Делопроизводство на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

54

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Делопроизводство - это ведение документации организации, предприятия, фирмы, приём, заполнение, оформление, отправка документов, учёт и контроль за их движением и исполнением, обновления документов.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение, для любого специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движение документов с момента их создания до завершения.

В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

1. Краткая характеристика предприятия и его деятельности.

Место нахождения предприятия: 629700, Ямало - Ненецкий автономный округ, Ямальский район, с. Яр - сале, ул. Худи Сэроко, дом 37 - а.

Муниципальное предприятие по забою оленей и переработки продукции «Ямальские олени» муниципального образования Ямальский район является правопреемником по правам и обязанностям муниципального унитарного предприятия по забою оленей и переработке продукции «Ямальские олени», учрежденного постановлением главы муниципального образования Ямальский район от 19 июля 2002 года №201.

Предприятие в своей работе руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ, указами президента РФ, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами администрации муниципального образования Ямальский район и настоящим уставом.

Учредителем предприятия является администрация муниципального образования Ямальский район. От имени муниципального образования права собственника имущества предприятия осуществляют органы местного самоуправления в рамках их компенсации, установленной актами, определяющими статус этих органов. Предприятие не вправе создавать в качестве юридического лица другое предприятие путем передачи ему части своего имущества (дочернее предприятие). Предприятие имеет право в установленном порядке открывать банковские счета на территории РФ и за пределами, имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Предприятие является коммерческой организацией. МП «Ямальские олени» наделяется учредителем соответствующим уставным фондом в размере 100000 рублей. Увеличение и уменьшение уставного фонда предприятия осуществляется учредителем в соответствии с законодательством РФ.

Предприятие для достижения установленных целей и задач своей деятельности имеет право то своего имени совершать сделки, заключать договоры, приобретать имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Предприятие создано в целях внедрения в частном оленеводстве Ямало - Ненецкого автономного округа комплекса организационно-хозяйственных мероприятий, направленных на безотходную переработку северного оленя, производство новых видов продукции, расширение рынка сбыта как внутри страны, так и за рубежом, повышение жизненного уровня коренного населения ЯНАО, в том числе занятого в частном секторе оленеводства, получения прибыли.

На предприятии работает 65 постоянных рабочих и в пределах 70 - это сезонные рабочие, привлекаемые в конце ноября для забоя оленей и других работ.

Для достижения этих целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности: оленеводство, охотопромысел, рыбодобыча, забой оленей и переработка продукции оленеводства, оказание платных услуг промышленного и непромышленного характера, торгово-закупочную деятельность и др.

МП «Ямальские олени» имеет Евро сертификацию на производство продукции из оленины, которое реализуется не только в пределах РФ, но и за границу в Германию и Финляндию. Предприятие производит: пельмени «Северные»; колбасы вареные из оленины (Оленья, Полярная, Сибирская оленья, Северная, сосиски Полярные и Оленьи, сардельки Сибирские и Северные); оленина на кости заморожена и упакована под вакуумом, голень, спинная часть, задняя нога, грудинка, шея, реберная часть, лопатка; полуфабрикаты из оленины: котлетное мясо, шашлык из оленины; мясо оленины в тушах и полутушах и полутушках 1,2 категории РСТ РСФСР402 - 90; колбасы полукопченые из оленины (Прима, Оленья, Северная, Полярная); продукция из оленины копчено-вареные (филей олений, окорок олений, рулет из оленьей лопатки, шейка оленья, бок олений, сердце).

Предприятие осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет и представляет оперативную, бухгалтерскую и статистическую отчетность в установленном порядке. Бухгалтерская отчетность предприятия, в случаях, определенных собственником имущества предприятия, подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке независимым аудитором. Контроль за деятельностью предприятия осуществляется комитетом по управлению муниципальным имуществом администрации муниципального образования Ямальский район, и другими уполномоченными органами. Предприятие по окончании отчетного периода представляет уполномоченным органам муниципального образования Ямальский район бухгалтерскую отчетность и иные документы, перечень которых определяется органами муниципального образования. Предприятие обязано публиковать отчетность о своей деятельности в случаях, предусмотренных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ.

Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря.

Для своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете устанавливаются следующие сроки предоставления документов:

- не поздней 3 - го числа месяца, следующего за отчетным, сдается табель рабочего времени главному бухгалтеру и бухгалтеру, осуществляющему расчет заработной платы;

- до 1 - го числа каждого месяца сдаются документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца, главному бухгалтеру и бухгалтеру, осуществляющему расчет заработной платы;

- не поздней 1 - го числа каждого месяца, следующего за отчетным, сдаются отчеты об использовании бланков строгой отчетности главному бухгалтеру;

- еженедельно (ежедневно) сдается отчет кассира главному бухгалтеру по кассовой книге;

- не реже чем до 5 - го числа первого месяца квартала сдается отчет об остатках товара - материальных ценностей главному бухгалтеру и бухгалтеру, ведущему учет товара - материальных ценностей;

- не поздней трех дней (а для загранкомандировок - 10 дней) после возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию отчет о командировке.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производятся:

- инвентаризация материальных остатков на складе перед сдачей годового отчета (в 4 квартале);

- инвентаризация кассы - не реже одного раза в квартал, а также в случае передачи денежных средств, другому материально ответственному лицу;

- внезапные инвентаризации кассы и материально - производственных запасов по решению руководителя;

- инвентаризация основных средств - один раз в три года;

- обязательная инвентаризация - в случаях, предусмотренных ст. 12 Закона №129-ФЗ.

2. Правила трудового распорядка организации

документ распорядительный трудовой автоматизация

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, разработан в соответствии с трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами в целях укрепления трудовой дисциплины, регламентации режима работы и времени отдыха. Правила внутреннего трудового распорядка обязательны для всех работников предприятия. Также с учетом норм трудового законодательства они распространяются и на лиц, работающих на сезонных рабочих.

Для рабочих и служащих МП «Ямальские олени» вводится 5 - дневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота и воскресенье. Продолжительностью рабочего времени в неделю:

для мужчин - 40 часов;

женщин - 36.

Время начала и окончания работы и перерыва для отдыха и питания:

Для мужчин: начало работы - 09:00 часов; перерыв - с12:30 до 14:00; окончание работы - 18:30 часов.

Для женщин: начало работы - 09:00 часов; перерыв - с 12:30 до 14:00; окончание работы - 17:30 часов.

В день, предшествующий праздничному дню, продолжительность рабочего времени уменьшается на один час. При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

Для конкретного работника предприятия может быть установлено неполное рабочее время в порядке, определенном трудовым законодательством РФ. Например, грузчикам устанавливается 5 - ти дневная рабочая неделя с 8 - ми часовым рабочим днем. График работы - скользящий. График разрабатывается зам. Директора по производству и специалистом отдела кадров.

Привлечение сотрудников к работе в выходные и праздничные дни производится по приказу директора предприятия с письменного согласия вышеуказанных лиц.

Работникам устанавливается ежегодный основной и дополнительный оплачиваемые отпуска в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на предприятии.

3. Организация делопроизводства

Общее руководство вопросами документационного обеспечения, возлагается на секретаря. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение-отдел кадров. В свою очередь руководство отдела кадров осуществляет - начальник отдела кадров.

Организация работы с документами МП «Ямальские олени» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:

- документооборота;

создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

- подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

4. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ МП «Ямальские олени» являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

1) совершенствование форм и методов работы с документами;

2) обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

3) контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4) сокращение документооборота, количества форм документов;

5) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

6) участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

В службу ДОУ входит специалист отдела кадров, который делает работу по руководству и контролю за документами, обеспечивает их сохранность и внедряет нормативные и методические документы.

5. Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление

5.1 Организационная документация

Все муниципальные предприятия, в том числе и МП «Ямальские олени» действуют на основе устава.

Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. (Приложение №10)

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

5.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности МП «Ямальские оленей» - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый администрацией Ямальского района главой администрации (на правах единоначалия).

