Управління документацією

При виборі форм і методів навчання доцільно не зупинятися на чомусь одному, оскільки всі вони мають свої достоїнства і недоліки. Найефективніші сучасні учбові програми припускають поєднання різних методів подачі матеріалу. Вибір форм і методів навчання і розвитку персоналу залежить від специфіки компанії, її потреб, оснащення робочих місць технічними засобами і багатьох інших чинників. Головне, щоб програма навчання була збалансована і містила теоретичний, практичний і контрольний розділи. Сучасним тенденціям у сфері управління персоналом відповідає перехід від разових заходів до створення системи навчання і розвитку персоналу. [5]

Як показує світова практика, сьогодні для забезпечення ефективної діяльності підприємства недостатньо підібрати персонал, вимагається зробити в «людський капітал» відповідні інвестиції. За твердженням американського вченого Е. Денісона, інвестиції в «людський капітал» приносять в 5-6 разів більше прибутку, ніж у виробництво. За даними аналітиків США, зростання інвестицій у навчання на 10% збільшує продуктивність праці на 8%, тоді як збільшення капіталовкладень у виробництво на 10% підвищує продуктивність праці на 4% (тобто ефективність в два рази нижче). В США на кожний долар, вкладений в розвиток виробництва, 85 центів доводиться на розвиток робочої сили. Компанії Німеччини щорічно затрачують на навчання персоналу до 9 млрд. євро. У Франції середні витрати підприємств на підвищення рівня кваліфікації працівників досягають 3% ФОП і продовжують рости.

Аналогічні приклади є і в Україні. Так, інвестиції у професійне навчання і розвиток персоналу на Новокраматорському машинобудівному заводі складають 2% ФОП. На жаль, подібний рівень інвестицій у людей у нашій країні швидше виключення, ніж правило.

В Японії фонд страхування зайнятості має спеціальний рахунок, засоби якого використовуються для розвитку професійних умінь працівників. З цього приводу роботодавці роблять внески у розмірі 0,1% від суми ФОП своїх компаній. Із засобів фонду фінансуються учбові організації системи профосвіти, надається фінансова допомога для реалізації офіційно затверджених учбових програм у приватному секторі. Аналогічна практика існує і в Греції.

Учбові фонди, засновані на добровільних двосторонніх угодах між урядом і роботодавцями, створені в багатьох європейських країнах. Зокрема, в Бельгії роботодавці роблять цільові внески до фонду соціального страхування (що закріплено в положеннях колективних договорів), за рахунок цих сум фінансуються галузеві фонди навчання. Подібні галузеві фонди діють і в Голландії, через них також розподіляються державні субсидії на навчання.

Крім цього, підприємства роблять відрахування для фінансування навчання тих груп населення, які не здатні конкурувати на ринку праці (у розмірі 0,25% ФОП). Ці внески прямують до національного фонду зайнятості, а ті компанії, які самостійно проводять подібне навчання, звільняються від сплати податку до цього фонду.

Держави, зацікавлені в підвищенні кваліфікації власної робочої сили, прагнуть виробити у людей «звичку вчитися». Для цього використовуються різні схеми матеріального стимулювання як роботодавців, так і працівників: підприємства звільняються від сплати певних податків і одержують для розвитку персоналу державні кредити під помірні відсотки. Наприклад, в Чилі і Канаді компаніям, що працюють в промисловості, сфері послуг і сільському господарстві, компенсується частина витрат на навчання - дозволяється зменшити ставку податку на прибуток на суму в межах 1% ФОП.

Необхідно з'ясувати, що гальмує в Україні професійне навчання співробітників сьогодні, і що для розвитку системи професійного навчання кадрів на виробництві потрібно зробити в майбутньому. Одна з головних проблем - низька відповідальність роботодавців за рівень професіоналізму і кваліфікації працівників, небажання виділяти на це кошти, що підтверджують результати моніторингу витрат підприємств на навчання персоналу, проведеного у Дніпропетровській області. [15]

В Україні обов'язки щодо фінансування професійного навчання покладаються тільки на роботодавця, тому значної кількості підприємств (особливо малих і середніх) не мають можливості підвищувати кваліфікацію персоналу відповідно до вимог сучасного виробництва. Це дуже гостра проблема, особливо на фоні відсутності державної підтримки роботодавців, вона вимагає рішення саме на державному рівні. Для нашого народного господарства може бути корисний досвід зарубіжних країн, де задіяні різні механізми фінансування професійного навчання робітників.

