Анализ системы управления предприятия на примере ИП Лукьянов В.Н. Отель "Крутики"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Анализ системы управления предприятия на примере ИП Лукьянов В.Н. Отель «Крутики»

Введение

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Система управления должна соответствовать задачам организации. Ее несоответствие оказывает отрицательное воздействие на организацию. Также с течением времени цели организации могут меняться, в этой связи необходим постоянный анализ системы управления на предмет соответствия ее целям и задачам организации. В этой связи тема работы представляется очень актуальной.

В области менеджмента как науки и практики управления по обеспечению конкурентоспособности объектов в условиях рыночных отношений достигнуты определенные успехи. Система менеджмента - это система научных подходов и методов, целевой, обеспечивающей, функциональной и управляющей подсистем, способствующая принятию и реализации конкурентоспособных решений.

Различные подходы, принципы и методы менеджмента могут применяться как коллективом, так и индивидуумом при формировании и реализации решений. В качестве управляющей подсистемы можно рассматривать совокупность отделов и служб любой фирмы, либо отдельное подразделение, индивидуума. В качестве управляемой подсистемы (объекта управления) выступает отдельный работник, коллектив, товар или услуга, ресурсы, документы.

Целью данной работы является проведение анализа и разработка рекомендаций и предложение по совершенствованию системы управления.

В связи с поставленной в работе целью необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

- Систематизировать теоретические основы анализа системы управления.

- Дать краткую характеристику организации.

- Провести анализ внутренней среды организации.

- Провести анализ внешней среды организации.

Предметом исследования является система управления организацией.

В качестве объекта исследования было выбрано предприятие ресторанно-гостиничного сервиса и туризма - ИП Лукьянов В.Н. - отель «Крутики».

Теоретической базой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов, затрагивающие различные аспекты менеджмента, маркетинга, разработки стратегий предприятия, а также стратегические и научные методы анализа.

В процессе работы, при разработке методов управления предприятием, использовались такие приемы, как системный подход, анализ и синтез. В процессе изучения причинно-следственных связей отдельных явлений, выраженных через общие и частные показатели, применялись приемы группировки, пространственные и динамические сравнения.

Поставленные задачи анализа предопределили структуру курсовой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

1. Теоретические основы систем управления в организации

1.1 Основные понятия и сущность системы управления

Система управления - систематизированный набор средств влияния на подконтрольный объект для достижения определённых целей данным объектом. Объектом системы управления могут быть как технические объекты, так и люди. Объект системы управления может состоять из других объектов, которые могут иметь постоянную структуру взаимосвязей.

Системы управления с участием людей как объектов управления называют системами менеджмента.

Процесс менеджмента - это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально - экономической системы. [5]

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

Анри Файоль разработчик теории административного управления в начале 20 века выделил 5 исходных функций административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Цикл управления

Предвидеть - изучать будущее, устанавливать программу действий. Организовывать - строить двойной организм предприятия (материальный и социальный). Распоряжаться - приводить в действие персонал предприятия. Согласовывать - связывать, объединять, сочетать все действия и усилия. Контролировать - наблюдать, что бы всё происходило по установленным правилам и отданным распоряжениям. [2]

В течение 20 столетия содержание функций и название некоторых претерпело существенные изменения в сравнении с теми, которые приведены в работах А. Файоля. Это обусловлено изменениями в экономике и социальной структуре общества.

Все функции менеджмента можно разделить по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлению воздействия на объекты управления (специфические функции).

Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами.

Основными функциями менеджмента являются:

Предвидение - прогнозирование, целеполагание, стратегическое планирование. Прогнозирование - это предвидение результатов деятельности предприятия. Целеполагание - это постановка и формирование целей в соответствии с потребностью общества в производимой предприятием продукции (услугах), в обеспечении ресурсообеспеченности целей и реализуемости.

Цели - это конкретные желаемые результаты, которых стремится достичь коллектив в процессе своей деятельности. Цели могут быть различные: экономические, социальные, маркетинговые и др. Социально-экономические и в особенности производственно-хозяйственные системы являются многоцелевыми. [15]

Основная задача менеджеров - добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджеры должны правильно определить, уяснить свои цели, поставить цели персоналу с тем, чтобы определить и уточнить исходные данные, выяснить сильные и слабые стороны системы и эффективно их использовать.

