Социальные системы. Организационный анализ мебельного предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Социальные системы и их особенности

1.1 Понятие системы

1.2 Виды социальных систем

1.3 Классификация социальных систем

1.4 Особенности социальной системы

2. Организационный анализ организации

2.1 Система целей

2.2 Организационные процессы

2.3 Организационная структура

2.4 Управленческая структура

2.5 Управленческие полномочия

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

В России весьма интенсивно создаются и ликвидируются организации различных правовых форм и организационных структур. Значительная часть людей уже попробовала себя в роли собственников или руководителей малых и средних компаний. Другая часть думает о том, стоит ли создавать собственное дело или следует идти в наем менеджером, продавцом, т.д. Умение профессионально руководить организацией или даже просто чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний. Каждая организация в чем-то индивидуальна, она имеет адрес, национальность, права и ответственность, биографию, менталитет и т.д. Однако есть и много общего в мире организаций. Я попытаюсь разобраться в социальных организациях как процессе и явлении с теоретической и практической точек зрения.

Каждый конкретный человек это часть организации, проводящий в ней значительное время. Поэтому он должен знать основные законы и принципы функционирования организаций, уметь использовать их в практической деятельности, чтобы достичь гармонии отношений.

Понятие системы в настоящее время не ограничивается теоретической сферой, а становится центральным в определенных областях прикладной науки. Вначале это понятие выступало преимущественно как абстрактная и дерзкая теоретическая идея. Теперь же системотехника, системное исследование, системный анализ и им подобные категории стали рабочими терминами. Многие промышленные предприятия и государственные агентства имеют соответствующие департаменты, комитеты или, по крайней мере, особых специалистов по этим проблемам, а многие университеты предлагают программы и курсы для изучения системных идей.

1. сОЦИАЛЬНые СИСТЕМы И их ОСОБЕННОСТИ

1.1 Понятие системы

Для адекватного определения и анализа понятия "организация" целесообразно раскрыть более общее понятие "социальная система" Социальная система -- это упорядоченность в определенном отношении взаимодействующих индивидуумов, групп индивидуумов, вещей, процессов, образующая интегративные качества, не свойственные составляющим ее компонентам. В интегративном качестве, в целостности, "эмержентности" и состоит один из отличительных признаков социальных системных объектов от несистемных. Каждый объект, чтобы его можно было считать системой, должен обладать четырьмя основными свойствами или признаками (целостностью и делимостью, наличием устойчивых связей, организацией и эмерджентностью).

Понятие “система” широко используется в науке, технике и повседневной жизни, когда говорят о некоторой упорядоченной совокупности любого содержания. Система является фундаментальным понятием, как системотехники, так и базовых теоретических дисциплин (теории систем, исследования операции, системного анализа и кибернетики).

Когда сейчас характеризуют «систему» (будь то содержание понятия или объект), говорят обычно, что это сложное единство, в котором могут быть выделены составные части, или элементы, а также схема связей и отношений между ними; иногда к этому добавляют и зависимости между связями. За этим определением мы как бы непосредственно «видим» объект, составленный из элементов и связей между ними. К основным признакам систем относятся:

· Целостность и делимость. Система -- это, прежде всего целостная совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система - целостное образование и, с другой -- в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). При этом следует иметь в виду, что элементы существуют лишь в системе. Вне системы это в лучшем случае объекты, обладающие системнозначимыми свойствами. При вхождении и систему элемент приобретает системноопределенное свойство взамен системнозначимого. Для системы первичным является признак целостности, т. е. она рассматривается как единое целое, состоящее из взаимодействующих частей, часто разнокачественных, но одновременно совместимых;

· Наличие устойчивых связей. Наличие существенных устойчивых связей (отношений) между элементами или (и) их свойствами, превосходящих по мощности (силе) связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему, является следующим атрибутом системы. Система существует как некоторое целостное образование, когда мощность (сила) существенных связей между элементами системы на интервале времени, не равном нулю, больше, чем мощность связей этих же элементов с внешней средой. Для информационных связей оценкой потенциальной мощности может служить пропускная способность данной информационной системы, а реальной мощности - действительная величина потока информации. Однако в общем случае при оценке мощности информационных связей необходимо учитывать качественные характеристики передаваемой информации (ценность, полезность, достоверность и т. п.);

· Организация. Это свойство характеризуется наличием определенной организации, что проявляется в снижении энтропии (степени неопределенности) системы H{S} по сравнению с энтропией системоформирующих факторов H{F), определяющих возможность создания системы;

· Эмерджентность. Эмерджентность предполагает наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойственны, ни одному из ее элементов в отдельности.

