Библиотечный коллектив как объект управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Характеристика трудового коллектива

В отечественной психологии управления значительное внимание уделялось изучению коллектива. Западная психология не признавала такого понятия, как коллектив, и оперировала понятием малая социальная группа. В последние годы происходит взаимообогащение этих двух направлений исследования и теперь признается наличие и социальной группы, и коллектива в зарубежной и отечественной психологии, а также в менеджменте.

Основной организационной ячейкой является первичный трудовой коллектив.

«Первичный трудовой коллектив - это объединение людей, входящих в одно подразделение, связанных совместной деятельностью и решающих под руководством одного и того же руководителя общую производственную задачу» [43].

В каждой организации существует система первичных трудовых коллективов. Первичный коллектив - это люди, с которыми мы, работая над общими задачами, вступаем в необходимые контакты. Интересы членов не должны противоречить друг другу. На этой основе складывается сложная система делового и личного взаимодействия работников. Таким образом, основная деятельность коллектива определяет всю систему взаимоотношений и взаимодействий в нем, а также его психологические особенности.

Одним из главных признаков коллектива является единство действий. Действие сплачивает людей, обеспечивает реализацию целей, оно вместе с тем воспитывает активность, формирует и закаляет волю, стремление к достижению целей. Действие тогда эффективно во всех отношениях, когда оно осуществляется в форме сотрудничества членов коллектива. Только при этом условии формируется коллективизм как черта личности человека. В этом проявляется эффект коллективных действий. Коллектив характеризует высокая сплоченность в основных или во всех сферах жизнедеятельности, доминирование принципов товарищества в развитии деловых и личностных отношений, преобладание общественного самоопределения над индивидуальным.

Основные признаки трудового коллектива следующие:

- Единство целей, воли коллектива. Это первый признак. Общность целей сплачивает людей, направляет их волю. Цели коллектива вытекают из потребностей и интересов членов коллектива и общества. С самого начала образования коллектива определяются его цели. Постепенно все большее количество людей проникается целями группы, вследствие чего ее цели становятся стремлениями каждого. Только при этом условии формируется подлинное единство воли. Общие цели конкретизируются коллективом; устанавливается определенная иерархия целей;

- Воля личности не сводится к постановке цели, решающее значение имеет сам процесс исполнения, процесс регулирования деятельности коллектива, который ведет к достижению поставленной цели. Единая воля слагается из воли руководителя, лиц и организаций, составляющих коллектив.

Личные воли, сливаясь в единую волю, не теряют своей значимости, так как каждая из них вносит свой вклад в общее дело. Как только теряется единство цели и воли вследствие противоречия личных и общих мотивов, конфликтных отношений, начинается распад коллектива.

- Идейная общность, под которой понимается единство морально-политических взглядов подавляющего большинства членов коллектива, лежит в основе формирования общественного мнения, которое регулирует внутриколлективные отношения и поведение каждой личности. Благодаря идейной общности в коллективе нет антагонизма во взглядах и напряженной борьбы мнений в оценке происходящих событий. Идейная общность, как и философия фирмы, является составляющей организационной культуры, но не предполагает устранения различий в понимании происходящего отдельными лицами и микрогруппами, которые определяются уровнем образования, общего и политического развития, возрастом и различным жизненным опытом, глубиной или поверхностью мышления, зависят от количества и качества информации, которой располагают члены коллектива, и т.д.;

- Сотрудничество и взаимопомощь. Коллектив - это группа людей, сотрудничающих друг с другом. Без этого не может быть коллектива, общности. Если между людьми нет антагонизма, их объединяют общие цели и интересы, то в коллективе устанавливаются отношения товарищеской взаимопомощи. Сотрудничество и взаимопомощь в настоящем коллективе имеют принципиальную основу;

- Руководство. Важнейший признак коллектива - наличие органов управления и руководства. Всякий совместный труд людей требует координации, согласования, планирования, что немыслимо без управления;

- Демократизм. Развитый коллектив - это самоуправляющаяся и саморегулирующаяся система. Такая система может функционировать только на демократической основе. Демократизм развивается на общей системе демократических прав трудящихся и на участии в управлении предприятием, когда член коллектива может принимать участие в обсуждении вопросов и принятии решений, касающихся проблем коллективной жизни и труда. Решения, принятые после обсуждения в коллективе, становятся решениями всех и каждого в отдельности. Вполне понятно, что собственные решения люди приводят в жизнь с большей настойчивостью и удовлетворением, чем те, которые приняты руководителем без предварительного обсуждения вопроса в коллективе;

- Дисциплина - основное условие образования и существования коллектива, она обеспечивает определенный распорядок деятельности.

Дисциплина - это не только разумная активность, обеспечивающая плановое достижение цели, но и способность торможения, задержки всех тенденций, которые мешают реализации общей цели. Это - явление нравственное. В основе дисциплины лежит сознание долга, чувство ответственности, привычка строго выполнять распорядок труда. Только при ее наличии возможна плановая, упорядоченная деятельность, высокая производительность труда. Дисциплина создает более оптимальные условия для деятельности и здоровья человека. Дисциплина в коллективе - это полная защищенность, полная уверенность личности в своем праве. Наконец, она украшает коллектив. Нарушение дисциплины отдельными членами группы наносит большой ущерб общей деятельности, производительности труда, а в еще большей степени вредит общей воли, так как расшатывает общность, пагубно влияя на поведение мало устойчивых в нравственно-психологическом отношении лиц.

