Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

Филиал в г. Находка

Кафедра ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Организация труда персонала»

Совершенствование организации труда руководителя на примере руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

Студент гр. УП - 05

И.С.Зеликова

Ст. преподаватель

С.А. Всемудрова

Находка 2010

Содержание

Введение

1.Теоретические аспекты рациональной организации труда руководителя в современных условиях

1.1 Понятие управленческого труда его задачи и принципы

1.2 Факторы, методы и условия совершенствования труда руководителя

1.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности руководителя и условий труда руководителя

2.Анализ организации труда руководителя на примере руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

2.1 Краткая характеристика ООО «Инволюкс»

2.2 Организация труда руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

2.3 Фотография рабочего дня руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс» и анализ рационального использования рабочего времени

2.4 Пути улучшения использования рабочего времени руководителя

Заключение

Список использованных источников

Приложение А Основные технико-экономические показатели ООО «Инволюкс»

Приложение Б Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Приложение В Паспорт рабочего места руководителя отдела продаж

Приложение Г Карта фотографии рабочего времени руководителя

Приложение Д Классификатор затрат рабочего времени руководителя

Приложение Е Анализ затрат рабочего времени за неделю

Введение

На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала ХХ века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала XX века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии, и ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём.

Таким образом, можно смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем.

Все вышеизложенное свидетельствует об актуальности выбранной темы.

Целью данного курсового проекта является изучение организации труда руководителя на примере рабочего места руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс» и разработка методов его совершенствования.

Достижение поставленной цели будет решение следующих задач:

- рассмотреть теоретические аспекты рациональной организации труда руководителя в современных условиях, раскрытие понятия управленческого труда, факторов и методов совершенствования его труда;

- проанализировать организацию труда руководителя на примере руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс», определить специфику его деятельности;

- провести анализ затрат рабочего времени руководителя отдела продаж, произвести расчет рационального использования его рабочего времени, разработать проект рабочего места;

- предложить мероприятия по улучшению использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс».

Объектом исследования является организация труда руководителя на предприятии.

Предметом исследования является рабочее место руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс», которое занимается изготовлением мягкой мебели.

Данный курсовой проект написан на основании фактических материалов ООО «Инволюкс», руководящих и учредительных документов предприятия. Основная часть курсового проекта состоит из двух глав.

В первой главе будут рассмотрены теоретические аспекты рациональной организации труда руководителя в современных условиях, раскрыта модель совершенствования организации труда руководителя. Вторая глава посвящена решению практической задачи совершенствования труда руководителя, с использованием различных методов и инструментов.

Теоретико-методологической основой исследования выступают работы отечественных и зарубежных исследователей, таких как Травин В.В., Кибанов А.Я., Моргунов Е.Б., Самоукина Н.В., Феонова М.Р., Грин Дж., Джордж Т, Лайл М. и др.

Информационным и методическим обеспечением курсового проекта являются данные бухгалтерской и статистической отчетности ООО «Инволюкс», а также нормативные правовые акты в сфере трудового законодательства, ГОСТы, СанПиНы, рекомендации и стандарты по организации рабочего места руководителя.

1.Теоретические аспекты рациональной организации труда руководителя в современных условиях

1.1 Понятие управленческого труда его задачи и принципы

Управленческая деятельность - это системообразующий фактор, обеспечивающий целостное функционирование, сохранение и развитие организации. Без управления организации не существует.

К основным управленческим функциям относятся:

- циклически повторяющиеся процессы, которые гарантируют достижения системы целей;

- эффективное функционирование;

- сохранение и развитие организации.

Управление (менеджмент) может быть определён как научно-практическое направление, ориентированное на обеспечение эффективной жизнедеятельности организации в рыночных условиях хозяйствования. Соответственно руководитель - это специалист по управлению, который разрабатывает планы, определяет, что и когда делать, как и кто будет выполнять намеченное.

