Совершенствование организационной структуры на примере государственного учреждения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Академия гуманитарных наук и образования (Омское отделение)

Негосударственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Омская гуманитарная академия»

Социально-экономический факультет

Кафедра управления, политики и права

Выпускная квалификационная работа

Совершенствование организационной структуры на примере государственного учреждения

Белоусов Евгений Александрович

Руководитель: к.ф.н. доцент

Ю.В. Шкудунова

Омск 2011



Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты организационной структуры

1.1 Понятие и сущность организационной структуры

1.2 Структура организации как системы

1.3 Факторы изменения структуры организации

Глава 2. Анализ организационной структуры на примере ГУ МЧС РФ 5 отряда ФПС по Омской области

2.1 Особенности организационной структуры на примере ГУ МЧС РФ 5 отряда ФПС по Омской области

2.2 Правовые основы формирования организационной структуры государственного учреждения

2.3 Проблемная область организационной структуры государственного учреждения

Глава 3. Направления совершенствования организационной структуры на примере государственного учреждения МЧС РФ 5 отряда ОФПС по Омской области

3.1 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры на примере 5 Отряда ФПС

3.2 Предполагаемые результаты внесённых рекомендаций

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение



Введение

Актуальность темы совершенствования организационной структуры государственных учреждений в настоящее время не вызывает сомнений, так как организационная структура государственных учреждений имеет множество недостатков. Характерными недостатками организационных структур большинства государственных учреждений в настоящее время являются:

- чрезмерная замкнутость структурных подразделений на руководителей высшего уровня с неизбежным снижением эффективности управления в связи с их перегруженностью;

- наличие множества заместителей руководителей высшего уровня с размытыми и пересекающимися диапазонами ответственности;

- недостаточная или структурно размытая работа с персоналом.

Ежегодно на земном шаре возникает свыше 5 млн. пожаров, сотни тысяч катастроф и аварий от которых погибает большое количество людей, скота разрушаются здания и различная техника. Уничтожаются материальные ценности на десятки миллиардов условных единиц. Огромный материальный, экологический и социальный ущерб приносят ежегодно возникающие крупные лесные пожары. В последние годы всё чаще возникают техногенные ситуации обусловленные человеческим фактором. Нередко происходят аварии на энергосистемах страны, в результате чего отключается электричество в областях и даже целых регионах, а последствия таких отключений носят характер катастроф. В настоящее время в нашем регионе бурно развивается нефтехимическая промышленность и он находится на лидирующих позициях в плане развития промышленности. Параллельно с этим наш регион идёт на лидирующих позициях по количеству пожаров которые ничего не жалеют на своём пути. Только за 2010 год в нашей стране погибло около девяти тысяч человек из такого большого количества погибших около двадцати процентов погибли на объектах промышленности. В промышленном секторе нашего региона так же бушуют пожары. На пример каждый пожар на Омском нефтеперерабатывающем заводе несёт огромный урон производству, колоссальную потенциальную опасность для дальнейшего развития чрезвычайной ситуации и конечно же очень большой финансовый урон. Помимо Омского нефтеперерабатывающего завода который находится под противопожарной защитой и под пристальным противопожарным наблюдением 5Отряда федеральной противопожарной службы в промышленном секторе САО нашего города находится ещё один очень важный стратегический объект это ТЭЦ-4,он так же находится под защитой 5ОФПС и нуждается в его постоянном контроле противопожарной безопасности . К счастью ещё ни на одной из ТЭЦ в нашей области не было крупного пожара. Последствия крупного пожара на ТЭЦ могут обернуться ещё более страшными последствиями, катастрофой для жителей крупного города и пожар на таком опасном объекте нужно предотвратить и это сделать на много проще чем его потушить. Для достижения такого значительного результата требуются реформирования и нововведения, в частности именно организационной структуры учреждения. Этим и объясняется актуальность выбранной темы.

Степень разработанности темы. Реформированию структуры предприятия внутренней государственной службы были посвящены труды таких авторов как Г.В. Атаманчука, В.А. Прокошина, Д.Н. Бахраха, Б.М. Лазарева и др. В трудах Г.В. Атаманчука уже происходит освоение учебно-научного поля «государственная служба» в заведениях по подготовке и переподготовки государственных служащих, отражающие попытки сформировать некую самостоятельную дисциплину.

