Теоретические аспекты документирования организационно-правовой деятельности

Стандарты делятся на государственные, международные, межгосударственные, стандарты организаций. Государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения. Международные и межгосударственные стандарты действуют в Беларуси, если их требования не противоречат законодательству республики.

К группе технических нормативных правовых актов обычно относят также общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, формы государственной статистической отчетности и указания по их заполнению, утвержденные в установленном законодательством порядке.

Методические документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в нормативных правовых актах и технических нормативных правовых актах. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Различные вопросы работы с документами регулируются такими законодательными актами, как Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь, Трудовой кодекс Республики Беларусь и др. Однако основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от 6 января 1999 г.). Закон установил, что все государственные органы, а также организации, независимо от форм собственности, обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (статья 25). Законом определено, что руководители государственных органов и организаций всех форм собственности несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы.

Эта ответственность отражена в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 г. Кодекс предусматривает административную ответственность (в виде денежных штрафов) должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству, в том числе:

- за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений - от 10 до .40 базовых величин;

- выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, и изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение - до 20 базовых величин;

- несоблюдение требований технических нормативных плановых актов в области технического нормирования н стандартизации в оформлении документов или требований, предъявляемых к порядку их обработки, движения или хранения, - до 20 базовых величин;

- незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - от 4 до 20 базовых величин.

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является «Примерная инструкция по делопроизводству и министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. № 13). Примерная инструкция определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит разделы: правила подготовки и оформления документов, организация работы с документами, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел и составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение. На основании примерной инструкции должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методические указания по его практическому применению. Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке и обработке организационно-распорядительной документации, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и др.

СТБ 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в «Унифицированную систему организационно распорядительной документации» (УСОРД) (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25). УСОРД является методическим документом. Она включает в себя альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», пояснительную записку по его применению.

Оформление документов в министерствах, госкомитетах и организациях, непосредственно подчиненных Правительству, регулируется «Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь» (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27). Инструкция устанавливает требования к размерам и типам шрифтов, используемых при создании документов с помощью компьютера, межстрочные интервалы, особые по сравнению с СТБ 6.38-2004 требования к оформлению некоторых реквизитов.

При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с СТБ 6.38-2004 необходимо также руководствоваться указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. N1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.

Порядок обращения с гербовыми печатями закреплен в «Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с изменениями и дополнениями от 8 октября 2002 г. № 1392, от 12 марта 2004 г. №267).

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5). В правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Основные правила устанавливаю требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (так называемые «типовые перечни»). Типовыми называются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня:

1) «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4);

2) «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, Трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82).

В типовых перечнях определены сроки хранения как для организаций, передающих документы на хранение в госархивы, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение, в том числе негосударственных.

Сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), определяются в разрабатываемых министерствами и другими органами управления ведомственных перечнях.

Ряд нормативных правовых актов регламентирует вопросы работы с отдельными категориями документов и дел. В частности, вопросы подготовки и оформления нормативных правовых актов определены законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями, внесенными законами Республики Беларусь от 4 января 2002 г., 1 ноября 2004 г., 2 ноября 2005 г.) и «Положением о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов» (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359).

Работа с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями) регламентируется законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 г.) и «Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» (утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544).

Ведение личных дел работников осуществляется в соответствии с требованиями «Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работни ков» (утверждена постановлением Комитета по архива! и делопроизводству при Совете Министров Республику Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации. Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе». Этот закон определяет сферу обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к нему, его структуру, способ придания ему юридической силы и др.

Нормы закона получили развитие в СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения». Стандарт определяет общие требования к созданию электронных документов, принципы планирования его жизненного цикла, правила идентификации и удостоверения подлинности, защиту электронного документа, порядок внесения изменений, правила учета и хранения электронных документов в ведомственном архиве и их передачи на государственное хранение. Отбор электронных документов на государственное хранение осуществляется в соответствии с «Инструкцией по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение» (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 марта 2005 г. № 3).

