Теоретические аспекты документирования организационно-правовой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты документирования организационно-правовой деятельности

1.1 Понятие и состав организационно-правовых документов

1.2 Процедура подготовки организационно-правовой документации

1.3 Положение о структурных подразделениях

Глава 2. Международные стандарты, регулирующие управление организационно-правовой документацией в организациях

2.1 Международные стандарты

2.2 Международная организация стандартизации (ISO)

Глава 3. Документирование организационно-правовой деятельности на примере ООО «Комфорт»

3.1 Общая характеристика ООО «Комфорт»

3.2 Система организационно-правовой деятельности в ООО «Комфорт»

Заключение



Введение

Документ является материальным объектом с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем информацию.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия, независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создаются организационно-правовые документы. Организационно-правовой документ -- документ, применяемый при оформлении организационной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-правовые документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-правовой документации самая основная, без нее невозможно существование предприятия.

Документы предприятия, отражающие организационно-правовую деятельность, являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Тема данной дипломной работы является актуальной, поскольку организационная деятельность существует в любом учреждении и фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Целью данной дипломной работы является изучение состава организационно-правовых документов организации, правил их составления, рассмотрение на примере организации.

Исходя из указанной цели дипломной работы, можно поставить следующие задачи:

1. Дать определение организационно-правовым документам, написать процедуру их подготовки;

2. Изучить состав организационно-правовых документов;

3. Рассмотреть существующие международные стандарты документов;

4. Проанализировать систему организационно-правовой документации на примере ООО «Комфорт».

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

При написании данной дипломной работы основными источниками являлись: Гражданский кодекс Республики Беларусь, государственные стандарты Республики Беларусь, Положения, Указы, инструкции по делопроизводству, учебные пособия по составлению деловой документации, источники Интернет.

Актуальность данной темы обусловлено тем, что жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Предметом данной дипломной работы является организационно-правовая документация, объектом - общество с ограниченной ответственностью «Комфорт», на примере которой будут рассматриваться документы.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К основным организационно-правовым документам можно отнести: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент, штатное расписание, должностную инструкция.

организационный правовой документация управленческий



Глава 1. Теоретические аспекты документирования организационно-правовой деятельности

1.1 Понятие и состав организационно-правовых документов

На каждом предприятии существует организация документооборота, в основе которого лежат организационно-правовые документы.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-правовые документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Организационно-правовые документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Понятие организационно-правовой документации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

- Устав организации (или положение об организации). Уставом является свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций -- их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации.

- Учредительный договор. Учредительным договором является договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

- Положения о структурных подразделениях. Положение о структурном подразделении является документом, который определяет: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения; взаимоотношения с другими подразделениями предприятия; ответственность подразделения.

- Регламент. Регламентом является cвод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности организации. Правила принимаются в соответствии с принципами и иными нормативно-правовыми актами, уставом.

- Штатное расписание. Штатным расписанием является форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам -- премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности.

- Должностные инструкции работников. Должностная инструкция - это документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника и работодателя. Как ни странно, в Трудовом кодексе не содержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, не умаляет его важности. Должностная инструкция содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности работника, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов.

1.2 Процедура подготовки организационно-правовых документов

Каждый документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие -- несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только информационными элементами, характеризующими документ и являющимися его координатами в пространстве и во времени.

Главным документом любого предприятия является устав. В соответствии со ст. 48 и 99 Гражданского кодекса Республики Беларусь, ст. 14 и 92 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII "О хозяйственных обществах" (далее - Закон), устав общества должен содержать следующие сведения:

- наименование;

- место его нахождения;

- цели деятельности, а в случаях, предусмотренных законодательством, и предмет деятельности;

- размер уставного фонда;

- права и обязанности участников (Данное положение актуально именно в отношении ООО (ОДО), в отличие от акционерного общества, особенно ОАО, в силу того, что устав ООО (ОДО) может действительно содержать дополнительные права и обязанности участников указанного общества, по сравнению с теми правами и обязанностями, которые описаны в Законе. При этом в уставе ООО (ОДО) нет никакого смысла переписывать императивно установленные положения законодательных актов, в указанных документах должны найти отражение лишь особенности функционирования соответствующего общества в тех пределах, которые предусмотрены диспозитивными нормами законодательных актов);

- структуру, порядок избрания или образования, состав и компетенцию органов общества;

- порядок управления деятельностью общества;

- орган управления обществом, уполномоченный на подготовку, созыв и проведение общего собрания его участников;

