Інформаційні ресурси як базова складова інформаційного менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет культури і мистецтв

Вінницький факультет

Кафедра документознавства

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни "Інформаційний менеджмент"

на тему: "Інформаційні ресурси як базова складова інформаційного менеджменту "

Вінниця 2010

Зміст

ВСТУП

1. СУТЬ ІНФОРМАЦІЙНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ ТА ЙОГО ОСНОВНІ КОНЦЕПЦІЇ

1.1 Роль і місце інформаційного менеджменту в інформаційному суспільстві

1.2 Основні концепції інформаційного менеджменту

1.3 Організація як об'єкт інформаційного менеджменту

2. ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ

2.1 Історія розвитку поняття «інформаційний ресурс»

2.2 Національні інформаційні ресурси України

2.3 Національна політика у сфері інформаційних відносин

2.4 Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі

3. СУЧАСНІ НАПРЯМКИ РОЗВИТКУ СИСТЕМ ІНФОРМАЦІЙНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

3.1 Сучасні інформаційні системи менеджменту

3.2 Системи підтримки прийняття рішень

3.3 Творчі інформаційні технології - новий етап у менеджменті

3.4 Під'єднання інформаційних систем менеджменту до мережі Internet

3.5 Тенденції розвитку сучасних інформаційних систем

ВИСНОВКИ

ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ

ДОДАТКИ

ДОДАТОК А. Основні види інформаційних обмінів у організації

ДОДАТОК Б. Блок-схема процесу “Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі”

Вступ

На сучасному етапі суспільного розвитку інформатизація економіки та інших сфер життя стала центральним соціально-економічним процесом в усіх розвинутих країнах. Бази даних, суперкомп'ютери, волоконно-оптичні лінії зв'язку, персональні ЕОМ - усе це складові частини або елементи експлуатації інформаційних систем. Саме ця система стала основою формування нової моделі економічного зростання окремих країн, сприяла появі нової парадигми розвитку сучасної цивілізації. "Країна, яка є лідером у світі по суперкомп'ютерах та штучному інтелекту,- писав журнал "Тайм",- буде тримати в своїх руках ключ до економічного та технічного розвитку в 90-ті й наступні роки".

Інформація - це сукупність знань, даних про матеріальний і духовний світ, про закономірності й тенденції його розвитку. Вона позитивно впливає на зростання продуктивності праці, підвищення ролі ресурсозберігаючих технологій, поліпшення якості послуг. Західні вчені й спеціалісти, говорячи про соціальне значення інформації, вказують, що інформація - це не лише знання, а й влада.

Управління інформацією є, по суті, управлінням соціальними й економічними процесами. Через це проблеми розповсюдження інформації, широкого її використання набувають не лише суто економічного, а й політичного характеру як у межах окремої країни, так і на міжнародній арені.

Інформаційні ресурси суспільства характеризують загальний рівень розвитку продуктивних сил і передусім самої людини. Тому не випадково, що найбільш жорстка конкуренція у світі в сучасних умовах відбувається саме у сфері науки, виробництва знань, бо лідерство у цій сфері в кінцевому результаті забезпечує лідерство і в усіх інших сферах діяльності, включаючи економічну та військову.

Об'єктом дослідження є інформаційний ресурс, а предметом є роль інформаційного ресурсу в розвитку систем інформаційного менеджменту.

Метою роботи вивчення інформаційного ресурсу як базової складової інформаційного менеджменту та перспективи розвитку сучасних інформаційних систем.

Мета визначає завдання роботи :

1.Розглянути основні складові та концепції інформаційного менеджменту.

2. Проаналізувати історію розвитку поняття «інформаційний ресурс» та засоби вдосконалення управління інформаційними ресурсами.

3. Дослідити сучасні напрями розвитку систем інформаційного менеджменту.

1. Суть інформаційного менеджменту та його основні концепції

1.1 Роль і місце інформаційного менеджменту в інформаційному суспільстві

Менеджмент (управління) - це процес, спрямований на досягнення цілей організації за допомогою впорядкування перетворень вихідних субстанцій або ресурсів (праці, матеріалів, грошей, інформації тощо) в необхідні результати (вироби, послуги). Як відомо, менеджери впливають перш за все на головний елемент організації - людей, координуючи їх діяльність. Ефективність менеджменту визначається як співвідношення результатів роботи і використаних для їх отримання ресурсів. Менеджери, що здійснюють управління, не маючи наукових знань, змушені покладатися лише на досвід, інтуїцію і везіння. Проте досвіду багатьом з них не вистачає. Менеджери краще керують і досягають більш високих результатів, якщо володіють теорією менеджменту та вміло застосовують свої знання на практиці. Теорію (наукову дисципліну) менеджменту можна охарактеризувати як акумульовані та за певними правилами логічно впорядковані знання, що представляють собою систему принципів, методів і технологій управління, розроблених на основі інформації, отриманої як емпіричним шляхом, так і в результаті досліджень у різних галузях науки. Теорія менеджменту відрізняється наступними особливостями:

· орієнтована на вирішення практичних завдань;

· має міждисциплінарний характер;

· розробляється в міжнародному масштабі.