Серед основних вад вітчизняної системи професійної освіти і підготовки кадрів необхідно назвати брак цілеспрямованої державної стратегії і політики у сфері професійної підготовки кадрів, зокрема з урахуванням як галузевої специфіки, так і особливостей господарської діяльності великих, середніх і малих підприємств, з метою забезпечення високої конкурентоспроможності національної робочої сили.

Також треба відзначити відсутність єдиної системи професійних кваліфікацій і стандартів із професійної підготовки, відсутність інфраструктури щодо професійної підготовки кадрів на підприємствах.

Серед проблем, стримуючих розвиток системи професійного навчання працюючих, - низька мотивація працівників до підвищення свого професійного рівня, відсутність ефективної системи стимулювання просування службою. Навіть коли роботодавці створюють умови для професійного навчання, люди часто відмовляються проходити курси підвищення кваліфікації, особливо якщо це відбувається в неробочий час.

Як показала практика, для підприємств неприйнятні умови ліцензування, визначені Порядком ліцензування освітніх послуг, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 29 серпня 2003 року № 1380, що передбачає підготовку значного обсягу документацій щодо кожної професії, довгий термін процедури ліцензування (до 1 року) і плату за ліцензування.

З 2000 р. в Україні послідовно здійснюються заходи щодо відновлення і розвитку системи професійного навчання працівників, сприяння підприємствам в організації профнавчання кадрів на виробництві. За ініціативою Міністерства труда за участю соціальних партнерів - Федерації працедавців і Федерації профспілок України - розроблено ряд нормативно-правових і методичних документів за вказаною проблематикою. Зокрема, «Концепція розвитку системи підвищення кваліфікації працівників на період до 2010 р.», а також План заходів її реалізації, які були спочатку схвалені, а потім затверджені розпорядженням Кабінету Міністрів України в липні 2006 р. Концепцією передбачені наступні напрями діяльності:

- удосконалення законодавчого забезпечення системи підвищення кваліфікації;

- розробка системи сертифікації персоналу в Україні;

- підвищення зацікавленості роботодавців у зростанні професійного рівня персоналу;

- розробка системи стимулювання працівників;

- удосконалення організації професійного навчання кадрів;

- поліпшення якості професійного навчання на виробництві.

Як показує світова практика, сьогодні для забезпечення ефективної діяльності підприємства недостатньо підібрати персонал, вимагається зробити в «людський капітал» відповідні інвестиції. За твердженням американського вченого Е. Денісона, інвестиції в «людський капітал» приносять в 5-6 разів більше прибутку, ніж у виробництво. За даними аналітиків США, зростання інвестицій у навчання на 10% збільшує продуктивність праці на 8%, тоді як збільшення капіталовкладень у виробництво на 10% підвищує продуктивність праці на 4% (тобто ефективність в два рази нижче). В США на кожний долар, вкладений в розвиток виробництва, 85 центів доводиться на розвиток робочої сили. Компанії Німеччини щорічно затрачують на навчання персоналу до 9 млрд. євро. У Франції середні витрати підприємств на підвищення рівня кваліфікації працівників досягають 3% ФОП і продовжують рости. [13]

Аналогічні приклади є і в Україні. Так, інвестиції у професійне навчання і розвиток персоналу на Новокраматорському машинобудівному заводі складають 2% ФОП. На жаль, подібний рівень інвестицій у людей у нашій країні швидше виключення, ніж правило.

В Японії фонд страхування зайнятості має спеціальний рахунок, засоби якого використовуються для розвитку професійних умінь працівників. З цього приводу роботодавці роблять внески у розмірі 0,1% від суми ФОП своїх компаній. Із засобів фонду фінансуються учбові організації системи профосвіти, надається фінансова допомога для реалізації офіційно затверджених учбових програм у приватному секторі. Аналогічна практика існує і в Греції.

