Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

название учреждения или подразделения;

наименование вида документа;

дата;

номер документа;

заголовок к тексту;

подпись;

гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.

Литература

· Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.

· Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

· Виноградова Т.Н. Документоведение/ Т.Н. Виноградова, Т.В. Глазунова.- Омск: Издательство ОмГТУ, 2007. -88с.

Распорядительные документы - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает следующие этапы:

1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания.

2. Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.

6. Подписание документа.

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого

круга организаций и лиц.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа (например, Председателем законодательного (представительного) органа субъекта Федерации) в целях разрешения оперативных вопросов по организации его работы. Как правило, этот вид документа имеет ограниченный срок действия и касается конкретных должностных лиц. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Часто в тексте распоряжения эти слова опускают, указывая только действие, например:

всем сотрудникам пройти инструктаж;

работникам отдела кадров провести аттестацию;

сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области.

Литература

ь Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

ь Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.

ь Ермолаева А.В. Документ субъектов РФ./ А.В Ермолаева.- М.: Юристъ, 2005.- 158 с.

Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления

Распорядительные документы - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).

Распорядительные документы в условиях коллегиальности издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального принятия решения (постановления, решения) включает следующие этапы:

1. Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта разрешения путем коллегиального обсуждения.

2. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

3. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения с оформлением протокола заседания.

5. Издание распорядительного документа.

6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", в решениях -- "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО"), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ:...

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства Российской Федерации

от 27 января 2002 г. № 18

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Литература

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

ь Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков - М.: Март, Ростов н/Д: Март, 2004. -336 с.

Оформление выписки из распорядительного документа

Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:

в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;

воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если она есть);

из распорядительной части текста выписывается только тот пункт, который необходим;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи).

Выписка -- копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

слова «Верно»;

наименования должности лица, заверяющего копию;

его подписи;

даты заверения.

«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно».

Литература

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

код формы документа;

наименование организации;

справочные данные об организации;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

резолюция;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

письма, требующие письма-ответа;

письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

письмо-просьбу;

письмо-обращение;

письмо-предложение;

письмо-запрос.

Ко второй группе относятся:

письмо-предупреждение;

письмо-напоминание;

письмо-подтверждение;

письмо-приглашение;

письмо-отказ;

письмо-извещение;

сопроводительное письмо;

гарантийное письмо;

информационное письмо;

циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Простое служебное письмо- письмо одноаспектное. Это, прежде всего, письмо, не требующее ответа.

Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение каждого из которых рекомендуется начинать с нового абзаца.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим сообщить);

от первого лица единственного числа (считаю необходимым);

от третьего лица единственного числа (ВНИИДАД считает возможным).

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

Типовой текст -- это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация -- способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Деловую переписку можно разделить на следующие виды:

по общим вопросам технологии;

по вопросам оборудования и энергетики;

по вопросам производства;

по вопросам сбыта;

по вопросам финансирования и т. д.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. документирование стандартизация машинописный договор

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

Письмо-рекламация - коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

Литература

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

22. Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу.

Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Коммерческий запрос

Коммерческий запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.

В запросе указываются, как правило, наименование товара и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Ответ на запрос

При ответе на запрос, если продавец не может выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изменении условий запроса;

об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Предложение- оферта Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.…

Ответ на предложение

В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

Если покупатель не согласен с какими- либо условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

Рекламация

Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

качества товара;

количества товара;

сроков поставки; упаковки и маркировки; платежа; других условий контракта.

Рекламация содержит следующие данные:

основания в предъявлении претензии;

доказательства -ссылки на нормативные акты, документы

конкретные требования стороны, предъявляющий претензию;

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Результатом обоснованной рекламации может быть: замена дефектного товара новым; допоставка недостающего товара;

процентная скидка со стоимости товара;

уплата денежного штрафа, пени или неустойки; предупреждение.

Ответ на рекламацию

В ответе на рекламацию сообщается о том, что информация принята к рассмотрению;

претензия удовлетворяется полностью или частично;

денежная оплата произведена. Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде; заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Литература

ь Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю/ М.В. Колтунова.- М.: Дело, 2000.- 112с.

Виды протоколов. Правила оформления

Виды протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в обсуждаемые вопросы и разобраться в их сути зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.

Краткий протокол содержит:

указание фамилии докладчика;

темы доклада;

фамилии выступавших;

принятые решения

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Стенографический протокол содержит полную запись всего хода заседания.

Правила оформления

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

наименование организации;

наименование вида документа;

дату;

номер;

указание места издания (Москва);

заголовок к тексту;

текст;

подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной;

• основной

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.

Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

1.Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2003 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Литература

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

ь Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.

Виды актов. Правила оформления

Виды актов

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

ь акт приема работ по договору;

ь акт приема-передачи документов;

ь акт списания материалов;

ь коммерческий акт;

ь акт проверки и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению, недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т. п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Правила оформления

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

ь наименование организации (структурного подразделения);

ь наименование вида документа;

ь дату;

ь номер;

ь заголовок к тексту;

ь текст;

ь подписи;

ь печать (для важных и внешних актов);

ь приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются:

ь цели и задачи;

ь сроки проведенной комиссией работы;

ь результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

Литература

ь Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций)/ М.В. стенюков.- М.: Приориздат, 2006. - 176с.

Виды справок. Правила оформления

Виды справок

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

• справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;

• справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Справки по производственным вопросам могут быть:

• внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;

• внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Правила составления

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

* наименование вида документа;

дату;

номер (при необходимости);

текст;

подпись;

печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации.

Справка должна иметь:

наименование вида документа;

адресат;

дату;

номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2003 г.");

текст;

подпись руководителя организации;

печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;

имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

подписываются составителем.

Литература

ь Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству/ М.В. Стенюков.- М.: Приор-издат, 2004.- 128 с.

23. Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Служебная записка

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Литература

ь Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы/ Общ. ред.: И. К. Корнеев, В.А. Кудряев.- М.: Велби: Проспект, 2003.- 448 с.

Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласен» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ; составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечня требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.

Литература

· Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.

Документы, передаваемые средствами электросвязи

Телеграмма - документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д.

Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

наименование и адрес организации-отправителя;

дата отправления;

номер телекса;

адресат;

текст;

подпись.

Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. С другой стороны, язык телекса мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная формула вежливости, как правило, сохраняются знаки препинания.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса означает ожидание ответа.

Факсограмма (телефакс, факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой - в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Реквизиты телефонограммы:

наименование организации -- автора телефонограммы;

наименование вида документа;

дата и время передачи;

адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма);

текст;

подпись.

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают:

наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму;

номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа;

после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;

* при передаче текста указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо:

записать название фирмы -- автора телефонограммы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должности, имена, отчества и фамилии лиц, подписавших и передавших телефонограмму, дату и время приема;

во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Литература

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

ь Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

ь Лопатьева Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. -- М.: Омега-Л, 2005. - 288 с.

Состав документов, входящих в систему документации по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

· документация, связанная с комплектованием персонала организации;

· документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

· документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

· документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы документов:

· по учету кадров;

· по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.