Организационные функции секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Организационные функции секретаря

Секретарь помимо своих непосредственных функций, должен уметь организовывать свой рабочий день, то есть эффективно распределять время на то или иное дело, в зависимости от важности.

Вот примерное расписание секретаря.

В первой половине рабочего дня секретарь должен: прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день; подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела; получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя; телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю; по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям; просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре; оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы; доложить руководителю о полученной корреспонденции; уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день; передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

Во второй половине рабочего дня: сбор и подготовка для подписи исполненных документов; доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы; обработать и отправить исходящие документы; наметить мероприятия на следующий день.

В течение всего рабочего дня ведутся: работа с посетителями, телефонные переговоры; подшивка исполненных документов в дела; выполнение работ на компьютере; организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

В конце рабочего дня: просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий; если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами; привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

Секретарь должен уметь организовать свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезным, но он должен помнить, что существуют вопросы не входящие в сферу его компетенции.

Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: дату отправления, прибытия, продолжительность поездки; способ передвижения; бронирование мест в гостиницах; места посещения и проезд к ним; отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

Перечень документов необходимых руководителю в командировке: паспорт (при необходимости загранпаспорт); авиабилеты или железнодорожные билеты; командировочное удостоверение; служебное задание.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должен получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя в период командировки, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры переадресовываются, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.

После возвращения руководителя из командировки секретарь: информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия; обрабатывает материалы командировки; оформляет отчетные документы.

В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен: выяснить по-какому вопросу прибыл посетитель; узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему; отметить командировочное удостоверение.

Насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя, во многом зависит ее результат.

В обязанности секретаря так же входит организация приема посетителей. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием представителей других организаций, прием сотрудников своей организации, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан:

1) разработать совместно с руководителем график приема;

2) следить за очередностью приема и регламентом бесед;

3) вести учет посетителей;

4) документировать принимаемые руководителем в ходе приема посетителей решения.

Четкое выполнение названных процедур позволяет спланировать работу руководителя, оперативно и обоснованно принимать в ходе личного приема решения.

Прием представителей других организаций является одной из важнейших задач секретаря. Дальнейшие контакты с фирмой, заключение соглашений, следовательно, и коммерческий успех во многом зависят от умения секретаря правильно работать с посетителями.

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.

Посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому секретарь должен постоянно поддерживать порядок на рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, немытые чашки, пепельницы с окурками. В приемной обязательно должно быть предусмотрено место, где посетители могут дожидаться приема. В этой зоне можно разместить несколько стульев, столик с газетами и журналами.

При приеме посетителей, которые не работают в организации, после приветствия секретарь выясняет фамилию, имя, отчество; представляемую фирму и должность; цель визита; наличие предварительной договоренности о встрече с руководителем. Посетитель может вручить секретарю визитную карточку. Секретарь знакомится с ее содержанием, обращаясь по имени и отчеству к посетителю, предлагает ему присесть.

Для успешного планирования рабочего дня руководителя устанавливаются дни и часы приема сотрудников и доводятся до всеобщего сведения. Секретарь может вести журнал предварительной записи, который поможет сразу определить временные рамки приема, существо вопроса и состав материалов, которые следует подготовить.

Если время приема было согласовано заранее, секретарь докладывает руководителю о прибытии посетителя, при необходимости заходит в кабинет для того, чтобы передать визитную карточку, а затем приглашает гостя в кабинет. Если посетитель пришел на встречу внепланово, а руководитель по разным причинам не может принять его, секретарь может рекомендовать обратиться к другим компетентным сотрудникам фирмы, способным решить его вопрос. Если посетитель настаивает на необходимости встречи именно с руководителем, секретарь предлагает записать его на прием.

Нельзя допускать срыва назначенного приема. Повторный вызов посетителя может расцениваться как неуважение лично к нему и представляемой им фирме. В крайнем случае, секретарю следует извиниться, обосновать причину отсутствия руководителя и еще раз указать на возможность решения вопроса с другими руководящими работниками.

