· оценив эффективность и экономичность системы, найти ее оптимальный вариант;

· исследовать поведение системы под воздействием внешних и внутренних возмущений, то есть исследовать устойчивость функционирования системы.

Обычно к моделям предъявляется ряд специфических требований, способствующих использованию их как инструмента исследования и принятия решений. Сформулируем основные требования.

1. Модель должна описывать исследуемую систему с достаточной полнотой и обладать свойством эволюционности.

2. Степень абстрактности модели не должна вызывать сомнений в ее практической полезности.

3. Возможность получения хотя бы приближенного решения к требуемому моменту времени. (Запоздалое решение может оказаться ненужным.)

4. Возможность использования вычислительной техники при получении решения с помощью модели.

5. Возможность проверки истинности модели в процессе ее построения.

При решении разнообразных вопросов в различных сферах деятельности, в частности задач управления экономикой, находят все большее распространение так называемые имитационные модели. Имитационные модели связаны обычно с многократным воспроизведением особенностей системы и окружающей ее среды, с выбором случайного, но реально возможного соотношения анализируемых параметров без фактического воспроизведения реальной системы.

Имитационное моделирование может осуществляться в различных формах: физической (например, испытание модели геометрического подобия -- макета самолета в аэродинамической трубе, военные учения, проведение экономического эксперимента на предприятии); различных игр: ненатурные военные, деловые и др., но чаще оно принимает форму машинной имитации, то есть воспроизведения различных проблем на ЭВМ (ЭВМ могут применяться и при реализации других видов имитаций).

К числу методов машинной имитации относится и рассмотренный выше метод статистических испытаний, если он основан на применении ЭВМ. Машинная имитационная модель -- это отображение на ЭВМ численных характеристик исследуемого процесса во взаимосвязанной форме. Подобно математическим моделям они основаны на символическом описании конкретного процесса, и в этом их существенное сходство. Однако если в математической модели можно получить решение, выраженное аналитически (то есть безотносительно к конкретным значениям численных характеристик), то имитационная модель дает возможность лишь «проигрывать» выбираемые случайно или целенаправленно различные решения, определяемые набором численных характеристик. Это позволяет предсказывать и анализировать динамику возможных ситуаций в будущем и тем самым оценивать последствия проверяемых стратегий с целью нахождения наилучшей.

Другим важным свойством имитационных моделей является «анализ чувствительности» решений на их основе, то есть проверки устойчивости выходных характеристик решения по отношению к варьированию исходных предпосылок.

Имитационная модель помогает выявить, если и не наилучшее решение, то «хорошее» для широкого набора условий, которые могут изменяться под влиянием не контролируемых внешних факторов.

Машинная имитация основана на многократной машинной или человеко-машинной имитации моделируемой системы в чрезвычайно ускоренном масштабе времени с использованием случайных элементов и с последующей обработкой полученных статистических результатов. Последнее дает возможность оценить показатели системы как средние значения по данным большого количества реализаций (имитаций) работы системы. Это позволяет целенаправленно воздействовать на систему, управлять происходящими в ней процессами.

Машинная имитация, как правило, используется в тех случаях, когда аналитическое решение проблемы невозможно (при широком истолковании термина «имитация» в состав имитационных моделей входят и любые аналитические зависимости), а непосредственное экспериментирование на реальной системе или на физической ее модели по тем или иным причинам нецелесообразно.

Можно выделить сферы применения имитационного моделирования при системном анализе социально-экономических систем:

1. Путем сравнения экономических показателей определение из нескольких возможных форм организации системы наилучшей в смысле достижения целей, поставленных перед нею. Для этого воспроизводится поведение различных вариантов организационной структуры и сравниваются такие экономические показатели, как прибыль, рентабельность, фондоотдача и ряд других.

2. На основе фактических данных максимально близкое воспроизведение поведения систем и их звеньев, что служит базой для теоретического осмысливания поведения систем, анализа законов их функционирования, а также для прогнозирования. Имитация дает возможность в чрезвычайно уплотненном масштабе времени «проиграть» последствия каждого решения для определенных моментов времени в будущем, получить материал о наиболее вероятном состоянии поведения системы в дальнейшем, о состояниях, которые необходимо избежать.

3. Оценка на основе воспроизведения наиболее существенных черт системы и целей ее развития, стратегий ее деятельности в различных областях (производство, финансы, сбыт, ценообразование, освоение новых продуктов и т. п.), а также способов и методов управления системами.

4. Обучение специалистов по управлению, развитие у них навыков принятия решений.

