Контроль в системе управления
Значимость контроля в процессе управления на предприятии. Разработка управленческого решения. Особенности процесса контроля различных типов. Контроль исполнения приказов, распоряжений и обращений граждан. Проблемы, характерные для всех видов контроля.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.08.2011 |
| Размер файла | 82,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Оглавление
Введение
1. Контроль в системе управления, его необходимость и значение
1.1 Значимость контроля в процессе управления
1.2 Виды и этапы контроля
2. Анализ контрольной деятельности ЗАО НТФ «Медтехника»
2.1 История становления и развития ЗАО НТФ «Медтехника»
2.2 Организационное и нормативно-правовое обеспечение работы отдела
2.3 Функциональные обязанности сотрудников отдела
2.4 Особенности процесса контроля различных типов
2.4.1Контроль исполнения Стратегического плана
2.4.2 Контроль исполнения бюджета
2.4.3 Контроль исполнения приказов, распоряжений, обращений граждан
3. Основные направления совершенствования контрольной деятельности
3.1 Проблемы, характерные для всех видов контроля
3.2 Основные недостатки и проблемы процесса контроля в ЗАО НТФ "Медтехника"
3.2.1 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле выполнения стратегического плана
3.2.2 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле выполнения бюджета
3.2.3 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" при контроле обращений и запросов
3.3 Пути совершенствования контрольной деятельности
Заключение
Библиографический список
Введение
Разработка управленческого решения и дальнейший контроль его исполнения - одни из наиболее важных управленческих процессов. От их эффективности в значительной степени зависит успех дела.
Только профессиональный менеджер владеет эффективными технологиями выработки, принятия, реализации управленческих решений, без которых эффективное управление организацией в сложной экономической обстановке, практически, невозможно.
Каждый профессиональный менеджер должен понимать, что прежде, чем начинать какое-либо дело, необходимо определить цель своих действий. Причем необходимо определить цель на долговременную перспективу - стратегическую и для каждого конкретного действия - тактическую.
Цели должны быть конкретными и измеримыми. То есть, для каждой цели должен существовать критерий, который позволил бы оценить степень достижения цели.
Если такого критерия нет, то невозможна реализация одной из основных функций управления - контроля. И в этом смысле цель, степень достижения которой можно количественно измерить, всегда лучше цели, сформулированной лишь словесно (вербально).
Контроль является одной из важнейших функций управления. Он охватывает весь процесс управления, начиная с непосредственного создания организации и до самой последней стадии оценки конечных результатов деятельности.
Контрольные мероприятия помогают выявить различные отклонения, возникающие в деятельности организации, определить их причины и устранить их до того, как они смогут серьезно повлиять на эффективность функционирования организации.
Контрольная деятельность имеет огромное значение для всех организаций, независимо от особенностей. И чем большее количество целей стоит перед организацией, чем большее количество задач она призвана решать и чем сложнее ее структура, тем большее значение для эффективности ее функционирования приобретает контроль.
Исходя из этого, ЗАО НТФ «Медтехника», имеющая пять направлений деятельности и стоящая 38 лет на службе здравоохранения, является одной из тех организаций, для которых особенно важно осуществление эффективного контроля. Следовательно, организация контроля исполнения решений в Фирме является одной из актуальных тем для обсуждения, особенно в настоящее время.
Объектом исследования можно выделить деятельность закрытого акционерного общества фирмы «Медтехника». Предметом исследования - контрольную деятельность.
Исходя из этого, основной целью исследования будет являться анализ и совершенствование контрольной деятельности по исполнению решений руководства фирмы и выработка предложений по повышению ее эффективности.
Согласно поставленной цели определены следующие задачи:
1. Изучить и определить теоретические и методологические основы организации контрольной деятельности на основе научной, нормативной и юридической литературы.
2. Рассмотреть и проанализировать сложившуюся систему контроля исполнения решений в ЗАО НТФ «Медтехника».
3. Выработать рекомендации по повышению эффективности контрольной деятельности в ЗАО НТФ «Медтехника».
Основными методами, используемыми при работе являются методы системного анализа, структурно-функционального анализа, включенное наблюдение - ознакомление с аспектами контрольной деятельности на практике, анализ документов, метод классификации.
Работа проводилась на основе практических материалов, научных, нормативных и юридических источниках литературы.
1. Контроль в системе управления, его необходимость и значение
1.1 Значимость контроля в процессе управления
Контроль как одна из функций руководства представляет собой неотъемлемую составную часть процесса управления.
Контроль -- это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Контроль -- это очень важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.
Для чего необходим контроль? Консультант-психолог по управлению Н.М. Власова считает, что:
1. При контроле исчезает неопределенность. Даже самые тщательно разработанные планы и программы не могут учесть все, что нужно. Контроль требуется для корректировки деятельности органов местного самоуправления и устранения неопределенности;
2. Контроль помогает предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и проблемы, возникающие в процессе работы, переплетаются, если их вовремя не исправить. С помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации;
3. Контроль выявляет не только ошибки, но и успехи. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны Власова Н. ...И проснешься боссом: Справочник по психологии управления. -- Кн. 1. -- Новосибирск: ЭКОР, 1993 -- С.177..
