Становлення й розвиток шахтної документації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Луганський національний педагогічний університет Імені Тараса Шевченка

Кафедра української мови та загального мовознавства

„Документознавство та інформаційна діяльність"

Становлення й розвиток шахтної документації

Науковий керівник:

кандидат філологічних

наук, доцент Глуховцева К.Д.

Луганськ - 2006

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Історія діловодства в Україні

1.1 Загальна характеристика діловодства

1.2 Основні етапи розвитку діловодства

Розділ 2. Організація діловодства на підприємствах і в організаціях вугільної промисловості

2.1 Правила ведення діловодства на підприємствах і в організаціях Державного Підприємства „Луганськвугілля"

2.2 Нормативно-правові документи вугільної промисловості

2.3 Перелік документів міністерства вугільної промисловості, його організацій і підприємств з зазначенням строків зберігання документів

2.4 Організація і проведення експертизи цінності документів

Розділ 3. Матеріали архіву ВП"Шахта „Лутугинська"

3.1 Аналіз і характеристика документації за період 1920-1930 років

3.2 Аналіз і характеристика документації за період 1950-1960 років

3.3 Аналіз і характеристика документації за період 1970-1980 років

3.4 Аналіз і характеристика документації на сучасному етапі

Висновки

Література

діловодство документація архів шахта

ВСТУП

Процес становлення й розвитку діловодства у Україні довготривалий і змістовний, під час багатьох десятиліть відбувалося досить багато подій, пов'язаних з процесами створення, обробки, передавання у часі та зберігання документів.

Слід зауважити, що у 1920-1980 роки проведення низки реформ в економіці України вплинули на організацію діловодства як важливої складової управлінських процесів.

Діловодству приділяли значну увагу, про це, зокрема, свідчать наукові дослідження, усебічне вивчення систем діловодства в різних ланках державного апарату з метою визначення загальних закономірностей у роботі з управлінською документацією, а також виявлення можливостей, меж та масштабів системного упорядкування однотипних діловодних операцій, досить інтенсивне видання посібників з діловодства. Робота з уніфікації та стандартизації документів стала одним з провідних напрямів діяльності науково-дослідних інститутів.

У цій галузі працювали: Євтихєє А.Ф., Бузинний О, Мейльман В, Славуцький Г.І., Войтицький С.І., Фельзер А. Б, Міссерман М. О. та інші.

Тема дослідження „Становлення і розвиток шахтної документації".

Актуальність її полягає в тому, що вивчення історії та розвитку документознавства актуалізує основні питання, пов'язані з веденням, зберіганням та обробкою документів, а це у свою чергу поливає світло на особливості ведення й удосконалення документознавства.

Матеріалом магістерського дослідження було обрано архівні матеріали Відособленого Підрозділу „Шахта „Лутугинська" Державного Підприємства „Луганськвугілля". Фонд архіву представляє собою сукупність документів, різних за часом створення та формою.

Об'єктом дослідження є основні особливості становлення шахтної документації, зміни у формах бланків, способах оформлення тощо.

Предметом дослідження є шахтна документація 1920-1980 років, збережена в архіві Відособленого Підрозділу „Шахта „Лутугинська" Державного Підприємства „Луганськвугілля".

Мета: проаналізувати структуру, функції та якісні відмінності шахтних документів, які запроваджували в обіг в різні періоди на підприємствах і організаціях Державного Підприємства „Луганськвугілля".

Завдання дослідження:

- охарактеризувати основні етапи розвитку діловодства в Україні;

- з'ясувати правила ведення ділових документів на шахтних підприємствах;

- дати аналіз документації різних періодів розвитку шахтної документації;

- вивчити особливості, які сприяли складанню переліку документів вугільної промисловості.

Методи дослідження: описовий.

Структура роботи: робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, опису використаної літератури та додатків.

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ ДІЛОВОДСТВА В УКРАЇНІ

1.1 Загальна характеристика діловодства

Діловодство - сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів. Термін „діловодство", за даними словників російської мови, виник в другій половині XVIII ст. і утворений від поєднання слів „вести справи". Значення його стає зрозумілим, якщо прийняти до уваги те, що термін „діло" первісно позначав питання (судове або адміністративне), що вирішується органом управління. Відповідно, діловодством називалося перш за все розглядання і рішення справ (питань). Термін „діло" у значенні „зібрання документів", що відносяться до певного питання, став використовуватися пізніше. Термінологічний стандарт визначає діловодство як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документами. Термін „діловодство" відповідно ДОСТом Р 51141 -98 синонімічний терміну „документаційне забезпечення управління", який увійшов до наукового обігу більше 10 років тому. У зв'язку зі зміною організаційно-технічної основи діловодства й методологічних підходів до його вдосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та появі нових інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку й використання інформації. Термін „документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і утворений за аналогією з термінами „програмне забезпечення", „інформаційне забезпечення", „лінгвістичне забезпечення" і т. ін.

