Становлення й розвиток шахтної документації

Обчислення строків зберігання справ і документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершених їх діловодством. Так обчислення строків зберігання документів, завершених діловодством у 2005р., починається з 1 січня 2006року. Відмітка ЕПК (експертно-перевірочна комісія), проставлена у Переліку до строку зберігання деяких документів тимчасового зберігання, попереджує, що частина документів даної категорії може мати науково-історичне значення і у такому випадку повинна бути залишена на постійне зберігання.

При встановлені строків зберігання документів повинні враховуватися усі уточнення і пояснення, подані в примітках до статей Переліку: „після заміни новими", „по закінченню строку дії договору", „при відсутності річних" і т. д. Відмітка „до минування потреби" позначає, що документи мають обмежене практичне значення (правила, інструкції, довідкові видання і т. д.) і можуть бути знищені по закінченню в них практичної потреби.

Для документів з особового складу, яким встановлено стоки зберігання „50р. - в ЕПК" і „75р. - В", обчислення строків зберігання слід проводити з урахуванням віку людини, позначеного у Переліку літерою „В" до моменту закінчення справи. Тривалість зберігання такої справи після завершення його діловодством повинна рівнятися різниці років „75 - В" або „50 - В". Наприклад, особова справа співробітника, якщо вона закінчена діловодством, коли співробітнику було 40 років, повинно зберігатися на потязі 35 років (75 - 40 = 35).

2.4 Організація і проведення експертизи цінності документів

Під експертизою цінності документів розуміється визначення політичного, наукового, історичного і практичного значення документів з метою встановлення строків зберігання і відбору їх для зберігання в архівах.

Для організації і проведення роботи з експертизи цінності документів наказами Мінвуглепрому, організацій і підприємств галузі створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). Центральні експертні комісії (ЦЕК) створюються в Міністерстві палива та енергетики України. До складу ЕК -ЦЕК включаються найбільш кваліфіковані і досвідчені співробітники структурних підрозділів, діловодних служб і архівів, а також представники відповідних архівних установ, якщо документи підприємства, організації передаються на державне зберігання. Експертні комісії у своїй роботі керуються діючими у галузі інструкціями з ведення діловодства, правилами, вказівками Головархіву, Мінвуглепрому і відповідних організацій по організації роботи з документами, положеннями про комісії і даним Переліком. Відбір документів на постійне зберігання і до знищення поводиться щорічно по завершенню діловодного року по всім структурним підрозділам організацій і підприємств. Встановлення наукової і практичної цінності документів в Міністерстві вугільної промисловості, організаціях і підприємствах, віднесених до І - ІІІ ланок переліку, проводиться шляхом переглядання кожної справи. Відбір документів на постійне зберігання і до знищення за заголовками в номенклатурах справ, описах або на обкладинках без перевірки конкретних документів, що містяться в справах, не допускається. Обов'язково перевіряється відповідність заголовків справ до складу і змісту документів, що в них знаходяться, назви справ порівнюються з назвами в номенклатурі справ (опису) і з формулюванням статей за Переліком. Особливо уважно повинні бути переглянуті документи, для яких Переліком встановлено тимчасові строки зберігання з відміткою ЕПК. Експертиза їх цінності поводиться спільно зі співробітником відомчого архіву. Якщо у справі містяться документи різноманітного значення, то строки зберігання встановлюються за документами, для яких Переліком встановлено найбільший строк. При відборі документів на зберігання або до знищення і при складанні номенклатури справ необхідно враховувати, що забороняється знижувати строки зберігання, встановлені даним Переліком, а також знімати відмітку ЕПК, що стоїть при строках зберігання. Строки тимчасового зберігання документів можна підвищувати, але не до „постійно", а відмітку ЕПК можуть знімати тільки організації, віднесені до IV ланки, але не внесені до списків , що здають документальні матеріали до державних архівів, зберігають документи, строк зберігання яких Переліком визначено „постійно" або 10 років.

Порядок оформлення результатів відбору на зберігання і знищення

Справи, відібрані в результаті експертизи цінності на постійне і тривале (більш ніж 10 років) зберігання, оформлюються і описуються відповідно з вимогами діючих у галузі інструкцій з ведення діловодства. На відібрані справи постійного і тривалого зберігання складаються річні розділи описів. Річні розділи описів на справи постійного зберігання призначені для подальшого передавання до Державного архіву, підлягають затвердженню ЕПК архівної установи не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві (наприклад, річний розділ опису на справи, що утворено упродовж 2000 року, представляються до розглядання ЕПК не пізніше 2003 року).

В організаціях і підприємствах, у діяльності яких утворюється не більше 20 справ постійного зберігання на рік, можуть складатися розділи опису, що вміщують справи за 2-3 роки. Описи на справи, що підлягають передаванню на державне зберігання, складаються у чотирьох екземплярах, два з яких направляються на затвердження ЕПК відповідно архівної установи. Усі описи, у тому числі й на документи з особового складу довготривалого зберігання, підписуються представником експертної комісії організації (підприємства). Документи з особового складу, що мають строк зберігання „постійно", за згодою з архівними установами, можуть включатися до описів справ постійного зберігання, а документи з особового складу довготривалого зберігання, у тому числі з відміткою ЕПК, включаються до окремих описів, які складаються у двох екземплярах і одночасно з описами справ постійного зберігання за відповідний період подаються на погодження ЕПК архівної установи. Після затвердження описів справ постійного зберігання архівними установами підприємствам і організаціям надається право на знищення документів по закінченню строків зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам. Знищення документів, які не підлягають зберіганню, оформлюється актами, що підписуються головою і членами експертної комісії і затверджуються керівниками структурних підрозділів Міністерства, керівниками організацій і підприємств, тобто директорами шахт.