Если прием отменяется по уважительной причине (болезни руководителя, срочной командировке), секретарь должен известить посетителей заранее об отмене запланированной встречи. Секретарь договаривается о назначении приема в другое время, которое будет удобно для посетителя.

В случае если руководитель задерживается, а в приемной ожидает посетитель высокого ранга, то секретарь может предложить чай или кофе всем посетителям, присутствующим в приемной. Секретарь разливает кофе и чай по чашкам и предлагает посетителям, начиная с женщин. Во время приема секретарь должен перевести на себя все входящие телефонные звонки. Отрывать руководителя от беседы можно лишь в крайних, не терпящих отлагательства случаях.

Если секретарю, все же приходится обратиться к руководителю во время приема или нарушить очередность посетителей, ссылаться можно только на срочность вопроса, но не на его важность, так как для каждого посетителя его вопрос является самым важным.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан: знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно; довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам; определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя; сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.

Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, функции отделов, распределение обязанностей между руководящими сотрудниками. В этом случае он может определить, с кем руководителю следует встретиться самому, а кого для оперативного решения вопроса направить к другому компетентному должностному лицу.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Организуя прием сотрудников своего учреждения по личным вопросам, секретарь обязан: знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно; довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по личным вопросам; определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя; сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона.

При планировании работы по приему посетителей определяется, как часто будет руководитель проводить прием по личным вопросам, в какие дни и часы. В зависимости от этого секретарь может записать соответствующее количество человек. Во время приема по личным вопросам секретарем ведется журнал, где регистрируются дата приема, фамилия, имя, отчество, суть вопроса, фамилия ведущего прием, результаты рассмотрения. Контроль над выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.

Общение по телефону - неотъемлемая часть секретарской деятельности. От умения грамотно вести диалог с невидимым собеседником во многом зависит и престиж фирмы. Психология деловых переговоров по телефону имеет свою специфику.

Телефон затрудняет наше слуховое восприятие, и об этом необходимо помнить. Нужно произносить свои аргументы четко, кратко и ясно, используя грамотную речь и избегая любых двусмысленностей. В телефонном разговоре необходимо по возможности избегать профессионально-специфических выражений, которые могут быть незнакомы собеседнику. Если же вы предполагаете, что необходимо будет что-то записать, то следует подумать об этом заранее.

Любые телефонные переговоры - это поиск некоего компромисса, иначе разговора бы не было. Поэтому, прежде чем совершить деловой телефонный звонок, сядьте за стол перед чистым листом бумаги и ответьте себе на следующие вопросы:

Можно ли обойтись без этого разговора?

Какова его предполагаемая цель, и какой исход переговоров вас устроит?

Готовы ли вы к разговору?

На какие вопросы вы должны быть готовы ответить?

Готов ли к обсуждению темы собеседник?

Какие вопросы вы должны задать? Приготовьте их список.

На какие уступки вы готовы пойти ради достижения компромисса?

На какие - не готовы?

Если вы боитесь «сдаться» под давлением собеседника, составьте для себя список необходимых условий компромисса и держите его перед глазами во время беседы. Вся необходимая документация должна быть у вас под рукой, чтобы в разговоре не возникало неуклюжих пауз, а собеседник не раздражался из-за того, что тратит время впустую.

Нельзя: перебивать собеседника, который говорит по делу или старше вас по должности, быть излишне вежливым, задерживать собеседника, если он занят или спешит, заставлять собеседника ждать вас у телефона, заставлять вошедшего посетителя слушать ваш телефонный разговор, разговаривать с двумя людьми одновременно, кричать, если вам плохо слышно, не перезвонить, если вы пообещали сделать это.

Секретарь должен знать что, снимая трубку при звонке нужно поздороваться и представиться: «Добрый день, Алексей Константинов слушает».

Таким образом, организационные задачи секретаря очень важны для обеспечения продуктивного функционирования всей организации.

2. Делопроизводственные функции секретаря

Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов организации, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию и выполняет другие важные операции.

В состав делопроизводственных операций секретаря входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации: для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме; для копирования.

4. Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления, копирования.

