціні з лишком перекриває її вартість. Тому відділу постачання необхідно прагнути до раціонального й продуктивного використання автотранспортних засобів. На наш погляд, ці три основні складові логістичні витрати зав'язані в єдиний вузол і сумарна величина цих статей витрат прямо залежить від якості керування матеріально-технічними ресурсами. Ціль відділу постачання складається в знаходженні альтернативи, що характеризується найнижчими загальними витратами. Проте, кожен показник оцінюється за допомогою різних методик.

Таблиця №2.5 Основні цілі відділу матеріального постачання

2.4.5 Визначення змінної величини витрат на утримання складських запасів

Витрати на зберігання та утримання запасів містять у собі дуже багато статей, таких як: амортизаційні відрахування на відновлення складів і складських механізмів, оплату роботи працівників складу, витрати на охорону запасів, експлуатаційні витрати, на ремонт складських механізмів, і багато інших статей. Однак треба пам'ятати, що витрати діляться на умовно постійні й умовно змінні, і дуже важливу роль грає співвідношення цих величин. При ближчому розгляді стане помітно, що всі перераховані вище категорії витрат майже на 90% є постійними. Іншими словами, їхня величина мало залежить від розміру складських запасів (звичайно, якщо мова не йде про дефіцит складських приміщень і розміщення матеріалів на складах загального користування). Тому, щоб не ускладнювати процедуру розрахунку даної величини витрат за допомогою інформаційної системи, а також з огляду на той факт, що розмір винагороди повинен прямо залежати від результатів, достатньо розрахувати величину тих статей, в яких більшу частину становлять змінні витрати (прямо залежать від розміру й вартості складських залишків). Таких основних статей дві, а саме: витрати, пов'язані з вартістю грошей і витрати, викликані падінням вартості запасів через старіння, псування, крадіжки, інфляцію.

Є відома приказка про те, що гроші повинні працювати, а не лежати під подушкою. Особливо це актуально для нашої країни, де вже давно спостерігається серйозне падіння вартості грошей, як у вітчизняній, так і закордонній валюті. Гроші ж є еквівалентом при обміні товарів і послуг. Складські залишки мають свою вартість. Чим більше величина складських залишків, тим більше власних або позичених грошей підприємства є мертвим капіталом, не виправдуючи твердження, відповідно до якого гроші роблять гроші. Для того, щоб довідатися про величину витрат, зв'язаних з вартістю грошей, у першу чергу необхідно знати вартість запасів, що зберігаються. Усі без винятку інформаційні системи класу MRP-2 передбачають облік величини складських залишків, що зберігаються, однак у цьому випадку треба знати середню вартість залишків за певний період (найчастіше місяць). Для цього необхідно створити запит до бази даних, відповідно до якого програма буде рахувати добову середню вартість залишків на складі й додавши всі ці показники ділити на число днів вказаних у зазначений проміжок часу.

Дуже важливим є вибір способу калькуляції вартості складських залишків, є кілька варіантів: FIFO (списання запасів провадиться в тім же порядку що і його закупівля), LIFO (першим списуються запаси, що надійшли останніми), середні витрати (застосовуються плинні середні витрати за певний період), вартість запасів визначається як добуток останньої ціни покупки й складського залишку в натуральному вираженні (розрахунок по такому методу програма проводить швидше всього). Після того, як визначена середня вартість матеріалів, що зберігаються, за певний період, знайти среднею вартість грошей досить легко по формулі:

Вгр=SсрзЧrЧt; (2.3)

де Sсрз -- середня вартість запасів за певний період;

r-- величина процентної ставки або рівень можливої рентабельності застосування даних активів в інших сферах;

t-період часу.

