Всякое выделение слов или фраз в тексте может быть сделано в машинописной работе только в тех случаях, когда об этом имеется указание составителя документа.

Оформление диаграмм

Значительно улучшает восприятие информации, и прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление - то есть в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятии в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (так называемые презентации), используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) - графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos, здесь столб и ...грамма), то есть столбчатая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой: площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен весь данный прямоугольник.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями. Таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но, если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. Литература

ь Модуль « Унификация текстов управленческих документов»

1. Правила графического сокращения слов и словосочетаний

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокращений следующие:

Ш в географических названиях: город -- г., село -- с, поселок -- п., поселок городского типа -- пгт. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград, Зерноград и др.);

Ш в словах при фамилиях: товарищ -- т. (в начале предложения -- Тов.), господин -- г-н, госпожа -- г-жа, профессор -- проф., доцент -- доц., начальник -- нач., и т. д.;

Ш слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 -- п. 2., подпункт 1.1. -- подл. 1.1., пункты -- пп., рисунок 5 -- рис.5., раздел 2 -- разд. 2;

Ш слова при указании денежных единиц: рубль -- р., тысяча рублей -- тыс. р., миллион рублей -- млн р., миллиард рублей -- млрд р.;

Ш слова, сокращения которых пишутся через дефис: министерство -- м-во, завод -- з-д, производство -- пр-во, район -- р-н, хозяйство -- хоз-во, количество -- кол-во, человеко-час --чел.-час, и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ -- Российская Федерация, ГОСТ Р -- государственный (национальный) стандарт Российской Федерации, ПК -- персональный компьютер, ЭВТ -- электронно-вычислительная техника, НИИ -- научно-исследовательский институт, АО -- акционерное общество, ООО -- общество с ограниченной ответственностью и др.

Допускается использование сокращений, принятых в данном документе. При этом в скобках указывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно -- не допускается.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее -- и т. д., и тому подобное -- и т. п., и другие -- и др.

Не допускаются следующие сокращения: ед. изм. -- единица измерения, напр. -- например, п/упр. -- под управлением, т. г. -- текущего года, с. г. -- сего года, т. н. -- так называемый, т. о. -- таким образом. Литература

ь Модуль « Унификация текстов управленческих документов»

15. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах

Написание дат и периодов времени

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 02 сентября 2005 года пишется 02.09.2005.

Допускается оформление даты в «обратной» последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.

Второй способ, словесно-цифровой, имеет несколько вариантов написания. На финансовых документах даты оформляются следующим образом: 02 сентября 2005 года. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2005/2006 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2004-2008 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году). Если кроме года указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., в III-IV кварталах 2006 г.).

Оформление в документах цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может явиться источником ошибок, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Смешанная запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 5 68. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например, 1-й вопрос повестки дня).

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Литература

ь Басаков М.И. Делопроизводство/ М. И. Басков.- Ростов н/Д: Феникс, 2006.- 352 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации

ГОСТ Р 6.30-2003 введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р 6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее -- ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее -- ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

В пп. 3.25, 3.26 определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Литература

ь Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

3. Требования к бланкам документов. Виды бланков

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк - стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков:

придает информации официальный характер;

ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации;

сокращает трудозатраты на составление документов;

упрощает восприятие информации;

повышает культуру управленческого труда.

Устанавливаются два формата бланков -- А-4 (210х297мм)и А-5 (148х210 мм).

К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна -- не менее 90 %).

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться.

С этой целью используются типографская краска черного тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

20 -- левое;

10 -- правое;

20 -- верхнее;

20 -- нижнее.

Бланки допускается изготавливать:

типографским способом;

с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру - центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение). Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица:

бланк письма;

общий бланк;

бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

бланк должностного лица;

бланк структурного подразделения.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:

01 -- Государственный герб Российской Федерации;

02 -- герб субъекта Российской Федерации;

03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 -- наименование организации;

14 -- место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• 01 -- Государственный герб Российской Федерации;

• 02- герб субъекта Российской федерации;

• 03-- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04-- код организации;

• 05-- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06-- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 08-- наименование организации;

• 09-- справочные данные об организации.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов -служебного письма.

Бланк конкретного вида документа - это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен реквизит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год.

Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами.

Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».

Литература:

· Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

· Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2004.-256с.

16. Правила оформления реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации - это графическое изображение. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04-код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), в котором должна быть зарегистрирована каждая организация (юридическое лицо).

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07- код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Включает в себя полное наименование организации, ниже полного в скобках указывается сокращенное наименование, если оно отражено в учредительных документах.

Если организация имеет вышестоящую структуру, то ее наименование тоже выносится на бланк в полном или сокращенном виде выше полного наименования организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09-справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10-наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11-дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2003 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12- регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14-место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

15- адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресат может состоять из следующих частей:

- наименование организации (И.п.)

- наименование структурного подразделения (И.п.)

- указания должности (Д.п.)

- инициалы и фамилия (Д.п.)

- почтовый адрес

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Данный реквизит может меняться

— При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

— При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

— При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

— При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

16 - гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 - заголовок к тексту должен раскрывать краткое содержание документа и отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?».

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19- отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20- текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

21 - отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

22 - подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 - гриф согласования документа.

Согласование документа может проводиться как внутри организации - автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интерес которых затрагивается в документе (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, из наименования утверждающего документа в И.п. его даты и номера.

24 - визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются».

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 - отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27- отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер;

отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ;

дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29- отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка проставлять в виде штампа.

30- идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Литература

· Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

· Охотников А.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство/ А.А. Охотников, Е.А. Булавина. - Ростов н/Д.: Издательский центр « МарТ», 2004.- 288с.

17. Порядок применения и хранения печатей. Виды печатей

Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо.