- порядок принятия органами управления решений, включая перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления единогласно или квалифицированным большинством голосов;

- условия и порядок распределения прибыли и убытков;

- перечень представительств и филиалов;

- ответственность общества, его участников. Вопрос об ответственности участников является актуальным исключительно для одо, что же касается ооо, то законодательно установлено положение о том, что ооо отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, а участники общества никакой ответственности по общему правилу по его обязательствам не несут;

- порядок утверждения бухгалтерской отчетности общества, его представительств и филиалов;

- основания ликвидации общества по решению его участников;

- об общем количестве акций, их номинальной стоимости, о категориях акций, выпускаемых акционерным обществом, количестве акций каждой категории. В этой связи еще раз хочется подчеркнуть тот факт, что акционерное общество по своей природе характеризуется не только акцией-обязательством, но и акцией - ценной бумагой, а коль так, то без выпуска акций как ценных бумаг акционерное общество существовать не может и, следовательно, в уставе такого общества в обязательном порядке должны найти отражение все необходимые характеристики акций такого общества;

- о фиксированном размере дивиденда по привилегированным акциям (в стоимостном или процентном выражении по отношению к номинальной стоимости акций) либо о порядке его определения (в случае выпуска привилегированных акций). В случае если акционерное общество выпускает привилегированные акции в виде привилегии с фиксированным размером дивиденда, то, безусловно, устав общества должен точно объяснить всем участникам общества суть соответствующей привилегии;

- о фиксированной стоимости имущества (в стоимостном или процентном выражении по отношению к номинальной стоимости акций), подлежащего передаче владельцу привилегированной акции в случае ликвидации акционерного общества либо о порядке ее определения (в случае выпуска привилегированных акций). И применительно к данному условию, аналогично как к предыдущему условию, законодатель требует в уставе соответствующего акционерного общества объяснить лицам, которые будут приобретать соответствующие акции суть тех привилегий, которые будут принадлежать владельцам соответствующего типа акций;

- об очередности выплаты дивидендов по каждому типу привилегированных акций, а также распределения имущества между акционерами - владельцами этих акций в случае ликвидации акционерного общества (в случае выпуска привилегированных акций нескольких типов); и данное условие также связано с тем, что в законодательстве точно не описана суть той или иной привилегии, которая может принадлежать владельцу соответствующих привилегированных акций, а коль так, то оно должно быть разъяснено в уставе;

- иные сведения, если необходимость их включения в устав общества предусмотрена Законом;

- иные сведения, не противоречащие законодательству по соглашению учредителей (участников).

Изменения в устав вносятся в случаях, предусмотренных законодательством.

Следующий документ, который будет рассмотрен, учредительный договор о создании юридического лица, берет свое начало из договора простого товарищества.

По учредительному договору учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Положения о структурных подразделениях разрабатываются на все структурные подразделения организации руководителями соответствующих структурных подразделений под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), отделом кадров (ОК), юридическим отделом (ЮрО), отделом охраны труда (ООТ), отделом охраны окружающей среды (ОООС) по соответствующим направлениям деятельности этих подразделений.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. Приказ издает ООТиЗ (в случае отсутствия этого подразделения в организации -- ОК). В приказе указываются:

срок утверждения и введения в действие положения;

мероприятия, связанные с введением в действие положения;

об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения

Согласованные и утвержденные в двух экземплярах положения о структурных подразделениях регистрируются в ООТиЗ. Один экземпляр хранится в ООТиЗ, другой -- у руководителя соответствующего структурного подразделения в соответствии с установленным порядком делопроизводства. По мере необходимости (в случаях изменения нормативных правовых актов, утвержденных Правительством Республики Беларусь, Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, изменения организационной структуры организации, перераспределения функций между подразделениями или структурными звеньями подразделения и должностными лицами) в положение вносят изменения приказом руководителя организации. Приказ готовит ООТиЗ либо руководитель структурного подразделения. Порядок внесения изменений к положениям аналогичен порядку разработки и согласования положений при их разработке. Приказы об изменении хранят вместе с основным текстом положений. В структурные подразделения выдаются заверенные копии приказов, и в них делается отметка об ознакомлении.

Отметка о внесенных изменениях делается на листе регистрации изменений, который приводится ниже.