К специфическим особенностям управленческого труда относится:

- умственный труд работников аппарата управления. Он состоит из трех видов деятельности: организационно - административной и воспитательной, аналитической и конструктивной, информационно-технической;

- участие в создании материальных благ косвенно через труд других лиц;

- предмет труда - информация и люди;

- средства труда - организационная вычислительная техника;

- результат труда - эффективность функционирования предприятия [1].

К организационно-административной и воспитательной деятельности относятся приемы и передачи информации, доведение решений до исполнителей, контроль и исполнение. К аналитической и конструктивной деятельности относится восприятие информации и подготовка соответствующих решений. К информационно-технической деятельности относятся вычислительные формально-логические операции и документация.

Практическая организация управленческого труда основывается на общих задачах и принципах организации трудовых процессов. С развитием рыночных отношений в современных условиях усложняется управленческий труд, который носит умственный характер и продуктом которого являются решения и действия руководителя. Применительно к управленческому труду основными задачами являются:

- экономические задачи;

- психофизиологические задачи;

- социальные задачи.

Экономические задачи - это задачи, сущность которых заключается в росте производительности труда руководителя при экономии времени и энергий.

Психофизиологические задачи направлены на всестороннее оздоровление и облегчение условий труда, позволяющее сохранять здоровье и трудоспособность сотрудников.

Смысл социальных задач состоит в создании условий для всестороннего и гармоничного развития личности сотрудников, повышение их квалификации, воспитания чувства ответственности за результаты его труда, использование рациональных форм материального и морального стимулирования.

Практически научная организация управленческого труда осуществляется на основе следующих принципов:

1) Принцип экономичности - состоит в достижении наибольших результате при наименьших затратах времени, средств, сил, энергии.

2) Принцип плановости - основан на том, что вся деятельность в области совершенствования управленческого труда должна базироваться на плановых началах, которые обеспечивают рациональное взаимодействие между руководителем и персоналом.

3) Принцип научности - заключается в неуклонном совершенствовании организации управленческого труда на научной основе.

4) Принцип комплексности - означает совокупность и взаимодействие всех сторон деятельности в области управленческого труда (технологии управленческого труда, организации управленческого труда, организационной структуры управления).

5) Принцип нормативности - предполагает, что все работы осуществляются на основе определенных нормативных материалов. К ним в первую очередь относятся законодательные акты в области трудовой деятельности.

6) Принцип заинтересованности, ответственности - реализуется посредством материального и морального стимулирования труда.

Управление персоналом не ограничено жесткими рамками, однако к концу XX века теория и практика уже выработали ряд достаточно устойчивых, общих критериев, одним из которых является оперативность, то есть то, как руководители в повседневной деятельности осуществляют управление сотрудниками и какими методами воздействия при этом располагают. Кроме того, большое значение имеет работа кадровых служб и их сотрудников.

Стиль оперативного управления персоналом часто зависит от характера деловых и человеческих отношений, которые сложились на предприятии. Они различаются в зависимости от особенностей производства, условий труда и вида выпускаемой продукции или услуг. Управление персоналом осуществляется в единстве с технологическим управлением, производственными и трудовыми процессами и позволяет отождествлять производство с предприятием, а предприятие - с менеджментом. Однако необходимо учитывать, что оно является только частью менеджмента.

Под управлением персонала, или менеджментом персонала, понимается система видов деятельности, прежде всего управленческой, как отдельных менеджеров, так и всего аппарата управления. Предприятие ищет абстрактную рабочую силу, но имеет дело с конкретными людьми. Это порождает две области функций менеджмента персонала:

- руководство людьми (лидерство);

- расчетно-аналитическую работу с цифровым материалом (расчет потребностей в персонале, определение его стоимости и анализ состояния, составление штатного расписания), разработку требований к персоналу [2].

Понятие руководства персоналом используется в различных вариантах, аспектах и на нескольких уровнях. На уровне предприятия как системы оно включает разработку подсистемы регулируемых отношений. На уровне процессов производства речь идет о непосредственном управлении сотрудниками. На уровне продуктов как овеществленной рабочей силы, которая была задействована при определенной расстановке кадров, руководство персоналом сводится к оценке его результативности.

Менеджмент персонала имеет три уровня, или измерения: оперативный, тактический и стратегический. Они обусловлены различными масштабами задач и временем их выполнения [3].