Финские ученые назначение контроля сформулировали следующим образом:
· констатация и оценка достигнутых результатов деятельности и соответствующие выводы;
· констатация и оценка людей, содействовавших достижению результатов деятельности, и результатов, получение которых связано с поддержанием контактов и развитием, а также соответствующие выводы;
· констатация и оценка осуществления и эффективности мероприятий, содержавшихся в решениях и планах деятельности;
· многосторонняя констатация и оценка успешности ситуационного управления, а также соответствующие выводы;
· формирование обратной связи в целях оценки, поощрения и информирования Т. Санталайнен, Э. Воутилайнен «Управление по результатам» / Пер. с фин. -- М.: Прогресс, 1993. -- С. 188..
При осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшему развитию ситуации принятия решений.
Объекты, предмет и субъекты контроля
Различают объекты, предмет и субъекты контроля.
Объект контроля -- то, что контролируется (экономические и социальные процессы, законы, постановления, обращения граждан). В системе управления социально-экономическими процессами объектами контроля являются объединения, предприятия, трудовые коллективы.
Предмет контроля -- состояние и поведение объектов управления. Они характеризуются качественными, количественными, структурными, пространственными и временными параметрами. Предметом контроля таких объектов, как объединения, предприятия и их отдельные элементы или части, служит их деятельность в соответствии с установленными законами, нормами, решениями, поручениями, т. е. определенное состояние объекта контроля на определенную дату.
Субъекты контроля -- человек, группа людей или организация -- так же многочисленны и разнообразны, как и его объекты. Отдельный человек, выступающий субъектом контроля, -- это, например, глава администрации, руководитель подразделения, тот или иной специалист и др. Групповыми субъектами контроля могут быть представительный орган местного самоуправления, его постоянные комиссии, администрация, ее отделы, управления и т.д.
Цели и задачи контроля
Цели контроля заключаются в проверке предпосылок, в соответствии с которыми принимаются решения и программы, в проверке хода их выполнения, в обеспечении целей управления в соответствии с принятыми решениями.
Основная задача контроля состоит в выявлении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставлении его с намеченными целями, оценке ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. Наиболее эффективен контроль в том случае, если с его помощью заблаговременно выявляются причины отклонений, предупреждаются срывы, обнаруживаются неиспользованные возможности и резервы.
Задачи контроля могут быть частными и общими. Частные распространяются только на какую-то одну из сторон объекта (финансовая деятельность, достоверность отчетных данных, соблюдение закона и т. д.). Общие -- на все стороны деятельности контролируемых объектов3 Паркинсон, С. Нортког, Рустомжи М.К. Искусство управления.- СПб.: Лениздат, 1992..
1.2 Виды, этапы контроля
По назначению и направленности контроль можно разделить на два вида: внутренний и внешний.
Внутренний -- это внутриведомственный, внутрипроизводственный, внутриорганизационный (внутрифирменный). При внутреннем контроле субъект и объект (контролирующие и контролируемые органы и организации) объединены в одну систему. Этот вид контроля служит обеспечению надлежащего функционирования и управления самого органа или организации. Это внутрислужебная, внутриуправленческая функция, контроль вышестоящего органа за нижестоящим.
Внешний контроль преследует иную цель -- защиту граждан, организаций, государства и общества от всевозможных негативных последствий, которые могут наступить в результате несоблюдения установленных правил осуществления той или иной деятельности и невыполнения субъектами общественных отношений возложенных на них обязанностей. Внешний контроль призван служить обеспечению безопасности субъектов общественных отношений, защите их прав, свобод и законных интересов, безопасности и защите законных интересов государства и общества в целом. В силу особой важности и значимости указанных целей именно внешний контроль составляет основное содержание контрольной деятельности государственных и негосударственных структур.
Среди общих методов контроля них выделяются:
· предварительный;
· направляющий (текущий);
· фильтрующий;
· заключительный Основы научного управления социально-экономичес-кими процессами. -- М.: Мысль, 1988.-- С. 16..
Предварительный контроль используется до начала какой-либо операции. Его инструменты -- договоры, стандарты, должностные инструкции, служебные правила всякого рода, регламенты. Предварительно контролируются ресурсы -- человеческие, материальные, финансовые.
В ходе направляющего (текущего) контроля измеряются фактические результаты работы, осуществляется обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.
Фильтрующий контроль применяется на определенном этапе работы. Контролируется выполнение промежуточных целей и соотнесение фактических результатов с намеченными.
Заключительный контроль фиксирует итоговые результаты. При этом оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание), делается анализ для предотвращения ошибок в дальнейшем, обеспечивается мотивация исполнителей на будущее.
В зависимости от задач используются линейный, функциональный и операционный контроль.
При линейном контролируется весь объект в целом. Так, генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» контролирует состояние и деятельность всех предприятий в целом.
При функциональном контролируется не весь объект, а только часть его (например, начальником службы, отдела).
Контроль только одной какой-либо характеристики состояния и деятельности предприятия называют операционным.
Суть контроля отражают содержательная, организационная и технологическая характеристики.
Содержательная характеристика призвана ответить на вопрос: что делается в процессе контроля?
Организационная: кем и в каком порядке делается?
Технологическая: как делается?
Этапы контроля
В процессе контроля есть три четко различимых этапа:
1. Установление желаемого результата исполнения.
2. Измерение фактического результата исполнения.
3. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов исполнения и выработка мер корректирующего воздействия.
На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процесса контроля -- это установка стандартов, правил, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.
Второй этап -- измерение фактических результатов -- является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, руководитель получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.
На третьем этапе происходит сравнение показателей фактического состояния, с заданными стандартами, где определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.
После определения и оценки всех параметров мерами корректирующего воздействия могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.
Контрольная функция по своему содержанию включает в себя три элемента. Первый -- получение необходимой информации, второй -- анализ и оценка информации, третий -- реагирование на выявленные отклонения от установленных правил и требований.