Організації і підприємства V ланки Переліку, в діяльності яких не утворюються документи постійного зберігання, знищують свої документи зі строками зберігання, що минули за актами. Такі акти затверджуються керівництвом цих організацій без погодження з архівними установами. Описи на документи довготривалого зберігання, у тому числі і з особового складу цих організацій, затверджуються їх керівниками. Затверджені до знищення документи передаються організаціям, що відають заготовкою вторинної сировини, для переробки на фабриках з виготовлення паперу. Використання цих документів для господарських потреб і їх спалювання забороняється. Знищення документів без належного оформлення і затвердження, а також порушення встановлених Переліком строків зберігання є протизаконними і особи, що винні у цьому, а також у псуванні, недбалому зберіганні документів, відповідно до Положення про Державний архівний фонд, мають бути притягнуті до відповідальності у встановленому законом порядку ?24?.

РОЗДІЛ 3. МАТЕРІАЛИ АРХІВУ ВП"ШАХТА „ЛУТУГИНСЬКА"

Історія архіву Відособленого Підрозділу"Шахта „Лутугинська" Державного підприємства „Луганськвугілля" бере початок з 1964 р. - року заснування шахти. За весь час існування підприємство неодноразово було перейменовано, що пов'язано з об'єднанням і розділенням декількох невеличких шахт м. Лутугине, с. Челюскінців, с. шахти Леніна, тому у архіві місяться документи декількох шахт.

Державна кам'яновугільна шахта імені Леніна тресту „Ленінвугілля" перейменована в шахту „Лутугинська-Північна" з 01.01.1965 року (Наказ треста №2 от 04.01.1965 року).

З 01.10.1972 року шахту „Лутугинська-Північна" перейменовано в шахту „Лутугинська" (Наказ № 175 від 05.08.1972 року МВП УРСР).

Шахта „Лутугинська" перейменована в Ордена Трудового Червоного знамені Шахтоуправління ім. В.І. Леніна (Наказ № 214 від 12.11.1973 року МВП УРСР).

У зв'язку із розділенням Шахтоуправління ім. В.І. Леніна на дві шахти іменувати Шахта ім. В.І. Леніна з 01.01.1982 року (Наказ №287 від 14.12.1981 року).

Шахту ім. В.І. Леніна у 1992 році перейменовано в Шахту „Лутугинська" відповідно рішення Ради трудового колективу від 1992 року.

Шахта „Лутугинська" в 1996 році перейменована в Державне Відкрите Акціонерне Товариство „Шахта"Лутугинська" Дочірнє підприємство Державної Холдінгової Компанії „Луганськвугілля". Підстава: Статут підприємства від 26.12.1996 року.

ДВАТ „Шахта „Лутугинська" перейменована у Відособлений Підрозділ „Шахта"Лутугинська" Державного підприємства „Луганськвугілля". Підстава: Наказ № 82 п. 4 від 13.03.2003 року Мінтопенерго з 02.02.2004 року.

Фонд архіву „Шахта"Лутугинська" містить такі документи:

І. Документи постійного зберігання:

- Накази по шахті (1956- 2005 рр.);

- Накази по відділу кадрів (1974-2005 рр.);

- Акти про нещасні випадки на виробництві (1948-2005 рр.);

- Акти невиробничого травматизму ( 1975-2005 рр.);

ІІ. Документи тривалого зберігання (75 років):

- Особові картки (1951-2005 рр.);

- Табелі спусків до шахти ( 1974-2006 рр.);

- Розрахункові відомості (1948-2006 рр.);

- Особові рахунки (1973- 2006 рр.);

ІІІ. Документи тимчасового зберігання (3-5 років):

- Рапорти на оплату праці (2000-2005 рр.);

- Наряд-путівки (2000-2005 рр.);

- Книги нарядів(2000-2005 рр.);

- Штатний розпис (2000-2005 рр.);

- Лікарняні довідки (1998- 2005 рр.);

- Пенсійні довідки (1997-2005 рр.);

- Регресні виплати (1994-2005 рр.);

- Комунальні послуги (1999-2005 рр.);

- Розрахунки: банк, банкомат (2001-2005 рр.);

- Бухгалтерія: Додатки ж/з 6, ж/з7, ж/з12 (ж/з - журнал/звітів), (1995- 2005рр.);

- Доплати, 1ДФ (2000-2005 рр.);

- Юстиція. Штрафи. (2000-2005рр.);

- Звіти складу з використання підривних матеріалів (2004-2006 рр.

У 1999 році до архіву шахти „Лутугинська" було передано документи ліквідованого підприємства шахти „Ленінка" с. Оріхівка, де підземні роботи було зупинено 19 лютого 1998 року. Документи передано на постійне зберігання з правом надання довідок (Наказ № 95К від 19.05.2000 р. ДП „Луганськвугілля").

Фонд шахти „Ленінка" містить документи такого складу:

- Накази по шахті і по відділу кадрів з 1968 року, до цього року накази не видавалися. Прийом і звільнення робітників вівся згідно записок про прийом і особистих заяв, що мали силу наказу (1968-1998 рр.);

- Особові картки працівників, що зшиті у справи за роком звільнення (1965-1998 рр.);

- Розрахункові відомості (1960-1971 рр.);

- Особові рахунки - вони зшиті у справи за роками звільнення працівників і за порядком табельних номерів (1965-1998 рр.);

- Табелі спусків до шахти за період з січня 1981 по лютий 1998 року.

Документи, що містяться в архіві ВП „Шахта „Лутугинська", майже всі складено російською мовою, але це не впливає на вагомість фактів, що зафіксовані в них і представляють собою цікавий матеріал для дослідження.

3.1 Аналіз і характеристика документації за період 1920-1930 років

У 1920-1930-х рр. відбувалося досить багато подій, пов'язаних з діловодством, і для створення цілісної картини історії його організації в Україні є необхідність доповнення наявних праць результатами відповідних документознавчих досліджень.