Оперативный уровень охватывает непосредственную область деловой активности персонала и соответствующую сферу влияния менеджмента персонала. Здесь представлены все функции управления персоналом, начиная от анализа данных о сотрудниках и кончая расчетом их стоимости, а также руководство персоналом.

Тактический уровень подчеркивает принадлежность работы с персоналом общим процессам менеджмента персонала.

Стратегический уровень включает две важнейшие ориентации производственного менеджмента персонала: на отношения и на информацию. Он призван повысить готовность к конкурентной борьбе, поддержать деловую стратегию, обеспечить прогнозирование сегментов внешнего рынка рабочей силы. Менеджмент персонала предлагает согласованные действия всех сотрудников и выполняет функции, свойственные кадровому потенциалу всей организации. Предметом научных исследований являются трудовые отношения и поведение человека в организации. Такие исследования проводятся на уровнях:

- управленческих процессов, в которые непосредственно включен человек;

- организаций (предприятий) как систем по достижению определенных целей с помощью людей и их действий;

- самого человека как личности и обязательного участника производственных отношений [4].

В соответствии с этими уровнями наука управления персоналом включает три группы областей знаний [5], представленную в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Области знаний управления персоналом

Управление персоналом	Область знаний
Уровень процессов	Коммуникационные процессы Социальные конфликты Пути оптимизации управленческих отношений Мотивация и контроль Сотрудники как члены группы
Уровень организации	Предприятие как сложная открытая технико-технологическая, экологическая, информационная и финансовая система Предприятие как социальная система Правовые условия работы
Уровень человека	Структура качеств и способностей личности Значение для человека результатов его работы, особенно во взаимосвязи и по сравнению с работой других людей Человек и организация Человек и менеджмент

Глобальная цель управления персоналом состоит в формировании, развитии и реализации с наибольшей эффективностью кадрового потенциала организации. Это означает улучшение работы каждого сотрудника с тем, чтобы он оптимальным образом наращивал и использовал свой трудовой и творческий потенциал и благодаря этому содействовал достижению целей предприятия, а также поддерживал деятельность других сотрудников в этом направлении.

Итак, управленческий труд - это целенаправленная деятельность руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, которая включает разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом.

1.2 Факторы, методы и условия совершенствования труда руководителя

Из всех взаимосвязанных этапов управленческого цикла есть особая стадия, от которой зависит качество функционирования и развития отдела продаж ООО «Инволюкс» - это организация исполнения решений.

Организация - это деятельность объекта управления по формированию и регулированию определенной структуры организационных взаимодействий посредством совокупности способов, средств, воздействий, необходимых для эффективного достижения целей.

Организационные отношения можно определить, как связи между людьми, устанавливаемые в процессе распределения и закрепления за ними функций их совместной деятельности. От организации исполнения решений зависит качество функционирования и развития отдела продаж ООО «Инволюкс».

Организационно-исполнительская деятельность состоит из нескольких этапов [6]:

- анализа конечных результатов работы отдела продаж;

- планирования работы отдела продаж по результатам;

- стимулирования, как фактора повышения деятельности коллектива.

Как личные факторы руководителя, так и внешние факторы влияют на эффективность управленческого труда.

К личным факторам менеджера можно отнести следующие факторы:

- руководитель не планирует работу;

- не доверяет своим подчиненным и выполняет их работу сама, не умеет использовать в интересах работы своих подчиненных;

- направляет работу персонала непосредственно, вместо того чтобы руководить путем постановки целей и задач, опираясь на самоуправление, принимает слишком много решений за своих подчиненных;

- не знает своих сотрудников и не интересуется их работой, их личными планами на будущее, не хочет или не умеет разговаривать откровенно со своими сотрудниками, не верит в способности своих подчиненных;

- не определяет порядок срочности и важности своих работ и не составляет плана рационального использования рабочего времени.