Основными факторами трудового коллектива являются:

1) Применение групповых и коллективных форм организации совместной деятельности;

2) Создание системы функциональной, материальной, информационной, организационной, управленческой взаимосвязанности и взаимозависимости членов коллектива;

3) Обеспечение коллективного руководства и положительного личного примера руководителя;

4) Целенаправленное формирование самосознания коллектива, ориентация его на самосовершенствование и превращение в субъект управления [35].

Эффективность группы и ее развитие зависят от количества членов. Так, слишком большие группы создают трудности для управления и активного участия всех членов в обсуждении вопросов и принятии решений, многие не решаются выступать из-за боязни сказать не то, что нужно, и стать объектом насмешек и т.п.

Слишком маленькие группы также неудовлетворительны, так как не создается тонизирующего влияния коллектива на личность.

На развитие коллектива влияет руководитель, его организаторские способности и моральная подготовленность. Не меньшее значение имеет его характер, опыт работы.

Степень взаимосвязанности работников в процессе труда с другими членами коллектива может быть различной. Совместная работа, когда люди реально что-то делают вместе, должны соразмерять свои усилия, приноравливаться друг к другу, понимать друг друга с полуслова, уже своим характером, способом разделения труда предполагает соответствующие отношения членов коллектива.

Наибольшее внимание уделяется формально-информационной структуре коллектива.

Поведение людей как членов трудовой организации определяется их положением в формальной структуре коллектива - должностями, рабочими местами, квалификацией, а поведение участников малых групп - положением в неформальной структуре коллектива.

Функции формального управления:

- установление статусов, прав и обязанностей членов группы;

- жесткое определение и распределение ролей;

- обеспечение единства всех составных частей организации;

- связь различных подразделений с ее общими целями;

- целесообразное общественное разделение труда;

- обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации.

Признаки формального управления является опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения:

- использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие);

- жесткий контроль исполнения;

- учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок.

Виды структур организации осуществляющих формальное управление:

1) Административная структура - включает подчиненных лиц, которые непосредственно отчитываются перед определенным руководителем. Подчиненная взаимосвязь между менеджером отдела и инспекторами или между старшей медицинской сестрой ее подчиненными характерна для административной структуры;

2) Оперативная структура - включает рабочих и служащих, которые вместе выполняют какое-либо задание или проект, например деятельность клерков в страховой компании. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько клерков должны работать сообща и координировать свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить иск. Решение этих необходимых задач и осуществление нужных взаимодействий создаются условия для формирования оперативных структур. Медицинские сестры, которые оказывают неотложную помощь в больнице, обычно составляют оперативную группу, так как требуется определенная последовательность во время ухода за пациентом.

Эти структуры имеют значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель.

В формальной структуре коллектива взаимоотношения людей осуществляются не просто по их личному желанию и воле, а по определенной, заранее обусловленной форме - в виде правил, зафиксированных регламентирующими документами. Различаются три вида формальных групп:

· Группа руководителей (командная) состоит из директора и его непосредственных подчиненных;

· Целевая группа состоит из лиц, работающих вместе над одним заданием или проектом;

· Комитет (совет, комиссия), которому делегированы определенные полномочия для той или иной задачи.

Все разновидности формальных групп существуют внутри единой системы социальных отношений как элементы, наделенные строго определенными функциями; существуют объективно вне зависимости от воли и желания индивидов; обуславливают социальное поведение группы.

В неформальной структуре правила поведения нигде не записаны, человек может изменить их, но его действия негласно контролируются наблюдающими за ним сослуживцами.

Формальная структура требует от участников согласования своих действий в соответствии с официальными общественными требованиями, с их должностным положением в принятой организационно-управленческой структуре. Неформальная структура коллектива существует в нем наряду с формальной и характеризуется эмоциональными взаимоотношениями.

На эффективность работы формальных групп и управления ими влияют различные факторы:

1) Размер группы. Результаты исследований показывают, что при выполнении конкретной задачи малые группы (примерно 7 человек) оказываются более продуктивными, в то время как при обсуждении и коллегиальном принятии решений лучшие результаты показывают группы из 12 человек и более. Работая в группе, человек делает меньше, чем при индивидуальной деятельности.

2) Состав группы. Оптимальность состава группы рассматривается в аспекте психологической совместимости ее членов. Наилучшее сочетание личностных качеств может быть достигнуто за счет системы отбора при формировании групп для решения специальных проблем.

Принято считать, что более эффективно работают группы, разнородные по составу, включающие людей с различными знаниями, умениями, навыками, личностными качествами. Вместе с тем, руководитель должен распознать такое негативное следствие разнородности, как предрасположенность к конфликтам, и преодолевать его.

3) Групповые нормы. В группе закрепляются люди, чьи деловые и личностные качества соответствуют установленным правилам, традициям, что и обозначается понятием «групповые нормы». Последние ориентируют каждого на то поведение и ту работу, которые от него ожидаются. Придерживаясь их, каждый член коллектива вправе рассчитывать на поддержку и признание, поэтому групповые нормы оказывают такое большое влияние на сотрудников.

