Управління документацією

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1.Організація та процеси керування документацією

1.1 Управлінське документознавство: становлення, тенденції розвитку

1.2 Управління документацією в організації

РОЗДІЛ 2.Принципи політики та встановлення обов'язків персоналу щодо керування документацією

2.1 Характеристики посад, які можуть обіймати спеціалісти з документознавства: документознавець

2.2 Знання та навички, що необхідні документознавцю-референту

РОЗДІЛ 3.Досвід керування документацією в різних країнах

ВИСНОВКИ

ЛІТЕРАТУРА

ІМЕННИЙ ПОКАЖЧИК

ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК

ТЕРМІНОЛОГІЧНИЙ СЛОВНИК



ВСТУП

Актуальність. Керування документацією (далі - КД) є невід'ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України. [14]

Об'єктивна реальність існування України як повноправного члена світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження засад КД на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами. Такі чинники зумовлюють актуальність теми роботи як повноправного члена світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження засад КД на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами. Такі чинники зумовлюють актуальність теми курсової роботи. [12]

Мета написання роботи полягає в визначення перспективних напрямів використання міжнародного досвіду КД в Україні на підставі аналізу історії та сучасного стану організації КД взарубіжних країнах.

Об'єкт дослідження - організація КД в Україні та за кордоном.

Предмет дослідження - історія, законодавство та теоретичні основи й технологія КД в зарубіжних країнах.

Проводячи своє дослідження я використала законодавчі та інші нормативні акти зарубіжних країн, які стосуються регулювання інформаційних процесів у суспільстві, інструктивні й методичні розробки у сфері КД. Під час проведення дослідження було також використано нормативно-правові акти, нормативні та методичні документи міжнародних організацій, фахових асоціацій у сфері КД, національних архівів Австралії, Великої Британії, Канади, США, представлені у мережі Інтернет на їх офіційних сайтах, значну кількість літератури стосовно даної теми. А також були опрацьовані навчальні посібники, монографії і автореферати.



РОЗДІЛ 1.ОРГАНАЗАЦІЯ ТА ПРОЦЕСИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

1.1 Управлінське документознавство: становлення, тенденції розвитку

Управлінське документознавство як наукова дисципліна має досить молодий вік, незважаючи на те, що базується на найдавнішому об'єкті: управлінському документі, який пройшов багатовікову історію і залишається одним з найрозповсюдженіших видів документів до нашого часу.

Історіографія традиція позаминулого століття практично не залишила досліджень, що містять теоретичне узагальнення практичних задач процесу роботи з документами.

Фундаментальні основи управлінського документознавства були закладені в першій половині ХХ ст. в навчальному курсі професора Московського державного історико-архівного інституту (далі - МДІАІ) М.П. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «Загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів в управлінській сфері, методики їх вивчення. Автором нової редакції даного курсу в середині минулого століття став професор К.Г.Мітяєв (1902-1969). Він деталізував свої підходи до науки про документ у курсах «Історія і організація діловодства в СРСР” та «Теорія і практика архівної справи”, одним з розділів якого було «Загальне документознавство”. Уперше поняття «документознавство» як термін з'явилося в доповіді вченого під назвою «Розвиток радянського архівознавства за 25 років” на конференції архівістів СРСР, що відбулась в червні 1942 року.

Професор К.Г.Мітяєв запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації.

Зміна назви розділу мало вплинула на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і являв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об'єктом виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г.Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству.

Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате вченим в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну. Документи в ній стали вивчатися як об'єкти оперативної дії та соціальної функції, заради виконання якої були створені. У своїх подальших публікаціях К.Г.Мітяєв визначав документознавство як «наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об'єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси і системи».

Отже, створення передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства спродукувало появу нових галузей знань: управлінського документознавства, документознавства у метанауковому розумінні, що зосереджені на комплексному вивчені історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, управлінського зокрема. [16]

Спеціальне документознавство (синоніми «адміністративне», «традиційне» або «класичне»), що існувало у радянські часи, теорію документа цілісно не розглядало.

Таким чином, на сучасному етапі теоретико-прикладні проблеми документа можуть розглядатися галузями спеціального документознавства: управлінським, науково-технічним, картографічним, нотаріальним, судочинним, медичним, кінофотодокументознавством (аудіовізуальним документознавством) тощо. Головною складовою предмета цих наукових напрямів є процеси створення документів відповідних класів та систем документації і організації роботи з ними. Сукупність даних процесів також може розглядатися для практичного використання у діловодстві, наприклад судочинному, нотаріальному, медичному (діловодство у сфері охорони здоров'я) тощо.

