Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение 2
• 1. Торговая фирма «Академкнига» РАН и ее деятельность 4
• 1.1 Характеристика предприятия, организационная структура, внешняя среда, конкуренция 5
• 1.2 Анализ экономических результатов деятельности предприятия 16
• 1.3 Анализ системы управления и качества управления 24
• 2. Развитие культуры Торговой фирмы «Академкнига» в условиях рынка 36
• 2.1 Особенности культуры «Академкниги» 36
• 2.2 Результаты диагностики организационной культуры 37
• 3. Предложения по совершенствованию управления и дальнейшему развитию культуры предприятия. 54
• Заключение 61

Введение

Я проходила преддипломную практику в Торговой фирме «Академкнига» РАН, старейшем книготорговом предприятии России.

Целью этой практики было углубление и закрепление знаний по специальности «Менеджмент организации», сбор материалов для дипломного проекта и разработка рекомендаций по повышению качества управления и улучшению результатов работы «Академкниги».

В задачу преддипломной практики входило:

· ознакомиться со статусом организации, ее структурой, правовой формой, основной деятельностью;

· сделать анализ существующей системы менеджмента (цели, задачи, функции, состояние);

· диагностировать финансово-экономическое состояние предприятия;

· систематизировать собранные материалы в соответствии с темой дипломного проекта «Развитие культуры организации в условиях рыночной экономики (на примере организации в системе книжной торговли)»;

· выявить недостатки и проблемы в работе ТФ «Академкнига»;

· определить важнейшие направления для повышения эффективности работы организации в будущем;

· разработать предложения по совершенствованию управления в соответствии с темой дипломного проекта.

Выбор данной темы диплома обусловлен следующими факторами:

1. На первом месте здесь стоит тот факт, что наша экономика на протяжении нескольких лет функционирует в непростых условиях. Часто руководителям предприятий приходится заниматься проблемами выживания своих фирм, а не их развитием. И организационная культура может стать важнейшим инструментом антикризисного управления. Умелое управление организационной культурой на определенном этапе существования организации может дать большой толчок для развития и продуктивной работы предприятия. Кроме того, во всем мире огромное влияние стало уделяться человеческому фактору. На мой взгляд, решению именно этих и многих других проблем призвана служить культура организации.

2. Организация - это сложный многоплановый организм, основой которого является организационная культура. Организационная культура является связующим элементом в отношениях людей, групп и компаний и позволяет их делить на своих и чужих. Если человек находится в чуждой организационой культуре, его деятельность будет сковываться, тормозиться. Если же организационная культура соответствует ему, то деятельность и жизнь человека будет намного интереснее и продуктивнее.

3. Менеджмент и культура организации взаимосвязаны и взаимообусловлены. При этом управление не только соответствует культуре организации, сильно зависит от нее, но и оказывает влияние на формирование и адаптацию культуры к экономической ситуации в России. Поэтому менеджеры должны уметь управлять культурой своей организации

Все это обуславливает актуальность данной темы дипломной работы и ее социальную значимость.

1. Торговая фирма «Академкнига» РАН и ее деятельность

Свою историю «Академкнига» ведет от Книжной лавки, открытой при Российской (Петербургской) академии наук в 1728 году. Решением Общего собрания АН СССР от 2 октября 1930 года была создана структурная сеть по распространению изданий Академии наук - «Сектор распространения» при Издательстве Академии Наук. Впоследствии его преобразовали в отдел, а с 29 января 1938 года начала действовать как самостоятельное хозрасчетное предприятие - Контора по распространению изданий АН СССР - «Академкнига» (сегодня - это Торговая фирма «Академкнига» РАН). В «1991 году в состав «Академкниги» входило 30 магазинов общей площадью 16 тыс. кв. м, более сотни киосков, имелось мощное оптовое звено, обеспечивающее рассылку книг в 25 городов Советского Союза и поставку литературы другим книготоргующим организациям страны.» Научная книга. №1-2/03. - М.: Академиздатцентр «Наука» РАН, 2003. - С. 57.

После распада СССР у «Академкниги» в подчинении осталось 19 книжных магазинов. В результате приватизации «Академкнига» потеряла один из крупных на то время книжных магазинов в центре Москвы на ул. Тверской. Тогда же была ликвидирована сеть академических киосков, прекратилось экспедирование печатной продукции за рубеж, значительно снизился уровень комплектования библиотек из-за их низкого бюджетного обеспечения.

В трудных экономических условиях выживала «Академкнига»: высокие налоги, арендная плата, коммунальные и транспортные расходы. Но благодаря руководству «Академкниги» помощи Академии наук был возвращен в академическую сеть магазин на ул. Вавилова 55/7, стала налаживаться работа киосков, отдела «Книга-почтой», открылся в Москве специализированный магазин книг восточной тематики «Книжная лавка востоковеда» (Цветной бульвар, 21, стр.2). Открытие в начале 21 века в магазинах «Академкнига» отделов букинистической и антикварной научной литературы позволило распространять старую научную книгу и удовлетворять многочисленные просьбы ученых и их близких, которые хотят продать свои библиотеки. Налажена связь по реализации научной книги в Белоруссии и на Украине.

1.1 Характеристика предприятия, организационная структура, внешняя среда, конкуренция

Торговая фирма «Академкнига» РАН является предприятием Российской академии наук. Учредитель - Российская академия наук, 117901, Москва, Ленинский проспект, 14. Торговая фирма является правопреемником Российской торговой фирмы «Академкнига» ВО «Наука» РАН с отделениями и магазинами. «Академкнига» - юридическое лицо, которое действует на основании Устава. Устав ТФ «Академкнига» - учредительный документ, определяющий правовой статус юридического лица, определенной законом организационно-правовой формы. Устав « Академкниги» определяет наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, права, обязанности, цели и содержание ее деятельности.

Юридический адрес: 103624 Москва, Б. Черкасский пер., д.4, фактический - 121099 Москва, Шубинский пер., д.6.