Менеджер должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение взаимного соответствия целей и результатов.

Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль (рис. 2)

Управление - одна из самых сложных и вместе с тем самых тонких сфер общественной жизни. Его значение постоянно возрастает. В течение всего 20 века мы сталкиваемся с попытками его рационализации.

Управление внутренне необходимо как для общества в целом, так и для каждой из его частей, поэтому степень организации механизмов управления может рассматриваться в качестве одного из существенных показателей уровня развития и самого общества, каждой из его сфер.



Рисунок 2. Основные функции управления

Прежде всего, трудовая деятельность, разделение труда, совместный труд предполагают в большей или в меньшей степени управление. И там, где процесс производства приобретает характер общественно организованного, с необходимостью возникает особый вид труда - управление.

Система управления не может стоять на месте, проявляя гибкость и эластичность, она должна всегда соответствовать динамике изменений общественной жизни. Совершенствование управления - задача комплексная, то есть не только экономическая или политическая, но и нравственная, связанная с совершенствованием гуманистических начал управления, с его ориентацией на человека. [13]

Организационная структура компании, прежде всего, подразумевает установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями,

распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, которые находят выражение в тех или иных принципах управления. Организационные структуры управления крупными компаниями отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним можно отнести:

- размеры деятельности компании (крупная, средняя, мелкая);

- профиль компании (ориентация на единый вид деятельности или широкую номенклатуру продукции или услуг);

- характер конечного вида продукта и технология его производства (продукция добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство);

- сфера деятельности компании (ориентация на местный, национальный или внешние рынки);

- масштабы заграничной деятельности и методы ее осуществления (наличие дочерних предприятий за границей: производственных, сбытовых и др.);

- характер объединения компании (концерн, финансовая группа).

Организационная структура компании и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями.

Организационная структура компании определяет ее состав и cистему подчинения в общей иерархии управления компанией. (Рис. 3) [22]

Компании могут состоять из одной фирмы, а могут включать значительное число компаний, объединенных так называемой системой участия, т.е. путем участия в акционерном капитале других фирм. Суть системы заключается в том, что для контроля над акционерным обществом достаточно владеть определенной долей его акций. Отсюда разные типы контроля:

- через полную собственность, когда все или почти все акции компании принадлежат одному лицу, группе лиц или одной компании;

- через большинство акций, предполагающее владение собственностью на 51% выпущенных акций;

- через механизм соподчинения, когда обладание большинством акций одной компанией, в свою очередь владеющей контрольным пакетом, влечет за собой и контроль над этой компанией;

- через меньшинство акций, когда акции фирмы распылены, и достаточно иметь небольшой процент их, чтобы иметь контроль над компанией. [22]

Рисунок 3. Характеристики качественного состава, прогрессивности структуры и состава трудовых ресурсов

Контролировать деятельность компании - это значит определять ее стратегию, политику, выбор долгосрочных целей и программ, иметь решающее влияние или власть.

Методы и степень контроля зависят от многих факторов. Среди них важное значение имеют формы связей и зависимостей от материнской компании, а также связи с другими родственными компаниями. Контроль за деятельностью предприятия тесно связан с планированием деятельности.

1.2 Основные элементы внутренней среды организации

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Внутренняя среда организации - та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Анализ внутренней среды организации обычно проводится для сравнения положения компании с положением ближайших конкурентов (для оценки конкурентной стратегической позиции организации).

Проведем анализ основных факторов внутренней среды предприятия.

Материально-техническое обеспечение.

Факторы:

1. прочность материальной системы и системы управления запасами

2. продуктивность складско-сырьевых действий.

К материально-техническому обеспечению относится деятельность, относящаяся к получению, хранению и управлению вкладами. Оно включает в себя функции складирования, управления запасами, поддержания, расписания поездок. Для анализа материально-технического обеспечения необходимо учитывать соответствие производственных мощностей конкурентным требованиям сегодняшнего дня, эффективность использования производственных мощностей (недозагрузка, возможность расширения производственной базы).