Наличие интегрированных качеств показывает, что свойства системы хотя и зависят от свойств элементов, но не определяются ими полностью. Отсюда можно сделать выводы:

1) система не сводится к простой совокупности элементов;

2) расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую из них отдельности, нельзя познать все свойства системы в целом.

Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойствами можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости от принципа, используемого для их объединения в систему) могут образовывать различные по свойствам системы. Поэтому характеристики системы в целом определяются не только и не столько характеристиками составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей между ними. Наличие взаимосвязей (взаимодействия) между элементами определяет особое свойство сложных систем -- организованную сложность. Добавление элементов в систему не только вводит новые связи, но и изменяет характеристики многих или всех прежних взаимосвязей, приводит к исключению некоторых из них или появлению новых.

Ядром, важнейшим компонентом социальных систем является человек. Человек -- существо, прежде всего общественное, сознательное, целеполагающее, связанное с другими людьми тысячью самых разнообразных отношений и форм взаимодействия. В процессе труда люди объединяются в группы, артели, социальные слои, общности и организации. Наличие человеческого компонента -- сущностная и важнейшая черта социальной системы, отличающая ее от других целостных систем, скажем, биологического порядка.

Вторую группу компонентов социальной системы составляют процессы:

o экономические;

o социальные;

o политические;

o духовные.

Совокупность этих процессов представляет собой смену состояний системы в целом или какой-то части ее подсистем. Процессы могут быть прогрессивными и регрессивными, они вызваны деятельностью людей, социальных и профессиональных групп.

Третью группу компонентов социальной системы составляют предметы, вовлеченные в орбиту хозяйственной и общественной жизни. Это так называемые предметы второй природы -- производственные здания, сооружения, ТЭК, орудия и средства труда, компьютерная и оргтехника, средства связи и управления, технологические устройства, созданные человеком и используемые им в производственной, управленческой и духовной деятельности.

Четвертая группа компонентов социальной системы имеет духовную природу. Это общественные идеи, теории, культурные, нравственные ценности, обычаи, ритуалы, традиции, верования, которые опять-таки обусловлены действиями и поступками различных общественных групп и отдельных индивидов.

Исходя из приведенной структуры компонентов социальной системы можно определить общие системообразующие факторы социальных систем:

* общая цель всей совокупности компонентов;

* подчинение целей каждого компонента общей цели системы;

* осознание каждым компонентом своих задач и понимание общей цели;

* выполнение каждым элементом своих функций, вытекающих из поставленной задачи;

* отношения субординации и координации между компонентами системы;

* наличие принципа обратной связи между управляющей и управляемой подсистемами.

1.2 Виды социальных систем

Социальные организации играют существенную роль в современном мире. Их особенности:

- реализация потенциальных возможностей и способностей человека;

- формирование единства интересов людей (личных, коллективных, общественных). Единство целей и интересов служит системообразующим фактором;

- сложность, динамизм и высокий уровень неопределенности.

Социальные организации охватывают различные сферы деятельности людей в обществе. Механизмы взаимодействия людей через социализацию создают условия и предпосылки развития коммуникабельности, формирования позитивных моральных норм людей в общественных и производственных отношениях. Они также создают систему контроля, включающую наказание и поощрение индивидов, так чтобы выбираемые ими действия не выходили за рамки доступных для данной системы норм и правил. В социальных организациях проходят объективные (естественные) и субъективные (искусственные, по воле человека) процессы.

К объективным относятся:

ѕ циклические процессы спада-подъема в деятельности социальной организации;

ѕ процессы, связанные с действиями законов социальной организации, например, синергии, композиции и пропорциональности, информированности.

К субъективным относятся:

ѕ процессы, связанные с принятием управленческих решений (например, процессы, связанные с приватизацией социальной организации).

В социальной организации имеются формальные и неформальные лидеры. Лидер - это физическое лицо, которое оказывает наибольшее влияние на работников бригады, цеха, участка, отдела и т.д. Он воплощает групповые нормы и ценности и выступает в защиту этих норм. Формальный лидер (руководитель) назначается вышестоящим руководством и наделяется необходимыми для этого правами и обязанностями. Неформальный лидер - это член социальной организации, признанный группой людей как профессионал (авторитет) или защитник в интересующих их вопросах.

Лидером обычно становится человек, у которого профессиональный или организаторский потенциал существенно выше потенциала его коллег в какой-либо области деятельности.