Слід зауважити, що у 1920-ті роки в Україні діловодству приділяли значну увагу. Про це, зокрема, свідчить досить інтенсивне видання посібників з діловодства . Наприклад:

- Євтихєєв А. Ф. Десятинна система в адміністративному діловодстві. - Х., 1921;

- Бузинний О. Практичний підручник діловодства українською мовою. - Х.; К., 1924;

-Мейльман В. Організована канцелярія: Практичний посібник. - К., 1924;

- Славуцький Г. І., Войтицький С. І. Карткова система діловодства для центральних і губернських закладів. - Х., 1924;

-Підручник діловодства райвиконкомів та сільських рад, - Х., 1926 тощо.

Вирішення проблем організації діловодства у цей період пов'язувалося з удосконаленням управління народним господарством на засадах упровадження методів наукової організації праці. У загальносоюзному масштабі дослідження у цьому напрямі здійснювалися Інститутом техніки управління (ІТУ), діяльність якого досить широко висвітлена як у наукових публікаціях, так і навчальних виданнях ?13.176?.

У цей час підкреслюється ефективність безреєстраційної системи діловодства, яка має зняти зайві, бюрократичні затримки в роботі й прискорити документообіг, розглядається схема діловодних процесів за такої системи. Разом з тим, з метою контролю за виконанням листів застосовувалися так звані "меморіальні індекси". Значну увагу приділено правилам створення "паперів", зокрема листів, їхньому виготовленню друкаркою та надсиланню. Досить детально розкривається сукупність методів контролю та перевірки стану діловодства, більше уваги акцентується на питаннях оформлення документів, фіксування окремих реквізитів, необхідності розмітки площі документа для цього.

У період 1920-1930 років досить детально розглядаються питання роботи кадрової служби установ, зокрема оформлення особистої картки, номенклатурного списку, документів з обліку кадрів. У цей час знову постає питання раціонального розподілу кадрів в установі.

Взагалі, робота з уніфікації та стандартизації документації мала стати одним з провідних напрямів діяльності інституту, що було зафіксовано у Положенні про цю установу (зокрема, планувалося вивчення стандартизації, типізації документів; розробка єдиних правил діловодства, облікових форм; установлення стандартної системи собівартості; вироблення шифрів тощо.

У плановій документації інституту за 1933-1934 роки проблематика діловодства посідає незначне місце порівняно з генеральними напрямами досліджень (зокрема, це розроблення теорії і практики раціоналізації, основ методології організації й раціоналізації управління виробництвом, узагальнення досвіду та удосконалення організації апарату управління в облвиконкомах, райрадах, сільрадах, на заводах, шахтах, машинно-тракторних станціях тощо) ?16.215?.

На жаль, документи 1920-1930 років місцевих шахт майже не збереглися, під час другої світової війни архіви було знищено, залишилися тільки деякі документи, що знаходяться на збереженні у архіві „Шахта „Лутугинська". Ці документи представляють собою особові картки працівників шахти № 9, розрахункові відомості за 1938, 1940 роки шахти № 25. Збереглися до цього часу декілька актів пор нещасні випадки на виробництві, але встановити до якої шахти вони належать, не вдалося.

Особові картки представляють собою окремі аркуші паперу розміром 130-140 мм на 20-22 мм, зшиті між собою в алфавітному порядку за прізвищем працівників. На них чорнилом (на деяких олівцем) занесено такі дані:

- Назва шахти;

- Назва документу;

-Прізвище, ім'я, по батькові;

- Дата народження;

- Дата прийняття на роботу;

- Табельний номер;

- Ким і де працює;

На другому боці аркуша на деяких картках позначаються відмітки про переводи на інші ділянки або шахти і вказується дата переводу. У лівому нижньому куті пишеться дата звільнення працівника.

Розрахункові відомості - це розлініяний олівцем журнал, що має форму альбому. Один такий журнал являє собою відомість нарахування заробітної платні працівникам за один місяць якоїсь певної ділянки або шахти, у даному випадку - це відомості шахти № 25. У журналі зазначаються такі дані:

Таб №	П.І.П.	професія	Оклад	Нараховано	Утримано	Премія	Відпустка	Усього

Акти про нещасні випадки того часу представляють собою дуже просту форму документа, що засвідчує нещасний випадок на виробництві. Дані, що мають вагомість, як на той час, зафіксовано від руки на звичайному аркуші паперу [Додаток №1].

Проаналізувавши невелику кількість документів 20-30 років можна зробити висновок, що розробки й дослідження в галузі діловодства, інтенсивне видання посібників і підручників - це все робота у загальному плані на рівні країни. Серед проаналізованих документів не було виявлено безпосередньо результатів досліджень і роботи інституту, наукових звітів чи матеріалів обстежень, пов'язаних з організацією діловодства.

3.2 Аналіз і характеристика документації за період 1950-1960 років

Виокремлення періоду 1950-1960-х рр. в історії вітчизняного діловодства вмотивовується змінами, пов'язаними з проведенням низки реформ в економіці в цілому й, зокрема, Української РСР, які відповідно вплинули на організацію діловодства як важливої складової управлінських процесів. Найбільш характерною ознакою початку зазначеного періоду є посилення у 1950-х рр. відповідальності архівних установ у межах свого профілю за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення діяльності цієї галузі. 7 лютого 1956 р. Рада Міністрів СРСР прийняла постанову "Про заходи по упорядкуванню і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств", у якій відзначено невпорядкованість і слабке використання документів у державних і відомчих архівах, недостатню увагу керівників міністерств і відомств до підпорядкованих їм архівів тощо.

За два роки відбулися певні зміни:

* у практику обстежень відомчих архівів були впроваджені комплексні перевірки;

* міністерствам і відомствам надавалась допомога у складанні номенклатур справ;

* архівні відділи управлінь Міністерства внутрішніх справ областей почали розробляти номенклатури справ для сільрад, колгоспів, підприємств вугільної, харчової та інших промисловостей тощо.