На практиці всі дещо складніше, справа в тому, що наведений вище спосіб розрахунку не враховує специфіку придбання матеріалів. Ринок не однорідний і різні виробники мають відмінне один від одного конкурентні позиції. Купуючи певний товар, підприємство може мати можливість оплатити всю або частину його вартості після одержання продукції (одержати відстрочку по оплаті), у такому випадку гроші не виводяться з обороту й продовжують працювати на підприємство протягом всього строку відстрочки по платежу, непрямі витрати знижуються. У тому випадку, якщо відбувається передоплата вартості товару, гроші до його одержання взагалі не працюють. При розрахунку витрат, зв'язаних з вартістю грошей, ми пропонуємо наступний механізм врахування даного аспекту в інформаційній системі. Запропонований механізм розрахунку не повинен бути покликаний показувати реальну картину вартості складських залишків, він повинен показати реальне відбиття вже здійсненого факту. Щоб врахувати дані особливості, у програмі необхідно розрізняти два стани: факт приходу матеріалів по створеному прибутковому документу, факт оплати вартості матеріалів (повної або часткової). Вартість матеріалів, що надійшли, але ще не оплачені, програма прирівнює до «о». Якщо була оплачена тільки частина вартості до або під час приходу матеріалів, вартість однієї одиниці кожного матеріалу, що надійшов, на той момент розраховується по наступній формулі:

Рпр' = РпрЧ(Sсп/Sпр); (2.4)

де, Рпр-- вартість приходу однієї одиниці матеріалу (вказується в прибутковому документі);

Sсп-- величина оплати;

Sпр-- загальна вартість всіх матеріалів (визначається як сума вартості всіх матеріалів зазначених у прибутковому документі, вартість матеріалів визначається як добуток вартості однієї одиниці матеріалу на кількість);

Суть роботи даного механізму полягає в тому, що всі дані не статичні, їх програма перераховує при кожному новому розрахунку. Тому, коли згідно документу була зроблена оплата, програма при перерахуванні проводить коректування вартості оплати по наступній формулі:

Sз'= Sсп - ?((СрпМiЧРпр)Ч(tп-tпр)); (2.5)

де СрпМi-- середньоденні витрати матеріалу за певний проміжок часу (величина береться на підставі запиту програми до бази даних, середньоденна величина, загальне споживання за певний останній проміжок часу ділиться на кількість днів у цьому проміжку).

tп-- дата оплати;

tпм-- дата одержання матеріалів;

У програму необхідно внести умову, відповідно до якої величина вартості грошей не може бути негативною. Після того як визначена скоректована величина оплати, програма коректує вартість приходу матеріалів (оплачених після приходу) по формулі:

Рпр=Рпр1+…+Рпрn+РпрiЧ(Sск/Sпр); (2.6)

Де -- Рпр1+…+Рпрn-- більш ранні складові частини ціни одиниці матеріалу, якщо частина вартості була оплачена до або під час приходу матеріалів;

У тому випадку, якщо вся або частина вартості була оплачена до їхнього одержання, то програма збільшує розмір складських залишків на дану суму.

Другою значною (вже прихованою) складовою загальних витрат, пов'язаною з величиною складських запасів, є збитки, пов'язані з можливими втратами внаслідок старіння, псування, крадіжок матеріалів. При розрахунку витрат пов'язаних з використанням матеріалів передбачається використати простий механізм їхнього знаходження використовуючи формулу:

(2.7)

де Взni--средняя вартість запасів за минулий проміжок часу t (при цьому середня вартість запасів розраховується як сума добутку фізичної запасів по днях на останню вартість придбаних матеріалів, після цього отримана величина ділиться на число днів у розрахунковому проміжку часу);

rbi -- величина, що враховує розмір втрат (в % до вартості запасів) для i-го матеріалу (вказується для кожного матеріалу вручну);

t - минулий проміжок часу;

Складніше всього при проведенні даного розрахунку оцінити коефіцієнт втрат. Дану величину оцінити дуже важко по цілому ряду причин, в даній ситуації абсолютно точна оцінка не потрібна, достатнім буде її теоретична оцінка. На думку Дональда Уотерса вона становить 4-6% у рік від середньої вартості запасів. У реальності ця величина має набагато більший діапазон коливань залежно від багатьох факторів як залежних, так і ні від самої організації. Величина коефіцієнта може встановлюватися на особистий розсуд користувача, однак доцільніше при його встановленні користуватися певною методологією, наприклад, використаю перекладну таблицю для розрахунку коефіцієнта. У наведених для прикладу таблицях будуть наведені деякі показники, які впливають на дану величину. Дані, що наведені в таблиці не є беззаперечними, однак головним є не розмір показника, а його вплив на політику керування запасами.

Таблиця № 2.6 Основні показники, що впливають на рівень втрат внаслідок крадіжок

Таблиця №2.7 Основні показники, що впливають на рівень втрат внаслідок псування матеріалів

Величина коефіцієнта визначається як сума втрат внаслідок можливих крадіжок і псування матеріалів.