К внешним факторам менеджера можно отнести следующие факторы:

- руководитель отдела не выполняет требование и рекомендации вышестоящего руководства;

- не правильно организованно рабочее место руководителя, недостаточно оборудовано организационной техникой;

- информатизация процесса труда не достаточно автоматизирована;

- руководитель не желает посещать курсы по повышению квалификации, не желает заниматься самообразованием.

Планирование своей индивидуальной работы является одним из важнейших элементов работы руководителя [7]. Эффективность работы отдела продаж ООО «Инволюкс» зависят как от нее самой, так и от ее подчиненных. Индивидуальный план работы руководителя содержит задачи, которые должны быть с указанием точных сроков их выполнения (решения) - планирует свою работу так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства. Самый целесообразный способ планирования индивидуальной работы руководитель выбирает сам. Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планировании работ, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем.

В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения различных совещаний обсуждения планов, участия в заседаниях, для личных бесед или совещаний в более узком кругу беседы с коллегами и подчиненными, для учебы, командировок, для обхода руководимого подразделений, личное время (перерывы).

Учитывая регулярно повторяющиеся работы (совещания, разбор почты, беседа с работниками) в строго определенные часы и дни недели, можно наладить ритм работы, который позволит сэкономить большое количество времени, для этого составляется циклограмма.

Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным, необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день).

Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседай должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путем тщательной организационной подготовки мероприятий. Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы работы были запланированы в одно и то же время.

Руководитель контролирует, как выполнены запланированные задачи, а также делает анализ использования рабочего времени. Тщательный контроль за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования работы и использования рабочего времени. Причем следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, и какие результаты были достигнуты. Кроме того, индивидуальный план работы руководителя должен быть связан с комплексным планом управления организации.

Важное место в научной организации и нормировании труда занимает изучение рабочего времени. Изучение рабочего времени является основой для рационализации трудового процесса, для разработки норм затрат труда, для обобщения и распространения передового производственного опыта. Классификация создает определенное единообразие в методике изучения и анализа затрат рабочего времени, в расчете норм затрат труда, в изучении трудовых процессов.

Рабочее время - это установленная законодательством продолжительность рабочего дня (смены), рабочей недели. На предприятиях по изготовлению мягкой мебели затраты рабочего времени изучаются в течение рабочей смены или ее части.

В рабочем времени можно выделить две группы: время, необходимое для выполнения производственного задания, и потери рабочего времени. Для роста производительности труда необходимо всемерно сокращать потери рабочего времени. Время, необходимое для выполнения производственного задания, включает подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего места, время на отдых и личные надобности и время перерывов, обусловленных технологией и организацией производственного процесса.

Подготовительно-заключительное время - это время, затрачиваемое на подготовку исполнителя (исполнителей) и средств технологического оснащения и приведение последних в порядок после окончания смены или выполнение этой операции для партии предметов труда. Подготовительно-заключительное время включает время на получение производственного задания, материалов, документации; ознакомление с работой, документацией.

Время, которое используется на непосредственное выполнение заданной операции, называют оперативным временем. Часть оперативного времени затрачивается на непосредственное выполнение задания и называется основным (или технологическим) временем. Другая часть оперативного времени затрачивается на различные приемы, обеспечивающие выполнение основной работы, и называется вспомогательным временем.

Под временем обслуживания рабочего места понимают время, которое исполнитель затрачивает для поддержания своего рабочего места в состоянии, обеспечивающем производительную работу.

Ко времени технического обслуживания относят время, затрачиваемое на уход за рабочим местом и входящим в его состав оборудованием, необходимым для выполнения конкретной операции:

Ко времени организационного обслуживания относят время, затрачиваемое на поддержание рабочего места в рабочем состоянии в течение работы.

Помимо перечисленных выше видов затрат рабочего времени, когда исполнитель непосредственно занят работой по выполнению производственного задания, во время его выполнения включают некоторые перерывы в работе. К ним относят время на отдых и личные надобности, необходимое для поддержания нормальной работоспособности, а также время перерывов, обусловленных технологией и организацией производственного процесса.

Все остальные затраты рабочего времени, а именно нерегламентированные перерывы, а также время выполнения работы, не предусмотренной производственным заданием, являются потерями рабочего времени. Время выполнения случайной работы включает затраты, не предусмотренные заданием, но вызванные производственной необходимостью.