2.2 Международные стандарты

Документация создается в каждой организации вне зависимости от границ распространения, особенностей осуществления и вида ее деятельности. Поэтому необходимость выработки и стандартизации требований к деятельности по документированию и организации работы с документами на национальном уровне очевидна. Однако неуклонное расширение международных связей не позволяет стандартизации замыкаться в рамках отдельного государства. Международная стандартизация в рассматриваемой сфере имеет значение для более эффективного развития международных отношений, экономических связей, партнерства в сфере финансовых и банковских услуг. Упрощается торговля, международное сотрудничество становится более эффективным, когда участники сделок строят свои отношения на основе стандартной документации и когда к процессу управления документацией предъявляются единые требования. Различия в организации работы с документами не только создают трудности при их создании и использовании, но и затрудняют широкое применение информационных технологий для их обработки.

Стандарты по управлению документами и их безопасности разрабатывают и принимают Международная организация по стандартизации (ISO), соответствующие структуры Европейской комиссии, национальные комитеты по стандартизации и сертификации, иные государственные организации, объединения высококвалифицированных специалистов в этой области.

Современные стандарты представляют собой описание обобщенных идей, требований и методик без указания определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций стандарты носят рекомендательный характер, но есть и обязательные для исполнения. Внедряются также и некоторые национальные стандарты стран-лидеров в области информационно-коммуникационных технологий (ИКТ). Например, стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции (услуг) или стандарт минобороны США DoD 5015.2, содержащий перечень требований к системам управления документами и программу сертификации.

Национальное делопроизводство, представляющее собой предельно четкие и ясные деловые инструкции, традиционно обрабатывает только реквизиты и форму документов. Но сейчас в мировой практике выдвинуты требования к осмыслению контекстов документов.

Без принятия соответствующей нормативной правовой базы сделать это практически невозможно.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг изменили функционирование современных организаций, в том числе и в Беларуси.

После внедрения систем управления качеством и прохождения процедур сертификации такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основе требований стандартов серии 9000 лежит тщательное документирование всех деловых процессов организации, контроль обращения документации на всех стадиях ее жизненного цикла.

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 - управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.

В стандарте даны определения более двух десятков основных терминов, включая базовые - «документ» и «управление документами». Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» - как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и хранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».

В отличие от терминологии действующих национальных стандартов делопроизводства, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на функции, реализуемые документами в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

Стандарт ISO 15489:

- явно указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;

- закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания системы управления документами организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;

- требует выработки локальных нормативных документов организации;

- применим при управлении документами на любых носителях и в любом формате, созданными или полученными организациями любой формы собственности, а также работниками, в функции которых входит обработка документов;

- определяет, что политики управления документами и их хранения должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в функции которых входит обработка документов. В политиках закрепляются ответственности за каждый документ организации на каждом уровне управления;

- содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации. Согласно стандарту система документооборота организации должна:

* служить главным источником информации обо всех документируемых действиях в организации;

* охватывать все документы и информационные ресурсы организации;

* отражать в схеме систематизации документов деловые процессы всей организации и ее филиалов;

* защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отношению к ним.

Фактически эта система должна поддерживать весь жизненный цикл документа от его поступления (создания) до уничтожения или передачи на государственное хранение, т. е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение.

Стандарт ISO 15489:

- содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качество ISO 9001, а также ISO 14001;

- не содержит рекомендации по управлению архивными документами организации (архивных учреждений).

Положения ISO 15489 тесно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации. Такие положения применяются в организациях при разработке регламента системы безопасности информации.

В условиях Беларуси стандарт ISO 15489 соответствует системе национального делопроизводства и может применяться:

* как руководство по разработке и внедрению программы управления документами в организации;

* для подготовки локальных нормативных документов организации;

* для оценки эффективности работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ);

* при выборе автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ).

Стандарт MoReq (Model Requirements for the management of electronic recordse («Типовые требования по управлению электронными официальными документами») был принят в 2001 г.

Требования MoReq к системам документооборота существенно шире, чем у DoD 5015.2. В MoReq однозначно проводится различие между основными типами систем управления документами: информационными системами (electronic document management system, EDMS) и системами электронного документооборота (ЭДО - electronic record management system, ERMS).

В мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем с системами ЭДО (СЭД). Поэтому MoReq содержит основные требования к СЭД , к классификационной схеме (электронной номенклатуре дел), к средствам обеспечения безопасности документов, к хранению документов, их передаче и уничтожению, ко вводу документов в систему, к идентификаторам объектов, к поиску, извлечению и выводу документов, к метаданным и эталонной модели.