При всех достоинствах метода имитации нужно отметить его большую сложность и трудоемкость, а также тот факт, что исходные данные могут быть результатом эмпирических субъективных оценок, а не математических расчетов. Метод имитации следует применять только когда накоплено и отлажено значительное количество моделей экономических объектов и явлений, которые могут изменяться в широких пределах во времени по мере накопления знаний о реальной системе; проанализированы связи между ними; собран значительный статистический материал. Кроме того, использование данного метода предполагает высокий уровень искусства программирования.

Распространенным видом имитации являются игры, включающие исполнение определенных ролей их участниками. Это представляет большую ценность в том случае, когда для рассмотрения различных аспектов проблем необходимо привлекать экспертов различных специальностей. Здесь, исходя из структуры игры, то есть по существу из модели, ее участникам выдаются искусственные, имитированные данные об обстановке, в которой они совместно и одновременно выполняют различные эксперименты, получая по обратной связи сведения, необходимые для предсказания развития событий в рамках содержания игры, а следовательно, косвенно и в действительной обстановке.

С большими трудностями системные аналитики сталкиваются при моделировании социально-экономических процессов.

Для большинства экономических проблем построение математической модели непосредственно по результатам наблюдения за процессами, как правило, невозможно. Обычно формализация осуществляется в несколько этапов [1].

Первым шагом на пути формализации является составление содержательного описания функционирования системы. Содержательное описание включает сведения о природе и количественных характеристиках исследуемой системы, перечне составляющих эту систему элементов, степени и характере взаимодействия между ними, месте и значении каждого элемента в общем процессе функционирования системы, порядке и содержании отдельных этапов функционирования системы и т. д.

Операционная модель системы -- промежуточное звено между содержательным описанием и математической моделью. Операционная модель, как правило, включает полную логическую взаимосвязь элементарных операций, составляющих процесс функционирования системы, а также четкий и достаточно формализованный перечень характеристик каждой из операций. Такого рода модель весьма удобно представить в графическом виде, например в виде сетевой модели либо в виде блок-схемы составляющих процесс операций.

Операционная модель должна быть доведена до такой степени формализации, что заключительный переход от нее к математической модели может быть осуществлен исследователем, не имеющим сведений о природе моделируемой системы.

Для преобразования операционной модели в математическую необходимо записать в аналитической форме все соотношения, логические условия и другие сведения, содержащиеся в операционной модели.

Составляя содержательное описание системы, при построении большинства экономических моделей мы используем наши представления о системе, которые формулируются опытом.

Это экспериментальное начало лежит в основе построения операционной и математической моделей. Описанный подход к построению моделей называется феноменологическим. Данный термин означает, что в основе лежит опытное изучение феномена-явления. В экономике большое число моделей носит феноменологический характер.

Любая модель не является всеобъемлющей, она должна быть целенаправлена на решение определенной проблемы. Системный анализ в его наиболее развернутом виде строится на основе комплекса моделей, к которым относятся следующие модели: окружающая среда, содержащая основные требования к системе и концепцию ее использования; операционная, описывающая последовательность действий и результатов этих действий, необходимых для достижения конечных целей; проект системы, характеризующий состав и взаимосвязи элементов (оборудования, персонала, информации и др.); потребные ресурсы и, в частности, потребность в денежных средствах и др.

Такой комплекс моделей характеризует решаемую проблему со всех сторон и позволяет организовать многошаговый процесс ее постепенного осознания и формулирования в виде, доступном для решения.

Обычно модели рассматриваются как средство выбора оптимальной стратегии из множества, «охватываемого» данной моделью. Однако существует другая, весьма важная область приложения моделей. Их можно использовать эвристически как инструмент поиска. Модели являются эффективным средством исследования структуры задачи, с помощью которого можно обнаружить принципиально новые стратегии, ранее упускавшиеся из виду. Выявление таких новых стратегий часто представляет собой наиболее ценный результат использования моделей.

Имитационное моделирование и сценарный подход в системах поддержки принятия решений

Для современного этапа развития экономики характерно динамичное, ускоренное изменение социально-экономических условий. В связи с этим особую роль приобретает способность органов управления (государственных, региональных, корпоративных) своевременно принимать соответствующие эффективные меры. Обеспечить информационную поддержку их выработки и обоснования призваны системы поддержки принятия решения (СППР). Среди разнообразных инструментов, входящих в состав последних, важное место занимает имитационное моделирование как основа многовариантного прогнозирования и анализа систем высокой степени сложности¹.

Сущность метода имитационного моделирования - в математическом описании динамических процессов, воспроизводящего функционирование изучаемой системы².

Данный метод позволяет анализировать сложные динамические системы (предприятия, банки, отрасли экономики, регионы и т.д.). Его применение предполагает два этапа - построение комплекса динамических имитационных моделей и выполнение аналитических и прогнозных расчетов.