Діловодство передбачає, перш за все, створення документів, або документування, під яким розуміється запис інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забезпечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами.

Документування може здійснюватися природною і штучною мовами з використанням нових носіїв інформації. При документуванні природними мовами створюються текстові документи, що містять мовну інформацію, зафіксовані будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма, - це традиційний документ на паперовому носії, або відеограма документа - зображення документа на екрані монітора. При документуванні штучними мовами документи створюються на машинних носіях . Використання таких носіїв і способів запису, забезпечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

Важливе значення при створенні документів мають засоби документування, що використовуються людиною для створення документів:

- прості (ручки, олівці та ін.);

- механічні та електричні (друкові машини, магнітофони, диктофони, фото -, кіно - та відеотехніка та ін.);

- засоби автоматизації - комп'ютерна техніка.

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм є матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення й зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації. Носії - це завжди результат технічних досягнень епохи. У давнину у якості носія для створення документів використовували різноманітний матеріал: в Месопотамії - глина, з неї виробляли таблиці, наносили на них гострою паличкою знаки письма й обпалювали, завдяки чому написане зберігалося уподовж тривалого часу; в Єгипті - папірус, тобто папір, виготовлений з багатолітньої трав'янистої рослини з однойменною назвою; у державах Малої Азії, а потім і в Європі, у тому числі й на Русі - пергамент. Нині найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір; поряд з ним широко застосовують і нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку.

У суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної або іншої соціально значимої інформації. Документи - носії первинної інформації, саме в них інформація фіксується вперше. Ця властивість і дозволяє відрізняти документ від інших джерел інформації - книг, газет, журналів, що містять перероблену, вторинну інформацію.

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними. Організація роботи з документами - це організація документообігу закладу, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності.

1.2 Основні етапи розвитку діловодства

На сьогодні відсутня фундаментальна праця, яка була б присвячена огляду історії організації діловодства в Україні. Слід також зауважити, що й різні періоди цієї історії у спеціальних публікаціях висвітлено нерівномірно. Здається, що найбільше проаналізовано питання організації так званого актового (книжного) діловодства ХV-ХVІІІ ст. Проте у порівняно невеликій кількості публікацій розглянуто історію діловодства в Україні у ХХ ст., наприклад, часів української державності 1917-1919 рр. Це цілком зрозуміло, оскільки опрацювання цих питань стало можливим лише в останнє десятиліття. Також, як не дивно, незначну увагу дослідників привернула й проблематика організації діловодства в Україні у 1920-1930-х і у 1950 - 1980 роках. Так, серед комплексних праць можна відзначити лише дисертацію Н. С. Костинської, де питання організації діловодства розглядалися в контексті діяльності контрольних органів з удосконалення розбудови державного апарату в Україні за часів радянської доби.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

І етап . Діловодство Стародавньої Русі. Про організацію діловодства на ранніх стадіях розвитку древньоруської держави можна судити лише за письмовими документами, а також за деякими археологічними знахідками. Зокрема, договори київських князів з Візантією 911 і 945 рр. свідчать про те, що уже в той час були традиції складання письмових заповітів і грамот для купецьких кораблів. Відомо, що за період правління Володимира Святославовича у Києві існував учбовий заклад для дітей бояр, з випускників цієї школи відбиралися претенденти на посаду „печатників" і „метальників". Печатники були хранителями князівської печатки. Метальниками називали суддівських секретарів, писарів і дяків для ведення діловодства князів і великих феодалів.

У київський період розвитку Давньоруської держави з'явилися різні види документів, що фіксували приватно-правові відносини: грамоти уставні, закладні, купчі, дарчі та ін., займові та житійні записи.

З часом з'явилися місця для їх найбільш безпечного зберігання, наприклад, центральні храми в містах. Місце зберігання документів називалося ларем, а особа, відповідальна за зберігання документів, - ларником. Зазвичай саме зберігання документів у храмі надавало їм юридичну силу.

З накопиченням навичок у створенні документів стали вироблятися типові формуляри - зразки документів, сталі мовні формули, що застосовувалися в найбільш поширених документах. Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі був пергамент. Найдавніша форма документа - грамота, що являла собою окремий лист пергаменту шириною 15 -17 см. Документ мав форму стовпця: один лист підклеювався до іншого вузькою стороною. Якщо документ втрачав цінність, пергамент зчищували, підрівнювали, обрізали і знову використовували для запису інформації.