Все эти три элемента контрольной деятельности регламентированы нормативно-правовыми актами и реализуются в соответствии с установлениями этих актов (на их основе и в соответствующем порядке).
В качестве синонима понятия «контрольная деятельность» в нормативных правовых актах и управленческой практике широко используется понятие «контроль». С учетом этого, данное понятие будет широко употребляться и в настоящей работе. Понятие «контроль» трудно отличить от понятия «надзор». Чаще их рассматривают как тождественные. Но в законодательных актах они иногда употребляются в одном ряду как различные. Так, в постановлении Правительства РФ от 13 августа 1998 г. № 950 оба рассматриваемых понятия употреблены в одном ряду: «Надзор и контроль за соблюдением собственниками гидротехнических сооружений норм и правил эксплуатации гидротехнических сооружений». Но какое-либо различие в этих понятиях по приведенному правовому акту не просматривается Голубков Е.П. Какое принять решение? - М.: «Экономика», 2001..
Контрольная деятельность имеет непосредственную и конечную цели. Непосредственной целью контроля является предупреждение и пресечение нарушений установленных правил деятельности или поведения субъектов общественных отношений, а также требований (стандартов) по качеству изготавливаемой продукции или оказываемых услуг. Конечная цель контроля совпадает с теми целями, которые преследует само правовое регулирование деятельности, поведения и стандартов.
Конечные цели контрольной деятельности определяют ее общее значение. Оно заключается в обеспечении наиболее важных интересов людей, организаций, государства и общества в целом.
- 2. Анализ контрольной деятельности ЗАО НТФ «Медтехника»
2.1 История ЗАО НТФ «Медтехника»
Закрытое акционерное общество научно-техническая фирма «Медтехника», (в дальнейшем фирма «Медтехника»), имеет свою историю. Фирма «Медтехника» зарегистрирована в 1991 году и является правопреемником производственно-торгового объединения «Медтехника», входящего в государственную систему здравоохранения с 1965 года.
Производственно-торговое объединение «Медтехника» было создано в системе государственного здравоохранения для медико-технического обслуживания клиентов Сибирского региона, а именно оно было поставщиком оборудования для больниц и поликлиник необходимого оборудования - хирургических кабинетов, поставки оборудования для других медицинских специалистов - лор-врачей, окулистов, гинекологического оборудования, стоматологического оборудования, реанимационного оборудования, медицинской мебели, а также расходных материалов.
Комплексное медико-техническое обслуживание клиентов Сибирского региона, вне зависимости от смены экономических и политических условий на протяжении 36 лет отличает фирму «Медтехника» как гаранта надежности и стабильности.
Комплексность была заложена в Новосибирскую «Медтехнику» с самого ее «рождения»: в состав будущей научно-технической фирмы изначально входили мастерская по ремонту медицинской техники, управление и специализированный магазин. Производственные площади в первое время приходилось арендовать, а количество работающих едва насчитывало 45 человек. Объем товарной продукции тоже был невелик - чуть больше 77 тысяч рублей.
Вот несколько дат из истории ее развития.
1878 год - Ремонтная мастерская преобразована в завод «Медтехника».
1985 год - Создана метрологическая служба здравоохранения. «Медтехника» стала ее базовой организацией.
1987 год - Образовано производственно-торговое объединение «Медтехника». «Медтехника» переехала в новое специально построенное здание.
1990 год - ПТО «Медтехника» стала арендным предприятием.
1991 год - Фирма вновь поменяла свой правовой статус и стала акционерным обществом.
1994 год - Фирма зарегистрирована как ЗАО НТФ «Медтехника».
1994 год - Создан конструкторский отдел и в конце года появились первые образцы электронной техники, изготовленные собственным производством.
1995 год - Создана служба защиты экономических интересов Фирмы.
1996 год - Получены первые федеральные и местные лицензии на все виды деятельности Фирмы.
Сегодня фирма «Медтехника» крупнейшее предприятие, обеспечивающее поставки и сервисное обслуживание медицинской техники на территории Сибири.
Кроме поставок техники фирма осуществляет следующие виды деятельности:
1. Оказание консультативно-методической помощи по вопросам приобретения медицинской техники и ее эксплуатации, участие в разработке целевых программ технического оснащения здравоохранения.
2. Проведение экспертизы проектов вновь вводимых или реконструируемых зданий, отделений и отдельных помещений.
3. Выдача специалистами фирмы рекомендаций по оснащению медицинским оборудованием.
4. Реализация всего спектра медицинских приборов и аппаратов как отечественных, так и зарубежных производителей: медицинской и офисной мебели, расходного материала, медикаментов, дезинфекционных средств, бесперебойного аварийного питания и многого другого. ЗАО НТФ «Медтехника» является официальным представителем в сибирском регионе компаний Siemens, Draeger и др. и производит поставку, монтаж и сервисное обслуживание медицинской техники вышеупомянутых фирм.
5. Монтаж и пуско-наладка всех поставляемых фирмой видов отечественного и импортного оборудования по желанию клиента. Наличие сертифицированных инженеров позволяет в момент пуско-наладки произвести обучение навыкам работы медиков на рабочем месте.
6. Собственное производство, на котором выпускается медицинская мебель и вспомогательное оборудование, ряд уникальных изделий. Наличие производственных мощностей позволяет фирме «Медтехника» не только выполнять нестандартные заказы по запросу клиента, но и осуществлять выпуск серийной электронной техники.