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издает администрация муниципального образования Ямальский район в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание - распорядительный документ, издаваемый администрацией муниципального образования Ямальский район. Право подписи указаний делегируется директором своим заместителям. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ - правовой акт, который издается администрацией муниципального образования Ямальский район. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных, отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждения или их структурного подразделения, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа директор ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Протокол должен вести секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

5.3 Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых МП «Ямальские олени», являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно - справочным документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий, например, акт «о выделении к уничтожению дел и документов». Такой акт составляется экспертной комиссией, с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Во вводной части указывают основание для составления акта (о выделении к уничтожению дел и документов), перечисляют лиц (председатель, секретарь) составивших акт и присутствующих при этом.

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (основание, срок, количество и т.д.). Текст делиться на пункт, и составлена таблица.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (Приложение №1).

Выход на внешний рынок, т.е. торговля с Финляндией и Германией связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В услуги нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями в МП «Ямальские олени». При ее составлении учитывается по сложившимся правилам. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

В «Ямальских оленях» деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются па специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об организации, позволяющей ее идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации (8909001750); наименование организации («Ямальские олени»): справочные данные об организации, например, адрес (629700 ЯНАО, Ямальский район, с. Яр-Сале, ул. Худи Сэроко, 37-а, тел/факс (34996) 3-05-98, 3-05-97), банковский счет и т.д. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дачу входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется в организации т. к. предприятие государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема тоже помещается.

Реквизит «Наименование организации» это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указывается наименование вышестоящей организации-администрации ЯНАО.

Гражданский кодекс РФ содержит статью, по которой в юридическое лицо включается организационно-правовая форма (Муниципальное предприятие).

Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

- наименование адресата;

- название улицы, номер дома;

- название населенного пункта;

- название области, автономного округа;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах но вопросам расчетно-денежных операций.

Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный помер налогоплательщика / Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 17.06.2010: при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2010.17.06).

В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 17 июня 2010 г./года.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, например специалист отдела кадров, непосредственно при ее подписании.

В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-03/24. где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо: 03 - номер дела (файла): 24 - порядковый номер письма.

Реквизит «Адресат» обеспечивает правильность адресации и. как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже),

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией.

6. Бухгалтерские документы

6.1 Первичные учетные документы

Ведение первичных учётных документов в МП «Ямальских оленях» осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

К первому уровню системы следует отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; нормативные документы, единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3-й уровень: методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенностью организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

Первичные документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

- документы по учету основных средств и нематериальных активов;

- документы по учету сырья и материалов;

- документы по учету кассовых операции;

- документы по учету банковских операции;

- документы по учету НДС;

- документы по расчетам с подотчетными лицами;

- документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету кадров. Например:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

N Т-2 «Личная карточка работника»;

N Т-3 «Штатное расписание»;

N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

N Т-7 «График отпусков»;

N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

N Т-10 «Командировочное удостоверение»;

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»;

N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

N Т-51 «Расчетная ведомость»;

N Т-53 «Платежная ведомость»;

N Т-54 «Лицевой счет»;

N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

N Т-61 «Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

N Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы».

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, например:

N КС-2 «Акт о приемке выполненных работ»;

N КС-6а «Журнал учета выполненных работ»;

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. №66 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение»;

N МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение»;

По учету торговых операций, например:

N ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

По учету кассовых операций, например:

N КО-1 «Приходный кассовый ордер» (приложение №2);

N КО-2 «Расходный кассовый ордер» (приложение №3);

N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

N КО-4 «Кассовая книга»;

N АО-1 «Авансовый отчет» (приложение №4);

По учету результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

N ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальных активов»;

По учету основных средств, например:

N ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

N ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

N ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

N ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»;

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве, например:

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 «Карточка учета нематериальных активов».

По учету материалов:

N М-2 «Доверенность» (приложение №5);

N М-4 «Приходный ордер» (приложение №6);

N М-7 «Акт о приемке материалов»;

N М-11 «Требование-накладная» (приложение №7);

N М-17 «Карточка учета материалов»;

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов, например:

N МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

6.2 Учетные регистры

Учетные регистры - отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Форма учета - это бухгалтерская запись данных из первичных документов учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

Информация, оформленная в учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

В автоматизированном ведении бухгалтерского учета результатная информация формируется в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяце, квартале, полугодии, за год), из учетных регистров переносится в установленном порядке в финансовую отчетность.