Таким чином, у Давньоруській державі поступово складалися традиції створення документів, їх обробки й зберігання, почав формуватися професіональний цех спеціалістів по роботі з документами - дяків, писарів, - з'явилися передумови до законодавчої регламентації діловодства.

II етап. Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Система державного діловодства почала формуватися під час створення централізованої держави - з середини XV століття. Особливості діловодства у цей період: з'являються перші накази - центральні органи державної влади, що відають окремими галузями княжого управління й наказні хатини, які формувались під практичні потреби для вирішення конкретних питань державного управління. У діловодстві приказів продовжували використовувати документи у формі стовпців - свиток з підклеєних одне до одного вузеньких аркушів паперу. Важливі державні акти були великих розмірів, наприклад, грамота Олексія Михайловича Пискорському монастирю на землі має довжину більше метра, Соборне укладення 1664 р. налічує 309 метрів.

Текст у стовпцях писався тільки з однієї сторони - зворотна сторона використовувалася тільки для поміток, резолюції, адреси. Документи зберігалися у свитках або рулонах; іноді для особливо важливих документів виготовлялися спеціальні футляри, але частіше документи зберігалися просто в сундуках. Користуватися такими документами було не зручно: багато часу витрачалося на розгортання і згортання стовпця, а склеювання не було достатньо міцним, що призводило до швидкого зношення документу. Стовпову форму документів було відмінено Петром I.

Поряд із стовповою формою документів в наказах почала використовуватися зошитна форма. Зошит - це лист аркуша, складений навпіл. Зошити збиралися докупи, підшивалися за потребою і складали книги. У формі книг вилися списки, фінансові, облікові, реєстраційні списки та ін. Відомо більш трьохсот різновидів книг: пожинні, помолотні, грошові. Документи систематизувалися за певними ознаками. Основні види документів - накази царя, приречення боярської думи, наказні книги, формою звертання до державних установ були чолобитні.

Однією з основних ознак офіційного документу є формуляр - сукупність сталих інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розміщених у певній послідовності. У документах приказного діловодства більшість реквізитів не виділялося з тексту, тобто, звернення, адресат, дата документа, позначка про автора і сам зміст документа складали суцільний текст.

У цей час налагоджується архів, документи зберігаються в наказних хатах. З'являються особливі форми документів: книги для грошових операцій - Прибутково-видаткові книги, для обліку мита - Митницькі книги та інше. У документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського, застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: секретні (кримінальні справи); нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають ще актове діловодство.

III етап. Колезьке діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки діловодства: Петро І у 1699 році уводить гербовий папір. 28 лютого 1720 року утворений "Генеральний регламент державної колегії", де оформлена система документування та діловодства колегії - колезьке діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами. З'являється упорядкована система реєстрації. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. У документах обов'язково проставлялася дата і номер.

Закладені основи обліку та зберігання документів: „архів". Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Уводиться таке поняття, як групування справ в архівах. Групування документів у справах відбувається за змістом, географічною ознакою. Було визначено строк здачі справ до архіву - через три роки після завершення їх виробництва у канцелярії. Справи повинні були здаватися до архіву за описом і під розписку.

У колезькому діловодстві виникли нові види документів, а документи приказного діловодства отримали нові назви, що були запозичені на Заході: меморія, промеморія, рапорт, протокол, регламент, інструкція та ін. Суттєві зміни відбуваються у формі документів. Для багатьох з них розробляються „генеральні формуляри" - зразки.

Окрім реквізитів, що виділялися з тексту, з'являється ряд реквізитів, що відображають різні стадії роботи над документом: підписи, відмітки про погодження, реєстраційні номери, відмітка про контроль, відмітка про направлення до справи.

Для діловодства XVIII ст. характерне посилення законодавчої регламентації усіх сторін діяльності канцелярії і закладу в цілому, формування й закріплення загальних адміністративних начал діяльності закладів, і перш за все бюрократичного початку.

IV етап. Міністерське „Виконавче" діловодство. Характерні ознаки : встановлена нова система управління - міністерська. Сперанський Г. С. запропонував створити "Загальну установу міністерств", де була розроблена система ведення діловодства та звітності. В 1802 році були створені перші вісім міністерств: військово-сухопутних сил, закордонних справ, внутрішніх справ, комерції, фінансів, народної освіти, юстиції. Одночасно з міністерствами було створено Комітет міністрів - найвищий адміністративний заклад, що діяв на колегіальних началах і розглядав справи, які виходили за рамки компетенції окремого міністра і потребували спільного погодженого рішення.