Большое влияние уделяется правовым аспектам государственной службы в работах следующих авторов: Бахрах В.В., Волошина Ю.Н., Старилов Д.М. и др. Но, тем не менее, необходимо провести более качественное исследование и анализ в области структуры организации и его деятельности на государственных учреждениях внутренней службы Российской Федерации.

Объект исследования - Государственное учреждение 5 Отряд федеральной противопожарной службы по Омской области

Предмет исследования - организационная структура 5 Отряда федеральной противопожарной службы.

Цель - Разработать рекомендации по совершенствованию организационной структуры на примере 5 отряда федеральной противопожарной службы.

Задачи дипломной работы:

1. Раскрыть теоретические основы и содержание кадрового государственного учреждения;

2. Показать факторы, вызывающие изменения структуры организации;

3. Проанализировать организационную структуру ГУ 5 отряда ФПС по Омской области;

4. Выявить проблемную область организационной структуры 5 отряда ФПС по Омской области;

5. Указать направления совершенствования организационной структуры Государственного пожарного надзора 5 отряда федеральной противопожарной службы.

Методология исследования. При выполнении исследования применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: сравнительный анализ; наблюдение; экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации. Информационно-эмпирическую базу исследования составили законодательные акты, регулирующие отношения в области объекта исследования, данные финансово-экономической отчетности, данные кадровой документации.

Практическая значимость дипломной работы заключается в разработанных предложениях по совершенствованию организационной структуры государственного учреждения, которые могут быть использованы при совершенствовании организационной структуры других подобных государственных учреждений.

Структура работы представлена введением, где поставлены цель и задачи дипломной работы, тремя главами основного содержания, раскрывающих тему дипломной работы в соответствии с поставленными задачами. В первой главе говорится о теоретических аспектах организационной структуры, а точнее о понятии и сущности организационной структуры в целом и системных ее свойствах, о факторах меняющих её. Во второй главе показаны особенности организационной структуры государственного учреждения и выявляется проблемная область организационной структуры. В третьей главе даны рекомендации по реструктуризации организационной структуры государственного учреждения на примере 5 отряда ОФПС по Омской области. Затем следуют список использованных источников и литературы, приложения.



Глава 1. Теоретические аспекты организационной структуры

1.1 Понятие и сущность организационной структуры

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Понятие "организация" относится к числу ведущих категорий организационной науки. Организация может быть определена как разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил. Организация - элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума.

Термин "организация" используется в нескольких значениях:

- во-первых, организация - это деятельность, результат деятельности, область деятельности;

- во-вторых, организация - это некоторое социально-экономическое образование, ориентированное на достижение определенных хозяйственных, коммерческих или некоммерческих целей.

В Гражданском кодексе Российской Федерации при определении юридического лица используется следующая формулировка: "Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязательства, быть истцом и ответчиком". Также в Гражданском кодексе Российской Федерации указывается, что различаются коммерческие организации, "преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности", и некоммерческие, "не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками". Следовательно, организация, как социально-экономическое образование, может выступать в качестве юридического лица и считаться организацией, даже не будучи ориентированной на извлечение прибыли.

В учебнике "Основы менеджмента" М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури [31] обозначают организацию как это группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. В качестве одного из признаков организации они указывают наличие хотя бы двух человек, объединенных общей целью и считающих себя частью одной группы. Таким образом, следует полагать, что организация связана с наличием группы лиц, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Исторически термин "организация" происходит от древнегреческого "органон", что означает устройство, сочетание элементов в одно целое. Определяя семантическое значение слова "организация", А.А. Богданов определил, что всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей [5] . Чаще всего термин "организовать" означает группировку людей для достижения определенной цели, координацию и регулирование их действий. Но при более глубоком анализе понятие «Организация» становится намного шире и относится не только к рабочей силе, к средствам производства, но и к живой и неживой природе. Сущность понятия "организация" в более широком смысле можно определить:

- во-первых, как внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленную ее строением;

- во-вторых, как совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого;

- в-третьих, как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил. Таким образом, под организацией следует понимать упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в целесообразное единство. Организация представляет собой сознательно координируемое (управляемое) социальное образование (взаимодействующие люди или группы людей) определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников.

Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Любые организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать организационную структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организационной структуры используется представление об организации как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели, как о системе.

Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого [10, с.36].

Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (использованием заранее установленных правил и процедур, соотношением централизации и децентрализации (уровнями, на которых принимаются управленческие решения) [32, с.73]. Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними.

Структурность является одним из системных элементов организации.

Организационная структура - понятие разностороннее. В современной российской и зарубежной литературе приводится большее количество определений этого термина. Рассмотрим некоторые из них.

Франчук В.И. дает следующее определение: «Организационная структура -- это совокупность всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей. Она выражает определенную технологию управленческой деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управления, последовательность реализации управленческих процедур. Она также связывает структуру и функции управления» [53, с.34] .

Мильнер Б.З. считает, что «организационная структура представляет собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей. Она развивается и изменяется под воздействием особенностей стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений во внешней среде» [33, с. 104].

Организационная структура - «это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областях, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации» [31, с. 331].

Г. Минцберг определяет структуру организации как «простую совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач» [35, с. 17].

Согласно Мазур И.И. и Шапиро В.Д.: «организационная структура - это главный инструмент управления, регламентирующий состав, величину, размещение, профиль деятельности, ответственность, подчиненность производственных и обслуживающих подразделений, объединяемых общим аппаратом управления для выполнения всех целевых функций, зафиксированных в уставе компании» [28, с. 292].

Лагоша Б.А., Шаркович В.Г., Дегтярева Т.Г. под организационной структурой понимают «совокупность организационных элементов и взаимосвязей между ними, упорядоченных в соответствии с их ролью в процессе реализации целей системы, составляющих единое целое для выполнения функций управления и ориентированных на осуществление эффективного функционирования системы» [24, с. 9].

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Отметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур. Функционирование государственной службы подчинено целям укрепления государственности, осуществления функций государства по управлению обществом.

Таким образом, при рассмотрении сущности организационной структуры исходят из положения, согласно которому она представляет собой внутреннюю структуру организации: определяет состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение функций по подразделениям и органам управления.

1.2 Структура организации как системы

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью системного подхода. Система - это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения частей. Каждая-система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей. поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т. е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т. е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т. е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).

Структурные взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для того чтобы эффективно достигались цели, необходимо понимание структуры работ, подразделений и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, влияют на отношения и поведение работников. Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

Структура организации - это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Однако она не учитывает такой фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и его координацию. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями.

Организационную структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения и т. п. следует рассматривать с учетом разных критериев. На эффективность деятельности организации влияют:

1) реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и должностных обязанностях;

2) политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала;

3) полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем).

Рациональная структура организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности производства.

Понятие «Организация» тождественна понятию «Система». Система - это множество элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих определенную целостность (единство). Эти элементы принято называть подсистемами. Система - это некоторая целостность, состоящая из нескольких взаимосвязанных частей (законов), каждая из которых вносит свой вклад в результат деятельности целого [25, с. 17]. Таким образом, главным признаком системы является наличие элементов и связей между ними, а в качестве основных ее характеристик рассматривают следующие:

1. Целостность. Свойства системы не сводятся к сумме свойств ее элементов, с другой стороны - из суммы свойств элементов нельзя сделать вывод о свойствах самой системы. Целостность системы - это новые, иные свойства или качества системы в целом, появляющиеся только в результате системного объединения элементов.

2. Зависимость. Каждый элемент системы, свойства и отношения зависят от их места и функций (значения, назначения) внутри этой системы. Одним из свойств системы является то, что любая из них сама является частью какой-то, еще большей, системы.

3. Структурность. Можно зафиксировать и описать систему через определение ее структуры, размещение элементов системы в пространстве и во времени и фиксацию сети связей и отношений этих элементов.

4. Границы системы. Систему можно выделить (отграничить) из окружающей среды путем определения ее границ.

5. Иерархичность. Части, подсистемы и элементы системы ранжированы, в определенном порядке разделены по уровням.

Организацию также можно рассматривать как некое упорядоченное состояние элементов целого, что весьма близко к определению понятия "система".