ТФ «Академкнига»:

· по критерию формализации - формальная организация;

· по форме собственности - государственная собственность;

· по отношению к прибыли - коммерческая, ее деятельность направлена на систематическое получение прибыли от продажи книжной продукции и оказания почтово-посылочных услуг;

· по организационно-правовой форме - унитарное предприятие на праве полного хозяйственного ведения. Имеет самостоятельный баланс, расчетный счет. «Академкнига» не наделена правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Имущество «Академкниги» неделимо и не может быть распределено по вкладам, долям и паям. Управляющим является назначаемый собственником (Академиздатцентром) руководитель - директор ТФ «Академкнига» (Белова Т.И.).

· по размеру - среднее

· по сектору экономики - отрасль третичного сектора - оптово-розничное предприятие книжной торговли

Другие регистрационные документы:

· Свидетельство Московской регистрационной палаты. Это Свидетельство дает право осуществлять хозяйственную деятельность в соответствии с Уставом в рамках действующего законодательства Российской Федерации

· Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

· Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр.

· Информационное письмо об учете в ЕГРПО Мосгоркомстата.

Миссия организации - философия и предназначение организации, смысл ее существования на рынке, отличие организации от остальных организаций. Миссия ТФ - распространение научной литературы для удовлетворения потребности ученых, специалистов, организаций РАН, учебных заведений и библиотек.

Организационная структура Торговой фирмы «Академкнига» РАН

Т.к. на данном этапе идет реорганизация Академиздатцентра вместе с книгораспространительской сетью, то с 1 января 2007 г. предлагается следующая организационная структура (Рис. 1): Центральная часть ТФ «Академкнига» РАН (дирекция, бухгалтерия, отдел маркетинга и рекламы, оптовый склад, отдел «Книга-почтой», отдел материально-технического снабжения) подчиняется НПО «Издательству «Наука» РАН. Все региональные отделения со своими подразделениями подчиняются Центральной Торговой фирме «Академкнига» РАН.

Структура ТФ Московского отделения состоит из дирекции, бухгалтерии, коммерческого отдела, склада, розничных магазинов.

Рис.1. Организационная структура Центральной части ТФ «Академкнига»

Рассмотрим оптово-розничную сеть Московского отделения. Розница состоит из 3-х розничных магазинов в Москве и 1 магазина в Пущино Московской области, отдела «Книга-почтой», который выполняет заказы индивидуальных покупателей по России, Отдела комплектования библиотек (комплектует более 140 библиотек по России), букинистического и антикварного магазина, сети киосков, отделов канцтоваров и сувениров во всех магазинах (Рис.2).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2. Организационная структура Московского отделения (подчиненность нижнего ряда подразделений такая же, как и других магазинов)

В ТФ существует централизация в управлении персоналом (подчиненные действуют на основе приказов Центра).

Организационная структура аппарата управления ТФ «Академкнига» - форма разделения труда по управлению торговлей. Каждое подразделение и должность созданы для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

Из всего выше сказанного структура ТФ «Академкнига» является многоуровневой, региональной, линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. В этой структуре сочетаются как линейные, так и функциональные принципы организации взаимосвязи между производственными и управленческими элементами организации. Особенностями линейно-функциональной структуры являются устойчивая работа структуры, удовлетворительная работа в условиях устойчивого производства, ориентирование на ценовую конкуренцию, централизованный контроль, обеспечивающий единство в решении задач организации.

Недостатками линейно-функциональной структуры являются различие цели у структурных единиц, слабая увязка и ответственность за решение комплекса задач и достижение цели фирмы, ответственность за общие результаты работы только на высшем уровне, увеличение времени принятия решений из-за необходимости их согласований. Такая структура наиболее эффективна при решении типичных задач и функций. Она совсем непригодна для условий, в которых постоянно меняются внутренние и внешние параметры деятельности организации. В этих условиях ее использование приводит к нерациональному распределению информационных потоков, превышению норм управляемости, особенно у руководителей высшего звена.

В ТФ соблюдается принцип первого лица (принцип единоначалия). Это прописано в Уставе предприятия.

Организационная структура ТФ строилась с самого начала деятельности «Академкниги» по территориальному признаку и сейчас этот признак соблюдается. Но в настоящее время предприятия в разных городах более самостоятельны, чем в советский период. Теперь они сами принимают решения, какую литературу, помимо книг издательских фирм «Наука» продавать, чтобы выжить и получать прибыль.

Главная цель предприятия прописана в Уставе «Академкниги» - «обеспечение потребностей ученых и специалистов, населения, организаций, учреждений, предприятий, учебных заведений и библиотек в периодических и книжных академических изданиях путем продажи их через оптовые и розничные звенья Предприятия».

Внешняя среда ТФ.

Внешняя среда - совокупность условий, в которых протекает деятельность организации. Внешняя среда зависит от внешних и внутренних факторов влияния. Как и все организации, внешняя среда «Академкниги» имеет среду прямого и косвенного воздействия (Рис.3).

Внешняя среда организации прямого воздействия - поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители, конкуренты и другие факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.



Рис.3. Факторы внешней среды ТФ «Академкнига» РАН

Элементы прямого воздействия:

Конкуренты.

В результате неправильной политики самих издательских фирм «Наука» по распространению своих изданий оказалось, что они стали основными конкурентами ТФ «Академкнига», хотя руководство издательства «Наука» постоянно указывает на то, что цены по России должны быть едины:

· издательство «Наука» в Москве, Флинта, Физматлит, Восточная литература сами продают книги на 20 - 50 % дешевле, чем розничная цена в магазинах «Академкнига» в Москве;

· Более низкая цена книг Санкт-Петербургского отделения «Наука» в Санкт-Петербурге по сравнению с розничными ценами в московских магазинах;

Получается, что других конкурентов у «Академкниги» и нет: небольшое количество магазинов, продающих научную литературу по всем отраслям научных знаний, немного издательств, издающих научную литературу.

Как оказывается, главные конкуренты - само издательство «Наука» и его издательские фирмы.

Покупатели продукции ТФ «Академкнига»:

1. Индивидуальные - основные: специалисты, ученые, научные работники, аспиранты, студенты. Они составляют примерно 80% всех покупателей магазинов.