Менеджмент призначений для вирішення практичних завдань. Він націлений на дослідження і розробку правил ефективного управління з метою досягнення високих результатів, які є критерієм його якості. Звідси випливають такі вимоги до теорії менеджменту:

вона повинна надавати працівникам, зайнятим практичної діяльністю, знання, що допомагають їм підвищити рівень управління;

сприяти підвищенню кваліфікації менеджерів і особливо підготовці претендентів на ці посади;

визначати області і проблеми, які потребують подальшого вивчення та розробки з метою сприяння розвитку пізнавальної бази.

Технологія - це формалізований опис діяльності, що включає набір ресурсів, інструментів, прийомів їх використання, і способів організації виробництва, необхідне і достатня для відтворення процесу отримання певних продуктів, предметів, послуг, змін або будь-яких інших значущих результатів з наперед заданими параметрами. На основі даного визначення можна виділити по меншій мірою три доповнюють один одного групи технологій:

· ресурсні (що відрізняються один від одного тим, які ресурси використовуються для виробництва конкретного продукту);

· інструментальні (що відрізняються набором використовуваних знарядь праці);

· управлінські (що відрізняються способами організації виробничого процесу).

В існуючій літературі поняття «інформаційний менеджмент», як правило, зв'язується з двома першими групами (типом ресурсів або типом інструментів). Куди більш плідною представляється розмова про інформаційний менеджмент як про технологію управлінську. Треба виходити з припущення, що на сучасному етапі розвитку модернізаційні процеси в усіх сферах життєдіяльності пов'язані радше з організацією роботи, ніж зі зміною характеру використовуваних ресурсів або оновленням інструментів.

Комп'ютер, що прийшов на зміну картотечної скриньки та друкарській машинці, - зручність і не більше того. Він не поміняв природи гуманітарних занять, так само як калькулятор, який замінив рахівницю, не справив революції в економіці. Відбуваються у нас на очах глобальні зміни пов'язані не з появою баз даних і персональних комп'ютерів, а з появою нового середовища комунікації. Це середовище владно диктує особливі форми взаємовідносин, які називаються мережевими. Мережі як системи людської взаємодії були відомі задовго до комп'ютерної ери, але завдяки новим технічним засобам вони стали явищем. Описувати мережеві відносини і рефлексувати з їх приводу ми почали тільки з появою Internet.

Сьогодні є всі підстави розглядати інформаційні технології як невід'ємний компонент технологій управлінських. Практично всі структури координації людської діяльності, наприклад офісні системи, будуються на основі новітніх телекомунікаційних систем і оснащених сучасними комп'ютерами ресурсних центрів. Та й цілком традиційний керівник не мислить сьогодні своєю роботи без комп'ютера на столі. Можна дати довгий перелік елементів нових управлінських технологій, що проникають і в культурну сферу завдяки мережі Internet. Серед цих елементів:

· засоби миттєвої комунікації (електронна пошта, списки розсилок, розділи музейних сайтів);

· розподілені ресурси та засоби доступу до них (бази даних, портали, термінали комп'ютерних мереж);

· засоби координації діяльності (електронні дошки оголошень, форуми, електронні опитування);

· форми зворотного зв'язку і організації співробітництва (гостьові книги, телеконференції);

· нарешті, засоби виробництва (інструментарій пошуку ресурсів і партнерів, стандартні та спеціалізовані програмні кошти).

Але справа не тільки і не стільки в цьому. Технічна модернізація сама по собі не приводить до зрушень у свідомості. Потрібно ще якийсь фактор, який можна позначити як перехід від соціального до медіа-простору. Саме сюди, у віртуальну середовище, всі більш переміщуються місця ділового спілкування, обміну ідеями і взаємного консультування (Web-клуби, Internet-кафе), кошти спільного проектування і просування проектів (Web-лабораторії, обмін банерами). Інформаційні технології стають невід'ємною частиною культури.

Інформаційний менеджмент - сукупність методів і засобів управління інформацією і управління за допомогою інформації діяльністю підприємства чи організації. Виділяють три види інформаційного менеджменту: управління підприємством (організацією), внутрішньої документацією та публікаціями. Перший з видів включає питання організації джерел інформації, засобів передачі, створення баз даних, технологій обробки даних, забезпечення безпеки даних.

У коло завдань менеджменту входять також розробка, впровадження, експлуатація та розвиток автоматизованих інформаційних систем і мереж, що забезпечують діяльність підприємства (організації), У цих мережах повинно бути забезпечено управління інформаційними ресурсами. Важливе значення мають організація й забезпечення взаємодії із зовнішнім інформаційним світом: мережами, базами даних, видавництвами, друкарнями і т.д. Все зростаюча важливість інформаційного менеджменту призвела до появи фахівців (інформаційних менеджерів), що займаються його завданнями. Ці фахівці повинні перетворювати пасивну корпоративну інформацію в джерела правдивих, так званих рафінованих, відомостей, що визначають успіхи фірми. Інформаційний менеджмент перетворюється на базову технологію організації управлінської діяльності у всіх сферах інформаційного суспільства.

Таким чином, створення інформаційного суспільства базується на наступних твердженнях.

1. Перехід до інформаційного суспільства в рамках конкретного держави можливий за умови створення єдиного інформаційного простору на його території.

2. Базовою складовою єдиного інформаційного простору є інформаційні ресурси, які створюються в процесі функціонування автоматизованих інформаційних систем всіх сфер життєдіяльності держави (органів влади і управління, органів місцевого самоврядування, юридичних та фізичних осіб).