Виды учетных регистров.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (в обиходе их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами) и комплексные.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями директора и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы (приложение №8).

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товароматериальных ценностей, основных средств.

В МП «Ямальские олени» записи в регистрах бухгалтерского учета осуществляются на компьютере. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. На некоторых первичных документах (кассовых, банковских) указывается корреспонденция счетов, что способствует своевременному накоплению учетной информации внутри отчетного периода. Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в журнале-ордере.

На основании сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бухгалтерские проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

Записи в учетные регистры на ЭВМ необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции счетов в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) в учетных регистрах регистрируются хозяйственные факты по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, накопительной ведомости).

В течение отчетного периода суммы из первичных документов на расход материалов, начисление заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим бухгалтерским счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по счетам учета затрат на производство, а внутри них - по цехам, участкам, продуктам труда, экономическим элементам и статьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых учиняются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расходов материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

6.3 Сводные документы

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, например, это могут быть различные кассовые чеки, товарные чеки, квитанции, билеты и т.д. После составления авансового отчета, он дается на подпись подотчетному лицу и директору (приложение №4).

К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

7. Организация и автоматизация работы с документами

7.1 Документооборот и документопотоки

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации: входящие документы, поступающие из других организаций; исходящие документы, отправляемые в другие организации; внутренние документы.

Все документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в МП «Ямальские олени», представлена в организации специалистом отдела кадров, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю, направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

7.2 Входящие (поступающие) документы предприятия

Документы могут быть получены не только по почте, но и факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно

рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы

делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом.

Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретарь. Дальше документы направляются на регистрацию.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп.

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров, начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение «код» структурного подразделения, в которое направляется документ или фамилия исполнителя. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно.

Результаты рассмотрения документов руководителем отправляются в резолюциях. С резолюцией документ передаётся ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передаётся каждому из них поочерёдно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются копии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Документы регистрируются на карточках (программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке).

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным):

- Входящий номер и дата регистрации;

- От кого поступил документ;

- Количество листов и экземпляров;

- Дата полученного документа и исходящий номер;

- Краткое содержание документа.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам и т.д.

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется по единой форме регистрационной карточки. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге А5 или А6. Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой - в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоёмкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретарь.

В предприятии применяется автоматизированная регистрация документов. При этом программа построена на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- Организовать децентрализованную (на рабочих местах)

регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с

объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- Организовать на основе базы данных информационно-справочную

работу;

- Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в МП «Ямальских оленях», позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

7.3 Исходящие документы

Отправка исходящих документов в МП «Ямальских оленях» (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

1) Служебные письма за подписью директора и его заместителя, организационно - распорядительные документы службы рассылаются фельдсвязью по реестру. Копии служебных писем за подписью директора, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи;

2) Все остальные документы не предусмотренные выше указанным пунктом, отправляются почтой.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

3) В реквизите «адресат» служебных писем с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований инструкции, возвращаются исполнителю;

4) Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.

5) Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается отделом документационного обеспечения в номенклатурное дело;

6) Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает начальник управления делопроизводства. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения.

Исходящие документы МП «Ямальские олени» отправляются в органы статистики, пенсионные фонды, администрацию МО Ямальского района, управление экономики администрации МО Ямальского района, департамент АПК автономного округа и др. по запросам организаций.

7.4 Внутренние документы предприятия

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах (или регистрационных формах базы данных «внутренние документы»), в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение.

Тиражирование внутренних документов осуществляется в структурном подразделении - исполнителе документа. Рассылка адресатам центрального аппарата внутренних документов осуществляется отделом документационного обеспечения, в который они передаются исполнителем по реестру.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатуре дела структурных подразделений.

8. Систематизация и хранение документов

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве предприятия с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел оформляется в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях правильного распределения документов и учета дел. Наличие номенклатуры дел в организации обязательно.