Трудовым кодексом Российской Федерации;

Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.;

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.;

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г.;

другими нормативными документами.

Литература

ь Березина Н.М. Кадровое делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.- 105 с.

Составление и правила заключения трудового договора

Трудовой договор - это основной документ, регулирующий трудовые отношения, определяющий права и обязанности сторон.

Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

К существенным условиям трудового договора относятся (ст. 57 ТК РФ):

· место работы (с указанием структурного подразделения);

· дата начала работы;

· наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

· права и обязанности работника;

· права и обязанности работодателя;

· характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

· режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т. д.

Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия работника предполагаемой работе. Условия испытания определяются в трудовом договоре и закрепляются в приказе о приеме на работу. Срок испытания, как правило, не превышает трех месяцев. В срок испытания не засчитываются периоды, в которые работник отсутствовал на работе. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 ТК РФ).

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

· на неопределенный срок;

· на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТК РФ).

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации; наименование вида документа (трудовой договор); дата; регистрационный номер; место заключения договора; текст; подписи, оттиск печати.

Текст трудового договора начинается с преамбулы. В преамбуле определяются стороны договора и их условные сокращенные наименования, под которыми они будут фигурировать в основном тексте. Сторонами трудового договора являются «Работодатель» и «Работник».

В заключительной части текста трудового договора указываются реквизиты сторон (от работодателя - банковские реквизиты, от работника - паспортные данные). Договор скрепляется подписями и печатями организации.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах: первый остается у работодателя, второй передается работнику.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней со дня фактического допуска работника к работе.

Литература

ь Березина Н.М. Кадровое делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.- 105 с.

25. Составление и оформление основных видов договоров, оформляющих предпринимательскую деятельность

ДОГОВОР - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Существует множество видов гражданско-правовых договоров. К ним относятся договоры купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг, перевозки, проведения научно-исследовательских и опытно-констукторских работ, страхования и др.

Договорные отношения устанавливаются на основании норм Гражданского кодекса РФ, а также иных нормативных актов, регулирующий взаимоотношения организаций, предприятий.

Особенностью договора является то, что для его заключения необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) или нескольких сторон (многосторонняя сделка). Таким образом, при заключении договора права и обязанности возникают у каждой стороны.

Общий порядок заключения договоров установлен гл. 28 ГК РФ, где определены два важнейших положения для заключения договора:

· достижение обязательного согласия между сторонами по всем существенным условиям договора;

· оформление договора в соответствующей форме.

Гражданский кодекс РФ предусматривает возможность заключения договора в письменной или устной форме.

Договор может быть заключен в любой форме, которая предусмотрена для сделок, если для договоров данного вида законом не установлена определенная форма.

Для совершения ряда сделок закон требует нотариального удостоверения. Несоблюдение этого правила делает сделку недействительной.

В остальных случаях несоблюдение простой письменной формы не влечет ее недействительности.

Между юридическими лицами (организациями) сделки совершаются в письменной форме.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договоры подписываются руководителями организаций, совершающими сделку, или уполномоченными ими лицами, имеющими доверенность на право совершения сделок от имени юридического лица.

Использование при заключении договоров факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Обычно подписывается столько экземпляров документа, сколько сторон заключает договор: двусторонние договоры - в двух экземплярах (по одному каждой стороне), трехсторонние - в трех и т. д.

Текст договора условно можно разделить на части:

Преамбула (или вводная часть).

Существенные условия договора.

Дополнительные условия договора.

Прочие условия договора.

Заключительная часть.

Преамбула договора включает в себя следующие обязательные позиции:

• наименование вида договора (например, договор купли-продажи, договор аренды и т. п.);

• дата подписания договора.

• место подписания договора (город или населенный пункт);

полное наименование договаривающихся сторон с обязательным указанием их сокращенного названия (Заказчик, Исполнитель, Покупатель, Арендатор и т. п.). Для юридических лиц указывается полное наименование организации и лицо, представляющее его интереса (должность, фамилия, имя, отчество полностью), а также документ, на основании которого представителю даны полномочия заключать и подписывать договор (устав, положение, доверенность). Если из сторон является физическим лицом, то указывается полностью фамилия, имя и отчество гражданина.

К существенным условиям договора относятся следующие:

• предмет договора, т. е. то, о чем конкретно договариваются стороны;

• условия, необходимые для договора конкретного вида, в соответствии с законодательством;

• условия, относительно которых в договоре достигнуто соглашение между сторонами.

Дополнительные условия договора включают в себя условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые могут существенно влиять на реализацию прав и обязанностей сторон в конкретной сделке:

• ответственность сторон;

• способы обеспечения обязательств;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

Кроме указанных условий в договор могут быть включены иные условия предусматривающие:

• законодательство, регулирующее отношения сторон;

• особенности осуществления связи между сторонами в процессе исполнения договора (для каждой стороны указываются лица, имеющие право предоставлять информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора);

• сроки или периодичность обмена информацией между сторонами;

• способы связи: телефон, факс, телекс, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.

Заключительная часть договора включает:

• указание срока действия договора;

• юридические адреса участников сделки и их банковские реквизиты;

• подписи сторон;

• приложения.

В договорах купли-продажи товара, договорах поставки и некоторых других, если предполагается транспортировка товара, указываются также отгрузочные реквизиты.