2.4.6 Приклад № 1

Зараз 21 число, а першого числа фірма А приступила до будівлі будинку використовуючи (для спрощення), тільки 2 матеріали: цеглу й цементний розчин. Першого числа були закуплені 30 тон цегли та 10 тон цементного розчину, при цьому, так як на ринку багато продавців цегли, вдалося домовитися, що оплата вантажу цегли відбудеться 5 числа, така ж поставка на таких же умовах була зроблена 8 числа. Поставка 16 числа була оплачена при відвантаженні 25тон. У ході процесу будівництва з'ясувалося, що витрати цегли становить 4 тони в день, а витрата цементу 0.75 тонн. 7 числа фірма зробила запит на поставку 6 тон цементу на 12 число. Завод виробник зажадав передоплату 50% вартості, що була внесена 8 числа. Вартість 1 тони цегли становить 1000 грн., а тони цементного розчину 500 грн., величина процентної ставки 20%, а прийнятий відсоток втрат внаслідок псування й крадіжок становить 5% для обох матеріалів. Яка динаміка зміни вартості запасів (для розрахунку вартості грошей), яка середня вартість запасів за період з 1 по 21 число (для розрахунку вартості грошей), які показники були отримані якби підприємство проводило оплату тільки при відвантаженні продукції (тут застосовуються бухгалтерські методи), яка величина загубленого доходу пов'язана з наявністю складських запасів (вартість грошей), а також втрат внаслідок можливих крадіжок і псування матеріалів?

Рішення:

Почнемо з цегли, тому що гроші за них були перераховані пізніше реального одержання, то загальну вартісну величину матеріалів, що прийшли, необхідно у двох випадках скорегувати, для цього скористаємося формулою:

Sск=РкЧQ-(CспзЧРк)Ч(tоп-tпр)=1000Ч30-(4Ч1000) Ч (5-1)=30000-16000=14000 грн.

Тепер визначимо скоректовану вартість приходу однієї одиниці (необхідно для списання).

Рпр' =РпрЧ(Sск/Sпр)=1000Ч(14000/30000)=467 грн. за 1 тонну.

Що стосується цементу, то, незважаючи на реальну його відсутність, вартість складських залишків з 8 по 12 число зросте на 500Ч6Ч0.5=1500 грн.

Для того, щоб показати динаміку зміни запасів покажемо рух матеріалів в натуральних показниках.

Рис. 2.2. Рух матеріалів

Тепер керуючись даними по руху матеріалів і розрахунками, які були зроблені раніше, можна знайти динаміку зміни вартості запасів (для розрахунку вартості грошей).

Рис. 2.4 Динаміка зміни вартості запасів для перерахування вартості грошей

У наступній таблиці буде наведене порівняння результатів розрахунку вище представленій і бухгалтерській методиці (або по такій же методиці, але за умови, що підприємство оплачувало б матеріали при їхньому одержанні). Також буде зроблений середньоденний розмір вартості залишків по двох методиках.

Рис. 2.5. Порівняння результатів 2 методик.

Таким чином, середньоденна вартість запасів для розрахунку вартості грошей у цьому випадку становить 13251 грн., якщо б вартість запасів розраховувалася стандартним способом, вона склала 19821 грн.

На підставі цих даних можна розрахувати вартість упущеного доходу за даний період по формулі:

Вгр=SсрзЧrЧt=13251Ч0.2Ч (21/360)=155 грн.

При визначенні витрат внаслідок псування й крадіжок треба відштовхуватися від того, що вартість запасів визначається стандартним способом.

2.4.7 Визначення величини транспортних витрат

Транспортні витрати становлять майже половину логістичних витрат. У першу чергу величина цих витрат залежить від специфіки й правильності організації закупівель, а також від ефективності використання власних транспортних засобів. Перед тим як описати методику визначення розрахунку транспортних витрат необхідно відзначити, що більшу частину витрат пов'язаних із транспортуванням становлять змінні витрати, які й будуть оцінюватися в даному розділі.