Процессы в организации.

Факторы:

1. производительность оборудования в сравнении с конкурентами

2. подходящая автоматизация производственных процессов

3. эффективность производственного контроля над продукцией с целью повышения качества и снижения цены

4. эффективность планировки завода и модели технологических процессов

Это вид деятельности, необходимый для превращения затрат в конечный продукт. Действия, относящиеся к обработке, упаковке, сборке, техническому обслуживанию и тестированию, относятся к процессам организации. Улучшение в процессах организации позволяет повысить качество продукта, эффективность и быстроту отклика на меняющиеся условия рынка.

Отгрузка.

Факторы:

1. своевременность и эффективность перевозки конечных продуктов

2. эффективность складского хранения конечного продукта

Когда конечный товар уже произведен, он должен быть представлен клиентам организации. Улучшение в этих видах деятельности имеет следствием высокую эффективность и высокий уровень сервиса.

Маркетинг и продажи.

Факторы: [10]

- эффективность маркетинговых исследований для выявления потребительского сегмента и потребности;

- новые методы в продвижении товаров и рекламе;

- оценка каналов распределения;

- движущая сила и компетентность продавцов;

- разработка качественного имиджа и желаемой репутации;

- степень приверженности потребителя к данной марке товара;

- степень лидирующего положения на рынке в рамках сегмента и целого рынка.

Вся маркетинговая деятельность организации включает в себя четыре основные вопроса: структуру продукции, цену, продвижение и способы распределения. Маркетинговый срез внутренней среды включает в себя всю деятельность организации, которая связана с реализацией продукта.

Служба работы с покупателями.

Факторы:

- методы получения потребительского взноса в улучшение продукта;

- расторопность внимания на жалобы клиентов;

- соответствие гарантий и гарантийной политики;

- качество потребительского образования и воспитания;

- способность предоставлять сменные детали и бюро ремонта.

Поддерживающая деятельность.

Управление трудовыми ресурсами.

Факторы:

- эффективность процессов найма, подготовки и продвижения всех работников;

- соответствие компенсирующей системы для мотивации и стимулирования работников;

- рабочая среда, минимизирующая абсентеизм;

- отношения с профсоюзами;

- активное участие менеджеров и технического персонала в профессиональных организациях;

- уровень мотивации и удовлетворения работой у сотрудников.

Это кадровый срез внутренней среды. Он охватывает взаимодействие менеджеров и рабочих, наем, обучение и продвижение кадров, оценку результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками.

Развитие технологий.

Факторы:

- успешность исследовательских и проектных действий;

- качество отношений между персоналом проектно-исследовательского отдела и работниками других отделов;

- своевременность разработок в соответствии с нужным моментом;

- качество лабораторий и другого оборудования;

- квалификация и опыт работников лабораторий и ученых;

- способность рабочей среды поощрять творчество и новые идеи.

Технологии пронизывают всю важную деятельность организации. Они влияют на деятельность от развития продукта и процессов до заказов и представления конечного продукта. Развитие технологий лежит за пределами традиционного исследования и развития, и относится не только к продукту.

Снабжение.

Факторы:

- развитие альтернативных источников вклада для минимизирования зависимости от отдельного поставщика;

- снабжение сырьем (своевременно, по возможно низкой цене, на допустимом уровне качества);

- процессы снабжения заводов, механизмов, зданий;

- развитие критерия аренды, а не покупки;

- крепкие, длительные отношения с надежными поставщиками.

Снабжение относится к функциям приобретения вложений, которые упоминаются в цепочке ценностей организации. Это может быть сырье, поставщики, вложения в производительный процесс, оборудование (также машинное), здания. Приобретение этих вложений важно не только для основных видов деятельности, но и для поддерживающей деятельности.

Инфраструктура фирмы.