В коллективе могут существовать несколько неформальных лидеров только в непересекающихся сферах деятельности. Вышестоящее руководство должно стремиться при назначении руководителя учитывать возможность совмещения в одном лице формального и неформального лидера.

Основу социальной организации составляет малая группа людей. Малая группа объединяет до 30 человек, выполняет однотипные или связанные между собой функции и расположена в территориальной близости (в одной комнате, на одном этаже и т.д.). В курсе теории организации рассматриваются преимущественно социальные системы, так как все другие, так или иначе, приводятся к ним. Основной связующий элемент социальной системы человек. Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и др.

На рис.1 приведены основные виды социальных систем по направленности их деятельности.

Рис.1 Виды социальных систем

Наиболее распространены социально - экономические системы. Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Иначе говоря, социальная организация - это социальная (общественная) подсистема, характеризующаяся наличием человека как субъекта и объекта управления в совокупности взаимосвязанных элементов и реализующая себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний.

Таким образом, существует социально-политические, социально образовательные, социально-экономические и другие организации. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей. Так, для социально экономических организаций главная цель получение максимальной прибыли; для социально-культурных достижение эстетических целей, а получение максимальной прибыли является второй целью; для социально образовательных достижение современного уровня.

1.3 КЛАССИФИКАЦИЯ СОЦИАЛЬНЫХ СИСТЕМ

Социальные системы, составляющие основу любой цивилизации, можно представить в виде большого набора правовых норм и организационных структур. В любой науке классификация занимает особое место. Классификация социальных систем важна по трем причинам:

- нахождение сходных социальных организаций по каким-либо параметрам, это помогает создавать минимум методик для их анализа и совершенствования;
- возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовке кадров, контрольных служб и т.д.;

- принадлежность социальной организации к той или иной группе позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам.

Социальные организации могут быть:

- правительственные и неправительственные;

- коммерческие и некоммерческие;

- бюджетные и небюджетные;

- общественные и хозяйственные;

- формальные и неформальные.

Кроме того, различают социальные организации по:

ѕ отраслевой принадлежности (промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые и др.);

ѕ самостоятельности принятия решений (головные/ материнские, дочерние и зависимые).

Могут применяться и дополнительные признаки для классификации.

Статус правительственной социальной организации дается официальными органами власти. На них распространяются различные привилегии, льготы и жесткие обязательства. К неправительственным социальным организациям относятся все другие социальные организации, не имеющие такого статуса.

Коммерческие социальные организации строят свою деятельность на получении максимальной прибыли в интересах учредителей, а для некоммерческих основная цель состоит в удовлетворении общественных потребностей, при этом вся прибыль идет не учредителям, а на развитие социальной организации.

Бюджетные социальные организации строят свою деятельность исходя из выделенных государством средств, при этом они освобождаются от уплаты многих налогов, в том числе НДС. Небюджетные социальные организации сами изыскивают источники финансирования.

Общественные социальные организации строят свою деятельность на основе удовлетворения потребностей своих членов общества (во внутренней среде), а хозяйственные - для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества во внешней для организации среде.

Формальные социальные организации - это зарегистрированные в установленном порядке общества, товарищества и т.д., которые выступают как юридические и неюридические лица. Неформальные социальные организации - это незарегистрированные в государственном органе социальные организации либо в силу их малочисленности, либо по каким-то другим причинам. К неформальным социальным организациям относятся объединения людей, связанных личными интересами в области культуры, быта, спорта и др., имеющие лидера и не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, направленную на получение материальной прибыли.

1.4 Особенности социальной системы

Социальная организация в целом представляется основным результатом и сущностью субъективно-объективного процесса организации, которые выражаются в создании, формировании, специализации, применении и развитии универсального потенциала институтов постановки и достижения целей общества. Миссии, принципы, методы, функции, средства и многообразие этих организаций во многом определяют содержание деятельности социума, что обуславливает необходимость их постоянного совершенствования и развития.

