Інформаційні ресурси як базова складова інформаційного менеджменту

Відновлення особистих інформаційних ресурсів проводиться сектором за допомогою наявних інструментів в управлінні.

Дія 6.

Відповідно до договору з Виконавцем, сектор готує запит щодо усунення несправностей інформаційних ресурсів.

Дія 7.

Сектор готує та надсилає заявку розробнику щодо усунення несправностей.

Дія 8.

Рішення про дії по усуненню невідповідностей приймаються начальником управління - керуючим справами.

Можливі невідповідності при виконанні процесу:

- некомплектність отриманого від Виконавця устаткування для автоматичної обробки інформації, оргтехніки;

- невиконання заявки на технічне обслуговування;

- збої при роботі програмного забезпечення.

Дія 9.

В результаті проведення аналізу начальником управління - керуючим справами приймається рішення щодо подальшого вдосконалення.

Дія 10.

Реєстрацію користувачів інформаційних ресурсів, присвоєння логінів та паролів, антивірусний захист проводить сектор, за дорученням начальника управління - керуючого справами.

Дія 11.

Резервне копіювання БД проводиться сектором, за дорученням начальника управління - керуючого справами, періодичністю кожен квартал року.

Впровадження зазначеної методики дозволяє керуючому справами отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач.

3. Сучасні напрями розвитку інформаційного менеджменту

3.1 Сучасні інформаційні системи менеджменту

Стратегічні, тактичні та оперативні комплексно поставлені задачі управління діяльністю організації можна вирішувати лише за допомогою успішно діючої інформаційної системи менеджменту, яка базується на використанні сучасних програмних візуальних оболонок, економіко-математичних методів і моделей, засобів об'єктно-орієнтованого програмування, сучасних засобів електронної обчислювальної техніки і засобів зв'язку. Інформаційна система менеджменту повинна забезпечувати комплексне вирішення стандартних спеціалізованих задач кожної складової інформаційної підсистеми, проводити економічне прогнозування і аналіз в кожній окремій підгрупі даних підсистем, і, врешті, дозволяти проводити моделювання управлінських рішень, як найвищий критерій адекватності реагування в розглянутій ситуації.

Сучасні інформаційні технології дозволяють створювати єдине інформаційне середовище в організації (фізичну основу якого становлять інтегровані комп'ютерні мережі та системи зв'язку), яке допомагає у динаміці супроводжувати та координувати, як внутрішню, так і зовнішню діяльність. Зокрема, такий підхід включає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничу, організаційну, маркетингову, фінансову, бухгалтерську, кадрову та проектно-конструкторську. Інформаційні ресурси розміщуються в розподілених базах даних, які працюють в полі єдиних протоколів та правил під керівництвом адміністратора даної мережі.

На практиці інформаційні системи менеджменту створюються у процесі формування інтегрованих автоматизованих систем управління великими економічними об'єктами. Такі комплекси охоплюють всі рівні управління об'єкту від загального керівництва до управління виробничими процесами. При цьому всі рівні управління тісно взаємопов'язані. Зворотній зв'язок, що починається з нижніх рівнів, сприяє прийняттю рішень на вищих рівнях управління. Зверху донизу здійснюється об'єднання ресурсів, необхідних для виконання робіт, синхронізація комплексних програм, спрямованих на розвиток системи. У склад таких систем можуть входити декілька інформаційних центрів - сотні мережних комп'ютерів, тисячі персональних комп'ютерів, десятки тисяч пакетів програмних комплексів, як вищих форм використання інформаційного ресурсу в менеджменті.

3.2 Системи підтримки прийняття рішень

Проблеми організаційного управління залежно від рівня їх формалізації поділяються на проблеми структуровані (цілком формалізовані, кількісно сформульовані), неструктуровані (неформалізовані, якісно виражені) та слабо структуровані (змішані), що мають, як кількісні, так і якісні елементи. У менеджменті автоматизованому розв'язанню підлягають, як структуровані, так і слабо структуровані проблеми. Перший клас проблем вирішується в інформаційних системах традиційного типу, а другий -- у комп'ютерних системах підтримки прийняття рішень (СППР). Системи підтримки прийняття рішень є порівняно новим класом інформаційних систем, що створювалися для підтримки розумової діяльності людини, яка приймає рішення у багатоваріантних задачах з високим ступенем невизначеності. Такі системи, що використовуються в економічній галузі, мають у своєму розпорядженні широкий діапазон спеціальних методів прийняття рішень та універсальних економіко-математичних методів. Менеджери у своїй професійній діяльності досить часто зустрічаються з необхідністю приймати рішення у проблемних ситуаціях -- здебільшого у погано визначених (неструктурованих) умовах з неповною або нечіткою інформацією. Тому застосування комп'ютерних систем підтримки прийняття рішень у менеджменті обумовлюється нагальними потребами управління.