Одним из базовых понятий MoReq является «электронный официальный документ» (electronic record) - официальный документ, который существует в электронной форме.

В 2008 г. был принят стандарт MoReq2. Основными задачами развития МoReq2 являются эволюционное расширение функциональных требований MoReq в рамках европейского контекста. Данный стандарт имеет механизм «нулевой главы», позволяющий странам - членам ЕС включать свои уникальные национальные требования.

В результате реализации требований MoReq2 в организации должна сложиться система управления электронными и материальными документами с требуемым уровнем обеспечения конфиденциальности.



Глава 3. Документирование организационно-правовой деятельности на примере ООО «Комфорт»

3.1 Характеристика предприятия ООО «Комфорт»

Общество с ограниченной ответственностью «Комфорт» представляет собой мебельную фирму, производящую корпусную мебель и офисные кресла по индивидуальным дизайн-проектам и некоторые виды серийной мебели.

Уставный капитал сформирован из долей участников-учредителей, между которыми заключен учредительный договор и имеется Устав организации.

ООО «Комфорт» является юридическим лицом, имеет законченную систему учета и отчетности, самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный счет и печать с собственным наименованием.

Отрасль деятельности - промышленность.

Потребителями продукции ООО «Комфорт» являются в основном конечные потребители (индивидуальные заказчики, население), а также предприятия и организации (юридические лица), которые берут мебель для своих офисных помещений.

Главной целью создания и функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции и оказанных услуг, на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

ООО «Комфорт» возникло в 2000 году на базе лесопильного предприятия по переработке древесины с целью изготовления столярных изделий. За это время не раз изменялся ассортимент, неизменной осталась лишь основная идея создания предприятия - миссия организации. А она заключается в следующем: обеспечение индивидуальных заказчиков и фирм Витебска и Витебского района качественной недорогой мебелью.

Сегодня «Комфорт» - стабильно работающее предприятие города, продукцию которого хорошо знают не только в Витебске и Витебской области, но и в Минской, Могилевской областях.

На настоящий момент ООО «Комфорт» производит мебель для спален, столовых, а также офисную мебель.

Характер производства - в основном единичный или мелкосерийный.

При изготовлении мебели используются самые передовые технологии и материалы, поэтому качество мебельной продукции ООО «Комфорт» очень высоко. Полностью оснащенное современным импортным оборудованием и материалами, производство позволяет изготавливать качественные детали с высокой точностью.

Дизайнеры мебели входят в подчинение директора по производству, фирменные отделы магазинов - в подчинение коммерческого директора.

Используется широкий спектр материалов: ЛДСП различных расцветок, декоративные пластики импортного производства, в том числе натуральное дерево.

Помимо технологий и оборудования предприятие располагает:

* собственной сырьевой базой (400 мІ) для производства;

* необходимым транспортом;

* производственными и складскими помещениями;

* фирменными салонами.

Фирменных салонов всего пять по Витебскому району. Все они едины по ассортиментной и ценовой политике. Однако необходимо отметить отсутствие единого стиля оформления этих салонов.

В настоящее время на предприятии работает 95 человек.

Все поставщики материалов для производства ООО «Комфорт» находятся в Витебском районе. В связи с этим доставка сырья и комплектующих не имеет затруднений.

Место расположения ООО «Комфорт» также позволяет без проблем поставлять продукцию покупателям, непосредственно общаться с ними.

Предприятие проводит гибкую ценовую и сбытовую политику.

Хотя эффективность деятельности организации в целом можно оценить как высокую, финансово-экономическое состояние предприятия характеризуется как нестабильное. Поэтому для повышения финансовой стабильности необходимо использовать внутрихозяйственные резервы ООО «Комфорт» и начать организацию производства более совершенного продукта.

Нестабильность финансово-экономического состояния предприятия ООО «Комфорт» обусловлено неравномерностью покупательского спроса на мебель индивидуального заказа, производство которой занимает наибольшую долю в общем объеме производства данного предприятия. На производство влияет также сезонность покупательского спроса на всю мебель.