Зрушення, що відбувалися в архівному будівництві у другій половині 50-х рр. в процесі виконання урядової постанови, вимагали внесення відповідних змін у чинне на той час "Положення про Державний архівний фонд СРСР", схвалене ще у березні 1941 р. У зв'язку з цим Рада Міністрів СРСР 13 серпня 1958 р. прийняла постанову про затвердження нового "Положення про Державний архівний фонд СРСР". Порівняно з попереднім це положення окреслювало науково-дослідні завдання, що покладалися на центральні державні архіви. Крім того, за новим положенням було встановлено більш подовжені строки зберігання документів у відомчих архівах. Так, строк зберігання документів в органах державної влади і управління в установах і організаціях встановлювався п'ятнадцять років замість десяти ?19.271?.

Підвищення ролі архівів у державному і науковому житті країни, зміни у характері та напрямах архівної справи зумовили передачу у 1960 р. Головного архівного управління із системи Міністерства внутрішніх справ СРСР у безпосереднє підпорядкування Раді Міністрів СРСР. Аналогічні зміни сталися й в Українській РСР. У червні 1960 р. відбулася передача архівних установ республіки з системи МВС УРСР у відання Архівного управління при Раді Міністрів УРСР. Новим "Положенням про Архівне управління при Раді Міністрів УРСР", затвердженим у вересні 1961 р., на нього, зокрема, покладалося вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду вітчизняних і зарубіжних установ у галузі архівної справи, археографії та організації документальної частини поточного діловодства. Від того часу в установах все більше уваги стало приділятися організації поточного діловодства, формуванню справ за номенклатурами, розробленими і погодженими з архівними установами. Останні, у свою чергу, почали систематично проводити наради й семінари для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. Посилилася практична й методична допомога міністерствам, відомствам, установам і організаціям в упорядкуванні документів. У багатьох відомчих архівах поліпшилися умови зберігання документів, своєчасно стало проводитися їх упорядкування та передача на державне зберігання.

Відповідно до затверджених урядом положень про Державний архівний фонд і Головне архівне управління при Раді Міністрів, у яких, зокрема, право контролю за організацією документальної частини діловодства вперше надавалося саме Головархіву СРСР, останній у 1963 р. переробив "Правила роботи архівів установ, організацій і підприємств" (1956 р.), з урахуванням вимог, необхідних для покращення роботи з документами у поточному діловодстві установ країни. У зв'язку з цим нові правила отримали назву "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР" . В Основних правилах було подано визначення документальної частини діловодства як організації роботи установи з документами з моменту їх створення чи надходження до передачі в архів. На відміну від Правил 1956 р., у них було уніфіковано вимоги до заголовків справ у номенклатурах і описах документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання; по-новому викладався порядок проведення експертизи цінності документів та забезпечення їх збереженості; рекомендувалося проводити одноразову реєстрацію вхідних і вихідних документів переважно із застосуванням контрольно-облікових карток, які у подальшому мали передаватися до архіву установи разом з документами й використовуватися як тематичні картки для поповнення каталогів державних архівів. Основні правила були розраховані на роботу з документацією міністерств і відомств та інших провідних підприємств, установ і організацій союзного, республіканського і обласного значення. Організація документальної частини діловодства і робота архівів визначалася інструкціями, розробленими на основі даних Основних правил архівними органами. У цілому Основні правила мали рекомендаційний характер.

У діяльності Архівного управління при Раді Міністрів УРСР в 1963-1964 рр. важливе місце посіла організація виконання постанови Ради Міністрів СРСР "Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР" від 25 липня 1963 р. № 829 та аналогічної постанови Ради Міністрів УРСР від 27 вересня 1963 р. № 1107, відповідно до якої на архівні установи, крім вирішення проблем архівної справи, покладалося й завдання з організації підвищення кваліфікації працівників служб діловодства міністерств, відомств, установ та організацій.

На виконання зазначеної постанови Архівне управління при Раді Міністрів УРСР та Київський державний університет ім. Т. Г. Шевченка (КДУ) у 1964 р. організували при кафедрі архівознавства університету постійно діючі тримісячні курси підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства міністерств, відомств, установ та організацій. Метою курсів була підготовка кваліфікованих працівників діловодства відповідно до нових завдань з удосконалення роботи управлінського апарату, раціоналізації діловодства, впровадження новітніх на той час засобів механізації діловодних процесів й тиражування документів; ознайомлення слухачів із зразковою організацією роботи канцелярій та основними напрямами створення єдиної державної системи діловодства ?22.12?.

Для наведення прикладу впровадження у систему діловодства засобів механізації, вдосконалення роботи діловодних служб, зокрема шахтного діловодства можна проаналізувати такі документи:

- акти по нещасні випадки;

- особові картки;

- накази з основної діяльності.

З масиву документів, що зберігаються у архіві „Шахта „Лутугинська" за період 1950-1960 років, для аналізу було обрано документи, які в більшою мірою характерні для діловодства цієї промисловості.

Акти про нещасні випадки на виробництві - одні з найважливіших документів для гірничо-видобувної промисловості, якщо брати для прикладу форму такого акту 30-х років [Додаток 1] і 50-х [Додатки 2, 3?, то різниця між оформленням документів дуже велика. З розвитком і удосконаленням роботи з охорони праці в даній галузі, появою правил та інструкцій проведення підземних робіт, змінюються і критерії, за якими оцінюються ступіні і важкість нещасних випадків на виробництві. У актах 1950 року з'являються нові дані, які відіграють вагому роль при наданні пільг постраждалому, при залученні до відповідальності винних у нещасному випадку та інше. Наприклад, у акті про нещасний випадок на виробництві 1950 року [Додаток 2? з'являються незмінні реквізити: назва документа, заголовок до тексту, де вказується дата документа, текст і реквізит підпис. Документи надруковано на друкарській машинці, майже всі на стандартному аркуші формату А4. У тексті документа вказуються такі відомості: назва, адреса підприємства, галузь народного господарства; прізвище, ім'я, по батькові потерпілого, вік, стать, де працює, стаж роботи, яка саме робота виконувалася на момент нещасного випадку; указується час, дата і місце нещасного випадку, детальний опис обставин, при яких він трапився; зазначається, чи походив постраждалий навчання безпечним методам роботи і які заходи поведені для усунення причин нещасного випадку. Реквізит підпис розміщується нижче тексту: начальник ділянки, головний інженер підприємства та голова профкому або голова шахткому.