Факторы:

- способность определить конъюнктуру рынка нового продукта и потенциальные угрозы среды;

- качество системы стратегического планирования для достижения целей деятельности фирмы;

- координация и интеграция всей деятельности, относящейся к цепочке ценностей между организационными частями;

- способность получать относительно недорогие средства для капзатрат и оборотных средств;

- уровень поддержки информационных систем при принятии стратегических и рутинных решений;

- своевременная и точная информация для управления об основной и конкурентной среде;

- отношения с выработчиками госполитики и группой заинтересованных лиц;

- имидж и корпоративный патриотизм.

Инфраструктура организации может являться конкурентоспособным преимуществом. [13]

Структура организации.

Что касается структуры компании, то существует несколько вариантов организационных структур: линейно-функциональная, матричная, дивизиональная. А в последнее время предложены еще и такие виды структур, как сетевая и горизонтальная.

Линейно-функциональная структура.

Деятельность компании осуществляется разрозненными функциональными подразделениями, т.е. работа выполняется с начала в узкоспециализированным подразделении, потом перекидывается в следующее функциональное подразделение.

Матричная структура.

Это организация с функциональными подразделениями, построенная по проектам. Сначала создаются временные рабочие группы; затем следует

формирование постоянно действующих команд или комитетов, деятельность которых концентрируется вокруг конкретных проблем. На последнем этапе назначается менеджер, который отвечает за координацию и результаты деятельности этих команд или комитетов.

Дивизиональная структура.

В такой структуре часть или даже все «штабные» функции придаются производственным звеньям. Это позволяет им частично или полностью взять на себя ответственность за разработку, производство, и сбыт своей продукции. В результате управленческие ресурсы руководства компании высвобождаются для решения стратегических задач.

Сетевая структура.

Компании с такой структурой основаны на сотрудничающих, многофункциональных командах и объединенных в сети бизнесах в рамках одной компании. Команды действуют как сеть элементов, выполняя функции: клиент - сервер.

Горизонтальная структура.

Компании с такой структурой построены в основном вокруг производственного процесса. Устанавливаются тесные рабочие отношения с поставщиками и другими внешними организациями, обучение персонала и вовлечение его во все ключевые аспекты проекта, а также поощрение командной деятельности.

При формулировании стратегии очень важно определить структуру организации. Необходимо, чтоб структура была совместима с предложенными изменениями стратегии, тогда это может быть сильной стороной организации.

Финансовый анализ.

Включает в себя: стоимость средств, сравнимую с нормой и основными конкурентами, способность нарастить добавочные средства, адекватный коэффициент ликвидности, использование кредитов для финансовой деятельности в сравнение с нормами и основными конкурентами, адекватный коэффициент активности, адекватный коэффициент рентабельности, отношения с кредиторами и акционерами, политику дивидендов и соответствие притока и оттока средств. [23]

Финансовый срез включает процессы, которые связаны с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации, например поддержание должного уровня ликвидности, обеспечение прибыльности и создание инвестиционных возможностей.

Культура и руководство.

Факторы этого среза внутренней среды организации: сознание идентичности и присоединения представленной организацией своим членам, прочность и постоянность культуры частей организации в соотношении друг с другом и со всей корпоративной культурой, способность культуры поощрять инновации, творчество и открытость новым идеям, способность адаптироваться и погружаться, совместимая с требованиями изменяющейся окружающей среды и стратегии, мотивация исполнительных, управленческих работников и сотрудников нижнего уровня (основана на денежных и нематериальных премиях).

Наряду с изучением различных аспектов внутренней среды организации очень большое значение имеет также анализ организационной культуры. Нет ни одной организации, которая бы не имела организационной культуры. Организационная структура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной культуры для стратегического управления состоит в том, что она определяет не только отношения между людьми в организации, но также оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы.

Легальность и репутация.

Говоря об этом факторе внутренней среды, имеется в виду эффективность в повторении сдерживающих факторов, отношения с активной группой потребителей, отношения со средствами информации, отношения с выработчиками политики и госчиновниками, способность получения правительственных грантов и субсидирования и степень защиты пошлинной торговли.

Научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа.

Технология корпорации помогает определять ее рыночную нишу и тип конкуренции, с которым она сталкивается. R&D работники ответственны за формулирование и осуществление технологической стратегии компании в свете ее общих целей и политики. Здесь менеджеры выбирают новые технологии для использования, разрабатывают методы воплощения новых технологий в продукты и процессы и используют ресурсы таким образом, чтобы новые технологии были применены наилучшим образом.