Организация не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая организация обладает материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но имеет также много и социальных аспектов, которые нельзя увидеть-потрогать, например, человеческие отношения. Однако все организации обладают некоторыми общими элементами, это:

- социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

- их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща);

- их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Система - это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности. Систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин “организация” в одном из своих лексических значений означает также “систему”, но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система - совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенных для достижения определенной цели. Система находится в постоянном взаимодействии с внешней средой, представляющей собой совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований классификации систем.

Основными признаками системы являются:

- наличие множества элементов;

- единая цель для всех элементов, наличие связей между ними;

- целостность, определенная структура и иерархичность элементов структуры;

- относительная самостоятельность элементов структуры.

Выделяют следующие свойства систем:

- стремление к сохранению своей структуры (далее будет рассмотрен объективный закон организации -- закон самосохранения);

- потребность в управлении (у человека, животного, общества, стада животных и большого социума существуют определенные потребности);

- сложная зависимость системы от свойств составных элементов и подсистем (свойства системы могут не совпадать со свойствами ее элементов).

В рамках системы можно выделить ряд подсистем.

Подсистема -- это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится.

Рассмотрим основные разновидности систем:

1. Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются: работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения в технической системе зависит от профессионализма специалиста, его принимающего.

2. Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста -- правильно выбрать это лучшее решение.

3. Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Такие системы характеризуются еще большим разнообразием, чем биологические. Так как сознание человека быстро и по-разному реагирует на различные ситуации, набор решений расширяется, а неопределенность усиливается.

Все три вышеперечисленные системы взаимодействуют друг с другом. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая -- техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной -- субъект и объект управления.

Государственное учреждение является системой, в которой организационная структура это важный системный элемент, определяющий внутреннюю среду организации.

Итак, государственные организации, как открытые системы, имеют вполне определенную особенность, отличающую ее от закрытой: развитие открытой системы по пути большей специализации своих элементов и усложнения организационной структуры, расширения своих границ или создания новых хозяйственных систем с более широкими границами обусловливает внешняя среда. Открытые системы находятся в динамическом взаимодействии с окружающим миром: изменения внешних факторов влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на внешнюю среду. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации. Одна из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешним миром.

1.3 Факторы изменения структуры организации

Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение [25, с. 22].

Исследователи первых школ управления уделяли мало внимания факторам, находящимся вне организации. Они акцентировали внимание в первую очередь на тех аспектах, которые должны были обеспечить успешное функционирование организации. Так, школа научного управления сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления, школа административного управления - на создании структуры, обеспечивающей достижение целей организации, школа человеческих отношений - на людях в организации. В определенном смысле каждая школа поступала правильно, концентрируясь на внутренних вопросах, поскольку они были относительно важнее для эффективности и выживания организации. Однако современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя.

Значение внешней среды

В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появились в конце 50-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь соединенных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими на нее соответствующим образом.

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Он должен также предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

Организации, подобно биологическим организмам, должны приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Определение внешней среды

Первой проблемой при рассмотрении организации как открытой системы является определение внешней среды. Учет внешнего окружения необходимо ограничить только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Например, по словам Джеральда Белла, внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.

Одним из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы - силы прямого и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия, согласно Элбингу, включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе также прямое влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Внутренняя среда, которую предприятие может контролировать, складывается, во-первых, из действующей системы управления, способов и методов получения информации о рынке, планирования и контроля деятельности, а также ее организации, а во-вторых, из элементов маркетинга-микс: товара, цены, условий и места продажи, стимулирования. С помощью факторов внутренней среды предприятие приспосабливается к изменениям среды внешней.

Экономическая среда во многом обусловливается соотношением спроса и предложения, доходами и ценами на товары, сложившейся конъюнктурой. Если она развивается благополучно, то можно легче предвидеть спрос, определить его структуру и тенденции. В условиях же неблагоприятного развития экономики, инфляции, дефицита и т.п. поведение потребителей практически непредсказуемо.

Демографическая среда характеризует численность и возраст населения, состав семьи, миграционные процессы, динамику изменения образовательного и материального уровня и т.д. «Демографические взрывы» и «детские бумы», падение рождаемости и старение населения - все это оказывает самое непосредственное влияние на поведение, вкусы и желания тех или иных групп потребителей.