4) Сплоченность - стремление членов группы иметь сходное мнение по решаемым проблемам и ситуациям. У сплоченных групп меньше проблем в общении. Здесь меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия. Руководителю в случае совпадения собственных устремлений с интересами группы целесообразно использовать фактор сплоченности для высокой эффективности работы. Его можно усилить, чаще привлекая коллектив к участию в решении главных проблем библиотеки, периодически устраивая обсуждение перспектив и других актуальных вопросов.

Хуже, если коллектив не воспринимает руководителя, например, в его стремлении к нововведениям, здесь сплоченность сыграет отрицательную роль и потребует дополнительных усилий по преодолению этого фактора.

5) Конфликтность. Хотя различие во мнениях служит более эффективной работе, не следует доводить его до уровня конфликтности, когда активный обмен мнениями приводит к деструктивному противопоставлению крайних позиций.

6) Статус членов группы. Сюда включается целый ряд факторов: ранг в должностной иерархии, образование, социальные таланты, опыт. Они могут способствовать в равной мере как повышению, так и понижению статуса. Определяющим моментом являются нормы и ценности. Традиционно старшие по возрасту, должности, более опытные сотрудники оказывают и более сильное влияние на деятельность коллектива. Но не всегда это оправдано с точки зрения эффективности работы. Руководителю надо быть готовым к такой ситуации, когда влияние библиотекаря с многолетним стажем работы мешает осуществлять оригинальные предложения молодого сотрудника. В данном случае его задача будет не в выяснении взаимоотношений, а в объективной оценке предложения.

7) Функциональная роль членов группы - целевые и поддерживающие роли, которые играют члены нормально работающего коллектива. Целевые роли распределены таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их. Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее активизации жизнедеятельности коллектива. Опытные руководители библиотек, как правило, гармонично объединяют эти роли, способствуя взаимодействию людей в коллективе. Часто они соединены в руководстве коллективом небольшой библиотеки.

Изучение факторов, влияющих на эффективность деятельности формальных групп, позволяет сделать вывод, что оптимальная группа та, чей размер соответствует ее задачам, в составе которой находятся люди с разными чертами характера, чьи групповые нормы способствуют достижению целей и сплоченности, где здоровый уровень конфликтности, хорошее выполнение целевых и поддерживающих ролей и где не доминируют имеющие высокий статус члены группы.

Изо дня в день, используя формальное управление для выполнения производственных задач, люди одновременно внедряют и неформальное руководство. Почвой для возникновения неформальных отношений являются дружеские: отношения на основе общих интересов, приятельских чувств.

Неформальное управление отражает потребность формального управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.

В деятельности человека и в развитии производства все большую роль играют творческий подход к работе, личная инновационность. Именно они являются главными факторами качества и динамики развития. Но отношение к делу с позиций творчества определяется в значительной мере неформальным управлением, позитивной социально-психологической мотивацией. Можно заставить исполнить, трудно заставить человека творить.

Иногда бывает ошибкой стремление менеджера к предельно четкой формальной организации. Конечно, она имеет определенные преимущества. Повышение ответственности, возможность контроля, продуманность в распределении функций, исполнительская дисциплина, некоторый автоматизм в работе, что способствует оперативности и своевременности решений. Но на Западе все большее распространение получает такой вид забастовки, как «работа по правилам». И такая забастовка обычно воспринимается руководством фирмы как бедствие. Это ведет к убыткам. Работа только формальная, без энтузиазма и творчества, сегодня воспринимается как отрицательное явление.

Неформальные группы создаются членами коллектива в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Это - спонтанно образовавшаяся группа людей, регулярно взаимодействующих для достижения общей цели. Материалы и отечественных и зарубежных исследований свидетельствуют, что принадлежность к неформальной группе дает человеку психологические выгоды. [13, с. 212]

Функции неформального управления:

- Реализация общих материальных и социальных интересов. Это может быть заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п.;

- Защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п.;

- Получение и передача необходимой или интересной информации;

облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;

- Сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей;

- Удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;

- Создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;

- Адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

Признаками неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:

- Слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность);

- Система индивидуальных или коллективных ценностей;

- Лидерство.

Виды структур, осуществляющих неформальное управление:

1) Структуры по интересам - отдельные лица, которые могут не быть членами одной и той же административной или оперативной структуры, могут объединяться для достижения определенной совместной цели. Цели таких структур не имеют отношения к целям организации и являются специфическими для каждой структуры. Примерами структур по интересам могут быть объединения рабочих и служащих с целью получения больших выгод, а также объединение официанток, создающих из своих чаевых единый фонд;

2) Группы на основе дружбы - многие группы формируются на основании, каких либо общих интересов или признаков: возраст, политические убеждения, этническое происхождение и другие. Эти группы на основе дружбы часто продолжают свое взаимодействие и вне рамок рабочей деятельности.

Основное свойство неофициальной структуры - неоднородность личных позиций ее членов. Так, одни работники - влиятельны и авторитетны, другие - более зависимы в своих личных мнениях от поведения авторитетных коллег. В библиотеках обычно работают люди разных возрастов и различных интересов, что создает неоднородность эмоциональных взаимоотношений. Нельзя забывать и о таком понятии, как психологическая несовместимость, а необходимость тесного общения может раздражать, вызывать отрицательные эмоции.

Неформальные группы существуют в коллективе любой библиотеки. Они могут быть замкнутыми или открытыми для других библиотекарей, активными или пассивными, устойчивыми или неустойчивыми, влиятельными или нет.