Лист регистрации изменений

Изменения	Страница	Номер приказа	Подпись	Инициалы, фамилия	Дата

Следующий документ, регламент, устанавливает порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

* статус коллегиального или совещательного органа;

* порядок планирования работы;

* порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

* внесение материалов на рассмотрение;

* порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

* ведение протокола заседания;

* оформление решений коллегиального или совещательного органа;

* порядок доведения решений до исполнителей;

* материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

* наименование учреждения (организации);

* вид документа;

* заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

* вид документа;

* дата;

* место составления;

* гриф утверждения;

* текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Следующий документ - штатное расписание, является локальным нормативным правовым актом, с учетом которого определяется трудовой распорядок для работников организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). В соответствии со ст. 19 ТК трудовые договоры заключаются на имеющиеся в штатном расписании штатные единицы по соответствующим профессиям и должностям. Следовательно, в организациях любых организационно-правовых форм должно быть утверждено штатное расписание, с учетом которого заключаются трудовые договоры и устанавливаются размеры должностных окладов и тарифных ставок работников.

Порядок утверждения штатного расписания, как правило, предусматривается в уставе организации или в учредительном договоре. В правоприменительной практике чаще всего штатное расписание утверждается руководителем организации.

Так как штатное расписание является локальным нормативным правовым актом, то его форма официально не утверждена.

В организациях с большой численностью работников штатное расписание может утверждаться отдельно для аппарата управления и для производственного штата.

В штатном расписании указывается полное наименование структурных подразделений (при их наличии) и производится группировка должностей (профессий) по структурным подразделениям.

Если отдельные штатные единицы вводятся на определенный период, то в штатном расписании в графе «Примечание» указывается, с какого периода вводится соответствующая штатная единица (например, с 15 октября 2009 г.) или до какого периода (например, до 1 декабря 2009 г.).

Штатное расписание может составляться и утверждаться на соответствующий календарный год. Вместе с тем, учитывая, что в течение года в организации несколько раз может изменяться размер тарифной ставки первого разряда и в связи с этим в каждой строке действующего штатного расписания будут иные размеры тарифных ставок и должностных окладов, в правоприменительной практике не всегда в заголовке штатного расписания указывается, на какой период оно составлено. Но в любом случае перед наименованием граф рекомендуем указать, с какого времени вводится утверждаемое штатное расписание (например, вводится с 1 сентября 2009 г.).

Целесообразно также указать установленный размер тарифной ставки первого разряда, который применялся при определении работникам организации тарифных ставок и тарифных окладов, рассчитанных на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее - ЕТС).

Штатное расписание должно быть экономически обоснованным, соответствовать интересам организации, ее целям и задачам. С учетом этого составлению штатного расписания должна предшествовать определенная подготовительная работа, направленная на установление оптимальной структуры управления, определение численности работников, наименований должностей служащих и профессий рабочих, а также определение размеров оплаты труда по профессионально-квалификационным группам с возможной их дифференциацией за счет повышения тарифных ставок и тарифных окладов, рассчитанных на основе ЕТС, с учетом законодательства. При этом учитываются финансовые возможности организации.

Структура управления организации определяется с учетом экономической целесообразности, особенностей организации производственных процессов, необходимости специализации и кооперирования труда, разделения сфер деятельности и взаимосвязи (взаимодействия) между структурными подразделениями, а также с учетом прав и ответственности руководителей структурных подразделений. При определении структуры коммерческой организации важно также учитывать формы организации управленческого труда, необходимость централизации или децентрализации функций управления, установление оптимального количества уровней управления, стиль и методы работы руководителей и исполнителей при подготовке и реализации управленческих решений, а также использование в работе технических средств и иные факторы.

В структуру организации могут входить дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы, представительства), структурные подразделения (управления, отделы, секторы, бюро, цеха, участки и др.). Штатное расписание для дочерних предприятий и обособленных структурных подразделений может составляться отдельно и утверждаться в порядке, установленном нанимателем.

При формировании структурных подразделений между ними распределяются объемы и виды работ. С учетом этого и других факторов устанавливается численность работников в каждом структурном подразделении. Расчет численности работников производится в соответствии с нормами труда (нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы (нормативы) численности), которые в соответствии со ст. 87 ТК наниматель обязан устанавливать. Наниматель должен обеспечивать своевременный пересмотр и замену устаревших норм. При расчете численности работников могут применяться межотраслевые и отраслевые нормы и нормативы. Так, при определении численности работников по кадрам применяются Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187.