Розв'язання задачі прийняття рішень спрямоване на визначення найкращого (оптимального) або прийнятного раціонального способу дії для досягнення однієї або декількох цілей. Кінцевим результатом задачі прийняття рішень є рішення, яке може виступати, як напрямок дії, спосіб дії, план роботи, варіант проекту, тощо. Основними етапами процесу прийняття рішень є виявлення проблемної ситуації, здійснення постановки задачі прийняття рішень, генерація або формування рішень, вибір оптимального рішення, впровадження рішення.

Для постановки задачі прийняття рішень для автоматизованого розв'язання немає затвердженого стандарту. У загальному випадку постановка задачі прийняття рішень включає опис (можливо формальний) таких складових:

початкова проблемна ситуація;

час, який має у своєму розпорядженні особа, що приймає рішення, для прийняття рішень;

потрібні для прийняття рішень ресурси (можливості осмислення, комп'ютерна техніка, методи підтримки прийняття рішень, фінансові та матеріальні ресурси);

кінцева множина гіпотетичних ситуацій для довизначення початкової проблемної ситуації, а також імовірності їх настання;

множина цілей, яких домагається керівник при прийнятті рішень;

множина обмежень (фінансових, матеріальних, правових);

множина рішень, з яких має бути вибране єдине - оптимальне або прийнятне - рішення;

функція переваги, що оцінює корисність і цінність рішення у даній ситуації для досягнення даної цілі, яка відображає якісний і кількісний характер;

критерій вибору, за яким здійснюється вибір оптимального або прийнятного рішення.

Поряд із системами підтримки прийняття рішень в окремих областях менеджменту можуть використовуватися експертні системи, що є системами штучного інтелекту, які копіюють хід міркувань людини-експерта. Основні сфери їх використання -- управління матеріальними ресурсами, оперативне управління виробництвом, маркетинг.

3.3 Творчі інформаційні технології - новий етап у менеджменті

В останні десятиріччя менеджмент у найрозвинутіших країнах переводиться на творчі інформаційні технології нового вищого рівня. Вони охоплюють повний інформаційний цикл - напрацювання інформації (нових знань), її передачу, переробку, використання для перетворення об'єкта, досягнення нових, вищих цілей. Їх деколи називають інформаційно-динамічними технологіями, бо вони забезпечують розвиток самих керованих об'єктів. Творчі інформаційні технології, які означають вищий етап комп'ютеризації менеджменту, характеризуються двома важливими особливостями:

по-перше, можливістю переробки і використання інформації у вигляді знань, тобто змістовної взаємодії з об'єктом і соціальним середовищем.

по-друге, інформаційно-динамічні технології охоплюють увесь інформаційний цикл - від матеріально-енергетичних і трудових затрат на створення інформаційних ресурсів до закінчення їх використання з метою переводу об'єкта в новий стан.

На відміну від попередніх рівнів розвитку інформаційних технологій, які становили лише керуючу частину кібернетичної системи, не звертаючи увагу на об'єкт, інформаційно-динамічна технологія охоплює всю конкретну систему (організацію, підприємство, об'єднання). Власне це є основною причиною, чому сучасні інформаційні технології радикально перетворюють різні сфери людської практики.

Творчі системи (Creative System)- це розраховані та спроектовані за принципами соціальної інженерії “машини”, які практично знімають обмеження на природні (фізіологічні та історичні) межі “інформаційної продуктивності” людини і посилюють творчу міць людського інтелекту на декілька порядків. Інтегральна функція таких систем полягає в тому, щоб автоматизованими способами акумулювати увесь потенціал знань, які відносяться до певної галузі, та перетворити його в діючі алгоритми і програми, а потім забезпечити їх реалізацію. Оснащення інформаційними технологіями дозволяє економити управлінські та накладні витрати, значно підвищує ефективність проектно-конструкторських робіт, забезпечує ефективне планування. В той же час впровадження інформаційної системи менеджменту, як правило, приводить до синергічного ефекту в успішній діяльності організації за рахунок підвищення ефективності управління, викликаної конвергенцією використаних інформаційних технологій.