Структуру и тип неформальной группы определяет различие социальных контактов. Например, объединяться в неформальные группы заставляет одна из самых сильных эмоциональных потребностей - чувство принадлежности и связанная с ним необходимость в общении, помощи, защите. В группе человек учится, перенимая опыт других, лучше осознавая свои возможности и потенциал. Группа придает человеку больше уверенности в себе во внешних взаимодействиях. Группа предоставляет человеку возможность работать в приятном для него окружении, возможность избежать одиночества, состояние потерянности (например, с приходом на новую работу).

Когда люди объединены в неформальную группу, она обретает свойства, которые необходимо учитывать в управлении. Первое из них - социальный контроль, предписывающий каждому члену группы придерживаться строгих, хотя и негласных, правил относительно поведения, характера одежды. Вторая специфическая черта неформальной группы - сопротивление изменениям, поскольку грядущие перемены всегда таят угрозу самому существованию группы, как таковой. Еще одна важная особенность неформальной группы - наличие лидера. Он обладает властью и влиянием точно также, как и официальный руководитель, но опора неформального лидера - признание его группой, потому в своих действиях он может делать ставку только на людей и их взаимоотношения.

Администрации какого-либо учреждения важно учитывать закономерности возникновения неформальных групп, чтобы сознательно тормозить или стимулировать их развитие. Неправы те руководители, которые считают существование неформалов просчетами управления. Современный менеджер знает не только отрицательные проявления неформальных объединений (сопротивление инновациям, распространение ложных слухов и др.), но и положительные моменты (сплоченность, высокий дух коллективизма).

Следовательно, руководителям необходимо:

· Признать существование неформальных групп, осознавая, что их подавление повлечет за собой нежелательные результаты;

· Выслушивать мнение лидеров и членов групп, отмечая и поощряя тех, кто способствует достижению целей библиотеки;

· Привлекать неформалов к принятию решений, ослабляя тем самым сопротивление инновациям;

· Оперативно выдавать точную информацию, используя и каналы неформального общения для того, чтобы препятствовать распространению ложных слухов.

Неформальные группы динамически взаимодействуют с формальными. Формирование коллектива в оптимальном режиме предусматривает высокий уровень совпадения формальных и неформальных структур. При этом обеспечивается тесное взаимодействие сотрудников, преследующих одинаковые цели, имеющих аналогичные устремления, что позволяет решать профессиональные вопросы с высокой эффективностью.

При резком расхождении формальной и неформальной структур нарушается гармония взаимодействия, часто возникают конфликты, а это негативно отражается на библиотечной работе.

Мотивы членства рабочих и служащих в тех или иных группах характерны для подавляющего большинства групп, которые четко разделяются на формальные и неформальные. Основное различие между ними заключается в том, что формальные и административные структуры создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе. Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность в общении.

Хотя группы друзей неформальны, руководителям следует попытаться, если возможно, позитивно воздействовать на них, направив их усилия на достижение целей организации. Пути воздействия на такие группы - это налаживание хороших отношений с лидером группы, обучение лидера групповому поведению и поддержка усилий членов группы сохранить групповые отношения.

Формальное управление отличается от неформального стабильностью:

1) По целям - в формальных организациях основное - достижение целей организации, в неформальных же - удовлетворение потребностей группы;

2) По источнику влияния - неформальное управление исходит от отдельной личности. Формальное управление обусловлено положением организации. В неформальных организациях человек обладает личной властью и руководит снизу вверх, а в формальных подчиняется иерархическим полномочиям и управляет сверху вниз;

3) По средствам контроля - различаются на угрозу увольнения или понижения в должности в формальном управлении и физические или общественные санкции - в неформальном;

4) По коммуникациям - выделяются официальные каналы, хорошо определенные и передаваемые по официальным линиям используемые в формальном руководстве, а также каналы в форме виноградной лозы, плохо определенные и пресекающие постоянные каналы - в неформальном руководстве.

В формальной организации присутствуют все члены рабочей группы, межличностные отношения предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или положение.

В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

Таким образом, можно сделать два вывода:

1) Когда человеческие существа сводятся вместе и часто общаются друг с другом, у них развиваются более или менее определенные стереотипы отношений даже при отсутствии формального плана и, конечно, в дополнение к любому провозглашенному формальному плану;

2) Воздействие законности и другие воздействия на поведение со стороны тех, кто утверждает формальные планы, - это лишь немногие из многочисленных воздействий, организационных и неорганизационных, определяющих поведение членов организации. В той степени, в какой эти другие воздействия противоречат плану организации, реальная модель поведения, скорее всего, будет отличаться от запланированной.
Непросто разграничить случаи, где поведение служащего отражает воздействие формальной организации, и случаи, где поведение отражает воздействие неформальной организации, - в большинстве ситуаций эти воздействия параллельны и усиливают друг друга. Библиотекарь может постоянно заботиться о поддержании в надлежащем порядке фонда, потому что эта работа ему формально поручена. С другой стороны, он может делать это потому, что хочет, чтобы его коллеги относились к нему как к добросовестному работнику. Весьма вероятно, что обе эти мотивации вместе, равно как и другие, лежат в основе его поведения, и практически невозможно определить значимость каждой из них в отдельности.