7. Оказание слухопротезной помощи. «Центр слухопротезирования» компании производит исследование остроты слуха, подбор слухового аппарата, выпускает индивидуальные внутриушные вкладыши вкладыши для населения различных возрастных категорий, имеющих различную степень потери слуха. В 1996 году нашей фирмой было приобретено уникальное оборудование фирмы Siemens, Германия, позволяющее производить подбор аппарата и его настройку, в том числе, без присутствия пациента по ранее записанной аудиограмме.
За последнее время усилиями специалистов фирмы оснащены вновь вводимые и реконструируемые объекты на территории Новосибирской области и регионов Сибири (Кемеровская область, Алтайский край, Республика Якутия, Томская область и др.). Постоянными клиентами по приобретению оборудования, использованию сервисных услуг, консультаций, экспертных оценок являются лечебные учреждения Западной и Восточной Сибири, Крайнего Севера и Дальнего Востока. Тесное сотрудничество с Сибирской Академией медицинских наук, обширная, постоянно пополняемая информационная база позволяют учитывать специфику отдельно взятого лечебного учреждения по профилю деятельности при проработке конкретных задач, которые ставит перед собой администрация лечебного учреждения.
Миссия фирмы отражает саму суть - для чего существует наша организация: Мы помогаем медицине делать людей здоровыми.
Целью и задачей организации являются получение прибыли путем производства и реализации медицинской техники, а также выполнения ряда других не менее важных изложенных выше функций.
В соответствии с этим, организационная структура, сформированная на сегодняшний день, призвана служить оперативному решению всех поставленных перед фирмой задач (рисунок 1).
Как видно из представленной схемы отдел общего делопроизводства находится в непосредственном подчинении генерального директора фирмы, откуда следует его важность в организационной структуре всей фирмы.
Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО НТФ «Медтехника» и место в ней отдела общего делопроизводства.
2.2 Организационное и нормативно-правовое обеспечение работы отдела
Эффективность деятельности ЗАО НТФ «Медтехника» во многом зависит от организационной структуры управления, а эффективность системы управления зависит, в свою очередь, от организации контрольной деятельности.
Каждому руководителю приходится контролировать ход выполнения множества управленческих решений на различных уровнях управления.
Руководитель более высокого уровня должен уметь выбрать ряд главных обобщающих критериев, с помощью которых он, не затрачивая много времени и сил, сможет с достаточной степенью точности оценивать степень реализации управленческого решения. Если же руководитель попытается контролировать ход работ, вникая во все детали, во все мелочи, он будет завален информацией, среди которой трудно найти главную.
Поскольку вся власть и ответственность за функции контроля над отношениями закреплены за одним лицом (руководителем), а он физически не в состоянии осуществлять его в полном объёме, руководитель вынужден делегировать часть своих полномочий подчинённым. Именно это и формирует вертикальные (линейные) иерархические структуры. Специализация управленческих функций и формы их координации порождают жёсткий рисунок функциональной структуры современной организации. В созданной таким образом управленческой иерархии каждый работник имеет собственного руководителя и все, кроме рядовых исполнителей, имеют подчинённых. Отсюда вытекает специфика двойственной формальной позиции любого руководителя, которая накладывает существенный отпечаток на образ его поведения.
Хорошо организованный контроль представляет собой обратную связь, без которой немыслим процесс управления. Поэтому в аппаратах управления сейчас начинают создавать особые организационно-аналитические подразделения, одной из функций которых является осуществление контроля за выполнением принятых решений, приказов, постановлений, распоряжений Сацков Н.Я. Методы и приемы деятельности менеджеров и бизнесменов. Санкт-Петербург, 1993..
Управление ЗАО НТФ «Медтехника» в соответствии с Уставом осуществляет управляющий, который принимает все решения. Так как ему принадлежит более 50% акций, то он фактически является владельцем ЗАО НТФ «Медтехника». Управляющему подчиняется генеральный директор, который несёт ответственность за деятельность ЗАО НТФ «Медтехника».
Генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» осуществляет административно-распорядительную деятельность. При этом сама работа генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых им задач. Кроме того, работа генерального директора требует оперативного разрешения всех возникающих ситуаций. Генеральный директор должен уметь решать параллельно несколько видов работ. Также работа генерального директора отличается многообразием контактов.
Генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» производит управление процессами, происходящими внутри предприятия. Кроме того, он производит управление процессами взаимодействия предприятия с внешней средой.
Права и обязанности генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» определяются Уставом. В Уставе ЗАО НТФ «Медтехника» определяются основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на генерального директора функций.
Права генеральному директору ЗАО НТФ «Медтехника» необходимы для исполнения возложенных должностных обязанностей. Эти права реализуются при исполнении обязанностей генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника».
Ответственность генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» устанавливается с учётом особенностей работы функций и прав:
- Обеспечение выполнения целей и задач предприятия ЗАО НТФ «Медтехника»;
- Соблюдение расчётной и платёжной дисциплины ЗАО НТФ «Медтехника»;
- Соблюдение действующего законодательства;
- Обеспечение подбора кадров и рационального использования их труда в соответствии с занимаемыми должностями и квалификацией;
- Обеспечение продвижения работников;
- Эффективный контроль за исполнением служебных обязанностей работников.
Во главе каждого подразделения в ЗАО НТФ «Медтехника» стоит руководитель этого подразделения, который непосредственно отвечает за работу своего подразделения.
Для всех сотрудников разработаны должностные инструкции, в которых детально описаны все выполняемые ими функции и обязанности, а также права и ответственность каждого сотрудника.
Каждый руководитель подразделения ЗАО НТФ «Медтехника» выполняет такие функции и задачи - непосредственно организовывает работу своего подразделения и подчиняется непосредственно генеральному директору.
В процессе реализации принятого решения могут происходить резкие изменения в обстановке, вызванные внешними причинами, выявившимися ошибками, просчетами как в самом решении, так и в организации его выполнения. В этих случаях появляется потребность либо в изменении принятого решения (по срокам, исполнителям, содержанию некоторых задач), либо в принятии нового решения. Поэтому в процессе принятия и реализации решений следует предусмотреть порядок внесения необходимых изменений. Особенно это относится к решениям, которые принимаются в условиях неопределенности, что очень характерно для деятельности органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям. Не всегда необходимость в корректировке хода выполнения решения связана с ухудшением обстановки. В ходе реализации решения могут открываться новые возможности, которые позволят добиться лучших результатов.
Реализация решения, независимо от результатов, должна всегда заканчиваться подведением итогов. При подведении итогов следует проанализировать все этапы работ по выполнению решения, все успехи, ошибки, срывы. Подведение итогов дает информацию о достижении поставленной цели, соблюдении установленных сроков, достижении запланированных и побочных результатов, о деятельности исполнителей и т.п. Обязательное подведение итогов реализации решения имеет большое воспитательное значение. Коллективы и непосредственные исполнители должны знать, каких результатов они добились, как работали, какова социальная, экономическая, политическая оценка их труда. С точки зрения управления подведение итогов реализации решения - это изучение достижений и ошибок, приобретение или совершенствование опыта решения аналогичных ситуаций и проблем, приобретение опыта использования новых методов.
Практически доказано, что указанные меры позволяют существенно снизить вероятность принятия ошибочных решений.
Отдел общего делопроизводства выполняет функции контроля за всеми поступающими в ЗАО НТФ «Медтехника» документами. Эти документы при этом распределяются по тем отделам и службам, к которым они адресованы.
Основной целью ООД является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Фирмы, а также:
§ Совершенствование форм и методов работы с документами.
§ Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к хранению.
§ Сокращения документооборота.
§ Разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационному обеспечению, направленных на реализацию деятельности Фирмы.
Отдел общего делопроизводства в организации и исполнении возложенных на него задач руководствуется:
§ Законами Российской Федерации;
§ Указами и Распоряжениями Президента РФ;
§ Постановлениями и Распоряжениями Правительства РФ;
§ Нормативными актами Федеральных органов исполнительной власти;
§ Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
§ Правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы;
§ Уставом Фирмы;
§ Решениями собрания акционеров Фирмы, Совета директоров;
§ Приказами и распоряжениями по Фирме;
§ Инструкцией по документационному обеспечению управления в Фирме;
§ Положением об отделе общего делопроизводства.
2.3 Функциональные обязанности сотрудников отдела
Отдел общего делопроизводства состоит из четырех человек: начальника отдела, секретаря руководителя, инспектора, архивариуса.
Возглавляет отдел начальник отдела - на него возлагаются следующие основные функции :
§ обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
§ контроль исполнения документов;
§ совершенствование форм и методов работы с документами;
§ сокращение документооборота, унификация форм документов;
§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Фирме;
§ участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники;
§ общее руководство отделом общего делопроизводства.
Должностные обязанности начальника отдела:
§ Рассматривать, распределять и направлять входящие документы по принадлежности, знакомить с ними руководителей, осуществлять контроль за их исполнением в установленные сроки.
§ Осуществлять контроль за своевременным исполнением наиболее важных документов и поручений руководителя, систематически докладывать о состоянии их выполнения.
§ Осуществлять документирование производственных совещаний.
§ Обеспечить сохранность и использование печатей и штампов Фирмы.
§ Осуществлять контроль за работой с документами в структурных подразделениях Фирмы.
§ Обеспечивать составление номенклатуры дел Фирмы.
§ Разрабатывать Положение об отделе общего делопроизводства, архива должностные инструкции сотрудников ООД, нормативные и методические документы по вопросам, относящимся к компетенции ООД.
§ Анализировать документооборот, разрабатывать и внедрять мероприятия по его упорядочению.
§ Оформлять подписку и контролировать получение подписной корреспонденции, договоров по доставке периодической печати, выписке методической литературы.
§ Систематически вести консультации по правильному оформлению организационно-технической документации, выдавать справочный материал по текущему документообороту, осуществлять оперативный поиск, следить за правильным оформлением документов в структурных подразделениях Фирмы.
§ Организует ведение текущего архива, систематизирует тематические материалы.
§ Согласовывает с соответствующими структурными подразделениями повышение квалификации сотрудников ООД.
§ Согласовывать использование финансовых средств при покупке множительной техники, факсов, условий их эксплуатации и обслуживания с соответствующими структурными подразделениями.
§ Выполнять разовые поручения руководителя.
Должностные обязанности секретаря руководителя:
§ По поручению генерального директора :
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, организует прием посетителей, обеспечивает их необходимой информацией.
- Готовит проекты приказов, составляет письма, запросы.
- Организует рабочее место руководителя.
- Осуществляет заказ гостиниц и приобретает билеты гостям Фирмы.
- Выполняет разовые поручения.
§ Организационная работа
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, проверяет правильность оформления документов, обеспечивает качественное их редактирование.
- Ведет прием и регистрацию входящих телефонограмм, доводит их до сведения руководителей.
- Осуществляет оформление и передачу исходящих телефонограмм.