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями: от специализированных делопроизводственных подразделений организации, от учреждений связи, от отдельных должностных лиц родственных и сторонних организаций, от отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализированных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правильность направления документов в данную организацию.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема. Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных карточках. В формах журналов и карточек должны быть предусмотрены следующие графы: входящий номер и дата поступления документа; корреспондент (наименование организации, фамилия и должность лица, подписавшего документ); дата и номер самого документа; краткое содержание документа и его вид; количество листов основного документа и приложений к нему.

Для ускорения документационных операций в организациях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распределения документов, поступающих в организацию.

После предварительного разбора поступивших документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова специалистов; личной доставкой; использованием технических средств.

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации, представляются в соответствии с имеющимися регламентами. При этом необходимо учитывать сроки предполагаемого исполнения входящих документов. По возможности секретарь при передаче документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К подготовке этой справки можно привлекать специалистов из подразделений организации.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями, в которых должна проставляться дата передачи документов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения: резолюцию руководителя; дату направления документа на исполнение; наименование структурного подразделения, куда направляется документ на исполнение; фамилию и инициалы должностного лица, которому поручается исполнение документа; установленный срок исполнения; дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверяет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе. Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается соответствующая запись.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой проверяется правильность заполнения почтовых реквизитов, наличие приложений.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специальному расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Принимая от работников документы для последующей передачи их руководителю, секретарь обязан выяснить характер выполненной по данному документу работы, а при необходимости предложить исполнителю внести требующиеся дополнения. О результатах передачи документа секретарь оперативно сообщает исполнителю.

В случае приема от сотрудников документов для копирования секретарь обязан проверить эти документы с точки зрения их пригодности для копирования, т.е. четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п.

Контроль исполнения документов и поручений руководства имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и поручений. Контроль исполнения заданий и поручений осуществляется по существу их содержания и правильности составления и оформления документов.

Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для документов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обязательному контролю.

Документы на контроль ставятся руководством организации, о чем делается отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим документам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие картотеки можно формировать по срокам исполнения, подразделениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных документов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. На основании имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее определенные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях возможного неисполнения документов в установленный срок.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполнения установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от которого исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих действий.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распорядительных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефонограмм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь проверяет соответствие этих документов действующим требованиям).

В соответствии с указаниями руководства секретарь может составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем. Целесообразно использование типовых текстов по наиболее часто встречающимся управленческим ситуациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами.

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Телефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объемов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей телефонограммы записывается на тех же бланках.

При приеме и передаче телефонограмм записывается следующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму; дата и время приема (передачи); номера телефонов передающей и принимающей организаций.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если телефонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установленных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осуществляется только через секретаря или при его непосредственном участии.

При наличии в организации абонентского телеграфа (телетайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, имеющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бумаги, печатается прописными буквами без знаков препинания. Текст подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом, и после передачи текста адресату помещается секретарем в соответствующее дело при наличии виз ответственных за его составление должностных лиц.

На секретаря возлагается хранение и проставление гербовой и простой печатей организации. В инструкции по делопроизводству данной организации оговариваются случаи проставления гербовой или простои печати. Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используемые как документы строгой отчетности. Бланки централизованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными организациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текущем делопроизводстве. Номенклатура дел -- это систематизированный перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязательного документированного решения и оформления.

При составлении номенклатуры рекомендуется использовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об организации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, образующиеся в деятельности организации, а также все справочные картотеки к документам.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Ознакомление с документами, поступившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации,

В случае выдачи документов (дел) во временное пользование секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке- заместителе указываются поисковые данные выданного материала и приводятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотрудника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализированных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением.

3. Организация деловых приемов

Прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Кроме основной цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это даёт повод провести время в непринуждённой, радостной обстановке.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться. Приём может быть: по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. При рассадке придерживаются следующих правил:

- первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

- женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

- мужа не сажают рядом с женой;

- два иностранца из одной страны не сидят вместе;

- последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Так же существует еще один вид приема - выставка. С переходом нашей страны на рыночные отношения и с развитием жесткой конкуренции все чаще появляется необходимость в продвижении своего товара на рынок. И одним из способов познакомить клиентов со своей продукцией являются выставки. Выставка имеет основную цель - завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой продукцией и информацией, а главное - установить контакт с потенциальными заказчиками. Для того, что бы выставка прошла успешно, важно организовать ее на должном уровне.