2. Оптовые - библиотеки (2002г. - 138 библиотек, 2006г. - 149 библиотек), книготорговые организации, работающие по заказам и отправляющие книги по России и за рубеж, Интернет-магазины.

Поставщики ТФ «Академкнига»:

У «Академкниги» пять групп поставщиков:

1. Издательство «Наука», которое включает книги Московского, Санкт-Петербургского и Сибирского отделений;

2. Издательские фирмы «Наука», это - издательства «Восточная литература», «Флинта», «Физматлит»;

3. Другие издательства - это крупнейшие издательства Москвы: «Высшая школа», «Экзамен», «Логос», «Проспект», «АСТ», «Юрист-Гардарика», «КноРус», «Феникс», «Вече», «Дрофа», «Республика», «Центрполиграф», «Цитадель», «Белый город», «Художественная литература», «Азбука», «Питер», «ЭКСМО» и другие. В 2005 году их насчитывалось около 250, в 2006 -около 300, в 2008 - 398;

4. Книготорговые фирмы: «Омега-Л», «Абрис Д», «Оникс», «Книжный клуб 36,6» и др.

5. Индивидуальные предприниматели и авторы (в 2008 г. - 31).

Собственники ТФ - Академиздатцентр «Наука» РАН

Инвесторы - нет

Законы и государственные органы - ТФ действует на основе Российского законодательства и распоряжений РАН.

Внешняя среда организации косвенного воздействия - политические факторы, социокультурные факторы, состояние экономики, международные события и другие факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них.

Элементы косвенного воздействия:

· состояние экономики - большая зависимость ТФ от изменений в законодательстве РФ

· научно-технический прогресс - с развитием новых технологий вцелом происходит переоснащение и внедрение в ТФ.

· политические факторы - при устойчивой политической обстановке издание научных книг и их распространение тоже стабильно.

· географические факторы - большое влияние (географическое расположение магазинов в разных регионах России) - в Москве и Московской области (г.Пущино), Санкт-Петербурге, Владивостоке, Екатеринбурге, Иркутске, Красноярске, Новосибирске, Томске, Уфе.

· социально-культурные факторы - большая зависимость от уровня жизни населения в разных городах (чем выше уровень - тем больше книг покупают, близкая расположенность к научно-культурным центрам - выше товарооборот)

· факторы международного окружения - книги изд-ва «Наука» попадают в магазин «Академкнига» в Минске в Белоруссии через фирму «Современное слово» по обмену. (Напрямую поставлять дорого, т.к. книги облагаются большими таможенными пошлинами, на уровне Европейских стран).

Основная продукция и услуги ТФ «Академкнига» РАН.

«Академкнига» - это оптово-розничное предприятие, которое входит в Академический научно-издательский, производственно-полиграфический и книгораспространительский центр Российской Академии Наук «Издательство «Наука»». Книгораспространительская сеть издательства состоит из Московского, Санкт-Петербургского и Сибирского отделения. Всего она насчитывает 16 магазинов (4 магазина в Москве и 1 магазин в Московской области, 3 магазина в Санкт-Петербурге и 8 магазинов в регионах России), 9 киосков (8 в Москве и 1 в Новосибирске).

Основная продукция: книги

Дополнительная продукция: канцтовары, сувениры, компьютерные расходные материалы, аудио-продукция.

«Академкнига» - это специализированная академическая сеть книгораспространения. Основной товар - научная литература издательских фирм «Наука»: Москва «Наука», Санкт-Петербург «Наука», Сибирь-«Наука», «Восточная литература», «Физматлит», «Флинта», научно-исследовательских институтов, авторов, других издательств, специализирующихся на выпуске научных изданий по всем отраслям знания, трудов, прежде всего научных учреждений РАН. Среди них - все типы и виды литературы.

Тематика изданий «Науки» охватывает все направления естественных, технических, общественных и гуманитарных наук: математику, механику, физику, астрономию, геофизику, химию, информатику, космические исследования, геологию, географию, экологию, биологию, философию, психологию, религию, социологию, право, экономику, историю, международные отношения, литературоведение, языкознание, искусство и др. Издательство «Наука» является крупнейшей издательской организацией не только страны, но и одной из крупнейших в мире. Весьма разнообразен ассортимент книжных изданий «Науки». Издательство выпускает однотомные и многотомные издания, собрания сочинений, серии изданий (общеакадемические, межотраслевые, отраслевые, узкоспециальные), монографии, сборники статей и др. Многотомные издания содержат все варианты известных научно выверенных текстов, отличаются максимально возможным научно-справочным аппаратом, включают обширные комментарии. Издание части Полных Собраний Сочинений, первые тома которых вышли до 1991 г., было продолжено и в последующем десятилетии. Вместе с тем, несмотря на тяжелейшие для страны и Академии годы, были открыты новые крупные издательские проекты - ПСС С. Есенина, А.М. Горького (Письма), А.С. Пушкина, А. Блока, И.А. Гончарова, Л.Н. Толстого, Д.И. Писарева, В.С. Соловьева.

Прайс-лист книг, хранящихся на складе, насчитывает 1434 наименования Официальный сайт ТФ «Академкнига» РАН www.litras.ru. Ассортимент книг других издательств самого большого магазина в Москве на ул.Вавилова, 55/7 насчитывает сегодня около 18 тысяч наименований - это книги других издательств.

Услуги ТФ «Академкнига»:

· прием предварительных заказов на книги изд-ва «Наука»;

· Интернет-магазин;

· транспортно-экспедиционные услуги;

· хранение и отправка литературы в другие города и регионы России;

· выполнение заказов индивидуальных покупателей книга-почтой по России;

· комплектование библиотек;

· прием предварительных заказов от индивидуальных покупателей по тематическому плану изд-ва «Наука»;

· рассылка академикам каталога новинок изд-ва «Наука» по городам России через Отдел научного работника (всего около 1400 адресов);

· обмен литературы с другими издательствами и книготоргующими фирмами.