Важное место здесь занимает сценарный подход, позволяющий проводить многовариантный ситуационный анализ моделируемой системы. Сценарий является некоторой оценкой возможного развития³.

Каждый сценарий связывает изменение внешних условий с результирующими переменными.

Применение имитационного моделирования и сценарного подхода позволяет строить эффективные СППР, предназначенные для решения следующего круга задач в различных отраслях и для различных объектов (регионов, корпораций, макроэкономических систем):

прогнозирование и анализ последствий управленческих решений;

исследование эффективности и сравнение принимаемых мер;

выбор либо построение оптимального решения.

Наиболее результативно имитационное моделирование в СППР, поддерживающих концепции хранилищ данных и оперативного многомерного анализа данных.

Для реализации таких СППР целесообразно использование следующей схемы разработки:

интеграция источников данных;

создание единого информационного хранилища данных;

формирование аналитической отчетности;

построение комплекса динамических имитационных моделей для выполнения многовариантных расчетов.

Данная схема более 10 лет успешно применяется российской компанией “Прогноз”. Универсальность и плодотворность данного подхода подтверждается примерами успешной реализации СППР для различных заказчиков, в том числе федеральных и региональных органов власти, крупных предприятий. В качестве программно-инструментального средства для создания СППР используется аналитический комплекс “Прогноз” - собственная разработка компании.

В системах СППР федерального органа управления хорошо себя зарекомендовали:

макроэкономическая модель России - используется для прогнозирования наиболее агрегированных показателей (ВВП, инфляция, объем производства важнейших отраслей, инвестиции, экспорт, импорт, объем денежной массы, золотовалютные резервы, курс национальной валюты), которые передаются на вход моделям, детально описывающим отдельные секторы экономики;

динамическая модель межотраслевого баланса России - позволяет получать вариантные сбалансированные прогнозы социально-экономического развития России, учитывающие структурные сдвиги экономики.

модель платежного баланса России - предназначена для моделирования внешнеэкономической деятельности России. Модель увязывает балансовыми соотношениями показатели операций текущих, с капиталом и финансовых, учитывая динамику экономических и политических отношений между Россией и внешним миром, в том числе на перспективу.

модель консолидированного бюджета России - позволяет прогнозировать основные параметры государственного бюджета на заданном периоде с учетом перспективной экономической ситуации (которая, в свою очередь, спрогнозирована при помощи отмеченных выше моделей).

Расчет комплекса моделей на каждой точке прогнозного периода производится последовательно, от макромодели до модели бюджета, при этом результаты расчета каждой модели либо оказывают непосредственное влияние на внутренние показатели других моделей, либо учитываются при построении значений показателей на следующих временных интервалах (если в спецификации моделей заложены лаговые зависимости). Такой комплекс моделей дает возможность получать адекватное представление о будущем сбалансированном состоянии экономики государства.

На уровне региональных органов власти в СППР целесообразно использование комплексной имитационной модели региона, отражающей особенности развития региональной экономики. Данную модель можно представить в виде структурных блоков:

“Население” - отвечает за осуществление прогнозных расчетов общей численности населения с учетом естественного движения и процессов миграции, его половозрастной структуры, численности экономически активного контингента и баланса трудовых ресурсов конкретной территории. Исходными данными для этого являются результаты переписи, данные о миграции, а также информация о профессиональной структуре трудовых ресурсов территории.

“Рынок труда” - моделируется межотраслевое движение рабочей силы в зависимости от потребности, уровня скрытой и структурной безработицы, размера оплаты труда.

“Производство и сфера услуг” - можно выделить три составные части - инвестиционно-фондовая отражает инвестиционные ресурсы и движение основных производственных фондов отрасли (промышленность, сельское хозяйство, транспорт и связь, строительство, торговля и общепит); ресурсная показывает динамику материальных и трудовых ресурсов отраслей; производственная характеризует динамику объемов производства важнейших видов продукции, работ, услуг с учетом обеспеченности трудовыми, материальными ресурсами и платежеспособного спроса на продукцию отраслей, сценарных условий функционирования экономики РФ на прогнозный период.

“Финансы” - прогнозируются финансовые результаты деятельности предприятий, доходы и расходы населения, поступления в государственный бюджет и направления расходования средств с возможностью анализа и прогнозной оценки регионального отклика на изменения налоговой системы и структуры региональной экономики.

“Социальная сфера” и “Уровень жизни населения” - представляют во взаимосвязи динамику инвестиционно-фондовых процессов, формирования материальных и трудовых ресурсов и обеспечения населения услугами непроизводственных отраслей. В этих блоках рассчитываются как отдельные показатели, так и интегральный, учитывающий специфику региона и разносторонние факторы качества жизни человека (обеспеченность жильем, уровень занятости и др.).