Также непросто провести разграничение между формальными и неформальными воздействиями организации и реакциями служащего на воспринятые им воздействия, ставшие частью его личности. Пример - критерий эффективности. Большинство людей соглашается поступить на работу в учреждение с исключительным намерением постараться выполнять свои обязанности эффективно. Оператор знает, даже до получения конкретных приказов, что от него ожидают как можно более быстрого и аккуратного печатания, а не как можно более медленного и небрежного.

Таким образом, видно, что среда, в которой служащий оказывается, придя в организацию, есть сочетание тесно переплетенных формальных и неформальных воздействий. Во-первых, многие неформальные отношения вырастают непосредственно из формальной структуры. Запланированное расположение офисов, например, может содействовать частым контактам двух служащих друг с другом, и в результате они могут часто беседовать, вместе ходить на обед, вместе проводить неслужебное время. Подобным образом иерархические отношения сводят вместе служащих, занимающих примерно равное по статусу положение, и создают большую социальную дистанцию между теми, кто имеет более высокий статус, и теми, чей статус значительно ниже.

Во-вторых, формальная и неформальная структуры тесно переплетены потому, что отношения, первоначально вырастающие на неформальной основе, могут быть «ратифицированы» и включены в формальную структуру последующими распоряжениями. Например, большинство государственных кадровых систем предусматривает формальную должностную классификацию - детализированное описание обязанностей и сфер ответственности для каждой должности. Когда служащий «выбивается» из классификации, т.е. выполняет обязанности, не перечисленные в его должностной инструкции, процедурами обычно предусмотрено, что его функции могут быть описаны и классифицированы заново, чтобы обеспечить соответствие между формальной инструкцией и его реальной деятельностью.

В теории управления трудовыми коллективами выделяют понятия:

· «большая группа» - коллектив предприятия, учреждения, где непосредственное личное общение каждого с каждым практически невозможно;

· «малая группа», члены которой связаны непосредственными межличностными отношениями.

Особенностью любого коллектива является наличие в нем малых групп, существование неформальных групп. Если такая группа устойчива, обладает духом общности (так называемым «мы»), то она способна приобрести свойства самостоятельной малой группы, обладающей определенным влиянием на коллектив в целом. Малая группа - это относительно обособленное объединение небольшого количества людей (обычно не более десяти), находящихся в устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение определенного промежутка времени. Каждая группа обладает определенным потенциалом или возможностями, позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к изменениям в окружающей среде. В каждой малой группе внутри трудового коллектива всегда найдется один или несколько наиболее влиятельных работников, которые во многом определяют мнения, суждения и обязанности поведения остальных. Этих людей называют неофициальными лидерами, а их инициативное влияние на коллектив - лидерством. Лидеров коллектива можно выявить с помощью проведения социологических исследований.

В сложной системе взаимоотношений и взаимодействия в первичном трудовом коллективе люди занимают определенные позиции, основанные на их неофициальном, личном авторитете в данной группе людей.

За счет чего же укрепляется авторитет человека в коллективе? В деловых отношениях - за счет его деловых качеств, высокого профессионального уровня, готовности поделиться знаниями с другими, помочь им в работе; в личных отношениях - за счет его личных качеств.

Поэтому, необходимо переходить от административных способов управления к «человеческому» подходу в решении проблем. Такой подход означает, прежде всего, осознание того, что человек является решающим звеном деятельности любой организации: ни материально-технические условия, ни совершенная технология сами по себе не могут быть гарантией успеха. Отношение человека к делу, его заинтересованность в результатах своего труда и труда всего коллектива, позиция, которую он занимает, его участие в новых формирующихся органах самоуправления, его реакция на различные общественные инициативы - эти психологические и социальные аспекты деятельности трудовых коллективов, в сущности, будут иметь решающее значение для успешности осуществляемых в обществе преобразований.

Преобладание административных методов решения самых разных проблем, сверхцентрализация в планировании и управлении, административно-командный стиль в работе многих руководителей привели к снижению активности, инициативности людей, падению у них интереса к своему труду и ответственности за его результаты.

Решение задач регулирования взаимоотношений и общения в коллективе, как и собственных отношений, с его членами, предполагает понимание руководителем основных закономерностей взаимодействия людей в группе, знание принципов воздействия на социальную и психологическую сферы жизнедеятельности трудового коллектива.

Когда общество испытывает потребность в каком-либо виде деятельности, оно создает соответствующие организации, призванные удовлетворить эту потребность. Достижению этой основной стоящей перед организацией цели служит определенная структура с определенными подразделениями.

Индивидуальный характер труда, когда каждый занят своим делом, не требует непосредственного взаимодействия в процессе работы. Но и в этом случае между людьми неизбежно возникают деловые отношения сотрудничества и взаимопомощи, они проявляют интерес к делам друг друга, помогают менее опытным работникам, полагаются на советы и помощь более квалифицированных сотрудников.

Дополняют общую картину взаимодействия и отношений между людьми в первичном трудовом коллективе личные отношения. В самой официальной обстановке между людьми так или иначе складываются личные отношения: к кому-то мы испытываем особое расположение, кого-то, возможно, недолюбливаем. И эти личные отношения не могут не влиять на общую атмосферу в коллективе, на общий характер, стиль, тон взаимоотношений в группе. Именно поэтому, решая задачи по управлению различными процессами в коллективе, руководитель не должен пренебрегать какими-то аспектами взаимоотношений людей.