· оказание услуг ИНОЦентру (Информация.Наука.Образование) - выполнение заказов и рассылка книг по библиотекам России;

· через Отдел комплектования библиотек (сокращенно ОКБ) - рассылка книг по заявкам фондов РГНФ Российский гуманитарный научный фонд и РФФИ;

· прием на комиссию книг прошлых лет издания в букинистический отдел.

1.2 Анализ экономических результатов деятельности предприятия

В ТФ «Академкнига» функции финансовой службы выполняет бухгалтерия:

· Гл.бухгалтер сводного баланса (вся сеть);

· Гл.бухгалтеры в городах;

· Гл.бухгалтер Московского отделения;

· Бухгалтерия (6): Главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, экономист 1 категории, бухгалтер 1 категории, бухгалтер-кассир 2 категории, бухгалтер 2 категории (Рис.4).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.4. Финансовая структура ТФ «Академкнига» РАН

Задачи бухгалтерии ТФ:

· Составление плана товарооборота

· Сбор оперативных данных по реализации в подразделениях

· Оперативное управление финансами предприятия

· Экономический анализ

· Бухгалтерский, налоговый, финансовый и управленческий учет

· Составление бюджетов: план продаж, бюджет закупок товаров или поставок, бюджет трудовых ресурсов (штатное расписание), бюджет административных расходов (на офис и прочие неучтенные в предыдущих бюджетах расходы); бюджет доходов и расходов (на основе всех бюджетов).

· Контроль за исполнением платежей.

· Составление отчета по исполнению бюджета.

· Составление бухгалтерской отчетности

· Осуществлять оперативный и бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности

· Ведение статистической и бухгалтерской документации.

· Отчитываться о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные законодательством РФ, нормативными документами РАН.

· Представлять в Дирекцию РАН по книгоизданию установленную бухгалтерскую и статистическую отчетность

Цели бухгалтерии:

· краткосрочная и долгосрочная максимизация прибыли

· невысокая задолженность

· самофинансирование

Товарооборот: Московское отделение - 47 515 000 руб. (2009 г.)

Торговая площадь: Московское отделение - 833,3 кв.м.

Цены: Средние по Москве

Способ ценообразования - начисление определенного процента наценки на себестоимость товара.

Ценообразование в рамках товарной номенклатуры:

· Книги группы «АН»: изд-во «Наука» (Москва), изд-во «Наука» (СПб), изд-во «Наука» (Новосибрск), изд-во «Флинта», «Физматлит», «Восточная литература» - 60 - 100%.

· Книги группы «КУП» (книги других изд-в и ИП) - 60-80%

· Книги группы «БУК» - 33% (в магазине «Букинист» на ул.Вавилова, 55/7), 42% (в магазине «Букинист-Академкнига» на Спасоглинищевском пер.), 67% - если деньги выдаются сдатчикам сразу (по обоим адресам).

· Канцтовары - 50 - 100%

Методы оценки экономической эффективности и успешного управления:

Внутренняя оценка деятельности - сами работники.

Внешняя оценка - аудиторы.

Предварительная оценка - за каждый месяц по оперативным данным.

Детализированная оценка по некоторым показателям

Используются методы анализа экономической деятельности:

· Горизонтальный (временной) анализ - сравнение каждой позиции отчетности с предыдущим периодом.

· Вертикальный (структурный) анализ - определение структуры итоговых финансовых показателей, с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом.

· Сравнительный - внутрихозяйственный анализ сводных показателей фирмы, подразделений и межхозяйственный анализ показателей со средне отраслевыми и средними хозяйственными данными.

Методы планирования в ТФ:

Планирование выручки от реализации продукции: применяется метод «по отгрузке» (моментом реализации и образованием выручки считается дата отгрузки).

Планируется товарооборот:

Фактические расходы за год + планируемое повышение расходов на след.год + планируемая прибыль (Например, 200+100+10=310). Доходная часть=реализ.налож=наценка (320). Т/об при наценке в 70% должен быть равен 777 (70% - 320 (не меньше 310); 170% - Х)

Планирование расходов.

Планирование товарооборота, роста заработной платы, снижения себестоимости, снижения расходов.

Анализ производственной деятельности.

Ведутся:

· Анализ продаж ;

Группа товаров	2007	2008
ан	1 721 802,69	3 388 773,92
куп	3 998 662,24	7 452 897,15
канц	2 688 037,84	3 357 493,52
авторы	9 330,00	165 434,40
итого	8 417 832,77	14 364 598,99

Рис. Продажи товаров в московских магазинах в 2007, 2008 гг. (рубли)

· Анализ расходов;

· Анализ остатков нереализованной продукции (Рис.).

	2007	2008
ан	20 168 635,35	64 365 079,26
куп	4 005 794,29	6 070 619,55
канц	1 728 676,36	1 475 837,07
авторы	143 682,20	148 339,40
итого	26 046 788,20	72 059 875,28



Рис.Остатки товаров Московской сети в 2007, 2008гг (рубли).

Из диаграммы остатков видим, что товарные запасы в Москве за 2008г. значительно выросли (на 46 млн. рублей). Это объясняется тем, что на складе хранится товар (ан) для продажи во всех других городах, которые по мере надобности поступают в магазины всей сети по России. К тому же в 2008г. выросли цены на книги издательства «Наука».

В Академкниге применяется балансовый метод в анализе хозяйственной деятельности.

Сравнение показателей баланса на начало и конец 2005 год и на начало и конец 2007 года [Приложение 6] и на начало и конец 2007 года [Приложение 7], Рис.:

	2004	2005	2006	2007
Внеоборотные активы	1039	1316	2100	1893
Оборотные активы	42971	35209	41565	53368
Капитал и резервы	977	1308	1283	1138
Краткосрочные обязательства	43034	35217	42382	54123
Баланс на конец периода	44011	36525	43665	55261



Рис. Изменение показателей баланса ТФ «Академкнига» за 2004 - 2007гг.

1. Внеоборотные активы в 2005г увеличились за счет увеличения основных средств - на 277 (1316-1039). В 2007г они уменьшились на за счет незавершенного строительства.