Научно-техническая среда во многом определяет фундаментальные изменения в жизни людей, производстве материальных благ, окружающей природе. Появление новых товаров формирует новые рынки, происходит естественное отмирание старых отраслей деятельности. Предприятия, не заметившие коренных преобразований в этой сфере, обречены на банкротство и исчезновение. В то же время достижения научно-технического прогресса приводят, с одной стороны, к дефициту и удорожанию некоторых видов сырья, загрязнению окружающей среды, а с другой - к появлению принципиально новых отраслей по производству альтернативных материалов, охране природы и т.п.

Социально-культурная среда представляет собой систему жизненных ценностей, формирующую поведение потребителей, отношение людей друг к другу, обществу, природе. Складывающиеся традиции, обычаи, стереотипы оказывают существенное влияние на потребление в рамках данной территории, но они могут быть совершенно иными в другом месте.

Политика-правовая среда устанавливает рамки предпринимательской деятельности. Она рождает законодательные акты, определяет роль государственных органов и общественных институтов в экономической жизни общества, создает условия для развития рыночно-конкурентной сферы деятельности и «правила игры» для субъектов рынка.

Среда косвенного воздействия на предприятие. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями.

Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. (Следует учитывать весьма широкую трактовку термина technology, обозначающего и процессы, и методы, и технику осуществления любых производственных, обслуживающих и даже творческих видов деятельности.) Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.

Скорость изменения технологий в последние десятилетия заметно увеличилась. Из крупных технологических нововведений, которые глубоко затронули все общество и оказали сильное влияние на конкретные организации, можно отметить компьютерную, лазерную, микроволновую, полупроводниковую технологии, интегрированные линии связи, робототехнику, спутниковую связь, атомную энергетику, получение синтетического топлива и продуктов питания, генную инженерию и т.д. Знаменитый социолог Дэниел Белл считает, что в будущем наиболее ценным нововведением будет считаться технология миниатюризации.

Очевидно, что организации, имеющие дело непосредственно с технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. В то же время уже сегодня все организации, чтобы сохранить конкурентоспособность, должны идти в ногу с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности.

Состояние экономики

Руководство также должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Например, если прогнозируется инфляция, руководство может пойти на увеличение запасов ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда, чтобы сдержать рост издержек. Оно также может решить сделать заем, так как при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают ставки процента. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать развитию бизнеса.

То или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное воздействие на другие организации. Организации, ведущие дела во многих странах, зачастую считают состояние экономики особо сложным и важным для себя аспектом. Так, колебания курса доллара относительно валют других стран могут стать причиной мгновенного обогащения или обнищания фирмы.

Социо-культурные факторы

Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, и прежде всего, жизненные ценности, традиции, установки, влияют на организацию. Так, например, в системе ценностей американского общества дача взятки для получения выгодного контракта или политических выгод, распространение порочащих конкурента слухов считаются действиями неэтичными и аморальными, даже когда их нельзя рассматривать как противозаконные. Однако, в некоторых других странах такая практика может считаться вполне нормальной.

На основании специальных исследований было показано, что изменяются и ценностные установки рабочих. В целом, сравнительно молодые рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует большей гибкости, обладает большей содержательностью, не ущемляет свободу и пробуждает в человеке самоуважение. Многие современные работники не считают, что всю свою трудовую жизнь проведут в одной организации. Эти установки становятся особенно важными для менеджеров в отношении их основной функции - мотивации людей с учетом целей организации. Эти факторы обусловили и появление должности по общественным проблемам корпорации.

Социокультурные факторы влияют также на продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности компании.

От социокультурных факторов зависят и способы ведения своих дел организациями. Например, общественное мнение может оказать давление на фирму, имеющую связи с порицаемыми в обществе организациями, группировками, возможно, и странами. От представлений потребителей о качественном обслуживании зависит повседневная практика магазинов розничной торговли и ресторанов. Результатом социокультурного воздействия на организации стало растущее внимание к социальной ответственности.

Политические факторы

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей особое значение. Один из них - позиция администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эта позиция влияет на такие действия правительства, как налогообложение доходов, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма рабочей силы, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы и т.п.

Отношения с местным населением

Для всякой организации, как фактор среды косвенного воздействия, первостепенное значение имеет отношение к ней местного населения, той общественной среды, в которой организация функционирует. Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. Эти усилия могут выражаться в форме финансирования школ и общественных организаций, благотворительной деятельности, в поддержке молодых дарований и т.п.