До начала выставки и в период ее проведения секретарь является информационным центром. К нему поступают все телефонные звонки с вопросами об условиях проведения выставки, о датах проведения, времени открытия выставки, советует, к кому обратиться с тем или иным вопросом на предмет участия в ней, и т. д. Секретарь обязан дать самую исчерпывающую информацию по каждому интересующему вопросу

Наибольшие нагрузки падают на секретаря с момента приезда участников выставки. Встреча участников выставки проходит централизованно: с этой целью арендованные предприятием автобусы круглосуточно дежурят на городских железнодорожных станциях. Представители, сопровождающие автобусы, ответственные за встречу участников выставки во время следования автобуса в назначенный пункт, сообщают по мобильному телефону секретарю в приемную о количестве человек, которые едут в автобусе, и времени отправки автобуса. Секретарь в свою очередь сообщает об этом ответственным за питание участников выставки и за их размещение в гостиницах. Тем самым обеспечивается оперативность размещения в гостинице и организация питания.

Секретарь распределяет и планирует транспорт для встречи делегаций иностранных фирм в аэропортах Для этого он просматривает письма от иностранных фирм, поступившие по факсимильной связи, в которых указаны состав делегации, аэропорт, в который они прилетают, время прибытия и номер рейса. В зависимости от количества членов делегации секретарь планирует, какой вид транспорта отправлять для встречи.

В дни заезда участников выставки в гостиницах дежурят регистраторы, сверяющие по спискам прибывших представителей от разных организаций. При необходимости в списки вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем сообщается секретарю. Секретарь вносит эти поправки в список рукописно и на следующий день утром вносит все изменения в список на компьютере.

В результате этой работы у секретаря есть информация о том, какие делегации и в каком количестве прибыли на выставку.

В дни проведения выставки у всех сотрудников, задействованных в организации проведения выставки, ненормированный рабочий день

Секретарь приходит на работу к 7.00, чтобы принять участие в утренней планерке, где обсуждаются задачи на текущий день. В 20.00 секретаря подменяет дежурный, который дежурит на рабочем месте секретаря всю ночь до его прихода утром. Это делается на случай приезда участников выставки ночью или ночного прибытия экспонатов организаций для демонстрации их на выставке.

Если делегации приезжают за несколько дней до выставки, то секретарь организует прием делегаций руководителем (генеральным директором) или его заместителями.

В дни выставки секретарь должен иметь полный пакет информационно-справочных документов:

1) список участников выставки;

2) буклет выставки, в котором можно найти перечни выставочных экспонатов, адреса предприятий и фирм - участников выставки;

3) программу выставки, в которой по дням расписаны мероприятия с указанием времени начала их проведения и окончания;

4) регламент совещаний и переговоров на выставке.

Выставка считается открытой с момента разрезания красной ленты После открытия выставки посетители и участники знакомятся с экспонатами, устанавливают деловые контакты.

Секретарь в день открытия постоянно находится на своем рабочем месте и является связывающим звеном между организаторами выставки. Кроме того, он организует все необходимые транспортные поездки.

Второй день выставки - это в основном день переговоров с отечественными и зарубежными фирмами, подведение итогов конкурса на лучший экспонат, представленный на выставке.

Переговоры проходят в кабинете генерального директора. Секретарь готовит кабинет для переговоров, раскладывает необходимое количество рекламных проспектов, проверяет наличие минеральной воды на столе и т. д На таких приемах принято организовать чай, кофе. Секретарь заказывает необходимый ассортимент. После окончания переговоров секретарь убирает посуду и готовится к встрече следующей делегации. Таких приемов в день может быть 7 - 8 с разным количеством участников (3 - 4 человека)

В течение всех дней проведения выставки секретарь участвует в оперативных совещаниях. На таких совещаниях планируется транспорт (уточняется, кто из участников выставки уезжает, в какой день, кто-то приезжает на второй день выставки и их необходимо встретить), какие поездки планируются в течение дня и т.д.

Все сведения об отправке транспорта находятся у секретаря, так как ему приходится обеспечивать перемещение участников выставки и их отъезд.

Наиболее насыщенный последний день выставки, когда разъезжается основная масса ее участников. Секретарь обеспечивает прием руководителем предприятия делегаций перед их отъездом, организует их доставку в аэропорты и на вокзалы. Генеральный директор предприятия проводит в этот день совещание с директорами дочерних предприятий, для них секретарем размножается необходимая документация и раздается перед совещанием

Таким образом, в момент проведения выставки меняется вид деятельности секретаря. Вся деятельность направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю за различными справками.

Подводя итоги: секретарь в период проведения выставки является во многом его организационным звеном, и от него требуются большая собранность и проявление всех необходимых профессиональных качеств: оперативность, вежливость, безупречное знание регламента.

4. Шифры дресс-кода

Дресс-код (англ. dress-code -- кодекс одежды) -- форма одежды, требуемая при посещении определённых мероприятий, организаций, заведений.

Термин «дресс-код» изначально возник в Великобритании, но быстро распространился по всему миру. Используется для обозначения регламента в одежде, который показывает принадлежность человека к определённой профессиональной группе. Дресс-код компании считается продолжением корпоративной культуры фирмы и важной частью её бренда. Как утверждается, подобающий внешний вид сотрудника играет немаловажную роль в доверии клиента к фирме в целом, демонстрирует состояние дел в компании, показывает уважение к деловым партнёрам и клиентам. Требования к одежде сотрудника могут быть детально оговорены в трудовом контракте, за нарушения могут предусматриваться санкции.

В организациях особенное внимание уделяют форме одежды во время событий, связанных с принятием важных решений (например, деловые переговоры), и на успех которых в том числе может повлиять внешний вид сотрудников. Зачастую также регламентируется стиль одежды для сотрудников, работающих в офисе, и перечень неприемлемой одежды (например: шорты, «топики», декольтированные платья, шлёпанцы, кроссовки). Наиболее строгий корпоративный дресс-код можно обнаружить в банках и ресторанах.

Дресс-код особенно важен для тех, кто участвует в "структурированной" светской жизни: коктейли, вечеринки, приемы, концерты, ужины... К примеру, если на приглашении стоит Black tie, Tuxedo ("Черный галстук", "Смокинг"), это значит, что дам ждут в вечерних платьях, а мужчин - в смокингах. Со смокингом полагается надевать черные галстук "бабочку", кушак и брюки с лампасами из того же шелка, что и на лацканах. Обувь - черные туфли на шнурках, но ни в коем случае не лаковые.

Если обозначен знак Casual ("Повседневный"), это означает свободный стиль, без галстука, брюки любого покроя, возможны даже джинсы и кроссовки. Иногда ставится знак "А 5". Этот код расшифровывается как "after five" и означает, что мероприятие, на которое получено приглашение, состоится после 17 часов, и наряд, соответственно, должен быть вечерним.

White Tie (Cravate blanche - франц.): "белый галстук". Возможные мероприятия: вечерний прием у президента, бракосочетание посла, бал, вручение премии и так далее.

Одежда для мужчины: фрак с белым галстуком-бабочкой, лаковые туфли и карманные часы. Жилет должен быть белым. Не надевайте черный жилет, иначе Вас могут принять за официанта. Приветствуются белые перчатки.

Одежда для женщины: полный вечерний туалет - вечернее платье "в пол" (лучше остановить выбор на более сдержанном варианте традиционных тонов), перчатки (чем короче рукав платья, тем длиннее перчатки), туфли на высоких каблуках (от 7 до 12 см) и крошечная вечерняя сумочка.

Не допускаются: распущенные волосы, бижутерия, голые руки (этикет предписывает меховую накидку или атласные перчатки).

Black Tie (Cravate noire - франц.): "черный галстук". Возможные мероприятия: официальный вечерний прием (например, новогодний либо посвященный какому-то событию) или свадьба, премьера в театре и так далее.

Одежда для мужчины: смокинг и больше никаких вариантов.

Одежда для женщины: платье для коктейля (в данном случае не может быть выше колена) или длинное вечернее платье. Допустима бижютерия и отсутствие мехов. Даже не думайте надевать шляпу - это не скачки в Аскоте. Сапоги - исключены, даже замшевые на самой тонкой шпильке.

Formal Attire: "формальное вечернее мероприятие". Возможные мероприятия: официальный вечерний прием (например, встреча с иностранной делегацией). Одежда для мужчины: смокинг (предпочтительнее) или темный торжественный костюм с галстуком. Одежда для женщины: платье для коктейля, длинное платье или вечерний комплект из отдельных предметов (например, идеально сидящий брючный костюм или юбка с пиджаком). Исключены босоножки, а также броские украшения.

Black Tie Invited: "черный галстук приветствуется". Возможные мероприятия: званый ужин в пафосном ресторане, корпоративный банкет, семейное торжество с большим количеством гостей. Если речь идет о коктейле, то обычно имеется в виду вечернее, но не слишком торжественное мероприятие, как правило, с напитками и фуршетом. Одежда для мужчины: при таком обозначении лучше надеть классический смокинг. Одежда для женщины: платье для коктейля, длинное платье, нарядный костюм.

Black Tie Optional: "черный галстук не обязателен". Возможные мероприятия: аналогично Black Tie Invited. Одежда для мужчины: смокинг можно заменить на темный костюм с галстуком. Одежда для женщины: платье для коктейля, вечерние сепараты (отдельные предметы одежды, не составляющие комплекта), нарядный костюм.

Creative Black Tie: "черный галстук, творческий подход". Возможные мероприятия: аналогично Black Tie Invited. Одежда для мужчины: этот дресс-код предполагает более широкое поле для интерпретации формального костюма, допустимы модные новинки. Например, смокинг с нетрадиционными аксессуарами. Если сомневаетесь, наденьте классический смокинг с пестрым, но не "клоунским" жилетом, или неформальный смокинг с темной сорочкой без галстука. Одежда для женщины: длинное или короткое платье; вечерний комплект, например, кружевная или расшитая блестками юбка в сочетании с тонким кашемировым джемпером.

Cocktail Attire: "коктейль". Возможные мероприятия: аналогично Black Tie Invited, вечернее светское мероприятие. Одежда для мужчины: только темный костюм. Одежда для женщины: платье для коктейлей (в этом случае не может быть выше колена). Беспроигрышный вариант - маленькое черное платье. Возможен костюм с юбкой или брюками. Не надевайте полный комплект украшений: серьги, браслеты, ожерелье и кольца. Чувство меры - один из секретов стиля.

Semi-formal: "полуформально". Дресс-код как будто допускает свободу, однако строго в соответствии с мероприятием. Возможные мероприятия: аналогично Black Tie Invited. Одежда для мужчины: обычно смокинг необязателен. Для мероприятий после 18:00 предпочтение стоит отдать темному костюму. До этого времени допустим обычный костюм с галстуком. Одежда для женщины: после 18.00 лучше надеть платье для коктейлей (длинное не приветствуется). До этого времени допустим нарядный костюм или дневное, но нарядное платье.

А5 (After Five): "после пяти". Такое обозначение может быть дополнено другими, например, А5 Semi formal. Если иное не указано, А5 обозначает "Коктейль". Возможные мероприятия: любое вечернее мероприятие, начинающееся после 17.00 и позднее. Одежда для мужчины: предполагается костюм, не обязательно деловой. Цвета любые, галстук необязателен. Одежда для женщины: платье для коктейля или нарядные сепараты, например, открытый расшитый топ и юбка. Другой вариант - нарядный костюм с юбкой или брюками.

A5c (After 5 casual) или Dressy Casual: "непринужденный вечерний стиль" (после пяти часов вечера). Возможные мероприятия: аналогично А5. Одежда для мужчины: слово casual не должно вводить Вас в заблуждение. Речь идет не о поношенных джинсах, а о модной и остромодной одежде от дизайнеров или известных брендов, вне зависимости от того, наденете ли Вы нарядный пиджак или шелковую водолазку. Если сомневаетесь, наденьте обычный деловой костюм с нарядной сорочкой без галстука. Одежда для женщины: лучше выбрать элегантный женственный костюм или нарядное дневное платье.

Smart Casual: свободный стиль одежды. Возможные мероприятия: могут быть различные мероприятия. Одежда: Это единственный дресс-код, дозволяющий джинсы. А блеска образу добавят нарядный топ, блузка или пиджак. Исключены рваные джинсы. Всегда следует принимать во внимание характер мероприятия. Informal: "неформально" - означает то же, что и "casual".

Btr (Business Traditional) или Undress: "традиционный деловой костюм" или "повседневная форма одежды". Возможные мероприятия: деловая встреча. Одежда: обычный деловой костюм.

Bb (Business Best): "самый строгий и дорогой деловой костюм". Возможные мероприятия: ответственная деловая встреча, особенно с иностранными партнерами, деловой прием. Одежда для мужчины: лучший деловой костюм (обычно синий) с ослепительно-белой сорочкой (лучше с двойными манжетами и запонками). Галстук. Туфли - исключительно черные. Одежда для женщины: серый, синий или бежевый деловой костюм, белая блузка-сорочка, возможен галстук, прозрачные телесного цвета чулки, туфли черного цвета или цвета костюма, на невысоком каблуке (3-6 см).

Ошибки в выборе одежды

- Длинные ярко накрашенные ногти. Другая крайность - неподстриженные и грязные ногти.

- Чрезмерное увлечение ювелирными украшениями. Использование крупных серег и браслетов. Использование одновременно нескольких серег. Серьги в носу, губах и т.д.

- Обувь с открытыми носками или без задника.

- Летом недопустимы голые женские ноги. Обязательны чулки или колготки нейтральных цветов.

- Шорты или пляжные брючки.

- Потрепанный костюм с несвежей рубашкой.

- Кожаная куртка (касается и мужчин и женщин). Вообще изделий из кожи следует избегать. Единственное исключение - ремешок для часов и сумка.

- Галстук - бабочка у мужчин.

- Сумки, украшенные логотипами, и пластиковые пакеты, набитые бумагами.

- Красные портфели, сумки, туфли, галстуки, рубашки и т. д.

Одежда и аксессуары должны быть выдержаны в серых и голубых тонах. Коричневый цвет ассоциируется у американцев с деловым каждодневным костюмом, поэтому при прохождении интервью не приемлем. Черный цвет выглядит траурно, а зеленый опасен - при определенном освещении костюм зеленого цвета может выглядеть не лучшим образом.

Галстук является обязательной частью любого костюма. И не один уважающий себя бизнесмен не появится на деловой встрече без галстука, ведь именно он делает любой костюм более официальным. Если мужчина и не очень любит носить галстук, он в обязательном порядке его наденет на какое-либо официальное мероприятие, даже если оно не связанно с его работой. В настоящий момент уже ни один человек не удивится, если увидит женщину в галстуке. Женский галстук, так называемые, бизнес-леди, которые, надевают тогда, когда хотят обратить внимание то, что они ничем не отличаются от мужчин в плане деловых отношений и бизнеса.

К фраку отлично идет галстук бабочка, который редко надевают с другими костюмами.

В расцветке галстуков нет никаких ограничений. Важно только знать, под какой наряд он лучше всего подойдет.

В мире моды давно сложилось определенное понятие - «деловой костюм». Он учитывает последние веяния и тенденции в моде, но при этом остается в определенной степени строгим и консервативным. Осуществляя подбор костюма, деловой человек должен руководствоваться следующими общими правилами: единство стиля; соответствие стиля конкретной ситуации; сопоставимость цветов в цветовой гамме; соответствие качественного уровня аксессуаров (обуви, папки для бумаги, портфеля, и т.п.) качеству основного костюма.

Главное правило, которое нужно выполнять, подбирая деловой костюм - общее впечатление опрятности, аккуратности и даже некоторой педантичности в одежде. Это должно заставить его партнера думать, что он столь же будет аккуратен в делах.

В последнее время такие аксессуары, как часы, очки, ручки, стали не столько «средствами производства» делового человека, сколько символами его благосостояния; однако они не должны отвлекать партнера от общего восприятия вашего облика как квалифицированного специалиста и приятного собеседника.