2. В 2005 году оборотные активы уменьшились на 7763 (42972-35209) за счет уменьшения запасов (33356-26614=6742), уменьшения дебиторской задолженности на 1015 (5998-4983) и уменьшения денежных средств на 447 (1021-574). А в 2007 году оборотные активы увеличились за счет увеличения товарных запасов и увеличения дебиторской задолженности.

3. В 2005 году капитал и резервы увеличились за счет нераспределенной прибыли на 331 (1308-977) (передано на баланс помещение магазина в Пущино). В 2007 году они уменьшились за счет нераспределенной прибыли (392-252)

4. Краткосрочные обязательства в 2205 году уменьшились на 8817(43034-35217) за счет уменьшения кредиторской задолженности на 7817(43034-35217). В 2007 году они увеличились на (54123-42382) за счет увеличениякредиторской задолженности.

5. Баланс на конец 2005 года составил 36525, что на 7486 меньше, чем на начало года (44011-36525). На конец 2007 года баланс составил 55261, что на больше, чем в начале года.

Сравнение показателей отчета о прибыли и убытках за 2005 и 2004 годы.

	2004	2005	2006	2007
выручка	46664	42375	46912	45433
себестоимость	32605	25002	24585	21827
валовая пибыль	14059	17373	22327	23606
коммерческие расходы	14726	16797	23990	25090
прибыль от продаж	-667	557	1663	1484
чистая прибыль	165	28	343	49

Рис. Изменение основных показателей отчетов о прибыли и убытках за 2004 - 2007 в ТФ «Академкнига».

1. Выручка от продажи товаров, продукции, работ и услуг в уменьшилась в 2005 на 4289 (46664-42375), а в 2007 году уменьшилась по сравнению с 2006 годом.

2. Себестоимость в 2005 году уменьшилась на 7603 (32605-25002) по сравнению с 2004 годом. В 2007 год себестоимость уменьшилась на по сравнению с 2006 годом.

3. Валовая прибыль в 2005 году увеличилась на 3314 (17373-14059), в 2007 году -

4. Коммерческие расходы (заработная плата, аренда, налог ЕСН, материальные расходы) в 2005 году увеличились на 2071 (16797-14726), в 2007 году -по сравнению с 2006 годом.

5. Прибыль от продаж в 2005 году составила 576, в 2004 году - убыток 667, в 2006 - 1663, в 2007 - 1484, что на меньше.

6. Чистая прибыль в 2005 г. составила 28, что на 137 меньше, чем в 2004 (165-28). В 2007 году чистая прибыль составила 49, что на меньше, чем в 2006 году (Рис).

Показатели эффективности предприятия:

1. Коэффициент текущей ликвидности: все оборотные активы делим на краткосрочную задолженность - 2005г - 35209:35217=1 (меньше 2 - плохо, медленно получаем, медленно платим); 2007г. - 53368:54123=

2. Лакмусовый коэффициент: деньги + легкореализуемые ценные бумаги делим на краткосрочную задолженность. 2005г.(574+0):35217=0,02 (меньше 0,5 - плохо, денег мало); 2007г. - 756:54123=

3. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: выручку от реализации делим на дебиторскую задолженность: 2005г. - 42375:4983=8,5. (Больше 1, хорошо. Выручка в 8 раз больше дебиторской задолженности, значит нам хорошо платят); 2007г. - 45433:16081=

4. Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности: выручку от реализации делим на кредиторскую задолженность: 42375:35217=1,2 (набрали кредитов, но не раскрутились - надо повысить реализацию или не брать кредиты); 2007г. - 45433:54123=

5. Коэффициент оборачиваемости запасов: себестоимость продукции делим на запасы: 2005г. - 25002:26201=0,9 (Меньше, чем 1,5 - плохо, мало запасов); 2007г. - 21827:36406=

1.3 Анализ системы управления и качества управления

Персонал ТФ «Академкнига» РАН, его профессиональная деятельность и квалификация.

Персонал (все работники) - число работников Московского отделения - 103 человека, всего по ТФ вместе с регионами - 255 человек.

Кадровый состав ТФ «Академкнига» характеризуется высоким уровнем общеобразовательной и специальной подготовки, которая обеспечивается пополнением штатов работниками с высшим и средним специальным образованием, приобретением опыта работы с научной литературой, тщательным подбором кандидатов на вакантные должности путем анализа представляемых документов и контролем в период прохождения ими испытательного срока. За прилавком нет ни одного работника без общего среднего образования.

· С высшим образованием - 82 сотрудника (32,8% от общего числа)

· Со средним специальным образованием - 109 сотрудников (43,6% от всех работающих)

· Со средним образованием - 64 сотрудника (23,6 %)

В настоящее время в ТФ обучаются в ВУЗах:

· На факультетах книжного дела, рекламы, дизайна, менеджмента - 6 человек;

· На факультетах экономических, финансово-кредитных, бухгалтерского учета - 5 человек;

· По специальности «Библиотечное дело» - 1 человек;

· На факультете права и предпринимательства - 1 человек;

· По специальности «Социальный работник» - 1 человек;

· В педагогическом университете - 1 человек.

· В книготорговом колледже - 3 человека.

Работа с книгой, тем более научной, - интеллектуальный труд, требующий эрудиции, постоянного расширения кругозора работника.

Стаж работников:

· Стаж работы 30 лет и более - 4% сотрудников от общего числа

· От 20 до 29 лет - 13%

· От 10 до 19 лет - 20%

· До 9 лет - 63%

Категории персонала «Академкниги» - группы персонала организации, распределяемые в соответствии с выполняемыми функциями:

Управленческий персонал: руководители и специалисты.

Руководители: директор ТФ, директора магазинов, начальники отделов, заместители директоров и отделов, главный бухгалтер.

Специалисты - бухгалтеры, экономист, инженер-программист, товароведы, художник, главный специалист по организационной работе, менеджер по рекламе (вакантная), инженер по системе управления производством, инженер по компьютерным технологиям

Обслуживающий персонал (технические исполнители и рабочие):

Технические исполнители - продавец, кассир, продавец-кассир, кладовщик, комплектовщик библиотек, оператор, водитель.