Учбові фонди, засновані на добровільних двосторонніх угодах між урядом і роботодавцями, створені в багатьох європейських країнах. Зокрема, в Бельгії роботодавці роблять цільові внески до фонду соціального страхування (що закріплено в положеннях колективних договорів), за рахунок цих сум фінансуються галузеві фонди навчання. Подібні галузеві фонди діють і в Голландії, через них також розподіляються державні субсидії на навчання.

Крім цього, підприємства роблять відрахування для фінансування навчання тих груп населення, які не здатні конкурувати на ринку праці (у розмірі 0,25% ФОП). Ці внески прямують до національного фонду зайнятості, а ті компанії, які самостійно проводять подібне навчання, звільняються від сплати податку до цього фонду.

Держави, зацікавлені в підвищенні кваліфікації власної робочої сили, прагнуть виробити у людей «звичку вчитися». Для цього використовуються різні схеми матеріального стимулювання як роботодавців, так і працівників: підприємства звільняються від сплати певних податків і одержують для розвитку персоналу державні кредити під помірні відсотки. Наприклад, в Чилі і Канаді компаніям, що працюють в промисловості, сфері послуг і сільському господарстві, компенсується частина витрат на навчання - дозволяється зменшити ставку податку на прибуток на суму в межах 1% ФОП.

Необхідно з'ясувати, що гальмує в Україні професійне навчання співробітників сьогодні, і що для розвитку системи професійного навчання кадрів на виробництві потрібно зробити в майбутньому. Одна з головних проблем - низька відповідальність роботодавців за рівень професіоналізму і кваліфікації працівників, небажання виділяти на це кошти, що підтверджують результати моніторингу витрат підприємств на навчання персоналу, проведеного у Дніпропетровській області.

В Україні обов'язки щодо фінансування професійного навчання покладаються тільки на роботодавця, тому значної кількості підприємств (особливо малих і середніх) не мають можливості підвищувати кваліфікацію персоналу відповідно до вимог сучасного виробництва. Це дуже гостра проблема, особливо на фоні відсутності державної підтримки роботодавців, вона вимагає рішення саме на державному рівні. Для нашого народного господарства може бути корисний досвід зарубіжних країн, де задіяні різні механізми фінансування професійного навчання робітників.

Серед основних вад вітчизняної системи професійної освіти і підготовки кадрів необхідно назвати брак цілеспрямованої державної стратегії і політики у сфері професійної підготовки кадрів, зокрема з урахуванням як галузевої специфіки, так і особливостей господарської діяльності великих, середніх і малих підприємств, з метою забезпечення високої конкурентоспроможності національної робочої сили.

Також треба відзначити відсутність єдиної системи професійних кваліфікацій і стандартів із професійної підготовки, відсутність інфраструктури щодо професійної підготовки кадрів на підприємствах.

Серед проблем, стримуючих розвиток системи професійного навчання працюючих, - низька мотивація працівників до підвищення свого професійного рівня, відсутність ефективної системи стимулювання просування службою. Навіть коли роботодавці створюють умови для професійного навчання, люди часто відмовляються проходити курси підвищення кваліфікації, особливо якщо це відбувається в неробочий час.

Як показала практика, для підприємств неприйнятні умови ліцензування, визначені Порядком ліцензування освітніх послуг, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 29 серпня 2003 року № 1380, що передбачає підготовку значного обсягу документацій щодо кожної професії, довгий термін процедури ліцензування (до 1 року) і плату за ліцензування.

З 2000 р. в Україні послідовно здійснюються заходи щодо відновлення і розвитку системи професійного навчання працівників, сприяння підприємствам в організації профнавчання кадрів на виробництві. За ініціативою Міністерства труда за участю соціальних партнерів - Федерації працедавців і Федерації профспілок України - розроблено ряд нормативно-правових і методичних документів за вказаною проблематикою. Зокрема, «Концепція розвитку системи підвищення кваліфікації працівників на період до 2010 р.», а також План заходів її реалізації, які були спочатку схвалені, а потім затверджені розпорядженням Кабінету Міністрів України в липні 2006 р. Концепцією передбачені наступні напрями діяльності:

- удосконалення законодавчого забезпечення системи підвищення кваліфікації;

- розробка системи сертифікації персоналу в Україні;

- підвищення зацікавленості роботодавців у зростанні професійного рівня персоналу;

- розробка системи стимулювання працівників;

- удосконалення організації професійного навчання кадрів;

- поліпшення якості професійного навчання на виробництві. [9]

ЛІТЕРАТУРА

1. Андреева Г.М. Социальная психология/Г.М. Андреева.-М.:Изд?во МГУ, 1988.-429 с.