- Осуществляет печать текстовых документов, согласно типовых инструкций
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Осуществляет работу по программе “Контрольные поручения”
- Ведет регистрацию и учет, доводит до сведения исполнителей распорядительные документы Фирмы.
- Заменяет ведущего менеджера по делопроизводству в ее отсутствие.
Основными задачами архивариуса являются:
§ Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 «Положения об архиве».
§ Учет, обеспечение сохранности, систематизация и использование документов, хранящихся в архиве.
Во исполнение вышеуказанных задач архивариус осуществляет следующие функции:
- Принимает на хранение в соответствии с утвержденным графиком документы, обработанные в соответствии с требованиями государственной архивной службы, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством; размещает их с учетом рационального использования площадей и оперативности поиска документов.
- Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.
- Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
- Организует использование документов:
§ информирует руководство и работников Фирмы о составе и содержании документов архива, по поручению руководства Фирмы осуществляет выявление документов;
§ выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного использования;
§ исполняет запросы организаций и заявлений граждан, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
§ ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
§ Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, предоставляет на рассмотрение экспертной комиссии Фирмы описи на дела, подлежащие хранению и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе экспертной комиссии Фирмы.
§ Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
§ Готовит заключения на документы, предоставляемые на рассмотрение экспертной комиссии Фирмы.
§ Оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатуры дел, службе делопроизводства - в составлении сводной номенклатуры дел Фирмы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях.
§ Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе Фирмы.
§ Проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Фирмы.
2.4 Особенности процесса контроля решений различных типов
В ЗАО НТФ «Медтехника» решения относятся к административным, и процессом контроля занимается в соответствии с иерархией и организационной структурой генеральный директор и руководители структур.
Организацией контроля исполнения документов, решений и сбором информации по срокам исполнения решений занимается отдел общего делопроизводства, (в дальнейшем ООД).
Контролируемые документы можно классифицировать на несколько блоков:
· контроль исполнения стратегического плана;
· контроль исполнения бюджета;
· контроль за исполнением приказов, распоряжений, писем и обращением граждан.
2.4.1 Контроль исполнения Стратегического плана
Основной целью контроля исполнения является обеспечение исполнения и постоянное поддержание актуальности Стратегического плана
В ходе контроля исполнения Стратегического плана решаются следующие задачи:
· стимулировать реализацию плана в целом и отдельных мероприятий (действий) в отдельности;
· оценить степень достижения целей Стратегического плана, дать информацию для принятия решений о распределении ресурсов на достижение целей или о корректировке стратегического плана;
· оценить степень исполнения мероприятий (действий) стратегического плана, дать информацию для уточнения и корректировки мероприятий и действий;
· поддержать в рабочем состоянии организационные структуры стратегического планирования.
Контроль исполнения проводится с целью обеспечения исполнения и поддержания постоянной актуальности Стратегического плана. С учетом результатов контроля исполнения СП принимаются решения о распределении ресурсов и корректировке мероприятий, действий Стратегического плана.
Контроль исполнения проводится на основании Положения о контроле исполнения Стратегического плана по специальной методике, приведенной ниже. Методика фиксирует принципы представления информации о результатах и ходе исполнения Стратегического плана.
В процессе контроля исполнения ежемесячно ГСП заслушивает отчеты ответственных за стратегии, содержащие выводы о степени исполнения и адекватности стратегий СП, а также о необходимых корректировках и уточнениях стратегий и плана в целом по мероприятиям и действиям.
Результаты контроля исполнения стратегий ответственными за стратегии оформляются заключением (в форме аналитической записки) и выносятся на заседание ГСП.
В аналитической записке освещаются следующие вопросы:
o Получены ли конкретные, предусмотренные планом результаты?
o Содержат ли полученные результаты недостатки, способные замедлить реализацию последующих мероприятий (действий)?
o Какие именно последующие мероприятия (действия) не смогут быть выполнены в установленные сроки по причине указанных недостатков?
Такое заключение может быть дополнено предложениями по существу вопроса. Принятие оперативных мероприятий и корректировка стратегического плана являются необходимым условием эффективности системы стратегического планирования.
Составление стратегического плана начинается с создания группы стратегического планирования, куда входят специалисты из разных отделов.
Основные этапы стратегического планирования можно представить в виде таблицы, где расписаны этапы и полученный на выходе результат Менеджмент: под редакцией:/ Кохно П.А., Микрюков В.А., Коморов С.Е.-М.: Финансы и статистика, 1993..
Таблица 1 - Основные этапы стратегического планирования
|
1 |
Разработка (корректировка) миссии фирмы |
Миссия фирмы |
|
|
2 |
Анализ внешних и внутренних факторов (анализ, диагностика состояния фирмы), определяющих развитие фирмы; |
Список угроз и возможностей; сильных и слабых сторон фирмы. Матрица SWOT-анализа. |
|
|
3 |
Определение и утверждение главных стратегий (целей); |
Список главных стратегий (целей) развития фирмы на год |
|
|
4 |
Создание рабочих групп (при необходимости) для проработки стратегий по достижению установленных целей; |
Рабочие группы по стратегиям (поименные списки) |
|
|
5 |
Разработка стратегического плана по достижению установленных целей: детализация стратегий на мероприятия; |
Стратегический план как совокупность стратегий и мероприятий по их реализации |
|
|
6 |
Детализация мероприятий на отдельные действия с указанием ответственных, исходящих документов, количественных параметров и сроков исполнения; |
Стратегический план как совокупность стратегий, мероприятий и конкретных действий по их реализации с указанием ответственных, количественных параметров, исходящих документов и сроков исполнения; |
|
|
7 |
Согласование сроков исполнения Стратегического плана; |
Стратегический план, согласованный по срокам |
|
|
8 |
Утверждение Стратегического плана; |
Стратегический план, утвержденный Генеральным директором |
|
|
9 |
Реализация Стратегического плана, создание рабочих групп по исполнению стратегий, разработка оперативных планов рабочих групп по исполнению стратегий; |
Списки (поименные) рабочих групп. Оперативные планы. Отчеты ответственных за стратегии. |
|
|
10 |
Контроль исполнения стратегического плана (мониторинг); |
ежеквартальные отчеты по точкам контроля |
|
|
11 |
Корректировка стратегического плана (при необходимости). |
Корректированный Стратегический план |
Составление стратегического плана строго обязательно для всех предприятий по разработанному формату, который включает в себя поэтапное составление плана:
§ стратегия;
§ мероприятий;
§ действие.
Формат разрабатывается группой стратегического развития и выглядит следующим образом:
При этом для каждого мероприятия указывается:
|
Х - № Стратегии |
Наименование Стратегии (Цель) |
Ответственный за стратегию - член ГСП |
|||
|
Х.Х - № Мероприятия |
Наименование Мероприятия (Цель мероприятия) |
||||
|
Х.Х.Х. - № Действия |
Наименование Действия |
Ответственный за действие - член ГСП |
Срок исполнения |
Исходящий документ |
При этом для каждого мероприятия указывается:
- номер Х.Х.
- список действий, необходимый для реализации мероприятия,
- срок завершения, совпадающий со сроком исполнения последнего действия.
Для каждого действия соответственно указывается:
- номер Х.Х.Х.
- номер Х.
- ответственный за стратегию,
- название - цель, (задача),
- последовательность мероприятий, необходимых для реализации данной стратегии.
Контроль исполнения Стратегического плана включает в себя три составные части:
анализ изменений внешней среды и изменений в самой фирме. Базируется на исследовательской работе ГСП по изучению ситуации в отраслях и регионах, имеющих стратегическое значение для ЗАО НТФ МЕДТЕХНИКА.
контроль процесса исполнения стратегий по срокам и существу (контроль достижения количественных параметров по Стратегическому плану). Базируется на информации, предоставляемой ответственными за стратегии на основе отчетности рабочих групп о исполнения мероприятий (действий) Стратегического плана. Распадается на два подблока:
а) контроль сроков продвижения по стратегическим направлениям;
б) контроль достижения численных параметров.
Итоги контроля отражаются в аналитической записке где фиксируются оценки выполнения действий, списки невыполненных действий, оценки потребности в дополнительном бюджетном финансировании, в связи с предложениями по корректировке Стратегического плана.,
контроль правильности выбранного пути (стратегического направления) базируется на аналитической работе ответственных за стратегии по оценке достигнутого и ожидаемого эффекта от исполнения стратегии. Итоги контроля отражаются в аналитической записке, с выводами и прогнозами о правильности выбранного пути и степени достижимости целей (параметров) и необходимости корректировки Стратегического плана по срокам и по существу, необходимости корректировки административных документов, связанных с реализацией Стратегического плана. Отчет помещается на сервер ГСП.
Анализ промежуточных итогов исполнения стратегического плана осуществляется группой стратегического планирования на основе отчетов ответственных за стратегию. Итоги исполнения стратегического плана подводятся ГСП ежемесячно, на специальных заседаниях после изучения аналитических записок фиксированной структуры, предоставленных ответственными за стратегию.
Контроль исполнения Стратегического плана проводится рабочими группами под руководством ответственных за стратегии, координатором, ответственным секретарем, членами ГСП.
Ежемесячно проводятся специальные заседания ГСП для рассмотрения хода исполнения Стратегического плана на основании аналитических записок о ходе исполнения Стратегического плана. По результатам обсуждения принимается решение о ходе исполнения СП и, если это необходимо, о корректировке СП по срокам и\или по существу.
В аналитической записке ответственным за стратегию фиксируются:
§ оценка выполнения мероприятий, действий - по существу, срокам и количественным параметрам;
§ списки (полностью, частично) проваленных мероприятий, действий. Причины невыполнения. Предложения о принятии оперативных мер;
оценки потребности в дополнительном бюджетном финансировании;
§ предложения по корректировке Стратегического плана, оперативных планов действий рабочих групп, бюджета ЗАО НТФ «Медтехника».
Итак, ежемесячно, 25 числа каждого месяца координатор направляет ответственным за стратегии напоминания о необходимости обновить информацию на страницах стратегий (на сервере ГСП).
Контроль исполнения стратегического плана (мониторинг) осуществляется Генеральным директором, группой стратегического планирования, Координатором стратегического планирования, Ответственным секретарем и членами ГСП, ответственными за исполнение стратегий, действий.
Результаты анализа оформляются аналитической запиской. Записка должна содержать заключение о причинах отклонения, например:
а) недобросовестные, или некомпетентные действия;
б) недостаток полномочий отдельных должностных лиц;
в) недостаток ресурсов (финансовых, трудовых, административных,
технических, времени) у структурных подразделений;
г) вновь открывшиеся внешние факторы;
д) новые внешние факторы;
е) обстоятельства непреодолимой силы;
ж) другое.
Аналитическая записка должна, также, содержать предложения, например:
1) применить дисциплинарные мероприятия,
2) внести изменения в учебные планы,
3) произвести кадровые перемещения,
4) предоставить на временной основе необходимые ресурсы,
5) дать распоряжение произвести корректировку организационной структуры,
6) дать распоряжение произвести корректировку стратегического плана.