Рабочие (работники, выполняющие в организации функции по уходу за служебными помещениями, обслуживанию рабочих, инженерно-технических работников и служащих) - уборщики, грузчик, курьер.

Штат Московского отделения ТФ «Академкнига» РАН по подразделениям (2007г): - относительно постоянный состав работников предприятия:

Дирекция (6): Директор, зам.директора по работе с предприятиями (гл.бухгалтер сводного баланса - за всю сеть), советник по организационной и административной работе, инспектор по кадрам, инспектор по контролю за исполнением поручений (2).

Бухгалтерия (6): Главный бухгалтер, зам.гл.бухгалтера, экономист 1 категории, бухгалтер 1 категории, бухгалтер-кассир 2 категории, бухгалтер 2 категории.

Коммерческий отдел (11): зам.директора фирмы=начальник отдела, гл.специалист по организационной работе, 1 зам.начальника отдела, зам.начальника отдела (2), товаровед 1 категории, художник, менеджер по рекламе, инженер по системам управления производством, инженер по компьютерным технологиям, старший менеджер.

Транспортно-экспедиционный отдел (9): зам.директора фирмы=начальник отдела, зам начальника отдела, оператор-библиограф, оператор компьютерных систем, кладовщик (5).

Отдел материально-технического снабжения (9): зам.директора фирмы=начальник отдела МТС, менеджер по снабжению (2), грузчик, курьер (2), водитель (2), уборщица.

Магазин «Академкнига» г.Пущино (4): директор магазина, продавец-кассир 1 категории, продавец-кассир 2 категории, уборщица.

Магазин №1 «Академкнига» (Мичуринский пр., 12) (7): директор магазина, зам.директора, продавец-кассир 1 категории (3), продавец-кассир 2 категории, уборщица.

Магазин №3 «Академкнига» (ул.Вавилова, 55/7) (27): директор магазина, зам.директора (3) (зам. По книжному отделу, зам.по канц.отделу, зам. По работе с киосками), бухгалтер 2 категории, продавец 1 категории (5), продавец-кассир 1 категории, продавец-кассир 2 категории (2), продавец 2 категории (2), кассир-операционист, оператор компьютерных систем, грузчик, уборщица (2), продавец-кассир киоска (7).

Магазин №4 «Академкнига» (Цветной б-р, дом 21, стр.2) (8): директор магазина, зам.директора, продавец-кассир 1 категории (4), продавец-кассир 2 категории, уборщица.

Магазин №1 «Букинист» (ул.Вавилова, 55/7) (7) - директор магазина, зам. Начальника отдела, товаровед (3), продавец-кассир 1 категории (2).

Магазин №2 «Академкнига -Букинист» (Спасоглинищевский пер., 8, стр.4)(4): Директор магазина, зав.отделом антикварной лит-ры, продавец-кассир 1 категории, уборщица.

Отдел комплектования библиотек (5): начальник отдела, зам.нач.отдела, продавец-кассир 1 категории, продавец-кассир 2 категории, комплектовщик библиотек.

Уровни управления в ТФ «Академкнига

Управление в «Академкниге» осуществляется на разных уровнях: высшем, среднем и низшем (Рис.)

На высшем уровне формулируются цели, разрабатываются долгосрочные планы, происходит адаптация организации к переменам, взаимодействие с внешней средой.

На среднем уровне осуществляется координация работы нижестоящих руководителей, руководство подразделениями и функциями.

К нижнему уровню относятся руководители, не имеющие в подчинении руководителей, непосредственная организация и руководство работниками, занятыми основной деятельностью, контроль за использованием сырья и оборудования.

Норма управляемости - максимальное число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при условии, что суммарная трудоемкость выполняемых им функций не должна превышать установленного норматива. Эти нормы позволяют рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления.

В ТФ не используется, но расчитывается нагрузка на одного работающего.

Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными. Линейные полномочия - это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд: от директора к заместителям, от заместителей к директорам магазинов и начальникам отделов, от директоров магазинов к их заместителям и далее другим подчиненным.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. Уровни управления в ТФ «Академкнига» РАН

Принципы делегирования полномочий в ТФ:

· единоначалие - сотрудник получает задание и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

· соответствие - состав задач соответствует характеру полномочий сотрудника;

· координация - состав полномочий корректируется в соответствии с новыми заданиями сотрудника;

· достаточность - масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

· мотивированность - расширение ответственности мотивируется.

Это включает следующие этапы (поручение конкретных заданий, предоставление соответствующих полномочий и ресурсов).

Линейные полномочия передаются от начальника к подчиненному.

Штабные полномочия - это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейным полномочиями, а также штабному персоналу.

Характер штабных полномочий в ТФ «Академкнига» - рекомендательные полномочия (обязательное согласование решений), параллельные полномочия (право отклонять определенные решения линейного руководства), и функциональные полномочия (право как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции). Для этих целей существует личный аппарат (советник по организационной и административной работе, заместители директора, главный бухгалтер, ). Но делегирование полномочий происходит с недостаточной эффективностью (нежелание руководителей делегировать полномочия и нежелание подчиненных брать ответственность).

В управлении ТФ - разделение задач управления:

· Региональное разделение (Сибирское отделение, Санкт-Петербургское отделение, Московское отделение);

· Функциональное разделение (по операциям, функциям, процедурам - Транспортно-экспедиционный отдел - хранение, перемещение, отправка товара, Коммерческий отдел - заказ, анализ продаж в магазинах и т.д.)

· Дивизиональное разделение (по товару: канцелярские, ан (издательских фирм «Наука»), куп (книжные купленные).