Ко времени непроизводительной работы относятся затраты времени на выполнение работ, не дающих прироста продукции или улучшения ее качества. Перерывы, возникающие в результате нарушения нормального хода производственного процесса, вызываются задержками в процессе работы. В ряде случаев для упрощения записей используют символы элементов производственного процесса и различных положений рабочего при выполнении трудовых действии.

Существует несколько основных методов нормирования труда: хронометраж, фотография рабочего времени, в том числе самофотография, метод моментных наблюдений, микроэлементное нормирование и экономико-математические методы нормирования труда.

Фотография рабочего времени - это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения с последовательными замерами этих затрат времени по видам на протяжении одной или нескольких смен (в некоторых случаях в течение определенной части рабочего дня). При этом особое внимание следует уделять выявлению потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а также изучению затрат подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.

Целью фотографии рабочего времени является:

- составление фактического баланса рабочего дня путем выявления всех без исключения затрат рабочего времени в течение дня и распределения этих фактических затрат по группам (подготовительно-заключительная оперативная работа, потери и т. д.);

- выявление причин потерь рабочего времени с последующей разработкой организационно-технических мероприятий по их предупреждению и устранению;

- изучение использования рабочего времени передовыми рабочими с целью передачи их опыта;

- проектирование нормального баланса рабочего времени, предусматривающего улучшение использования рабочего дня и повышение норм выработки за счет устранения потерь и нерациональных затрат рабочего времени;

- получение данных, необходимых для нормирования подготовительно-заключительного времени, времени на обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности и для установления норм обслуживания;

- выявление причин невыполнения норм выработки отдельными рабочими.

Фотография рабочего времени обычно дает большое количество цифровых данных характеризующих затраты времени на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат являются повторяющимися. Для облегчения обработки результатов наблюдения составляют типовые классификации затрат времени с использованием условных, обозначений (индексов).

Фотографию рабочего времени проводят в следующем порядке:

1) подготовка к наблюдению, заключающаяся в подробном изучении и описании объекта наблюдения и производственной обстановки;

2) непосредственная фотография рабочего времени путем регистрации всех без исключения элементов затрат времени;

3) обработка полученных данных, включает:

- определение затрат времени по каждой категории;

- составление фактического баланса рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес отдельных категорий затрат времени в общем времени наблюдения;

- проектирование мероприятий но устранению потерь рабочего времени путем совмещения выполнения отдельных элементов во времени, исключения излишних элементов, ликвидации нерегламентированных перерывов и определения на основе этого нормального баланса рабочего дня.

В результате анализа затрат рабочего времени формулируются общие выводы по использованию рабочего времени и возможному повышению производительности труда.

Итак, фотография рабочего времени - это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат труда на протяжении полного рабочего дня или определенной его части. Может проводиться нормировщиком или самим работником (самофотография).

1.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности руководителя и условий работы руководителя

Все элементы управленческого труда необходимо рассматривать как единую систему.

Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как в системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально - экономической системы [8].

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

- менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

- руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направление деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

- менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

- системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль [9].

Системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозя-йственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие [10].

Основные направления по совершенствованию деятельности руководителя и его условий работы являются важными составляющими в организации труда руководителя. Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места руководителя необходимо учитывать следующие моменты:

1) Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь должна быть от 20 до 50 квадратных метров и высота кабинета минимум 3,5 метра [11]. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1: 2.

2) Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

- антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и другие показатели);

- обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

- рациональная планировка и компоновка мебели;

- мебель должна выглядеть эстетично.

3) Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

Канцелярские принадлежности.

Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности. Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.

Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию [12].

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе [12].

Итак, модель совершенствования организации труда руководителя включает в себя следующие разделы:

1) Организация рабочего места как элемент совершенствования управленческого труда:

- проектирование рабочего места;

- оснащение рабочего места;

- выполнение СНиП рабочего места согласно ГОСТ 11А.8-72.