Собственно, уже структуризация социальной системы, ее представление в виде определенным образом построенный совокупности институтов, учреждений, предприятий и организаций объективно выдвигают их в качестве непосредственного объекта исследования. Вся система официальных, политических, юридических, трудовых, хозяйственных, административных и других отношений ориентирована и реализуется, прежде всего, в соответствии с формой, содержанием, статусом выделенных организаций. Их разграничение и классификация стали необходимой основой построения системы государственного управления, формирования и осуществления процедур корреспонденции и взаимодействия с ними самостоятельных юридических и физических лиц. Но у не у всех социальных систем складывалась и развивалась единая, отличающая именно их внутреннее строение модель функционирования. Она обязательно та кили иначе структурировала социальную организацию на управляющую и управляемую системы, корреспондирующие между собой целенаправленным воздействием и обратной связью. Это обусловило формирование и использование общепринятого, классического отражения модели социальной системы следующим образом:

Воздействие

Обратная связь

Рис. 2. Классическое представление модели функционирования социальной системы

Собственно, эта модель впервые и выделила определяющий признак социальной системы - формирование и осуществление управления как целенаправленное воздействия субъекта на объект. Она же стала основой представления общей, производственной, организационной и других структур социальной организации, детерминирования и представления их целым комплексом разнообразных элементов и связей.

Социальная система профессионально объединяет работников, способных производить необходимые продукты и услуги на имеющийся технике по принятой технологии. Такая способность работника может рассматриваться в качестве требования первичного отбора или формироваться и совершенствоваться в процессе профессионального обучения или производственного освоения уже после приема персонала в социальную системы организации.

Труд работников определенным образом упорядочивается с целью обеспечения эффективности их функционирования и взаимодействия в рамках организации. Это заключается в их закреплении за рабочим местом, подчинении своему руководителю, установлении определенных правил внутреннего распорядка, режима работы, формы контроля, механизма ответственности и т.д. Выделение, постановка и решение этих задач обеспечивается такими составляющими, как структуризация, субординация, регламентация, инструктирование и широкий спектр форм применения других, самых разнообразных инструментов организации. Эти и другие методы, средства, инструменты установленной той или иной степени определенного порядка объединяет организационная система.

2. Организационный анализ организации

2.1Система целей

Вопрос о цели существования организации далеко не так прост, как может показаться на первый взгляд. Понятно, что поскольку достижение цели сопряжено обычно с активными действиями, то она должна быть полезна данному субъекту или окружающим, иначе огромные затраты энергии на ее достижения окажутся бесполезными, что само по себе лишено здравого смысла.

На достижение целей, стоящих перед организацией и отражающих ее идеальное или желаемое в будущем состояние, направлен процесс управления. На первый взгляд может показаться, что цели определяются владельцами или руководителями организаций произвольно, но на самом деле они представляют собой субъективное отражение реальностей, характеризующих данную организацию, таких как ее роль в обществе, характер производственного и кадрового потенциала.

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится соответствующим образом корректировать или пересматривать. Чаще всего при этом применяется своего рода тактика наползания одной цели на другую. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а исходя из нее -- краткосрочная. При достижении последней, с учетом накопившихся изменений, разрабатывается новая долгосрочная цель, а на ее основе -- очередная краткосрочная. В результате в организации складывается определенная система целей, а также механизм ее постоянного обновления. В рамках этой системы цели обычно находятся в определенных отношениях друг к другу.

Во-первых, они могут вытекать друг из друга, образуя своего рода "дерево", от "ствола" которого, соответствующего миссии организации, отходит несколько крупных "веток", символизирующих общеорганизационные цели, которые в дальнейшем ветвятся на более мелкие, соответствующие специфическим, причем "крона" такого дерева может ветвиться до бесконечности. Данная "конструкция" наглядно показывает, что для реализации миссии нужно достичь общеорганизационных целей, что в свою очередь требует осуществления специфических.

Во-вторых, цели могут находиться друг с другом в отношении -- иерархической соподчиненности, то есть цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает. В этом случае изображать их структуру в виде дерева, понятно, нельзя.

Рис. 3. Дерево целей производства мебели

0 - удовлетворение потребностей населения в комфортной мебели;

1 - обеспечение населения мебели высокого качества;

1.1 - обеспечение доступного разнообразия выбора мебели;

1.1.1. - расширение существующих производств мебели;

1.1.1.1. - увеличение производства существующих моделей;

1.1.1.1.1. - проведение комплекса НИР и ОКР по изысканию внутренних резервов увеличения производства.

1.1.1.1.1.1. - организация производства.

1.1.2. - реконструкция производства для выпуска новых моделей и модификаций.

1.1.2.1. - проведение комплекса НИР и ОКР по развитию новых модификаций мебели.

1.1.2.1.1. - проведение комплекса НИР по выявлению возможностей производства мебели.

1.1.2.1.2. - проведение комплекса ОКР по разработке новых модификаций мебели.

1.2. - организация производства мебели новых модификаций.

1.2.1. - обеспечение производства ресурсами.

1.2.2. - организация труда и производства.

1.2.3. - организация сбыта продукции.