Многие организации в научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе используют соединение основных, промышленных и технологических типов исследований и разработок. Равновесие этих типов (R&D mix) должно соответствовать стратегии продуманной для жизненного цикла продукта. [23]

Информационные системы.

Информационные системы организации могут быть как сильной, так и слабой стороной организации. Они являются очень важной частью внутренней среды организации, их назначение - обеспечивать и поддерживать информационный поток в организации с целью улучшения продуктивности и принятия решений.

Информация должна быть собрана, сохранена, и синтезирована таким образом, чтоб реагировать на запросы деятельности и стратегии. Информационные системы могут не только помочь в анализе окружающей среды, но и быть стратегическим оружием в достижении конкурентоспособных преимуществ.

1.3 Основные элементы внешней среды организации.

В наше время внешняя среда изучается не менее тщательно, чем внутренняя. Менеджер должен знать состояние внешней среды и уметь

реагировать на ее изменения, будь то действия конкурентов, изменения технологии и др. Как и факторы внутренней среды, факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается. [6]

Внешняя среда не постоянна, в ней все время происходят изменения. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Среда косвенного воздействия.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Технология.

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения научно-технического прогресса, по крайней мере те, от которых зависит эффективность ее деятельности.

Состояние экономики

Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Социокультурные факторы.

Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

Политические факторы.

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей организации особое значение. Один из них - настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки с в других странах, имеет фактор политической стабильности.

Отношения с местным населением.

Почти для всех организаций преобладающее отношение к ней местной общины, в которой та или иная организация функционирует, имеет первостепенное значение как фактор среды косвенного воздействия. Почти в каждой общине существуют конкретные законы и установки по отношению к бизнесу, определяющие, где можно развернуть деятельность того или иного предприятия.

Среда прямого воздействия.

Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

Поставщики.

С точки зрения системного подхода организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов.

Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

Всех поставщиков можно разделить на несколько групп - поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов, то есть здесь проявляется зависимость от цен, сроков, ритмичности, качества и т.д.

Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации.

Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров.

Законы и государственные органы.

Многие законы и государственные учреждения влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинав плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.

Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и штатные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Законотворчество местных органов управления. Дополнительно усложняют дело регулирующие постановления местных органов власти, число которых также множится.

Потребители.

Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса - создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Конкуренты.

Влияние на организацию такого фактора как конкуренция невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Современное развитие науки и техники в условиях НТР существенно обострило конкурентную борьбу между фирмами. Вместе с тем, нужно отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

1.4 Методы анализа внешней и внутренней среды. SWOT-анализ

Сущность анализа состояния внешней среды и деятельности предприятия - в систематическом изучении и оценке контролируемых и неконтролируемых факторов (объектов и событий), относящихся к предприятию. Главной целью такого анализа является получение необходимой планово-прогнозной информации, а дополнительная цель - выявить сильные и слабые стороны самого предприятия, а также и возможностей и рисков, связанных с его внешней средой.

При анализе состояния внешней среды особое внимание уделяется анализу рынков, уровня конкуренции и технологий. Анализ работы предприятий конкурентов строится по такой же схеме, как и собственное производство. Данный подход даем полную картину сравнительного анализа.

В практике используют разные виды анализа и его комбинации. Так, различают анализ, проводимый исключительно на базе прошлой фактической информации (анализ фактов), на базе информации, ориентированной в прошлое и будущее (анализ событий и отклонений), на базе будущей информации (анализ планируемых показателей). Анализ отклонений является частью процесса контроля; анализ планируемых показателей служит для оценки планов и выбора новых альтернатив. [3]

На практике сформировались специфические методы анализа, объектами которых могут быть как отдельные группы и процессы, так и целые отрасли. К наиболее популярным методам анализа относятся:

- функционально-стоимостной анализ.

При данном методе объектом анализа чаще всего служат продукты, продуктовые группы и производственные процессы. Стоимостной анализ позволяет минимизировать затраты на производство продукции. При использовании данного анализа на предприятии должна быть отлажена не только финансово-аналитическая группа, но и маркетинговые службы.