3.4 Під'єднання інформаційних систем менеджменту до мережі Internet

Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп'ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок сучасних засобів зв'язку та програмних засобів комп'ютерних мереж. Інформаційна комп'ютерна мережа організації може органічно під'єднуватися до всесвітньої комп'ютерної мережі Internet. Під'єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції. Так, фірма IBM висуває та практично впроваджує, так звану концепцію e-business, пов'язану з електронною комерцією. Принципова різниця між простою WEB-сторінкою компанії і електронним бізнесом полягає в тому, що перша є просто представленням інформації про організацію в мережі Internet, друга дозволяє активно включатися в діяльність організації, в тому числі і фінансову, і об'єднує бізнес та її клієнтів. Вона охоплює всі можливі внутрішні і зовнішні зв'язки кожної компанії, надаючи її співробітникам, партнерам та замовникам можливість здійснювати вільний обмін інформацією в будь-якій точці земної кулі. Подальший напрям розвитку інформаційних послуг у світі передбачає забезпечення проведення безпечних ділових операцій в глобальній комп'ютерній мережі. Підвищення рівня реклами своєї продукції, отримання інформації спеціалістами із світового банку інформації через мережу Internet, встановлення закордонних контактів, залучення інвесторів, виявлення актуальних новинок та їх впровадження, вироблення дієвої цінової політики - все це можна проводити через комп'ютерну мережу. Як свідчить закордонний досвід, таке використання інформаційних технологій є особливо вигідним для великих підприємств і вимагає високої кваліфікації кадрів та достатньо дорогого обладнання. Проте при централізованому використанні виходу в Internet цей проект швидко окупиться. Комп'ютерні мережі не дублюють розгалужену мережу телефону і телеграфу, які, незважаючи на значні розміри, не можуть справитися із зростаючим інформаційним потоком ділової інформації. Це навантаження беруть на себе комп'ютерні мережі. Комп'ютери і телекомунікаційні засоби, об'єднані в мережі, дають можливість миттєвого доступу до світових спеціалізованих баз даних практично з будь-яких місць земної кулі. До основних причин швидкого розвитку мереж передачі належать, по-перше, можливість абонента бази даних вести з нею діалог, не виходячи із своєї організації, по-друге, власники комп'ютерів можуть здійснювати інформаційно-обчислювальний сервіс, включаючи продаж за кордон своїх послуг. Завдяки мережам виникла реальна основа для вивчення інформаційної політики організацій і країн, яка в найближчі роки стане домінуючою частиною науково-технічного прогресу.

3.5 Тенденції розвитку сучасних інформаційних систем

Серед основних тенденцій розвитку сучасних інформаційних систем менеджменту можна відзначити такі:

створення єдиного об'єднаного інформаційного середовища в організації;

створення тісних інформаційних горизонтальних та вертикальних зв'язків всередині організації для обміну інформацією;

конвергенція та інтеграція спеціалізованих інформаційних систем;

можливості доступу до зовнішніх джерел інформації;

впровадження інтелектуальних творчих засобів обробки інформації.

Таким чином, розвиток інформаційних систем менеджменту дасть змогу здійснювати ефективне управління при порівняно незначних затратах.

Висновки

Ефективність використання інформаційних ресурсів визначається відношенням активної їх частини до загального обсягу інформаційних ресурсів. У сучасному світі інформація ставиться в одну шеренгу з матеріальними та енергетичними ресурсами і розглядається як важливий фактор якісних змін у житті суспільства. При цьому в повній відповідності до реалій сучасної цивілізації виділяють два варіанти експлуатації інформаційних ресурсів: з одного боку, використання інформатизації у промисловості та соціальній сфері, а з іншого - перехід до високоорганізованих індустріальних методів здійснення самих інформаційних процесів.