Комплексная модель экономики субъекта РФ - отражает динамику функционирования регионального хозяйства на базе целостной интегрированной системы взаимосвязанных макроэкономических показателей, включенных в систему национальных счетов.

В управлении финансово-хозяйственной деятельностью крупного предприятия возможно использование комплекса динамических моделей, состоящего из блоков:

“Планирование производственных показателей”- рассчитывается ввод производственных мощностей в зависимости от инвестиций на плановый период, с учетом фондоотдачи определяются плановые показатели объемов производства готовой продукции и транспортных услуг;

“Планирование экономических показателей” - рассчитываются плановые объемы реализации в зависимости от спроса, изменения запасов готовой продукции, планируются выручка от реализации (в том числе на экспорт в зависимости от курсов валют) и производственные затраты с учетом индексов роста, рассчитываются себестоимость производства и реализации, прибыль (убытки), планируются начисленные налоги при заданных ставках;

“Планирование финансовых показателей” - планируются инвестиции и финансовая деятельность, рассчитываются доходы и расходы (по отгрузке), выделяется оплачиваемая часть по видам платежных средств (денежные средства, векселя, прочие виды расчетов) исходя из заданных коэффициентов оплаты, рассчитываются изменения кредиторской и дебиторской задолженностей;

“Планирование активов” - рассчитывается состояние внеоборотных активов, запасов, денежных средств, дебиторской задолженности на конец планового периода;

“Планирование пассивов” - рассчитывается состояние капитала и резервов, заемных средств, кредиторской задолженности на конец планового периода.

Комплекс динамических моделей в управлении финансово-хозяйственной деятельностью предприятия позволяет планировать финансово-хозяйственные потоки, построить прогнозный бухгалтерский баланс, сформировать План социально-экономического развития и Бюджет предприятия.

Требования к оформлению решений

Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электрических носителях, либо переданы вербально.

Документы можно классифицировать по следующим признакам:

а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации…);

в) содержание документа - техническое, экономическое, организационное (устав, протокол, инструкция, организационные проекты …).

Обязательные атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели, место действия цели в системе целей фирмы, потребитель информации, нормы и правила исполнения, возможный круг исполнителей, требования к качеств работ, экономии ресурсов, срокам санкции, источники информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям качества:

1) комплектность документа, т.е. рассмотрение всех аспектов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;

2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям, по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите…

3) степень исполнения мировых достижений гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;

4) количество исполненных научных подходов;

5) количество исполненных современных методов (ФСА моделирование, прогноз, оптимизм)

6) экономическая обоснованность управленческих решений;

7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;

8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;

9) имидж организаций-разработчиков документа и квалификация его разработчиков;

10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;

11) степень соблюдения стандартов, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Качество документа также является важным условиям обеспечения конкурентно-способности товаров, фирм, стран.

Стандартизация наша + международная ?

ИСО, МЭК ( международная электротехническая комиссия )

Тема 5. «Реализация решения»

Для разрешения проблемы или увеличения выгоды из имеющейся возможности решение должно быть реализовано. Этот этап предусматривает координацию усилий многих людей. Менеджеру необходимо избежать потенциальных конфликтов, сделать людей заинтересованными и мотивированными в реализации решения, расставить людей, чтобы наилучшим образом использовать их способности.

Данный этап состоит из нескольких шагов. Сюда относится составление плана мероприятий, которое заставляет менеджера думать о конкретных действиях, превращающих решение в реальность. Необходимо распределить права и ответственность среди участников. Следует также построить коммуникационную сеть для обмена информацией и отрегулировать соответствующие отношения подчинения между участниками.

Различают нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации.

Социальной психологией установлено, что среди потребностей человека важную роль играет потребность в познании, в информативности. Информативность работников может служить одним из существующих факторов трудовой мотивации, определяющих его удовлетворенность работой. И, наоборот, недостаток необходимой информации приводит к эмоциональному беспокойству и перевозбуждению.

Нисходящая информация, передаваемая от руководителя к подчиненному, необходима не только для обеспечения той или иной производственной необходимости, но и для повышения уровня ее мотивации путем удовлетворения потребности в информации.

Восходящие коммуникации также играют двоякую роль: 1) руководители, таким образом, в виде обратной связи получают информацию, необходимую для внесения коррективов в исходящие коммуникации; 2) позволяют рабочим выражать свое мнение, отношение к решениям руководителей и различным элементам происходящей ситуации. Для успешного осуществления восходящих коммуникаций нужно преодолеть существующие в реальности коммуникационные “барьеры”.

Горизонтальные коммуникации осуществляются между людьми, равными по своему должностному рангу, и служат целям координации действий этих людей. Кроме того, посредством этих коммуникаций члены организации удовлетворяют свои потребности в неформальном общении.