Єдиний інформаційний простір - це: інтеграція інформаційних ресурсів різних сфер життєдіяльності суспільства; забезпечення повноти, точності, достовірності та своєчасності надання інформації органам влади і управління всіх рівнів, юридичним і фізичним особам; створення необхідних умов з інформаційного спілкування суб'єктів управління, господарювання і громадян; надання можливості взаємодії з інформаційними ресурсами інших держав і міжнародних організацій.

3. Технології відкритих систем вирішують проблему створення єдиного інформаційного простору як в рамках однієї країни, так і в усьому світі.

4. Для переходу на технології створення відкритих інформаційних систем будь-яка держава повинна мати урядові профілі (профілі державного значення) для створення відкритих інформаційних систем.

5. Відкриті автоматизовані інформаційні системи є сьогодні базою для продуктивної роботи менеджера будь-якого рівня і в усіх предметних областях.

1.2 Основні концепції інформаційного менеджменту

Виконання соціальною інформацією управлінських функцій, циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому і оточуючим середовищем, є обов`язковим атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система управління здатна здійснювати цілеспрямовану взаємодію із зовнішнім середовищем, координувати відносини власних компонентів, спрямовувати їх рух до заданої мети. Серед багатьох різновидів менеджменту (стратегічний, фінансовий, ризиковий та ін.), інформаційний менеджмент посідає особливе місце як такий, що забезпечує управління інформаційними потоками.

Розглянемо основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту.

1. Інформаційний менеджмент розглядається у досить широкому спектрі - від традиційного інформаційного обслуговування до загальної теорії управління: інформаційне забезпечення, інформаційні ресурси, інформаційні послуги і підприємництво, інформаційні системи і їх управління, опрацювання і аналіз інформації, організація комунікації, управління інформаційними технологіями, стратегічне планування і менеджмент. Всі ці напрями входять до системи знань інформаційного менеджменту, але деякі з них, залежно від трактування, представляються як основні, а решта доповнюють перші як контекст.

2. Інформаційний менеджмент розуміється як розроблення і реалізація внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації [5], при чому мета діяльності в цій галузі відокремлюється від ІТ-менеджменту - управління впровадженням і використанням інформаційних технологій. Серед галузей, на перетині яких розвивається інформаційний менеджмент, виділяються:

? організаційні комунікації - прийняття рішень і контроль за їх виконанням розглядаються як інформаційні процеси і вивчаються адміністративним менеджментом;

? документування діяльності підприємства, формування документопотоку і документообігу - питання, які традиційно розглядались у діловодстві або документаційному забезпеченні управління;

? формування інформаційного потоку фірми, його диспетчеризація, створення довідково-інформаційних фондів і пошукових систем - ці завдання розв'язувались в межах науково-інформаційної діяльності, включаючи бібліотечно-бібліографічну.

Основне, що наслідує інформаційний менеджмент з науково-інформаційної діяльності - це можливість здійснювати інформаційно-аналітичні і прогностичні дослідження, які базуються на методах інформаційного моделювання.

3. Інформаційний менеджмент визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами [3]. З метою його здійснення в організаціях створюються автоматизовані інформаційні системи управління, які інтегрують зовнішню і внутрішню інформацію. Надходження всіх видів інформаційних повідомлень до єдиної системи надає можливість здійснювати інформаційний моніторинг внутрішньої і зовнішньої сфери, сприяє обґрунтованому прийняттю управлінських рішень. Інформаційний менеджмент розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

Окремим напрямом у концепції управління інформаційними ресурсами виділяється проблема підготовки інформації для керівників, а інформаційне забезпечення розглядається як елемент інформаційного менеджменту.

У межах концепції управління інформаційними ресурсами виділяють такі складові інформаційного менеджменту:

? предметний інформаційний менеджмент як технологія управління діяльністю на базі забезпечення документами, інформацією і знаннями у формах, які відповідають діяльності;

? технологічний інформаційний менеджмент як технологія забезпечення відповідного матеріально-технічного рівня інформаційного середовища;

? програмний інформаційний менеджмент як основа забезпечення взаємодії “людино-машинних” середовищ;

? кадровий інформаційний менеджмент - технологія професіоналізації і спеціальної підготовки користувачів для роботи в інформаційному середовищі.

4. Інформаційний менеджмент на основі інтеграції з ІТ-менеджментом виступає як складова поліфункціонального напряму організації інформаційної діяльності - менеджменту інформаційних систем, відповідно до якого завдання створення інформаційної системи організації розглядаються спільно із сферою використання інформаційних ресурсів.

Одне із можливих відображень функціональної галузі інформаційного менеджменту подане у Державному стандарті освіти Росії: “521509 Інформаційний менеджмент: інформаційне забезпечення управління, робота з інформацією, комп'ютерне опрацювання інформації. Моделювання керованих процесів, оцінка і параметричні розрахунки ситуацій. Людський чинник інформаційних технологій управління, роль інформаційних технологій у підвищенні якості управлінських рішень”.

Вдається адекватним (за відсутності визначення у відповідному вітчизняному стандарті) таке тлумачення інформаційного менеджменту, наведене в Державному стандарті Росії “Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни і визначення” ГОСТ 7.0-99 “...організоване управління роботою підприємства, фірми або об'єднання, здійснюване на основі комплексного використання всіх видів інформації, наявних як на підприємстві, так і за його межами”.