Отже, перетворення інформації в економічний ресурс привело до взаємопроникнення двох значних соціально-економічних процесів - індустріалізації інформатики та інформатизації суспільства, що створило важливі передумови для формування й реалізації нової моделі розвитку економіки і суспільства, становлення постіндустріальної цивілізації.

Науково-технічні та економічна інформація на Заході вже давно приділяється велика увага, насамперед з боку державних органів, котрі надають належну підтримку процесам її узагальнення та інтеграції на рівні національних закладів, створюваних для виконання цих функцій.

Не залишилась осторонь й Україна. Останніми роками на її теренах виник та розвивається ринок інформаційної продукції, розширюється підприємництво у цій галузі. Збільшився обсяг фінансування наукових та науково-технічних розробок.

Інформаційний менеджмент - сукупність методів і засобів управління інформацією і управління за допомогою інформації діяльністю підприємства чи організації. Виділяють три види інформаційного менеджменту: управління підприємством (організацією), внутрішньої документацією та публікаціями.

Таким чином, створення інформаційного суспільства базується на наступних твердженнях.

1. Перехід до інформаційного суспільства в рамках конкретного держави можливий за умови створення єдиного інформаційного простору на його території.

2. Базовою складовою єдиного інформаційного простору є інформаційні ресурси, які створюються в процесі функціонування автоматизованих інформаційних систем всіх сфер життєдіяльності держави (органів влади і управління, органів місцевого самоврядування, юридичних та фізичних осіб).

3. Технології відкритих систем вирішують проблему створення єдиного інформаційного простору як в рамках однієї країни, так і в усьому світі.

4. Для переходу на технології створення відкритих інформаційних систем будь-яка держава повинна мати урядові профілі (профілі державного значення) для створення відкритих інформаційних систем.

5. Відкриті автоматизовані інформаційні системи є сьогодні базою для продуктивної роботи менеджера будь-якого рівня і в усіх предметних областях.

Оснащення інформаційними технологіями дозволяє економити управлінські та накладні витрати, значно підвищує ефективність проектно-конструкторських робіт, забезпечує ефективне планування. В той же час впровадження інформаційної системи менеджменту, як правило, приводить до синергічного ефекту в успішній діяльності організації за рахунок підвищення ефективності управління, викликаної конвергенцією використаних інформаційних технологій.

інформаційний менеджмент управління

Перелік посилань

1. Закон України „Про інформацію” від 2.10.1992 N 2657-XII

2. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг”: Проект 01.02.00 [Електрон. ресурс].

3. Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту: Навчальний посібник.- К.: Центр навчальної літератури, 2004.- 128 с.

4. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Інформаційний менеджмент: опорний конспект лекцій у схемах та таблицях: К.: Центр навчальної літератури, 2006.

5. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 415 с. - (Серия «Профессиональный учебник: Информатика»).

6. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М. и др. Электронные документы в корпоративных сетях .-М.: Алкей,1999.-272 с.

7. Професійні ресурси документознавства http://documentoved.at.ua/

8. Аугустинайтис А., Абарюс П. Информационный менеджмент: наука и преподавание [Електрон.ресурс]. - Спосіб доступу:URL: http://www.nbuv.gov.ua/.-Загол. з екрану.

9. Веревченко А.П. Информационные ресурсы для принятия решений: Учебное пособие/ А.П. Веревченко; А.П. Верерченко, В.В. Горчаков, И.В. Иванов, О.В. Голодова. - Екатеринбург: Деловая книга, 2002. - 560 с.

10. Електронний ресурс: www.management.com.ua/books/

11. Електронний ресурс: www.books-online.org.ua/management.htm

12. Офіційний сайт Головдержслужби України: www.guds.gov.ua/

Додатки

Додаток А

Основні види інформаційних обмінів у організації

Додаток Б

Методика процесу

“Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі”

Мал. 2.1. Блок-схема процесу “Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі”

Використовуються наступні скорочення:

ІР - інформаційний ресурс;

ІРо - особистий інформаційний ресурс, програмний комплекс створення, збереження та використання інформації;

ІРз - загальний інформаційний ресурс, програмні комплекси забезпечення функціонування баз даних, які використовуються у Головдержслужбі Україні;

сектор - сектор інформаційної інфраструктури

Умовні позначення

- дія процесу

- прийняття рішення щодо наступної дії

- паперовий документ

- безпосередній зв'язок між діями процесу

Размещено на Allbest