Необхідно сказати, що запропонований нами спосіб не є єдиновірним способом визначення транспортних витрат і не претендує на абсолютну точність, однак він повинен виконувати свою головну роль, а саме стимулювати до росту ефективності транспортування і матеріалів, і готової продукції. До цього варто додати, що визначення даної величини є простим і не дуже трудомістким. Даний метод має певні обмеження по застосуванню, він придатний тільки для розрахунку витрат які виникають при використанні автотранспортних засобів і його неможливо застосувати для розрахунку витрат пов'язаних із використанням інших видів транспорту. Друге обмеження позв'язане безпосередньо з використанням автотранспортних засобів, а саме деякі автотранспортні засоби недоцільно використовувати в перевезеннях тих компонентів, рух яких за межі підприємства не можна відбити в інформаційній системі, тому що цей факт може спотворити якість розрахунку.

Для того, щоб розробити ефективну систему визначення ефективності необхідно описати проблеми, які виникають на практиці при організації транспортування, і врахувати їх у запропонованій системі. Майже будь-яка організація, що займається виробничою діяльністю, має власні автотранспортні засоби. Тому дуже часто виникає питання про застосування власного транспорту або використання послуг або посередників, або партнерів по бізнесу. Необхідно прагнути до того, щоб у перевезеннях (особливо на невеликі відстані) що забезпечують роботу підприємства, більша питома вага доводилася на перевезення зроблені власним транспортом, по цілому ряді причин:

1) Будь-яка організація, що надає транспортні послуги, навіть якщо надання даних послуг не є основним профілем діяльності підприємства, включає в їхню вартість певний рівень прибутку, тому вартість таких послуг, як правило, дорожче самообслуговування навіть у тому випадку, якщо ця організація працює ефективніше. Навіть, якщо вартість подібних послуг не задекларована, їхня вартість обов'язково включена у вартість товарів;

2) Використання послуг інших компаній не дає таких гарантій надійності своєчасності одержання або доставки необхідних вантажів, які дає використання власних автотранспортних засобів;

3) Неповне використання власного автотранспорту пов'язане зі збитками (нікуди не подінеться зарплата водіїв, дорожні збори, деякі види обслуговування й можливе страхування);

Проте, одержання транспортних послуг від інших організацій дуже часто є більш доцільним або взагалі необхідним (коли немає власних вільних транспортних засобів). З огляду на власні транспортні можливості, співробітники відділу матеріально-технічного постачання повинні прагнути до знаходження балансу у використанні власних і чужих послуг із транспортування матеріальних цінностей, це необхідно врахувати при оцінці величини вартості транспортних витрат.

Домогтися підвищення ефективності використання транспортних засобів, значить значно скоротити величину транспортних витрат. Одним з найважливіших показників ефективності використання транспортних засобів є питома вага пробігу з вантажем (без вантажу) в загальному пробігу рухливого складу автомобілів. Домогтися підвищення цього показника можна, тільки сполучаючи в одних транспортних рейсах відвантаження або відправлення й одержання вантажів. Тому що абсолютно більша частина вантажоперевезень більшості підприємств доводиться на передачу власної продукції іншим й одержання необхідних матеріалів, то в першу чергу необхідно приділити увагу саме цим видам вантажоперевезень. Сполучаючи передачу готової продукції споживачам і одержання необхідних матеріалів можна домогтися істотного підвищення ефективності використання автомобільного транспорту, і якщо є подібна технологічна й технічна можливість (деякі види вантажів під час перевезення вимагають особливих умов або виконання вимог) нею у жодному разі не можна зневажати. Якщо дана можливість на підприємстві використовується, то встає додаткове завдання виділення транспортних витрат пов'язаних з доставкою матеріалів із загальної маси.

Найменші витрати пов'язані із транспортуванням необхідних матеріалів підприємство понесе в тому випадку, якщо всі постачальники будуть перебувати в безпосередній близькості. І безсумнівно, прагнучи окремо зменшити витрати пов'язані із транспортуванням треба вибирати тих постачальників, які найбільше близько розташовані. Однак, так як треба прагнути до зниження всіх витрат у комплексі, а не тільки транспортних, часто доцільніше вибрати більше віддалених постачальників. Коли необхідно зробити закупівлі в декількох постачальників, що перебувають на досить великих відстанях, щоб значно скоротити автотранспортні витрати, необхідно ретельно підходити до визначення маршруту перевезення. Тому при розрахунку транспортних витрат необхідно обов'язково враховувати ступінь ефективності організації транспортних перевезень.