Розглядаючи інформаційний менеджмент в руслі загальноуправлінської проблематики можна вважати, що в центрі його уваги знаходяться інформаційні проблеми, надання необхідної в процесі управління інформації, її опрацювання, створення умов для її оцінки і використання, організація використання і видачі, тобто інформаційний менеджмент орієнтований не стільки використання сучасних засобів обчислювальної техніки і телекомунікації, скільки на процеси інформаційного забезпечення.

Інформаційний менеджмент містить основні концептуальні і технологічні особливості інформаційної діяльності, сутність якої може бути визначена таким чином: “Інформаційна діяльність пов`язана із створенням інформаційних моделей всіх об`єктів і явищ природи і суспільства, які беруть участь у людській діяльності, а також із створенням моделей самої цієї діяльності”[3, с.28] .

Значущість і очевидна необхідність активного внутрішнього використання і активного розповсюдження інформації для забезпечення конкурентоздатності організації, важливість координації зусиль всіх спеціалістів, як прямо чи опосередковано залучені до сфери розробки і реалізації внутрішньої і зовнішньої комунікаційної політики організації є причиною виникнення інформаційного менеджменту.

Особливість інформаційного менеджменту полягає в тому, що він належить до двох напрямів діяльності: з одного боку - загальної теорії управління, дослідження операцій і системного аналізу, а з іншого - до інформаційно-комунікаційного напряму діяльності, основою якого є фундаментальні засади інформатики.

Структура діяльності в галузі інформаційного менеджменту визначається сферою охоплення галузей, на перетині яких він виник і розвивається:

? оперативне використання інформації як стратегічного ресурсу з метою забезпечення конкурентоздатності організації - інформаційне забезпечення діяльності підприємства;

? управління процесами опрацювання інформації, яке є змістом документаційного забезпечення управління;

? використання інформації для цілеспрямованого формування зовнішньої і внутрішньої комунікативної політики організації.

Інформаційний менеджмент - це інноваційна діяльність, орієнтована на постійний пошук нових, більш ефективних способів організації інформаційної діяльності, на створення матеріальних і соціальних передумов для ефективного доступу до інформації і забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів, на активізацію і розвиток наявних інформаційних ресурсів і форм їх раціонального використання.

1.3 Організація як об'єкт інформаційного менеджменту

Організація - це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішньою взаємодією з оточуючим середовищем, так і внутрішньою взаємодією між її елементами.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів” [3], сформульованих ще наприкінці 80-х років:

? інформаційна модель - орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв'язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому;

? комунікаційна модель - обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв'язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій;

? соціотехнічна модель - описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому вважається недостатнім обмеження параметрами інформаційних потоків, загальним характером вирішуваних завдань або типами комунікацій - повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати проектована система. У контексті соціотехнічного підходу кінцеві результати роботи організації залежать не в останню чергу від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

У “електронному офісі” працівника оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

Інформаційний потік - це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі, і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки (Додаток А).

Розвиток апаратно-програмного забезпечення інформаційних технологій створює умови інформаційного насичення робочих місць у офісі з інтеграцією різних видів інформаційних повідомлень.

Сучасні інформаційні технології забезпечують доступ до інформаційних масивів (бази даних, електронні довідники та енциклопедії, оперативні дані, аналітичні дослідження, законодавчі та нормативні дані та ін.), які надходять з міжнародних, регіональних і національних інформаційних мереж. Це дозволяє використовувати електронні документи та інформаційні масиви для пошуку варіантів і визначення раціональних рішень у будь-якій діловій сфері.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як деяку сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості, систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Інформація може бути класифікована за рядом ознак:

? функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

? за відношенням повідомлення до суб'єкта, який управляє структурним підрозділом;

? за типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища (прямий і зворотній обмін інформацією шляхом здійснення постійних контактів, проведення прес-конференцій, брифінгів, інформаційних зустрічей);

? за відношенням до цільової функції структурного підрозділу;

? за логічним змістом (поділ на інформацію про суб'єктів органа управління, об'єкти його управлінського впливу (регіони, підприємства і організації, громадяни та ін..) та притаманних їм властивостях і відношеннях;

? за фізичною формою подання (усна доповідь; повідомлення на папері у вигляді текстів, анкет, таблиць графіків та ін..; електронний варіант - надходження електронною поштою, факсом, з інформаційних систем, на дискетах; у вигляді аудіо та відеокасет; книги, журнали, газети);

? за процедурою перетворення (ймовірнісні, соціологічні, моделюючі, аналітичні, обчислювальні);

? за ступенем перетворення (основна або така, що надходить; опрацьована у аналітичні або прогнозні записки, теле-, фото-, радіоматеріали; згрупована у інформаційні бюлетені та ін..).

З позицій соціального управління слід виділити такі ознаки класифікації інформації:

? межі фіксації (така, що підлягає або не підлягає реєстрації);

? ступінь додаткового опрацювання перед використанням;

? сфера використання (універсальна, що використовується у всіх управлінських структурах - довідки, положення, накази керівництва; спеціалізована, яка використовується тільки в тих або інших структурах);

? ступінь комплектності (комплектна документальна, тобто придатна для використання у початковому вигляді; некомплектна, тобто використовувана лише у зв'язку з іншими видами даних та відомостей);

? ємність і стабільність (вичерпна, яка не потребує доповнень; така, що потребує доповнень; постійна; змінна; така, що характеризує ймовірність настання події);

? форма і спосіб одержання (надходить з органа управління, шляхом вивчення статей та інших публікацій, проведення моніторингів, дослідження суспільної думки, обміну досвідом, роботи різних інформаційних підрозділів);

? впорядкованість (систематизована; відомості про нормативно-правові акти, що приймаються державними структурами; регламентована у часі, просторі, за особами, джерелами опублікування і змістом).

