Документирование в трудовых отношениях

38

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Документация по трудовым отношениям Первичные документы трудоустройства

2. Порядок оформления документов при приеме на работу

3. Образцы документов

Заключение

Список литературы

Введение

Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по: организации труда и управлению трудом; трудоустройству у данного работодателя; профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений; участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях; материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда; надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда); разрешению трудовых споров. Поэтому важнейшей функцией отдела кадров, который занимается документированием трудовых правоотношений, является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме на работу переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. Цель данной контрольной работы - рассмотреть документирование трудовых правоотношений. При написании данной контрольной работы использовалась литература различных авторов, таких как: Аксенов Ю.М., Воробьев Н.И., Кирсанова М.В., Киселева Т.И., Колтунова М.В., Павлюк Л.В. и многих других.

1. Документация по трудовым отношениям Первичные документы трудоустройства

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявления соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия);

б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество» адрес места жительства);

в) наименование вида документа (заявление);

г) текст документа (начинается со слов "Прошу принять на работу...", с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т. п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме. В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме -- документ, постепенно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, и объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать -- что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "идеального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В соответствии с рекомендациями, резюме -- это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме, например, "К сведению руководства компании "Вега" при рассмотрении соискателей на вакансию "Менеджер по продажам", располагаются в левом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом);

б) наименование документа (слово "резюме", напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с выравниванием по центру, без абзацного отступа);

в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например Иванова Ивана Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

г) текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10--12 кегля);

д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким -- такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование.

Добавим в заключение, что работа с резюме существенно упрощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного

документировать прием на работу), если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь пол руками (в бумажном или электронном виде)1¹ Кузнецов И.Н. Делопроизводство. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2005. - С.133..

3. Приказы по личному составу. Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу;

о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество -- строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение. После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка -- вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.),

причем статья КЗоТ не входит в реквизит "Основание", а является частью формулировки текста самого.

Личная карточка формы Т-2. Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.).

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.)

Характеристика работника. Характеристика -- это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать1¹ Кузнецов И.Н. Делопроизводство. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2005. - С.137..

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень | и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.

2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений,

4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

Автобиография работника. Автобиография -- документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения -- повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

* название документа;

* имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

* сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

* образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение а состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Анкета работника. Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

Трудовой договор. Общие требования к содержанию трудового договора. Вступление трудового договора в силу. Трудовые отношения между сотрудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, когда руководителем организации принято принципиальное решение о приеме данного соискателя на работу в качестве сотрудника. Что представляет собой этот документ?

Трудовой договор -- это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя).

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:

а) фамилия, имя, отчество работника;

б) фамилия, имя, отчество работодателя;

[в)наименование должности работодателя и предприятия, от которого он действует,

г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр. К существенным условиям трудового договора относятся следующие:

а) место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);

б) дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению. Эту дату следует рассматривать в качестве конкретного момента времени, начиная с которого работник приступает к исполнению обозначенной в договоре трудовой функции. Дата начала работы может наступить позже даты подписания трудового договора или совпадать с нею. Для срочного договора здесь же указывается продолжительность его действия -- количество лет или месяцев;

в) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации (в соответствии со штатным расписанием организации) либо конкретная трудовая функция работника -- если последняя не укладывается в рамки одной должности, профессии или специальности;

г) права и обязанности работника. Как правило, это те права и обязанности, которые применительно к возлагаемой на работника трудовой функции конкретизируют (дополняют, уточняют и т. п.) права и обязанности, предусмотренные для данной категории работников общими нормативно-правовыми актами;

д) права и обязанности работодателя -- по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор. Помимо основных обязанностей (своевременная и полная выплата работнику заработной платы, создание оптимальных условий для его работы), здесь же отражаются и прочие обязанности работодателя, выполнение которых существенным образом отражается на характере трудовых отношений сторон договора (например, обязанности по созданию безопасных условий труда);

е) характеристики условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных или (и) опасных условиях -- с указанием конкретных показателей (параметров, характеризующих условия труда, размеров выплат и т. п.);

ж) режим труда и отдыха работника. С учетом примечания в данном случае в содержании трудового договора должны найти свое отражение такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т. п.;

з) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты. При этом размеры тарифной ставки (должностного оклада) указываются в полном соответствии с соответствующими нормативно-правовыми актами.

Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий), указываются основания и условия для их выплаты работнику;

и) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника -- т. е. дополняющие обязательное социальное страхование на случай причинения вреда здоровью работника в связи с исполнением трудовой функции, предусмотренной данным договором.

Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:

-- об испытаниях работника;

-- о неразглашении работником охраняемой законом тайны. Следует подчеркнуть, что данное условие может быть включено только в трудовой договор, заключаемый с работником, которому сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом договоре или приложении к нему должно быть точно указано, какие именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну, доверяются работнику;

-- об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока.

Подчеркнем, что ни одно из условий трудового договора, подписанного сторонами, не может быть изменено в пользу одной из них, кроме как по отдельному письменному соглашению межу ними, составляющему неотъемлемую часть трудового договора1¹ Кузнецов И.Н. Делопроизводство. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2005. - С.142..

Работодатель вправе отказать работнику в заключение трудового договора в случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Как правило, речь идет о тех случаях, когда, помимо необходимых деловых и профессиональных качеств, работник должен соответствовать и другим обязательным для приема на работу в данную организацию (учреждение) требованиям. В ряде случае заключению трудового договора предшествует медицинское освидетельствование работника, а также его испытание. Случаи проведения этих мероприятий также определяются законодательством РФ.

Целью медицинского освидетельствования является установление соответствия состояния здоровья работника характер} (сложности, напряженности и т. п.) предлагаемой ему работы Одновременно медицинское освидетельствование служит задачам охраны здоровья работника и, прежде всего предупреждению профессиональных заболеваний. Для проверки соответствие работника поручаемой работе последний может быть на основании соглашения сторон по договору подвергнут испытанию Условие об испытании во всех случаях указывается в трудовом договоре.

Весьма важным является вопрос о том, когда именно трудовой договор вступает в законную силу. Время вступления трудового договора в силу регламентируется ст. 61 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье "трудовой договор вступает в силу ее дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами.., либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя идя его представителя". Следовательно, работник обязан приступить к исполнению обязанностей по трудовому договору со дня, определенного последним.

Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора.

Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

а) письменное оформление трудового договора;

б) составление трудового договора в двух экземплярах;

в) подписание трудового договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем). При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

а) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

б) трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);

в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

г) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

д) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).

На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике -- персональные данные, данные о его образовательной и профессиональной [подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (экземпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

а) справки о состоянии здоровья сотрудника;

б) справки с места жительства;

в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г.). Статьей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.

К таким документам отнесены:

а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) медицинское заключение установленной формы;

ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст. 6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, "брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись".

Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется Кузнецов И.Н. Делопроизводство. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2005. - С.148..

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;

б) обеспечение сохранности личных дел;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);

д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также -- по просьбе указанных лиц -- во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Несколько слов -- об организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

С этой целью хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.

Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование - для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов - может производиться с разрешения начальника отдела кадров.

Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) -- ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела выданные во временное пользование, возвращены.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.

При этом рекомендуется:

а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения;

б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника);

в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Что касается личных дел государственных служащих, то, в соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 "личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив".

Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе "Примечание" указывается местонахождение документа).

Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних -- располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).

Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение. Трудовая книжка -- это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, -- специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки (трудовую книжку вносятся:

* сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

* сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

* сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами; другие поощрения, предусмотренные действующим законодательством;

* сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причины увольнения.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т. д. вносятся администрацией после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении -- в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать текст) приказа (распоряжения).

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью отдела кадров.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация организации в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия служащего.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 50-летнее хранение в архив данной организации. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.

документация трудоустройство работа

2. Порядок оформления документов при приеме на работу

Прием на работу производится руководителем, который наделен правом найма на работу.

При приеме на работу администрация организации вправе потребовать от поступающего:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

В период испытания на работника распространяются положения Трудового кодекса, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения1¹ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.; СПб: ИТД «Герда», 1999. - С. 103..

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

беременных женщин;

лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия1¹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 173..

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии.

На лиц, поступающих на работу отдел кадров оформляет личное дело.

Трудовой договор заполняется и подписывается в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, как правило, в личном деле работника.

Указом Президента Российской Федерации от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ введен в действие Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Под государственной службой понимается профессиональная деятельность по обеспечению исполнения полномочий государственных органов. Государственными служащими являются граждане Российской Федерации, исполняющие в порядке, установленном Федеральным законом, обязанности по государственной должности государственной службы за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств федерального бюджета или средств бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации2² Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.; СПб: ИТД «Герда», 1999. - С. 107..