Визначення загальних витрат пов'язаних із транспортуванням необхідної продукції за даною методикою починається з визначення прямих витрат пов'язаних з експлуатацією власних транспортних засобів. Розрахунок ведеться по тих транспортних засобах, які використовувалися як для перевезення матеріалів, так і іншої продукції, рух якої за межі підприємства можна відбити в інформаційній системі. Коло таких автотранспортних засобів необхідно визначити заздалегідь, і намагатися їх використати тільки для перевезень заздалегідь певних видів продукції. Для визначення прямих витрат пов'язаних з експлуатацією кожного автомобіля можна використати два легкодоступних показники, а саме витрати бензину й пробіг автомобіля. Щоб довідатися про витрату бензину, достатньо точно організувати його облік, як і будь-якого іншого складського матеріалу з тим застереженням, що даний матеріал майже ніколи не повинен бути присутнім реально на складі. Даний матеріал доцільно розглядати окремо від інших майже у всіх аспектах, він не може бути серед більшості матеріалів, за загальну якість роботи з якими співробітники відділу постачання можуть одержати премію. Щоб спростити облік руху бензину, а також уникнути створення реальних зайвих складських запасів або уникнути використання коштів не по цільовому призначенню доцільно використати талони на бензин. При передачі водієві талонів на певну кількість літрів у програмі необхідно зафіксувати передачу бензину на водія або на транспортний засіб за умови, що в цього транспортного засобу є тільки один водій. Для знаходження величини транспортних витрат необхідно знати загальну кількість переданого бензину для всіх автотранспортних засобів за певний період часу. Величина витрат на бензин розраховується як добуток останньої вартості бензину кожної марки на споживання бензину аналогічної марки, потім береться сума по всіх марках бензину.

Всі інші статті витрат пов'язані з експлуатацією автомобіля на відміну від витрат пов'язаних з використанням бензину, характеризуються нерегулярністю виникнення через тривалі проміжки часу. Це значить, що транспортні витрати виникають нерівномірно і їх доцільно нараховувати пропорційно по великому проміжку часу або кілометражу. Більша частина цих статей залежить від величини пробігу. Так чи інакше, від величини пробігу залежить дуже багато статей транспортних витрат, головними з яких є витрати на ремонт і заміну механізмів і деталей автомашини (ця стаття містить у собі вартість ремонтних робіт і вартість матеріалів), витрати на пально-мастильні матеріали, витрати на оплату сторонніх послуг. Також від величини пробігу залежить імовірність попадання машини в ДТП або іншу неприємну ситуацію, пов'язану з витратами. Тому витрати, пов'язані з величиною пробігу також містять у собі або пропорційно кілометражу нараховані страхові внески або пропорційно кілометражу нараховану величину збитку. Всі інші категорії витрат теж повинні нараховуватися пропорційно на кожен кілометр пробігу.

Для того, щоб визначити транспортні витрати, пов'язані із пробігом, необхідно виділити розрахунковий проміжок часу, найкраще якщо він буде дорівнює року, за який вони будуть розраховуватися. Всі розрахунки можна провести, користуючись модулем автотранспортних засобів. Програма визначає загальні витрати пов'язані з експлуатацією машини за певний проміжок часу на підставі введених у неї даних по передачі на неї матеріалів (за винятком бензину), а також фіксації інших витрат. Так як рік - це досить великий строк, за який може істотно зменшиться вартість грошей, отриману величину можна помножити на певний коефіцієнт, що враховує рівень інфляції. Для того, щоб зробити розрахунок необхідно раз на місяць знімати дані лічильника фіксуючого пробіг і вводити його показання в систему. Якщо транспортний засіб все-таки необхідно використати по іншим призначенням крім тих випадків, коли рух виробів або матеріалів можна фіксувати в системі, то дані лічильника необхідно вносити в спеціальний журнал. У даному журналі підписами відповідальної посадової особи повинні підтверджуватися внесені в нього записи. На підставі даних журналу провадиться розрахунок загальної пройденої відстані пов'язаної з перевезенням того, що не можна зафіксувати в системі, ці дані теж фіксуються в системі. Розрахунок загальних витрат пов'язаних з експлуатацією одного транспортного засобу за певний період провадиться по формулі:

Веа= ; (2.8)

де, Вмn -- вартість матеріалів переданих на автотранспортний засіб протягом останніх n періодів, рух яких відбито в інформаційній системі;