Об эффективности системы официальных коммуникаций в организации можно судить, исходя из того, насколько они влияют на достижение совокупности их общих и частных целей.

Однако, часто невозможно определить эффективность коммуникаций только по непосредственно достигаемым пр-м результатам ( инфляция, рассчитанная на дальнюю перспективу ). Поэтому при получении эффективности коммуникаций в организации нужно также исследовать факты сознания, т.е. определить важность информации для членов коллектива, степень их удовлетворенности ею, отношение к коммуникационным каналам.

От вышестоящих подразделений организации к нижестоящим передается информация о принятии решений в части, касающейся нижестоящих подразделений организации, о планах их реализации, выделяемых ресурсах, условиях функционирования нижестоящего подразделения, оценка его деятельности. Информация должна быть более детализированной, содержать более регламентируемые однозначно понимаемые исполнителями действия.

От нижестоящих подразделений к вышестоящим идет информация об их состоянии, взаимодействии с внешней средой и другими подразделениями внутри организации, принимаемых решениях и ожидаемых последствия принятых решений о результатах их деятельности. Информация должна носить более обобщенный характер, но на ее основании руководство должно суметь четко представлять ситуацию.

По горизонтали обмен информацией идет между подразделениями о планах и результатах деятельности подразделений в рамках делегированных полномочий, об альтернативных вариантах решений, относится к области совместной деятельности, об условиях функционирования подразделений; информация, имеющая отношение к деятельности другого подразделения.

Таким образом, идет процесс согласования и, если в его ходе выяснится необходимость доработки предлагаемых решений, то может потребоваться возвращение к предшествовавшим этапам ППР.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом, затем объясняется место каждой задачи в общей работе, взаимосвязи с другими заданиями. разъясняется цель данного задания, предполагаемый результат труда, предоставляемые исполнителю средства труда, указываются сроки завершения работ и критерии оценки результатов. Особое внимание уделяется возможным трудностям и направлениям их преодоления.

Для доведения задач до исполнителя применяются различные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др.

Проведение совещаний и собраний предполагает выступление руководителя, принявшего решение. Однако это не всегда является целесообразным, т.к. авторитет начальника может поставить психологический барьер на пути свободного обсуждения путей выполнения решения. Выступать необходимо специалисту, пользующемуся достаточным уважением в коллективе, но не являющемуся ни начальником, ни автором решения. Самому же автору лучше не включаться в дискуссию, какие бы формы она не приобретала. Чем острее проходит обсуждение, тем лучше выявляются сомнения подчиненных, «подводные камни», которые было трудно предвидеть. Материалы дискуссии тщательно анализируются, иногда оправдано провести беседу с некоторыми выступавшими оппонентами.

После заслушивания всего спектра мнений выступает руководитель с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует сделать акценты на замечаниях, которые были учтены.

Беседа предполагает уточнение мнения исполнителя по поводу настоящей работы, определение причин его возражений и сомнений, ответы на вопросы, проверку глубины понимания поставленной задачи и способов ее решения. Предварительно необходимо установить психологический контакт с подчиненным, создать условия для свободного высказывания подчиненным своих соображений. Установлению контакта способствует: благожелательная реакция руководителя на сомнения подчиненного, выражение ему полного доверия, отказ от упреков в непонимании задачи или нежелании ее выполнять, сосредоточение внимания исключительно на деловой стороне.

Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Часто недостатки выполнения работ связаны с недооценкой инструктирования, хотя излишняя детализация при разъяснении опасна, т.к. исполнитель путается в требованиях к нему.

Общее правило при инструктировании - сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктажа.

Показ образцов исполнения используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны:

наблюдение за работой опытного человека;

кинофильм, деловая игра, видеозапись;

обсуждение видеозаписи;

тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение работ);

упражнение с целью отработки навыков, умения для выполнения работ.

Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Точность восприятия и передачи соображения по документу зависит от многочисленных факторов: как составлен документ, в каком контексте предъявляется, какое самочувствие у работника и т.д.

Различают афферентный и эффекторный образ предстоящей деятельности. Афферентный означает созданный у исполнителя образ предстоящей работы, полученный в результате указанных выше методов доведения задания. Эффекторный - это оперативный образ, т.е. собственный план действий. Такие планы выполнения одной и той же задачи могут быть не идентичны у различных людей. (Рисунок)



Рисунок 4 - Способы формирования образа предстоящей деятельности

По утверждению психологов работники со слабой нервной системой предпочитают составление подробного индивидуального плана. Люди с сильной нервной системой склонны к менее подробным планам. Как более уверенные в себе, они быстро ориентируются в непредвиденных обстоятельствах. Т.о., эффекторные оперативные образы, с которыми они преступают к работе, у них различны. Чем более обогащен такой образ в сравнении с тем, что воспринято от начальника, тем инициативнее работник.