Цели и задачи управления для структурных подразделений ТФ «Академкнига» РАН

· Дирекция:

Высшее должностное лицо - директор (Белова Татьяна Ивановна), который назначается и освобождается от должности генеральным директором Дирекции РАН по книгоизданию (Васильев В.И.). Директор осуществляет текущее руководство предприятием, выполняет распоряжения Президиума РАН, распоряжения Дирекции РАН по книгоизданию, требования Устава организации и нормативных актов РФ, делегирует определенным им лицам те или иные свои полномочия, разрабатывает стратегические, тактические цели, определяет миссию организации. Аппарат директора осуществляет управление межличностными отношениями, формулирует свою систему целей по найму, расстановке, продвижению, оплате труда персонала, созданию благоприятного климата и общей заинтересованности в решении задач предприятия, разработке методов принятия управленческих решений, обеспечивающих оптимальное использование человеческий и прочих ресурсов.

· Бухгалтерия

осуществляет контроль за платежами, учет дебиторской и кредиторской задолженностей, подготовка отчетности и статистических данных, отражающих итоги финансово-хозяйственной деятельности предприятия, контролирует и осуществляет выполнение налоговых обязательств, составляет план товарооборота по подразделениям. Взаимодействует с регулирующими органами, Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Директору ТФ.

· Коммерческий отдел

осуществляет управление ассортиментом, ценообразованием, заказооборотом, разрабатывает маркетинговые мероприятия по сбыту продукции, анализирует деятельность подразделений, обеспечивает бесперебойное снабжение магазинов товаром.

· Транспортно-экспедиционный отдел

- управление по получению, хранению, перемещению товара, оперативность, управление системой допродажной подготовки товара, проведение мероприятий по охране труда, обеспечению материальной сохранности на складе, экспедирование в магазины Москвы и другие города.

· Отдел материально-технического снабжения

- своевременное и оперативное снабжение расходными материалами, оборудованием и т.п. всех подразделений «Академкниги».

· Розничные магазины

- выполнение плана товарооборота на основе эффективного управления персоналом магазина, контролем за работой магазина, за расстановкой литературы, созданию имиджа магазина, комплекса услуг для покупателей.

· Отдел комплектования библиотек

- обеспечение плана товарооборота отдела, привлечение новых покупателей - библиотек, анализ эффективности работы со старыми библиотеками.

Подразделение ТФ «Академкнига» РАН по управлению персоналом

Подразделение по управлению персоналом - в настоящее время кадровая служба ТФ состоит из инспектора по кадрам и менеджера по управлению кадрами в лице помощника директора фирмы. Отдела кадров на данный момент нет.

Централизация в управлении персоналом.

Цели и задачи кадровой службы ТФ:

· Подготовка планов и расчетов по определению потребностей ТФ в специалистах с высшим и средним специальным образованием, в рабочих кадрах;

· Подготовка и утверждение у руководителя ТФ резерва на выдвижение на руководящие должности;

· Систематическая работа по комплектованию фирмы кадрами служащих и рабочих требуемой специальности;

· Анализ движения (текучести) кадров и подготовка предложений по устранению выявленных недостатков в работе с кадрами;

· Своевременное, в соответствии с установленными правилами, оформление приказов, предписаний, выдача справок, подготовка копий документов;

· Подготовка наградных, командировочных, аттестационных и т.п. документов;

· Своевременная подготовка документов и выполнение законодательных процедур высвобождения работников при реорганизации предприятия, сокращении штатов и численности работников, выполнение условий и правил перевода и перемещения работников;

· Своевременное и правильное заключение трудовых договоров со всеми сотрудниками фирмы, внесение записей в трудовые книжки, ведение личных дел, оформление листов нетрудоспособности, учет работников предпенсионного и пенсионного возраста и оформление пенсионных документов.

Кадровая политика ТФ:

· в зависимости от уровня влияния управленческого персонала на кадровую ситуацию - реактивная кадровая политика;

· в зависимости от степени открытости по отношению к внешней среде - больше закрытая кадровая политика

Методы управления персоналом:

· административные (организационное воздействие через инструктирование, распорядительное воздействие через приказы)

· экономические (через оплату труда) - выплачивается премия дифференцированно, по итогам работы за прошлый месяц.

· социально-психологические (через мотивацию).

Мотивация персонала:

Большая текучесть кадров в 2006 году среди продавцов магазинов - причина: низкая оплата труда. С октября 2006 зарплаты повышены почти в 2 раза и теперь средние по Москве.

Материальное стимулирование: заработная плата, премия за выполнение плана товарооборота и согласно вложению усилий по продаже книг (в магазинах), транспортные расходы сотрудников не оплачиваются, больничные листы оплачиваются, ежегодный оплачиваемый отпуск 30 календарных дней, бесплатные обеды сотрудников офисной части, помощь в обучении, медицинское обслуживание старейших работников в Поликлинике РАН, оказание помощи в устройстве малолетних детей в детский сад РАН, памятные подарки и денежная премия каждому сотруднику к юбилейной дате.

Средняя зарплата по сети в 2006 году составила 8670 рублей, в 2005 году - 5130 рублей. Самые высокие зарплаты в Красноярске, Москве и в Уфе.

Нематериальное стимулирование: в подразделениях регулярно проводятся собрания, на которых выделяются хорошие работники, наши работники участвуют в конкурсе продавцов «Лучший продавец», поощряется продвижение своих сотрудников по служебной лестнице, магазины соревнуются между собой по выполнению плана товарооборота.

2. Развитие культуры Торговой фирмы «Академкнига» в условиях рынка

2.1 Особенности культуры «Академкниги»

Слово «культура» в переводе с латинского языка (сultura) означает возделывание.

На культуру общества в целом оказывают большое влияние духовные ценности, исповедуемые населением данной территории. Организационная культура - это культура организации, на которую накладывают свой отпечаток культура общества, самый широкий слой во всей культуре, включающий культурные представления, принятые в государстве, регионе, нации и т.д. К ценностям организационной культуры имеют отношение все сотрудники организации, причем ценности могут ими приниматься, а могут и оспариваться. Организационная культура не монолитна; в ней существуют отдельные группы, которым присуща субкультура. Субкультура - это система норм, ценностей и представлений некоторой группы внутри организации, которая в чем-то отличается от представлений последней. Культура общества и организационная культура находятся в непрерывном взаимодействии и оказывают влияние друг на друга. Культура предприятия создается, развивается, меняется в течение всей истории предприятия. Она пронизывает процесс управления от начала до конца, играет огромную роль в организации общения.