Інформаційні потоки можуть також відрізнятись також залежно від:

? напряму руху (від структурних підрозділів до органу управління і, навпаки, від суб'єкта до об'єкта керуючого впливу);

? якісного змісту (виокремлення цінної за змістом інформації, від якої залежать певні керуючі дії, що спрямовані від структурних підрозділів);

? якісних характеристик (доцільно виділяти ймовірнісні, семантичні та інші міри інформації, використовувані в управлінському регулюванні і забезпеченні інших управлінських потреб).

Важно основою для класифікації є джерело інформації. Джерелом може виступати як об'єкт, відображенням якого є інформація, так і суб'єкт, який створює і розповсюджує її.

Залежно від суб'єкта (органа управління або його працівника, який одержує, поширює і опрацьовує інформацію) розрізняють аналітичну, прогнозну, довідкову, ознайомчу, рекомендаційну та ін. інформацію.

Корисність інформації визначається внутрішніми та зовнішніми користувачами, які висувають до її якості такі вимоги:

1. Відповідність і своєчасність інформації - здатність впливати на прийняття рішення користувачем і задовольнити його інтереси у потрібний момент або у певний термін.

2. Достовірність інформації - гарантія об'єктивності і правдивості наданих даних; передбачає необхідність зазначення методів, процедур одержання, щоб користувачі могли правильно розуміти її призначення і, за необхідності, перевірити її.

3. Порівнювальність інформації - можливість порівняння показників (наприклад, звітності), що потребує застосування набору визначень, одиниць вимірювання, методики опрацювання даних.

4. Доступність і зрозумілість інформації - подання інформації у зрозумілій для сприйняття формі. Форми надання звітності (поняття, які аналізуються, бази даних та ін..) повинні відображати сутність питання, бути чіткими, без зайвої деталізації, правильно перекладеними з іноземної мови тощо.

5. Конфіденційність інформації - надання користувачам лише тієї інформації, яка не завдасть шкоди організації з боку конкурентів.

2. Інформаційні ресурси

2.1 Історія розвитку поняття «інформаційний ресурс»

Уявлення про інформацію як економічний ресурс почало формуватися відносно недавно, в кінці 60-х років. Проте "ресурсом" у сучасному розумінні цього слова інформація стала лише останнім часом. І справді, сучасні уявлення про різні ресурси пов'язуються насамперед з їх крупномасштабністю і, як результат, з індустріальними методами роботи з ними. Відносно інформації таке становище склалося тоді, коли, по-перше, в суспільстві сформувалось її справді масове виробництво та використання і коли, по-друге, для подолання "інформаційних бар'єрів" були створені і впроваджені принципово нові види техніки для переробки, зберігання й передачі інформації. Якраз відтоді почало швидко формуватися ставлення до інформації як до економічного ресурсу.

Становлення й розвиток інформації як ресурсу - процес історичний. Він почався з виникнення людини і суспільства. Обмежені фізичні можливості людини щодо нагромадження, запам'ятовування та передачі знань викликали появу й розвиток технічних засобів масової інформації і зв'язку. Найбільш знаменні етапи на шляху розвитку інформатизації суспільства - це поява писемності, книгодрукування, пошти, періодичної преси, телефону, телеграфу, фотографії, звукозапису, радіо, телебачення, відеозапису. Революційне значення для розвитку інформаційної індустрії мало створення кібернетичних машин. Прогрес у розвитку комп'ютерної техніки сприяв запровадженню ЕОМ в усі сфери людської діяльності - від військового бізнесу до охорони здоров'я, від мікробіології до освоєння космічного простору.

Про розвиток ринку електронно-обчислювальної і комп'ютерної техніки досить красномовно свідчать статистичні дані США, де за три останні десятиріччя кількість ЕОМ збільшилась з 700 штук до більш як 4 млн. Проте попри, здавалось би, неосяжність інформаційних ресурсів індустріальної чи постіндустріальної цивілізації в розрахунку на одного жителя планети припадає всього декілька сот мільйонів знаків інформації, або ж, простіше кажучи, декілька книг середньої величини.

В останні роки у промислово розвинутих країнах сформувався електронно-інформаційний комплекс (ЕІК), структурними елементами якого виступають:

різні корпорації (концерни), які виробляють електронно-обчислювальну, кіно-, радіо-, відеотехніку, поліграфічне обладнання, засоби зв'язку;

приватні, державні та змішані інформаційні й рекламні агентства, газетно-видавничі концерни, інформаційні центри, наукові заклади, консалтингові та інжинірингові фірми;

державні органи, установи та відомства, які займаються збиранням, обробкою та розповсюдженням інформації (статистичні органи, патентні відомства та ін.).

Швидке зростання обсягів інформаційних ресурсів людства викликає докорінні зміни в житті людини, її психології. Нові можливості, що їх відкриває інформатизація суспільства, сприяли розробці різних теорій, підходів, проектів щодо перспектив розвитку людської цивілізації в наступному тисячолітті, найбільш поширеними серед яких є теорія "інформаційного суспільства" А. Тоффлера та "постіндустріального суспільства" Д. Белла.