Для физического лица реквизиты записываются в последовательности: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес места жительства (регистрации), домашний телефон, паспортные данные. Если требуется, указываются и платежные реквизиты.

Договор подписывается теми лицами, которые указаны в преамбуле договора. Указывается должность и фамилия лица, подписавшего договор. Подписи представителей юридического лица скрепляются печатью.

Виды договоров

ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ - договор, по которому продавец обязуется передать вещь (товар) в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (ст. 454 ГКРФ).

ДОГОВОР ПОСТАВКИ - договор, по которому продавец (поставщик), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием (ст. 506 ГК РФ).

ДОГОВОР МЕНЫ - договор, по которому каждая из сторон обязуется передать в собственность другой стороны один товар в обмен на другой (ст. 567 ГК РФ).

ДОГОВОР КОМИССИИ - договор, по которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента (ст.990 ГК РФ).

ДОГОВОР ПОРУЧЕНИЯ - договор, по которому одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия (ст. 971 ГК РФ).

ДОГОВОР ПОДРЯДА - договор, по которому одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (ст. 702 ГК РФ).

ДОГОВОР ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ УСЛУГ - договор, по которому исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ).

Литература

ь Энциклопедия секретаря/ В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др.- М.: МЦФЭР, 2004.-688с.

Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей

Доверенность - документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридические или физические лица), доверенности подразделяются на официальные и личные. Доверенность по имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

· название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

· полное наименование организации, выдавшей доверенность, и его адрес;

· дата выдачи доверенности;

· номер;

· срок действия доверенности;

· должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

· серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;

· образцы подписи получателя доверенности;

· подписи руководителя организации и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей -- это документ, который организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам организации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей».

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

• содержание доверенности;

наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

• подпись лица, выдавшего доверенность;

• дата выдачи доверенности;

• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

• дата удостоверения подписи

• печать

Срок действия личной доверенности не может превышать трех дет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Литература

ь Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.

Правила оформления претензионных писем

Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости -- банковские реквизиты заявителя.

Литература

ь Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.

Требования к оформлению исковых заявлений

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

1. Наименование арбитража.

2. Наименование и адреса спорящих организаций.

3. Наименование министерств или ведомств, в систему которых входят спорящие организации.

4. Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.

5. Ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств.

6. Требования истца.

7. Причины возражения другой стороны.

8. Сумма иска.

9. Дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.

Литература

ь Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.

Международные письма

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации -- ИСО.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма -- 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали -- на колонки.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа, поле ссылок и поле адреса.

Реквизиты международных писем:

1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т. д.

2. Ссылка на индексы отправителя.

3. Дата.

4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес).

5. Указание на конкретное лицо "К сведению".

6. Вступительное обращение.

7. Заголовок.

8. Основной текст.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий данного письма.

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки -- цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

Дата письма указывается согласно принятой в стране адресата системе. Стандарт ИСО от 1988 г. рекомендует оформление даты следующим образом: год, месяц, день, т. е.: 2001.05.23. В Великобритании принята последовательность: день, месяц, год, в США -- месяц, день, год, но надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью, например 20 February 2003.

Адресат (''внутренний адрес'') располагается в таком порядке: сначала указывается семейное положение или титул получателя, затем его имя и фамилия, наименование его должности и/или компании; наименование улицы; затем номер дома, подъезда, квартиры (может быть вариант, когда номер дома предшествует наименованию улицы); город, затем штат (графство); номер почтового округа (почтовый индекс), затем страна. В таком же порядке пишется адрес на конверте.

Указание на конкретное лицо "К сведению". Если в адресе не указана фамилия получателя, эту информацию можно поместить в реквизите «К сведению», чтобы она попала конкретному лицу. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of Sales Manager. Этот реквизит не является обязательным.

Вступительное обращение. Этот реквизит является обязательным, причем следует точно узнать пол и семейное положение адресата, поскольку это влияет на форму обращения («Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr..., Dear Miss..., Dear Mrs...»). Обращение по имени допустимо только по отношению к лицу, являющемуся вашим близким знакомым или другом, а также в случае, если человек сам попросил обращаться к нему по имени.

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание.

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения ("Уважаемый г-н...") следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: "С уважением", "Искрение Ваш", "Наилучшие пожелания".

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Перед подписью может стоять отметка "p.p." -- "за", "от имени", или "Per pro" -- "по доверенности". Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений (если она есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclоsure:» или «Encl:». При этом могут быть названы документы, прилагаемые к данному письму.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." и название фирмы, которой выслана копия.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без копий".

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...».

Под названием фирмы-автора указываются организация, которой адресовано письмо, и дата.

Литература:

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

ь Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)/ В.А. Спивак.- СПб.: Питер, 2007.- 240с.

Учредительные документы. Состав, требования к оформлению

Учредительные документы -- это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор -- это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Устав -- правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности -- организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

П. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности,

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации -- печатью органа государственной регистрации.

Литература

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

на экране дисплея;

бумажном носителе;

ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

1. Преимущества использования электронных документов:

* компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:

прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;

исправления вносятся в проект документа;

одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

необходимость наличия технических средств для прочтения;

возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Размещено на Allbest.ru