Главная
Коллекция "Otherreferats"
Менеджмент и трудовые отношения
Регламентация процессов документирования
Регламентация процессов документирования
Анализ процессов документирования на примере типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти. Изучение процессов документирования в организации и выявление их недостатков. Ввод автоматизированного электронного документооборота.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.03.2011 |
| Размер файла | 38,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Темой курсовой работы является «Регламентация процессов документирования». Эта тема была выбрана ввиду ее актуальности при стремительно изменяющихся технологиях работы с документами.
Принятие управленческих решений с использованием документационного обеспечения управления невозможно без регламентации создания, согласования, утверждения и исполнения документа.
Целью курсовой работы является анализ регламентации процессов документирования на примере типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Исходя из этого, работа решает следующие задачи:
1. Рассмотрение локальных нормативных актов как организационной основы делопроизводства.
2. Изучение процессов документирования в организации и выявление их недостатков.
3. Усовершенствование работы службы ДОУ по средствам введения автоматизированного электронного документооборота.
Предметом изучения выступают такие процессы документирования как экспедиционная обработка поступающих документов, внутренний документооборот организации, регистрация, контроль за исполнением документов и их хранение.
Объектом исследования курсовой работы является регламент.
Регламент - это правила, регулирующие порядок какой-либо деятельности в определенном временном интервале.
Под регламентом принятия управленческого решения понимается последовательность действий, связанных с документальным оформлением решения в определенное время, соответствующее требованиям руководящих документов (Трудовой кодекс РФ, постановления Минтруда РФ, постановления и распоряжения Министерства образования и науки РФ и др.). Регламентируя определенные функции руководства и подчиненных подразделений, мы добиваемся упорядочения документопотоков, своевременности принятия и правильного документационного оформления управленческих решений.
Основными разделами документооборота кадровой службы и делопроизводства являются оформление документов приема на работу и увольнения, убытия в отпуск, командировок, проведения конкурсного отбора на замещение вакантных должностей и др. Немаловажен порядок согласования и подписи управленческих документов. При регламентировании работы в этих направлениях возникает координация в действиях структурных подразделений и должностных лиц при принятии управленческих решений. В соответствии с этим разработаны и введены в действие регламенты, определяющие порядок оформления документов по следующим направлениям:
- регламент оформления документов и проведения мероприятий при приеме гражданина на работу;
- регламент оформления документов и проведения мероприятий при увольнении работника;
- регламент оформления документов и проведения мероприятий при убытии работника в отпуск;
- регламент оформления документов и проведения мероприятий при убытии работника в командировку;
- регламент оформления документов и проведения мероприятий при проведении конкурсного отбора на замещение вакантных должностей;
- регламент согласования (утверждения) и подписи документов.
Разработанные регламенты составлены с использованием унифицированных форм документов, соответствующих требованиям Постановления №1 от 5 января 2004 г. Государственного комитета РФ по статистике, ГОСТ Р - 6.30 - 2003 г. Порядок выполнения мероприятий и временные характеристики соответствуют требованиям Трудового кодекса РФ.
При написании курсовой работы были использована следующая законодательная база:
- текст Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)»
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Также были использованы материалы журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Управление персоналом» и статьи, размещенные на сайтах в Интернет.
документирование организация электронный автоматизированный
1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства
Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственный стандартов, например, ГОСТ Р 6.30-2003, являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения.
Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536 и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.06, устанавливает порядок ведения делопроизводства в министерствах, службах, агентствах.
В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций.
Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее - Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.
Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающий обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).
Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:
- общие положения;
- состав документов организации;
- подготовка документов, организация документооборота;
- информационно-поисковая система организации;
- контроль исполнения документов;
- организация документов в делопроизводстве;
- передача документов на архивное хранение.
В «Общих положениях» указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесения в нее изменений и дополнений.
В разделе «Состав документов организации» называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.
Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство Российской Федерации.
Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.
Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам.
Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.
При работе с такой документацией предусматриваются:
- своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;
- заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных форм документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
- внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.
Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления (Приложение А).
Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и др. ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений (Приложение Б).
Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее - Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.
Цель подготовки Табеля - определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:
- о наименовании формы документа;
- о присвоенном этой форме коде;
- о наличии общегосударственной формы документа;
- об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа, и др.);
- о степени ограничения доступа к документу.
Наименования форм документов могут располагаться в Табеле либо по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей - специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов.
Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель.
Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др. далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других - к ее нехватке.
Например, если в организации имеется график отпусков, содержащий конкретную дату начала отпуска, и у работника нет причин для его перенесения на другое время, то тогда с юридической точки зрения от работника не требуется личное заявление с просьбой о предоставлении очередного отпуска. Однако многие организации при документировании процедуры предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в обязательном порядке требуют от работников такое заявление, что приводит к неоправданному росту объема документооборота.
В то же время для перевода работника на другую постоянную работу недостаточно будет одного заявления работника, хотя это нередко практикуется в негосударственных организациях. Обязательным документом в данной ситуации является дополнительное соглашение к трудовому договору, который был заключен с работником при приеме на работу. Отсутствие названного документа - грубое нарушение действующего трудового законодательства, вызванное серьезной ошибкой в процедуре документирования факта перевода работника.
Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов, организация документооборота» Инструкции.
Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы.
Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование).
В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов.
Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов. 2 анализ Процессов документирования в организации.
2. Экспедиционная обработка поступающих документов
В настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефон, факсимильные аппараты (факсы), компьютеры.
Если еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционная обработка, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота.
В документообороте, или порядке движения документов, выделяется несколько этапов:
- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ или секретарем руководителя;
- организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
- обработка исполненных и отправляемых документов.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных - зафиксировать сам факт поступления документов.
Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьеров сотрудниками, а также поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): работниками службы ДОУ или секретарем фирмы. В организациях такое лицо должно быть одно и его деятельность регламентируется инструкцией по делопроизводству и соответствующей должностной инструкцией сотрудника.
В случаях, когда организация располагается в различных помещениях, допускается экспедиционная обработка части входящих документов секретарями структурных подразделений с последующим доведением сведений о полученной корреспонденции ответственному за ее учет должностному лицу.
При необходимости должностное лицо, принимая информацию и убедившись в правильности доставки и целостности упаковки, расписывается в разностной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. При нарушении целостности упаковки обязательно делается соответствующая запись в этих разностных документах.
Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., как и в документах, полученных по проводной связи, делопроизводитель отмечает точное время их получения, например: 25.07.2003 г. 10.35.
Не вскрывается при экспедиционной обработке корреспонденция, имеющая гриф «лично», адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим), а также специальная техническая упаковка с документами на машинных носителях: коробки с дискетами и CD-дисками. В таких случаях к ним должны прилагаться сопроводительные письма, а сами носители передаваться адресатам для проверки их качества до начала исполнения.
При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях, если:
- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
- в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;
- необходимо взыскать с корреспондента доплату за почтовые услуги.
Делопроизводителем, проводящим экспедиционную обработку документов, на каждом поступающем документе проставляется штампом или от руки отметка о поступлении, включающая дату поступления, валовой порядковый номер данного документа в течение делопроизводственного года, оставляя место для внесения дополнительных индексов, проставляемых позднее в процессе обработки и исполнения документа. Отметки о поступлении (регистрационные штампы) принято ставить на первом листе документа, в правом нижнем углу листа.
Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к стандартизированным требованиям руководители организаций обязывают сотрудников при обработке почты своей подписью заверять отметку о поступлении. Это может иметь смысл только в том случае, если обработкой поступающей корреспонденции занимаются различные сотрудники организации. В подобном случае для подписи оставляют место в регистрационном штампе и проставляют ее без расшифровки.
Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем, валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна простановка (дублирование) регистрационных штампов как на сопроводительном письме, так и на первом листе приложения, поскольку сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ или у делопроизводителя, может ставиться дополнительная отметка «Подлежит возврату». Для этого целесообразно изготовить специальный вариант регистрационного штампа.
Если на документе имеется информация, что он присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре.
Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.
2.1 Анализ внутреннего документооборота организации
Корреспонденция, не вскрывавшаяся при экспедиционной обработке, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в случае необходимости в регистрационные базы данных сведений об этой части корреспонденции добавляется информация об обработанных документах, имеющих точный адресат: структурное подразделение или конкретного сотрудника.
Для диспетчеризации остальных документов, т.е. распределения их по исполнителям, недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения загрузки руководителей организации, сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение документов. Оно может производиться на основе делегирования прав делопроизводителю или руководителю службы ДОУ и заключается в самостоятельном распределении этим доверенным сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем или направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитываются:
- важность содержания;
- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Эффективную помощь при проведении предварительного рассмотрения корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:
- перечня документов, не подлежащих регистрации с общим массивом поступающей корреспонденции;
- примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
- перечня должностных лиц и их обязанностей;
- технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных видов поступающих документов и т.д.
Руководитель не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей другой организации непосредственно; они должны передаваться руководителя и возвращаться от него через секретаря. В любом случае секретарь и служба ДОУ должны быть уведомлены: кому документ определен на исполнение, и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Обычно применяется следующая технология:
- документы передаются руководителем и посетителями его секретарю;
- секретарь руководителя по мере поступления к нему документов от руководителя заполняет специальную информационную форму (лист, карточку, экранная форма), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;
- в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу ДОУ и на их основании сведения в информационно-поисковой системе организации дополняются текстами резолюций и сведениями об исполнителях.
Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка» и позволяет вместо возвратного движения документов ускорить их доведение до непосредственных исполнителей.
Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных. Организация своевременного прохождения документов через руководителей для определения состава исполнителей и, возможно, уточнения сроков и характера исполнения является одной из важнейших обязанностей делопроизводителя.
При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение, - ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.
Для передачи документов в структурные подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.
Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю. Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных она обязательна. Для этого используют разностные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек.
При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
Документы передаются из одного подразделения в другое самими сотрудниками, редко через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальной информации, не устанавливается. Но, чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документов в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией.
2.2 Процесс регистрации документов
Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций и частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.
Регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, приказы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части, переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д. Вместе с тем, децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнении, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.
Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, диплома и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные каточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива. Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.
Признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата документной поисковой системы. Вместе с тем исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания определены состав информации, которая должна быть введена в ИПС, и правила записи этой информации.
2.3 Осуществление контроля за исполнением документов и принятых решений
Одной из важнейших функций управления и поэтому важной составной частью процесса документационного обеспечения управления является контроль исполнительской дисциплины, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
- сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на их идентичность;
- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Так, контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляют те должностные лица, которые ведут регистрационные базы по документам организации.
Основными задачами при осуществлении контроля исполнения являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение для фирмы;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном для его восприятия формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению прохождения и исполнения документов и укреплению исполнительской дисциплины.
По решению руководства организации контроль за исполнением некоторых отдельных документов может быть возложен на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного обеспечения. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но организация контроля за исполнением документов осуществляется специально выделенным сотрудников службы ДОУ и является важным фактором его эффективной постановки.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением. Перечень контролируемых документов утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать именно тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения в виде соответствующей справки.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются конкретные сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки их исполнения. Так, типовые сроки устанавливаются указами Президента, законами Российской Федерации, правительственными нормативными актами, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в «Табель форм» или «Инструкции по делопроизводству» они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. В таком случае в шаблон заранее должны быть внесены поля о ходе исполнения документов, снятии их с контроля и другая необходимая информация.
При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.
При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшихся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (в копиях), с подобными документами.
При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется за каждое контролируемое поручение или задание.
На левом поле документа, на уровне заголовков предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, являются ли документы внутренними, входящими или исходящими, они могли бы классифицироваться по срокам исполнения: по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения: недели, месяцы, кварталы, годы.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:
- задания последующих лет: не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года: не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца: каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Снять документы с контроля может только должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.
Для упрощения системы документооборота возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). При такой технологии работы по усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться сотруднику, ответственному за контроль исполнения, в письменной или устной форме.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и обобщаются. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках указывается:
- общее количество документов, находящихся на работе у исполнителя;
- количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
- количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
- задержки исполнения в рабочих долях;
- причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:
- слишком высокая степень централизации полномочий;
- перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
- недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
- недостаточные сроки для качественного исполнения;
- нерациональная система документооборота;
- недостаток технических средств оформления и тиражирования документов.
На основе результатов проведенного анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля за исполнением документов и системы управления организацией в целом.
2.4 Организация хранения документов
Для четкой организации документационного обеспечения деятельности руководителя и управления организацией в целом документы еще в процессе их исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, например, для подготовки более качественных управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, - сохранены.
Систематизация и система хранения документов должны обеспечивать делопроизводителю в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым информационным ресурсам организации. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием одновременно системы деловой письменности.
Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два соподчиненных понятия - документальный (или информационный фонд) и архивный фонд.
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
- документы текущего управления;
- документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и уже переданные на хранение в Государственный архивный фонд;
- собранные в справочных целях коллекции копий различных документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.
Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Архивный фонд имеет стабильный состав, который должен только исполняться, и не включает в себя не только копии документов, но и документы с краткими сроками хранения. В состав архивного фонда включается лишь документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Оперативное хранение документов происходит в службе ДОУ или в структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.
Документы во время их исполнения могут храниться у документоведа в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел и этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику.
Но уже законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела согласно номенклатуре дел и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать сохранность документов и удобство их последующего использования.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (Приложение В).
На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, выносятся следующие сведения:
- название организации;
- название структурного подразделения, где сформировалось дело;
- индекс дела;
- количество листов в деле;
- даты первого и последнего документов;
- срок хранения дела;
- шифры каждого дела.
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы.
Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные надписи на них не составлять.
Подобные документы
Изучение вопросов организации и технологии документационного обеспечения управления. Понятие и история развития документирования, его основные виды. Материальные носители информации. Способы и средства документирования: фото, кино, видео и другие.
курсовая работа [49,1 K], добавлен 26.01.2014Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.
курсовая работа [54,0 K], добавлен 29.12.2012Документирование кадровой деятельности. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу. Оформление трудовой книжки.
курсовая работа [63,1 K], добавлен 24.09.2010История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс приема, обработки и распределения поступающих и исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.
курсовая работа [48,0 K], добавлен 02.12.2010Совершенствование систем управления персоналом в компаниях, работающих в России. Понятие аттестации кадров. Проведение, подведение итогов и внутрифирменное документирование. Анализ документирования аттестации кадров на примере ООО "КомТелСвязь".
курсовая работа [426,7 K], добавлен 18.05.2009Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности на примере ЗАО "Bona Fide". Разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией. Принцип работы "Евфрат-документооборот" в организации.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 11.05.2014Комплексное исследование порядка применения оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов. Порядок применения оперограммы, принципы выделения процесса и операций для их документирования. Особенности функциограммы, порядок ее применения.
дипломная работа [5,0 M], добавлен 20.10.2010Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.
дипломная работа [245,5 K], добавлен 13.02.2009Процесс внедрения различных информационных систем на предприятии. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте. Показатели автоматизации предприятия. Непрерывность движения документа. Применение информационной системы электронного документооборота.
реферат [22,1 K], добавлен 26.06.2012Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014