Для того чтобы ликвидировать этот фактор неопределенности в деятельности ООО «Комфорт», менеджерам данного предприятия необходимо тщательным образом проанализировать состояние и тенденции развития мебельного рынка в настоящее время и найти тот продукт (вид, серию мебели), серийное производство и реализация которого будет выгодным, т.к. на одних лишь индивидуальных заказах предприятие не сможет существовать и нормально развиваться.

В настоящее время офисная мебель является конкурентоспособным и перспективным сегментом рынка.

Спрос на офисную мебель занимает одну из наиболее весомых частей в общем покупательском спросе на мебель. Операторами рынка прогнозируется дальнейший рост данного спроса.

Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Источниками его формирования являются:

- денежные и материальные взносы учредителей;

- доходы от основной и других видов деятельности;

- доходы от ценных бумаг; кредиты банков и других кредиторов;

- капитальные вложения и дотации из бюджетов;

- поступления от разгосударствления и приватизации собственности;

- безвозмездные или благотворительные взносы предприятий, организаций и граждан и иные источники.

Предприятие пользуется и распоряжается имуществом по своему усмотрению: продает, передает безвозмездно, обменивает или сдает в аренду.

Обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия является прибыль (доход), порядок использования которой определяет собственник.

Предприятие самостоятельно определяет фонд оплаты труда без ограничения его роста со стороны государственных органов, минимальный размер оплаты труда наемных работников, устанавливает формы, системы и размеры оплаты труда и другие виды доходов работников.

Предприятие самостоятельно осуществляет планирование деятельности и определяет перспективы развития, исходя из спроса на производимую продукцию. Основу планов составляют договоры, заключенные с потребителями продукции, работ, услуг, и поставщиками материально-технических ресурсов.

Предприятие реализует свою продукцию по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно или на договорной основе. В расчетах с зарубежными партнерами применяются контрактные цены в соответствии с условиями и ценами мирового рынка.

Вопросы социального развития, включая улучшение условий труда, жизни и здоровья членов трудового коллектива и их семей, решаются трудовым коллективом с участием собственника в соответствии с Уставом предприятия, коллективным договором и законодательными актами Республики Беларусь.

Государство гарантирует соблюдение прав и законных интересов предприятия: обеспечивает ему равные правовые и экономические условия хозяйствования, независимо от форм собственности; способствует развитию рынка и регулирует его с помощью экономических законов и стимулов, реализует антимонопольные меры; обеспечивает льготные условия предприятиям, внедряющим прогрессивные технологии, создающим новые рабочие места.

Предприятие несет ответственность за нарушение договорных обязательств, кредитно-расчетной и налоговой дисциплины, требований к качеству продукции, за загрязнение окружающей среды. Предприятие должно обеспечивать безопасность производства, санитарно-гигиенические нормы и требования по защите здоровья его работников, населения и потребителей продукции.

Схема 1. Структура предприятия

3.2 Система организационно-правовой деятельности в ООО «Комфорт»

В соответствии со ст. 48 ГК Республики Беларусь - юридическое лицо действует на основании устава (акционерные общества, унитарные предприятия, производственные кооперативы), либо учредительного договора и устава (общество с ограниченной (дополнительной) ответственность), либо только учредительного договора (полные товарищества).

Сведения, которые должны содержаться в учредительных документах, определены в ч.2 ст. 48 ГК Республики Беларусь. Это: наименование юридического лица, место его нахождения, цели деятельности, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законодательством о юридических лицах соответствующего вида.

На основании только учредительного договора создаются и действуют полные и коммандитные товарищества (ст. 67, 82 ГК). Общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью создаются и действуют на основании учредительного договора и устава (ст. 88, 94 ГК), а открытые акционерные общества и закрытые акционерные общества - на основании устава.

Система организационно-правовой документации предприятия является правовой основой деятельности организации и содержит положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационно-правовые документы в ООО «Комфорт» в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - директором, или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационно-правовые документы могут непосредственно директором, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением).

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Из этого следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Одним из основных организационно-правовых документов ООО «Комфорт» является Устав. Он определяет организационно-правовую форму организации, структуру управления. Общество с ограниченной ответственностью «Комфорт» учреждено тремя лицами. Мухов Г.В. и Киселев Е.И. являются учредителями предприятия, директором является Ефименко Ю.В. Уставной капитал данного предприятия разделен на 2 части, которые определены учредительными документами. Участники общества с ограниченной ответственностью несут риск убытков, связанный с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов. (Приложение 2). Устав ООО «Комфорт» зарегистрирован в установленном порядке вышестоящим органом. Отметка о регистрации проставлена на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа.