У 1960-1970-х рр. історичний аспект досліджень документів значно поступається вивченню технології діловодства, яке, за словами К.Г. Мітяєва, дедалі більше почали сприймати як історично утворені системи документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних і громадських інституцій. Дедалі частіше документи стали аналізувати відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені: оперативної дії. Зрештою, дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознавчому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою «документознавство», зміст якого, говорячи мовою сучасної науки, відповідав традиційному, або управлінському документознавству.[1]

Серед головних напрямів наукових досліджень управлінського документознавства можна виділити такі: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні.

В умовах реорганізації системи державного управління одним із першочергових питань раціональної організації документообігу стало формування систем документації, у тому числі - управлінської.

Особливу увагу управлінське документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.

Таким чином, за більш ніж двохсотрічну історію діловодство, завдячуючи прикладним та фундаментальним дослідженням управлінського документознавства, мало змогу пройти шлях від локальних проектів до системних рішень, що охоплюють процеси керування документами і їх комплексами в окремих організаціях, корпораціях і галузях державного управління. Сформувався ринок інформаційних технологій і інформаційних послуг, який дає змогу обрати оптимальний варіант системи керування документацією в цілому в організації.

На наш погляд, створено передумови для відходу від традиційних форм ведення діловодства, від класичного поділу документації «за системами» і переходу до створення високоефективних систем керування повним комплексом інформаційно-документаційних ресурсів, що використовують сучасні науково-технічні досягнення на всіх стадіях життєвого циклу документів, для реалізації стратегічних і оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному уп­равленні. Така система називається системою керування документацією і ґрунтується на принципах економічності, ефективності і на широкому використанні нових ІТ, що дає змогу врахувати інтеграційні тенденції, домінуючі в суспільному процесі.

Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітнix ІТ, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації сусппільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно новi умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нових законодавчих актів, внесення змін i доповнень до тих, що залишаються чинними i регулюють piзні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збереженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х - на початку 2000-х pp., що прямо або опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням i документообігом. Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів і оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних apxiвів. [20]

Управлінське документознавство в такому контексті значною мірою споріднене з керуванням документацією, загальні принципи та наукові засади організації технологічних процесів якої відображені у прийнятому в 2001 р. міжнародному стандарті та Національному стандарті ДСТУ 4423:2005 „Інформація та документація. Керування документаційними процесами”.

На сучасному етапі розвитку української держави проблеми документаційного забезпечення управління посідають важливе місце в процесах становлення нової системи суспільних відносин на базі загальних правових норм і в умовах зміни парадигми управлінської діяльності.

Практичне використання здобутків управлінського документознавства на сучасному етапі втілюється в розробці таких документів:

- дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи;

- державні стандарти побудови державної уніфікованої системи документації;

- національний стандарт, що встановив вимоги до оформлення ОРД;

- Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД);

- Національний стандарт ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» тощо.

1.2 Управління документацією в організації

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов'язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного управління в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації.

Документ завжди був об'єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв'язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією. На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства. Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Україні помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні спрвочинства невід'ємною частиною управління. Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової. Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту. Поняття «управління документацією» розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство - це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління - поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують». Документаційне забезпечення управління - це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією. Взагалі термін «управління документацією» розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, до компетенції якої належать питання документаційної діляьності, має назву «Національний архів та управління документацією» (National Archives and Records Administration-NARA). Переклад німецького терміна «Schriftgtgutverwaltung» означає «управління письмовими документами». Англійський термін «Records Management» також перекладається як управління документацією. Актуальність запровадження європейських стандартів у систему української моделі роботи з документами (управління документацією) продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації іноформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489-2001 «Інформація та документація - Управління документацією» (ІSO 15489-2001 Information and documentation - Records management), який був прийнятий у 2001 р. Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаваням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.[2]

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме ьстандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур - більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами.

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні

як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

- законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації;

- укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства;

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств;

- державні стандарти на документацію;

- уніфіковані системи документації;

- нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень. Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

- визначення політики і стандартів;

- розподіл відповідальності та повноважень;

- установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

- надавання різних послуг, пов'язаних з управлінням та використанням документації;

- проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

- інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси. [13]

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов'язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб.

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа. Але в Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі - «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві. Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів. Управління документацією в установах та організаціях - це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними.

Тому, вроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами. Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація - Управління документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власног механізму державного регулювання. [6]

управлінське документознавство персонал



РОЗДІЛ 2.ПРИНЦИПИ ПОЛІТИКИ ТА ВСТАНОВЛННЯ ОБОВ'ЯЗКІВ ПЕРСОНАЛУ ЩОДО КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

2.1 Характеристики посад, які можуть обіймати спеціалісти з документознавства: документознавець

Завдання та обов'язки. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної і обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Організує впровадження, ведення (в тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації. Вживає заходів до упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості оптимізації документопотоків. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження і експертизі наукової та практичної цінності документів. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації і удосконаленні (в частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні і актуалізації баз банків даних. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення. Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника. [9]

Права. Документознавець має право:

1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників) та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5. Залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань.