- бенчмаркинг.

Данный метод представляет собой процесс точного измерения и сравнения всех операций по разработке и внедрению продуктов мирового класса, как на собственном предприятии, так и у конкурентов. Объектом анализа являются продукты и их компоненты, функции и процессы на предприятии, связанные с производством, разработкой и сбытом продукции.

- анализ полей бизнеса.

Анализ воздействия рыночных стратегий на прибыль, который проводится как для предприятия в целом, так и для каждого из его направлений. При данном анализе учитывается не только поток денежной массы, но и показатели возврата инвестиций на капитал, ликвидности, финансовой устойчивости.

- классический сравнительный анализ.

При данном анализе сопоставляются технико-экономические и финансовые показатели собственного предприятия с предприятиями конкурентами. Сравнение может относиться к конкретному периоду и быть статичным во времени.

- сравнительный отраслевой анализ.

Анализ показателей предприятий одной отрасли. Например, оборот, производительность труда, рентабельность и т.д.

Количественный анализ состояния внешней среды базируется преимущественно на абсолютных, относительных показателях и индексах и представляется виде аналитических таблиц и графиков.

Исследование систем управления - главный фактор научного подхода к совершенствованию управления. Современными приемами и методами исследования в определенной мере должен владеть каждый менеджер.

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Нельзя представлять себе компанию как нечто автономно существующее за забором или висящее в вакууме. Компания (предприятие) - это часть системы народного хозяйства. Миллионы компаний в виде различных организаций или индивидуальных предпринимателей функционируют, обеспечивая потребности других экономических субъектов. Функционируя в условиях глобального разделения труда, компании вынуждены учитывать все те факторы, которые обусловлены существованием в обществе других экономических субъектов.

Все множество факторов, которое образует среду организации, разделяют на части: внутренняя среда и внешняя среда. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы, именно эти ми обусловлена актуальность темы факторов внешней среды предприятия. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы.

2. Анализ системы управления ИП Лукьянов В.Н. Отель «Крутики»

2.1 Характеристика объекта исследования

На берегу красивейшего и самого чистого на Урале озера Тургояк, расположен отель «Крутики». Организационно-правовая форма функционирования предприятия - Индивидуальный предприниматель Лукьянов В.Н. (далее по тексту отель «Крутики»).

ИП Лукьянов В.Н. - коммерческая организация, действующая на основании текущего законодательства Российской Федерации и свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей. Индивидуальный предприниматель - физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Предпринимательская деятельность это самостоятельная, осуществляемая на свой страх и риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила Гражданского Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

В отличии от собственника юридического лица, предприниматель отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом, т.е. имуществом физического лица. При этом ответственность индивидуального предпринимателя возникает не только как у физического лица, но и как у должностного лица организации в связи с тем, что к индивидуальным предпринимателям применяются нормы гражданского права, предусмотренные и для юридических лиц.

Ответственность индивидуального предпринимателя возникает из:

- хозяйственной деятельности (договорные обязательства, регулируются нормами гражданского права);

- административных правонарушений (штрафы и другие санкции, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях);

- преступлений (наказания, предусмотренные Уголовным кодексом).

Целью деятельности данной коммерческой организации в форме ИП является удовлетворение существующих общественных потребностей в ресторанно-гостиничных и развлекательных услугах, и получение прибыли.

Отель расположен на берегу озера Тургояк. Уже несколько веков озеро привлекает многочисленных туристов. Воды озера обладают лечебными свойствами, на дне озера бьют радоновые целебные ключи. По мягкости вода практически как дождевая, нет примесей минеральных солей, что обеспечивает идеальный лечебный эффект.

Проживая непосредственно в здании отеля, клиент имеет возможность выбора наиболее привлекательного для него номера.

Это могут быть комнаты на любом из доступных этажей пятиэтажного здания, с видом на лес и озеро или же с видом на обустроенную территорию отеля «Крутики». Отель предлагает комнаты различной вместительности и с требуемым количеством спальных мест. В отеле можно отдыхать как одному, так и с семьей. Отдыхая с семьёй можно проживать в двухкомнатном номере «Family room», вместительностью до пяти человек, а также можно поселиться в «Love room», однокомнатном номере для двух взрослых и ребёнка, который специально создан для влюблённых.

Номера отеля оснащены ванными комнатами с большими ванными, холодильниками, в которых можно хранить привезённые продукты, плазменными телевизорами и интернетом. В отеле можно просто отдохнуть, полежав на кровати и посмотрев телевизор - для этого в отеле действует кабельное телевидение.

Помимо этого клиенты отеля могут воспользоваться услугами прачечной или просто погладить вещи. Можно сходить в баню.

Уровень отеля «Крутики» соответствует современным требованиям. Разрабатывая проект, были учтены особенности уральского климата, здесь нашли применение энергосберегающие технологии, во всех помещениях полы с подогревом.

В наше время чистая вода - это огромная редкость. В оздоровительном центре «Крутики» своя питьевая вода, которая подается из специально пробуренной скважины. По исследованиям она обогащена природным комплексом минералов и полностью соответствует всем санитарным нормам. Вода, без хлора, посторонних примесей, обогащенная такими важными для здоровья макро- и микроэлементами, течет здесь прямо из крана. Настоящая «живая вода»!

Такие вещи как фен, чайник, видеомагнитофон или видеоплэйер можно взять у администраторов отеля.

В отеле предусмотрена услуга выхода в интернет, которая есть в каждом номере. Двери в номера оснащены электронными замками.

2.2 Анализ внутренней среды организации

Организационная структура ИП Лукьянов представлена на рисунке.

Ответственная роль в управлении предприятием принадлежит управляющему отелем, который отвечает за работу большинства подразделений и через менеджеров, администраторов и пр. руководит ими.

В контексте данного исследования необходимо отметить, что отель «Крутики» достаточно большой гостинично-ресторанный комплекс.

В отеле «Крутики» можно организовать банкет и теплое семейное торжество, фуршет в европейском стиле, свадьбу с размахом.

Здесь можно просто отдохнуть с друзьями, поиграть в бильярд, боулинг, потанцевать или просто отдохнуть и послушать музыку.

Гости отеля могут выбрать проживание в финских деревянных коттеджах. В каждом коттедже - сауна. В каменках уложены полудрагоценные нефритовые камни, добытые на уральских месторождениях. Уникальный камень нефрит дарит здоровье и удивительное чувство обновления, заодно долго удерживая жар.

К услугам гостей отеля также просторные номера площадью от 42 кв. м в современном стиле, оснащенные доступом в Интернет, ЖК ТВ, холодильником.

Ресторан отеля порадует отменными блюдами. Для проведения торжественных мероприятий имеется банкетный зал, оформленный в стиле арт - деко.

Для поклонников активного отдыха - возможности безграничны. В отеле могут предложить интереснейшие экскурсии на археологический памятник - остров Веры и захватывающие поездки за золотом. Прогулки на яхтах со шкипером, на катамаранах, по лесным тропам на горных велосипедах, экскурсии на квадроциклах на вершины гор Уральского хребта.

В отеле на высоком уровне организовано питание. В отеле производят собственную кулинарную продукцию.

В состав производственных помещений входят; горячий и холодный цех, моечная, сервизная столовой посуды. К административным помещениям причисляют кабинет директора и бухгалтерию. К бытовым помещениям относят раздевалку для персонала, душевые и туалетные комнаты.

Для Отеля «Крутики» характерна несложная иерархическая структура. Организационная структура управления имеет вертикальную соподчиненность, все подразделения выполняют свои четко ограниченные обязанности, функции не дублируются.

Руководит деятельностью комплекса Генеральный директор, который является собственником предприятия. За организацию основой деятельности по размещению и развлекательной деятельности отвечает Управляющий отелем. Своё руководство он осуществляет через администратора номерного фонда, менеджера по организации досуга.