Сфера практичної діяльності, в якій ЕОМ та інша техніка виступають засобами виробництва, а інформаційні ресурси - предметом праці, в останні десятиріччя перетворилась на самостійний і досить вагомий сектор економіки - інформаційний. Як і в інших сферах економічної діяльності, тут розвиваються процеси механізації й автоматизації, виникають види спеціалізації, кооперації і міжгалузевої взаємодії, формуються специфічна інфраструктура та адекватні їй прийоми і методи оцінки ефективності. Тому значна кількість робіт, пов'язаних з інформаційними ресурсами, може бути охарактеризована такими поняттями, які використовуються при оцінці інших ресурсів (наприклад, розробка, сортування, транспортування тощо).

Про зростаюче значення інформаційних ресурсів досить красномовно свідчить досвід Японії, де обсяг виробництва різних видів інформації у структурі ВНП складає близько 10%. Згідно з прогнозами експертів, за 1990- 2000 pp. середньорічні темпи приросту інформаційних послуг становили приблизно 12,5- 14,5%, а їхня частка у валовому продукті наблизилась до 15%. Багато питань, пов'язаних з інформаційними ресурсами, по суті, лише починають входити в науковий обіг, на що звертають увагу вчені - дослідники цієї сфери.

Конкретна постановка питання про кількісну оцінку цих ресурсів і їхній зв'язок з іншими економічними категоріями ще чекають розробки й вимагатимуть спільних зусиль спеціалістів і вчених різноманітних галузей знань. З економічної точки зору інформація - це:

· вид економічної діяльності, її певна галузь;

· фактор виробництва, ресурс;

· певний товар;

· суспільний здобуток;

· елемент ринкового механізму;

· фактор конкурентної боротьби.

Під інформаційними ресурсами на мікрорівні розуміють інформацію, яка є цінністю для підприємства і може дістати таку саму оцінку, як і інший матеріальний ресурс. Якщо ж розглядати інформаційні ресурси на мікрорівні, то вони виступають безпосереднім продуктом інтелектуальної діяльності найбільш кваліфікованої й творчо активної частини працездатного населення країни. Інакше кажучи, інформаційні ресурси ототожнюються, по суті, зі всією корисною інформацією, що її виробляє суспільство або світове співтовариство. Основу інформаційних ресурсів складають результати наукових досліджень і дослідно-конструкторських розробок (НДДКР), які дають змогу створювати наукомісткі вироби, використовувати технічні та наукові ідеї, зафіксовані в різних документах та виданнях.

Як особливу частину виділяють активні інформаційні ресурси, тобто інформацію, доступну для автоматизованого пошуку, зберігання та обробки (програми, бази даних, бази знань, документи тощо) й для широкого користування.

Ефективність використання інформаційних ресурсів визначається відношенням активної їх частини до загального обсягу інформаційних ресурсів. У сучасному світі інформація ставиться в одну шеренгу з матеріальними та енергетичними ресурсами і розглядається як важливий фактор якісних змін у житті суспільства. При цьому в повній відповідності до реалій сучасної цивілізації виділяють два варіанти експлуатації інформаційних ресурсів: з одного боку, використання інформатизації у промисловості та соціальній сфері, а з іншого - перехід до високоорганізованих індустріальних методів здійснення самих інформаційних процесів.

Отже, перетворення інформації в економічний ресурс привело до взаємопроникнення двох значних соціально-економічних процесів - індустріалізації інформатики та інформатизації суспільства, що створило важливі передумови для формування й реалізації нової моделі розвитку економіки і суспільства, становлення постіндустріальної цивілізації.

Незважаючи на відмінності окремих видів інформації (технічної, економічної, соціальної, політичної, культурної та ін.), усім їм притаманні загальні властивості, які визначають інформацію як особливий продукт людської діяльності поряд з матеріальними благами та послугами.

У процесі використання інформаційних ресурсів вони не скорочуються, а навпаки, збільшуються. Невикористання веде до їх швидкого знецінення й старіння, а це, в свою чергу, призводить до втрати дієвої вартості і збуту даного виду ресурсів. Тому найважливішою вимогою до інформації є її своєчасність. В умовах інформаційної революції першою і необхідною умовою існування інформаційних ресурсів є їх постійне оновлення, розширене відтворення. Найменша затримка країни в нагромадженні та оновленні інформації призводить до її відставання, втрати лідируючих позицій на світовому ринку.

2.2 Національні інформаційні ресурси України

Проаналізуємо особливості розвитку в Україні ринку інформаційної продукції.

Науково-технічні та економічна інформація на Заході вже давно приділяється велика увага, насамперед з боку державних органів, котрі надають належну підтримку процесам її узагальнення та інтеграції на рівні національних закладів, створюваних для виконання цих функцій.