Взаимодействуя с другими культурами, имея различные строения, функции, цели и ценности организационные культуры имеют большое количество классификаций.

Анализируя культуру Торговой фирмы «Академкнига» РАН я использовала анкету К. Камерона Камерон К., Куинн Р. Диагностика и изменение организационной культуры. СПб: Питер, 2001. С.53, тест Ч. Ханди http://corpculture.ru/content/test-po-tipam-kultur-chkhandi, экспресс-опросник и вопросник по диагностике культуры «Академкниги», разработанные Институтом корпоративной культуры http://corpculture.ru/content/voprosnik-dlya-diagnostiki-korporativnoi-kultury; http://corpculture.ru/content/oprosnik-ekspressdiagnostiki-korporativnoi-kultury.

Эти анкеты позволили выявить вид доминирующей культуры в организации, дали всестороннюю картину сложившейся культуры, описали ее ценности, символы, традиции, кадровую политику, стиль управления и т.д.

2.2 Результаты диагностики организационной культуры

организационный управление конкуренция

Анкета К. Камерона и Р. Куинна

Разработанная западными авторами анкета дала возможность определить тип культуры «Академкниги» [Приложение 10]. Авторы выделяют четыре типа культур, взаимоисключающих друг друга: клановая, иерархическая (бюрократическая), рыночная и адхократическая.

Было опрошено 13 руководителей подразделений и их заместителей: московские магазины, отдел комплектования библиотек, бухгалтерия, транспортно-экспедиционный отдел, коммерческий отдел. Свою оценку культуры работники давали по двум параметрам: «теперь» (оценка организации такой, какая она есть сейчас) и «желательно» (какой организация должна стать за пять лет).

Складываем все баллы по каждым подпунктам анкеты, делим на 6 вопросов и получаем усредненные результаты. Они представлены в Приложении №8 и на рисунке ниже:

Баллы оценки "Теперь"
1А	30	1В	21
2А	31	2В	16
3А	20	3В	18
4А	25	4В	15
5А	25	5Б	20
6А	24	6В	19
Сумма ответов А	155	Сумма ответов В	109
А-клановая культура	25,8	В-адхократическая	18,2
1С	25	1Д	24
2С	29	2Д	24
3С	17	3Д	45
4С	25	4Д	35
5С	23	5Д	32
6С	25	6Д	32
Сумма ответов С	144	Сумма ответов Д	192
С-рыночная культура	24	Д-иерархическая	32
Баллы оценки "Желательно"
1А	15	1В	29
2А	19	2В	28
3А	24	3В	25
4А	18	4В	30
5А	17	5Б	31
6А	20	6В	26
Сумма ответов А	113	Сумма ответов В	169
А-клановая культура	18,8	В-адхократическая	28,2
1С	37	1Д	19
2С	16	2Д	37
3С	29	3Д	22
4С	34	4Д	18
5С	29	5Д	23
6С	23	6Д	31
Сумма ответов С	168	Сумма ответов Д	150
С-рыночная культура	28	Д-иерархическая	25

Как видно из Таблицы 5 и рисунка к этой таблице, сотрудники сейчас видят культуру своей организации, как иерархическую, но хотят работать в адхократической и рыночной.

Таблица № 5

Культура организации	Теперь	Желательно
А-клановая культура	25,8	18,8
В-адхократическая культура	18,2	28,2
С-рыночная культура	24,0	28,0
Д-иерархическая культура	32,0	25,0

Как видно из рисунка сегодня в «Академкниге» преобладает иерархическая культура. К.Камерон и Р.Куинн так трактуют основные параметры такой культуры: «Совместимая с этой формой организационная культура характеризуется как формализованное и структурированное место работы. Тем, что делают люди, руководят процедуры. Эффективные лидеры - это хорошие координаторы и организаторы. Важным является поддержание плавного хода деятельности организации. Долгосрочные заботы организации состоят в обеспечении стабильности, предсказуемости и рентабельности. Организацию объединяют формальные правила и официальная политика» Камерон К., Куинн Р. Диагностика и изменение организационной культуры. СПб: Питер, 2001. С.69..

Очень интересно в этой связи, что часть руководителей подразделений «Академкниги» в недалеком будущем видят свою организацию, как адхократическую, а часть - как рыночную. Разница в анкете составляет всего 0,2 процента. Они считают, что организация с такой культурой сможет вывести их на вершину успеха. Думаю, что в этом направлении и следует двигаться высшему руководству фирмой. При соответствии ожиданиям сотрудники предприятия смогут эффективнее работать, производительность труда увеличится, увеличится прибыль и предприятия, и заработная плата работников.

Современный экономический словарь так трактует слово «адхократия» - это «организационные формы, подразделения, занимающиеся новыми для фирмы вопросами и являющиеся, как правило, временными» Современный экономический словарь. М: Инфра-М. Адхократическая организация - это «динамичное, предпринимательское и творческое место работы. Люди готовы жертвовать собой и идти на риск. Эффективное лидерство состоит в умении предвидеть, новаторстве и ориентации на риск. Связующей сущностью является преданность экспериментированию и новаторству. Подчеркивается необходимость постоянной деятельности, производства продукции и предоставление услуг на переднем рубеже знаний. Важной считается готовность к изменениям и встрече с новыми вызовами времени и внешней среды. В долгосрочной перспективе организация акцентируется на быстром росте и обретении новых ресурсов. Успех означает производство/предоставление уникальных и оригинальных продуктов и/или услуг» Камерон К., Куинн Р. Диагностика и изменение организационной культуры. СПб: Питер, 2001. С.79..

Рыночная культура - это место для работы, ориентированной на результаты. Лидеры - твердые хозяева и суровые конкуренты, они требовательны и непоколебимы. Всех сотрудников связывает воедино стремление побеждать в конкурентной борьбе, лидерство на рынке, захват большой рыночной доли и проникновение на рынок. Главная цель - опережение соперников в конкурентной борьбе.