У 1956 році з'являються акти, складені на бланку, що надруковано типографським способом. Такі бланки мають назву - Додаток № 2 - форма Н-1. Реквізити залишаються такими ж, незмінні дані надруковано, а змінні заносяться під час складання акту, прикладом може служити [Додаток 3?.

Особові картки. У 1950 році з'являється типова форма бланку особової картки надрукована типографським способом, для прикладу візьмемо картку тресту „Лутугинвугілля" Шахтоуправління № 23 [Додаток 8?. Така картка має форму звичайного аркуша розміром 210Ч155 мм, де дані розміщено з обох сторін. З однієї сторони розміщено такі відомості:

- цех, прізвище, ім'я, по батькові, рік і місце народження, посада, дата прийняття;

- освіта, національність, партійність, соціальний стан;

- професія і спеціальність, стаж роботи;

- обов'язковими є пункти картки № 13 і 14, де зазначається, чи має робітник судимість і чи позбавлений виборчих прав;

- вказується сімейний стан, перебування за кордоном, останнє місце роботи до окупації, ким і де працював під час окупації.

З іншої сторони картки розміщуються відомості:

- про нагороди і заохочення, переводи по службі;

- військово-облікові дані (детальний опис відомостей про військовий облік, що було немаловажним у післявоєнний час);

- паспортні дані, домашня адреса;

- підписи: особовий підпис робітника і підпис завідуючого особовим столом.

У 1957 році з'являється серед архівних документів нова форма бланку особової картки, цей бланк має більш удосконалену форму, застосовується табличний спосіб розміщення даних, що надає картці зручності при пошуку необхідної інформації. Основні пункти залишаються незмінними, але деякі доповнення і зміни все ж таки є. Для порівняння візьмемо Додаток 8 і Додаток 9.

В особовій картці 1957 року з'являються нові реквізити: при заповненні вказується обов'язково табельний номер робітника, бо в цей час налагоджується табельний облік на підприємствах і в організаціях. Табельні номери стають невід'ємним елементом у роботі з масивами інформації і головним посиланням у роботі кадрової служби. Особовим карткам присвоюються порядкові номери. Назва підприємства або організації вписується у потрібну графу від руки, а не надруковано типографським способом, це свідчить про те, що така форма особової картки є загальною і використовується вже не тільки на підприємствах вугільної промисловості, а і в інших галузях.

На лицьовій стороні картки відомості розміщуються у дві колонки, де зазначається:

- прізвище, ім'я, по батькові, рік і місце народження, національність, партійність, чи є робітник членом профспілки;

- яку має освіту (тут вже конкретно вказується, яку освіту має працівник, чи має спеціальну, політичну освіту), чи володіє іноземними мовами;

- яку має професію і спеціальність, стаж роботи;

- указуються паспортні дані, відомості про військовий облік (у картці нової форми військово-облікові дані вже менш детальні ніж у попередній).

З другого боку особової картки розміщено дві таблиці: в одній зазначається відомості про призначення і переміщення, а також нагороди і заохочення, а друга - містить відомості про відпустки і виробничі навчання. Нижче таблиць зазначається домашня адреса, домашній телефон працівника, дата заповнення картки. Зазначається також дата і причина звільнення, особовий підпис і підпис того, хто заповнював особову картку. Така форма особової картки є майже незмінною і до цього часу.

Накази з основної діяльності. Діловодство 1950-1960 років поступово йшло до створення єдиної державної системи, тому у цей час оформлення документів, розміщення у них реквізитів набувають сталої форми.

Такі документи, як накази - це основні організаційно-розпорядчі документи, мають ідентичну форму у всіх галузях діяльності, тільки зміст тексту для певної сфери є індивідуальним.

Для прикладу візьмемо Додаток 11 і Додаток 12.

Додаток 11 - це наказ з основної діяльності шахти 1959 року, він містить усі важливі реквізити:

- назва виду документа;

- назва організації, відомства;

- дата складання документа, вона має своєрідний вид: розміщується у верхньому лівому куті, складається зі слова „від", далі пишеться число, через скісну риску римськими цифрами місяць і через дефіс зазначається рік;

- номер документа пишеться по середині;

- текст, що складається з констатуючої та розпорядчої частини;

- підпис, цей реквізит теж має свою відмінність: нижче тексту у лівому куті розміщується назва посади, у правому - у скісних рисках зазначається прізвище, ім'я, по батькові, рядком нижче по середині пишеться слово „Вірно:" і ставиться підпис.

Додаток 12 теж представляє собою наказ з основної діяльності шахти 1967 року, реквізити залишаються практично незмінними, дещо змінилося у реквізиті дата документа: у лапках зазначається число, прописом пишеться назва місяця і повністю зазначається рік складання наказу. Якщо наказ містить декілька різнопланових питань, тоді текст складається з параграфів, реквізит підпис має звичайний і в наш час вигляд: посада, підпис, розшифрування підпису.

Проаналізувавши документацію шахти „Лутугинська" даного періоду, можна відзначити впорядкованість і посилене використання документів; у архівах, в установах все більше уваги стало приділятися організації поточного діловодства, відповідно основним напрямам, що вели до створення єдиної державної системи, формуванню справ за номенклатурами, розробленими і погодженими з архівними установами. Розглянувши шахтні документи, виявлено результати роботи кваліфікованих працівників діловодства відповідно до нових завдань з удосконалення діловодних процесів, впровадження новітніх на той час засобів механізації й тиражування документів.

3.3 Аналіз і характеристика документації за період 1970-1980 років

Характерною рисою періоду 1970-1980 років було створення нормативної та науково-методичної бази для організації й удосконалення діловодства як на загальному рівні, так і безпосередньо в Україні, насамперед необхідно відзначити Єдину державну систему діловодства (ЄДСД), яка розроблялася у 1966-1973 рр., була схвалена постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР по науці і техніці від 4 вересня 1973 р. та рекомендована міністерствам і відомствам для використання у практичній діяльності для раціональної організації діловодства. Створенню ЄДСД передувало всебічне вивчення систем діловодства у різних ланках державного апарату з метою визначення загальних закономірностей у роботі з управлінською документацією, а також виявлення можливостей, меж та масштабів системного упорядкування однотипних діловодних операцій. Основні положення ЄДСД являли собою науково-впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації діловодства. Тематичні розділи ЄДСД охопили технологічні питання організації діловодних процесів, питання функцій і структури діловодних служб, економіки та організації праці діловодного апарату, механізації діловодства тощо. Положення ЄДСД доповнювалися Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації й закріплювалися відповідними ГОСТами. Так, під час складання та оформлення документів за ЄДСД необхідно було дотримуватися положень ГОСТ 6.38-72 „Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення і рекомендацій" Форми документів і місця розміщення реквізитів, як зазначалося в ЄДСД, повинні були відповідати вимогам ГОСТ 6.39-72 "Система організаційно-розпорядчої документації, розроблено формуляр-зразок, на основі якого установи мали розробляти бланки документів.

З виданням ЄДСД в Україні розгорнулася широка й активна організаторська робота щодо її впровадження у практику роботи міністерств і відомств. Правовою підставою впровадження ЄДСД на території України став відповідний нормативний акт про впровадження державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, прийнятий у 1975 р., та постанова Ради Міністрів УРСР "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад" від 31 липня 1975 р. № 362.

У науково-методичній роботі архівних установ важлива роль належала "Науково-інформаційному бюлетеню Архівного управління УРСР", що 1975 р. дістав назву "Архіви України". Прагнучи допомогти архівістам у розробленні нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, редакція бюлетеня організувала публікацію статей і повідомлень, у яких викладалася методика діловодних процесів, узагальнювався нагромаджений досвід здійснення контролю за станом діловодства з боку архівних установ республіки. З огляду на недостатність і недосконалість нормативної і методичної літератури з питань відбору документів на державне зберігання та організації загального діловодства, у бюлетені були опубліковані типові та примірні номенклатури справ для облвиконкомів і райвиконкомів, однорідних установ сільського і комунального господарства, підприємств вугільної промисловості, споживчої кооперації, науково-дослідних і проектних інститутів тощо, розроблені архівними установами. Кращому поданню і засвоєнню інформації з організації діловодства на сторінках "Архівів України" сприяла концентрація публікацій у спеціальній рубриці "Діловодство", яке було започатковано 1971 р. З виданням основних положень ЄДСД на сторінках "Архівів України" було опубліковано 16 матеріалів, що інформували читачів про порядок впровадження ЄДСД у практику установ республіки і роз'яснювали її окремі положення ?1.43?.

У 1980-і рр. на сторінках бюлетеня було опубліковано низку важливих статей, присвячених питанням підвищення рівня організаційно-методичного керівництва і контролю за організацією діловодства в установах з боку архівних установ, питанням розробки примірних і типових номенклатур справ тощо. Також в цей період на сторінках бюлетеня активно обговорювалися проблеми впровадження Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Цим питанням упродовж 1981-1985 рр. було присвячено 8 публікацій.

Друга половина 1980-х рр. позначилася значним зменшенням кількості публікацій у рубриці "Діловодство" бюлетеня "Архіви України". Так, у 1986-1987 рр. не було опубліковано жодної статті, присвяченої питанням діловодства, а за період 1988-1989 рр. опубліковано лише три матеріали. Це, передусім, було пов'язано з певною стабілізацією у вирішенні проблем організації діловодства.

Щодо видань навчальної і довідкової літератури з організації діловодства та секретарської справи, то з другої половини 1970-х до початку 1990-х рр. відбувалося значне зростання її кількості. Особливо слід відзначити довідковий посібник "Діловодство", підготовлений А. Б. Фельзером і М. О. Міссерманом, уперше виданий у Києві в 1977 р. та двічі перевиданий у 1987 й 1988 рр. У цьому посібнику були подані відомості про системи документації, структуру та організацію діловодного процесу, техніку діловодних операцій, організацію роботи працівників діловодних служб, описані технічні засоби, що використовуються у процесі створення й обробки документів. Зважаючи на те, що методична, функціональна, організаційно-структурна та технологічна спільність діловодних процесів, які здійснювалися в різних установах у 1970-1980 роки, дозволяла формулювати єдині вимоги до створення документів і організації діловодства, рекомендації, що містилися у посібнику, могли бути використані практично в кожній установі і на кожному підприємстві, відповідно і на підприємствах вугільної промисловості.

У цей період документи набувають сталої форми, утверджуються основні реквізити відповідно до ЄДСД. Якщо взяти наприклад акти про нещасний випадок на виробництві за період 1970-1980 років, то Додаток 4 і Додаток 5 послужать прикладом впровадження норм Єдиної державної системи документації.

Додаток 4 представляє собою форму Н-1акту про нещасний випадок, пов'язаний з виробництвом, надруковану типографським способом. Цей документ є доповненим варіантом акту 1956 року, тут з'являються нові пункти:

- відмітка про виконання заходів, з усунення причин, що визвали нещасний випадок;

- у таблиці розміщено дані, що вказують на наслідки нещасного випадку, відомості за лікарняним листом.

У додатку 5 вже спостерігається становлення й утвердження реквізитів акту, у документі 1972 року з'являється гриф затвердження, усі пункти тексту залишаються майже незмінними, тільки детальніше описується стаж роботи постраждалого і зазначається, чи своєчасно, відповідно до інструкції він проходив інструктаж, навчання з техніки безпеки. Додається пункт про матеріальні наслідки нещасного випадку. З цього часу не виявлено у таких документах, як акти про нещасний випадок, суттєвих змін.