1.1.3. - обеспечение условий для приобретения мебели.

2. - обеспечение качественной эксплуатации мебели.

2.1. - обеспечение качественного обслуживания.

2.1.1. - расширение существующей системы сервисного обслуживания.

2.1.2. - создание новой системы сервисного обслуживания.

2.2 Организационные процессы

Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов, направленных на ее поддержание: процессам функционирования и процессам развития.

Под функционированием можно понимать деятельность организации, непосредственно связанную с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой.

В процессе же развития для этого создаются необходимые условия путем преобразования организации и отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды. В результате таких постоянных преобразований и перехода к новому качественному состоянию организация восстанавливает нарушенное в результате накопившихся изменений внутреннее и внешнее равновесие, без которого ее нормальное функционирование невозможно.

В процессе развития организации отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей мере соответствующие изменившимся условиям. В зависимости от характера последних развитие может быть не только прогрессивным, но нейтральным или даже регрессивным.

Организационное развитие представляет собой систематическое планомерное совершенствование отдельных сторон деятельности организации, которое находит выражение в регламентации функций отдельных подразделений и работников, рационализации внутренних структур; упорядочении во времени и пространстве трудовых, производственных, социальных, управленческих процессов и их взаимодействия.

Развивающаяся организация привлекает больше способных людей, чем организация, находящаяся в застое. Здесь уменьшаются внутренние конфликты, так как возникает возможность повысить статус одних людей, не понижая статуса других. Выделяют четыре основные формы организационного развития: структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаще всего осуществляются параллельно, с учетом главных характеристик будущего состояния организации.

В процессе структуризации, исходя из организационных целей, определяются такие параметры как состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и входящими в них рабочими местами и должностями.

Композиция заключается в разработке общей структурной схемы организации, учитывающей технологические, информационные и иные взаимосвязи между подразделениями и рабочими местами. В ее рамках формулируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется; кто кого контролирует; кто с кем согласовывает свою деятельность и пр.), принципам подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.

Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкций), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций. Важным объектом регламентации является информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления.

Основными регламентирующими документами в организациях являются: устав, положения о самой организации, ее подразделениях, высших должностных лицах, штатное расписание, графики работы подразделений, руководства, приема посетителей, должностные инструкции и инструкции, регламентирующие отдельные стороны и виды деятельности.

Наконец, ориентация как форма организационного развития, заключается в создании условий для упорядочения положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации.

Ориентация бывает нумерационной (шифры книг в библиотеке или папок в архиве), словесной (табличка на двери с именем сотрудника), словесно-нумерационной, представляющей собой комбинацию того и другого, символической (дорожный знак), графической (различного рода схемы, вывешиваемые на видных местах, например эвакуации персонала в случае пожара), цветовой (стены помещений на каждом этаже могут быть окрашены в "свой" цвет).

В основе организационного развития лежат организационное проектирование и организационная рационализация.

В процессе проектирования происходит формирование, что называется "с нуля" организационных структур, схем управление процедур и пр. с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет сотрудничать в рамках организации.

Под рационализацией понимается постоянное совершенствование упомянутых элементов в рамках действующих организации, которое происходит в процессе их реорганизации. Последняя, в зависимости от масштабов необходимых преобразований, бывает элементной, частичной и общей. Элементная может ограничиваться изменением порядка приема посетителей: частичная -- преобразованием отдельных подразделений; общая затрагивает все объекты и стороны деятельности организации, предполагает коренное обновление ее структуры, системы управления, функций подразделений, отдельных должностных лиц.

Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К объективным, прежде всего, относится наличие необходимых материальных, кадровых, финансовых, информационных и прочих ресурсов; возможность быстрого маневра ими, придающие организации гибкость, способность легко преодолеть инерцию и приспособиться к изменению внутренних и внешних условий.

Главным субъективным фактором является уровень подготовки и способностей руководства, позволяющий безошибочно определить главный объект реорганизации, необходимые направления и темпы преобразований, обеспечить их преемственность, создать действенную систему стимулов для всех участников работы.

Организационное проектирование и организационная рационализация во многом схожи, прежде всего, поскольку имеют общий объект -- организацию, находящуюся, однако, на разных стадиях своего жизненного цикла. В процессе проектирования она только создается, а в процессе рационализации -- совершенствуется.