Структура текста и его содержание устава следующие:

1. Общие положения. В данной главе описано кем создано предприятие, учредители, полное название предприятия, уставный капитал и др.

2. Цель и виды деятельности предприятия. Описываются виды деятельности предприятия, указывается цель его создания.

3. Имущество предприятия. В данной главе описано что составляет имущество предприятия, как распределяется прибыль, право общества создавать филиалы и представительства.

4. Уставный капитал общества. Указаны размеры уставного капитала каждого участника, сроки и порядок его оплаты, стоимость доли, и др.

5. Права и обязанности участников общества.

6. Порядок перехода доли в уставном капитале. Описаны условия покупки/продажи доли уставного капитала участникам общества и третьим лицам.

7. Выход участника из общества. Описаны условия выхода участника из общества, условия перехода его доли уставного капитала другим участникам общества, и др.

8. Управление в обществе. Описано кто является высшим органом общества, случаи проведения внеочередных общих собраний участников общества, причины отказа в их проведении, кем возмещаются расходы на их подготовку, и др.

9. Аудит. Порядок и случаи проведения аудиторской проверки.

10. Реорганизация и ликвидация общества. Случаи слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования общества, сроки, случаи выплаты денежных сумм.

Штатное расписание ООО «Комфорт» определяет состав (номенклатуру) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей. Штатное расписание оформлено на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись (Приложение 3). Текст штатного расписания составлен в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок, месячный фонд заработной платы, примечания.

Штатное расписание ООО «Комфорт» составлял главный бухгалтер, подписывал начальник отдела кадров, визировал главный бухгалтер, утверждал руководитель, подпись которого заверялась печатью организации.

В ООО «Комфорт» два учредителя, и поэтому важным документом, который регулирует их отношения, является учредительный договор. В учредительном договоре, как и в договоре простого товарищества, партнеры преследуют общую цель. Поэтому все стороны в учредительном договоре именуются одинаково: учредители (участники). Учредительный договор ООО «Комфорт» содержит следующие сведения (Приложение 4):

- сведения о его сторонах - учредителях, уставный фонд, доли участников;

- принятии ими на себя обязательств по созданию общества, участие в обществе;

- порядке совместной деятельности в этом направлении, распределение прибыли, покрытие убытков;

- условиях передачи обществу своего имущества и участия в его деятельности, порядок разрешения споров между участниками;

- порядок внесения изменений и дополнений;

- подписи участников.

При составлении учредительного договора участники общества воспользовались помощью юриста.

Чтобы регламентировать деятельность каждой должности и описать требования к работнику, занимающему конкретную должность, в ООО «Комфорт» разработаны должностные инструкции.

Разрабатывался данный документ инспектором по кадрам и секретарем-делопроизводителем, был подписан руководителем подразделения или специалистом-разработчиком. Затем должностная инструкция была утверждена руководителем организации и согласована с юристом. И, наконец, доведена до работника под расписку.

Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Ответственность.



Заключение

В работе исследованы состав, общие требования к организационно - правовой документации, унификация и стандартизация данной документации, унифицированная система организационно - распорядительной документации, оформление реквизитов организационно - правовых документов. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно - правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно - правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Изучение проблемы свидетельствует о том, что к настоящему времени созданы нормативно - правовая, научно - методическая базы для ведения оптимального делопроизводства и текущее делопроизводство в органах власти, а также в учреждениях, предприятиях, местных органах власти.

Принятие унифицированной системы документации позволило поставить делопроизводство на более новый высокий уровень.

Вместе с тем исследования показали, что организационно - правовая документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.

Поскольку ОРД составляет ядро государственных документов в системе управления, то необходимо:

1) дальнейшее исследование этой сферы;

2) совершенствование нормативно - правовой базы;

3) необходима новая научно - методическая литература, рассчитанная на широкий круг организаций, новые монографические издания;

4) крайне важно планомерное обучение работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных документоведов в вузах Беларуси.

Размещено на Allbest.ru