Стосовно особових карток можна теж визначити, що документи цього періоду є прикладом удосконалення діловодства, у цьому випадку теж наявне утвердження основних реквізитів документа і саме з 1987 року форма бланку особової картки набуває постійного вигляду, що збереглася і по наш час. Такі висновки можна зробити, проаналізувавши Додаток 10, це типова форма № Т-2, у якій виділяється два розділи:

- перший містить загальні відомості, де детальніше описується освіта працівника, вказується найменування учбових закладів, спеціальність, найменування диплому, посвідчення. Детальніше вказується сімейний стан працівника.

- другий розділ складається з відомостей по військовий облік, у таблиці розміщено дані про переміщення і відпустки.

Особова картка має таку форму, що вона склеюється у вигляді конверта, де містяться різноманітні документи працівника: особисті заяви, записка про приймання на роботу (обхідний лист), трудова книжка та інше.

Реквізити такого документу, як наказ зберігаються практично у такому вигляді, як наведено у документах 1959 і 1967 років. Дещо змінюється назва міністерства і відомства, про що свідчить документ 1973 року [Додаток 13?. А у 1982 році з'являється фірмовий бланк наказу, де постійними реквізитами є назва міністерства і відомства, назва підприємства, назва документа, відведено місце для внесення дати і номеру наказу, вказано місце складання документа.

Усі змінні відомості вносилися до документа від руки, а частіше за допомогою друкувальної машинки.

Таким чином, період 1970-1980-х рр. - це десятиліття впровадження таких нормативних і науково-методичних видань, як Єдина державна система діловодства, Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, стандарти, що встановлювали вимоги до оформлювання організаційно-розпорядчих документів, а також формування власної нормативної та науково-методичної бази, зокрема, розроблення у 1975 році "Примірної інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих", складання типових та примірних номенклатур справ, запровадження науково-популярних публікацій з питань організації й удосконалення діловодства в Україні на сторінках "Архівів України", видання вітчизняної навчальної та довідкової літератури з діловодства.

Упровадженню в систему діловодства нормативної та науково-методичної бази, що практично забезпечувала організацію діловодства в органах державної влади та державного управління, установах та організаціях, насамперед на підприємствах вугільної промисловості, підвищенню рівня організації діловодства в Україні, передусім, сприяли наукові дослідження, робота архівних установ, поширення досвіду практики діловодних служб.

3.4 Аналіз і характеристика документації на сучасному етапі

На сучасному етапі діловодство у установах, організаціях і підприємствах ведеться згідно Примірної інструкції з діловодства, що затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванню комп'ютерних систем обробки та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Згідно примірної інструкції з діловодства для складання службових документів повинен використовуватись папір форматів А3 (297Ч420 мм), А4 (210 Ч 297 мм) та А5 (148 Ч 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції. Установлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38 - 90):

- для службових листів;

- загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Архів Відособленого Підрозділу „Шахта „Лутугинська" Державного Підприємства „Луганськвугілля" містить велику кількість документації за період 1990 років до сьогодення. Розглянувши деякі види таких документів, можна зробити висновок, що діловодство на підприємстві ведеться згідно Примірної інструкції з діловодства. Уся документація оформлена належним чином, але переважно російською мовою. Виготовляється за допомогою сучасної комп'ютерної техніки, широке застосування мають різноманітні форми бланків документів, що використовувалися ще у діловодстві кінця 80-х років. Наприклад, незмінною залишилася форма бланку особової картки 1987 року, накази виготовляються на фірмовому бланку шахти „Лутугинська" [Додаток 15?. Акти про нещасний випадок на виробництві виготовляються на спеціально розробленому і вдосконаленому форматі бланку Форма Н-1, що відповідає сучасним нормам і вимогам з охорони праці [Додаток 6?. Серед актів про нещасний випадок на виробництві у 1997 році з'являються акти невиробничого травматизму, що оформлені теж на спеціальному бланку Форми - НТ [Додаток 7?.

ВИСНОВКИ

1. Історія діловодства сягає часів Київської Русі, під час основних етапів розвитку діловодства відбуваються зміни у веденні документів, способах оформлення, матеріалів тощо.

Удосконалення системи діловодства припадає на 1970-80 рр. ХХ століття, коли запроваджені принципи наукової організації праці у систему діловодства, створюються системи стандартів з документації, загальнообов'язкові класифікатори, уніфікована система документації.

2. Загальні правила ведення діловодства в організаціях вугільної промисловості регламентовані спеціальними інструкціями, базуються на вимогах Основних положень Єдиної державної системи діловодства і державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Перелік основних нормативних документів регламентований нормативними актами.

3.Матеріали архіву Відособленого Підрозділу „Шахта"Лутугинська" Державного підприємства „Луганськвугілля" містять документи різної давності, які дозволяють прослідкувати становлення основних реквізитів шахтної документації.

4. Передусім просліджується збільшення кількості обов'язкової документації від 1920-30 рр. до нашого часу. Якщо на початку ХХ ст. серед документів містяться особові картки, розрахункові відомості, акти про нещасні випадки, то з часом кількість документів збільшується. Значних змін зазнають і перераховані документи. Змінюються правила оформлення, реквізити, удосконалюється техніка записів та збереження документів.

5. Розширення реквізитів особової картки, актів по нещасні випадки сприяє удосконаленню викладеної інформації про працівника, кількісне збільшення її пояснюється потребами якісно подати свідчення.

Зрушення, що відбулися в архівному будівництві у 1950-60 рр. ХХ століття, викликані потребами наукового підходу до ведення документації.

6. Якісна організація науково-методичної роботи архівних установ, систематична публікація наслідків цієї роботи в періодичних виданнях сприяли упорядкуванню шахтної документації, виробленню методики діловодних процесів, узагальненню й накопиченню досвіду ведення необхідної документації та належний контроль за нею.

7. Збільшення навчальної та довідкової літератури на початку 90-х років ХХ століття сприяло засвоєнню відомостей про системи документації, структуру та організацію діловодства. У цей час удосконалюється методичний, організаційний, структурний та технологічний бік ділових процесів.