Не залишилась осторонь й Україна. Останніми роками на її теренах виник та розвивається ринок інформаційної продукції, розширюється підприємництво у цій галузі. Збільшився обсяг фінансування наукових та науково-технічних розробок. Уже, сформовано, принаймні, п'ять секторів інформаційного ринку, які відрізняються специфічним колом споживачів та домінуючими видами інформаційних послуг:

Ділова інформація - оперативні та аналітичні дані про економічну кон'юнктуру:

біржова та фінансова інформація (кон'юнктура на біржі, курси валют, кредитні ставки, інвестиції, ціни, ринки товарів і капіталів тощо);

статистична економічна інформація (статистичні і соціологічні дані, прогнози, оцінки);

комерційна інформація про учасників ринку (персоналії, фінансовий стан підприємств, виробнича та комерційна політика, ціни на товари та послуги, зв'язки, укладені та плановані угоди тощо);

оперативні новини про події на ринку.

Правова інформація:

інформація про правові умови господарчої діяльності (документи, консультації, довідки, послуги з реєстрації, ліквідація та приватизація підприємств);

інформація про правові умови соціального захисту населення, юридичне консультування.

Політико-аналітична інформація та політична реклама (інформування владних структур і громадськості):

політологічні аналізи, прогнози, дані соціологічних досліджень (аналіз соціально-політичної ситуації, тенденції еволюції внутрішньої та зовнішньої політики, зміни у владних структурах, політологічні прогнози);

політична реклама й організація виборчих кампаній (презентація політичних програм, іміджмейкерство, формування громадської думки).

Інформація для фахівців:

науково-технічна інформація (пріоритети, перспективи розвитку науки і техніки, патенти, реферати, огляди, бібліографія, переклади, першоджерела);

професійна інформація (спеціальні відомості для управлінців, економістів, бухгалтерів, інженерів, та ін.)

Споживацька інформація для населення (приватні оголошення, служба знайомств, наявність товарів і побутових послуг, туризм, розваги і відпочинок, прогноз погоди, новини культури, спорт тощо).

На протязі останніх років ми спостерігаємо тенденцію до збільшення обсягу наукових та науково-технічних робіт. Увага приділяється таким напрямам як фундаментальні дослідження, прикладні дослідження, розробки та науково-технічні послуги. Збільшення обсягів призвело до збільшення витрат на виконання наукових та науково-технічних робіт.

Роль і місце України в світовому інформаційному просторі не відповідає її геополітичному положенню, технічним можливостям і національним інтересам як незалежної держави. Історично склалося так, що в Україні був нагромаджений потужний науково-технічний потенціал, котрий у багатьох галузях виявлявся на високому рівні в світовому рейтингу. Хоча він був майже повністю зорієнтований на головного споживача - оборонний комплекс, але завдяки концентрації матеріальних, фінансових та інтелектуальних ресурсів організовувалися наукові та науково-технічні інститути, творчі зусилля яких народжували ідеї, відкриття, винаходи та розробки, що принесли Україні широке визнання у світових наукових колах.

2.3 Національна політика у сфері інформаційних відносин

Ефективність системи державного управління національними інформаційними ресурсами та їхнім захистом значною мірою визначає, в умовах науково-технічного прогресу та переходу до постіндустріального суспільства, загальний рівень національної безпеки, а будь-які недоліки в структурі й функціонуванні системи державного управління цими процесами призводять до непоправних збитків суспільству й державі.

Все це визначає проблему формування організаційно-правових засад системи управління і захисту інформаційних ресурсів, як найактуальнішу і невідкладну. Створення збалансованої інформаційної інфраструктури, спроможної забезпечити формування, поширення й ефективне використання і захист інформаційних ресурсів залежить від чіткого законодавчого визначення системи поглядів на цілі, завдання і основні напрями інформаційної політики.

Необхідність вирішення вищезазначених питань обумовлено тим, що:

в сучасних умовах значно розширилися можливості для реалізації конституційних прав громадян на інформацію та свободу інформаційної діяльності, суттєво зросли потреби потенціальне активної частини суспільства в інформаційній взаємодії як всередині країни, так і з зовнішнім світом;

інтенсивний розвиток глобальної інформаційної інфраструктури, необхідність інтеграції України у світове інформаційне співтовариство на рівноправних умовах посилили залежність ефективного функціонування суспільства та держави від стану розвитку інформаційної сфери, перед усім, системи державного управління національними інформаційними ресурсами;

інформаційні ресурси, інформаційна інфраструктура в сучасних умовах стають ареною міжнародної боротьби за світове лідерство, за досягнення певних стратегічних і тактичних політичних цілей. І, що необхідно підкреслити особливо: володіння інформацією, належне інформаційне забезпечення органів державного управління, є основою успішної боротьби із сучасним тероризмом;

інформаційна революція перетворилася на революцію у воєнній справі - вона надала можливості вивести з відчутної сфери, віртуалізувати багато які складові війни, як мінімум, передвоєнний період, підготуватися до нанесення удару без звичайного загрозливого періоду, а в деяких випадках і всю воєнну кампанію провести у віртуальному варіанті. Водночас, не зважаючи на віртуальність ведення війни тільки в інформаційних мережах і системах обробки інформації, можливо, не залучивши жодного солдата, здійснити заходи, наслідком яких буде повне підкорення економіки та політики супротивника

Державна інформаційна політики має створювати умови для реалізації конституційного права громадян своєї держави вільно отримувати і використовувати інформацію для вирішення таких важливих завдань, як формування національного інформаційного простору, включення його до світового інформаційного простору на засадах забезпечення інформаційного суверенітету та інформаційної безпеки і формування демократично орієнтованої свідомості.