При создании структурных подразделений в коммерческих организациях необходимо также руководствоваться нормами управляемости, установленными п. 15 Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20 сентября 2002 г. № 123 (новая редакция Инструкции утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты от 23 марта 2009 г. № 40) (далее - Инструкция). Предусмотрено, что управление может создаваться при наличии в нем не менее 7 штатных единиц, включая руководителя управления, отдел - при численности не менее 4 штатных единиц, бюро (сектор) - не менее 3 штатных единиц, включая руководителя. Нормы управляемости являются минимальными для формирования соответствующих структурных подразделений.

Что касается внутрипроизводственных структурных подразделений (цехов, участков, иных подразделений), то в соответствии с Инструкцией порядок их создания устанавливается нанимателем.

Определяя структуру управления, количество рабочих мест и численность работников в каждом структурном подразделении и для организации в целом, важно учитывать необходимость эффективного использования работников в течение всего рабочего дня (смены), обеспечение качества выполняемых работ, позволяющих в полном объеме реализовывать цели и задачи в деятельности организации с учетом ее перспективного развития.

Статьей 19 ТК установлено, что при заключении трудового договора определяется трудовая функция работника. Она может быть установлена для выполнения работы по одной или нескольким профессиям (должностям) в соответствии со штатным расписанием.

Следующий документ, должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность каждой должности, каждого работника в структуре организации, содержание и условия его эффективной работы, содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Др. название - описание работ. Должностная инструкция может быть составлена на основе Тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих или на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и др. служащих, но с учетом изменяющихся соц. - экон. условий. Для составления качественной должностной инструкции необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а затем - определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, то есть составить личностную спецификацию. Процесс составления должностная инструкця включает следующие стадии: определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей; выявление целей и задач анализа должности, то есть тех работ, которые выполняются по данной должности; отбор типичных должностей для анализа; выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдений, собеседования, вопросников); сбор необходимой информации для анализа; анализ работ по должности, то есть определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности; описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6- 7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.; условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.; рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной должности с др. как внутри организации, так и вне ее; показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом - специалист - аналитик работы. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции. Приведенная ниже типовая структура должностной инструкции позволяет сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности, обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций, устранить дублирование по отдельным функциям, упорядочить информационные потоки в организации. Типовая структура должностной инструкции:

I. Общие положения. Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности, подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

II. Цели. Формулируются цели, которые руководство организации ставит перед работником по данной должности.

III. Функции. Определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т.д.

IV. Информационные взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается.

V. Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям.

VI. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав; указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника. Должностная инструкция разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем, подписывается руководителем подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается первым руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

1.3 Положение о структурных подразделениях

Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации, по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями юридического лица или уполномоченного ими органа.

Для его создания необходим приказ о создании структурного подразделения. Необходимо внести изменения в организационную структуру, штатное расписание и штатную книгу. Главный документ созданного структурного подразделения - положение о структурном подразделении.

В этом документе также должен быть определен порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется.

Также указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то Положение должно содержать наименование должности работника, которому функционально подчиняется это подразделение.

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»), которыми подразделение руководствуется в своей работе.

Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Если структурные единицы в составе подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, таким документом может быть положение о данном подразделении (в этом случае в тексте этого Положения следует указать, как распределяются функции между структурными единицами подразделения). Если же по деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.

В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, порядок ее оформления, должность лица, принимающего окончательное решение, а также последствия таких изменений.

В подразделе о руководстве подразделением указываются: должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение; порядок его назначения на должность.

Следует иметь в виду, что Положение одновременно может служить и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения. В связи с этим в данном документе уместно указать квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей. Также возможно вынести этот подраздел в отдельный основной раздел Положения - «Руководство» с более подробным изложением.

В Положении описываются условия работы подразделения (режим работы), если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в правилах внутреннего трудового распорядка.

При создании структурных подразделений учитываются следующие нормы управляемости:

- управление может создаваться при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя;

- отдел может создаваться при наличии в его штате не менее четырех штатных единиц, включая должность руководителя;

- сектор (бюро, группа) может создаваться при наличии в его штате не менее трех штатных единиц, включая должность руководителя.

При необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:

в управлении - отделы, секторы (бюро, группы); в отделе - секторы (бюро, группы).

Рассмотрим форму Положения о структурном подразделении (Приложение 1).

«Наименование структурного подразделения»

«Наименование структурного подразделения» - отражает основное направление деятельности структурного подразделения.

В большинстве случаев наименование структурного подразделения содержит:

· наименование вида структурного подразделения;

· основное функциональное направление (либо несколько направлений) его деятельности.