К эффекторным образам предъявляются требования полноты, точности, глубины образа, его стрессоустойчивость.

Полнота образа означает отражение в нем всей предстоящей работы от начала до конца, что помогает корректировать представления работников об отдельных стадиях работы.

Точность образа свидетельствует о ясности представления особенностей выполнения запланированной работы. (Можно знать все, что надо, но не точно; можно знать часть, но в деталях, т.е. полнота не равна точности.)

Глубина образа характеризует, насколько образ отдален во времени от начала действий, которые в нем отражены. Люди со слабой нервной системой отличаются большей глубиной эффекторного образа.

Гибкость образа означает, что при изменении обстановки исходные представления исполнителя могут быстро перестраиваться.

Стрессоустойчивость образа есть мера его прочности при неожиданных трудностях. Это особенно важно на таких видах работ, где условия труда могут быть экстремальными (дефицит времени, опасность для жизни, недостаток информации и др.). Согласованность эффекторных оперативных образов всех исполнителей означает, что уточнены не только индивидуальные задания, но и связи со всеми задействованными лицами (подразделениями). Если все указанные требования к эффекторным оперативным образам выполнены, значит функция доведения задания до исполнителей выполнена. Они ее знают и смогут выполнить.

Ошибки в определении характера, объема или содержания задачи снижают эффективность решения в целом. Во избежание этого следует придерживаться следующих правил:

обеспечение соответствия каждой задачи деловым и психологическим особенностям исполнителя;

распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства (например, исключается получение выигрыша опытными работниками за счет сохранения или снижения разряда другим членам бригады; непреложно справедливое установление коэффициента трудового участия);

взаимное доверие исполнителей общей задачи. Важна однородность мотивов труда членов коллектива;

взаимная подстраховка и взаимопомощь совместно работающих людей;

мобилизация коллектива (с помощью целенаправленной системы воспитательных и организационных мер руководитель, совместно с общественными организациями (профсоюзом) формирует морально-психологический настрой коллектива и каждого работника на добросовестное выполнение задания).

Функции и виды контроля

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: контроль как деятельность аппарата управления; контроль как принцип управления, контроль как завершающая стадия процесса принятия управленческих решений.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют 3 составляющие: содержательная, организационная и технологическая.

Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Осуществление контроля - это установление стандартов и показателей измерения результата в отношении этих стандартов. Другими словами, необходима система обнаружения ошибок и успеха в действиях по выполнению решения. Когда такая система работает эффективно, то проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того, как они проявляются. Т.е. может потребоваться корректировка, причем степень корректировки принятых решений зависит от характера и значимости изменений в условия функционирования организации.

Для того, чтобы своевременно корректировать ранее принятые решения, необходим контроль хода их реализации. Контроль и последующая корректировка - образуют внутренние малые циклы управления.

Если период реализации принятых решений достаточно продолжителен, то возможны различные изменения в условиях их реализации.

Если выбор вариантов корректировки сложен, то для повышения эффективности принимаемых управлением решений менеджерами может исполняться ППР, аналогичное рассматриваемому.

Именно результаты контроля служат основанием для корректировки принятых решений, если отклонения в ходе реализации решений значительны.

Основная причина необходимости контроля - это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присуща всем управленческим решениям, ориентирующим на будущее, когда принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, которая всегда является неполной.

Насколько удачна модель и эффективно решение зависит от профессионализма ЛПР.

Поэтому оценивается не только ход реализации решения, но и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решений.

Кроме того, исполнители могут ошибаться, действия их могут быть не скоординированы, задание может быть недостаточно правильно понято, исполнитель может заболеть и т.д., что тоже приводит к отклонениям в реализации решений.

Отсутствие надежной системы контроля, и, как следствие, эффективности обратной связи, может привести к кризису в организации. Отсутствие эффективной обратной связи привело к краху многих крупных и мелких организаций. Ибо невозможно исправить своевременное выявление системой контроля проблемы.

Любая функция управления может эффективно действовать лишь при наличии эффективно действующей системы контроля.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностической, ориентирующей, стимулирующей, корректирующей, правоохранительной и авторского надзора.

Функция контроля всеобъемлюща, ее выполняют не только специально назначенные люди, но и все менеджеры.

Виды контроля: формальный, реальный, внутренний, внешний, государственный, ведомственный, общественный, предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

Предварительный осуществляется до начала работ. Контролируются правила, процедуры и линии поведения, т.е. человеческие, материальные и финансовые ресурсы, т.е. что работа пойдет в нужном направлении.