В рамках проектирования организация рассматривается в идеальном состоянии, только в общих чертах ориентированном на реальные условия, поэтому люди здесь присутствуют лишь абстрактно, как некие среднестатистические субъекты, которым предстоит заполнить пока еще свободные места. Рационализации подлежат реальные структуры, в которых работают живые индивиды, обладающие определенными интересами, связями и пр., и это обстоятельство приходится учитывать, придавая ей гораздо большую избирательность, индивидуализированность.

Поскольку проектирование начинается "с нуля" и охватывает все направления деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой специализированными фирмами, имеющими возможность привлечь к ней высококвалифицированных профессионалов. В результате создается документ, называемый организационным проектом.

Рационализация -- процесс постоянный, в каждый данный момент, касающийся лишь отдельных сторон деятельности организации. Поэтому она значительно менее трудоемка и зачастую может осуществляться собственными силами, находя свое воплощение в планах организационно-технических мероприятий.

2.3 Организационная структура

Под организационной структурой понимается совокупность подразделений, составляющих ту или иную организацию (отделов, участков, цехов и служб, органов управления, целых предприятий и их комплексов). Особенности организационной структуры определяются характером, разнообразием, техническим уровнем производственных процессов, глубиной разделения труда, степенью его специализации, масштабами деятельности, ее диверсификацией, спецификой продукции или услуг.

Исходным в построении структуры является проектирование работы. В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы. Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготовляет отдельный работник, в какой мере содержание работы воздействует на него, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, должна ли работа предполагать развитие и обучение работника и т.д. От проектирования работы зависит очень многое во внутренней жизни организации (как будет использован потенциал компании, будут ли достигнуты поставленные цели, получит ли работник удовлетворение от работы и пр.).

Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. Для этого необходимо определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями, а также наделить их нужными ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры очень сильно зависит успех функционирования организации.

Основу организационной структуры составляет совокупность обособленных, но тесно связанных между собой видов деятельности, направленных на достижение целей организации. В рамках компании эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы в соответствии с рядом принципов, среди которых можно выделить: количественный, временной, функциональный, территориальный, рыночный, продуктовый, целевой, профессиональный, технологический, инновационный и пр.

Основной принцип структуризации в организации производства мебели - линейно-функциональный, когда подразделения строятся в соответствии с функциями предприятия, т.е. с главными направлениями его деятельности. К таким функциям относятся: производство, финансы, сбыт и т.п. (Приложение 1). За счет нее достигается глубокая специализация, четкость, стройность, надежность коммуникаций. Все это обеспечивает:

ѕ быструю концентрацию ресурсов и людей в нужном месте и в нужное время;

ѕ позволяет оперативно доводить сведения до исполнителей и реализовывать управленческие решения;

ѕ четкая система взаимных связей функций и подразделений;

ѕ четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

ѕ ясно выраженная ответственность;

ѕ быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

2.4 Управленческая структура

Эффективное функционирование организации предполагает постоянную координацию деятельности подразделения. Эту задачу решает система управления - набор форм и процессов, с помощью которых практически реализуется процесс управления. Эффективное функционирование организации и ее подразделений невозможно без постоянной их координации, которая входит в задачу системы управления -- совокупности форм, с помощью которых на практике реализуются процесс управления. К таким формам можно отнести субъекты управленческой деятельности, связи между ними, цели, функции, методы, технические приемы управления и пр.

Система управления имеет свою структуру, которая представляет собой упорядоченный набор образующих ее элементов, тем или иным способом связанных друг с другом. Как и сама система управления, ее структура многогранна, однако в ней можно выделить базовый элемент -- совокупность субъектов (органов) управления и связей между ними, то есть управленческую и коммуникационную подструктуры. Именно они являются непосредственным объектом рассмотрения в данной главе.

Функциональная управленческая структура -- это продукт функциональной департаментализации, то есть в основе подразделений организации лежат определенные функции.

Типичная линейно - функциональная структура организации производства мебели строится по функциям организации, и в ней выделяются финансовые, сбытовые, производственные и другие соответствующие подразделения. На нижних уровнях в каждой сфере выделяются так называемые вторичные или производные функциональные подразделения. (Приложение 2).

Функциональная структура -- наиболее старая из всех типов структур и в последнее время организаций, построенных по такой схеме, становится все меньше и меньше. Главные преимущества функциональных структур характеризуются в следующем:

· стимулирование профессионализации и мастерства за счет высокой специализации на выполнении функций;

· улучшение координации в функциональной области;

· за счет высокой рационализации структуры обеспечивается ее экономичность;

· поддерживаются высокие стандарты деятельности;

· обеспечивается стратегическая направленность управления, за счет централизации принятия решения;

· потенциальное уменьшение дублирования усилий.