Вгn -зафіксована в системі передача грошей на автомобіль протягом останніх n періодів (гроші на ремонт, надання сервісних послуг, покупку запчастин рух яких недоцільно відображати в системі);

Всваз--затрати на страхування вантажів та автотранспортного засобу;

Впал.-- вартість виданого й відбитого в інформаційній системі на автомобіль за останній період бензину;

Іінф.--коефіцієнт, що враховує рівень інфляції;

Счt--останні покази лічильника фіксуючий пробіг машини;

Счt-1,n --покази лічильника на початку періоду, n періодів назад;

Нпр,n--виключений з розгляду пробіг автомобіля за останній період, за останні n періодів;

Прямі витрати пов'язані з експлуатацією власних транспортних засобів розраховуються як сума витрат по всіх автомобілях.

Прямі транспортні витрати є основними для розрахунку транспортних витрат які пішли на оплату транспортних послуг інших організацій. Вартість транспортних послуг наданих іншими організаціями майже неможливо точно оцінити, тому що вони для перевезень на невеликі відстані дуже рідко декларуються. Тому даний метод припускає більше теоретичний розрахунок даних витрат, метою якого є не точне їхнє виявлення, а стимулювання співробітників ВМТЗ до ефективної роботи. Саме при розрахунку цих витрат можна врахувати інші критерії ефективності, пов'язані з організацією доставки вантажів (стимулювати до правильної розробки маршрутів щоденних перевезень), а також стимулювати до правильного знаходження балансу між перевезеннями власним транспортом і одержанням транспортних послуг від інших організацій. Для того, щоб забезпечити правильність розрахунку даної категорії витрат, як і уникнути перешкод в досягненні інших цілей, пов'язаних з керуванням матеріально-технічними ресурсами необхідно обов'язково забезпечити незалежність оператора по введенню інформації в систему від співробітників відділу постачання.

Для розрахунку величини транспортних витрат необхідно відбити в інформаційній системі наступні дані (звичайно в тому випадку, якщо транспортні витрати заздалегідь не обговорені, і не зазначені в супровідному на товар документі). У довіднику, у якому втримується інформація про постачальників, клієнтів, а також інших партнерських організаціях для кожного підприємства, що співробітничає, вводиться поле, у якому вказується відстань між власним і підприємством, що співробітничає, якщо їхати по найбільш зручному автомобільному шляху або координати кожного об'єкта. У принципі можливий й інший варіант, на перший погляд більше правильний, коли кожному партнерові й самому собі привласнюються цифрові координати його розташування, використовуючи які можна більш точно оцінити ефективність роботи з перевезення в рамках вже виконаних рейсів по доставці необхідної продукції. Однак необхідно врахувати той факт, що при постачанні більше вагомий внесок при економії коштів можна одержати, застосовуючи методи планування при виборі маршруту, чим, застосовуючи методи маршрутиризації вже тоді, коли вони визначені. При виборі методу єдиних відстаней робиться акцент на якість планування у визначенні маршруту, а при виборі координатного методу робиться акцент на якість планування у визначенні маршруту руху. Крім того, кожному подібному партнеру можна привласнити певний коефіцієнт, що буде враховувати доцільність одержання транспортних послуг у нього. Чим нижче коефіцієнт, тим доцільніше одержати транспортні послуги від фірми партнера, і навпаки, однак треба пам'ятати, що в остаточному підсумку на вибір форми доставки впливає конкретна ситуація. При встановленні даного коефіцієнта можна користуватися наступною методологією, що зазначена в таблиці.

Таблиця №2.8 Параметри враховуючі які можна оцінити вигідність одержання сторонніх транспортних послуг

Залишається додати, що при фіксації в інформаційній системі приходу матеріалів, відвантаженні готової продукції або фіксації руху іншої продукції, необхідно вказувати у всіх електронних документах фіксуючий рух продукції постачальника транспортних послуг (самовивіз або доставку). Це забезпечити досить легко, досить розділити прибуткові документи на дві частини. У тому випадку, якщо на територію підприємства в'їжджає чужа машина, охоронець її зупиняє й робить на прибутковому документі штамп, що фіксує доставку вантажу зі сторонньою допомогою. Якщо на територію підприємства в'їжджає власний транспорт, то на прибутковому документі такої оцінки не робиться. На підставі наявності або відсутності подібного штампа будуть фіксуватися дані за формою одержання транспортних послуг.