Штамп - это вид печати прямоугольной формы.

Печати подразделяются на следующие виды:

v гербовые;

v печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица - не имеющих право иметь гербовые печати;

v простые.

Изготовление печатей с изображением Государственного герба РФ, с изображением гербов субъектов РФ, городов и районов должно осуществляться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные Комитетом РФ по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района РФ, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее по тексту - печать), ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом.

Право на использование печати с воспроизведением изображения Государственного герба РФ устанавливается Федеральным Конституционным Законом «О государственном гербе РФ», принятого Гос. Думой 08.12.2000.

Запрещается использование изображение Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на печатях юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимателями, кроме случаев, когда законодательными и иными правовыми актами предусмотрено разрешение на их использование.

Формы и размеры печатей и штампов. Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38-42 мм.

Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм.

Штамп представляет собой прямоугольник со сторонами размером от 35*50 мм до 70*100 мм.

Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.

Размер круглых металлических выжимных печатей стандартный - 22-23 мм.

Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом.

Оттиски печатей должны соответствовать следующим требованиям:

v четко различаться пять уровней градации серого цвета (черный, темно-серый - 70%, серый - 50 %, светло-серый - 30 %, белый)

v воспроизводиться толщина линий до 0,1 мм

v инверсный текст по внешнему контуру печати не может превышать по высоте 1 мм и должен четко читаться.

Реквизиты печатей и штампов. Печати органов исполнительной и представительной власти, юридических лиц и организаций без прав юридического лица (далее - организации) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

v полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой форм

v местонахождение

v номер государственной регистрации (или номер в регистрационном реестре)

v Государственный герб РФ либо герб субъекта РФ

Организации могут иметь простые печати для своих структурных подразделений. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то:

v секретариат

v канцелярия

v управление делами

v отдел кадров

v для счетов

v для удостоверений

v для справок и т.д.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать:

v фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя

v местонахождение

v словосочетание «Индивидуальный предприниматель»

v регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации

v номер в Реестре печатей

Угловой штамп организации должен содержать полный почтовый адрес и номер телефона.

Печати и штампы могут содержать наименование организации на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке, а также товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.

Уничтожение печатей и штампов. В случае ликвидации юридического лица, прекращения деятельности юридического лица в результате слияния, присоединения, преобразования, а также прекращения деятельности обособленного подразделения юридического лица печати и штампы подлежат уничтожению в Регистрационной палате.

Реестр печатей и штампов ведется структурным подразделением Регистрационной палаты.

Как проставляется печать. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документ финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.п.» без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Основные требования к учету и хранению печатей и штампов. Все печати и штампы в организации подлежат учету. Учет ведется раздельно по видам печатей в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

v при поступлении печатей и штампов:

- наименование вида печати и штампа

- дата поступления

- номер сопроводительного документа

- наименование организации - производителя-поставщика печатей и штампов

v при выдаче печатей и штампов:

- наименование вида гербового бланка

- количество экземпляров

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя печатей и штампов

- расписка в получении

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.)

Печати хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственный за учет, использование и хранение, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения печатей и штампов проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Литература

ь Модуль « организация службы делопроизводства (ДОУ)»

18. Особенности официально-делового стиля

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность (краткость) изложения;

- констатирующе-предписывающий характер изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов.

Предполагается внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель -- именно месяц), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты"и т.д.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", ''в связи с тяжелым положением, сложившимся... " -- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".

Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.

Литература

· Кузнецов И. Н. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0» , 2006. - 520 с.

· Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления/ М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2004.-256 с.

· Модуль « Язык и стиль документа»

19. Морфологические особенности языка деловой документации

1. Трудности в употреблении имен существительных

Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Неправильно:

«Согласно Вашей просьбы...», «Согласно приказа...», «Согласно решения...».

Правильно:

«Согласно Вашей просьбе...», «Согласно приказу...», «Согласно решению...».

2. Трудности в употреблении прилагательных

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода т. Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «наш начальник цеха Петрова»; «старший инженер т. Яковлева»; «новый лаборант Серова».

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова»; «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева».

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильно:

«Выводы комиссии обоснованные и справедливые»

Правильно:

«Выводы комиссии обоснованны и справедливы»

В случае употребления кратких форм имен прилагательных на «-ен» и «-енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «-енен».

Правильно:

«Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».

«Каждый член бригады ответственен за качество продукции

3. Употребление количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

В текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

«На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома».

«Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода».

Литература

ь Модуль « Язык и стиль документа»

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты.

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме:

мотивирующая часть (обоснование) -- ключевое действие -- предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста.

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные.

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Вместо:

Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании YC-2, просим передать ОКС.

Рекомендуется писать:

Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Неправильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

Правильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, -- субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.

Неправильно:

Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Правильно:

Оценивая результаты работы отдела, Мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Особый тип предложений в деловой речи -- сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации.

4. Употребление слов в однотипных падежных формах

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже - в творительном падеже.

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

5. Употребление деепричастных оборотов

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, исходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно:

«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно:

«При изучении проблем городского транспорта ученые получены интересные результаты».

Или:

«Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное Обоснование основных положений и т. д.

Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того что; при условии, что; где; как.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).

20. Использование предлогов

Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ... и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например:

«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».

Правильно:

«Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам».

Правильно:

«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем».

Правильно:

«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».

«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная».

Правильно:

«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

21. Словосочетания

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ - издается, контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады - устанавливаются, выговор - объявляется, порицание - выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

- практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

- правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

- степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием «наиболее» (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь; провести проверку вместо проверить; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д. Литература

ь Модуль « Язык и стиль документа»

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно - правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности;

установление режима работы и системы органов;

организацию труда работников и оценку их труда;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности организации выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работников, правила, памятки и др.