Совершенствование организации труда руководителя на примере руководителя отдела продаж ООО "Инволюкс"

4) Поездки, осмотры 3 - 7%;

5) Прием посетителей и незапланированные встречи 10%;

6) Отдых 4%;

7) Потери времени 5%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависи-мости от особенности работы руководителя. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени руководителя отдела продаж, проведем инвентаризацию затрат рабочего времени. При инвентаризации затрат рабочего времени руководителя отдела продаж ис-пользуем метод фотографии, предлагаемого А.Я. Кибановым.

2.3 Фотография рабочего дня руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс» и анализ рационального использования рабочего времени

Для осуществления практических расчётов в данном курсовом проекте выбрана фирма ООО «Инволюкс», производящая мягкую и кухонную мебель и осуществляющая продажу ее через свой магазин.

Карта фотографии рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс» Кочетковой Л.П. представлена в Приложении Г. Карта заполнена фиксированием момента начала и окончания вида деятельности руководителя с указанием шифра выполненной работы. Шифры затрат рабочего времени руководителя отдела продаж представлены в Приложении Д. При обработке карты фотографии рабочего дня суммируем все затраты рабочего времени на выполнение определенного вида работ (i) за весь период наблюдения N(ij):

Nij = ?nij, (1)

где nij - затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Далее определяем удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдения.

На основании полученных данных заполняем таблицы 2.4: «Структура фактических затрат рабочего времени руководителя» и 2.5 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя».

Итак, в таблице 2.4 приведены данные о затратах рабочего времени на осуществление управленческой работы руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс», полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 3.11. 2009 г.

В соответствии с трудовым кодексом рабочий день должен длиться 8 часов (480 минут), как было отмечено ранее, рабочий день руководителя отличается от рабочего дня обычного работника нелимитированностью, что и наблюдается в конкретном случае: рабочий день руководителя длится на 22 минуты дольше определённого Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Кроме того, большинство специалистов по менеджменту считают, что, если руководителю постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что менеджер не смог организовать свой день [16].

Таблица 2.4 - Структура фактических затрат рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

Время в минутах

Из таблицы 2.4 наглядно видно, что наибольший удельный вес в фактических затратах рабочего времени руководителя отдела продаж занимает:

- обход рабочих мест - 11,9%;

- всевозможные проверки - 11,9%;

- служебные разъезды - 9,6%;

- телефонные разговоры с поставщиками и покупателями - 9,4%;

- поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей - 4,7%.

Таблица 2.5 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

В процентах

Фотография рабочего времени, проведенная в отделе продаж ООО «Инволюкс», показала, что исследуемый работник загружен трудовыми обязанностями сверх меры и не может эффективно справляться с поставленными задачами.

Плановые затраты рабочего времени руководителя заполнены на основании экспертного опроса руководителя отдела продаж и с учетом его мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. В результате чего определена рациональная структура рабочего времени с точки зрения задач отдела продаж и функций руководителя отдела продаж.

По мнению руководителя отдела продаж целесообразней сократить рабочее время на собрания, совещания и планерки на 0,5%. Кроме того сократить потери рабочего времени и время, потраченное на личные дела на 0,4%.

За счет этого увеличить время на поиск новых каналов сбыта мебели, установление деловых контактов и договорённостей с покупателями на 0,3%, увеличить рабочее время на подготовку отчетов о текущем состоянии деятельности отдела продаж, докладов, справок на 0,2% и увеличить время на отдых руководителя на 0,4%.

При этом стоит отметить, что путём увеличения времени отдыха руководителя в течение дня, будет снижено его переутомление. Что, в свою очередь, будет способствовать увеличению эффективности труда.

По итогам таблиц 2.4 и 2.5 заполним таблицу Е.1 анализа затрат рабочего времени за неделю (Приложение Е).

На основе анализа рациональности использования рабочего времени руководителя выявим причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Это частые собрания, совещания и планерки, которые можно сократить на 15 минут в течение рабочей недели. Второй элемент затрат без которого не обойтись в сообществе, но можно сократить на 10 минут это общественная работа и общественные поручения. У руководителя отдела продаж за рабочую неделю в результате анализа выявлены небольшие, но все, же потери рабочего времени. Это время, затраченное на личные дела и личные телефонные переговоры в количестве 105 часов.

Сокращение потерь рабочего времени является важнейшим резервом увеличения выпуска продукции. Чтобы подсчитать прирост выпуска продукции за счет сокращения потерь рабочего времени (Вп) необходимо плановую выработку умножить на потери рабочего времени:

Вп = В ч.пл х П фэ, (2)

где В ч.пл - плановая часовая выработка, руб.;

Пфэ - потери рабочего времени, ч.

На основании данных таблиц Е.1, 2.1 и А.1 составим таблицу 2.6.

Таблица 2.6 - Расчет прироста выпуска продукции за счет сокращения потерь рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс»

Итак, согласно таблице Е.1 потери рабочего времени у руководителя за анализируемый период составили 130 часов. Согласно таблицам 2.1 и А.1 плановая часовая выработка составит - 177,6 рублей (9942,8 / 56). Используя уравнение (2) рассчитаем прирост выпуска продукции за счет сокращения потерь рабочего времени (Вп).

Вп = 177,6 тыс. руб. х 130 час. = 23,1 тыс. руб.

Значит, за счет сокращения потерь рабочего времени руководителя отдела продаж, предприятие может получить прирос выпуска продукции в сумме 23,1 тысячи рублей.

Потери рабочего времени учитываются руководством ООО «Инволюкс» при управлении бизнесом, планировании и организации производства в будущем.

2.4 Пути улучшения использования рабочего времени руководителя

На основе результатов анализа использования рабочего времени руководителя отдела продаж, предложения по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени представим в таблице 2.6.