К недостаткам функциональных структур, которые как раз и привели к резкому сокращению сферы их использования, относятся:

· превращение собственных целей в приоритетные;

· возможность конфликтов между функциональными областями;

· длинная линия управления.

Тем не менее, функциональная структура остается эффективной для организаций, которые выпускают относительно ограниченную номенклатуру продукции и работают в стабильной внешней среде.

2.5 Управленческие полномочия

Каждый элемент структуры управления организацией - подразделение или отдельная должность -- является носителем определенных управленческих полномочий, то есть совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.

Полномочия возлагаются на руководителей и других сотрудников организации или подразделения, становящихся их персонифицированными представителями, отвечающими за самостоятельный участок работы или за всю работу в целом.

В организации выделяется несколько видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные. Рассмотрим их более подробно.

Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатели имеют право принимать решения обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Эти полномочия могут быть линейными и функциональными.

Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и подчиненными, в рамках которой первые могут предписывать вторым что, когда и где те должны делать или, наоборот, не делать, чтобы обеспечить достижение поставленной цели.

Обычно в круг линейных полномочий входят вопросы оперативного управления деятельностью подразделений, организации труда персонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, приема и увольнения сотрудников, их оценки, поощрения и наказания, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения управленческих решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей.

Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются. Например, компетенция руководителя организации производства мебели распространяется только на один уровень вниз. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы (главный бухгалтер, главный конструктор, менеджер по закупкам, менеджер по сбыту и инспектор отдела кадров).

Рекомендательные полномочия заключаются в том, что их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Но в отличие от предыдущего случая эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативного характера. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, секретарь.

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации, осуществлять ее анализ и направлять полученные результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции. Примером являются инженер по охране труда и инженер по технике безопансости.

Координационные полномочия связаны с выработкой и принятием совместных решений. Лицо или подразделение, которые наделяются данными полномочиями, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры и направлять ее в русло, соответствующее целям организации. Координационными полномочиями обладают различного рода комитеты и комиссии, создаваемые на временной или постоянной основе для решения сложных или спорных проблем. Координационными полномочиями обладают комиссии по охране труда, по технике безопасности, по трудовым спорам.

Наконец, согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий.

Согласительные полномочия могут быть предостерегающими или блокирующими. Первыми располагает, например, инженер по охране труда, который проверяет соответствие решений руководителей действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки и нарушения и предлагает их исправить. В то же время руководители могут игнорировать мнение юриста, беря на себя всю полноту ответственности за возможные негативные последствия. Блокирующими или параллельными полномочиями обладает главный бухгалтер. Без его согласия, оформляемого в виде личной подписи, вообще не может быть принято решение, реализация которого связана с затратой денежных средств.

Полномочия в производстве мебели передаются сверху вниз. Таким образом, руководитель организации делегирует свои полномочия инженеру по охране труда, инженеру по технике безопасности, секретарю, главному конструктору, главному бухгалтеру, менеджеру по закупкам, менеджеру по сбыту и инспектору отделу кадров. Рассмотрим более подробно эти полномочия.

Инженер по охране труда относится к категории специалистов. В его полномочия входят:

ь Осуществляет контроль за соблюдением на предприятии и в его подразделениях законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, за предоставлением работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда;

ь Изучает условия труда на рабочих местах, подготавливает и вносит предложения о разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов;

ь Участвует в проведении проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования, машин и механизмов, эффективности работы вентиляционных систем, состояния санитарно-технических устройств, санитарно-бытовых помещений, средств коллективной и индивидуальной защиты работников. В определении их соответствия требованиям нормативных правовых актов по охране труда и при выявлении нарушений, которые создают угрозу жизни и здоровью работников или могут привести к аварии, принимает меры по прекращению эксплуатации машин, оборудования и производства работ в цехах, на участках, на рабочих местах;

ь Участвует в разработке мероприятий по предупреждению профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве, по улучшению условий труда и доведению их до требований нормативных правовых актов по охране труда, а также оказывает организационную помощь по выполнению разработанных мероприятий;

ь Участвует в рассмотрении вопросов о возмещении работодателем вреда, причиненного работникам увечьем, профессиональным заболеванием или другим повреждением здоровья, связанными с выполнением ими трудовых обязанностей;

ь Совместно с другими подразделениями предприятия проводит работу по аттестации и сертификации рабочих мест и производственного оборудования на соответствие требованиям охраны труда;

ь Участвует в составлении раздела "Охрана труда" коллективного договора, в расследовании случае производственного травматизма, профессиональных и производственно-обусловленных заболеваний, изучает их причины, анализирует эффективность проводимых мероприятий по их предупреждению.