30 числа указанных месяцев координатор и ответственный секретарь получают аналитические записки от ответственных за стратегии и готовят специальные заседания ГСП для рассмотрения хода исполнения СП.
Официальная оценка хода исполнения стратегий СП проводится 5 числа следующего за текущим месяца..
Аналитические записки рассматриваются и утверждаются на специальном заседании ГСП.
При необходимости, с учетом обсуждения на заседании ГСП корректируется стратегический план по срокам и\или по существу.
Для организаций функций управления в сфере контроля деятельности всех структурных подразделений в нашей организации применяется специализированная программа «Контроль сроков стратегического плана». Программа реализована на базе СУРБД Access и работает в архитектуре «клиент - сервер».
Система «Контроль сроков стратегического плана» очень близка по своей организации и выполняемым функциям к системам автоматизации документооборота. Она обеспечивает прикладные интерфейсы, позволяющие организовать функции передачи и хранения документов, ведение архива, маршрутизацию документов и многое другое.
Однако программа «Контроль сроков стратегического плана» частично выполняет прикладные функции, характерные для систем поддержки принятия решений и для управляющих информационных систем.
Так, например, в программе реализована возможность сценарного подхода для выбора оптимального контроля и эффективного стратегического планирования.
Система фиксирует документы в специальной базе данных, для этого специалист отдела общего делопроизводства заполняет карточку документа. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на номенклатуру дел, имеющихся в нашей организации. В системе различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и другие. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения. В каждом подразделении назначен ответственный ведущий специалист или директор.
Программа «Контроль сроков стратегического плана» обеспечивает навигацию по иерархии документов в базе данных. В системе заложены возможности сортировки данных и поиска по специализированным запросам. Каждый месяц производится выборка по специалистам на предмет выполнения запланированной работы. Производится корректировка и сверка планов структурных подразделений холдинга и сроков их выполнения.
«Контроль сроков стратегического плана» обеспечивает непосредственный контроль за движением документов на всех этапах документооборота. Система собирает информацию о текущем статусе документов по мере продвижения их по маршрутам от руководства до рабочих мест исполнителей. Система сообщает на отдельных этапах о текущем состоянии работ с документами.
Система «Контроль сроков стратегического плана» выполняет функции разграничения прав доступа к документам. К сетевой базе данных программы имеют доступ ограниченное число пользователей: сетевой администратор, генеральный директор, пять ответственных начальников и начальник отдела общего делопроизводства. Приоритеты пользователей назначаются и контролируются сетевым администратором. Пользователи входят в систему с помощью специального имени (пароля), определенного в системе.
Система поддерживает контроль версий документов и создания резервных копий документов. Версии документов фиксируются автоматически или по желанию пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
Подобные документы
Контроль как функция менеджмента. Необходимость и цели контроля. Основные виды контроля. Поэтапные процессы контроля. Поведенческие аспекты и характеристика управленческого контроля. Расчеты эффективного управления. Структура управления.
курсовая работа [70,2 K], добавлен 07.06.2007Понятие, основные методы, формы и виды контроля и его значимость в процессе управления предприятием. Механизм осуществления контроля в гостиничном комплексе "Crowne Plaza Minsk". Разработка рекомендаций по совершенствованию его качества в гостинице.
курсовая работа [318,8 K], добавлен 24.01.2012Внутренний контроль систем управления организации. Процедуры контроля. Среда управленческого контроля. Система учета организации. Кадровая структура контроля. Используемые формы контроля. Порядок в сложнейших системах хозяйствования.
реферат [20,8 K], добавлен 12.02.2003Функции контроля в экономическом механизме менеджмента. Основные виды контроля. Этапы осуществления контроля как составной части процесса управления. Действия контроля в современной организации на примере ООО "Росток". Элементы финансового контроля.
курсовая работа [173,2 K], добавлен 27.05.2015Контроль как обратная связь в управлении, области его применения и виды. Процесс контроля и проблемы его осуществления. Требования к эффективному контролю. Осуществление контроля в системе управления на примере Домоуправления № 20 ГУ Новосибирская КЭЧ.
контрольная работа [46,2 K], добавлен 02.02.2011Сущность и задачи контроля в системе управления. Контроль как обратная связь в управлении. Области применения контроля, процесс контроля и проблемы его осуществления. Основные показатели деятельности, миссия и цели кооператива на примере СХПК "Силис".
курсовая работа [105,9 K], добавлен 10.01.2015Организация выполнения принятых решений. Значение, функции и виды контроля. Методы контроля и механизм его осуществления. Контроль за качеством управленческого решения. Социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений.
курсовая работа [26,8 K], добавлен 19.04.2004Понятие "контроль" и "управление". Функции и принципы контроля. Основные функции управления. Представление о технологии и правилах проведения контроля. Процесс выбора концепции контроля качества продукции. Этические, правовые и производственные нормы.
презентация [148,7 K], добавлен 12.05.2013Анализ сущности, значения и форм управленческого контроля - одной из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль качества продукции.
дипломная работа [86,6 K], добавлен 18.03.2011Понятие контроля и регулирования как функций менеджмента. Основные виды и этапы проведения контроля на предприятии. Анализ системы регулирования и контроля на предприятии ЗАО "ТДК", разработка мероприятий и рекомендаций по их совершенствованию.
курсовая работа [62,2 K], добавлен 19.03.2012