Головною метою державної інформаційної політики стосовно національних інформаційних ресурсів є створення необхідних економічних і соціокультурних умов та правових і організаційних механізмів формування, розвитку і забезпечення ефективного використання національних інформаційних ресурсів в усіх сферах життя і діяльності громадянина, суспільства й держави.

Функції державного управління інформаційними ресурсами можна сформулювати як:

розробка й прийняття політичних рішень, законодавчих і нормативно-правових актів щодо забезпечення системи управління національними інформаційними ресурсами та удосконалення механізмів реалізації правових норм чинного законодавства;

визначення і здійснення повноважень державних органів, органів регіонального й місцевого самоврядування щодо оперативного управління (володіння, розпорядження, користування) державними інформаційними ресурсами;

розробка і реалізація організаційних заходів і нормативно-методичного забезпечення відомчих і регіональних структур та недержавного сектора в сфері формування та використання інформаційних ресурсів за умови координації діяльності згаданих структур;

розробка і реалізація фінансово-економічних засад регулювання процесів формування та використання інформаційних ресурсів;

здійснення державної реєстрації інформаційних ресурсів, забезпечення повноти створення первинних і похідних інформаційних ресурсів на засадах використання інформації, що виникає (створюється) у процесі діяльності державних органів, органів регіонального та місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності;

введення технологічно та методологічно єдиних засад формування інформаційних ресурсів за результатами діяльності державних органів, органів регіонального та місцевого самоврядування, державних підприємств і організацій для надання їх у вільний доступ громадянам і організаціям (крім інформаційних ресурсів, що мають відомості, віднесені до державної таємниці та до іншої інформації з обмеженим доступом);

забезпечення ефективного використання інформаційних ресурсів для діяльності державних органів, органів регіонального і місцевого самоврядування та державних підприємств, установ і організацій;

оптимізація державної політики інформатизації щодо забезпечення науково-технічних, виробничо-технологічних і організаційно-економічних умов створення та застосування інформаційних технологій, інших елементів інформаційної інфраструктури для формування, розвитку і ефективного використання інформаційних ресурсів та сприяння доступу громадян до світових інформаційних ресурсів, глобальних інформаційних систем;

забезпечення функціонування ефективно діючої комплексної системи захисту інформаційних ресурсів;

забезпечення захисту громадян, суспільства і держави від хибної, спотвореної та недостовірної інформації;

забезпечення розробки та застосування правових, організаційних і економічних механізмів стосовно форм та засобів обігу інформаційних ресурсів України (ринку інформації, інформаційних технологій, засобів обробки інформації та інформаційних послуг);

регулювання інформаційного співробітництва, спрямованого на забезпечення рівноправного і взаємовигідного використання національних інформаційних ресурсів у процесі міжнародного обміну, здійснення єдиної державної політики наукової підтримки системи державного управління формуванням, розвитком і використанням національних інформаційних ресурсів;

кадрове забезпечення функціонування системи державного управління національними інформаційними ресурсами;

інформаційно-аналітичне забезпечення прийняття управлінських рішень у сфері управління інформаційними ресурсами;

контроль за встановленим порядком і правилами формування, розвитку і використання інформаційних ресурсів;

нагляд за додержанням законодавства в сфері формування, розвитку, використання інформаційних ресурсів та здійснення правосуддя у сфері суспільних інформаційних відносин.

Організаційно-правова система державного управління інформаційними ресурсами в контексті викладеного, має функціонально три основних рівні:

Перший - стратегічний рівень - є рівнем прийняття політичних рішень, законодавчого та нормативно-правового забезпечення державної політики щодо управління національними інформаційними ресурсами України.

Другий - є рівнем організаційного та нормативно-методичного забезпечення виконання законодавчих і нормативно-правових актів, координації і контролю за формуванням, поширенням та захистом інформаційних ресурсів.

Третій - виконавчий рівень, на якому забезпечується безпосередньо виконання законодавчих і нормативно-правових актів та здійснюється відомчий та територіальний нагляд за встановленим порядком і правилами формування, поширення та використання інформаційних ресурсів.

На стратегічному рівні визначаються національні інтереси та їх пріоритети в інформаційній сфері; формуються правові засади для побудови, розвитку системи національних інформаційних ресурсів та управління цією системою;

На другому рівні державного управління центральними органами виконавчої влади здійснюється організаційне, нормативно-методичне забезпечення виконання законодавчих актів, політичних і політико-правових рішень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, координація і контроль за формуванням, використанням та захистом інформаційних ресурсів.

2.4 Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп'ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обґрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов'язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп'ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп'ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

З цією метою Головним управлінням державної служби України розроблена методика процесу управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі. (Додаток Б). Методика регламентує порядок управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі. Визначає відповідальних за організацію процесу, моніторинг та аналіз результатів. Розглянемо етапи процесу управління докладніше.

Дія 1.

Начальник управління - керуючий справами складає план забезпечення та управління інформаційними ресурсами на основі аналізу потреб центрального апарату ГУДС та територіальних підрозділів з визначенням пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік.

Дія 2-3.

Відповідно до пункту 7.4 „Закупівля” ДСТУ ISO 9001-2001 начальник управління - керуючий справами визначає вимоги до нових інформаційних ресурсів (устаткування для автоматичної обробки інформації, оргтехніка, програмне забезпечення), документальне супроводження проводиться сектором.

Дія 4.

Заявки на технічне обслуговування подаються головними спеціалістами структурних підрозділів начальнику управління - керуючому справами.

Дія 5.