За организацию питания в отеле отвечает Шеф-повар, которому в свою очередь подчиняется повара, обслуживающий персонал, бармены, официанты. Он руководит деятельностью кухни, а также отвечает за соблюдение сроков и режима хранения продуктов питания на складе. Деятельность Шеф-повара пересекается с деятельностью Коммерческого директора, который руководит складом, отвечает за доставку и своевременное обеспечение производственной деятельности по организации питания необходимыми сырьем и продуктами питания.

Основная задача высшего управленческого звена - принятие решений стратегического характера и контроль из исполнения. Высшее руководство занимается разработкой основных направлений политики развития предприятия, в том числе проведением финансовой политики.

Высшее управленческое звено занимается решением общих вопросов, в то время, как основную ответственность за функционирование ресторанно-гостиничного комплекса несут непосредственно менеджеры, основная задача которых заключается в обеспечении эффективного функционирования комплекса в течение смены, принятие решений в конкретной ситуации, урегулировании конфликтов и жалоб гостей в соответствии с компетенцией, т.е. являться представителями администрации перед клиентами в случае необходимости.

Администратор отеля отвечает за все вопросы касающиеся организации приема, размещения гостей. Решение спорных, конфликтных ситуаций по мере их возникновения. Контроль за работой горничных, охраны и технического и обслуживающего персонала.

Шеф-повар подчиняется Управляющему отелем и руководит деятельностью кухни. Он определяет меню ресторана. Является автором оригинальных рецептов приготовления блюд. Контролирует качество приготовления. Готовит блюда для VIP-клиентов. В его подчинении находятся Повара и вспомогательный персонал кухни.

Предприятие оказывает услуги питания и обслуживания. Производственный процесс приготовления блюд в кухне предусматривает разделение по технологическим принципам обработки пищевых продуктов. В этой связи выделены отдельно заготовление продуктов, переработка овощей, переработка мясной продукции.

Далее продукты доводятся до конечного состояния, готового к употреблению. Здесь также идет подразделение по технологии приготовления. Выделен цех приготовления холодных закусок, Горячий цех, и процесс доведения до готового состояния полуфабрикатов.

Важной составляющей системы управления отеля «Крутики» является информационное обеспечение. От его правильной и четкой организации во многом зависит эффективность работы всех сотрудников.

Значимой информацией для отеля «Крутики» считается информация об организации развлекательных мероприятий, ассортименте продукции и услуг и ценах конкурентов. Руководство уделяет этой информации максимум внимания. Данная информация собирается оперативно и также оперативно передается к руководителю с целью совершенствования ассортиментной политики и ценовой политики. Отель «Крутики» стремиться предложить своим гостям широкий спектр развлечений и широкий выбор качественных услуг проживания.

Самым главным ресурсом любой организации являются его трудовые ресурсы. Управление персоналом в отеле «Крутики» заключается в подборе, правильной расстановке и грамотном стимулировании деятельности каждого работника. Рассмотрим персонал отеля «Крутики». Анализ персонала следует начать с изучения структуры и укомплектованности предприятия необходимыми кадрами работников соответствующей специальности и квалификации. Приведем динамику среднегодовой численности работников за два исследуемых года.

Таблица 1. Среднегодовая численность работников Отеля «Крутики»

Наименование показателя	2009 г.	2010 г.	Изменения за период
Персонал предприятия, всего	48	60	12
в том числе
административный персонал	22	28	6
производственный персонал (повара официанты, вспомогат. персонал)	26	32	6

По данным таблицы, численность персонала предприятия увеличилась за год на 12 человек, что было связано с увеличением числа посетителей и внедрением дополнительных услуг.

Такие данные свидетельствует о достаточно быстром развитии отеля.

Проанализируем соотношение административного и производственного персонала в Отеле «Крутики».

Структура персонала отеля «Крутики» по категории

Как показывают диаграмма ситуация за период 2009-2010 не изменилась. Производственного персонала немного больше, чем административного, связано это с тем, предприятие оказывает достаточно большие объемы услуг и имеет большую вместимость. Практически все кто приезжает в отель «Крутики» отдохнуть обязательно заказывают что-то в ресторане, и производство должно обеспечить необходимый объем кулинарной продукции.

Также, на наш взгляд, необходимо отразить половозрастную структуру организации. Анализ структуры персонала по полу можно осуществить с помощью таблицы.