6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника сприяння виконанні обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

Відповідальність. Документознавець несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Документознавець повинен знати:

1. Постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління.

2. Порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління, методи розроблення їх оптимальних структур.

3. Методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації.

4. Порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів.

5. Організацію архівної справи.

6. Нормативні і методичні документи з проектування і експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.

7. Основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних.

8. Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства.

9. Документоутворення.

10. Організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності.

11. Вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

12. Правила та норми охорони праці.

Кваліфікаційні вимоги. Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки(магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.

Документознавець І категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше 2 років, для бакалавра-не менше 3 років.

Документознавець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації: для спеціаліста - без вимог до стажу роботи, для бакалавра - стаж роботи за професією документознавця не менше 2 років.

Документознавець: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу роботи.

Взаємовідносини (зв'язки) за посадою. За відсутності документознавця його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків. [6]

2.2 Знання та навички, що необхідні документознавцю-референту

Навіть, така коротка характеристика основних напрямів діяльності документознавця-референта дає змогу окреслити коло знань, умінь і навичок, необхідно для виконання основних посадових функцій. Безумовно, ґрунтовні знання є запорукою успішного опанування професії.

Основною вимогою до знань, умінь та навичок референта є їх дворівненість. Перший рівень - знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності. Другий - знання тієї галузі, в якій функціонує підприємство.

Систему знань, що стосується організації управлінської діяльності керівника - те саме і становить сутність професійних знань референта, - можна класифікувати за кількома напрямами.

Засвоєння основ теорії референтської діяльності. Сьогодні ця теорія активно розвивається відповіднодо всезростаючого попиту на референтські послуги; досліджуються історичні етапи професіоналізації референтської діяльності з метою поєднання традиційних засобів її реалізації з сучасними можливостями інформатизації технологічних процесів управління, обробки інформації тощо. [9]

У цьому напрямі можливо усвідомлювати і виокремлювати основні функції в роботі документознавця з огляду на специфіку діяльності конкретного підприємства, його структуру та систему управління. Відповідно до цієї специфіки розробляється і посадова інструкція документознавця - референта на основі унормованої кваліфікаційної кваліфікаційної характеристики спеціаліста з основної діяльності. Отже документознавець - референт мусить добре орієнтуватися в теорії організації та наукового управління(менеджменту) й активно впроваджувати теоретичні знання в практику. До того ж йому необхідно конче вивчити нормативно-правову базу галузі та правові засади управлінської, інформаційної та господарської діяльності. [20]

Оволодіння знаннями та навичками ефективної роботи з різними джерелами і видами інформації та технології її пошуку, обробки і використання. Референт має опанувати методику складання оглядових та аналітичних документів. Важливим є вміння застосовувати на практиці сучасні комп'ютерні технології та використовувати різні види інформаційних ресурсів. Це, у свою чергу, потребує знання структури сучасних інформаційних установ - бібліотек, архівів, центрів науково - технічної інформації, інформаційно - аналітичних центрів. І, безумовно, у цьому напрямі досить важливими навичками є навички швидкочитання, уміння запам'ятовувати та використовувати прочитане відповідно до ситуації.

Референт має уміти складати проекти доповідей, виступів, промов, звертань керівника відповідно до класичних вимог, що висуваються до такого виду документів. При цьому йому слід розумітися і на психології сприйняття тих чи інших публічних виступів щодо ефективності їх впливу на слухачів.

Організація різноманітних протокольних заходів, ділових зустрічей, нарад засідань і презентацій, ведення переговорів потребують від документознавця - референта навичок координаційної роботи та, яка уже зазначалося, організаційних здібностей. [15]

Збільшення обсягів ділових контактів, запровадження новітніх технологій у практику управління спонукають до опанування основ планування часу, методів виконання запланованого - це саме ті знання, які забезпечать ефективну роботу і самого референта, і його керівника.

Уміння працювати з офісною та комп'ютерною технікою дає можливість оптимізувати та інтенсифікувати управлінську діяльність на всіх її стадіях. Документознавець - референт повинен мати уявлення щодо технологічних можливостей техніки та оперативно реагувати та інновації, що впроваджуються у цій сфері.

Окреме місце тут посідають сучасні програмні продукти, які застосовуються в процесі організації документообігу, формування баз даних, інформаційного супроводу управлінської діяльності. А насамкінець зауважимо, що для спеціаліста не менш важливими, ніж усі перелічені вище, є знання та навички з основ психології спілкування, риторики, етики професійних відношень, іміджології та різноманітних PR-технологій.