Текущий осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ в соответствии с принятыми решениями, т.е. начальник соизмеряет фактические результаты и предполагающиеся результаты.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работ. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведении последующих работ.

Еще одной важнейшей функцией заключительного контроля является его определяющая роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам контроля.

Основные составляющие контроля: стандарты + критерии; сопоставление, корректировка.

Стандарты - конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Для каждой такой цели должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работы.

Только четкие количественные показатели позволяют сопоставить конкретные результаты практических решений с запланированными.

Но не любая цель может быть выражена количественно, но исп-я аппарат обследований, опросов, экспертных оценок, вербально-числовых шкал может получить инструментарий, позволяющий ” количественно оценить степень достижения цели, не имеющей четкого количественного выражения.

Так же могут быть использованы косвенные количественные критерии.

Например, для оценки степени удовлетворенности работой может быть использован критерий: % сотрудников, уволившихся за год в организации.

Измеримость степени достижения цели позволяет определить выполнены ли установленные стандарты.

В другом случае важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и может быть выражена в % или долях единицы.

Здесь принимается решение о целесообразности корректировки решения. Основная задача для контроля состоит в выявлении действительно важных отклонений, а не мелочи, которая практически, не оказывает влияния на достижение поставленных целей организации.

Естественно, затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате осуществления контрольных мероприятий эффекта

3) В зависимости от сопоставления результатов выполненной работы, если отклонения незначительны, можно ничего не предпринимать, если же отклонения превышают допустимую норму, то необходимы коррект. меры.

Однако изменившаяся ситуация принятия управленческих решений требует пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм.

При установлении системы контроля необходимо придерживаться следующих принципов:

осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;

двусторонне общение с сотрудниками;

Отсутствие чрезмерного контроля;

Установление жестких, до достижимых стандартов;

Мотивация в достижении стандартов.

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на выполнение поставленных задач.

Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации решения.

Полученная в ходе контроля информация необходима для осуществления корректировки действий, отслеживание и обратная связь занимают в работе руководителя много времени. Информация из первоисточника всегда лучше, чем подготовленный кем-то отчет. Т.к. замечается больше нюансов, деталей, делается более правильная оценка и восприятие потенциальных проблем и их решений. Это также показывает подчиненным интерес менеджера к выполняемому решению. Однако, излишняя трата времени на отслеживание и обратную связь так же опасна. Это устраняется с использованием компьютеров, доставляющих информацию быстро и точно. Но устраняется учет личностных факторов, а также компьютер не может заменить такие функции менеджера как мотивирование, руководство и личный контакт.

Социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений

Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности:

сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь обидеть слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;

недостаток компетентности;

ограниченность времени для глубокого анализа;

отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Информация о выполнении решения, поступающая по обратной связи, не всегда разрешает проблему, потому что:

непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые для этого потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел;

руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных подразделениях;

исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действия, мотивам, результатам и условиям принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта;

руководителю в разное время требуется различная информация, для этого подчиненные должны непрерывно предоставлять разную информацию, что отвлекает их от выполнения решений;

руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.

Контроль призван информировать и исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими оценены по достоинству. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Соблюдение психологических условий повышает эффективность контроля. Когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, т.к. внутренне он примет контроль как помеху. Осуществлять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен определенный этап работы и он сам готов поделиться результатами. Вопросы, часто контролируемые, отражают особое значение в сознании исполнителя. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у исполнителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

ППР относится к разряду управленческих процессов. Аналогично пр-м процессам здесь есть предмет труда, коим является упер. решение, информация. Если операция направлена на изменение любого параметра упр-го предмета труда, то этот процесс будет основным. К обслуживающим относят процессы по накоплению, контролю и передаче предмета труда. К вспомогательным - все те, которые создают нормативные условия для протекания основных и обслуживающих процессов: изготовление, приобретение или ремонт средств технического оснащения и т.п.

Основными принципами рационализации организации любых процессов являются:

- пропорциональность - обеспечение равной пропускной способности разных рабочих мест одного процесса, пропорциональное обеспечение рабочих мест информацией, материальными и трудовыми ресурсами;

- непрерывность - определяется как отношение рабочего времени к общей продолжительности процесса:

;



- параллельность - характеризует степень совмещения операций во времени. Виды сочетаний операций:

- прямоточность - характеризует оптимальность пути прохождения предмета труда, информации

;

- ритмичность - характеризует равномерность выполнения работ во времени

;

- концентрация однородных предметов труда ( информации, документов ) в одном месте;

- гибкость процесса.