2. Бездрабко В.В., Управлінське документознавство. К. 2007. - 174с.

3. Горячев В.С. Информация и ее защита //Вопросы защиты информации. - 1994. - №2. - С.38-45.

4. Грофф Л. Информационная революція: тенденции глобальной перестройки//Проблемы теории и практики управления. - 1990. - №6.

5. Діденко, А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

6. Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ Упоряд. В.Л. Кулініченко. - К.: Укр. центр духовної культури, 1996. - 144 с.

7. Довідник секретаря та офіс - менеджера 2007/№8. С. 90-92.

8. Донцов, А.И. О ценностных отношениях личности/А.И. Донцов//Сов. педагогика. -1974. №5. - С. 67 -76

9. Дубова С.В. Підготовка фахівців з документно-інформаційного забезпечення державного управління: постановка проблеми//Вісник Київського національного університету культури і мистецтв: Зб.наук.праць.- Серія „Педагогіка”.-К., 2006.-Вип.14.-С.52-58.

10. Занковский, А.Н. Организационная психология/А.Н. Знаковский. - М.: Изд-во МПСИ «Флинт», 2000. -648 с.

11. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - К.: Знання, 2000. - 460 с.

12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии/ М.В. Ларин. - М.: Науч. книга, 1998. - 187 с.

13. Леміш Н.О. Управлінське документознавство: становлення, тенденції, розвитку// Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб.матеріалів V Міжнар.наук.-практ.конф., Київ, 20-22 травня 2008р.: тези доповіді /ДАКККіМ.-К., 2008.-С.96-99.

14. Леонтьев, Д.А. Ценность как междисциплинарное понятие: опыт многомерной реконструкции/Д.А. Леонтьев//Вопросы философии. -1996. №4. - С. 15-26

15. Матвієнко О. Документознавча професіологія: проблеми і перспективи//Вісник Книжкової палати.-2007.-№5.-С.30-32.

16. Палеха, Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

17. Слободяник М.С. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18 - 21.

18. Философский энциклопедический словарь/ Редкол.: С.С. Аверинцев, Э.А. Араб-Оглы, Л.Ф. Ильичев и др. -2-е изд. - М.: «Советская энциклопедия», 1989. -815 с.

19. Чепуренко Я.О. Довідник секретаря та офіс-менеджера 2007/№8. -88-90с.

20. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. - К.: МАУП, 1999. - 28 с.

ІМЕННИЙ ПОКАЖЧИК

А

Андреева Г.М. 7

Б

Бездрабко В.В. 12

Г

Горячев В.С. 24

Грофф Л. 26

Д

Діденко А.Н. 29

Донцов А.И. 21

Дубова С.В. 16, 20, 28, 35

К

Кулініченко В.Л. 15, 19

Л

Ларин М.В. 3

Леміш Н.О. 13, 33

Леонтьев Д.А. 2

М

Матвієнко О. 21, 27, 31

П

Палеха Ю.І. 6

С

Слободяник М.С. 22

Щ

Щекин Г.В. 8, 20

ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК

Д

Документаційне забезпечення управління 12,13

Документознавець - референт 24

Документознавця-референта 21

Ж

Життєвий цикл документа 27

К

Керування документацією 2,25

Керування електронними документами 28

Н

Національний архів 13

Р

Референт 22

С

Справочинство 12,13

Стандартизація 16

У

Уніфікація 16

Управлінське документознавство-6,10

Управлінські документи-11

Управління документацією-12,13,16

ТЕРМІНОЛОГІЧНИЙ СЛОВНИК

Д

Документаційне забезпечення управління - це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією

П

Професійне навчання - це процес цілеспрямованого формування у співробітників спеціальних знань, розвиток необхідних навиків й умінь, які дозволяють підвищувати продуктивність праці, максимально якісно виконувати функціональні обов'язки, освоювати нові види діяльності.

У

Управління документацією в установах та організаціях - це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів.

Размещено на Allbest.ru