Основні документи, що функціонували: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри. У діловодстві міністерств почали застосовувати бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію. Бланки друкувались типографським способом або писалися від руки. До складу реквізитів бланку включаються найменування закладу, найменування структурних підрозділів (департамент, відділ), дата й реєстраційний номер документа. Особливе місце займає заголовок до тексту документа, який розміщується безпосередньо під реквізитами бланка (так само, як і на документах сьогодення). Набуває стійкого виду і реквізит „Адресат", що звався ще у XVIII ст. у колезькому діловодстві, - це позначення посади особи в давальному відмінку. Отримує певну форму засвідчення документа: підписи і візи на документі передбачають найменування назви посади особи, що підписала або скріпила документ, та його особовий підпис.

Справи, що вирішуються, поділяються на три категорії: невідкладні; термінові; поточні.

Документообіг стає складним ієрархічно організованим процесом, довготривалим, оскільки основним інструментом канцелярії були перо та аркуш, а єдиною реєстраційною формою - журнал. За даними автора відомої „Інструкції до наглядного вивчення адміністративного потоку паперів в Росії" (1856 р.) М.Н. Каткова, нараховувалось 54 стадії проходження справи в Губернському правлінні, 34 - в департаменті міністерства, 36 - в Комітеті міністрів. Порядок проходження документів по інстанціям вже почав носити регламентований характер.

Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:

- вступ із вкладенням справи;

- обґрунтування із посиланнями на законодавство;

- закінчення із висновками, пропозиціями.

Уподовж XIX - початку XX ст. з'являється достатньо поширена література з діловодства. Велике значення мали в той період так звані письмовники - збірки зразків документів. Винахід телеграфу сприяв появі нового типу печатних відправлень - телеграм, а винахід телефону - появі телефонограм - письмових документів, переданих по телефону.

V етап. Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства: удосконалюються системи діловодства, обліку, сформовані Центральною системою управління; упроваджуються принципи наукової організації праці у систему діловодства; утворюються системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

Було утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів, що контролювало документаційну частину діловодства установ, розроблено Державну систему документаційного забезпечення управління. Рішення проблем управління документацією в сучасний період пройшло в розвинутих країнах два основних етапи:

1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях.

2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловодства з обробкою інформації на ЕОМ. У США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм ?9.23?.

VI етап. Діловодство на сучасному етапі .Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 затверджено Примірну інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

1. Загальні положення

1.1. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

1.2. Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків. .?27.п.1,2,7,8,9?

Документ визначається як матеріальний носій інформації.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу ?8.7?.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

- спосіб фіксації інформації;

- зміст;

- назва;

- вид;

- складність;

- місце складання;

- термін виконання;

- походження;

- гласність;

- юридична сила;

- стадія виготовлення;

- термін зберігання;

- рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіноплівки, фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

* організаційно-розпорядчі;

* фінансово-розрахункові;

* постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складання та обробку економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

- зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";

- нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають:

- звичайні;

- для службового користування (ДСК);

- таємні;

- конфіденційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на:

- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, які в своєю чергу поділяються на: чинні, не чинні. Документ стає не чинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

- фальшиві (підроблені), у яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

- оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

- копії - документи, у яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

Усі зазначені вище періоди в історії діловодства відіграють важливу роль в становленні й розвитку документації. Під час кожного періоду поступово зростала увага науковців, практичних діячів до роботи діловодних служб і архівних установ, бо документація, її створення і збереження відіграють дуже важливу роль у нашому житті.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА НА ПІДПРИЄМСТВАХ І В ОРГАНІЗАЦІЯХ ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ

2.1 Правила ведення діловодства на підприємствах і в організаціях Державного Підприємства „Луганськвугілля"

Загальні правила ведення діловодства на підприємствах, в організаціях Державного Підприємства „Луганськвугілля" наведено в Інструкції з діловодства від 17 жовтня 1997 р., що є переробленим варіантом з внесенням несуттєвих змін до Інструкції з діловодства у Ворошиловградському об'єднанні з видобутку вугілля 1973 року. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства від моменту отримання або створення документів до передачі їх в архів. Її положення розповсюджуються на всю службову документацію, яка не носить секретного характеру. Порядок ведення діловодства секретних документів і з грифом „для службового користування" визначається спеціальними інструкціями. Наведені в інструкції правила і рекомендації у частині порядку застосування процесів діловодства в організаціях базується на вимогах Основних положень Єдиної державної системи діловодства і державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Загальне керівництво роботою діловодної служби на підприємствах вугільної промисловості, а зокрема на шахті, здійснюється керівником, тобто директором. Директор шахти в межах наданих йому прав зобов'язаний:

- уживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- не допускати вимог від підрозділів, установ та організацій, що належать до сфери управління шахти, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті та в організаціях, що належать до сфери її управління;

- усебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, уживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби шахти та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням, в апараті та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

Відповідальність за організацію і правильне ведення діловодства покладається на відділ з контролю виконання і діловодства або інспекторів, секретарів і діловодів. Якщо за штатним розписом шахти не передбачено посади робітника діловодства, ця відповідальність покладається на спеціально виділену для цього особу. У ВП"Шахта"Лутугинська" ДП "Луганськвугілля" (далі ш. „Лутугинська") за штатним розписом не передбачено такої посади, а керування процесом документообігу на підприємстві покладено на секретаря. Він за своїми службовими обов'язками пов'язаний з підготовкою, оформленням, реєстрацією документів, контролем за їх виконанням.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на шахті, як і на інших підприємствах, є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності. Управлінська діяльність шахти здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, що визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й розпорядження Міністерства палива та енергетики України;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою (шахтою) покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до шахти від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Шахта має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом. Окрім організаційно-розпорядчої документації, на шахті діють і інші види документів: нормативно-правові, довідково-інформаційні, технічні, документи з кадрових питань, особові тощо. Ведення діловодства відбувається на загальних умовах для усіх підприємств, відомств і установ відповідно Інструкції з діловодства від 17 жовтня 1997 року.

2.2 Нормативно-правові документи вугільної промисловості

Вугілля - найважливіша теплоенергетична сировина України - добувається в складних гірничо-геологічних умовах. Нормативно-правова, управлінська документація з питань технології й техніки шахтних стаціонарних установок для монтажу, безпечної експлуатації, експертизи й ремонту гірничошахтного устаткування є одною з найважливіших для вугільної промисловості.

Документація впливає на технічний прогрес у гірничій механіці, удосконалення практики роботи гірничих підприємств підземного й відкритого видобутку вугілля, руди, солі, калію та інших корисних копалин. Проблема удосконалювання нормативної документації і відповідності її потребам підприємств досить складна й значуща.

Якщо провести аналіз чинної на даний час у вугільній промисловості України нормативно-технічної документації, то можна дійти висновку, що значуще місце посідає проектно-кошторисна документація. Для прикладу виділимо з цього числа "Загальносоюзні норми технологічного проектування шахтних підйомних установок" (ГНТП-86 і зміни до них 1987 р.), Відомчі норми технологічного проектування компресорних станцій і повітропровідних мереж. Затверджено МУП СРСР (1986 г), ДСТ, ТУ, паспорти й інструкції з експлуатації устаткування, паспорт шахтного ствола і надшахтного копра, документація з питань маркшейдерської зйомки з усіма наступними змінами. Згадана документація в основному регламентує проектування й будівництво комплексів шахтного підйому, відкачування води, провітрювання, подачі пневматичної енергії до об'єктів. Розроблено ДСТ 2.602-95 на ремонтні документи, що встановлює стадії підготовки, види і комплектність документів, їхній зміст.

У галузі діють "Правила безпеки у вугільних шахтах" (2000 р.) - обов'язковий нормативний документ з безпеки робіт, що має силу закону. "Правила..." вийшли у світ у трьох книгах. Крім згаданої книги, видані другою й третьою книгою "Збірник інструкцій до Правил безпеки у вугільних шахтах". Документ містить нормативні вимоги щодо забезпечення безаварійної роботи підйомних машин, регламентує умови експлуатації основних елементів шахтного підйому та інших комплексів. Усе це сприяє запобіганню великих аварій на стаціонарних установках через знос устаткування. В наш час Департаментом вугільної промисловості проводиться подальша переробка цих документів.

Підлягають перегляду й доповненню також "Інструкція з експлуатації сталевих канатів у шахтних стволах" (розроблена ще в 1989 р. у ВНДІГМ ім. М.М.Федорова) і "Норми безпеки на проектування й експлуатацію канатних провідників" (Макіївський НДІ, 1982 р.). Слід зазначити, що Держгіртехнагляд Росії уже видав перероблену й істотно доповнену "Інструкцію з експлуатації сталевих канатів у шахтних стволах" (КД 03-439-02).

В галузі діє велика кількість експлуатаційної документації по стаціонарному устаткуванню. До цієї категорії документації відносяться: "Книга огляду установки", "Книги приймання й передачі зміни", "Книга огляду канатів і їхньої витрати", Звіт налагоджувальної організації про періодичне налагодження та перевірку, Експертно-технічний огляд ШСУ, Акти різного виду перевірок, Накази, Проекти реконструкції, капітального ремонту шахтного ствола, надшахтного копра, вентиляторних установок і т.п., проекти впровадження робіт, оперативна документація з експлуатації шахтного обладнання. За цією документацією контролюється відповідність експлуатації кріплення шахтного ствола й елементів підйомних установок нормативним вимогам безпеки.

Частина документів регламентує розрахунки раціональних параметрів і конструювання устаткування шахтного підйомного комплексу, вентиляторів, шахтного водовідливу. Велике значення мають нормативно-методичні матеріали для визначення пропускної здатності шахтних стволів, нормативи й рекомендації з конструювання скіпів, розрахунку й вибору кріплення, устаткування, комунікацій та інше. Ряд посібників з ревізії, налагодження й іспиту ШСУ опубліковано в 1978, 1979 і 1982 р. Згідно з цими посібниками проводяться періодичні перевірочні й налагоджувальні роботи на змонтованих або експлуатованих установках.

В останні роки виникла нагальна потреба в експертизі вітчизняних і закордонних розробок, проектів, документації. Особливо великою є потреба в методології обстеження устаткування, зокрема методів оцінки залишкового ресурсу й прогнозування стану устаткування. Актуальною є проблема обстеження й паспортизації споруджень, будівель та інженерних мереж, оцінка технічного стану поверхневих конструкцій шахти.

Зараз основними нормативними документами з регламентації всієї послідовності робіт є:

- Посібники з ТОР шахтних стаціонарних установок (М.: НАДРА,

1983 р.);

- "Інструкція з техніки безпеки при ТОР устаткування вертикальних шахтних стволів" (ВНДІГМ ім. М.М.Федорова, 1976 р.);

- Директивний лист Д-130 про доповнення до цієї інструкції;

"Технічні вимоги на дефектацію і ремонт деталей підвісних пристроїв і парашутів" (КТМ 07.01.010-78).

Необхідні нормативи технічного діагностування приведено в документації:

- "Методи й засоби контролю стану провідників жорсткого армування вертикальних стволів шахт" (ВНДІГМ ім. М.М.Федорова);

- "Підйомні машини. Дефектоскопія корінних валів. Методика" (ВНДІГМ ім. М.М.Федорова, КД12-96);

- "КТМ з технології контролю довжини канавок канатоведучих шківів багатоканатних ПУ";

- "Посібник з контролю і регулювання розподілу навантаження між головними канатами багатоканатних підйомних установок". КТМ 07.01.015--82. (Донецьк: ВНДІГМ ім. М.М.Федорова, 1983 р.).

Науково-технічна й спеціальна література на основі всіх вищезгаданих видів документів, узагальнення виробничого досвіду представлена переважно практичними посібниками фахівців НДІГМ ім. М.М.Федорова, опублікованими у видавництві "Надра". Ці інформаційно-технічні видання призначені для підвищення кваліфікації інженерно-технічних працівників енергомеханічних служб підприємств гірничодобувної промисловості. З моменту випуску цієї спеціальної літератури на підприємствах галузі знайшли застосування комп'ютерні технології, прогресивні технічні рішення щодо заміни устаткування, інструментального контролю, ведення ремонтних робіт, змінилися нормативи безпеки. У зв'язку з цим почато переробку і перевидання зазначених посібників.

Останнім часом НДІГМ ім. М.М.Федорова провів систематизацію і переробку окремих застарілих документів, зокрема міжгалузевого застосування. У цих документах наявні окремі протиріччя, не враховані результати науково-дослідних робіт останніх років. Значна частина нормативної документації була затверджена колишніми Мінвуглепромом України і Мінвуглепромом СРСР, Держбудом СРСР, Міненерго СРСР і Держгіртехнаглядом СРСР, довго не переглядалася. Наказом Департаменту вугільної промисловості Мінпаливенерго України від 25 березня 2002 р. термін чинності нормативної документації, затвердженої раніше, продовжений до 2007 р. включно, поки будуть розроблені нормативні документи України.

"Правила безпеки у вугільних шахтах" надруковано в 2000 р. українською і російською мовами. Великою підмогою інженерному складу шахт і науковій громадськості є публікація в 2001-2002 рр. двотомного унікального "Гірничого енциклопедичного словника" за редакцією професора В.С.Білецького. НДІ гірничої механіки ім. М.М.Федорова в 2000-2002 рр. реалізував видавничий проект -- складання двомовних перекладних словників. Так, складено й видано "Російсько-український гірничотехнічний словник", що містить понад 40 000 термінів з техніки й технології гірничого виробництва, і "Українсько-російський гірничотехнічний словник" (у 2-х томах обсягом 92000 слів). Ці видання сприяють упорядкуванню й удосконаленню галузевої україномовної гірничотехнічної термінології, зокрема на всіх етапах функціонування шахтних стаціонарних установок.

Розглянута документація не у повному складі, але є у наявності на ВП"Шахта"Лутугінська" ДП "Луганськвугілля", вона не зберігається у архіві, а використовується як практичні посібники геологами, маркшейдерами, інженерами, інспекторами з охорони паці. Документація видана переважно російською мовою. У зв'язку з впровадженням української мови як державної виникає проблема якісного ведення і перекладу особливо технічної документації у державних холдингових компаніях, на шахтах, налагоджувальних управліннях, заводах, органах гірничого нагляду та інших підприємствах різних форм власності. Дуже необхідною є гірничотехнічна документація і література українською мовою для студентів вузів, для слухачів навчальних центрів з охорони праці й підвищення кваліфікації.

2.3 Перелік документів міністерства вугільної промисловості, його організацій і підприємств з зазначенням строків зберігання документів

У грудні 1983 року Наказом Міністерства вугільної промисловості №547 було введено в дію з 15 березня 1984 року „Перелік документів міністерства вугільної промисловості, його організацій і підприємств з зазначенням строків зберігання документів". З метою подальшого удосконалення організації документів у діловодстві, забезпечення їх збереження, відбору на державне зберігання і своєчасного знищення на підприємствах і організаціях вугільної промисловості.

Перелік документів діє в галузі і до цього часу, як на території України, так і Росії. Його складено відповідно до Положення про Державний архівний фонд, нормативних документів і методичних посібників з експертизи цінності документів і комплектуванню ними державних і відомчих архівів.

Перелік встановлює строки зберігання усіх категорій документів, що створюються у процесі управлінської діяльності Міністерства палива та енергетики, організацій і підприємств галузі, а також окремих видів технічної документації, створених на стадії організації проектування та підсумкової наукової документації, яка надходить до сфери управління, первинної документації, що виникає у процесі геологічних і маркшейдерських розробок.

Перелік розповсюджується на документи загального й секретного діловодства.

Цей документ може бути використаний також як посібник для складання номенклатур і формування справ у діловодстві, при розробці схем класифікації інформації з управлінської документації. При складанні номенклатури справ слід враховувати, що формулювання статей Переліку не передбачають назву кожної справи окремо, а вказує лише категорії або групи однорідних документів. До номенклатури із статей Переліку слід переносити назви документів з певних питань, вказувати їх строки зберігання і доповнювати іншими елементами заголовку. Наприклад, формулювання ст. 514 Переліку „Листування про створення та освоєння серійного виробництва гірничих машин і обладнання " у номенклатурі може бути записано в таких варіантах:

1. Листування з організаціями і підприємствами про створення і освоєння серійного виробництва нарізних комбайнів і комплексів для нарізних робіт.

2. Листування з організаціями і підприємствами про створення і освоєння серійного виробництва машин для буріння і т. д.

Документи, строк зберігання яких визначено „постійно", підлягає державному зберіганню й передаються до відповідних державних архівів, як правило, у вигляді оригіналів в строки, установлені Положенням про Державний архівний фонд. Для окремих документів встановлено постійне зберігання в організаціях без передавання на державне зберігання, про що в Переліку є відповідні примітки.

Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання, а також знищуються лише у тому випадку, якщо описи документів постійного зберігання за відповідні роки затверджені експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівного органу. За потребою строки тимчасового зберігання документів можуть бути подовженими за рішенням експертних комісій організацій і підприємств.

Перелік побудовано за виробничо-галузевим принципом у поєднанні з функціональним і містить систематичний перелік видів документів, що відображають діяльність Міністерства палива та енергетики, його організацій і підприємств. Перелік складається з розділів, які відповідають основним напрямкам діяльності, більшість розділів діляться на підрозділи з більш вузьких питань. Деякі підрозділи в свою чергу діляться на тематичні групи, що відображають конкретні види діяльності організацій і підприємств галузі.

Статті у середині груп Переліку розміщені за ступенем значущості питань і видів документів за їх логічним зв'язком і послідовністю. У статтях передбачено один або декілька видів документів з певного питання.

У першому розділі переліку подано акти органів державної влади і державного управління:

- закони;

- накази;

- постанови;

- рішення та ін.

Організаційно-розпорядчі і нормативні документи Мінвуглепрому України, його організацій і підприємств:

- протоколи;

- розпорядження;

- штатні розписи;

- положення;

- акти по організацію, реорганізацію та ліквідацію підприємств та ін.), що регулюють загальні питання організації діяльності у галузі.

У перший розділ включено також документи з автоматизації процесів управління:

- договори на виконання обчислювальних робіт;

- журнали обліку замовлень обчислювальних робіт;

- звіти за формами використання обчислювальної техніки (ОТ) та ін.

Документи з планування, фінансування і звітності загального характеру подано у другому, третьому і четвертому розділах.

Документи з планування охоплюють питання з організації, методології, прогнозування, перспективного та поточного планування.

Фінансові питання відображені у планах з фінансування та кредитування за всіма напрямками діяльності (річні, квартальні, місячні), у проектах балансів прибутків і видатків, у прибутково-видаткових відомостях та ордерах .

Документи оперативного, статистичного, бухгалтерського обліку і звітності подано у четвертому розділі, наприклад:

- економічні кон'юнктурні огляди, аналізи організації підприємства;

- статистичні звіти про виконання планів з усіх напрямків діяльності (з питань праці, собівартості, капіталовкладень, валової і товарної продукції);

- звіти про виконання планів капітального будівництва, видобутку вугілля, збагачування, випуску продукції та інших показників діяльності.

Документи з питань виробництва подано у п'ятому розділі, вони висвітлюють:

- загальні питання виробництва;

- питання нової техніки;

- технологію виробництва;

- маркшейдерські роботи;

- геологорозвідувальні роботи;

- проектно-кошторисна документація на проведення геологорозвідувальних робіт;

- тематичні роботи і розвідування родовищ;

- первинна документація геофізичних робіт;

- топографо-геодезичні роботи;

- бурильно-підривні роботи;

- підготовчі і видобувні роботи;

- виробництво, експлуатація та ремонт обладнання;

- інструментальне господарство та запасні частини;

- енергопостачання і паливо та ін.

У розділах 6 - 10 розміщено перелік документів з охорони природи, якості продукції, технічного контролю, науково-дослідної роботи, винахідництва, раціоналізації, патентування, науково-інформаційної діяльності.

Розділ 11 Переліку стосується документації капітального ремонту шахт: проекти, плани і звіти з розвідувальних робіт, будівництва і реконструкції, капітального і поточного ремонту.

У розділі 12 подано документацію, що стосується питань закордонних зв'язків - це науково-технічне та економічне співробітництво, експорт і імпорт з закордонними країнами.

Питання праці висвітлюють документи, що розміщено у розділі 13, це такі питання, як:

- набір і використання робочих кадрів;

- організація і продуктивність праці, трудова дисципліна;

- технічне нормування, тарифікація і оплата праці;

- охорона праці, техніка безпеки, гірничорятувальна справа, аварії, нещасні випадки;

Питання кадрового діловодства висвітлюються у документах розділу 14:

- комплектування та розподілення кадрів;

- облік кадрів, особовий склад;

- атестація і кваліфікація;

- підготовка і перепідготовка кадрів;

- організація підготовки і перепідготовки кадрів;

- підготовка наукових кадрів;

- нагородження і присвоєння почесних звань;

- пенсійне забезпечення.

У розділах 15 - 23 Переліку подані документи, що стосуються питань транспорту, зв'язку, матеріального постачання, соціально-побутові питання. Документи юридичної допомоги і арбітражу, адміністративно-господарчої частини, охорони підприємств, діловодства і архіву, діяльності профспілкових організацій, культурно-масової роботи.

Строки зберігання документів Переліку диференційовано від значущості і масштабів діяльності організацій та підприємств відносно встановлених в системі Мінвуглепрому рівня управління відповідно до Генеральної схеми управління галуззю, а також з урахуванням приблизних списків закладів, організацій і підприємств, документи яких належать і не належать передаванню у державні архіви, затверджених Головархівом України і розділених на п'ять ланок.

До І -ІІІ ланок відносяться організації і підприємства, документи постійного строку зберігання яких підлягають передаванню до державних архівів. Документи міністерських об'єднань і управлінь передаються до Держархіву у складі фонду Мінвуглепрому. Тому для усунення дублетності для річних планів і звітів об'єднань встановлено постійний строк зберігання у Центральному апараті Міністерства палива та енергетики, залишені в об'єднаннях другі екземпляри планів і річних звітів зберігаються тимчасово.

До ІV ланки віднесено організації і підприємства, з числа яких відповідними державними архівами вибірково визначаються конкретні підприємства і організації, документи яких підлягають прийманню на державне зберігання.

До V ланки віднесено організації і підприємства, у яких в основному утворюються документи практичного значення і для них Переліком встановлено тимчасові строки зберігання. Для окремих документів, які представляють науково-історичну цінність, встановлено постійне зберігання у складі фондів вищестоящих організацій, про що у Переліку є відповідні примітки. До п'ятої ланки відноситься і ВП"Шахта"Лутугінська" ДП "Луганськвугілля"