Раздел «Общие положения»

Данный раздел является одним из наиболее значимых по количеству информации о структурном подразделении и включает в себя следующие подразделы:

· место подразделения в структуре организации;

· порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения организации;

· подчиненность подразделения;

· руководство подразделением;

· основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав самостоятельного, более крупного структурного подразделения.

Все основные самостоятельные подразделения организации создаются приказом руководителя организации.

При определении подчиненности подразделения следует руководствоваться структурной схемой организации и структурой управления организацией.

В подразделе о руководстве подразделением указываются : должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение; порядок его назначения на должность руководителя.

Следует иметь в виду, что Положение о структурном подразделении является в какой-то степени и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения (начальника отдела). Поэтому здесь уместно указать также квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей.

Перечень основополагающих организационно-правовых документом, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности, устанавливается в зависимости от функций (вида деятельности), выполняемых подразделением.

Этими документами являются:

· законодательные акты Республики Беларусь, нормативные правовые акты государственных органов, другие руководящие документы вышестоящих органов, регулирующие деятельность соответствующей отрасли экономики и организации;

· внутренние документы организации - Устав организации, положение о подразделениях, положения о персонале, а также приказы и распоряжения вышестоящего руководства;

· нормативно-методические документы и материалы, касающиеся деятельности подразделения.

Раздел «Основные задачи»

В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие основные направления деятельности подразделения.

Обычно первые (одно или два) предложения, содержащиеся в квалификационной характеристике, которыми начинаются должностные обязанности руководителя соответствующего структурного подразделения, и есть основные задачи (направления деятельности) этого структурного подразделения.

При создании объединенных (близких по функциям) структурных подразделений задачи объединяются.

Если подразделение включает в себя структурные единицы, осуществляющие деятельность по нескольким направлениям (более двух), то задачи перечисляются подробно в соответствии с этими направлениями. Тогда можно всегда определить функции каждой структурной единицы.

Раздел «Организационная структура»

В этом разделе отражаются структура подразделения, порядок её формирования и утверждения. Структура подразделения представляется либо в виде текста, либо в виде схемы с отражением всех структурных единиц подразделения и их взаимосвязей.

Раздел «Функции»

В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. Содержание этого раздела может в полной мере основываться на квалификационной характеристике руководителя структурного подразделения организации.

Следует отметить, что в некоторых случаях в этом разделе должна отразиться специфика организации, т.е. наряду с общими функциями необходимо расписать специальные функции, обусловленные деятельностью организации.

Раздел «Права и обязанности»

В этом разделе перечисляются права как самого структурного подразделения, так и его руководителя.

Права подразделения могут быть общими и специальными.

Раздел «Взаимоотношения»

В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия)

Для вновь создаваемых организаций и, соответственно, подразделений разработка данного раздела является достаточно трудоемким и ответственным делом. Впоследствии связи уточняются и в раздел вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Данный раздел, в основном, отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений.

Раздел «Ответственность»

Положение о структурном подразделении определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, т.к. именно руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями, и в положениях о структурных подразделениях эту норму целесообразно зафиксировать.

В некоторых случаях в положениях об отдельных структурных подразделениях предусматривается коллективная ответственность подразделения (работников этого подразделения). Например, для подразделений, связанных с работой в области информационных технологий, необходимо предусмотреть коллективную ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера. И наконец, руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за определенные действия.



Глава 2. Стандарты, регулирующие управление организационно-правовой документацией в организациях

2.1 Стандарты Республики Беларусь в области делопроизводства

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы:

1) нормативные правовые акты Республики Беларусь;

2) технические нормативные правовые акты;

3) методические документы.

Нормативный правовой акт - это официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь называются также актами законодательства Республики Беларусь. Они устанавливают нормы, обязательные для применения всеми организациями, на которые распространяется их действие. К актам законодательства относятся законы Республики Беларусь, указы и декреты Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов), решения местных исполнительных и распорядительных органов (областных и Минского городского исполнительных комитетов и соответствующих советов депутатов), а также утверждаемые перечисленными выше документами положения, инструкции, правила, регламенты и др.

Совокупность нормативных правовых актов Республики Беларусь составляет законодательство Республики Беларусь. Выделяется особая группа законодательных актов, имеющих высшую юридическую силу по отношению ко всем остальным нормативным правовым актам, - законы Республики Беларусь, указы и декреты Президента Республики Беларусь, решения референдума.

Технические нормативные правовые акты - это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия. Их юридическая сила не одинакова. Технические регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и условий не должны противоречить требованиям технических регламентов.