Референт повинен мати здібності до швидкого засвоєння нових знань, передових технологій та впроваджувати їх у практику повсякденної роботи.

Про це свідчать і кваліфікаційні вимоги до фахівців цього профілю, в яких зазначено, що спеціаліст повинен здобути базову вищу освіту, бажано у сфері інформаційного та організованого супроводу управлінської діяльності. У деяких навчальних закладах вводяться окремі дисципліни або комплекси дисциплін із зазначеного напряму, готують безпосередньо референтів або референтів-перекладачів.

Документознавець - референт - професія сьогодення і завтрашнього дня. Причому у майбутньому її значення в суспільстві лише зростатиме, а кваліфіковані спеціалісти вже нині мають підфищений попит на ринку праці.[8]



РОЗДІЛ 3.ДОСВІД КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В РІЗНИХ КРАЇНАХ

Якщо у вітчизняній науці і практичній діяльності установ вживання поняття "керування широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією" ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Значну роль у вирішенні проблеми керування документацією відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах. [17]

Із 1930-х років розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи. Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією. Розуміння необхідності упорядкування сфери керування документацією привело до прийняття законів і в інших країнах^. Укажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документацією. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади. На початку 1970-х рр. [3]

Згідно з Законом про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КД.

Національний архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням і документообігом. Насамперед, це стосується розроблення документаційних систем, впровадження стандартів оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів. Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією за нових умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування повідомленнями електронної пошти як документами". 2000 р. Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності "електронного уряду". Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т.ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документацією в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САБ88, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документацією стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документацією. Нині австралійські професійні освітні про грами з КД - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш. Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документацією й архівів:

- планування керування документацією;

- розроблення номенклатури справ;

- проведення функційного аналізу діяльності організації;

- визначення процесу документування;

- встановлення правил і процедур забезпечення безпеки та доступу до документів. [4]

Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід заeважити, що підготовка фахівців із керування документацією у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документа цією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

- принципи керування документацією та програма її впровадження;

- створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

- пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

- складання переліків документів на зберігання та знищення;

- технічне забезпечення керування документацією.

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів є організатором одних із найавторитетніших тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник "Records management Quarterly", "Оffice", "Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документацією є споріднені тематично до них часописи "Information and Records management ", "Аmeriсаn Archivist", більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документацією.

Останнім часом спостерігається стрімке поширення керування документацією як навчальної дисципліни в системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації.

Усвідомлення необхідності поліпшення керування документацією знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій. [15]



ВИСНОВКИ

Професійне навчання - це процес цілеспрямованого формування у співробітників спеціальних знань, розвиток необхідних навиків й умінь, які дозволяють підвищувати продуктивність праці, максимально якісно виконувати функціональні обов'язки, освоювати нові види діяльності. Сучасні умови вимагають, щоб навчання і розвиток співробітників було систематичним і пов'язаним із стратегічною метою розвитку і потребами фірми.

Існує ряд чинників, що перешкоджають організації навчання персоналу. По-перше, керівники часто неохоче вкладають кошти в дану сферу. Це пов'язано з тим, що результативність даних інвестицій складно оцінити як із кількісною, так і з якісною точок зору, тоді як розрахувати витрати відносно легко. По-друге, треба так організувати процес навчання персоналу, щоб отримати реальні результати, тобто поліпшити показники діяльності компанії в цілому. Програма навчання повинна бути пов'язана з потребами, що виникають у конкретних випадках. При цьому актуальним стає питання вибору форм і методів навчання. [9]

У даний час поширені модульна, дистанційна і мультимедійна форми навчання. Існують різні варіанти сумісного їх застосування.

Серед усіх методів навчання персоналу виділяють дві великі групи:

1) навчання на робочому місці (або внутрішньовиробниче): виробничий інструктаж, ротація, направлене придбання досвіду, наставництво, наставництво-супервізія, ситуаційне наставництво, формальне наставництво, неформальне наставництво, коучинг, стажування, використовування працівників як асистентів, підготовка у проектних групах;

2) навчання зовні робочого місця (або позавиробниче): лекції, ділові ігри, інсценування, тренінги, метод вирішення практичних ситуацій (кейсів), методи рішення виробничо-економічних проблем за допомогою моделей, робочі групи, конференції, семінари, круглі столи, дискусії, зустрічі з керівництвом, екскурсії, самостійне навчання.

Існують також методи навчання, які поєднують аспекти внутрішньовиробничого і позавиробничого навчання. Серед них: емпіричне навчання, демонстрація і практика під керівництвом, програмовані курси, навчання дією, навчання за допомогою комп'ютера.