Принятие управленческих решений

2) информация, получаемая управляющим в ППР. Она включает оперативную информацию, получаемую непосредственно в ППР, и новую информацию, генерируемую управляющим путем логико-аналитической переработки всей известной ему информации с использованием математических методов и моделей предложенной области. В исключительных случаях, когда решения носят стратегический характер, могут проводиться специальные научные исследования. В этой информации сосредоточена вся информационная структура решения.

Неопределенность информации этой группы существенно зависит от величины заранее накопленной информации и разрешается она политическими методами (Эт).

3) Информация, которая не может быть получена какими-либо объективными методами. Неопределенность этой информации разрешается волевым решением управляющего, который выбирает то или иное значение параметра, исходя из своего опыта и интуиции. Акт принятия решения всегда происходит в условиях неопределенности. Это объясняется, с одной стороны, принципиальной невозможностью полного познания любого явления или объекта, ограниченностью наших знаний и познавательных возможностей, а с другой стороны, ограничением времени для принятия решений. Таким образом, при реализации процедуры ПР - всегда остается неопределенность, разрешимая путем субъективного выбора - остаточная неопределенность решения Эост.

Эu=Энот+Эт+Эост

Информационное обеспечение ППР

Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой определяет обоснованность принимаемого решения.

В основе лежит процесс обмена информацией, где выделяют 4 базовых элемента: 1) отправитель; 2) сообщение; 3) канал (средство передачи информации); 4) получатель.

Отправитель и получатель при обмене информацией проходят следующие этапы:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передаче;

декодирование.

Их задача - понять друг друга, ибо на каждом этапе может быть допущена ошибка, искажающая смысл информации.

Информационное обеспечение включает в себя:

организацию массива информации.

Информационный массив - это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, исследуемой (органами) для выработки управляющих воздействий.

Цель создания массива информации - повышенная эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее исполнения;

наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

предохранение информации от искажения;

защиту от несанкционированного доступа к информации.

2) Организация потоков информации.

Поток информации - целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимальность маршрута ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источников и потребителей информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в не регламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).

Объем информации используется для определения информационной загруженности управленческих процедур.

Существует прямая зависимость между объемом информации и количеством связей ее элементов. Объем информации, необходимой для управления деятельностью организации растет в арифметической прогрессии, а количество возможных сочетаний ее элементов увеличивается в геометрической. Так, при наличии 10 информационных элементов, каждый год которых связан со всеми остальными, общее число связей = 45, при 1 тысячи элементов оно приближается к 500 тысячам.

Проблему затрат огромных средств на обработку информации можно решить путем изменения организационной структуры, в частности, сокращения количества уровней управления. При этом не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолкованной информации, численность участвующих в работе и допускаемых ошибки исполнителей, количество связей между данными. В результате повышается эффективность управления в целом. Рост V информации не обязательно *.С точки зрения информационного обеспечения важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом в организации обычно помимо официальной информационной системы используется и неофициальная. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующие вертикальные и горизонтальные структуры управления. В отличие от нее неформальная система не связана никакими структурными ограничениями, а также последовательностью отдельных операций. Благодаря ей этап выбора решения иногда делится на 2 параллельных взаимосвязанных подэтапа.

НТП в управлении связан прежде всего с внедрением в управленческую деятельность компьютерной техники и коренным изменением на ее базе информационно-коммуникативных процессов, обеспечивающих принятие решений. Изменение форм и методов информационной деятельности происходит под воздействием новых информационных технологий, постепенно заменяющих традиционные, “ручные” методы сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации.

Среди причин, вызвавших огромный интерес к разработке и внедрению новых информационных технологий, следует назвать резкое усложнение управленческой деятельности, связанное в первую очередь с постоянно возрастающим объемом информации, циркулирующей в системе. Обработкой информации занимается все большее количество людей, а рост Птр их труда значительно отстает от Птр в производстве. Это обусловило общественную потребность в переходе на новые формы информационной деятельности, основанной на принципиально иной программно-технической и организационно-технологической базе.

По современным воззрениям, новые информационные технологии ( НИТ ) - это совокупность встраиваемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющие собой целостные технологические системы, обеспечивающие целенаправленный сбор, хранение, обработку, передачу и представление информации, необходимой для принятия решений. НИТ включают:

новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

новые технологии обработки информации на основе ПЭВМ и специализированных рабочих мест;

технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций… и т.п.