На государственных служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде с особенностями, предусмотренными Федеральным законом от 31.07.95.

Право поступления на госслужбу имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.

При поступлении на госслужбу работник должен представить:

· личное заявление;

· документ, удостоверяющий личность;

· трудовую книжку;

· документ о профессиональном образовании;

· медицинское заключение о состоянии здоровья;

· справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;

· другие документы, если это предусмотрено законом.

Работник поступает на государственную службу на условии трудового договора, заключенного на неопределенный срок или на срок не более 5 лет, и оформляется приказом руководителя.

С 27 января 2005 года вступает в действие Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации от 27.07.2004 №79-ФЗ, который отменяет закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» и вводит понятие служебного контракта, который может заключаться как на неопределенный срок, так и срок от одного года до пяти лет.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы. Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя:

1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

2) собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

3) паспорт;

4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

5) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

6) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

7) документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

8) документ об образовании;

9) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

3. Образцы документов

РЕЗЮМЕ

Дата: 3.03. 1999г.

Савельев Юрий Петрович

Адрес: г. Минусинск, ул. Абаканская, д. 55 кв. 13.

Телефон: 2-64-67

Дата и место рождения: 10 апреля 1973; г. Минусинск

Гражданство: Российская Федерация

Семейное положение: женат

Образование: 1990-1995гг., Хакасский государственный университет, педагогика-психология

Опыт работы: 1996-2005, ЧП Савельев по предоставлению психологических услуг

Дополнительные сведения: владею иностранным языком (французским), владею компьютером, имею водительские права, категория «В,С,Д».

Черты характера: Трудолюбие, усидчивость, порядочность

Подпись Савельев Юрий Петрович

ОАО «Хакасхлебопродукт»

ПРИКАЗ

22.12.2003 №121

О графике отпусков

В целях составления графика отпусков на 2004 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2004 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2003 г. и планируемых очередных отпусков в 2004 г.

2. Секретарю-референту составить сводный график отпусков ков сотрудников для утверждения.

3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя директора Иванова В.С. Директор Н. И. Кузнецов

Визы

Воронова 297-45-87

Автобиография

1. Фамилия Степанов

Имя Андрей

Отчество Эдуардович

2	Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также, когда, где и по какой причине изменяли	нет
3	Год, число и место рождения	3 августа 1980; г. Красноярск
4	Гражданство	РФ
5	Образование	2000-2005гг., ИПК и ПК ХГУ, Хакасский Государственный Университет им. Н.Ф. Катанова, психология.
6	Ученое звание	Не имею
7	Какими иностранными языками владеете	Немецкий, итальянский
8	Были ли Вы и Ваши родственники близкие судимы, когда и за что	Нет
9	Были ли заграницей, где, когда и с какой целью	Австрия, туризм
10	Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в ВУЗах)	2000-2005, ЧП Тучкин, помощник психолога

11. Ваши близкие родственники

Мама: Степанова Нина Васильевна, 1943г. г. Томск, ЧП Немцава, юрист; Адрес: г. Томск, ул. Белая, д. 4 кв. 13. Телефон: 7-02-13

Сестра: Степанова Мария Эдуардовна, 1990г. г. Абакан. Школа №10. Адрес: г. Томск, ул. Белая, д. 4 кв. 13. Телефон: 7-02-13

12. Родственников за границей не имею

13. Адрес: г. Абакан, ул. Итыгина, д. 1 кв. 55. Телефон: 5-07-18

14. Паспорт 95 00 058843, УВД г. Абакана, РХ

1 мая 2003г. __________________________

Служебное письмо

Министерство общего и профессионального Члену Совета УМО

образования Российской Федерации по специальности 06.02.00

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ Н.М. Шумину

ОБЪЕДИНЕНИЕ

по экономике и социологии труда ул. Б. Садовая, 69

на базе Российской экономической г. Ростов-на-Дону, 344007

академии имени Г.В. Плеханова

113054, г. Москва,

пер. Стремянной, 36

тел. 237-87-77

ОКПО 02531010

К

16.12.05 № 99/97

на № 17 от 2004г.

О выпуске учебных пособий

Кафедра управления персоналом РЭА им. Г.В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00. «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2005г. следующие работы:

1. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом - 30 п.л.;

2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н., Карташов С.А. Рынок труда - 30 п.л.;

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянный пер., д.36, РЭА им. Г.В. Плеханова, кафедра «Управления персоналом».

Председатель Совета УПО

по специальности 06.02.00

Зав. кафедрой управления