Международные факторы

Внешняя среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Это обусловлено уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития отличаются в разных странах. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля эти различия должны приниматься во внимание.

Так же следует учитывать и международные факторы.

К внешней среде государственной организации относятся: поставщики, конкуренты, покупатели (клиенты), партнеры по бизнесу, государство и его структуры, культура народа, профсоюзы, состояние экономики и НТП, политические факторы, международное окружение. Первые пять факторов относятся к внешней среде прямого действия. Последние пять - к внешней среде косвенного действия. Внешняя среда государственной организации схематично представлена на рис.1.

Рисунок 1 - Внешняя среда организации

Внешние связи для организации имеют существенное значение. Они оказывают большое влияние на эффективность функционирования организации. Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера.

Таким образом, организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды. Без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.



Глава 2. Анализ организационной структуры учреждения государственной службы на примере государственного учреждения МЧС РФ 5 отряда федеральной противопожарной службы по Омской области (договорной)

2.1 Особенности организационной структуры предприятия государственной службы на примере 5 Отряда ФПС

Адрес: г. Омск ул. Губкина д.1/2

Вид собственности: Государственное учреждение, 5 ОФПС МЧС РФ по Омской области (договорной).

Основные виды деятельности и миссия:

1.Выполнение договорными подразделениями ФПС договорных обязательств по охране имущества организаций от пожаров в форме пожарно-оперативного обслуживания и (или) пожарно-профилактической деятельности включает в себя:

2.спасение людей и ликвидацию пожаров и загораний на объектах защиты;

3.поддержание пожарной техники в постоянной готовности к использованию по предназначению;

4.наблюдение за противопожарным состоянием объектов защиты и выполнением требований пожарной безопасности;

5.разработку и реализацию, в пределах предоставленной компетенции, мер пожарной безопасности, направленных на предупреждение возникновения пожаров на объектах защиты и создание условий для их тушения.

6.Для решения возложенных на договорное подразделение ФПС задач разрабатываются необходимые документы, в том числе:

7.Устав или иной установленный законом учредительный документ договорного подразделения ФПС, являющегося юридическим лицом;

8.Положение о договорном подразделении ФПС (для договорных подразделений ФПС, не являющихся юридическими лицами);

9.должностные инструкции сотрудников договорного подразделения ФПС;

10.график дежурства дежурных караулов или смен и приказ о раскреплении личного состава подразделения за дежурными караулами или сменами (при наличии дежурных караулов или смен);

11.дислокация участков, секторов, постов и дозоров;

12.приказ о раскреплении инженерно-инспекторского состава за секторами и участками;

13.порядок наблюдения за противопожарным состоянием участков, секторов;

14.перечень пожарной и спасательной техники, оборудования и средств связи, а также порядок их эксплуатации;

15.документы предварительного планирования боевых действий по тушению пожара и проведению аварийно-спасательных работ, а также взаимодействию с дежурными службами организаций (предприятий, учреждений) и подразделениями пожарной охраны.

16.Пожарно-оперативное обслуживание организаций осуществляется в соответствии с нормативными документами в области пожарной безопасности, регламентирующими деятельность федеральной противопожарной службы.

На представленных далее рисунках можно рассмотреть структуру управления организации Омского гарнизона ФПС и вышестоящих инстанций руководства и управлений.



Структура Омского Гарнизона МЧС и 5ОФПС:

Организационная Структура 5ОФПС:



Организационная структура:

5 ОФПС считается самым многочисленным отрядом из всего Западно-Сибирского Регионального Центра в его состав входят 14 пожарных частей это: 9 ПЧ, 11ПЧ, 12ПЧ, отдельный пост 12ПЧ, 14ПЧ, 15ПЧ, 16ПЧ, 20ПЧ, 22ПЧ, 23ПЧ, 29ПЧ, 34ПЧ, 43ПЧ. Все эти части как и во всех остальных военных организациях работают на принципе единоначалия и подчиняются Главному управлению 5 Отряда Федеральной Противопожарной Службы, он в свою очередь как и все остальные отряды подчиняется Главному Управлению МЧС России по Омской области, ГУ МЧС России по Омской области подчиняется Главному Управлению Сибирского Регионального Центра МЧС России, ГУ СибРЦ подчиняется Министерству по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий Министром которого является Сергей Кужугетович Шойгу.