ь Контролирует своевременность проведения соответствующими службами необходимых испытаний и технических освидетельствований состояния оборудования, машин и механизмов, соблюдение графиков замеров параметров опасных и вредных производственных факторов, выполнение предписаний органов государственного надзора и контроля за соблюдением действующих норм, правил и инструкций по охране труда, стандартов безопасности труда в процессе производства, а также в проектах новых и реконструируемых производственных объектов, участвует в приемке их в эксплуатацию;

ь Проводит вводные инструктажи по охране труда со всеми вновь принимаемыми на работу, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучения или практику.

Инженер по технике безопасности также относится к числу специалистов, и руководитель организации делегирует ему следующие полномочия:

ь Консультирует руководство предприятия по существующим государственным правилам и нормам техники безопасности для внесения изменений в отдельные технологические операции, наладки и закупки оборудования, отвечающего технике безопасности;

ь Организует и проводит работы по созданию на предприятии системы техники безопасности, внутренних норм и правил техники безопасности;

ь Дает заключение о возможности изменения принятой на предприятии системы техники безопасности, о соответствии требованиям техники безопасности нового оборудования и инвентаря, производственных операций;

ь Координирует работу производственных и технических подразделений предприятия по созданию и поддержанию системы техники безопасности;

ь Дает обязательные для исполнения указания по технике безопасности;

ь Организует проведение инструктажей по технике безопасности принимаемым работникам, работникам, переходящим работать на новые производственные участки, новое производственное оборудование;

ь Проводит специальные занятия по изучению норм безопасности с руководящим и рабочим персоналом предприятия;

ь Организует проведение проверок, испытаний и технического освидетельствования состояния технических средств, оборудования, машин и механизмов, а также технологии выполнения работ для определения соответствия их состояния установленным нормам и правилам, участвует в приемке их в эксплуатацию или применению в производстве;

ь Анализирует ситуацию по технике безопасности на предприятии, анализирует степень риска, разрабатывает план корректирующих мероприятий, устанавливает сроки их проведения и координирует их проведение;

ь Контролирует выполнение предписаний органов государственного надзора и контроля за соблюдением действующих норм и правил техники безопасности, стандартов безопасности труда в процессе производства, а также в проектах новых и реконструируемых производственных объектов;

ь Требует приостановления производственных операций, выполняемых в нарушение системы техники безопасности на предприятии;

ь Разрабатывает комплекс мероприятий по идентификации нарушений техники безопасности, выявляет нарушения, анализирует их и дает указания по их устранению;

ь При наступлении несчастного случая на производстве:

— уведомляет руководство предприятия (главного инженера, директора предприятия) о происшествии;

— организует первую медицинскую помощь пострадавшему и при необходимости его доставку в учреждение здравоохранения;

— -- принимает неотложные меры по предотвращению развития аварийной ситуации и воздействия травмирующего фактора на других лиц;

— обеспечивает сохранение до начала расследования несчастного случая той обстановки, какой она была на момент происшествия (при невозможности или недопустимости сохранения -- организует фиксацию сложившейся обстановки).

ь Организует расследование несчастных случаев на производстве, принимает участие в работе комиссии, создает необходимые условия для проведения расследований, принимает участие в расследованиях (составляет схемы, карты происшествий, проводит опросы, производит замеры, готовит выписки из журналов инструктажей, ассистирует эксперту (государственному инспектору);

ь Оформляет необходимые документы для предоставления контролирующим органам, исполнительным органам ФСС России по страховым случаям (если работник подлежит страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний);

ь Представляет интересы предприятия при рассмотрении дел о несчастных случаях органами ФСС России, органом государственного надзора, судами; дает необходимые объяснения; представляет необходимую документацию;

ь Отслеживает принятие новых законов, нормативных правовых документов по вопросам техники безопасности;

ь Координирует свои действия с государственными структурами по технике безопасности с целью предотвращения индустриальных, экологических и иных аварий;

ь Готовит отчеты о проделанной работе.

Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. В его полномочия входят следующие обязанности:

Ї Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;

Ї Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ї Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

Ї Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

Ї Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

Ї Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование;

Ї Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонаограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

Ї По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

Ї Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

Ї Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

Ї Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

Ї Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

Ї Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Ї Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

Ї Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Следующему, кому руководитель организации передает свои полномочия, - это главному конструктору. Главный конструктор относится к категории руководителей. В его полномочия входит: