Организационные функции секретаря

Ключевыми факторами, которые производят, положительное впечатление на окружающих являются: элегантная одежда; привлекательная прическа; тонкий макияж; впечатляющие аксессуары.

При разработке внешнего вида существенно деталью является прическа, которая делает женщину привлекательной, а мужчине придает характер. Прическа, так же как и одежда, может указать на принадлежность делового человека к определенной социальной группе. При выборе прически следует руководствовать учетом: фигуры делового человека; типа лица; формы головы.

Прическа способна влиять на имидж, делая его более мягким или жестким. Обилие завитков и волн подчеркивает округлость черт лица и мягкость линий одежды. Острая геометрическая форма придает официальный и более организованный вид. Длинные пряди, прячущие лицо, могут свидетельствовать о неуверенности человека.

Таким образом, внешний облик делового человека является наглядной информацией: об экономических возможностях, эстетическом вкусе, принадлежности к профессиональному слою, отношению к окружающим людям и т.д. Одежда является своеобразной визитной карточкой, создаваемая для других, то впечатление, которое мы рассчитываем вызвать у окружающих.

5. Цветы и бизнес-подарки в практике протокольных мероприятий

руководитель командированный документ деловой

В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.

Традиция дарить подарки стала неотъемлемой частью культуры деловых отношений. Деловые подарки коллегам, партнёрам, руководителям и подчинённым делают нашу трудовую жизнь богаче, добрее и полноценнее. Подарки приятно дарить на дни рождения, при повышении по службе и на традиционные праздники. Подарком можно продемонстрировать уважение к своим сослуживцам, выразить благодарность людям, которые вас окружают и помогают в профессиональном плане.

К выбору делового подарка необходимо отнестись очень внимательно. Преподносить деловые подарки - особое искусство. Здесь существует ряд правил и условностей и во избежание недоразумений их следует строго придерживаться.

Этикет деловых подарков достаточно строг. Главное правило гласит деловой подарок не должен быть дорогим. Независимо от ваших финансовых возможностей, дорогостоящих подарков не следует дарить ни гостям, ни сослуживцам. В противном случае своим подарком вы поставите их в неловкое положение, подарок может быть расценен как давление. А дорогостоящий подарок начальнику может быть расценен как взятка. Согласно закону, взяткой будет считаться дорогостоящий подарок, вручаемый до или после оказания услуг конкретным лицом с использованием служебного положения.

Деловой этикет категорически запрещает дарить:

1. Одежду, тем более бельё. Деловыми подарками не могут быть шляпы, рубашки, носки и тому подобное. Исключение составляют галстуки, шарфы и платки.

2. Алкогольные напитки. Такие подарки при рабочих взаимоотношениях неуместны. Во многих компаниях существуют правила, запрещающие дарить спиртные напитки.

3. Предметы религиозного культа и с религиозной символикой. Во-первых, вы можете не знать, какую религию исповедует тот или иной человек и исповедует ли вообще. А во-вторых, это область интимного, куда сослуживцам вход запрещён.

4. Шуточные подарки следует дарить с осторожностью, поскольку некоторые люди могут не понять шутки. Не рекомендуется дарить шуточные подарки и сотрудникам, которые старше вас по возрасту. Необходимо дважды подумать, если решитесь подарить карикатуру, куклу-двойника, частушки и т.п.

5. Парфюмерию и косметику. Даже если вам кажется, что вы хорошо знаете вкус человека, которому предназначен подарок, вы всё равно можете не угадать, какой запах духов или цветовую гамму декоративной косметики он предпочитает.

6. Категорически запрещено дарить вещи, бывшие в употреблении, исключение составляет лишь антиквариат.

По деловому этикету, не принято, чтобы сотрудники преподносили своему начальнику индивидуальные презенты, лучше сделать это всем коллективом. Подарок должен быть памятным, качественным и подчёркивать индивидуальность того, кому он предназначен. Обязательным правилом для подарка, предназначенного VIP-персоне, является памятная надпись на внутренней стороне вещи. Подарок начальнику должен быть одновременно нейтральным и демонстрирующим уважение, но не нужно отдавать последние деньги, чтобы преподнести начальнику шикарный подарок. Он прекрасно знает ваши финансовые возможности, и чрезмерная щедрость может быть им неправильно расценена.

Если в числе одариваемых оказываются несколько коллег, желательно для всех припасти одинаковые по значению подарки - чтобы не обидеть кого-то и не испортить отношения. Подчинённым принято дарить вещи с логотипом компании, которые можно использовать в офисе. С одной стороны, они расцениваются как презенты, поднимают корпоративный дух, с другой - выступают как атрибут их профессиональной деятельности.

Подарок деловому партнёру должен быть корректным, достаточно сдержанным, запоминающимся, но неназойливым. В их выборе в первую очередь ценится оригинальность. В последние годы популярностью пользуются сувенирная продукция, призванная отвлечь внимание и снять напряжение. Как правило, это предметы, выполненные из упругих материалов, или вещи с мобильными частями, к примеру, бесчисленные варианты «вечных двигателей». Нейтральными деловыми подарками принято считать:

1. Канцелярские товары: авторучки, калькулятор, органайзер, набор канцелярских принадлежностей.

2. Зажигалка, часы, брелок для ключей.

3. Изделия из кожи, стекла, керамики и металла.

4. Коробки конфет или банки хорошего чая или кофе.

5. Цветы и комнатные растения, особенно экзотические.

6. Книги, музыкальные диски и DVD.

Подарок деловой женщине не должен быть домашним, «по хозяйству», это может обидеть.

Подарки партнёрам всегда присылаются вместе с визиткой компании-дарителя. Особое внимание необходимо уделить поздравлениям иностранных партнёров. Иностранным коллегам уместнее предносить сувениры, имеющие национальный колорит. Текст поздравления обязательно должен на языке страны, в которую отправиться открытка.

Любое поздравление должно состоять из трёх частей: приветствия, поздравления и пожелания. В приветствии следует избегать фамильярности. Наилучший способ - обращение по имени отчеству. Поздравительный текст зависит от вашей фантазии, однако и здесь важно соблюдать некоторые правила. Деловым партнёрам не следует желать смеха, радости, веселья, спокойствия. Лучше пожелайте им - исполнения желаний, здоровья, счастья, успехов, новых свершений, успешного бизнеса.

Исходя из того, что подарок ценен как знак внимания, с него обязательно снимают ярлык с ценой. Это правило игнорируют только американцы. Все подарки, за исключением цветов, преподносят в упаковке. Лучше, если она будет выдержана в классическом сдержанном стиле. Красивая упаковка - важная деталь, так как она создаёт первое впечатление о подарке. Вручив его, скромно выслушивают слова благодарности, не вступая в обсуждение. Если подарок передают лично, получатель должен распаковывать его в присутствии подарившего и поблагодарить. Невежливо отложить подарок в сторону, не взглянув на него. Все подарки следует принимать, чтобы не обидеть дарителей. Не следует выказывать неудовольствие за неудачно выбранный подарок. Отказываться от подарка можно тогда, когда он вынуждает вас чувствовать себя должником. При отказе подчёркивают признательность за внимание и мягко мотивируют свой отказ. Старайтесь быть последовательными и не меняйте решения даже после уговоров.

Не забывайте дарить подарки! Дарите людям радость. Ваш знак внимания принесёт коллеге радость, выделит этот день среди серых будней. Только помните о правилах делового этикета.

Если вам предстоят деловые переговоры - это как нельзя более удачный повод преподнести вашим партнерам изысканный букет из нежных цветов в сдержанной цветовой гамме. Таким подарком вы проявите свое уважение и положительное отношение, выразите надежду на долговременное сотрудничество, укрепите партнерские связи и соблюдете этикет. Без сомнения, грамотно составленный бизнес-букет оставит в сердцах ваших партнеров самый приятный отпечаток.

Если перед вами стоит задача не только произвести благоприятное впечатление, но и запомниться потенциальному крупному заказчику, стоит обратить внимание на букет, соответствующий определенным требованиям. Цветы в подобной композиции должны быть достаточно яркими. При этом возможны нестандартные сочетания и даже некоторая экстравагантность. Но главное, чтобы такой бизнес-букет полностью соответствовал характеру встречи.

Основное требование к бизнес-букету - в своей коммуникативной функции он должен быть безупречен, не иметь малейшего намека на двусмысленность. Перед тем, как подарить цветы деловому партнеру, постарайтесь заранее узнать, какие цветы он любит, не страдает ли аллергией, каковы его характер и темперамент. Для энергичного руководителя хорошо подойдут яркие цвета, для более спокойного и уравновешенного - сдержанные. Для персон старшей возрастной категории заказ цветов оформить проще - их, скорее всего, устроят классические букеты из роз, или гвоздик. Более молодым уместно преподносить стильные композиции с использованием экзотических цветов, модных материалов. В любом случае желательно включить в состав букета любимые цветы адресата.

Торжественный юбилей фирмы также невозможно представить без цветов. Роскошные букеты - незаменимая часть поощрения выдающихся сотрудников. Для женщин подойдут нежные, изящные композиции, а мужчинам - строгие, «формальные» букеты. Кстати, для того, чтобы подчеркнуть торжественность момента цветами можно украсить и сцену, на которой будет происходить вручение подарков и цветов.

Немыслима в современном деловом пространстве без цветов презентация товаров и услуг.

Бизнес-букеты уместны не только на торжественных мероприятиях, с их помощью можно украсить и офисные будни. Они подчеркнут стиль интерьера, создадут ощущение праздника на работе, поднимут сотрудникам настроение. Однако бизнес-букеты для офиса должны соответствовать нескольким правилам - быть не очень яркими, чтобы не привлекать к себе слишком много внимания, достаточно строгими и простыми в уходе. Ярко-красный букет, в особенности роз, может быть воспринят, как объяснение в любви. Поэтому, делая заказ цветов для бизнес-леди, лучше выбирать полутона. Если цветы предназначаются для зарубежных гостей, то следует учесть цветочные этикеты других стран, часто противоречащие друг другу. В Венгрии хризантемы символизируют печаль, скорбь, в странах Латинской Америки цветом крови и смерти считают красный, и предпочитают белые цветы. В исламских странах траурным является белый цвет, японцы же, наоборот, в восторге от белой хризантемы, это их национальный символ и императорский цветок.

При оформлении цветами бизнес-мероприятий необходимо проявлять сдержанность, не стремиться к показному «богатству», не стремиться к большому разнообразию. В современных офисных помещениях деловой стиль отлично дополнят компактные композиции их экзотических растений. Пышные розы или лилии уместны в классическом интерьере старинного здания.

Для оформления официальных приемов и банкетов букеты цветов должны быть невысокими, чтобы не заслонять друг от друга сидящих напротив, из слабо пахнущих некрупных цветов. Принципиальное требование - цветы должны украшать деловую встречу, но не отвлекать на себя внимание.

Одним из самых подходящих цветов для бизнес-букета является орхидея. Нежность, хрупкость и в то же время утонченная, изящная красота, «презентабельность» позволяют этому экзотическому цветку отлично смотреться как в роскошных, богато украшенных композициях, так и в скромных букетах. При правильном уходе букет из орхидеи будет радовать несколько недель.

Таким образом, бизнес букет способен выполнить массу задач, в том числе создать теплую атмосферу на деловой встрече, переговорах, конференциях, позволить достойно встретить партнеров по бизнесу, руководителей, поздравить VIP-персон, скрасить рабочие будни. Созданные в соответствии со всеми требованиями протокола и цветочного этикета бизнес-букеты внесут живую ноту в строгий, официальный стиль повседневной деловой жизни.

Букеты для мужчин и для женщин имеют некоторые различия. Список растений и цветов и их цветовая гамма для преподношения мужчине меньше, чем список возможных вариантов для женщин.

При выборе растений для подарка мужчине предпочтительнее использовать крупные цветы с однотонной, желательно насыщенной окраской лепестков и длинными, прочными стеблями. Идеально подходят для мужского букета красные и синие цветы, допускается и белая окраска лепестков, но никак не розовая. Сильному полу дарят гвоздики, тюльпаны, гладиолусы, хризантемы, пионы, розы, лилии, антуриумы, ирисы. Ограниченность ассортимента цветов компенсируется декоративно- лиственными растениями: аспарагусом, папоротником, листьями аспидистры, фикуса каучуконосного, некрупными листьями монстеры и др. нежелательно одновременное использование более трех разновидностей декоративно - лиственных растений (это же правило действует и относительно букетов для женщин), обилие зелени не портит букет только при удачном ее подборе и чувстве меры.

От большого количества пышных бантов и свисающих лент мужской букет проигрывает, т.к. мужскому началу изобилие декоративных элементов несвойственно. По этой же причине не рекомендуется добавлять в композицию ажурные соцветия гипсофилы.

Женщинам же цветы дарят чаще и почти любые: скромные полевые, многочисленные садовые, эффектные экзотические. Но это создает и определенные трудности - чем шире выбор, тем сложнее его сделать. Но существуют и определенные правила. Интенсивность окраски растений в женском букете зависит от возраста той, кому они предназначены. Девушкам можно выбрать цветы с нежной светлой окраской и едва распустившимися бутонами, что символизирует юность; идеально подходят в этом случае все оттенки розового и их комбинация. Женщинам в возрасте предпочтительнее выбирать более темную цветовую гамму, насыщенный красный, бордовый, сиреневый. Уместно для женского букета обилие декоративных элементов: свисающих бантов, лент, разнообразных фигурок из перьев, пластмассы, плодов. Выбор упаковки ограничивается лишь фантазией и пожеланиями дарителя и спецификой торжества.

Размещено на Allbest.ru