Проте відсутність якісно підготовлених кадрів, які могли б вести документацію державною мовою, ускладнює справу. Проблема якісного ведення і перекладу технічної документації залишається відкритою. Незважаючи на наявність якісної довідкової літератури з гірничої справи, відсутні україномовні підручники, посібники для студентів вищих навчальних закладів як з документознавства, так і з гірничої справи.

ЛІТЕРАТУРА

1. Бондаренко З. В. Про впровадження ЄДСД у міністерствах і відомствах Української РСР // АУ. 1978. - № 1.

2. Гомонов О. М. Основні положення Єдиної державної системи діловодства // АУ. 1974. - № 2.

3. Гомонов О. М. Складання та оформлення документів відповідно до вимог основних положень ЄДСД та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію // АУ. 1975 - № 3.

4. Гончарова Н. І., Прокопчук В. В. Завдання архівних установ щодо впровадження Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації // АУ. 1981. - № 4.

5. Григор'єв В. К. Впроваджуємо Єдину державну систему діловодства в організаціях // АУ 1976. - № 3.

6. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - ВНІІДАД, 1991. - 178 с.

7. Державні заклади Росії XVI - XVII ст. - М.: Головархіву, ВНІІДАД, 1991.

8. ДОСТ Р 51141 - 98. Діловодство і архівна справа. Терміни і поняття: Видавництво стандартів. - М.: 1998.

9. Евтихєєв А. Ф. Десятинна система в адмістративному діловодстві. - Х., 1921. - 123 с.

10. Єдина державна система діловодства: Основні положення. - М., 1974.

11. Збірка законодавчих актів з діловодства (1917- 1970).- М., 1973.

12. Історія діловодства в СРСР: Учб. посібник / Під ред. Я. З. Лівшица і

В. А. Цикуліна; МГИАИ. - М., 1974. - 231 с.

13. Костинська Н. С. Діяльність контрольних органів по удосконаленню державного апарата і діловодства в 1918-1934 рр. Дес. канд. іст. наук / Інститут історії АН УССР. - К., 1988.

14. Ларін М. Основні етапи розвитку діловодства в Росії // Студії з арх. справи та документознавства. 1996. - Т. 1. - 181 с.

15. Малкієль С., Сахно А. Що показала перевірка діловодства в обласних установах // Наук.-інформ. бюлетень Арх. управління УРСР. 1960. - № 4.

16. Матяш І. Архівна наука і освіта в Україні 1920-1930-х років / Держкомархів України, УДНДІАСД. - К., 2000. - 253 с.

17. Мейльман В. Організована канцелярія: Практичний посібник. - К., 1924.

18. Місерман М., Савченко М. Деякі питання наукової організації поточного діловодства в установах УРСР // Наук.-інформ. бюлетень Арх. управління УРСР. 1961. - № 6.

19. Мітюков О. Г. Радянське архівне будівництво на Україні (1917-1973) / ГАУ. - К.: Наук. думка, 1975. - 271 с.

20. Мітяєв К.Г. Історія і організація діловодства В СРСР: навчальний посібник / Під. ред. А.В.Чернова. - М., 1959. - 267 с.

21. Організація роботи з документами: Підручник / В. А. Кудряєв та ін. - М.: ИНФРА, 1999.

22. Основні декрети і постанови Радянського керівництва з архівної справи 1918 - 1982 рр. - М.: Головархів, 1985.

23. Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів закладів, організацій і підприємств. - М., 1966. - 92 с.

24. Перелік документів міністерства вугільної промисловості СРСР його організацій і підприємств з зазначенням строків зберігання документів. - М., 1983.

25. Повстяна Н. А., Павлова Т. П. З досвіду впровадження Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації в апараті Міністерства місцевої промисловості УРСР // АУ. 1983. - № 1.

26. Портнов Г. В. Організація внутрівідомчого контролю за роботою архівів та веденням діловодства в установах і організаціях // АУ 1985. - № 5.

27. Постанова „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" від 17 жовтня 1997 р. N 1153, м. Київ, п.1, 2, 7, 8, 9.

28. Потапенко І. Активніше запроваджувати прогресивні форми діловодства // АУ. 1970. - № 2.

29. Прокопчук В. В. Розробка примірних і типових номенклатур справ - важливе завдання архівних установ // АУ. 1986. - № 5.

30. Прокопчук В. В. УСОРД - новий прогресивний напрям в організації роботи з управлінською документацією // АУ. 1982. - № 5.

31. Прокопчук В. В., Денисенко О. В. До методики здійснення перевірок організації документів у діловодстві установ, організацій та підприємств // АУ. 1983. - № 1.

32. Розвиток радянського документознавства (1917-1981 рр.): Збірка наукових праць. - М.: Головархів, 1983.

33. Рубан Г. За подальше вдосконалення стилю роботи державного і господарського апарату // Наук.-інформ. бюлетень Арх. управління УРСР. 1964. - № 5.

34. Савченко М. Удосконалювати діловодство в установах і на підприємствах // АУ. 1963. - № 1.

35. Славуцький Г. И., Войтицький С. И. Карткова система діловодства для центральних та губернських закладів. - Х., 1924.

36. Самошенко В.Н. Історія архівної справи в дореволюційній Росії. - М.: Вища школа, 1989.

37. Уривський В. Г. Впроваджуємо основні положення Єдиної державної системи діловодства // АУ. 1977.- № 2.

38. ЦДАВО України, ф. 14, оп. 2, спр. 1780, арк. 3-5.

39. ЦДАВО України, ф. 14, оп. 2, спр. 1780, арк. 81.

40. ЦДАВО України, ф. 4508, оп. 1, 114, арк. 11.

41. ЦДАВО України, ф. 4508, оп. 1, спр. 121, арк. 9;.

42. ЦДАВО України, ф. 4508, оп. 1, спр. 160, арк. 6, 24, 79-90, 148, 174.

43. ЦДАВО України, ф. 4508, оп. 1, спр. 181, арк. 12.