Каждый руководитель легко сможет составить для себя официальную схему делового взаимодействия членов своего коллектива: кто какие операции выполняет, какие контакты между работниками необходимы и так далее. Ну а неофициальные отношения? Конечно, руководитель замечает, что к кому-то в его коллективе испытывают большее расположение, кого-то недолюбливают, знает, кто давно дружит, и не только на работе, но и семьями, а кого в пару лучше не ставить - обязательно начнутся обоюдные претензии. Неофициальное взаимодействие людей в коллективе основывается на их взаимных личных предпочтениях, их дружеских отношениях, представлениях о личных качествах и особенностях друг друга.

В своем подразделении руководитель занимает особое положение: выполняет руководящие функции, принимает решения, несет за них ответственность и в силу этого обладает особыми правами. Все это создает официальный авторитет руководителя.

Но, будучи членом коллектива, руководитель, так же, как и все остальные члены группы, своими личными и деловыми качествами вызывает к себе, то, или иное неофициальное отношение. И поэтому, точно также, как и все другие члены коллектива, может занимать в нем разные психологические позиции - от лидерской до отвергаемого члена коллектива.

Одним из факторов, влияющих на эффективность деятельности трудового коллектива, является его величина, т.е. количество включенных в него работников.

Официальными являются отношения, возникающие между людьми на должностной основе, они фиксируются законом, регулируются официально утвержденными положениями, соответствующими правилами и нормами. Неофициальные отношения складываются на базе личных взаимоотношений людей. Для них не существует соответствующей юридической основы, общепринятых законов, твердо установленных норм.

Деловые отношения возникают в связи с совместной работой или по ее поводу, а личные - как отношения, складывающиеся между людьми независимо от выполняемой работы.

В рациональных межличностных отношениях на первый план выступают знания людей друг в друге и объективные оценки, которые им дают окружающие. Эмоциональные отношения - это, напротив, оценки субъективные, основанные на личном восприятии человека человеком. Такие отношения сопровождаются положительными или отрицательными эмоциями, они далеко не всегда основаны на действительно объективной информации о человеке.

Имеет значение профессионально-квалификационная структура коллектива. В ней обычно выделяются следующие группы:

· Высококвалифицированные;

· Малоквалифицированные;

· Неквалифицированные;

· Практики;

· Со средним специальным образованием;

· С высшим библиотечным и небиблиотечным образованием.

Знание этих характеристик позволяет выявить плюсы и минусы коллектива, выявить его психологические особенности, а также тех людей, которые способны повысить или, наоборот, снизить эффективность деятельности коллектива.

Для менеджера коллектив - главная опора в его работе. Ведь коллектив потенциально может добиться большего, чем каждый из его членов в сумме. Кроме того, в коллективе люди, как правило, меньше подвержены стрессам, зато вырабатывают больше идей и лучше решают крупные междисциплинарные проблемы. В коллективе всегда возникает особый дух соревнования, подтягивающий отстающих и существенно повышающий общую эффективность работы.

Коллектив является невероятным стимулом, фактором поддержки и воодушевления. Люди могут получать удовольствие от членства в коллективе, посвящать себя ему, ставить высокие цели, создавать стимулирующую и творческую среду. Умение добиться полного раскрытия творческого потенциала коллектива свидетельствует о высоких организационных способностях руководителя.

2. Особенности библиотечного коллектива

Библиотечный коллектив является разновидностью социальной группы и характеризуется совместной общественно необходимой деятельностью, разделением функций между членами коллектива, обменом информацией, наличием межличностных отношений профессионального, коммуникативного, личностного характера. Каждый библиотечный коллектив имеет свою структуру, свои специфические признаки формирования, развития. Коллектив работников библиотеки представляет открытую подсистему, вступающую в процессе своей деятельности в контакты с другими организациями и коллективами, а также с многочисленными читателями библиотеки.

С этой точки зрения коллектив ЦБС представляет собой «большую группу», а ее структурные подразделения (отделы, филиалы) - «малые группы».

Поэтому для функционирования библиотечных коллективов и управления ими важное значение имеет изучение «малых групп», в которых отдельные его члены находятся в постоянном деловом, дружеском, бытовом общении.

Таким требованиям отвечают лишь коллективы структурных подразделений (отделов, филиалов), а не коллектив ЦБС в целом. Многие недостатки функционирования ЦБС связаны именно с этим обстоятельством: отдельные члены коллектива ЦБС, особенно ее центральной библиотеки, рассматривают себя в лучшем случае как члены коллектива ЦБ, но не ЦБС в целом. Поэтому, например, они и комплектуют, в основном, фонд ЦБ, оставляя филиалам лишь те издания, которые, по их мнению, уже не нужны ЦБ.

Не чувствуют себя членами единого коллектива и сотрудники филиалов. Именно поэтому они предпочитают обходиться своими силами и не обращаться к помощи своих коллег из других структурных подразделений. Нередко это негативно сказывается на качестве обслуживания читателей. Например, вместо того, чтобы запросить требуемое издание по внутрисистемному обмену из другого структурного подразделения, библиотекарь филиала просто отказывает читателю по причине отсутствия этого издания в фонде библиотеки.

Сложной является и проблема взаимоотношений между библиотечными коллективами внутри единой структуры - централизованной библиотечной системы. По существу, не только филиал, но и каждый отдел центральной библиотеки представляет собой отдельный библиотечный коллектив со своим планом работы, служебными обязанностями, интересами, предпочтениями. Его члены связаны между собой формальными, а зачастую и более или менее активным неформальным общением, имеют своего формального, а нередко и неформального лидера.

В этом плане можно говорить о том, что руководитель ЦБС фактически управляет не единым библиотечным коллективом, а суммой отдельных первичных коллективов со своими, нередко противоречивыми целями и предпочтениями. Создать из этого множества коллективов единый библиотечный коллектив - задача весьма важная, но и одновременно сложная.

Сложность управления библиотечным коллективом ЦБС обуславливается и известной самоизоляцией коллективов центральной библиотеки и филиалов. На практике это нередко приводит к противоречиям в деятельности этих коллективов, когда единый коллектив ЦБС фактически распадается на ряд в значительной степени замкнутых коллективов со своими собственными интересами и предпочтениями, зачастую не только не совпадающими, но и противоречащими друг другу. В результате, как отмечает Е.О. Дашиева, вместо ожидаемого объединения библиотек «в единый коллектив единомышленников», именно в ЦБС «резко обострились профессиональные, служебные, чисто человеческие противоречия…».

Например, кафедрой библиотековедения была проведена паспортизация библиотечных коллективов ЦБС Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Паспортизацией охвачено 10 городских и 9 ЦБС области. Ее данные позволили уточнить представления о библиотечных коллективах ЦБС и содержания этого понятия.

Объектом исследования является не весь коллектив библиотеки, а библиотечный коллектив, т.е. коллектив библиотекарей. Такой подход обусловлен тем, что одним из основных признаков, объединяющих группу людей в коллектив, является общая цель их профессиональной деятельности.

Данные социально-психологических исследований показывают, что одним из факторов, влияющих на эффективность деятельности трудового коллектива, является его величина, т.е. количество включенных в него работников.

По мнению В. Юрченко библиотечные коллективы относятся к «социально-неблагополучным» из-за высокой степени феминизации и мало привлекательных сторон библиотечной профессии [3, с. 5]. Действительно, высокая степень феминизации является одной из наиболее существенных особенностей библиотечных коллективов. Она, как подчеркивалось в итогах исследования библиотечной профессии, проведенного Санкт-Петербургским институтом культуры, приняла «необратимый характер». На долю мужчин в библиотека России осталось всего 2%. В ЦБС Санкт-Петербурга и области женщины составляют 99,6% всех библиотечных работников [3, с. 6].

Очевидно, что это обстоятельство не может не отражаться на функционировании библиотечного коллектива. Его особенности в этом плане в принципе присущи любому женскому коллективу. Е.О. Комаров подчеркивает, что настроение каждого члена женского коллектива - основная движущая сила в его работе.

Женские коллективы эмоциональны, более напряженны и уязвимы. Межличностные отношения - субъективно переживаемые взаимосвязи между людьми, объективно проявляющиеся в характере и способах взаимных влияний, оказываемых людьми друг на друга в процессе совместной деятельности и общения. Межличностные отношения могут быть официальными и неофициальными, деловыми и личностными, рациональными и эмоциональными; отношениями руководства и подчинения.

Женщины более обидчивы, легко ранимы. Невнимание обижает женщин, влияет на их настроение. Они, в отличие от мужчин, придают большое значение мелочам, деталям, что зачастую позволяет избежать ошибок. Женщины менее предрасположены к компромиссам, не всегда принимают их вынужденность и необходимость.

Однако, на ряду с чисто эмоциональными чертами, женский коллектив имеет и объективные характеристики, также оказывающие определенное влияние на его функционирование. Исследование библиотечных коллективов ЦБС Санкт-Петербурга и области показало, что среди сотрудниц библиотек 67% замужем, 59% имеют детей, незамужних - 33%.

Ясно, что отсутствие на работе отдельных членов коллектива в связи с болезнью ребенка может провоцировать конфликтные ситуации: «Почему я должна за нее работать?» Разумеется, здесь многое определяется микроклиматом в библиотечном коллективе, когда этот же факт (болезнь ребенка) может вызвать не отторжение, а желание помочь. Эта проблема имеет не только морально-этическую сторону, но и организационно-управленческую, например, конфликтная ситуация может быть погашена, если должностная инструкция библиотекаря четко определяет, кого из сотрудников он должен заменять в случае болезни, отпуска и т.п., и на такие замены ему выделен фонда рабочего времени; если труд по замене времени выбывшего сотрудника оплачивается и т.п.

Сложнее обстоит дело с той частью женского коллектива, которая не имеет своей семьи. С одной стороны, менее связанные с домашними заботами, такие члены библиотечного коллектива имеют возможность больше времени, сил и внимания уделять работе, охотнее выезжают в командировки и т.п., что чаще всего положительно оценивается членами библиотечного коллектива. С другой стороны, такое стремление к добросовестной работе может вызвать и негативное отношение: «Ей, что, больше всех надо?» Многое здесь зависит от морально-психологического климата в коллективе библиотеки, формирование которого является важнейшей обязанностью руководителя библиотечного коллектива.

Эти особенности библиотечного коллектива присущи, в принципе, любому трудовому коллективу, в котором преобладают женщины. Другая особенность библиотечного коллектива носит уже более узкий, профессиональный характер.

Данные исследований коллективов ЦБС Санкт-Петербурга и Ленинградской области показали их неоднородную структуру. Так, по образованию 39% библиотекарей имеют высшее библиотечное образование, 28% - среднее библиотечное и 33% не имеют профессионального библиотечного образования [3, с. 7].

Исследователи отмечают, что неспециалисты играют важную роль в библиотечном деле, занимая в штатных расписаниях около 20% рабочих мест.

Интересно ответить на вопрос: как влияет присутствие непрофессионалов на функционирование библиотечного, следовательно, профессионального коллектива? Ответить на этот вопрос, даже предположительно, не так просто. Дело в том, что в состав работников, к сожалению, входит значительная часть лиц, имеющих образование по другим специальностям и лишь волею обстоятельств оказавшихся на библиотечной работе. Так, по данным исследования профессионально-квалификационной структуры кадров, проведенного в НИИ библиотековедения Н.И. Мошкиной, среди библиотекарей, не имеющих библиотечного образования, почти половина опрошенных (47,7%) указали, что они работают в библиотеке потому, что не могут рассчитывать на другую работу [3, с. 9].

Результаты серии психологических тренинговых занятий с библиотекарями показали, что большинство библиотекарей когда-то мечтали стать филологами, лингвистами, писателями. Но не поступили в соответствующие вузы или не нашли работу по специальности и оказались в библиотеке. В результате, «человек работает, но не считает себя библиотечным работником, он все время как бы ждет, что мир перевернется - и он станет тем, кем мечтал». Поэтому работа не приносит ему морального удовлетворения. Эта неудовлетворенность, идущая от сознания, что «я выше той среды, в которой нахожусь», проявляется в агрессивности по отношению к читателям и коллегам по работе [3, с. 9].

Такие лица, как правило, рассматривают библиотечную работу как временное явление, как печальную необходимость и неудачу в их профессиональной биографии и поэтому чаще всего пренебрежительно относятся к библиотечному делу и не стремятся его изучать. Работа в библиотеке для них - отбывание службы ради получения хотя бы и небольшой, но все же зарплаты.

Например, среди библиотекарей Приморской публичной библиотеки, не имеющих библиотечного образования, 86% не считают необходимым повышать свое образование. Характерно также, что 90,7% библиотекарей, не имеющих библиотечного образования, отметили, что характер их работы не соответствует образованию. 61,5% библиотекарей с высшим и 80% со средним небиблиотечным образованием считают, что им для выполнения библиотечных обязанностей достаточно того образования, которое у них есть, а 15,3% библиотекарей с высшим небиблиотечным образованием даже полагают, что для библиотечной работы достаточно и среднего образования.

При опросе неспециалистов в ходе исследования библиотечной профессии 60% из них также отметили, что им не требуются специальные навыки и умения, а 57% не видят для себя нужды в специальной библиотечной подготовке. Исследователи считают, что в этом проявляется «высокомерное пренебрежение примитивной библиотечной премудростью». Именно поэтому такие люди уверенны, что они «легко адаптируются к библиотечному делу» [3, с. 10].

О том, что значительная часть библиотекарей, не имеющих библиотечного образования, действительно адаптируется к библиотечной работе, свидетельствуют, в частности, данные опроса в Приморской публичной библиотеке. 69,2% библиотекарей с высшим небиблиотечным образованием указали, что они не собираются менять работу и лишь 15,3% таких библиотекарей указали, что и сменили бы работу, но некуда пойти.

Очевидно, что такие люди своим отношением к библиотечной работе не могут не вызвать негативной реакции профессиональных членов коллектива. Еще серьезнее дело обстоит тогда, когда в составе библиотечного коллектива преобладают и «диктуют свои условия» непрофессионалы.

Экспериментальные исследования психологов показали, что при сходстве состава коллектива (образования, профессиональной подготовки, социальных установок, характеров) коллектив скорее формируется, оплачивается, чем при разнородном составе.

Профессионально-квалификационная структура - это распределение работников по выполняемым ими функциям, организационному и квалификационно-должностному признаку.

Рациональное использование специалистов в соответствии с их квалификацией возможно при наличии научно обоснованных пропорций между должностями и квалификационными группами, механизма квалификационно-должностного продвижения специалистов в библиотеках.

1.3 Социально-психологический климат в коллективе

Признак коллектива - социально-психологическая общность, создающая целостность группы.

Формирование коллектива библиотечных профессионалов имеет важное значение не только для его трудовой деятельности, но во многом определяет морально-психологический климат в коллективе.

Социально-психологический климат представляет собой «качественную сторону межличностных отношений, проявляющуюся в виде совокупности психологических условий, способствующих или препятствующих продуктивной совместной деятельности и всестороннему развитию личности в труде» [3, с. 30].

Социально-психологические аспекты занимают в работе руководителя особое место, которое объясняется тем, что возглавляемый им коллектив состоит из людей со своими чертами характера, мотивами труда, способностями, интересами, жизненными позициями и т.д. Библиотечный коллектив является сложным социально-психологическим звеном общества, в котором тесно переплетаются формальные и неформальные отношения, личностные особенности людей, условия работы и оплаты труда, характер выполняемой деятельности, стиль и методы руководства, уровень эрудиции и квалификации и многие другие факторы, которые оказывают влияние на формирование социально-психологического климата в коллективе и, в конечном итоге, на результаты совместной деятельности.