В структуре НИТ можно выделить 3 основных компонента: 1) технические средства - ЭВМ и орг.техника; 2) информационно-методическое обеспечение персонала и программно-алгоритмическое обеспечение ЭВМ; 3) специально организованные структуры управления, включающие персонал организации в новую технологическую схему обработки информации и обеспечивающие эффективное использование технических средств и методов НИТ.

Внедрение НИТ в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но прежде всего организацию информационно-коммуникативного процесса, обеспечивающего возможность непосредственного контекста всех работников, причастных к принятию решений. Этот аспект внедрения НИТ чрезвычайно важен, т.к. переводит управление на качественно новый уровень. Практика принятия решений показывает, что большинство сложных и ответственных решений принимается в результате организационного диалога. Многочисленные переговоры, выяснение позиций и уточнение взаимных обязательств должны приводить к некоторому консенсусу, в рамках которого руководитель ищет приемлемые альтернативы. Чтобы стать эффективным средством повышения качества управления, НИТ должна быть встроена в реально сложившийся процесс принятия решений и в первую очередь способствовать рационализационной организации контактов между участниками управленческого процесса и в соответствии с требованиями этого процесса обеспечивать подготовку информации. Для реализации этих функций НИТ могут использовать электронную почту, средства проведения телеконференций, системы хранения и обработки информации на базе ЭВМ, ПЭВМ, связанные между собой в локальную сеть, копировальные машины и другое оборудование.

НТП дает возможность создать автоматизированные рабочие места для каждого управленческого работника и обеспечить ему доступ ко всей информации системы управления. НИТ призвана создать атмосферу коллективного действия, непосредственного контакта, ощущения реального участия каждого в управленческом процессе. Она дает возможность каждому члену коллектива участвовать в любом событии, происходящем в организации, и тем самым способствовать созданию творческого социально-психологического климата. НИТ позволяет представлять в полном объеме всю деятельность каждого управленческого звена, эффективно вести координацию деятельности управляющих и реально оценивать вклад каждого участника информационно-управленческого процесса в достижении целей организации.

НИТ дает возможность каждому участнику управленческого процесса самому выбирать необходимую для обоснования своего решения информацию, самому обрабатывать эту информацию, производить необходимые вычисления или моделирование ситуации и т.п., т.е. творчески и независимо решать свои управленческие проблемы и готовиться к организационному диалогу с коллегами.

НИТ изменяет методы принятия решений и существующую информационную базу управления, что неизбежно влечет за собой изменение структуры и пересмотр распределения функций, полномочий и ответственности в управлении организаций. Эти изменения в организационной структуре вызываются:

сокращением времени, необходимого для принятия решений, в результате внедрения НИТ;

уменьшение исходной неопределенности управленческих задач.

Зарубежный опыт внедрения НИТ, что для эффективной организации информационной деятельности целесообразно создать специальные службы управления информационными ресурсами.

Важной особенностью НИТ является ее гибкость, т.е. возможность приспособления к потребностям и особенностям функционирования организации. Каждая конкретная НИТ образуется путем интеграции в единую информационную систему базовых технических средств, которые можно разделить на следующие группы:

средства получения, сбора, ввода информации (датчики, терминалы, читающие автоматы, речевой ввод…);

средства хранения информации ( машинная память, банки и базы данных );

средства передачи информации ( средства связи );

средства обработки, преобразования информации ( процессоры, многопроцессорные системы, интерфейсы и т.д.);

средства представления, использования, ввода информации (дисплеи, индикаторы, графопостроители, принтеры…).

Комбинируя эти средства, можно строить различные модификации (конфигурации) НИТ в соответствии с потребностями конкретной организации. Выбор рациональной конфигурации НИТ является одной из наиболее актуальных задач организации управления.

Отстать в развитии информации - значит казаться на обочине мирового НТП и превратиться в третьеразрядную страну, не имеющую перспектив социально-экономического развития. Информатизация управленческой деятельности, внедрение НИТ и новых методов принятия решений - это наиболее эффективная и перспективная область, позволяющая относительно быстро ликвидировать свое отставание от развитых стран и как полноправный член присоединиться к мировому информационному сообществу.

Размещено на Allbest.ru