Согласно представленному плану мероприятий по улучшению использования рабо-чего времени руководителя предлагается например, передать обязанность составление рабо-чего плана на сотрудника отдела продаж, также перепоручить на него и часть формальной переписки.

Или, например, для сокращения потерь рабочего времени, которые зависят от работника, предлагается провести наблюдение и определить время наименее интенсивного движения в течение рабочего дня и перенести служебные разъезды руководителя отдела продаж на это время. Кроме того, целесообразным представляется увеличение отдыха руководителя до 30 минут, что позволит повысить общую интенсивность труда руководителя отдела продаж. Ожидаемая общая экономия времени от предложенных мероприятий составит 68 минут.

Таблица 2.6 - План мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Определим влияние реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс» на повышение эффективности его труда (Пэ ):

Пэ = экономия времени/основное фактическое время х 100%, (3)

где основное фактическое время - это время основной работы (в нашем примере оно равно 459 минутам).

Пэ = 68/459 х 100% = 14,8%.

Таким образом, реализация предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации труда по направлению экстенсивности использования рабочего времени, фактически повысит эффективность труда руководителя на 14,8%.

При этом стоит отметить, что путём такой экономии мы увеличили время отдыха руководителя в течение дня, что также будет способствовать эффективности труда.

Кроме того, необходимо предусмотреть ответственность руководителя отдела продаж за выполнение условий коллективного договора и других нормативных документов. В частности исключить практику нарушения условий коллективного договора о том, что работнику, выполняющему у одного и того же работодателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой должности или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

На практике же в ООО «Инволюкс» используется в этом случае увеличение коэффициента трудового участия (КТУ), что, безусловно, не соответствует дополнительным трудовым затратам.

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Руководитель отдела продаж должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени руководитель отдела продаж должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно руководитель отдела продаж будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально. Так как для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе.

Заключение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования.

Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день.

В курсовом проекте рассмотрена организация труда руководителя на примере рабочего места руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс». На основе показателей затрат рабочего времени, полученных из фотографии рабочего дня, были намечены пути улучшения использования рабочего времени руководителя.

На основе анализа рациональности использования рабочего времени руководителя выявлены причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Это частые собрания, совещания и планерки, которые можно сократить на 15 минут в течение рабочей недели. Второй элемент затрат без которого не обойтись в сообществе, но можно сократить на 10 минут это общественная работа и общественные поручения. У руководителя отдела продаж за рабочую неделю в результате анализа выявлены потери рабочего времени. Это время, затраченное на личные дела и личные телефонные переговоры в количестве 105 часов. Всего продолжительность работ, которые можно сократить или исключить составили 130 часов.

В соответствии с целью курсового проекта и поставленными задачами были получены следующие результаты и сделаны следующие выводы:

- необходимо делегирование полномочий сотрудникам отдела, а именно таких функций, как подписание контрактов, при этом текст контракта предварительно согласовывается с руководителем;

- необходимо при планировании рабочего дня учитывать внешние факторы, такие как интенсивность движения на дорогах и график работы учреждений, которые необходимо посетить руководителю отдела продаж. Это позволит существенно сократить временные затраты;

- проанализировав должностные инструкции и распорядок рабочего дня руководителя отдела продаж, мы сделали паспорт рабочего места руководителя отдела продаж ООО «Инволюкс».

Список использованных источников

1 Гурков И.Е. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых условиях / И.Е.Гурков // Вопросы экономики. - 2008. - № 6.- С.19-21.

2 Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация: учеб. пос./А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. М.: ЮНИТИ, 2-е изд., 2005. - 416 с.

3 Бычин В.Б. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / В.Б.Бычин, С.В.Малинин, Е.В. Шубенкова. - М.: Экзамен, 2005. -315 с.

4 Управление персоналом [Электронный ресурс]. Материалы сайта www. improvement. ru.

5 Коноков Д.Г. Организационная структура предприятий: учебник для студ.вузов / Д.Г.Кононов, М.А.Рожков, А.О.Смирнов. М.: ИСАРП, 2005. - 308 с.

6 Архангельский Г.Н. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы: учебник для вузов / Г.Н. Архангельский.- М.: АиСТ-М, 2006. - 448 с.

7 Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: учебник для вузов / Б.М.Генкин. - М.: НОРМА, 2005. - 149 с.

8 Кунц Н.Г. Системный и ситуационный анализ управленческих функций: учебник для вузов / Н.Г.Кунц, С.И. Доннел - М.:Юристь, 2006. - 412 с.

9 Машков Р.В. Стратегии реструктуризации предприятий в условиях кризисной ситуации / Р.В. Машков // Проблемы теории и практики управления. - 2007. - № 3. -С.5-6.

10 Кибанов А.Я. Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: учебное пособие / А.Я. Кибанов. М.: Прогресс, 2004. -265с.

11 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Экономика, 2004.

12 Ковалев А.И. , Войленко В.В. Маркетинговый анализ: учеб.пособие /А.И.Ковалев, В.В.Войленко. - М.: КНОРУС, 2006. - 291 с.

13 Кузин Б.И. Стратегия и тактика управления фирмой: специальная литература / Б.И. Кузин, А.П. Градова. - СПб.: ЭНАС, 2006. - 164 с.

14 Российская Федерация. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 8 февраля 1998г.: [принят Государственной Думой 14 января 1998г.]: офиц. Текст: по состоянию на 27 июля 2006г. // «Консультант Плюс»- 12.04.09.

15 Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Федеральным законом от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в редакции последующих законов).

16 Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учеб.пособие /А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 287 с.

Размещено на Allbest.ru