2) Информация как элемент совершенствования управленческого труда.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

- оснащение управленческих процессов необходимыми средствами;

- подбор и обучение кадров для обработки информации;

- распределение между группами задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до места назначения.

3) Аттестация как элемент совершенствования управленческого труда:

- методы оценки труда;

- критерии оценки;

- эффективность труда;

4) Экономическая эффективность управленческого труда.

В заключение данного раздела можно сделать вывод, что для каждого руководителя требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе руководитель рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек, если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе.

Следующее на что следует обратить руководителю внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, то есть на мероприятия, обладающие определённой степени важности для руководителя. Не следует обходить вниманием различные вспомогательные средства помогающие организации рабочего времени руководителя, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь.

Кроме того, руководитель должен обладать полным перечнем необходимых и достаточных качеств менеджера. К хорошо изученным специальным знаниям, деловым и нравственно-этическим качествам следует добавить специфические личностные качества, характеризующие организаторские способности. На тему организации труда руководителя написано много книг и опубликовано множество статей, но каждый менеджер должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу не успевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной трудовой деятельности [13].

управленческий труд руководитель персонал

2. Анализ организации труда руководителя на примере руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

2.1 Краткая характеристика ООО «Инволюкс»

Совершенствование труда руководителя в курсовом проекте рассмотрено на примере деятельности руководителя отдела продаж Общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Инволюкс».

ООО «Инволюкс» зарегистрировано распоряжением администрации города от 26 мая 2003 года. Место нахождения предприятия: РФ, г. Находка, ул. Дзержинского - 7. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество. Основной целью создания предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли для удовлетворения социальных и материальных потребностей участников Предприятия, удовлетворения общественных потребностей в его продукции, работах, услугах. Учредители несут ответственность по обязательствам ООО «Инволюкс» в размере Уставного капитала, который был создан за счет средств Учредителей [14].

Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

а) производство конторской мебели, мебели для магазинов и мягкой мебели;

б) производство кухонной мебели и прочей мебели.

Предприятие специализируется на изготовлении кресел для помещения, кресел-крова-тей, минидиванов, диванов, кухонной мебели, столов.

Для своевременного и точного выявления потребностей в мебели фирмой периодически проводятся опросы населения. Эти шаги предпринимаются для того, чтобы избежать снижения спроса на оказываемые услуги и уменьшения оборачиваемости оборотных средств.

На предприятии ООО «Инволюкс» используется труд небольшого числа работников. Поэтому по мере его развития все более необходимой станет задача диверсификации производства. Благодаря успешной деятельности руководства и умелому использованию благоприятно складывающейся конъюнктуре, предприятие приобрело вполне самостоятельный статус.

Основные технико-экономические показатели ООО «Инволюкс» за три последних года представлены в таблице А.1 (Приложение А). Как видно из таблицы А.1 за три анализируемого года производственная и финансовая ситуация на предприятии улучшилась. За рассматриваемый период фирма окрепла, приобрела известность и авторитет у деловых партнеров и потребителей.

Активы ООО «Инволюкс» за пять лет увеличились вдвое, численность персонала возросла на 50%, расширился ассортимент предлагаемых услуг.

В таблице 2.1 представлены натуральные и стоимостные показатели фактического выполнения объема в 2008 году и плана производства на 2009 год.

Таблица 2.1 - Объем производства продукции ООО «Инволюкс»

Наименование изделий	Фактическое выполнение объема производства продукции в 2008г.	Плановый объем производства продукции на 2009г.
	Кол-во, шт.	Сумма, тыс. руб.	Цена ед. изделия, руб.	Кол-во, шт.	Сумма, тыс. руб.
Цех № 1 Кухонная мебель (комп.)	60	1740,0	29050	60	1743,0
Столы	120	960,0	8000	108	864,0
Стулья деревянные	720	1080,0	1510	800	1208,0
Шкафы навесные	120	348,0	2950	120	354,0
Шкафы напольные	60	250,2	4100	60	246,0
Итого по цеху № 1	1080	4378,2		1148	4415,0
Цех № 2 Кресло	60	214,2	3570	72	257,0
Кресло-кровать	168	1285,2	7650	168	1285,2
Минидиваны	180	1569,6	8720	180	1569,6
Диваны	160	2409,3	15100	160	2416,0
Итого по цеху № 2	568	5478,3		580	5527,8
Всего по предприятию	1648	9856,5		1728	9942,8

Как видно из таблицы 2.1 предприятием выбрана умеренная политика цен. Цены служат средством установления определенных отношений между предприятием и покупателями его товаров и помогают созданию о нем определенного представления. Кроме того, цены определяют рентабельность и прибыльность, а, следовательно, и жизнеспособность предприятия. К тому же цены оказывают сильное влияние на выручку от продажи товаров, поэтому цены на предприятии определяют структуру производства и повседневные методы работы.

Действующая линейно-функциональная структура управления ООО «Инволюкс» зависит от номенклатуры выпускаемой продукции, от объема выполненных работ. Организационная структура ООО «Инволюкс» представлена на рисунке 1.

На предприятии создано: два цеха по изготовлению мебели, склад для хранения готовых изделий, полуфабрикатов и заготовок, есть магазин для реализации своих изделий и 3 отдела: производственный, отдел продаж и бухгалтерия. Во главе предприятия стоит директор и его заместитель - заведующий производством.

Удельный вес затрат на содержание аппарата управления составляет 27% от общей себестоимости. Наблюдается снижение уровня данного показателя по сравнению с его значением за аналогичный период предыдущего года (35%).



ДИРЕКТОР

Производственный отдел		Заведующий производством		Главный бухгалтер

Отдел продаж (начальник отдела)		Цех № 1 (кухонная мебель)		Бухгалтерия

Цех № 2 (мягкая мебель)
Склад

Магазин

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Инволюкс»

Удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производ-ственного персонала в 2008 году составляет 21,3%. Структура ППП по предприятию в 2008 году наглядно представлена на рисунке 2/

Рисунок 2 - Структура ППП ООО «Инволюкс» в 2008 году

Из рис. 2 наглядно видно, что наибольший удельный вес в численности промышленно-производственного персонала ООО «Инволюкс» в 2008 году занимают рабочие - 63,9%. Административно-управленческий персонал составляет 21,3% и специалисты - 14,8% от общей среднесписочной численности ППП.

Хозяйственная структура предприятия может считаться оптимальной в том случае, когда все подразделения предприятия дополняют основное производство и обеспечивают его функционирование, при этом все они работают с максимальной эффективностью с целью достижения конечного результата, каким может считаться выпуск конкурентоспособной рентабельной продукции. Особое значение в ООО «Инволюкс» придается методике управления предприятием, как одному из основополагающих элементов механизма управления. Под методами управления следует считать способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления организацией.

Структура управления - состав и взаимосвязи управленческих подразделений предприятия. Это взаимосвязь заведующего производством с производственным отделом, отделом продаж, директора со своим заместителем - заведующим производством, бухгалтерией, складом и магазином. В социально-экономических системах управления применяют свойственные только им методы управления, под которыми понимают способы реализации функций управления или способы воздействия субъекта на объект управления. Методы управления подразделяют на три крупные группы: экономические; административно-правовые (организационно-распорядительные); социально-психологические. Наиболее эффективным методом управление на предприятии ООО «Инволюкс» является разумное сочетание всех трех методов, так как предприятие - это, прежде всего система со своим сводом правил и установок, а участники процесса - прежде всего люди.

2.2 Организация труда руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

Рабочий день руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс», согласно должностной инструкции (Приложение Б) начинается в 9.00. Каждый день, утром, руководитель проводит планерки и конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.). Где докладывается о проделанной работе за предыдущий день и намечается текущий план работы.

Иногда, когда обсуждается особо важные вопросы, проводятся совещания, которые в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повто-ряющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

Далее - работа с документами и корреспонденцией.

Задача руководителя отдела продаж составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим).

Сложнее дело обстоит с входящими документами. Фирма развивается и растет количество корреспонденции, и самому руководителю отдела продаж просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь приходит секретарь, в обязанности, которого входит:

- регистрация поступающей корреспонденции;

- сортировка в зависимости от предназначения;

- отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции;

- сортировка корреспонденции по степени важности.

Наиболее рациональным и приемлемым способом является сортировка, позволяющая руководителю отдела продаж сразу оценить степень важности. Для этого, например, раскладывают корреспонденцию в специальные цветные папки. Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Телефон - важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им, именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 8% до 15% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Прием по личным вопросам. Для проведения приема выделяется определенное время в течение рабочего дня руководителя отдела продаж. Оптимальным представляется время между 14.00 и 16.00. Если это возможно, то используется предварительная запись у секретаря. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), секретарь сообщает посетителю допустимую продолжительность беседы.

Кроме того, в течение всего дня менеджер контролирует работу всех сотрудников отдела продаж, следит за соблюдением распорядка дня продавцов и отдела.

Далее следует посещение рабочих мест, что позволяет наладить с коллективом хоро-шие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабо-тающие могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению менеджер собирает необходимый материал по тому или иному цеху и отделу, чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с работниками учитываются психологические моменты. В частности в цех лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабо-чее время, но и в нерабочее время. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников. На данном предприятии - ООО «Инволюкс» руководитель отдела продаж прошла специализацию по автоматизированным системам проектирования мягкой и кухонной мебели и широко применяет в проектах новейшие научные достижения, передовые отечественные и зарубежные технологии, технику и материалы, работают в тесном сотрудничестве с другими мебельными предприятиями России.

На предприятии постоянно выписывается периодические отраслевые журналы, обновляются издания нормативных документов по передовой технологии по изготовлению мебели. В таблице 2.2 представлен список оргтехники и ЭВМ, которой обеспечены работники отдела продаж и в том числе руководитель отдела продаж, склада и магазина для производства расчетов и разработки графической части проектов мебели.

Таблица 2.2 - Список оргтехники и ЭВМ

Наименование	Количество
Компьютер Pentium IV	4 шт.
Компьютер Pentium III	2 шт.
Лазерный принтер brother HL -P2500	2 шт.
Лазерный принтер HP LaserJet -6L	2 шт.
Принтер цветной HP Desk Jet 610C	1 шт.
Принтер цветной HP Desk Jet 1125C	1 шт.
Ксерокс А4 Canon FC 230	1 шт.
Ксерокс А3 XEROX 5915	1 шт.
Сканер HP LaserJet -1100 A	1 шт.
Сканер HP ScanIet -3200C	1 шт.
Модемы	4 шт.

Руководитель отдела продаж ООО «Инволюкс» для грамотного и качественного представления продукции предприятия обеспечен специализированной информационно - нормативной документацией. Кроме того руководитель отдела продаж регулярно ведет ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

На рисунке В.1 (Приложение В) показана организация рабочего места руководителя отдела продаж. Рабочий кабинет также дополнен стендом, где располагаются мини образцы производимой продукции. Также в кабинете имеются большие настенные часы, которые видны из любой точки кабинета, живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление. Все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе менеджера [16].

На предприятии ООО «Инволюкс» создана комиссия по охране труда из представителей Работодателя и Профсоюзного комитета в соответствии с РД 12-001-2004 «Система управления охраной труда» от 04.04.2004. В эту комиссию по охране труда входит начальник отдела продаж. Работодатель освобождает членов комиссии по охране труда (1 раз в 3 года) от основной работы на 5 рабочих дней с сохранением среднего заработка для обучения по типовой 40-часовой программе по охране труда, на время проведения расследования несчастных случаев на производстве и на 2 часа в неделю - для проведения проверок соблюдения правил по технике безопасности. Обучение членов комиссии по охране труда осуществляется за счёт средств предприятия.

Среднесписочная численность работающих на предприятии в 2008 году составила 56 человек, в том числе рабочих 46 человека. В отделе продаж предприятия числится два чело-века включая руководителя.

Рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер ООО «Инволюкс» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

1) Запланированные заседания, встречи 44 - 54%;

2) Разговоры по телефону 8 - 15%;

3) Работа с документами 16- 22%;