Представленная схема ППР отображает логику управленческой деятельности, а не ее сложность. А практике этот процесс более сложен и допускает не только последовательность, но и параллельность ряда процедур, что позволяет значительно сократить время принятия решения.

Принятие решения было рассмотрено нами как рациональный процесс, т.е. серия стадий и этапов, через которые должен пройти руководитель от начала до конца, чтобы дойти до полного выполнения решения и устранения возникшей проблемы. В действительности все же действует ряд ограничений, препятствующих применению рациональной модели в ППР:

1) часто руководитель не знает, что проблема существует. Он либо перегружен, либо проблема хорошо скрыта от него;

2) нет возможности собрать вокруг проблемы всю имеющуюся информацию по техническим или стоимостным причинам;

3) ограничения во времени вынуждают менеджеров принимать не лучшие решения;

4) во многих случаях рассматриваются не все альтернативы, а при их оценке и выборе трудно учесть так называемые количественные (неосязаемые) факторы;

5) выполнение решения не всеми менеджерами связывается с самим решением, что позволяет проблеме продолжать развиваться или видоизменяться и становится “вечной”.

Тема 6. «Факторы, воздействующие на процесс принятия управленческих решений»

Воздействие факторов внешней и внутренней среды на функционирование предприятия

Внешние факторы в наименьшей степени поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, т.к. формируют среду, в которой работает организация. В современных условиях она характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что значительно затрудняет учет факторов внешней среды при принятии организационных решений. Да и сами факторы оказывают различное влияние на работу организации. Например, поставщики, потребители, конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и институты общества, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их разрешения. Например, проблемы отечественных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей и изменения отношений между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, к необходимости поиска новых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение их потребностей. Надо ответить на вопросы: Изменять ассортимент или нет? Искать ли новые рынки сбыта? Вводить ли новые виды продукции и услуг? И т.д.

Вторая группа факторов практически неуправляема со стороны менеджеров организации, но оказывает на ее деятельность косвенное влияние, которое необходимо учитывать. К ней относится состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и потенциального развития, социо-культурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.п. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции , производительность труда, доходы покупателей, правительственная финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательской способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей оказывает соответственное увеличение затрат на производство в организации, что имеет своим следствием рост цен на ее продукцию и может вызвать “отток” определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также может оказать воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране оказывает сильное влияние на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, а состав и структуру персонала организаций и что особенно важно - на конкурентоспособность продукции и технологий. И наконец, большое влияние на решение государственных, народнохозяйственных, проблем управления, как и на стратегическое управление предприятиями, оказывают и социальные факторы макроокружения. Анализ динамики этих факторов позволяет определить демографическую структуру общества, систему культурных и этических ценностей, обычаев, отношение к религии, формирование общественных мнений и мировоззрения, отношение к работе и уровень жизни различных слоев общества.

Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений в их взаимовлиянии - сложнейшая задача, стоящая перед руководителями.

К внутренним факторам в наибольшей мере зависящим от самого предприятия, относят: цели и стратегию развития; состояние портфеля заказов; структуру производства и управления; финансовые и трудовые резервы, объем и качество работ, в т.ч. и НИОКР, и т.д. Они формируют предприятие как систему, взаимосвязь и взаимодействие элементов которой обеспечивает достижение стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость принятия мер управленческого воздействия, направленных на сохранение свойств системы как целостного образования. Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство, НТП, персонал и т.д. Другими словами, управляющая система должна разрабатывать план организационных изменений, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Анализ факторов, вызвавших проблемную ситуацию, дает возможность определить ресурсы (в т.ч. и временные), с затратами которых будет связано решение проблемы.

Однако главным источником изменений в любой модели управления являются люди, их взаимоотношения в процессе производства. Именно способность целенаправленно воздействовать на членов коллектива для достижения целей организации определяет талант руководителя и успешную деятельность организации.

Особое место во внутренней среде занимает организационная культура предприятия. Каждая организация целенаправленно или неосознанно создает свою этику поведения, свою собственную систему ценностей. Организационная культура не только определяет отношения между людьми, но и в значительной мере влияет на взаимодействие с внешним миром.

При высокой организационной культуре основной акцепт делается на определяющую роль людей, работающих в коллективе. В такой организации всегда есть свой неписаный моральный кодекс, свои нормы поведения, свои ритуалы, символы и обычаи.

Таким образом, каждый стратегически мыслящий руководитель обязан знать опасности и возможности, которые таят в себе внешняя и внутренняя среда, а также слабые и сильные стороны своей организации. Анализ действия этих многочисленных факторов должен не выполняться “в уме”, интуитивно, а оформляться специальными документами и служить опорой для принятия долгосрочных решений.

В теории менеджмента выделяют 7 основных факторов внешней среды: